document management

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4QBSBDJOP imprese, pubbliche e private, aumenta costantemente la sensi-

bilità verso questi temi. E ‘innovazione’ risulta essere la parola
fondamentale, se non imprescindibile, per poter competere
nel mercato di oggi. Buona lettura.

S istemi&Impresa, anche attraverso l’organizzazione

di eventi dedicati,1 si occupa regolarmente di docu-
ment management (vedi su questo numero, gli artico-
li a pag. 22 e 38, ndr). Perché che siano cartacei o elettronici,
strutturati o non strutturati, una cosa è certa: i dati sono la linfa
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vitale di un’azienda. Per questo è fondamentale saperli gestire
N Il document management si sta sempre più configuran-
nel modo migliore possibile. Per una gestione e una fruizione
do come leva tecnologica per creare innovazione. Quale la
dei documenti efficace, la conversione graduale al digitale di-
vostra strategia in questo ambito?
venta dunque un presupposto indispensabile. I vantaggi che si
N La dematerializzazione è un argomento molto ‘caldo’.
possono ottenere sono tanti: dal semplice spazio che si ricava
Quali le reali prospettive e l’impatto nel vostro settore?
negli archivi, allo snellimento e alla condivisione dei proces-
N Secondo gli analisti, lo scambio e il numero delle infor-
si, passando per un notevole risparmio nei costi di gestione.
mazioni sono destinati ad aumentare considerevolmente.
Ma ovviamente non basta: alla trasformazione dei documenti
Come andrà a impattare, secondo voi, questo aumento
segue tutto il processo di gestione, processo che va condivi-
sulla gestione documentale?
so e assimilato all’interno delle imprese. Allora, un secondo,
N Le aziende hanno consapevolezza di doversi attrezzare
importante passo potrebbe essere quello di fare cultura nelle
per affrontare con un approccio innovativo il tema del do-
proprie aziende, spingendo contemporaneamente verso la
cument management? In quale misura?
standardizzazione dei processi con gli strumenti informatici
oggi a disposizione. Strumenti che ormai sono in grado di se-
guire tutto il ciclo di vita del documento, dalla sua nascita fino
all’archiviazione, passando per l’indicizzazione, il recupero e la .BVSJ[JP
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distribuzione ai vari livelli dell’azienda. In un mercato sempre 1BSUOFS
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più competitivo, allora, una corretta gestione delle informazio- N L’orientamento dell’IT
ni potrebbe rilevarsi una leva strategica vincente? Lo abbiamo nell’ultima decade è stato ca-
chiesto ai principali attori di diverse aziende leader nel settore, ratterizzato da una grande at-
per provare a capire quanta strada debbano percorrere ancora tenzione verso lo sviluppo degli
le nostre imprese, prima di trovare la giusta mediazione tra re- Erp e, in generale, verso i siste-
ale e virtuale. A questa domanda ne abbiamo fatte seguire altre mi transazionali. Ciò ha eviden-
tre: una specifica sul tema, attualmente molto dibattuto, della ziato come il controllo e l’otti-
dematerializzazione; un’altra relativa all’impatto che avrà sulla mizzazione dei processi di business sia solo un’illusione se
gestione documentale il previsto aumento delle informazioni si trascura l’informazione destrutturata. E questo perché
prodotte; un’ultima domanda riguarda il grado di maturità non solo il patrimonio conoscitivo di un’organizzazione si
e consapevolezza raggiunto dalle aziende sul tema del docu- formalizza prevalentemente attraverso i documenti, ma
ment management. Ne abbiamo ricavato un quadro dai toni anche perché i processi collaborativi, per loro natura oriz-
variegati, ma sostanzialmente uniforme, almeno su un punto: zontali e ‘cross’, sono difficilmente riducibili al puro dato
il mercato del document management è molto recettivo e nelle e sfuggono alla puntualità e al rigore dei sistemi computa-

1
A questo proposito, si veda il report della Tavola rotonda Processi aziendali e documenti: tra flessibilità ed esigenze di controllo, pubblicato su Sistemi&Impresa n. 3, 2008.

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zionali. Docflow è stata la prima a capire l’importanza del
DM come strumento per innovare i processi collaborativi
e a valutare l’impatto organizzativo che questo comporta.
Non a caso ha implementato la metodologia del prototipo
incrementale. Attraverso questo approccio, è possibile in-
trodurre cambiamenti in modo progressivo, misurando i
risultati ottenuti step-by-step e permettendo ai clienti di
introdurre, senza traumi, tecnologie tutt’altro che neutra-
li. Il tutto partendo da un portfolio di best practice deci-
samente corposo.
N La dematerializzazione ha svolto un effetto ‘volano’:


la sua intuitività ha creato una grande attenzione presso


gli utenti e ha ricoperto una funzione di sensibilizzazione
verso le soluzioni di Ecm. Docflow sa molto bene però che
si tratta solo di uno strumento abilitante e che è molto im-
portante creare applicazioni che permettano di ripensare i
propri processi in termini di efficienza e standardizzazio-
ne. La grande esperienza che ci deriva da oltre 300 appli-
cazioni in produzione ci suggerisce che la dematerializza-
zione in sè svolge in pochi casi un ruolo determinante. La
carta, infatti, impone lentezza e sequenzialità ai processi,
ma una cattiva o limitata interpretazione dei flussi di lavo-
ro può non risolvere le problematiche di inefficienza.
N È sensazione comune che, se da un lato continuiamo ad
applaudire le meraviglie della comunicazione istantanea e
la crescente sofisticatezza delle nuove tecnologie, dall’al-
tro proviamo quasi un senso di disagio nel riconoscere
una certa perdita di controllo verso le informazioni che
trattiamo e verso la parziale attenzione che dedichiamo ai
processi rilevanti di business. Il confine fra dato e docu-
document management
gida dicotomia, accentuata negli ultimi anni, fra chi ‘pen-
sa’ (società di consulenza) e chi ‘fa’ (società di software),
fra chi ha il bisogno (l’utente) e chi dovrebbe soddisfarlo
(l’IT). Questo, spesso, va in contrasto con l’introduzione
di soluzioni tecniche flessibili e di nuovi modelli di lavoro.
Docflow riesce a conciliare una forte capacità realizzativa
con una conoscenza approfondita dei processi specifici.
Questo connubio ci rende anomali e forse unici sul mer-
cato.
www.docflow.it
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N Innanzitutto, il document
management deve essere distin-
to in due ambiti: la gestione del
documento cartaceo e la gestio-
ne del documento elettronico.
Ricoh concepisce il document
management come un’area di facilitazione nella gestione
dei documenti, sia cartacei sia digitali. La peculiarità di
Ricoh in questo ambito si manifesta nell’integrazione di
due aree di intervento normalmente gestite da fornitori
differenti: aziende produttrici di sistemi di riproduzione e
stampa e vendor di software specifici di archiviazione elet-
tronica (software house, solution provider). L’impegno di
Ricoh nei confronti dei suoi clienti finali è garantire una
soluzione unica nell’approccio alla gestione documentale,
che permetta di:
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re, con conseguente risparmio complessivo;
mento, inoltre, diventa sempre più labile. Noi pensiamo
che la vera frontiera sia quella di adottare soluzioni che
permettano di modellare i processi collaborativi in modo
da ottenere comunicazioni strutturate, informazioni fil-
trate e non rumorose e conoscenza sempre più ‘confezio-
nata’. In quest’ottica possiamo affermare con serenità che
molte delle implementazioni in essere si trovano ancora
nella prima fase della loro evoluzione.
N Il fatto che le soluzioni di Ecm impattino sul modo di
operare dei ‘process owner’ ha avviato in molti casi una
revisione dei processi interni e contribuito alla nascita di
una nuova consapevolezza delle possibili trasformazioni.
Ma gli impedimenti a una reale adozione di tali strumenti
non sono pochi. Il susseguirsi, infatti, di nuove tecnolo-
gie e la loro complessità lascia sempre meno tempo agli
operatori IT all’interno delle aziende per svolgere il loro
tradizionale ruolo di agenti della innovazione. Inoltre, le
aziende soffrono sempre più gli effetti collaterali della ri-
s!SSICURARECOMPATIBILITÌTRAISISTEMISOLLEVANDOILCLIEN-
te da successive ed estenuanti fasi di integrazione tra il
parco macchine esistente e le piattaforme software;
s!VEREUNUNICOFORNITOREPERTUTTELEPROBLEMATICHEDO-
cumentali, evitando le spiacevoli situazioni di doppia
referenza sulla segnalazione degli interventi di assi-
stenza, o di incapacità nell’individuare la competenza
su una specifica problematica;
s &RUIRE DI VANTAGGI ECONOMICI E lNANZIARI SU UNA SOLU-
zione complessiva, con risparmio e possibilità di paga-
mento a consumo.
N Sempre di più, la componente di gestione elettronica del
documento si sta connotando come integrativa, e in futuro
forse sostitutiva, di quella cartacea. Il mercato si sta orga-
nizzando con vendor di entrambe le soluzioni organizza-
ti spesso in accordi o joint venture, al fine di offrire una
soluzione complessiva chiavi in mano. Sarebbe infatti un
errore pensare che due mondi, fino a ieri distinti, possano
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