Manual de proceduri

A012 Informaii clasificate

A01201 Informaii clasificate
PROCEDURA: A0.12.01.001 ntocmirea i actualizarea listelor cu informaiile clasificate elaborate i pstrate de administraia naional a penitenciarelor

Scop: protecia informaiilor clasificate existente la Administraia Naional a Penitenciarelor aparat central i unitile subordonate i eliminarea consecinelor care s-ar produce ca urmare a dezvluirii sau diseminrii lor neautorizate. Premise: Autoritile i instituiile publice ntocmesc liste proprii cuprinznd categoriile de informaii clasificate secrete de stat, care se aprob i se actualizeaz prin Hotrre a Guvernului i secrete de serviciu, care se stabilesc de conductorii instituiilor deintoare, pentru domeniile lor de activitate. Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor aparat central i unitile subordonate. Procedura eful biroului clasificate informaii 1. Solicit propuneri din partea structurilor organizatorice din A.N.P. i din unitile subordonate privind ntocmirea i actualizarea listelor de informaii clasificate secrete de stat i/sau secrete de serviciu efii structurilor organizatorice 2. Transmit propunerile solicitate la Biroul de Informaii Clasificate. din A.N.P. i directorii unitilor subordonate Biroul Informaii Clasificate 3. Verific, analizeaz i centralizeaz propunerile transmise, dup care convoac edina Structurii de securitate. 3. Analizeaz propunerile prezentate, concordana acestora cu Structura de securitate prevederile legale i ntocmete proiectele listelor cu documente clasificate secrete de stat i secrete de serviciu. 4. Avizeaz listele i le nainteaz spre aprobare, directorului general. Directorul general al A.N.P. 5. Verific propunerile structurii de securitate, face eventuale corectri i aprob sau nu listele respective. Ofierul specialist 6. n baza listelor aprobate se ntocmete proiectele Hotrrii de guvern, respectiv de decizie a directorului general. eful biroului informaii 7. Supune spre avizare proiectele Hotrrii de guvern, respectiv de clasificate decizie, Serviciului Juridic i le promoveaz spre aprobare. Directorul general al A.N.P. 8. Avizeaz proiectul cuprinznd lista cu informaiile clasificate secrete de stat. 9. Aprob decizia cuprinznd lista cu informaiile clasificate secrete de serviciu. Ofierul specialist 10. Pe baza aprobrii directorului general, ntocmete proiectul de hotrre ce urmeaz a fi naintat Guvernului, avnd ca anex lista cu informaiile clasificate secrete de stat, pe niveluri de secretizare, gestionate de A.N.P. Agentul operativ 11. Asigur trimiterea proiectului de hotrre, n vedere aprobrii i emiterii Hotrrii de Guvern, avnd ca anex Lista cu informaiile secrete de stat. eful Biroului Informaii 12. Pune n aplicare documentele aprobate. Clasificate eful Biroului Informaii 13. Ia msuri pentru informarea i instruirea personalului, conform Clasificate prevederilor legale. 14. Raporteaz trimestrial modul de derulare a activitii n legtur cu aplicarea actelor normative menionate mai sus.

722

Administraia Naional a Penitenciarelor

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Obs.

PROCEDURA: A0.12.01.002 Consultarea documentelor clasificate existente n arhiva curent a biroului informaii clasificate Scop: Asigurarea de ctre Administraia Naional a Penitenciarelor, instituie creatoare i deintoare de documente clasificate, a aplicrii legislaiei n vigoare pentru realizarea proteciei documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, respectiv n aprarea secretului de stat i a secretului de serviciu, precum i paza i conservarea acestora. Premise: Accesul la aceste documente este permis, pentru consultare, cu respectarea principiului necesitatea de a cunoate,pe baza protocoalelor,conveniilor,contractelor i a altor nelegeri ncheiate n condiiile legii, cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare de documente clasificate. Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor. Procedura Ofierul specialist 1. Analizeaz cererea de consultare a documentului clasificat i verific dac sunt ndeplinite condiiile n care acesta se poate consulta: - acordul ORNISS; - avizul structurii de securitate; - aprobarea i autorizarea temporar de ctre conductorul instituiei. eful biroului informaii 2. Verific legalitatea i necesitatea cererii solicitantului de a clasificate consulta documentul clasificat menionat. 3. Verific documentul de acces temporar la informaii clasificate. 4. Supune cerea spre avizare efului structurii de securitate i spre aprobare directorului general. eful structurii de securitate 5. Dispune pregtirea unitii arhivistice n care se gsete documentul clasificat necesar a fi consultat de ctre persoana solicitant. Ofierul specialist 6. Asigur msurile de protecie mpotriva diseminrii informaiilor cuprinse n documentul solicitat pentru consultare. Agentul operativ 7. Pune la dispoziie, n condiiile legii, documentul solicitat. Da Nu Obs.

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

PROCEDURA: A0.12.01.003 Multiplicarea informaiilor clasificate Scop: Protecia informaiilor clasificate mpotriva compromiterii, distrugerii sau diseminrii neautorizate. Aceast activitate poate fi realizat de persoane autorizate, numai n ncperi special destinate i dispuse n zone de securitate

723

Manual de proceduri

Premise: Aceast activitate se realizeaz n baza aprobrii conductorului unitii deintoare, cu avizul efului structurii de securitate, ambele nscrise pe cererea pentru copiere/ pe adresa de nsoire n care se menioneaz necesitatea multiplicrii. Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor aparat central i unitile subordonate Procedura Ofierul specialist din cadrul Biroului Informaii Clasificate din A.N.P./funcionarul de securitate din unitatea subordonat eful structurii de securitate din A.N.P./ funcionarul de securitate din unitatea subordonat Conductorul unitii Agentul operativ 1. Primete i verific corectitudinea i legalitatea completrii cererii de multiplicare de ctre solicitant.

2. Avizeaz cererea de multiplicare.

3. Aprob cererea de multiplicare. 4. Efectueaz multiplicarea documentelor clasificate i le nregistreaz n Registrul de eviden a informaiilor clasificate multiplicate. 5. Pred solicitantului copiile, pe baz de semntur Da Nu Obs.

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

PROCEDURA: A0.12.01.004 Organizarea evidenei, pstrarea i actualizarea certificatelor de securitate/autorizaiilor de acces la informaii clasificate secrete de stat Scop: Prevenire accesului la informaii clasificate a persoanelor neautorizate. Premise: Accesul la informaii clasificate se acord persoanelor care dein certificat de securitate/autorizaie de acces, valabile pentru nivelurile de secretizare al informaiilor necesare ndeplinirii atribuiilor de serviciu. Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor Procedura eful biroului informaii clasificate Ofierul specialist Funcionarul de securitate din unitatea subordonat eful biroului informaii clasificate Ofierul specialist 1. Asigur evidena certificatelor de securitate i a autorizaiilor de acces prin intrarea n funciune a Registrului pentru evidena certificatelor de securitate i a autorizaiilor de acces la informaii clasificate. 2. Urmrete ca registrul special destinat s ndeplineasc condiiile de luare n eviden: numerotare, nuruire, nregistrare. 3. Trimite la A.N.P. B.I.C. chestionarele de securitate completate de persoanele propuse pentru autorizarea accesului la informaii clasificate secrete de stat 4. Urmrete, ca pe msura eliberrii certificatelor de securitate i a autorizaiilor de acces persoanelor care au fost avizate pozitiv a avea acces la informaii clasificate, acestea s fie luate n evidena specific. 5. Centralizeaz i verific chestionarele de securitate completate de persoanele propuse pentru autorizare. 6. Dac este cazul, trimite napoi chestionarele de securitate pentru actualizare i corectare.

724

Administraia Naional a Penitenciarelor

Agentul operativ Funcionarul de securitate

Directorul general Agentul operativ

7. Trimite la O.R.N.I.S.S. chestionarele de securitate pentru declanarea procedurilor de verificare n vederea avizrii persoanelor propuse pentru autorizare. 8. Dup obinerea avizului O.R.N.I.S.S., ntocmete certificatul de securitate/autorizaia de acces n dou exemplare, i le trimite persoanelor avizate. 9. Asigur ca persoana avizat s completeze angajamentul de confidenialitate, s semneze de luare la cunotin certificatul de securitate/autorizaia de acces la informaii clasificate, pe care apoi s le trimit napoi la A.N.P. B.I.C. 10. Semneaz certificatul de securitate/ autorizaia de acces privind persoana avizat de O.R.N.I.S.S. 11. Ia n eviden, pe nivelurile de secretizare, seria i numrul documentelor de acces la informaii clasificate ale persoanelor autorizate de directorul general. 12. Trimite la O.R.N.I.S.S. exemplarul nr. 2 al certificatului de securitate/autorizaia de acces la informaii clasificate. Da Nu Obs.

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

PROCEDURA: A0.12.01.005 Elaborarea normelor interne privind protecia informaiilor clasificate, potrivit actelor normative n vigoare Scop: Asigurarea unui cadru normativ intern pentru implementarea msurilor de protecie a informaiilor, la nivelul aparatului central al Administraiei Naionale a Penitenciarelor i la nivelul unitilor subordonate Premise: Potrivit legii elaborarea normelor interne privind protecia informaiilor clasificate reprezint una din atribuiile structurii/funcionarului de securitate Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor. Procedura eful biroului informaii clasificate 1. Analizeaz mpreun cu eful structurii de securitate domeniile n care sunt necesare msuri de protecie a informaiilor clasificate prin msuri procedurale. 2. Asigur centralizarea datelor i informaiilor n vederea elaborrii proiectului de cadru normativ intern pentru protecia informaiilor clasificate. 3. mpreun cu ofierii specialiti ntocmete proiectul de cadru normativ intern pentru protecia informaiilor clasificate. 4. Verific legalitatea prevederilor proiectului. 5. Avizeaz proiectul de cadru normativ intern pentru protecia informaiilor clasificate. 6. Elaboreaz proiectul de decizie pentru aprobarea Normelor Interne privind Protecia informaiilor clasificate la nivelul A.N.P. i l supune spre aprobare directorului general al A.N.P. 7. Multiplic, asigur luarea n eviden i transmite n A.N.P. aparat central i unitile subordonate Normele de protecie a informailor clasificate la nivelul A.N.P.

Consilierul juridic Structura de securitate eful biroului informaii clasificate Agent operativ

725

Manual de proceduri

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Obs.

PROCEDURA: A0.12.01.006 Gestiunea arhivei proprii de documente clasificate: ordonarea, inventarierea, pstrarea, depozitarea i evidena acesteia Scop: Gestionarea informaiilor ieite din termenul de clasificare. Premise: Accesul la aceste documente este permis, pentru consultare, cu respectarea principiului necesitatea de a cunoate, pe baza protocoalelor, conveniilor, contractelor i a altor nelegeri ncheiate n condiiile legii, cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare de documente clasificate. Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor aparat central i unitile subordonate. Procedura eful structurii de securitate eful biroului de informaii clasificate Ofierul specialist Agentul operativ 1. Dispune constituirea arhivei Biroului Informaii Clasificate, n conformitate cu prevederile legale n vigoare. 2. Asigur constituirea arhivei proprii a biroului conform Nomenclatorului Arhivistic. 3. Verific ncheierea unitilor arhivistice a documentelor clasificate la sfritul fiecrui an calendaristic. 4. Constituie arhiva curent a biroului potrivit nomenclatorului, executnd operaiunile de grupare, ordonare, inventariere i eviden a acesteia. ncheie unitile arhivistice la sfritul fiecrui an calendaristic i le certific pn la data terminrii operaiunii de verificare a lor. 5. Trimite documentele arhivate la depozitul de arhiv al A.N.P. conform normelor legale n vigoare. Da Nu Obs.

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

PROCEDURA: A0.12.01.007 Exercitarea controlului asupra msurilor privitoare la protecia informaiilor clasificate Scop: Evaluarea eficienei msurilor concrete de protecie a informaiilor clasificate n cadrul ANP aparat central, identificarea vulnerabilitilor existente n sistemul de protecie a informaiilor clasificate, care pot duce la compromiterea acestora, n vederea lurii msurilor de prevenire ce se impun, luarea msurilor de remediere a deficienelor i de perfecionare a cadrului organizatoric i funcional la nivelul ANP aparat central Premise: Necesitatea verificrii implementrii msurilor de prevenire a scurgerilor de informaii clasificate. Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor aparat central. Procedura eful structurii de securitate 1. Stabilete, mpreun cu membrii structurii de securitate scopurile i obiectivele urmrite pentru executarea controalelor la structurile (entitile) din cadrul A.N.P..

726

Administraia Naional a Penitenciarelor

eful biroului de informaii clasificate

Ofierul specialist eful biroului de informaii clasificate eful structurii de securitate Directorul general eful structurii de securitate eful biroului de informaii clasificate Agentul operativ eful structurii de securitate Aspecte de verificat Aspecte de verificat

2. Planific modul de executare a controalelor specifice (pe baza celor hotrte de structura de securitate). 3. ntocmete, sub form grafic, pe baza scopurilor i obiectivelor stabilite de ctre structura de securitate, proiectul Planului UNIC de control privind protecia informaiilor clasificate. 4. Execut tehnoredactarea computerizat a documentului conform precizrilor primite de la eful de birou. 5. Prezint documentul, spre avizare, efului structurii de securitate i spre aprobare directorului general. 6. Avizeaz proiectul Planului UNIC de control privind protecia informaiilor clasificate i l prezint, n vederea aprobrii de ctre directorul general. 7. Aprob planul UNIC de control privind protecia informaiilor clasificate. 8. Dup aprobare, aduce la cunotina membrilor structurii de securitate, coninutul documentului i acioneaz pentru nfptuirea lui, la termenele stabilite. 9. Dispune luarea n primire a documentului i d instruciuni cu privire la modul de gestionare al acestuia. 10. Asigur luarea n evidena specific a documentului i gestionarea conform precizrilor primite de la eful biroului. 11. La termenele stabilite n plan, dispune executarea controalelor planificate conform metodologiei n vigoare, de ctre persoanele desemnate cu atribuii de control. Da Nu Obs.

PROCEDURA: A0.12.01.008 Elaborarea i avizarea programului de prevenire a scurgerii de informaii clasificate deinute de Administraia Naional a Penitenciarelor Scop: Realizarea cadrului normativ de prevenirea scurgerii de informaii clasificate deinute de Administraia Naional a Penitenciarelor Premise: Pentru implementarea msurilor de protecie a informaiilor clasificate, Administraia Naional a Penitenciarelor, prin structura de securitate constituit potrivit legii, ntocmete Programul de prevenire a scurgerii de informaii clasificate i l supune avizrii instituiei abilitate (Autoritatea Desemnat de Securitate). Dup aprobarea acestuia, structura de securitate acioneaz pentru aplicarea msurilor de protecie a informaiilor clasificate n toate componentele acesteia. Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile subordonate Procedura Structura de securitate din cadrul A.N.P./consiliul de conducere al unitii subordonate 1. Stabilete obiectivele urmrite n vederea proteciei informaiilor clasificate gestionate de unitate, locurile unde se concentreaz, de regul ori temporar, date, informaii, documente clasificate sau se desfoar astfel de activiti, precum i msurile procedurale de protecie. Ofierul specialist din cadrul 2. Introduce n Programul de prevenire a scurgerilor de informaii B.I.C. A.N.P./ funcionarul de clasificate a Listei cu informaii clasificate secrete de stat stabilite securitate din unitatea prin Hotrre de guvern i a listei cu informaii secrete de serviciu stabilite prin decizie A.N.P. subordonat 727

Manual de proceduri

3. Face o prezentare a sistemului/subsistemului informatic i de telecomunicaii destinat prelucrrii, stocrii i transmiterii de date i informaii clasificate, stabilete msuri de protecie specifice pe care ofierul specialist din cadrul B.I.C. A.N.P./ funcionarul de securitate din unitatea subordonat le introduce n Programul de prevenire a scurgerilor de informaii clasificate. Ofierul specialist din cadrul 4. Centralizeaz datele i informaiile necesare conform anexei 10 B.I.C. A.N.P./ funcionarul de din H.G. 585/2002 i ntocmete Programul de prevenire a securitate din unitatea scurgerilor de informaii clasificate. subordonat eful biroului de informaii 5. Asigur trimiterea Programului de prevenire a scurgerii de clasificate/funcionarul de informaii clasificate deinute de A.N.P./unitatea subordonat securitate din unitatea Autoritii Desemnate de Securitate n vederea avizrii de specialitate. subordonat eful structurii de 6. Dup obinerea avizului de specialitate de la Autoritatea securitate/funcionarul de Desemnat de Securitate, prezint programul conductorului securitate din unitatea unitii, n vederea aprobrii i implementrii msurilor de securitate. subordonat Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Obs. PROCEDURA: A0.12.01.009 Managementul activitilor privind inventarierea anual a documentelor clasificate la nivelul Administraiei Naionale a Penitenciarelor Scop: Controlul i justificarea tuturor documentelor clasificate secrete de stat i secrete de serviciu primite i elaborate n cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor n anul precedent, modul cum a fost atribuit nivelul de secretizare al documentelor, clasarea n dosarele constituite anual, multiplicarea i distrugerea documentelor. Premise: Necesitatea gestionrii eficiente a fondului de documente clasificate Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor aparat central i unitile subordonate. Procedura eful biroul de informaii clasificate/ funcionarul de securitate din unitatea subordonat eful structurii de securitate/ funcionarul de securitate din unitatea subordonat Conductorul unitii Agentul operativ 1. Propune efului structurii de securitate/ conductorului unitii, comisiile i subcomisiile de inventariere ale documentelor clasificate n vederea emiterii deciziei directorului general/ deciziei de zi pe unitate. 2. ntocmete proiectul de decizie privind numirea comisiilor de inventariere. 3. Avizeaz proiectul deciziei privind componena i atribuiile comisiilor i subcomisiilor de inventariere. 4. Aprob decizia privind componena i atribuiile comisiilor i subcomisiilor de inventariere. 5. Primete i nregistreaz proiectul deciziei privind componena i atribuiile comisiilor i subcomisiilor de inventariere. 6. Execut clasarea documentelor clasificate n dosare, potrivit nomenclatorului dosarelor, efectund nscrisurile pentru fiecare poziie din registrele de eviden aflate n funciune pe anul n care se execut inventarierea. Scade din evidena curent documentele rezolvate i transcrie documentele ce urmeaz a fi luate n evidena special.

Ofierul specialist - informatic

728

Administraia Naional a Penitenciarelor

Ofierul specialist din biroul de 7a. ntocmete Planul inventarierii documentelor clasificate pe anul informaii clasificate precedent i l prezint, spre avizare, efului structurii de securitate, i spre aprobare, directorului general. 8a. Pe baza planului aprobat execut instruirea comisiilor i subcomisiilor de inventariere cu problemele specifice legate de desfurarea activitilor. Funcionarul de securitate din 7b. ntocmete Planul inventarierii documentelor clasificate pe anul unitatea subordonat precedent i l prezint, spre aprobare, conductorului unitii subordonate. 8a. Pe baza planului aprobat execut instruirea comisiilor i subcomisiilor de inventariere cu problemele specifice legate de desfurarea activitilor. 9. Asigur pregtirea registrelor, condicilor i dosarelor constituite Agentul operativ n vederea executrii inventarierii de ctre comisiile i subcomisiile constituite. eful biroul de informaii 10. Urmrete desfurarea activitilor specifice de inventariere clasificate/ Funcionarul de conform planului aprobat, asigurnd, acolo unde este cazul, securitate din unitatea coordonarea lor. 11. Verific, prin sondaj, modul cum s-au derulat activitile subordonat specifice privind controlul i justificarea documentelor de ctre comisiile i subcomisiile de inventariere. Agent operativ 12. Asigur dosarele constituite n vederea verificrii documentelor i justificarea, dup caz, a tuturor nscrisurilor din poziiile de eviden din registre, condici i borderouri, precum i pe baza proceselor verbale de distrugere a documentelor. Preedintele comisiei de 13. Asigur ntocmirea actelor de verificare a existenei inventariere documentelor clasificate ce au fost inventariate. Conductorul unitii 14. Analizeaz propunerile din actul de verificare i ia msuri n consecin. Funcionarul de securitate din 15. Trimite la A.N.P. B.I.C. actul de verificare. unitatea subordonat Ofierul specialist 16. Asigur centralizarea tuturor actelor de verificare a existenei documentelor clasificate gestionate n cursul anului precedent n vederea ntocmirii drii de seam cu rezultatul inventarierii. eful biroul de informaii 17. Asigur redactarea Drii de seam cu rezultatul inventarierii clasificate documentelor clasificate pe anul precedent, o prezint spre avizare efului structurii de securitate, i spre aprobare directorului general. 18. Asigur naintarea Drii de seam n termenele stabilite la Serviciul de Informaii Clasificate din cadrul Ministerului Justiiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Obs.

729