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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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30/11/2012 04

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PRESENTADO POR:
ANDREA BECERRA YULIED AVILA AVILA NUBIA MILENA RICO VIVIANA PAOLA SANCHEZ CARMEN ALICIA SANCHEZ ADRIANA MARTINEZ CARRILLO

PRESENTADO A: ROSANA GARZON

BOGOTA D.C. NOVIEMBRE 15 DE 2012 SENA CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVO

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TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO................................................................................................2 INTRODUCCION........................................................................................................3 OBJETIVOS................................................................................................................ 4 MARCO JURIDICO......................................................................................................5 PROPOSITO ............................................................................................................. 6 ALCANCE..................................................................................................................7 POLTICAS NORMAS Y ALINEAMIENTOS....................................................................8 UNIDAD DE COMPRA-VENTA:...................................................................................9 DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO.......................................................................10 UNIDAD DE CONTRALORIA Y TESORERIA...............................................................11 DIAGRAMA DE FLUJO..............................................................................................12 GLOSARIO.............................................................................................................. 13

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INTRODUCCION Hoy en da dentro de las organizaciones existen gran variedad de procesos y procedimientos, estos se ligan a unas normas especficas de ejecucin registradas en un documento que rigen como debemos llevar a cabo cada una de las labores asignadas Este manual esta orientado a la recoleccin de los procesos y procedimientos que facilitan al personal el cumplimiento de las actividades y la manera de cmo deben desarrollarse. su finalidad es lograr, eficiencia, efectividad y coordinacin de las acciones o labores para el logro de los objetivos.

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OBJETIVOS
El objetivo del presente documento es dar a conocer en forma detallada cada una de las funciones y procesos que se deben llevar a cabo para todos los cargos de las organizaciones.

Generar altos estndares de calidad en cada uno de los procesos que se llevan a cabo dentro de la organizacin.

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Evitar la prdida de informacin por errores que se den a causa de desconocimiento de las tareas especficas. Que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente.

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MARCO JURIDICO Funcionamos de acuerdo a lo establecido en elCDIGO SUSTANTIVO DEL TRABAJO: Artculos 29, 30, 31, 34, 56, 57, 58, 60, 62, 108, 200, 201, 202, 205, 206, 207, 210, 211, 216, 217, 348, 349 ...

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PROPOSITO El propsito fundamental del presente documento es el de contribuir a facilitar la coordinacin y el desempeo de cada uno de los cargos para lograr los objetivos de los planes y programas establecidos.

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ALCANCE Este manual se aplica bsicamente al rea administrativa encargada de llevar a cabo la de la organizacin de la empresa y la regulacin de sus procesos Comnmente esta rea esta integrada por personal del departamento contabilidad, talento humano, compras y tesorera ellos estn encargados de afiliaciones, pagos internos y externos adems de la supervisin de cada uno de los procedimientos existentes en la compaa.

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POLTICAS NORMAS Y ALINEAMIENTOS Unidad de Contralora y Tesorera Esta unidad tiene a su cargo la responsabilidad de la medicin, identificacin, acumulacin, anlisis, preparacin, interpretacin, y comunicacin de la informacin financiera que ser utilizada por la administracin para planear, evaluar y controlar dentro de una organizacin. As mismo se encarga de preparar los informes financieros que sern utilizados por la gerencia para la toma de decisiones dentro de la organizacin. La unidad de contralora y tesorera al igual que las dems unidades de la organizacin tienen sus funciones especficas, dentro de ella se manejan los registros contables que requieren realizarse para que la empresa pueda operar. Las operaciones ms comunes realizadas en esta unidad son: el registro de nmina, registro de compra de materia prima y venta de productos, as como tambin clculos de costos, gastos e impuestos y elaboracin de estados financieros que sern utilizados por la gerencia. Por otra parte maneja las relaciones con los inversionistas, trmites bancarios, crditos y cobranza y administracin de riesgos, las cuales son claves para una organizacin. Esta unidad es el centro de los asuntos financieros y operativos de DISCOVERY ENERGY SERVICES, ya que maneja en lo mbito contable, donde se da a conocer la situacin econmica de la empresa.

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UNIDAD DE COMPRA-VENTA: De la unidad de compra y ventas depende que la cartera de clientes y proveedores sea cada vez mayor. Esta unidad elabora las polticas de ventas y compras, que ayudan a prever las condiciones de contratacin de manera de favorecer la optimizacin de los planes de produccin. Su objetivo es establecer y afianzar los contactos en primer trmino con los clientes, siendo el responsable de identificar cabalmente sus requerimientos y plasmarlo adecuadamente en la orden de produccin y en un segundo trmino con los proveedores quienes suministran la materia prima adecuada que le ayudara a la fabricacin de un producto de calidad. Por otra parte la unidad tiene la responsabilidad de vigilar el funcionamiento adecuado de la red de distribucin de manera que los productos no se deterioren antes de ser adquiridos por el cliente.

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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO Unidad de compra y venta

"Fijar especificaciones para los productos a adquirir" dentro de la empresa(maquinarias para perforacin.)

"Decisiones de mercadeo" en empresas distribuidoras. cuales artculos tienen aceptacin y venta entre nuestros clientes (bienes que sern fuente para abastecerse.)

"Ciclo de manejo fsico de los productos", desde el embarque por el proveedor, transporte, recepcin, almacenaje y venta o requisicin.

"Ciclo administrativo de las compras". Autorizacin de las solicitudes y rdenes de compra, colocacin de las mismas con el proveedor seleccionado, recepcin de mercancas, pago y contabilizacin de los bienes.

"Polticas y procedimientos de control de las existencias" que permiten conocer el momento en que deba reabastecerse cierto producto en el almacn.

"Polticas de control de calidad" en que se fijan estndares, se vala la capacidad de los proveedores y se verifica el cumplimiento de la calidad requerida.

"Procedimientos financieros" involucran presupuestos, crditos, inversin en inventarios, desembolso y pago de facturas.

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UNIDAD DE CONTRALORIA Y TESORERIA

Recaudar con arreglo a las disposiciones vigentes el valor de servicios, impuestos, recargos, intereses, multas y los dems valores a cargo del Municipio, relacionados con sus rentas.

Coordinar hasta su terminacin los juicios ejecutivos por Jurisdiccin Coactiva a que haya lugar, comenzando por el proceso del cobro persuasivo, previa delegacin del seor Alcalde. Efectuar los pagos que le corresponden, si los documentos respectivos renen las condiciones exigidas por las Leyes, Ordenanzas, Acuerdos y dems normas fiscales. Rendir los informes peridicos exigidos por entidades del orden nacional y los dems que le sean solicitados. Expedir los paz y salvo por conceptos de impuestos. Organizar y conservar los archivos financieros de la entidad, de acuerdo con las disposiciones que le rijan. Rendir a la Contralora Municipal las cuentas o informes determinados por esa entidad, en la forma y dentro de trminos que ella le fije. Observar, evaluar e introducir los procedimientos de Control Administrativo Interno que se establezcan procurando obtener los conceptos de eficiencia, eficacia y economa de acuerdo a los postulados de Control Interno.

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DIAGRAMA DE FLUJO
PROYECTOS INDUSTRIAS PETROLERAS DISCOVE RY ENERGY SERVICE EQUIPO DE PERFORACION PACIF C RUBIALES , PETROBRAS I CHEVRON

GERENT E JAIRO ALFRED O PERALT A

PERFORACION Y COMPLETAMIENTO DE POZOS DE PETROLEO

OBREROS DE PATIO, CUEROS , MAQUINISTAS, ENCUELLADORES

HOJA DE VIDA, CARNET DE VACUNAS

POZO TERMINA DO

EL TALADRO CUMPLE CON TODO SU PROCESO

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GLOSARIO Acciones: Ejercicio de la facultad de hacer o realizar alguna cosa Acumulacin: es la accin y efecto de acumular. El trmino procede del vocablo latino accumulato y est vinculado al verbo que refiere a amontonar o juntar algo Afiliaciones: Ingreso de una persona dentro de una corporacin, como miembro de la misma Anlisis: un anlisis consiste en identificar los componentes de un todo, separarlos y examinarlos para lograr acceder a sus principios ms elementales. Calidad: Superioridad o excelencia Compaa: Unin y cercana entre personas o cosas, o estado en el que se encuentran juntas: Contralora: Funcin establecida por una organizacin para controlar sus operaciones, ingresos, costos y gastos, con la finalidad de eficientes la utilizacin de sus recursos y cumplir con sus objetivos establecidos Desempeo: Realizacin de las funciones propias de un cargo o trabajo Eficiencia: Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles Finalidad: Objetivo o fin con que se hace una cosa Lineamientos: conjunto de acciones especificas que determinan la forma, lugar y modo para llevar a cabo una poltica en materia de obra y servicios relacionados con la misma. Mercadeo: Conjunto de operaciones por las que ha de pasar una mercanca desde el productor al consumidor

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Operaciones: Constituye una negociacin o bien permite nombrar al contrato sobre valores o mercancas

Pagos: Entrega de un dinero o especie que se debe Polticas: Tcnica y mtodos con que se conduce un asunto Procedimiento: Mtodo o sistema estructurado para ejecutar algunas cosas. Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenmeno natural o de una operacin artificial Propsito: Objetivo, fin o aspiracin que se desea lograr Proveedores: Persona o empresa que abastece de algunos artculos necesarios Registros: es un trmino que se origina en el vocablo latino regestum. Se trata del accionar y de las consecuencias de registrar, un verbo que refiere a observar o inspeccionar algo con atencin. Registrar tambin es anotar o consignar un cierto dato en un documento o papel. Tesorera: es la oficina encargada de la custodia de los fondos y de realizar los fondos
Es la oficina encargada de la custodia de los fondos y valores y de realizar los cobros y pagos de una entidad o empresa. Se emplea como sinnimo de la hacienda de un Estado, provincia, municipio

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