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ANUARIO 2005
La Administracin de Proyectos es una funcin sustantiva en las tareas de un arquitecto, un ingeniero o un constructor. Este trabajo se lleva a cabo sistemticamente, para el desarrollo de todo tipo de proyectos, desde pequeos proyectos en los que est involucrada una sola persona, hasta proyectos complejos y de gran magnitud que requieren de equipos de trabajo multidisciplinarios, con personal especializado, que demandan abundantes recursos materiales y cuantiosos recursos econmicos. Con una visin amplia podemos considerar como proyecto desde la mudanza de un edicio a otro, hasta el lanzamiento de un satlite, incluyendo, naturalmente, la elaboracin de un proyecto arquitectnico. Para realizar este artculo, se llev a cabo una investigacin de la visin institucional y profesional de la Gerencia de Proyectos, as como del estado del arte de la Administracin de Proyectos, lo anterior circunscrito al medio de la construccin en la parte correspondiente a la ejecucin de proyectos arquitectnicos para la obra pblica, y se mencionarn solamente casos especcos de proyectos privados. Para nes del presente estudio, nos hemos apegado al marco legal establecido por la Ley de Obra Pblica y Servicios relacionados con las mismas que fue aprobada y puesta en vigor en el ao 2000; lo anterior debido a que esta legislacin incluye la contratacin de proyectos arquitectnicos y de ingeniera de la obra pblica y, por inferencia, se ha utilizado como referente para la contratacin de la obra privada. El estudio est limitado al mbito nacional dado que las leyes y reglamentos, as como los procedimientos de contratacin de obra pueden variar sustancialmente de un pas a otro; por su complejidad, tampoco se abord el mbito de los contratos nacionales con licitacin internacional.
LA GERENCIA DE PROYECTOS
La Gerencia de Proyectos es la instancia responsable de la administracin de proyectos y es una parte de la estructura funcional de las instituciones que generan obra pblica; su contraparte constituye un elemento importante en las empresas o despachos que atienden dicha demanda. Si bien ambas ocinas pueden llevar el nombre de Gerencia de Proyectos, sus funciones varan de acuerdo con la organizacin en la que estn insertas. La Gerencia de Proyectos en una institucin que contrata obra pblica es responsable de: Identicar los proyectos que sern desarrollados de acuerdo con la planicacin institucional y presupuestal, en perodos generalmente de un ao o extensivos a
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La Ley de Obra Pblica, en el Artculo 3 , dene los servicios relacionados con la obra pblica como: los trabajos que tienen como objeto concebir, disear y calcular los elementos que integran un proyecto de obra pblica, las investigaciones, estudios, asesoras y consultoras que se vinculan con las acciones que regula esta Ley; la direccin o supervisin de la ejecucin de las obras y los estudios que tengan por objeto rehabilitar, corregir o incrementar la eciencia de las instalaciones tambin aplica para la planeacin y el diseo, incluyendo los trabajos que tengan por objeto concebir, disear, proyectar y calcular los elementos que integran el proyecto de ingeniera bsica, estructural, de instalaciones, de infraestructura, industrial, electromecnica..., La planeacin y diseo y trabajos para integrar un proyecto urbano, arquitectnico, de diseo grco o artstico y de cualquier otra especialidad del diseo, arquitectura y urbanismo que se requieran para una obra pblica, Los estudios tcnicos de..., mecnica de suelos, sismologa, topografa..., aerofotogrametra, ambientales, ecolgicos y de ingeniera de trnsito, Estudios econmicos y de planeacin de preinversin, factibilidad tcnico econmica, ecolgica o social, de evaluacin, adaptacin, tenencia de la tierra, nancieros, de desarrollo y restitucin de la eciencia de las instalaciones, Trabajos de coordinacin, supervisin y control de obra; de laboratorio de anlisis y control de calidad; de laboratorio de geotecnia, de resistencia de materiales..., de preparacin de especicaciones de construccin, presupuestacin y dems documentos necesarios para la contratacin de la obra pblica Los trabajos de organizacin, informtica, comunicaciones, ciberntica y sistemas..., Dictmenes, peritajes, avalos y auditoras tcnico-normativas
1 Surez Salazar, Carlos. Ley de Obras Pblicas y servicios relacionados con las mismas. Legislacin comparada Federal LAOP 1994 vs. LOPyS 2000. Cap. 3, Art. 4. Pp 26. Editorial Limusa S.A. de C.V. Mxico, 2000.
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2 Actualmente se pueden enviar propuestas por medios electrnicos de comunicacin. Por este conducto la institucin debe garantizar la condencialidad e inviolabilidad de la informacin. En lugar de la rma autgrafa del licitante o de su apoderado, se emplean medios de identicacin electrnicos y tienen el mismo valor probatorio. 3 Para aceptar una propuesta de servicios correlacionados, la institucin verica el cumplimiento de las condiciones legales exigidas al licitante, que el personal propuesto cuente con la experiencia, capacidad y recursos necesarios para ejecutar el trabajo, que los tabuladores de sueldos, la integracin de las plantillas y el tiempo de ejecucin correspondan al servicio ofertado.
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nes pueden cancelar una licitacin ya iniciada cuando desaparece la necesidad de contratar los trabajos y que, de continuarse el procedimiento, la institucin pudiese recibir algn dao o perjuicio. II.- Invitacin a cuando menos tres personas o Adjudicacin Directa. Un concurso por invitacin o adjudicacin directa de servicios correlacionados con la obra pblica se lleva a cabo cuando el contrato solamente puede ser celebrado por una persona (obras de arte, patentes, derechos de autor u otros derechos exclusivos), por economa o causa social (desastres naturales), por seguridad nacional (para nes exclusivamente militares o de la Armada), cuando al ganador de una licitacin pblica se le ha rescindido el contrato, cuando una licitacin ha quedado desierta en dos ocasiones o cuando el servicio puede ser prestado personalmente por una persona fsica, sin requerir de la utilizacin de ms de un especialista o tcnico. Igualmente, este tipo de trabajos puede otorgarse sin el procedimiento de licitacin pblica cuando el importe de cada contrato es pequeo y no excede de los montos sealados en el Presupuesto de Egresos de la Federacin. Evidentemente, los contratos no pueden ser fraccionados para hacerlos cumplir con este supuesto de excepcin. La suma de los montos de los contratos que realice una institucin no deber exceder del 20% del presupuesto autorizado en este rubro en cada ao. Para proceder a la invitacin, deben prevalecer los criterios de economa, ecacia, eciencia, imparcialidad, entre otros aspectos relativos a las caractersticas, complejidad y magnitud del trabajo. El procedimiento de invitacin a cuando menos tres personas se inicia con el acto de presentacin y apertura de los sobres que contienen las propuestas. La adjudicacin slo puede llevarse a cabo si hay un mnimo de 3 propuestas susceptibles de ser analizadas tcnicamente. El contrato debe incluir el presupuesto correspondiente, el plazo de ejecucin en das naturales, con fecha de inicio y terminacin, as como los plazos para vericar la terminacin de los trabajos y la elaboracin del niquito. Respecto del acuerdo econmico, se establece el monto del anticipo y plazo, forma y lugar para el pago de las estimaciones parciales del trabajo ejecutado. Se jan las penas convencionales en caso de incumplimiento por alguna de las partes as como las posibles causas de rescisin del contrato. Para efectos legales, el contrato y sus anexos son instrumentos que vinculan a las partes en sus derechos y obligaciones. Una vez iniciado el proceso del proyecto, la Gerencia de la institucin lleva a cabo, de manera peridica, la supervisin y control de su desarrollo. A su trmino, se efecta la recepcin y el niquito del contrato correspondiente, y se establece el enlace del proyectista con la empresa constructora que ejecutar la obra producto del contrato de proyecto respectivo. El contrato de la obra es motivo de una licitacin independiente. El Gobierno lleva un registro de los contratistas (Padrn de Contratistas del Gobierno Federal), clasicndolos de acuerdo con su capacidad tcnica y econmica y su ubicacin en el pas. Una de las especialidades es la ejecucin de proyectos. La Ley marca que las dependencias y entidades solamente podrn celebrar contratos, tanto de obra pblica como de servicios correlacionados con la misma, con las personas o empresas inscritas en el Padrn. Para dicho registro se establece una serie de requisitos que debern ser cumplidos.
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REPROGRAMACIN
Cuando hay variaciones sustanciales en la ejecucin de un proyecto respecto de la planeacin original, es necesario proceder a una reprogramacin de los tiempos y recursos en las condiciones que permita el contrato. En Arquitectura y en la industria de la construccin, frecuentemente los proyectos tienen que enfrentarse a situaciones en los que reina la incertidumbre y la complejidad. Puede haber dos tipos de desviaciones, aquellas imputables a la empresa contratista (causas endgenas) o a la contratante (causas exgenas). Si las causas son endgenas, de acuerdo con lo jado en el control del proyecto inicial, se establece el avance alcanzado a la fecha, con un clculo estimativo del adelanto en el futuro, comparndolo con los planes originales. Se analizan las variaciones para determinar su magnitud y sus causas. Estas pueden deberse a varios problemas: personal insuciente o falto de calicacin, escasez de recursos materiales y equipos, fondos del presupuesto limitados o fallas de tiempo. El primer enfoque para la correccin de variaciones consiste en una mayor inyeccin de los recursos identicados como insucientes, dado que se supone que las tareas no se estn ejecutando en el tiempo que se les marc por fallas dentro de la organizacin y de la asignacin de recursos. Este criterio debe ser sumamente selectivo porque si no se identica claramente el recurso que escasea, se puede incurrir en gastos innecesarios sin solucionar el problema ni avanzar sustancialmente en el proyecto. Si las dicultades para llevar a cabo el plan original son no se pueden remontar, en cuanto a tiempo, la opcin es alargar el calendario para ejecutar el proyecto con una velocidad similar a la anteriormente desarrollada en la ejecucin de los trabajos terminados a la fecha, modicando el programa de fechas correspondiente. Esto necesariamente tendr que ser negociado con la parte contratante, se procede de igual forma si hay modicaciones en el presupuesto. Cuando las variaciones son exgenas pueden deberse al cliente, es decir, al contratante, quien puede tener la necesidad de cambiar las condiciones del proyecto, ya sea en tiempo, recursos econmicos entre otros aspectos. En imprescindible denir cada cambio y sus implicaciones en los planes del proyecto. Si hay modicaciones, as como disminuciones y adiciones en el alcance del proyecto, necesariamente habr cambios en el presupuesto que sern evaluados con los mismos criterios del proyecto original haciendo la reprogramacin correspondiente previa autorizacin por escrito del cliente tanto en las modicaciones de los trabajos como en los programas y en los presupuestos.
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PROYECTOS MEDIANOS
Su organizacin incluye al gerente del proyecto, un ayudante administrativo, un gerente de contratos y subcontratos, un gerente de planeacin y de ingeniera de sistemas, un gerente del control de proyecto y gerentes funcionales
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buscan las ventajas laborales para los profesionistas involucrados en los proyectos, as como su operatividad, normando las relaciones entre el cliente y el proyectista. Entre las caractersticas de los aranceles, se establece la obligatoriedad de que exista un convenio o contrato por escrito entre las dos partes. A pesar de que esto es lgico, muchos proyectistas, especialmente profesionistas independientes o despachos pequeos no tienen el suciente cuidado de llevarlo a cabo por lo que los convenios quedan a la palabra y a la buena fe de las partes, lo que puede ocasionar dao a cualquiera de ellas, dejndola en la indefensin al no tener soporte legal el trato. El Arancel del Colegio de Arquitectos de Mxico hace la enumeracin de los servicios profesionales prestados para la elaboracin de un proyecto arquitectnico. Al respecto distingue trabajos de campo y trabajos de gabinete. Las fases del diseo de gabinete son las siguientes: a) Diseo Conceptual, en el que se expresa la idea del encargo en forma elemental y esquemtica con base en la informacin recibida del cliente como son el programa de necesidades, los papeles ociales bsicos, etc. b) Anteproyecto o Diseo Preliminar, que expone las cuestiones fundamentales de las caractersticas generales del proyecto como son aspectos funcionales, formales, constructivos y econmicos con un estudio preliminar de costos. c) Proyecto arquitectnico o Diseo Bsico, que dene de manera precisa las caractersticas del proyecto en soluciones concretas sustentadas en bases tcnicas. En su contenido se puede vericar el cumplimiento de normas y reglamentos que lo afectan en el orden federal, estatal y municipal. d) Proyecto Ejecutivo o Diseo para la Edicacin, que es el desarrollo completo del proyecto con nes constructivos incluyendo detalles constructivos y especicaciones exhaustivas de materiales, sistemas constructivos y equipo que se incluye en el proyecto. Su contenido reglamentario es suciente para poder obtener todas las aprobaciones y permisos tanto federales, estatales como municipales. Incluye memorias descriptivas del proyecto, memorias estructurales, de la cimentacin y de las instalaciones, todos los planos necesarios para la ejecucin de la obra, as como especicaciones de materiales y procedimientos constructivos, cuanticaciones de obra y el presupuesto correspondiente. El trabajo de campo se compone de las siguientes fases: a) Asesora administrativa de la Obra. b) Supervisin del proyecto arquitectnico, de la estructura, de las instalaciones, y otros. c) Direccin de la Obra. Con relacin a la forma de cobro, este arancel establece tarifas basadas en el tipo de edicio, la supercie construida y el costo de obra estimado, pero no incluye los costos administrativos ni la utilidad del proyectista. Las tarifas estn diferenciadas por fases del proyecto, previendo que un proyectista puede elaborar todo el trabajo o una o varias partes del mismo. El Colegio de Ingenieros Civiles y la Cmara de la Consultora jan el precio de un proyecto de acuerdo con el personal empleado en el mismo, adicionado de un porcentaje de costos indirectos y utilidad; este criterio identica todos los costos directos e indirectos del proyecto y facilita su control econmico.
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CONCLUSIONES
La disciplina de la Gerencia de Proyectos ha evolucionado y ha dejado de ser un trabajo administrado de manera emprica con responsables del proyecto capacitados sobre la marcha con tcnicas de ensayo y error; la experiencia y los ndices de fallas llevaron a cambios progresivos en la manera de dirigirlos. La Gerencia de Proyectos necesita estar atenta a la capacitacin de su personal, ya que es evaluada por el desempeo del equipo y su habilidad para administrar diferentes tipos de proyectos. La moderna Gerencia de Proyectos se preocupa por mtodos y tcnicas aplicables a proyectos de distintos niveles de complejidad y aprovecha el enfoque gerencial para apoyar la visin tcnica. Planeacin, supervisin y ejecucin de los proyectos de forma consistente y lgica actualmente son herramientas para aumentar el ndice de xito de los proyectos en cuanto a tiempo, costo y calidad.
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