UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE PALMIRA PROGRAMA DE CONTADURIA PBLICA

FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

NORLES GONZALEZ CALDERON

INTRODUCCION Las organizaciones han requerido siempre de una herramienta que satisfaga sus necesidades de manejo de la informacin. Esa herramienta es la contabilidad, disciplina que sirve para proporcionar informacin til en la toma de decisiones econmicas. La Contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos econmicos que ocurren en un negocio, de tal manera que, se constituya en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirn a la obtencin del mximo rendimiento econmico que implica el constituir una empresa determinada. La contabilidad es una tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a travs de la contabilidad podrn orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadsticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compaa, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros, de manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. En consideracin a que el nivel tecnolgico requiere de la mayor atencin posible en cuanto al grado de detalle de los conocimientos, este documento ilustrar los modelos fundamentales que se vislumbran en la prctica profesional, y vincularn la referencia bibliogrfica que el estudiante deber abordar para la profundizacin y aprendizaje de cada uno de los temas. El mdulo contempla los elementos prcticos relacionados con los fundamentos contables y registra la elaboracin bsica de los estados financieros en su forma ms bsica. CAPITULOS Para el estudio de Contabilidad I, se toman en consideracin los siguientes temas:

1. ASPECTOS GENERALES DE LA CONTABILIDAD

2. 3. 4. 5. 6. 7. REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES DE UN NEGOCIO EL PROCESO DE AJUSTE TERMINACIN DEL CICLO CONTABLE OPERACIONES DE COMERCIO INVENTARIO DE MERCANCIAS NOMINA Y PRESTACIONES SOCIALES

UNIDAD DE APRENDIZAJE No. 1: GENERALIDADES DE LA CONTABILIDAD Introduccin Esta unidad de aprendizaje, es la puerta de entrada al estudio de la contabilidad; su origen y evolucin, importancia y objetivos. Se expondrn conceptos y trminos necesarios para el completo entendimiento del tema contable. Justificacin Es necesario que el estudiante comprenda y contextualice el concepto de empresa y la necesidad de informacin que tienen las mismas, la cual suplen a travs de una herramienta estratgica como la contabilidad. Objetivo General Conocer y analizar las diferentes acepciones de contabilidad y la importancia que tiene para las empresas y los empresarios, iniciando a los estudiantes en el marco terico de la contabilidad. Especficos Conocer el concepto de empresa y empresario Conocer el concepto de sociedad mercantil o comercial Conocer las diferentes definiciones de contabilidad Conocer la resea histrica de la contabilidad y su evolucin y desarrollo Emplear el vocabulario contable Emplear conceptos y principios de contabilidad Identificar los objetivos de la contabilidad

Marco de referencia La contabilidad es una disciplina cuyo origen se remonta al inicio del intercambio comercial entre los pueblos y la necesidad de dejar memorias de las transacciones realizadas. Se da inicio a los primeros registros. La contabilidad evoluciona de la mano con el desarrollo industrial hasta lo que tenemos hoy en da en materia de Normas internacionales relacionadas con finanzas y contabilidad. Estructura de la unidad de anlisis Concepto de Empresa La empresa es la unidad econmico-social, con fines de lucro, en la que el capital, el trabajo y la direccin se coordinan para realizar una actividad socialmente til, de

acuerdo con las exigencias del bien comn. Los elementos necesarios para formar una empresa son: capital, trabajo y recursos fsicos o materiales. En general, se entiende por empresa al organismo social integrado por elementos humanos, tcnicos y materiales cuyo objetivo natural y principal es la obtencin de utilidades, o bien, la prestacin de servicios a la comunidad, coordinados por un administrador que toma decisiones en forma oportuna para la consecucin de los objetivos para los que fueron creadas. Para cumplir con este objetivo la empresa combina naturaleza y capital. Concepto de empresario Actualmente el concepto de empresario recoge a aquella persona que de forma individual o tambin aquellos rganos de carcter colegiado, que toman las decisiones oportunas para la consecucin de objetivos previamente fijados que dependern de los grupos de inters presentes en las empresas. En las empresas privadas estos grupos de presin estn formados por los propietarios o accionistas, los directivos o administradores y los trabajadores. Concepto de sociedad La sociedad mercantil (o sociedad comercial) es aquella sociedad que tiene por objeto la realizacin de uno o ms actos de comercio o, en general, una actividad sujeta al derecho mercantil. Se opone a la sociedad civil. Como toda sociedad, son entes a los que la ley reconoce personalidad jurdica propia y distinta de sus miembros, y que contando tambin con patrimonio propio, canalizan sus esfuerzos a la realizacin de una finalidad lucrativa que es comn, con vocacin tal que los beneficios que resulten de las actividades realizadas , solamente sern percibidos por los socios. Concepto de contabilidad La contabilidad es una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemtico de todas las operaciones que se realizan en la empresa, por ende no existe una sola definicin concreta de contabilidad, aunque todas las definiciones tienen algo en comn. A continuacin se presentan algunas acepciones de contabilidad que han sido definidas por diferentes autores y cuerpos colegiados de la profesin contable: 1. La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en trminos de dinero, las operaciones y los hechos de carcter financiero, as como el de interpretar sus resultados (Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados). 2. La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa informacin convirtindola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones (Horgren & Harrison 1991)

3. La Contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad econmica (Meigs, Robert. 1992) 4. La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio econmico, la situacin financiera de las empresas, los cambios en la posicin financiera y/o en el flujo de efectivo (Catacora, Fernando. 1998) 5. La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es suministrar cuando sea requerida o en fechas determinadas, informacin razonada con base en registros tcnicos de las operaciones realizadas por un ente pblico o privado (Redondo A. 2001). Finalmente y con las anteriores definiciones, podramos deducir que la contabilidad es una tcnica para registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados para que los administradores a travs de ella puedan orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos confiables, permitiendo as conocer la estabilidad, la solvencia y la capacidad financiera de la empresa. Resea histrica de la contabilidad La contabilidad se remonta a tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no era suficiente para guardar la informacin requerida. Se tienen evidencias por historiadores que en pocas como la romana y egipcia se empleaban tcnicas contables que se derivan del intercambio comercial. La contabilidad de doble entrada se inicio en las ciudades comerciales italianas; los libros de contabilidad ms antiguos que se conservan provienen de la ciudad de Gnova y datan del ao 1340 y muestran tcnicas relativamente avanzadas para la poca. El desarrollo en china de los primeros formularios de tesorera, y de los bacos durante los primeros siglos de nuestra era permitieron el progreso de las tcnicas contables en oriente. Importancia de la contabilidad El objetivo primordial de la contabilidad es el de proporcionar informacin financiera de la organizacin a personas naturales y jurdicas interesadas en sus resultados operacionales y en su situacin econmica. Los administradores de la empresa, los accionistas, el gobierno, las entidades crediticias, los proveedores y los empleados; son personas e instituciones que constantemente requieren informacin financiera de la organizacin para sus respectivos anlisis. La contabilidad suministra informacin de la empresa a los administradores como una contribucin a sus funciones de planeacin, control y toma de decisiones; los mismos requieren de informacin financiera confiable, comprensible, objetiva, razonable u oportuna.

Los accionistas o propietarios de la empresa requieren de informacin financiera con el fin de determinar el rendimiento de su capital invertido y confiado a la administracin. Los empleados y organizaciones sindicales necesitan de informacin contable de la empresa, la cual les permite fundamentar sus peticiones laborales y lograr as, acuerdos con sus patronos. El gobierno tambin hace uso de la informacin suministrada por contabilidad cuando determina el monto de los impuestos de renta y complementarios y otros tributos a cargo de la empresa. Los acreedores y entidades crediticias solicitan a la empresa informacin financiera con el fin de determinar su capacidad de pago y decidir la autorizacin de un prstamo. La complejidad y gran nmero de transacciones comerciales han presentado la necesidad de registrar todas las operaciones comerciales. Esta tcnica desempea un papel importantsimo en la vida econmica de un negocio, cualquiera que sea su naturaleza. La importancia se basa en unos propsitos principales como:

Para el uso en la planeacin y control de las operaciones normales de la empresa. Para seleccionar alternativas que permitan la toma de decisiones y la formulacin de las polticas. Rendir informes externos a la empresa.

En sntesis, la contabilidad cumple con tres misiones: 1. El conocimiento del patrimonio de la empresa. Ser necesario que se conozca el conjunto de bienes y derechos con que cuenta la empresa y los accionistas para el desarrollo de sus actividades, as como las obligaciones a que debe hacer frente. 2. El registro de las operaciones que realice la empresa en el curso de sus actividades. 3. El clculo de los resultados de la actividad. La obtencin de un beneficio es la razn por la que acta un empresario, por tanto, su estimacin lo ms exacta posible es de gran importancia para el empresario. La Contabilidad Como Herramienta Estratgica La empresa de hoy no puede ser competitiva si no cuenta con sistemas de informacin eficientes de todo tipo, incluyendo un sistema de contabilidad. Ante un ambiente de globalizacin, donde la competencia es intensa entre todo tipo de organizaciones, del tamao que sean, se necesita un flujo de datos constante y preciso para tomar las decisiones correctas y llevar a la entidad al logro de sus objetivos. Sin la informacin proporcionada por la contabilidad sera muy difcil tomar las decisiones como:
o o o o

A qu precio vender los productos? A qu precio es conveniente comprar la materia prima? Cunto cuesta lo que vendo? Cunto gasto para vender?

o o o o o o o o o o o o o

Cunto es el costo de administracin? Cunto cuesta el dinero que se pidi prestado? Cundo debo pagar por los recursos que necesito adquirir? Cunto se supone que deben generar como rendimiento dichos recursos? Cunto dinero, si es necesario, debo pedir prestado? Qu capacidad de pago puedo tener? Cunto est ganando o perdiendo la empresa? Cul opcin de financiamiento es ms conveniente? Cunto se puede repartir como utilidades a los accionistas? Cundo es conveniente pedir un financiamiento adicional? Cunto valen las acciones de los socios? Cul es la situacin financiera de la compaa? Es recomendable vender una parte de las acciones a nuevos socios?

Lo anterior es tan slo una breve muestra de los diferentes tipos de decisiones que se pueden tomar basndose en la informacin proporcionada por la contabilidad. Vale la pena aclarar que, desde ese punto de vista, la informacin no es un fin en s mismo. El fin de la contabilidad no es tan slo generar la informacin, sino que sta sea aprovechada para lograr la misin del negocio y para realizar los objetivos, planes y proyectos de los diferentes usuarios de la misma, tanto internos como externos. Slo as se puede dar a la contabilidad un sentido y un uso verdaderamente til, un uso estratgico. Tan pronto como se le d este tipo de uso a la contabilidad, se percibir inmediatamente que la contabilidad estar apoyando o ser de hecho una clara herramienta de competitividad para los negocios. La magnitud del valor de la informacin es incalculable, ya que aquellas empresas que cuenten con la mayor cantidad y calidad de datos, podrn tomar las mejores decisiones. Es decir, la informacin es una herramienta de competencia que marca la diferencia a la hora de realizar acciones que impactarn en la salud financiera de una organizacin. Supongamos una situacin muy comn hoy en da: existen dos, tres o ms empresas que producen o venden los mismos productos o servicios. A los clientes les interesan cuatro atributos de lo que compran: precio, calidad, servicio y tiempo de entrega. Qu pasara si una de las empresas tiene problemas en el flujo de informacin:
1. Acerca de la determinacin del costo del producto y no est disponible, por lo

tanto se le asigna uno no exacto. 2. Sobre el control de calidad y por lo tanto produce bienes defectuosos. 3. Acerca de las necesidades del cliente y su grado de satisfaccin, resultando en una prdida del mercado. 4. Sobre la fecha estimada de entrega del bien a vender y proporcionando como resultado una entrega tarda o inoportuna. Sus clientes se irn con otras empresas que puedan cubrir sus expectativas. Sin embargo, en una empresa donde la informacin antes mencionada es preparada correctamente y llega a las manos de las personas que la necesitan, se pueden evitar los problemas anteriores y, en consecuencia, mantener y ganar clientes. Es decir, le sirve como herramienta estratgica para luchar contra la competencia.

En sntesis, el ejemplo anterior permite remarcar que la contabilidad proporciona la informacin para que los usuarios internos y externos de una organizacin tomen decisiones adecuadas con el objetivo de que la entidad econmica como un todo pueda competir en el contexto en que se desenvuelve. Taller No. 1 - 1 Consulte la bibliografa y los sitios web recomendados y elabore las respuestas a las siguientes preguntas: 1. Qu importancia tiene la contabilidad para las organizaciones? 2. Qu es la partida doble? 3. Qu es la ecuacin patrimonial o la ecuacin contable? 4. Qu es un activo? 5. Qu es un pasivo? 6. Qu es el patrimonio? 7. Qu son estados financieros de propsito general? 8. Qu son estados financieros de propsito especial? 9. Cules son los estados financieros bsicos? 10. Cules son los libros oficiales de contabilidad? 11. Qu es una cuenta? 12. Qu es el Plan nico de Cuentas para Comerciantes? 13. Qu significa que una cuenta sea de naturaleza dbito? 14. Qu significa que una cuenta sea de naturaleza crdito? 15. Qu es una cuenta de balance y que es una cuenta de resultados? Cules son sus principales diferencias?

UNIDAD DE APRENDIZAJE No. 2: REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES DE UN NEGOCIO Introduccin Esta unidad de aprendizaje, nos introduce en el manejo propiamente dicho de las cuentas identificando la naturaleza de las mismas (dbito y crdito), su clasificacin como cuentas de balance y de resultados, su movimiento y la comprobacin de los saldos a travs de las sumas iguales de los dbitos y crditos. Justificacin El correcto registro de las transacciones en las cuentas respectivas y la comprobacin de sus saldos, es fundamental para iniciar la preparacin de los estados financieros, que resumen la situacin financiera de la empresa. Objetivo General Registrar correctamente las transacciones en los libros diario y mayor de acuerdo con las reglas del dbito y el crdito.

Especficos Definir y utilizar los trminos contables bsicos Aplicar la regla del dbito y el crdito Registrar transacciones en el libro diario Registrar transacciones en el libro mayor Preparar y usar un balance de comprobacin

Estructura de la unidad de anlisis Relacin entre las transacciones econmicas y la ecuacin contable. Las transacciones comerciales realizadas por la empresa afectan a uno o varios elementos de la ecuacin contable. Recordemos que en el lado izquierdo de la ecuacin contable figuran los recursos o propiedades que posee la empresa y en el derecho las participaciones constituidas por los acreedores, proveedores y propietarios del negocio. La ecuacin contable puede expresarse de la siguiente manera:

PROPIEDADES Bienes posedos

PARTICIPACIONES Acreedores y propietarios

Todos los bienes que posee la empresa provienen de dos fuentes: las personas naturales o jurdicas que otorgan crdito al negocio, y los propietarios que aportan capital. Los recursos, propiedades o derechos que tiene la organizacin para llevar a cabo sus operaciones se denominan activos. Sus obligaciones con terceros se definen como pasivos y el derecho de los propietarios en los activos se define como patrimonio. Estas definiciones se pueden expresar mediante la siguiente ecuacin: ACTIVO PASIVO PATRIMONIO

Para ilustrar la ecuacin, supngase que Juan y Jorge deciden establecer una compaa de fabricacin de calzado y cuentan con los siguientes recursos: Efectivo Maquina guarnecedora Mesa para corte Juego de hormas Desbastadora de corte Efectivo proveniente de un prstamo bancario $500.000 180.000 15.000 80.000 250.000 500.000

Segn esta informacin, la empresa posee un total de activos por valor de $1.025.000, discriminados as: Caja Maquina guarnecedora Mesa para corte Juego de hormas Desbastadora de corte Total activos $500.000 180.000 15.000 80.000 250.000 $1.025.000

El pasivo asciende a $500.000 representado en un prstamo obtenido del banco industrial, por tanto el patrimonio estar constituido por la diferencia entre el activo y el pasivo, o sea, $525.000. La anterior informacin representada en forma de ecuacin contable se expresa as: Activo 1.025.000 = = Pasivo 500.000 + + Patrimonio 525.000

Mediante un simple manejo matemtico, la ecuacin permite calcular los otros componentes, pasivos y patrimonio de la siguiente manera: Pasivo 500.000 y el patrimonio: Patrimonio 525.000 = = Activo 1.025.000 Pasivo 500.000 = = Activo 1.025.000 Patrimonio 525.000

En el siguiente cuadro se presenta una lista con algunos ejemplos de los elementos constitutivos de la ecuacin contable: Caja Obligaciones Capital social Bancos financieras P Reservas A Inversiones P Proveedores A Utilidades C Clientes A Cuentas por pagar T ejercicio T Mercancas S Impuestos por pagar R Utilidades I Terrenos I Obligaciones laborales I acumuladas V Edificios V Provisiones M Supervit O Equipo de oficina O Ingresos recibidos por O valorizaciones S Gastos pagados por S anticipado N anticipado I Intangibles O Valorizaciones

del

por

10

Los efectos de las transacciones comerciales en la ecuacin contable pueden generalizarse en los siguientes casos: Aumento en activo y disminucin en activo Ejemplo: La empresa compra un vehculo de contado Aumento en activo y aumento en pasivo Ejemplo: La empresa compra maquinaria a crdito Aumento en activo y aumento en patrimonio Ejemplo: Ingresa un nuevo socio a la empresa, con un aporte en efectivo. Disminucin en activo y disminucin en pasivo Ejemplo: Cancelacin de un prstamo bancario Disminucin en activo y disminucin en patrimonio Ejemplo: Retiro de un socio con pago en efectivo de sus aportes.

Ejemplo: Supngase que la compaa Gonzlez Hermanos realiz las siguientes transacciones durante enero de 2011: Enero 3: Constitucin de la sociedad con dos socios. Cada uno aporta un milln en efectivo. El efecto de la transaccin en la ecuacin contable es: Aumenta un activo: CAJA Aumenta patrimonio: APORTES SOCIALES No afecta pasivo. Pasivo + Patrimonio ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2.000.000 = 0 + 2.000.000 Enero 4: Apertura de cuenta corriente en el banco de Occidente mediante depsito de $1.500.000 Aumenta un activo: BANCOS Activo =

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Disminuye un activo: CAJA No afecta pasivo. No afecta patrimonio Pasivo + Patrimonio ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2.000.000 = 0 + 2.000.000 Enero 8: Compra de un terreno por $800.000 a travs de un prstamo bancario. Aumenta un activo: TERRENOS Aumenta un pasivo: OBLIGACIONES FINANCIERAS No afecta patrimonio Pasivo + Patrimonio ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2.800.000 = 800.000 + 2.000.000 Activo = Activo =

Enero 9: Venta a crdito de la mitad del terreno por $400.000 se recibe un pagar. Disminuye un activo: TERRENOS Aumenta un activo: DEUDORES No afecta pasivo: No afecta patrimonio Pasivo + Patrimonio ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2.800.000 = 800.000 + 2.000.000 Activo =

Enero 14: Recibo del pago de la venta del terreno: Aumenta un activo: CAJA O BANCOS Disminuye un activo: DEUDORES No afecta pasivo: No afecta patrimonio Activo = Pasivo Patrimonio +

12

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2.800.000 = 800.000 + 2.000.000

Enero 16: Consecucin de prstamo con el banco de Bogot por $5.000.000. El banco consigna en la cuenta corriente de la empresa. Aumenta un activo: CAJA O BANCOS Aumenta un pasivo: OBLIGACIONES FINANCIERAS No afecta patrimonio Pasivo + Patrimonio ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------7.800.000 = 5.800.000 + 2.000.000 Activo =

Enero 18. Aumento de los aportes de capital en $500.000, recibidos en efectivo. Aumenta un activo: CAJA Aumenta patrimonio: APORTES SOCIALES No afecta pasivo Pasivo + Patrimonio ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------8.300.000 = 5.800.000 + 2.500.000 Enero 20: Cancelacin del prstamo bancario por la compra del lote Disminuye un activo: CAJA o BANCOS Disminuye un pasivo: OBLIGACIONES FINANCIERAS No afecta patrimonio: Pasivo + Patrimonio ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------7.500.000 = 5.000.000 + 2.500.000 Registros en los libros de contabilidad: Libro diario. Activo = Activo =

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En un sistema contable, las transacciones deben registrarse primero en un libro diario, aunque para esquematizar mejor, hayamos iniciado sealando los registros en cuentas del mayor. El diario es el libro de contabilidad en el que se registran en orden cronolgico los hechos econmicos en trminos de dbito y crdito. Para cada transaccin el asiento contable debe precisar los nombres de las cuentas que se debitan y acreditan, el valor de cada dbito y crdito y cualquier explicacin relevante en la transaccin. El modelo de libro diario es Diario General Fecha Numero de pgina: ____ Dbito Crdito

Descripcin

Ref.

Fecha: Se anota ao, mes y da de la transaccin. Descripcin: Se registra la cuenta o cuentas debitadas y debajo, con una sangra hacia la derecha, la cuenta o cuentas que se acreditan. Referencia: Se anota el nmero de cdigo de cada cuenta del mayor afectada con la transaccin. De esta forma se cumple con la referencia cruzada entre el libro diario y el mayor. Dbito: Valor de la cuenta debitada Crdito: Valor de la cuenta acreditada. A continuacin se registran las transacciones de Servicios Integrales Ltda. Diario General Fecha Descripcin 2011 Mayo 4 Caja Aportes sociales Inversin de capital en la empresa 10 Terrenos Caja Compra de terreno 14 Caja Obligaciones financieras Obtencin de prstamo bancario 20 Equipo de oficina Caja Cuentas por pagar 22 Clientes Ingresos operacionales Venta de servicios a crdito 28 Caja Ref. Numero de pgina: ____ Dbito Crdito 4.000.000 4.000.000

3.000.000 3.000.000 5.000.000 5.000.000 2.000.000 1.000.000 1.000.000 2.600.000 2.600.000 1.300.000

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Ingresos operacionales Venta de servicios de contado 30 Gastos de personal Gastos por servicios Caja Costos y gastos por pagar Nmina y servicios pblicos causados 800.000 130.000

1.300.000

800.000 130.000

Libro Mayor Los hechos econmicos (transacciones) deben registrarse para que sirvan de base para la preparacin de los estados financieros. Estos registros implican cambios en la ecuacin contable por aumentos o disminuciones en los renglones que componen los estados financieros. Deben emplearse registros similares para cada una de las partidas de los estados financieros. El formato en que se registran los aumentos o disminuciones se denomina CUENTA. El conjunto de cuentas se denomina LIBRO MAYOR. Esquemticamente y para fines didcticos, una cuenta se asemeja a una letra T, por tanto, se ha denominado CUENTA T. Esta cuenta T consta de el nombre de la cuenta, el lado izquierdo, el lado derecho y el saldo. El nombre corresponde a cualquiera de las partidas que conforman las nueve clases del PUC (Plan nico de Cuentas), es decir, activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costos, etc. que va a afectarse. El lado izquierdo se conoce como DEBITO y el lado derecho se denomina CREDITO y a la diferencia entre los dos lados (izquierdo y derecho) se le llama SALDO. EL dbito se conoce tambin como CARGO O DEBE y el crdito como ABONO O HABER.

Nombre de la cuenta Dbito Crdito

Una forma simple de presentar los aumentos y disminuciones en las cuentas del balance general consiste en ubicar una cuenta T para cada uno de los tres elementos de la ecuacin contable as: Activo
Dbito
Aumentos

Crdito
Disminu-

Pasivo
Dbito Crdito

Patrimonio
Dbito Crdito

Disminu- Aumentos

Disminu- Aumentos

ciones.

ciones.

ciones.

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Las transacciones asentadas en el libro diario, deben trasladarse a las cuentas del libro mayor respectivas. Para ilustrar esto, traslademos a cuentas del mayor, los registros del diario de Servicios Integrales Ltda. : Plan nico de cuentas Balance general: Clase 1 Clase 2 Clase 3 Clase 4 Clase 5 Clase 6 Clase 7 Clase 8 Clase 9
1 11 12 13 14 15 16 17 18 19 2 21 22 23 24 25 26 27 28 29 3 31 32 33 34 35 36

Activo Pasivo Patrimonio Ingresos Gastos Costos Costos de produccin Cuentas de orden deudoras Cuentas de orden acreedoras

Estado de resultados

De orden
ACTIVO

ACTIVO DISPONIBLE INVERSIONES DEUDORES INVENTARIOS PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO INTANGIBLES DIFERIDOS OTROS ACTIVOS VALORIZACIONES PASIVO OBLIGACIONES FINANCIERAS PROVEEDORES CUENTAS POR PAGAR IMPUESTOS, GRAVMENES Y TASAS OBLIGACIONES LABORALES PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES DIFERIDOS OTROS PASIVOS BONOS Y PAPELES COMERCIALES PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL SUPERAVIT DE CAPITAL RESERVAS REVALORIZACIN DEL PATRIMONIO DIVIDENDOS O PARTICIPACIONES DECRETADOS, ACCIONES, CUOTAS O PARTES DE INTERS SOCIAL RESULTADOS DEL EJERCICIO

PASIVO

PATRIMONIO

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37 38 INGRESOS 4 41 42 47 5 51 52 53 54 59 COSTOS DE VENTAS 6 61 62 COSTOS DE PRODUCCIN 7 71 72 73 74

RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES SUPERAVIT POR VALORIZACIONES INGRESOS OPERACIONALES NO OPERACIONALES AJUSTES POR INFLACIN GASTOS OPERACIONALES DE ADMINISTRACIN OPERACIONALES DE VENTAS NO OPERACIONALES IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS GANANCIAS Y PERDIDAS COSTOS DE VENTAS COSTOS DE VENTAS Y DE PRESTACIN DE SERVICIOS COMPRAS COSTOS DE PRODUCCIN MATERIA PRIMA MANO DE OBRA DIRECTA COSTOS INDIRECTOS CONTRATOS DE SERVICIOS

GASTOS

Esquema del plan de cuentas Clase Activo 1 Grupo Disponible 11 Cuenta Caja 1105 Subcuenta Caja general 110505

A la subcuenta de pasivo servicios de mantenimiento le corresponde el cdigo 233555, el cual se explica as: 2 23 2335 233535 Clase Pasivo 2 Asientos dbito y crdito. Cualquier valor registrado en el lado izquierdo de la cuenta se denomina asiento DEBITO y cualquier valor registrado en el lado derecho de la cuenta se denomina asiento CREDITO. Pasivo Cuentas por pagar Costos y gastos por pagar Servicios de mantenimiento Grupo Cuentas por pagar 23 Cuenta Costos y gastos por pagar 2335 Subcuenta Servicios de mantenimiento 233535

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Registro de transacciones en las cuentas: a) Identificar las cuentas que se afectan en cada transaccin. b) Analizar si el efecto en cada cuenta constituye un aumento o disminucin, para definir si se trata de un dbito o un crdito. c) Registrar la transaccin en las respectivas cuentas. Ejemplo: Transaccin 1. Servicios Integrales Ltda. recibe el 4 de mayo $4.000.000 en efectivo como aporte de capital de sus socios. Las cuentas afectadas son Caja y Aportes Sociales. El activo Caja, aumenta en $4.000.000. Un incremento en un activo es un dbito y se registra como asiento dbito. La cuenta de Patrimonio Aportes Sociales tambin aumenta en $4.000.000. Un incremento en patrimonio es un crdito y origina un asiento crdito. El registro de la transaccin en cuentas T (libro mayor) sera: Caja (1) 4.000.000 Aportes Sociales 4.000.000 (1)

Transaccin 2. La empresa compra un terreno en efectivo por $3.000.000 en mayo 10. Las cuentas afectadas son Terrenos y Caja: el activo disminuye en $3.000.000 y una disminucin en un activo genera un crdito y se registra como asiento crdito. La cuenta Terrenos tambin es un activo, aumenta en $3.000.000 originando un asiento dbito. Las cuentas T apareceran as: Caja 4.000.000 3.000.000 (2) Terrenos 3.000.000

(1)

(2)

Transaccin 3. La empresa obtuvo el 14 de mayo un prstamo por $5.000.000 del banco. Las cuentas afectadas son Caja y Obligaciones financieras. El aumento en Caja origina un dbito y el aumento en el pasivo Obligaciones financieras un crdito as:

Caja (1) 4.000.000 3.000.000 (2) (3) 5.000.000

Obligaciones financieras 5.000.000 (3)

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Transaccin 4. La empresa adquiere muebles y enseres por $2.000.000 el 20 de mayo, pagando en efectivo la mitad y el resto a 30 das: Las cuentas afectadas son Equipo de oficina, Caja y Cuentas por pagar. Equipo de oficina se debita, Caja y Cuentas por pagar se acreditan as: Equipo de oficina (4) 2.000.000 Caja (1) 4.000.000 3.000.000 (2) (3) 5.000.000 1.000.000 (4) Cuentas por pagar 1.000.000 (4)

Registradas las cuatro transacciones, se observa que en cada una de ellas intervienen al menos dos cuentas y que el asiento DBITO siempre es igual al CRDITO. Este es el punto inicial del sistema de contabilidad por PARTIDA DOBLE, el cual se basa en el principio de la ECUACION CONTABLE. En la cuenta Caja, el total de dbitos es de $9.000.000 y el total de crditos es de $4.000.000. La diferencia de los totales permite determinar el saldo de caja, $5.000.000. Si los dbitos superan a los crditos, el saldo ser dbito, pero si los crditos exceden los dbitos, el saldo ser crdito. En el ejemplo de Servicios Integrales, las cuatro transacciones comerciales originaron movimientos en las cuentas Caja, Terrenos y Equipo de oficina, que pertenecen al activo; Cuentas por pagar y obligaciones financieras que son del pasivo y Aportes sociales que corresponde a cuentas del patrimonio. El clculo de los saldos para las seis partidas anteriores se presenta as en cuentas T: Caja
(1) 4.000.000 (3) 5.000.000 9.000.000 5.000.000 3.000.000 (2) 1.000.000 (4) 4.000.000

Aportes Sociales
4.000.000 (1)

Terrenos
(2) 3.000.000

Equipo de oficina
(4) 2.000.000

Obligaciones financieras
5.000.000 (3)

Las cuentas anteriores con sus respectivos saldos, permiten estructurar el siguiente balance general:
SERVICIOS INTEGRALES LTDA. Balance General

ACTIVO Caja 5.000.000

PASIVO Obligaciones Financieras 5.000.000

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Terrenos Equipo de Oficina

3.000.000 2.000.000

Cuentas por pagar Total pasivo PATRIMONIO Aportes sociales

1.000.000 6.000.000

4.000.000 10.000.000

Total activo

10.000.000

Total pasivo y patrimonio

El registro de las transacciones anteriores solo ha afectado cuentas del balance general, pero como existen hechos econmicos que comprometen partidas del estado de resultados, deben utilizarse cuentas que proporcionen informacin til relacionada con la medicin de la utilidad del ejercicio. Como los ingresos originan aumentos en el patrimonio, deben registrarse en el CRDITO, al igual que los pasivos y el patrimonio. Por su parte como los gastos causan disminuciones en el patrimonio, estos deben registrarse en el DBITO, al igual que los activos. De esta manera, la ecuacin contable puede ampliarse incluyendo las cuentas de ingresos y gastos: Activo A = = Pasivo P + + Capital Social CS + + Resultados del ejercicio RE

Si los resultados del ejercicio provienen de enfrentar ingresos con gastos, la ecuacin podra plantearse as: Activo A = = Pasivo P + + Capital Social CS + + Ingresos I - Gastos G

Al trasladar de manera algebraica los gastos al lado del activo, la ecuacin se convierte en: Activo A + + Gastos G = = Pasivo P + + Capital Social CS + + Ingresos I

La ecuacin contable ampliada en trminos de dbitos y crditos puede formularse as:

Activo Dbito Crdito
Aumentos Disminu-

Gastos Dbito Crdito

Aumentos Disminu-

Pasivo Dbito Crdito

DisminuAumentos

ciones.

ciones.

ciones.

Capital social

Ingresos

20

Dbito
Disminu-

Crdito
Aumentos

Dbito
Disminu-

Crdito
Aumentos

ciones.

ciones.

Al retomar el caso analizado de Servicios Integrales Ltda., se presentan algunos ejemplos ilustrativos de transacciones que involucran ingresos y gastos: Transaccin 5. La empresa vendi el 22 de mayo servicios a crdito a sus clientes por valor de $2.600.000.

Las cuentas afectadas son Clientes e Ingresos operacionales. El activo Clientes aumenta por el dbito y la cuenta Ingresos se incrementa por el crdito, a saber. Clientes
2.600.000 (5)

Ingresos operacionales
2.600.000 (5)

Transaccin 6. Servicios Integrales vendi servicios de contado por $1.300.000 el 28 de mayo. Caja
(1) 4.000.000 (3) 5.000.000 (6) 1.300.000 3.000.000 (2) 1.000.000 (4)

Ingresos operacionales
2.600.000 (5) 1.300.000 (6)

Transaccin 7. La empresa registr el ltimo da del mes los siguientes gastos correspondientes a mayo: nmina, $800.000 y servicios pblicos, $130.000. La nmina se pag de contado y los servicios pblicos se acumularon para el mes siguiente. Las cuentas que se afectan son Gastos de personal, gastos por servicios, Caja y Costos y Gastos por pagar. Los gastos de personal y de servicios se debitan, Caja y Costos y gastos por pagar, se acreditan. Gastos de personal
(7) 800.000 (1) 4.000.000 (3) 5.000.000 (6) 1.300.000

Caja
3.000.000 (2) 1.000.000 (4) 800.000 (7)

Gastos servicios

Costos y gastos por pagar

21

(7) 130.000

130.000 (7)

Las tres nuevas transacciones de Servicios Integrales Ltda., originaron movimientos en las siguientes cuentas: Clientes y Costos y Gastos por pagar del balance general e Ingresos Operacionales, Gastos de personal y Gastos por servicios del estado de resultados. Con los saldos de las cuentas de ingresos y gastos se puede elaborar el estado de resultados y de esta manera medir la utilidad operacional del mes.

SERVICIOS INTEGRALES LTDA. Estado de Resultados del 1 al 31 de mayo INGRESOS OPERACIONALES Menos: GASTOS OPERACIONALES De personal Servicios 3.900.000

800.000 130.000 930.000

UTILIDAD OPERACIONAL

2.970.000

La cuenta utilidad del ejercicio absorber el resultado de enfrentar los ingresos de $3.900.000 y los gastos de $930.000, es decir, la utilidad operacional que muestra el estado de resultados. Las cuentas del balance general con sus respectivos saldos se muestran as: Caja
(1) 4.000.000 (3) 5.000.000 (6) 1.300.000 10.300.000 5.500.000 3.000.000 (2) 1.000.000 (4) 800.000 (7)

Clientes
2.600.000 (5)

Terrenos
(2) 3.000.000

4.800.000

Equipo de oficina
(4) 2.000.000

Cuentas por pagar

1.000.000 (4)

Obligaciones financieras
5.000.000 (3)

22

Costos y gastos por pagar

130.000 (7)

Aportes Sociales
4.000.000 (1)

Con los saldos de las cuentas del mayor de la empresa Servicios Integrales Ltda. se puede preparar el siguiente balance general al 31 de mayo de 2011.

SERVICIOS INTEGRALES LTDA. Balance General ACTIVO Caja Clientes Terrenos Equipo de Oficina 5.500.000 2.600.000 3.000.000 2.000.000 Total pasivo PATRIMONIO Aportes sociales Utilidad del ejercicio Total patrimonio Total activo 13.100.000 2.970.000 4.000.000 6.970.000 6.130.000 PASIVO Obligaciones Financieras Costos y gastos por pagar Cuentas por pagar 5.000.000 130.000 1.000.000

Total pasivo y patrimonio 13.100.000

Obsrvese que la cuenta Utilidad del ejercicio, refleja ahora la utilidad obtenida en el estado de resultados y puesto que es una cuenta del patrimonio se incorpora al mismo equilibrando el balance. Taller N 2 - 1 1. Clasifique las siguientes cuentas como de balance (B) o de resultados (R). Las cuentas de balance clasifquelas como de activo (A), pasivo (P) o patrimonio (Pt) y las de Resultados como de Ingreso, Costo o Gasto. B-R A-PPtI-C-G

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Gastos de Arrendamiento Rendimientos financieros Inversin en acciones Impuesto de renta por pagar Cuentas por cobrar a socios Alquiler pagado por anticipado Utilidades del ejercicio Equipo de cmputo Salarios por pagar Gastos financieros Capital suscrito y pagado Comercio al por mayor y menor Inventario de producto terminado

________ ________ ________ ________ ________ ________ ________ ________ ________ ________ ________ ________ ________

_______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______

2. Si el activo de una empresa asciende a 35 millones y su pasivo a 16 millones,

determine el valor de su patrimonio.

3. Si el patrimonio de una sociedad es de 17 millones y su pasivo de 6 millones, cul

es el valor de su activo. 4. Sealar el efecto de los siguientes hechos econmicos en la ecuacin contable, en trminos de aumento (A), disminucin (D) o sin efecto (S):
Transaccin Compra de un computador a crdito Cancelacin de una obligacin bancaria Compra de maquinaria de contado Aporte en efectivo de un socio Compra de un terreno, mitad crdito mitad contado Constitucin de una sociedad con aportes en efectivo y en equipos Venta del equipo de cmputo a crdito Recibo del pago por la venta del equipo de cmputo Consecucin de prstamo en un banco local Aumento de aportes sociales en efectivo Activo Pasivo Patrimonio

5. Algunas cuentas aumentan por el lado izquierdo y otras cuentas por el lado derecho. Para cada uno de los siguientes eventos, sealar con una X si los valores deben anotarse en el lado izquierdo o en el derecho.

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IZQUIERDO Aumento en cuentas por pagar Aumento en caja Aumento en salarios por pagar Aumento en mercancas no fabricadas por la empresa Aumento en aportes sociales Aumento en gastos pagados por anticipado Disminucin en bancos Disminucin en ingresos recibidos por anticipado Disminucin en reservas ocasionales Disminucin en gastos pagados por anticipado Disminucin en inventario de mercancas

DERECHO

6. Cul de las siguientes cuentas se acreditan cuando aumentan?

SI Obligaciones financieras Gastos de personal - sueldos Terrenos Utilidades acumuladas Cargos diferidos - Elementos de aseo Ingresos recibidos por anticipado Reservas obligatorias Patentes Inversiones en bonos Ingresos por cobrar 7. Indicar en qu lado de la cuenta T deben registrarse las siguientes situaciones: DEBITO Aumento en patrimonio Aumento en gastos Disminucin en activo Disminucin en pasivo Aumento en activo Aumento en ingresos Aumento en pasivo Disminucin en patrimonio Balance de prueba En la contabilidad siempre debe existir igualdad entre el valor dbito y el valor crdito para cada transaccin. En el proceso de mayorizacin de las cuentas, los dbitos tambin deben coincidir con los crditos, y para verificar esta igualdad se elabora el CRDITO NO

25

balance de prueba o de comprobacin de saldos, el cual compara en forma de lista y a dos columnas los saldos dbito y crdito de todas las cuentas del mayor. Preparacin del balance de prueba: El balance de prueba se prepara antes de elaborar los estados financieros y es recomendable hacerlo al final de cada mes, con el objeto de comprobar la igualdad dbitos crditos en el mayor, localizar los errores que pudieran presentarse y servir de fuente para la preparacin de los estados financieros. El balance de prueba como tal no constituye un estado financiero. Los nombres de las cuentas se presentan en el orden numrico como figuren en el libro mayor, los saldos dbito se ubican en la columna izquierda del balance de prueba y los saldos crdito en la columna derecha del mismo. Los saldos de las cuentas de activos y gastos, por su naturaleza deberan ubicarse en la columna dbito y los saldos de las cuentas de pasivos, patrimonio e ingresos en la columna crdito. Una vez relacionadas todas las cuentas deben sumarse las columnas y el saldo en ambas (dbito y crdito) debe ser igual.

Ejemplo: EMPRESA LTDA. Balance de Prueba Diciembre 31 de 2010 Nombre de la cuenta Dbito Caja Clientes Terrenos Equipo de oficina Obligaciones financieras Proveedores Costos y gastos por pagar Aportes sociales Ingresos operacionales Gastos de personal Gastos por servicios Sumas iguales 550.000 260.000 300.000 200.000 500.000 100.000 13.000 400.000 390.000 80.000 13.000 1.403.000 1.403.000

Cdigo 1105 1305 1504 1524 2105 2205 2335 3115 4170 5105 5135

Crdito

El balance de prueba, como se mencion, sirve para detectar errores, pero solo los que tienen que ver con la igualdad de las columnas, errores como registros en cuentas equivocadas pero de la misma naturaleza, son ms difciles de detectar. De presentarse errores en la igualdad, se recomienda ejecutar algunos pasos para detectarlos como:

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Determinar el valor de la diferencia Probar las sumas, efectundolas en sentido contrario al utilizado inicialmente. Si persiste la diferencia, esta se divide por 9. Las diferencias divisibles por 9 0 99 sugieren errores de transposicin o punto corrido. Si el descuadre es de 10, 100, 1.000 el error radica en sumas mal efectuadas. Si la diferencia es divisible entre 2, esto implica que un valor dbito se ha trasladado al lado crdito, o viceversa. Comparar las cifras del balance de prueba con los saldos de las cuentas del mayor (cuentas T) y constatar que los saldos de las cuentas figuren en la respectiva columna del balance de prueba, previa rectificacin del saldo de cada cuenta. Revisar los asientos de diario Revisar los traslados al mayor en trminos de valores dbitos y crditos registrados Revisar las transacciones

Taller No. 2-2 A. Con los siguientes saldos de la empresa El Caracol Ltda. a diciembre 31 de 2011, prepare el balance de prueba: Caja Bancos Clientes Inventario de mercanca para la venta Equipo de oficina Depreciacin acumulada - equipo de oficina Gastos pagados por anticipado - seguros Obligaciones financieras Proveedores nacionales Cuentas por pagar Cesantas consolidadas por pagar Capital social Utilidades acumuladas Reserva legal Ventas de mercanca Ingresos no operacionales - intereses Gastos operacionales de personal - Sueldos Gastos operacionales - Seguros Gastos operacionales Servicios Gastos operacionales depreciacin 10.600 5.000 18.100 13.600 70.000 12.500 9.600 12.000 10.820 1.550 22.950 32.000 14.100 2.000 51.250 2.500 14.250 9.820 3.200 7.500

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B. El siguiente es el movimiento del mes de enero de 2012 de la empresa El Caracol Ltda. cuyos saldos iniciales se presentan en el punto A. : 1. 2. 3. 4. Factura $22.000 por ventas de contado Compra mercanca para la venta por $10.700 a crdito El banco Nacional le otorga un prstamo por $20.000 para pagar en tres aos Compra un vehculo a Autosuper por $15.000. Paga 50% de contado y 50% a crdito 5. Paga salarios del mes por $12.200 6. Abona a proveedores $8.200 7. Recibe abono de clientes por $17.200 8. Registra el gasto por depreciacin del mes por $3.200 9. Factura $8.900 por ventas a crdito 10. Amortiza $800 de seguros pagados por anticipado Se pide: Registrar el movimiento del mes de enero en cuentas T Diligenciar una hoja de trabajo de 6 columnas con: saldos iniciales, movimiento y balance de prueba. C. Los siguientes son los saldos de la Comercializadora Oasis Ltda. al 31 de julio de 2011. (En miles de pesos)
COD CUENTA SALDO

1105 1110 1305 1435 1516 1528 1592 1705 2105 2205 2335 2365 2505 2705 3115 3705 4135 4210 5105 5110 5130 5135 5160 5305 6135

CAJA BANCOS CLIENTES MERCANCIA NO FABRICADA POR LA EMPRESA CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES EQUIPOS DE COMPUTACION DEPRECIACION ACUMULADA GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO OBLIGACIONES FINANCIERAS - BANCOS PROVEEDORES NACIONALES COSTOS Y GASTOS POR PAGAR RETENCION EN LA FUENTE POR PAGAR SALARIOS POR PAGAR INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO APORTES SOCIALES UTILIDADES ACUMULADAS COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR INGRESOS FINANCIEROS - INTERESES GASTOS DE PERSONAL HONORARIOS SEGUROS SERVICIOS DEPRECIACIONES GASTOS FINANCIEROS COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR

10.250 26.150 55.700 37.700 100.000 6.500 14.900 1.800 60.000 39.200 1.000 2.500 10.000 6.400 70.000 12.600 185.200 1.900 32.000 3.700 9.200 1.200 14.900 4.600 100.000

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El siguiente es el movimiento del mes de agosto de 2011: Agosto 2: Factura $42.000 por ventas de contado. Agosto 3: Consigna lo recaudado por ventas del da 2 ms el saldo del mes anterior. Agosto 5: Compra mercanca para la venta por $20.700 a crdito. Agosto 8: El banco Nacional le otorga un prstamo por $20.000 y se lo acredita a su cuenta. Agosto 12 Compra un computador por $15.000. Paga 70% de contado con cheque y el resto a crdito Agosto 15: Paga servicios pblicos por $3.000 Agosto 18: Cancela a los proveedores el saldo pendiente del mes anterior con cheque. Agosto 21: Recauda de clientes $27.200 y el mismo da consigna en el banco lo recaudado. Agosto 25: Factura $18.900 por ventas a crdito. Agosto 30: Paga salarios del mes por $18.000 mediante transferencia bancaria a las cuentas de los empleados Se pide:

Registrar el movimiento del mes de agosto en cuentas T Diligenciar una hoja de trabajo de 6 columnas con: saldos iniciales, movimiento y balance de prueba

D. A partir de las siguientes cuentas del Consultorio Veterinario el Gran Can, preparar el balance de prueba clasificado y con este, el estado de resultados y el balance general al 31 de agosto de 2011. Aportes sociales Caja Cesantas consolidadas por pagar Clientes Cuentas por pagar Depreciacin acumulada equipo de oficina Dividendos por pagar Equipo de oficina Gastos de viaje Gastos operacionales - depreciaciones Gastos operacionales - Honorarios Gastos operacionales - seguros Gastos operacionales - servicios Gastos operacionales de personal - sueldos Gastos pagados por anticipado - seguros Ingresos financieros - intereses Ingresos operacionales - servicios veterinarios Inventario de materiales Obligaciones financieras Patentes 500.000 186.000 356.800 211.000 156.200 125.000 15.500 750.000 47.300 75.000 48.000 32.000 98.200 142.500 96.000 25.000 542.500 136.000 300.000 360.000

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Utilidades acumuladas

161.000

CODIGO

CONSULTORIO VETERINARIO EL GRAN CAN BALANCE DE PRUEBA AL 31 DE AGOSTO DE 2008 CUENTAS DEBE

HABER

1105 1305 1405 1524 1592 1615 1705 2105 2335 2360 2510 3105 3705 4165 4205 5105 5110 5130 5135 5155 5160

SUMAS IGUALES

E. La seora Teresa Quintero posee un negocio de distribucin de productos importados para la salud y la belleza. Al 31 de mayo su balance de prueba muestra los siguientes saldos: Bancolombia BBVA Ahorros Inversiones (pliza capitalizacin) Cuentas por cobrar Cuentas por cobrar empleados Anticipo impuesto de renta Inventarios de mercanca para la Equipo de oficina Muebles y enseres Gastos diferidos Obligaciones financieras 362.655 304.803 900.000 8.676.193 200.000 354.716 12.442.231 3.428.020 5.030.450 1.000.000 5.144.000

30

Obligaciones con particulares Cuentas por pagar Retencin en la fuente por pagar Capital Ventas Costo de mercanca vendida Gastos operacionales Rendimientos financieros Gastos financieros e intereses Utilidad de ejercicios anteriores

8.000.000 600.000 4.785.617 3.196.810 159.663.016 152.060.015 6.876.704 1.205.642 550.000 9.590.702

Prepare el estado de resultados y el balance general de acuerdo con la informacin del anterior balance de prueba. F. La Lavandera Tcnica S.A. prepara estados financieros mensualmente y presenta los siguientes saldos en sus cuentas al 31 de julio de 2011 Caja Edificios Inversiones Terrenos Capital Utilidades acumuladas Cuentas por pagar Inventario de suministros Equipo de lavado Clientes Depreciacin acumulada Salarios por pagar 319.000 9.450.000 120.000 1.920.000 12.000.000 1.245.000 755.000 240.000 1.890.000 463.300 220.000 182.300

Durante el mes de agosto la empresa realiz las siguientes transacciones: Agt. 1: Se reciben $282.000 por servicios prestados en el mes anterior Agt. 3: Se cancelan salarios pendientes de pago del periodo anterior Agt. 5: Se reciben $60.000 de contado por el alquiler de unas oficinas localizadas en el segundo piso de la lavandera. Agt. 8: Los ingresos en efectivo por lavado durante la primera semana ascienden a $277.500 Agt. 10: Se compran detergentes y otros suministros por $372.600 cancelando la mitad de contado y el resto a 30 das Agt. 13: Se facturan $159.600 a la Clnica Palmira por servicios prestados Agt. 15: Se pagan los sueldos de la primera quincena por valor de $170.100 Agt. 17: Se cancelan $90.600 por la reparacin de una de las mquinas de lavandera Agt. 23: Los ingresos en efectivo por lavado durante los ltimos quince das son de $651.900 Agt. 25: Se abonan $396.000 a las deudas que haban pendientes de pago en julio 31 Agt. 26: Se recibe un abono de la clnica del pacfico por $79.800 Agt. 27: Se pagan servicios de energa, acueducto y telfono por $229.500 Agt. 28: Se enva una nueva factura a la Clnica Palmira por $185.400

31

Agt. 29: Se pagan $79.800 por concepto de recoleccin y reparto de ropa Agt. 30: Se causan los sueldos de la segunda quincena por $189.900 y se registran los ingresos en efectivo por lavado, recibidos en la ltima semana del mes por $363.300. Los suministros utilizados durante el mes valen $384.300. El gasto por depreciacin del mes fue de 55.000 Se pide:

Registrar en el diario las transacciones de agosto de 2011 Trasladar los asientos al libro mayor y preparar el balance de prueba Preparar el estado de resultados y el balance general

UNIDAD DE APRENDIZAJE No. 3: EL PROCESO DE AJUSTE Asientos de ajuste: Los asientos ordinarios corresponden a los registros de la mayora de las transacciones soportadas por los documentos. Sin embargo, en atencin al principio de la causacin1 algunos hechos econmicos no se originan en transacciones con terceros y no media un documento soporte, por lo tanto, se debe tener presente que pueden existir ingresos, costos o gastos que deben reconocerse en el periodo contable. Este reconocimiento en la contabilidad de dichos hechos econmicos se conoce como ajustes, los cuales son necesarios para que la contabilidad refleje razonablemente la situacin financiera de la empresa. Cuentas que se deben ajustar: Ingresos acumulados: Se acumulan ingresos, cuando los bienes son entregados fsicamente o los servicios son prestados, ms no se facturan en el periodo respectivo, por razones contractuales, administrativas, incluso por olvido. En este caso, independiente de que se enve o no una factura al receptor de los bienes o servicios, el ingreso debe contabilizarse, reconocerse o causarse. La contabilizacin se hace con un crdito a la cuenta de ingresos respectiva y un dbito a una cuenta por cobrar. Gastos acumulados En sentido inverso, pero bajo el mismo principio del reconocimiento de los hechos econmicos, los gastos que no han sido cobrados a la empresa por sus prestadores o que se hace en periodos posteriores o acumulados, deben contabilizarse justo en el periodo en que se recibieron efectivamente. La contabilizacin se hace con un dbito a la cuenta de gastos respectiva y un crdito a una cuenta por pagar.
1

Los hechos econmicos deben ser reconocidos en el perodo en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente. Art. 48 Dec. 2649/93

32

Ingresos diferidos Corresponden a los ingresos recibidos por anticipado para la entrega posterior de bienes o servicios. Esta cuenta corresponde a un pasivo que se amortiza o disminuye a medida que se entregan los bienes o servicios y se reconoce el ingreso respectivo. El ajuste se hace con un crdito a la cuenta de ingresos y un dbito a ingresos diferidos por el mismo valor. Gastos diferidos Corresponden a gastos pagados por anticipado y cargos diferidos. Estos gastos no se registran directamente en la cuenta de gastos al momento de su adquisicin, porque tienen la caracterstica de cubrir periodos futuros, es decir que de ellos se espera obtener un beneficio en el futuro. Dichas erogaciones, entonces, deben manejarse como cuentas del activo (activos diferidos, cuenta 17) los cuales se amortizan 2 peridicamente, reconociendo en la contabilidad el incremento del gasto y la disminucin del activo diferido. Algunos ejemplos de este tipo de activos son: seguros, intereses, honorarios, comisiones, arrendamientos, etc. Depreciaciones. La depreciacin representa una prdida terica de valor de un bien (activo fijo) debido a su uso, desgaste u obsolescencia. Los edificios, maquinarias, vehculos, computadores, equipos de oficina, etc. pierden valor a medida que pasa el tiempo y estos bienes son usados en las operaciones del negocio. Existen diferentes mtodos para depreciar los activos fijos, pero para efectos de este curso, solo se tratar el sistema de depreciacin por lnea recta, el cual consiste en dividir el costo de adquisicin del activo entre la vida til del mismo, lo cual nos dara el valor a depreciar anual o mensualmente, como se desee. La vida til de un activo fijo, se supone es el tiempo durante el cual dicho activo est en capacidad de producir o prestar su servicio en condiciones normales de funcionamiento. Para efectos contables y tributarios, se han establecido tres grupos de vida til en los cuales se deben clasificar los bienes por asociacin: Veinte aos: construcciones y edificaciones Diez aos: Maquinaria y equipo, equipo de oficina Cinco aos: vehculos y equipos de cmputo. Ejemplos de ajustes: Ingresos acumulados 1. G&C Ltda, prest a uno de sus socios la suma de $210.000, el 1 de octubre del ao pasado, con un plazo de tres meses y un inters simple del 12% anual pagaderos junto con el capital. Si la empresa ajusta sus cuentas cada mes, los
2

Se disminuye su valor proporcionalmente durante el tiempo de vigencia del activo diferido. El registro se hace debitando la cuenta de gasto respectiva y acreditando la cuenta de activo diferido.

33

asientos contables, en forma de diario, para registrar el hecho econmico y los ajustes a final de cada mes son los siguientes:
Septiembre 1

Cuentas por cobrar socios Bancos

$210.000 $210.00

Septiembre 30

Ingresos por cobrar -intereses Ingresos no operacionales financieros

$2.100 $2.100

Este asiento sera igual en octubre 31 Si el socio cancela la deuda el 30 de noviembre el asiento sera: Noviembre 30 Caja Ingresos por cobrar - intereses Cuentas por cobrar socios Ingresos no operacionales financieros $216.300 $ 4.200 $210.000 $ 2.100

Gastos acumulados 2. Industrias Xara solicit un crdito bancario por $120 millones a doce meses con una tasa de inters del 30% anual mes trimestre vencido. El dinero le fue entregado a la empresa el 15 de junio del presente ao.
Junio 15 Bancos Obligaciones financieras $120.000.000 $120.000.000

Ajuste el 30 de junio: Junio 30 Gastos no operacionales Intereses Costos y gastos por pagar Intereses $1.500.000 $1.500.000 Ajuste el 31 de julio Julio 31 Gastos no operacionales Intereses Costos y gastos por pagar Intereses $3.000.000 $3.000.000

Ajuste el 31 de agosto Agosto 31 Gastos no operacionales Intereses Costos y gastos por pagar Intereses $3.000.000 $3.000.000

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Pago intereses primer trimestre Septiembre 15

Sept. 15 Costos y gastos por pagar Intereses Gastos no operacionales Intereses Bancos $7.500.000 $1.500.000 $9.000.000

Paga la deuda en Junio 15 del ao 2

Junio 15 Obligaciones financieras Costos y gastos por pagar - Intereses Gastos no operacionales Intereses Bancos $120.000.000 $ 7.500.000 $ 1.500.000 $129.000.000

Ingresos diferidos

3. Cmputo Ltda. recibi el 1 de junio la suma de 3.000.000 de Serviser S.A. por

concepto de contrato de servicios de mantenimiento de computadores por tres meses. Registro inicial:
Junio 1 Bancos Ingresos recibidos por anticipado $3.000.000 $3.000.000

Ajuste mes 1 al 3
Junio 30 Ingresos recibidos por anticipado Ingresos operacionales serv. Mtto. $1.000.000 $1.000.000

4. El 15 de marzo la financiera ABC prest a la empresa XYZ $20.000.000 a tres meses, con un inters del 24% anual trimestre anticipado. La financiera prepara informes mensuales:
Marzo 15 Clientes Ingresos recibidos por anticipado int Bancos $20.000.000 $1.200.000 18.800.000

Ajuste marzo 30 Marzo 15 Ingresos recibidos por anticipado int Ingresos operacionales $200.000 $200.000

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Ajuste Abril 30 Abril 30 Ingresos recibidos por anticipado int Ingresos operacionales $400.000 $400.000

Ajuste Mayo 30 Mayo 30 Ingresos recibidos por anticipado int Ingresos operacionales $400.000 $400.000

Se recibe el pago de la deuda junio 15

Junio 15 Bancos Ingresos recibidos por anticipado int Ingresos operacionales Clientes $20.000.000 200.000 $ 200.000 $20.000.000

Gastos diferidos 5. La Nacional adquiri un seguro contra terremoto el 1 de febrero, por el cual pag una prima de $1.200.000 con una cobertura de un ao. Febrero 1 Gastos pagados por anticipado - seguro Bancos $1.200.000 $1.200.000

Amortizacin mensual Febrero 28 Gastos amortizacin - seguro Gastos pagados por anticipado - seguro $100.000 $100.000

Depreciacin Costo histrico vehculo Mtodo depreciacin Vida til activo Fecha $12.000.000 Lnea recta 10 aos $100.000 $100.000

Gasto depreciacin Depreciacin acumulada

Taller 3 - 1 A. A junio 30, la empresa de servicios Colo Colo Ltda., present el siguiente balance general:

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ACTIVO Caja Clientes Inversiones Terrenos Equipo de Oficina Total activo 1.650.000 420.000 600.000 1.500.000

PASIVO Y PATRIMONIO Proveedores Costos y gastos por pagar Aportes sociales Utilidades acumuladas 240.000 150.000 3.000.000 780.000

4.170.000

Total pasivo y patrimonio

4.170.000

Las transacciones de julio fueron las siguientes: Julio 5 Envi una factura a Prez Ltda. por $270.000 por servicios prestados. (Crdito) Julio 7 Pag publicidad por $240.000 por tres meses. Jul 11 Pago la mitad del saldo de costos y gastos por pagar, y $150.000 del saldo de proveedores Jul. 14 Recibi el pago total de las cuentas por cobrar que figuran a junio 30 Jul. 15 Pag sueldos de administracin por $240.000 y $60.000 de comisiones a vendedores Jul. 18 Recibi de Caldern Ltda. la suma de $120.000 por servicios prestados y un abono de Prez Ltda. por $180.000 Jul. 21 Compr un computador por $300.000, abon $90.000 de inicial y firm una letra por el resto con intereses de financiacin del 1.5% mensual pagadera mes vencido. Jul. 24 Recibi del Ingenio del Cauca un anticipo de $450.000 por servicios que se prestarn en el prximo mes. Jul. 30. Pago gastos de administracin por $300.000 Se pide: a. Registrar las transacciones en forma de diario b. Trasladar los asientos al mayor y preparar el balance de prueba c. Elaborar el estado de resultados y el balance general

B. La siguiente informacin de viajes Armenia corresponde al segundo semestre de 2011. Con base en esos datos, se debe completar el ciclo contable del semestre y preparar el estado de resultados y el balance general Viajes Armenia Ltda. Balance de prueba al 31 de diciembre de 2011 Cifras en miles de pesos Caja Debito 20.350 Crdito

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Bancos Clientes Inventario de materiales Gastos pagados por anticipado Cuentas por cobrar socios Inversiones en bonos Gastos de arrendamiento Gastos de personal Gastos por servicios Proveedores Impuestos por pagar Ingresos operacionales Ingresos financieros Ingresos recibidos por anticipado Aportes sociales Utilidades acumuladas Sumas iguales Informacin para los asientos de ajuste

95.000 22.860 11.700 14.400 150.000 600.000 18.000 42.000 7.800 31.260 9.000 144.000 6.000 24.000 750.000 17.850 982.110 982.110

El 31 de diciembre se realiz un inventario fsico de materiales. Este conteo arroj existencias por valor de $7.500.000 Los gastos pagados por anticipado representan el saldo de una pliza de seguros contra incendio, tomada el 1 de julio de 2006 con una vigencia de dos aos. El valor pagado inicialmente por la prima fue de $28.800.000 Las cuentas por cobrar a socios estn representadas por un pagar fechado el 1 de octubre de 2007 con un inters de 36% anual pagadero a la fecha de vencimiento. El pagar tiene plazo de un ao. A la fecha no se han reconocido los intereses del ltimo trimestre sobre las inversiones en bonos. La tasa de inters es del 10% trimestral simple. Las prestaciones sociales causadas para el semestre, no reconocidas a la fecha, ascienden a $10.500.000 El saldo de ingresos recibidos por anticipado corresponde a un anticipo por concepto de arrendamiento de un piso que la empresa subarrend el 1 de noviembre de 2007 y por el cual recibi $24.000.000. El anticipo tiene vigencia por cuatro meses.

C. Los siguientes son los saldos de las cuentas para el balance de prueba preajustado de Lpez Ospina y Cia. Ltda. al 31 de diciembre de 2011.
CAJA BANCOS INVERSIONES PAPELES COMERCIALES CLIENTES MATERIALES, REPUESTOS Y ACCESORIOS TERRENOS OBLIGACIONES FINANCIERAS PROVEEDORES CAPITAL RESERVAS OBLIGATORIAS 200.000 1.800.000 10.000.000 2.500.000 3.000.000 25.000.000 5.000.000 2.000.000 18.000.000 4.500.000

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UTILIDADES ACUMULADAS INGRESOS POR SERVICIOS INGRESOS NO OPERACIONALES - ARRENDAMIENTOS INGRESOS NO OPERACIONALES - FINANCIEROS GASTOS DE PERSONAL GASTO HONORARIOS GASTO SEGUROS GASTOS SERVICIOS GASTOS DIVERSOS

7.000.000 30.000.000 6.500.000 750.000 17.500.000 5.000.000 5.250.000 3.000.000 500.000

Datos para ajustes al 31 de diciembre de 2011: Los papeles comerciales devengan un inters mensual del 2%. Al 31 de diciembre estn pendientes por cobrar y contabilizar los del ltimo trimestre del ao. Al 31 de diciembre quedan pendientes por pagar los sueldos de la ltima quincena por un monto de $335.000 Al 31 de diciembre se hizo un conteo fsico de materiales, repuestos y accesorios. Este arroj existencias por valor de un milln de pesos De los $5.250.000 de gastos por seguros debe diferirse para el prximo ao la quinta parte. De los ingresos no operacionales arrendamientos, $500.000 corresponden a la prxima vigencia (ao 2008).

Se pide: 1. Registrar los asientos de ajuste en cuentas T 2. Diligenciar la hoja de trabajo con: balance de prueba preajustado, ajustes, balance de prueba ajustado, estado de resultados y balance general. E. Del balance de prueba antes de ajustes de La Empresa S.A. se han extractado los siguientes saldos a octubre 30 de 2011: (cifras en miles de pesos) Propiedad planta y equipo Terrenos Construcciones y edificaciones Depreciacin acumulada C y E Maquinaria y equipo Depreciacin acumulada M y E Gastos pagados por anticipado Seguros Arrendamientos Suscripcin a revistas y diarios Ingresos recibidos por anticipado Intereses Honorarios $100.000 600.000 240.000 420.000 84.000 $ 6.750 10.300 900 3.750 44.800

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Las construcciones y edificaciones se adquirieron en julio 1 de 2004 y se estima que tienen una vida til de 20 aos, depreciando por el mtodo de lnea recta. La maquinaria y equipo se compr el 1 de agosto de 2009 y su vida til es de 10 aos. La pliza de seguros se adquiri el 1 de diciembre de 2011 y se pag por ella una prima de $27.000.000. Su fecha de vencimiento es 30 de noviembre de 2012. El 1 de agosto se pagaron $20.600.000 correspondientes a cuatro meses de arrendamiento por anticipado. La suscripcin a revistas se hizo el 1 de octubre de 2011 y su vigencia es de un ao. El saldo de la cuenta intereses recibidos por anticipado, corresponde al primer trimestre pagado por el banco nacional sobre una inversin que se hizo el 16 de agosto de 2011. El 1 de julio de 2011, La Empresa S.A. firm un contrato de asesora por seis meses con Ramos & Cia. A razn de $11.200.000 mensuales. Ramos cancel el valor total del contrato por anticipado. Se pide: 1. Calcular el valor de los ajustes de las cuentas que lo requieran a octubre 30 de 2011, y elaborar los asientos de diario pertinentes para su contabilizacin. 2. Determinar los nuevos saldos de las cuentas despus de ajustes. (Puede hacerlo frente a la columna de los saldos antes de ajuste). F. Con los siguientes saldos del libro mayor de la empresa Aliadas Ltda., elaborar los asientos de ajuste al 31 de diciembre de 2011, preparar un balance de prueba ajustado, el estado de resultados y el balance general.
1105 1110 1705 170525 1305 1365 1435 1524 1540 1592 159215 159235 2105 2205 2408 2705 3115 5105 CAJA BANCOS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Arrendamientos CLIENTES CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES MERCANCIA NO FABRICADA POR LA EMPRESA (50 UNIDADES A $500.000 CADA UNA) EQUIPO DE OFICINA FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE DEPRECIACION ACUMULADA Equipo de oficina Flota y equipo de transporte BANCO NACIONALES (Pagar) PROVEEDORES NACIONALES IMPUESTO A LAS VENTAS POR PAGAR INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO APORTES SOCIALES GASTOS DE PERSONAL 491.000 13.600.000 900.000 3.869.000 400.000 25.000.000 5.000.000 48.000.000 5.900.000 900.000 5.000.000 630.000 2.400.000 700.000 100.000 76.000.000 3.200.000

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4135 4210 5305 6135

COMERCIO AL POR MAYOR Y POR MENOR FINANCIEROS FINANCIEROS COMERCIO AL POR MAYOR Y POR MENOR

32.400.000 280.000 450.000 17.500.000

Datos para realizar los ajustes: a. Se realiz arqueo de caja y se hall un valor en efectivo de $443.000. Se desconoce la razn del faltante. b. En el extracto del banco aparece nota dbito por $140.000 correspondiente al impuesto del 4 por mil no registrado por la empresa.

c. Al realizar el conteo fsico de la mercanca se determina que el valor real es de

$24.500.000 y que el faltante es responsabilidad del almacenista. d. Con el mtodo de lnea recta se deprecian los activos fijos por un mes. e. Se amortizan los diferidos, teniendo en cuenta que los gastos pagados por anticipado corresponden a tres meses de arrendamientos; se causan 27 das y los ingresos recibidos por anticipado corresponden a intereses por 100 das. Se causa un mes. f. Al finalizar el periodo contable se ha dejado de pagar el servicio de energa a EPSA por $210.000.

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