Autores: Andrs Alejandro Osorio. Gabriel Jaime Gonzalez.

Pablo Enrique Herrera Modulo: Gerencia del Conocimiento y la Tecnologa Profesor: Marco Antonio Mesa Especializacin en Gerencia de Proyectos. GRUPO 1 Sbados. UNIMINUTO.

LA TECNOLOGIA INFORMATICA APLICADA A LA GESTION DEL CONOCIMIENTO

La gestin del conocimiento aparece como un arma para reducir la prdida del capital intelectual que puede darse cuando las personas se van. En relacin con esto se propone crear una cultura dentro de la organizacin para que cada miembro almacene lo aprendido en cada proceso de trabajo; es decir hacer la captura de conocimiento en todos los procesos de la organizacin. La produccin y la circulacin del conocimiento esta hoy centrada en el medio digital, es decir en cuanto a las propiedades de los archivos digitales es importante formar a las personas de la organizacin para que adopten la metodologa de darles nombres expresivos y de completar las casillas de registro de datos que no se validan automticamente, ya que en ellas se asignan las categoras y palabras clave que se utilizaran en la implementacin.

Resumen
En este ensayo se quiere dar a conocer al lector la importancia que tiene las tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC) en la gestin del conocimiento de las organizaciones, comenzaremos con una breve definicin del significado de gestin del conocimiento, sus objetivos y las formas de utilizarlos en las compaas. Posteriormente se dar a conocer un ejemplo de la utilizacin de estas herramientas en nuestra compaa y finalmente se realizarn conclusiones.

Introduccin
La nueva economa ha provocado importantes cambios a las organizaciones. La globalizacin de los mercados, la expansin de las empresas multinacionales, el valor que actualmente se otorga a los activos intangibles y el uso de las tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC) son algunos ejemplos. En este sentido, la actividad que se genera en el s de las organizaciones es bastante ms compleja que en la era industrial y comporta el anlisis y la gestin estratgica de procesos que interactan con otros procesos y que pueden contribuir a alcanzar los objetivos de la organizacin y a mejorar su posicionamiento en el sector. Cuando enfrentamos el tema de la gestin del conocimiento, nos preguntamos cul es la novedad respecto de lo que hemos venido haciendo al respecto.

Marco Conceptual
La Gestin del Conocimiento es la encargada de reunir, analizar, almacenar y compartir el conocimiento e informacin de la organizacin. El objetivo principal del proceso consiste en mejorar la eficiencia, reduciendo la necesidad de redescubrir el conocimiento, esto convierte a la Gestin del Conocimiento como el proceso principal que nos permite mejorar la calidad de las decisiones que se toman dentro de la organizacin, al garantizar que aquellos a quien corresponde tomarlas

disponen de informacin segura y confiable, debido a esto se convirti en un proceso que administra los aprendizajes de la compaa y a la vez facilita la generacin de nuevo conocimiento a partir de experiencias propias y ajenas, este conocimiento es usado en el da a da para mejorar procesos, agilizar la resolucin de problemas e incrementar la competitividad. El proceso es llevado a cabo con el objetivo de fortalecer la estrategia de la compaa gracias a la alineacin de la cultura, la tecnologa (herramientas de Gestin del Conocimiento), los procesos y las necesidades organizacionales. Nos centraremos entonces en los dos procesos principales vinculados a la gestin del conocimiento en los cuales los sistemas de informacin pueden realizar aportes significativos, y analizaremos cada uno de ellos: La generacin del conocimiento organizacional. La comunicacin del conocimiento y su difusin por toda la organizacin.

entorno analtico diferenciado de un entorno operativo. En el entorno operativo funcionan los sistemas que sirven de soporte diario a la operacin de la compaa: sistemas ERP (cuyo alcance abarca principalmente a los Procesos administrativos, contables, impositivos, financieros) y sistemas verticales, propios de la actividad (por ej., para una compaa productora de hidrocarburos, sistemas de produccin, de reservorios, de generacin de modelos geolgicos, etc.). Estos sistemas generan datos a partir de los registros que hacen los usuarios. Es el soporte al da a da de la compaa. El entorno analtico, en cambio, est orientado a la generacin de informacin y es un elemento facilitador para la generacin de conocimiento en las empresas, ya que pone a disposicin de los usuarios herramientas que pueden utilizar para aprender, descubrir realidades que se desconocan acerca del desempeo de la empresa. Es claro que compaas con entornos analticos claramente diferenciados de sus entornos operacionales favorecen la generacin de conocimiento en sus integrantes. 2. Los sistemas de telemetra Los sistemas de telemetra son importantes elementos facilitadores de la gestin de informacin relacionada con el funcionamiento de equipos y sistemas de produccin y transporte de fluidos. En la industria de E&P tiene una especial aplicacin por la cantidad de equipamiento y las distancias que se manejan, y por lo relevante que puede resultar tomar conocimiento en tiempo y forma de un problema tcnico que puede derivar en prdidas concretas Estas tecnologas han avanzado mucho en los ltimos aos. Podemos destacar principalmente:

El rol de los sistemas de informacin en la generacin de conocimiento

Identificamos las siguientes temticas del campo de la tecnologa de la informacin que pueden ser efectivas herramientas para el desarrollo de conocimiento en las empresas: 1. Soluciones de Business Intelligence 2. Sistemas de telemetra 1. Business Intelligence (BI) Este concepto est vinculado con la posibilidad que tienen las empresas modernas de hacer uso de los grandes volmenes de datos acumulados en diferentes bases de datos y transformarlos en informacin til para mejorar el desempeo de las organizaciones. Contar con una estructura de Business Intelligence implica tener definido un

 El almacenamiento de datos en bases de datos relacionales (en lugar de archivos con datos en formatos propietarios nicamente accesibles desde el software especfico provistos por los proveedores de stos). El uso de sistemas de bases de datos relacionales facilita el uso de software y herramientas de anlisis de la informacin recepcionada desde los puntos de medicin, ya que es posible elegir entre distintos softwares para la explotacin de estos datos La extensin en el uso de estos sistemas, en el sentido de la ubicacin de sensores que actan como puntos de captura de valores que transmiten como datos a una ubicacin remota (fondo de pozos e interior de equipos de proceso, por ejemplo Es un generador de conocimiento en la organizacin. Como veremos en el siguiente apartado, una vez logrado el objetivo de contar con un ambiente propicio para la generacin de conocimiento, el desafo para las empresas es lograr que este conocimiento no quede reducido a una persona o grupo sino que sea puesto a disposicin del resto de la organizacin y que se convierta en un activo de sta.

informtico de la compaa, est transfiriendo a sta elementos que pueden ser utilizados por otros actores Las organizaciones tienen la facultad de definir qu sistemas informticos utilizarn sus colaboradores y qu informacin deben registrar en ellos. Generalmente, no se tiene conciencia del valor que tiene esta posibilidad: el definir polticas de generacin de informacin y su registro en sistemas informticos de acceso corporativo.

2. Mecanismos indirectos: utilizar bases de datos corporativas de gestin de informacin combinadas con herramientas de Business Intelligence para ampliar la disponibilidad de la informacin y el conocimiento generado a partir de sta en la organizacin. Un usuario que genera en forma autnoma sus propios reportes, o cubos de anlisis en un dominio determinado, puede publicar lo que ha aprendido el conocimiento que ha generado utilizando entornos colaborativos, tales como intranets corporativas o publicacin de cubos de anlisis, reportes o KPIs para su acceso por parte de terceros. Con el avance de Internet como plataforma de comunicaciones, surgieron numerosos sistemas de colaboracin en tiempo real: stos permiten comunicar personas distantes geogrficamente, pertenecientes incluso a distintas organizaciones.

Mecanismos directos e indirectos de distribucin del conocimiento

Entendemos dos estrategias alternativas para instrumentar esta comunicacin del conocimiento en la organizacin: 1. Mecanismos directos: intercambios personales entre individuos (presenciales o virtuales) o registro voluntario de un conocimiento adquirido. Presentamos algunas ideas: Todo el personal de las empresas modernas utiliza sistemas de informacin (desde planillas Excel hasta software especfico para su actividad o sistemas administrativos-operativos integrados ERP). Cada vez que un colaborador registra datos en un sistema

Como se aplica la Gestin del conocimiento en la Empresa.

Dentro de nuestra organizacin se trabaja bajo el modelo ITIL Foundations v3, (Information Technology Infraestructure Library), el cual es un marco de buenas prcticas documentadas de forma abstracta, con el objetivo de poder ser aplicadas en cualquier organizacin de TI. Est especficamente desarrollado para los servicios de mantenimiento y operacin de TI,

y proporciona objetivos de servicio adems de actividades e indicadores clave de servicio. ITIL tambin brinda una descripcin detallada de un extenso conjunto de procedimientos de gestin ideados para ayudar a las organizaciones a lograr calidad y eficiencia en las operaciones de TI. Estos procedimientos son independientes del proveedor y han sido desarrollados para servir como gua que abarque toda infraestructura, desarrollo y operaciones de TI. Dentro de este marco de referencia, el cual se divide en 5 publicaciones se encuentra la Gestin de Transicin del servicio (Service Transition), la cual tiene como misin hacer que los productos y servicios definidos en la fase de diseo del servicio se integren en el entorno de produccin y sean accesibles a los clientes y usuarios autorizados, igualmente a esta fase de Transicin del Servicio se encuentran asociados una serie de procesos de manera directa, donde se destaca el proceso de la Gestin del Conocimiento, en la cual se gestiona toda la informacin relevante a la prestacin de los servicios asegurando que est disponible para los agentes implicados en su concepcin, diseo, desarrollo, implementacin y operacin. En cuanto al tema de herramientas de gestin del conocimiento, manejamos un repositorio llamado el SKMS (Sistema de Gestin del Conocimiento del Servicio), el cual es una herramienta que proporciona funcionalidades de presentacin, procesamiento y gestin para interactuar con la Base de Datos de Gestin del Conocimiento del Servicio de la organizacin. Bsicamente el SKMS est estructurado, en varias capas que se articulan en torno a la base de datos donde se almacena la informacin propiamente dicha, y tiene 2 opciones de visualizacin: Intranet: Permite poner en comn todas las bases de datos, cifras, normas y conocimientos de la empresa y los trabajadores, con lo que proporciona informacin suficiente para que el empleado desarrolle su trabajo de manera ptima y aporte el mximo valor aadido a los servicios

que se ofrecen a los clientes. Ejemplo: Polticas, procesos, procedimientos, formularios, plantillas, listas de comprobacin, catlogo de servicios, clientes, usuarios, configuraciones, incidencias, problemas, cambios, entregas, rendimiento de las configuraciones. Extranet: Mejora la calidad del servicio ofrecido a los clientes ya que les permite realizar consultas de pedidos, situacin de los stocks de productos, precios, plazos de entrega, etc., facilitando de este modo el contacto y el intercambio de informacin con los clientes. Ejemplo: Catlogo de Servicios, informes del servicio. Todas estas herramientas tienen como objetivo fundamental orientar el uso de las tecnologas a la mejora de la calidad de gestin y a la eliminacin de las barreras geogrficas que dificultan la comunicacin, informacin y aprendizaje, dentro de la organizacin; pues de una manera muy rpida, gil y sencilla, cualquier interesado tendr acceso a todos los documentos necesarios para su gestin.

Algunas de las ventajas percibidas gracias al proceso de Gestin del Conocimiento son: Construccin de comunidades de aprendizaje basadas en la colaboracin. Acceso fcil a informacin que se transforma en experiencia. Agilidad en tiempos de respuesta a situaciones problemticas e incremento de la productividad, ya que al documentar los errores detectados y las soluciones aportadas en cada caso, principalmente desde la Gestin de Incidencias y Errores, se puede confeccionar un registro que recibe el nombre de KEDB (Base de Datos de Errores Conocidos) y que ayuda a minimizar el tiempo de catalogacin y solucin de los mismos en el futuro. No se duplica el trabajo innecesariamente. Si surge un problema que ya se present en el pasado, pueden recuperarse con facilidad los detalles de la solucin

aplicada entonces, ahorrando tiempo y esfuerzo. Mejor aprovechamiento de los recursos existentes. Prevencin de situaciones de desinformacin en caso de faltar los "propietarios" de los datos de acceso a una aplicacin, de contacto con un cliente, etc.

grandes volmenes de datos generados diariamente en sus sistemas de informacin en informacin valiosa y til para que los integrantes de las compaas aprendan sobre el negocio, el entorno y los resultados de su gestin y puedan comunicarlo a otros integrantes de la organizacin de un modo eficiente.

Las principales dificultades que se presentan a la hora de implementar la Gestin del Conocimiento dentro de una organizacin: Los miembros del personal estn saturados de trabajo y no disponen de tiempo para documentar los datos o dan prioridad a otras tareas ms urgentes. Los miembros del personal no confan en los datos registrados, de modo que recurren a otras vas a la hora de buscar informacin. Los datos estn mal estructurados, son incompletos o no estn adaptados a la audiencia a la que van destinados, por lo que en la prctica resultan inservibles. Los datos se registran pero no se revisan, por lo que la informacin disponible est desactualizada o incompleta.

Nos obliga a pensar y actuar en las nuevas condiciones de generacin y circulacin de la informacin, tanto en la representacin digital como en las formas flexibles de vinculacin entre las personas. Lo importante es que la salida no parece estar en la potencia tecnolgica sino en la capacidad de reflexionar y representar el hacer de los seres humanos.

Conclusiones

Enfrentar la gestin del conocimiento en una organizacin es entonces una tarea que requiere pensar que vale la pena acumular el trabajo humano intelectual y preservar los recursos que producimos en cuanto al conocimiento, que ellos no nos pertenecen, y como no somos dueos de los recursos naturales que debemos proteger, ms all del posible beneficio econmico de su explotacin.

Las posibilidades que el uso de estas herramientas presentan para que puedan transformar sus tesoros ocultos de