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REGISTRO ACTA REUNIN No.

Revisin No.: 4 Cdigo: RCAL004

Lugar: Sala de Juntas Gerencia Administrativa y Financiera Objetivo: Revisar las observaciones y solicitudes de aclaracin realizadas por los posibles proponentes a los Pliegos de Condiciones del proceso CO-GAF-USL-004-0042010 correspondiente a la prestacin del servicio de transporte terrestre en la modalidad de servicio pblico especial y aprobacin pliego de condiciones para su publicacin en la pgina WEB. Comit o Proceso: COMISIN EVALUADORA Hora inicial: 8:30 a.m. Hora final: 9:30 a. m. Lder: Ingeniera Fabiola Idarraga Bernal Cargo: Jefe Unidad Servicios Logsticos Secretario: Cargo: Fecha: Julio 19 de 2010 PARTICIPANTES NOMBRE PABLO ARTURO NIO LPEZ MARLON FARICK RINCN ALJURI FABIOLA IDARRAGA BERNAL FABIOLA IDARRAGA BERNAL CARGO GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO SECRETARIO GENERAL JEFE UNIDAD FINANCIERA ( E) JEFE UNIDAD SERVICIOS LOGSTICOS

TEMAS TRATADOS En Bucaramanga a los diecinueve (19) das del mes de julio de 2010, se reunieron en la Sala de Juntas de la Gerencia Administrativa y Financiera de la Electrificadora de Santander S.A. ESP, los integrantes de la Comisin Evaluadora con el fin de analizar las preguntas y aclaraciones realizadas por los posibles proponentes a los Pliegos de Condiciones del proceso CO-GAF-USL-004-004-2010 correspondiente a la prestacin del servicio de transporte terrestre en la modalidad de servicio pblico especial y aprobacin pliego de condiciones definitivos para su publicacin en la pgina WEB. Seguidamente se consignan por proponente las observaciones, aclaraciones y la decisin tomada por la Comisin Evaluadora: EMPRESA COTAXI 1. En atencin a lo previsto en el numeral 1.13 denominado ETAPAS Y PLAZOS DEL PROCESO DE CONTRATACIN, que indica el trmino para presentar observaciones al pliego de condiciones preliminar hasta el 29 de Enero de la presente anualidad. Sugerira ampliar el plazo a diez (10) das hbiles, por considerar que el primer plazo

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no es suficiente para realizar una evaluacin tcnica, econmica y jurdica a profundidad, como la que amerita este tipo de procesos de contratacin. Considero tener en cuenta, que los pliegos preliminares fueron dados a conocer pblicamente tan solo 6 das hbiles anteriores a la fecha de vencimiento a la consulta y recepcin de observaciones antes referenciada, trmino que impide lograr un examen profesional especializado sobre todas las variables del negocio perseguido, especficamente en lo atinente a la estructuracin financiera, la idoneidad tcnica de los bienes que se deben poner a disposicin para el cumplimiento del objeto contractual, as como el rgimen jurdico al que estar sometido el contrato, situacin que podra afectar la participacin en la presentacin de aportes y sugerencias de quienes como en nuestro caso aspiramos a presentar oferta en tan importante proceso de contratacin. Por otra parte, sugerimos a ESSA tambin debe considerar que la estimacin econmica del proceso sub examine confrontada con el Manual de contratacin de ESSA, recae dentro del proceso de seleccin denominado invitacin pblica, lo que nos lleva a inferir la necesidad de tener holgura en las diferentes etapas del proceso de seleccin. RESPUESTA: Se publican nuevamente los pliegos, de acuerdo al cronograma incluido. 2. Respeto al requisito de participacin denominado estabilidad econmica y capacidad financiera, inmerso en el numeral 2.2.3, consagra que el proponente debe cumplir con un ndice de liquidez superior al 1.20%, condicin que sugiero flexibilizar en atencin a que un ndice de liquidez mayor a 1.0% permite mostrar que un proponente cuenta con el respaldo suficiente para obligarse y responder a sus compromisos frente a terceros a corto, mediano y largo plazo. Aunado a lo anterior este incide no considera aspectos preponderantes como lo es, que un proponente debe asumir obligaciones directamente relacionadas e inherentes al objeto del contrato tal como seria la existencia y disponibilidad de parque automotor, el suministro de combustible y el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehculos, es decir que el proponente debe contar con la infraestructura adecuada, criterio que podra llevar a una fluctuacin del ndice de liquidez. Descritas las razones sugiero se disminuya el porcentaje del ndice de liquidez a 1.1.6. DECISIN COMIT EVALUADOR: Se acepta la observacin y se modifican los pliegos de condiciones, dirigirse al numeral 2.2.4 Estabilidad Econmica y Capacidad Financiera. 3. En el numeral 3.5.2. contempla como factor de evaluacin, la experiencia, que deber certificar el proponente con la ejecucin de contratos con el mismo objeto del pliego en los ltimos 5 anos. Si bien la denominacin del objeto a contratar en el numeral 1.7. obedece a la prestacin del servicio de transporte terrestre en la modalidad de

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servicio pblico especial, a rengln seguido en el numeral 1.8., se establece el alcance de la contratacin, en el cual se relaciona que transportaran personas, materiales, equipos, e insumos. Igualmente en los criterios de participacin se debe acreditar licencia de funcionamiento como prestador del servicio pblico de transporte terrestre automotor especial y como prestador del servicio publico de transporte terrestre automotor de carga. En atencin a lo descrito estimo conveniente se tenga en cuenta la experiencia certificada en la ejecucin de contratos con el mismo objeto del pliego, al igual que la experiencia relacionada certificada a travs del servicio pblico de transporte en la modalidad de personas y carga, para que de esta forma se logre una evaluacin completa, ponderada y congruente de la experiencia del proponente, pues como se exige actualmente, solo se evaluara la experiencia directamente relacionada con el objeto del contrato, excluyendo la experiencia directa relacionada con el alcance de los pliegos y con los requisitos de participacin exigidos. DECISIN COMIT EVALUADOR: Se acepta la observacin y se informa que este punto se modific y se paso como requisito de participacin, consultar pliegos definitivos numeral 2.2.1. 4. Respetuosamente solicitamos se informe cuales son los impuestos, tasas y contribuciones con sus respectivos porcentajes a ser aplicados por la suscripcin y ejecucin del contrato, as mismo se determine cuales gravmenes impositivos son exigidos como requisitos previos a la ejecucin del contrato. 5. Respetuosamente solicitamos se indique las contribuciones previas y/o posteriores deducibles de las cuentas de cobro o presentada con la misma, en razn al rgimen jurdico al que esta sometido ESSA por ser una sociedad de economa mixta. DECISIN COMIT EVALUADOR: Se aclara su pregunta: Segn la Ordenanza No. 15 de 1987 todo contrato, orden de trabajo y orden de prestacin de servicios que celebre la empresa Electrificadora de Santander .S.A.ESP se deber cancelar la suma de veinte pesos ($20.oo) por cada mil ($1.000.oo) o fraccin. As mismo la empresa efectuar la retencin de IVA, el impuesto de industria y comercio y la retencin en la fuente a lugar. 6. Respetuosamente solicitamos se determine las fechas y plazos del proceso de seleccin, en razn a que en el estado actual no es posible establecer un cronograma por parte del proponte encaminado a lograr la preparacin de la oferta. DECISIN COMIT EVALUADOR: Se informa que en la nueva publicacin de los pliegos se establece el cronograma del proceso.

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7. En el numeral 2.2.1. de los requisitos de participacin, establece que el certificado de Existencia y Representacin Legal no debe tener una fecha de expedicin superior o igual a 3 meses a la fecha de cierre del proceso de contratacin, y en el literal b del numeral 2.3., consagra que la fecha de expedicin no puede ser mayor a 30 das a la fecha de presentacin de su propuesta. Respetuosamente solicitamos se haga claridad sobre cual de los dos opciones antes transcritas ser determinante al revisar los requisitos de participacin DECISIN COMIT EVALUADOR: Se acepta la observacin y se modifican los pliegos de condiciones as: Certificado de Existencia y Representacin Legal Los proponentes debern acreditar su existencia y representacin legal mediante certificado expedido por la entidad competente de su domicilio principal, teniendo en cuenta que la duracin de una sociedad, para los efectos de la contratacin, debe ser al menos igual al plazo de ejecucin del contrato y un (1) ao ms. El certificado que acredite la existencia y representacin legal no debe tener una fecha de expedicin superior a treinta (30) das, en la fecha de cierre del proceso de contratacin. En caso de consorcio o unin temporal, cada integrante debe cumplir con este requisito. EMPRESA RADIO TAXI LIBRES 1. Que posibilidad existe de bajar el K de contratacin de 3.000 a 2.500 SMMLV. DECISIN COMIT EVALUADOR: Se acepta la observacin y se modifican los pliegos de condiciones ver numeral 2.2.8 pliegos definitivos 2. En las especificaciones de los vehculos se encuentra camperos, estos vehculos puedes ser reemplazados por camionetas 4x2 o 4X4? DECISIN COMIT EVALUADOR. Se aclara que se requieren tanto camperos como camionetas 4X4. EMPRESA TRANSPORTES CALDERN 1. La facturacin de peajes, viticos y horas extras realizar aparte?, teniendo en cuenta que estos corresponden a costos variables. Se podr manejara de manera individual una factura final de cada periodo o se relacionara todo en una factura la cual tendra el valor total del servicio mensual.

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DECISIN COMIT EVALUADOR: Se aclara que el valor de hora ofertado es a todo costo. 2. Por otra parte y haciendo referencia al numeral 3.5.2 de la experiencia del proponente, vale la pena destacar que si es claro el requerimiento acerca del tiempo de experiencia del proponente no hacen nfasis en que tipo de experiencia debe acreditar el aspirante; es decir que si el objeto del contrato es el servicio de transporte terrestre automotor en la modalidad de servicio pblico especial la destreza, conocimiento y experiencia la deben certificar y avalar en esa modalidad y no en ninguna otra. DECISIN COMIT EVALUADOR: Este punto se reform y se paso como requisito de participacin, consultar pliegos definitivos numeral 2.2.1. EMPRESA COAPENSSAR SERVICIOS 1. Pago por horas: Por este sistema se hace muy difcil para la ESSA, llevar el control. Recomendamos plantear otro tipo de liquidacin ms favorable para las dos partes. DECISIN COMIT EVALUADOR: No se acepta la observacin. 2. Parque automotor 100 vehculos: Creemos que es muy alta la exigencia. Se va a ver limitada la pluralidad de la participacin. DECISIN COMIT EVALUADOR: Se acepta la observacin y se modifican los pliegos de condiciones as: Capacidad operativa: El proponente deber acreditar que posee una flota mayor o igual a setenta (70) vehculos. Para esto podr presentar copias de contratos, certificados de propiedad o similares. Dichas copias deben anexarse a la propuesta. Para el caso de consorcios o uniones temporales, se sumara el nmero de vehculos de cada integrante del consorcio o unin temporal acredite, de forma proporcional a su porcentaje de participacin 3. K de contratacin mayor o igual a 3.000 salarios mnimos: vale el mismo comentario que para los prepliegos de arrendamiento de vehculos. a, comprada con vehculos. DECISIN COMIT EVALUADOR: Se acepta la observacin y se modifican los pliegos de condiciones ver numeral 2.2.8 pliegos definitivos: 4. Publicar presupuesto oficial: Para dar ms transparencia al proceso recomendamos

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publicar el presupuesto oficial. DECISIN COMIT EVALUADOR. No se acepta la observacin. 5. Nmero mnimo de proponentes: Los prepliegos dicen: 1.1.4 NMERO MNIMO DE PROPONENTES. El nmero de proponentes a tener en cuenta para la presente invitacin es indeterminado. Aqu debera decisor el nmero mnimo de proponentes ( 2 o 3 etc) para que haya seleccin objetiva. DECISIN COMIT EVALUADOR. No se acepta la observacin. 6. Estabilidad econmica y capacidad financiera: Vale el mismo comentario para los prepliegos de la contratacin de arrendamiento de vehculos, donde se hicieron observaciones a los indicadores. DECISIN COMIT EVALUADOR: Se acepta la observacin y se modifican los pliegos de condiciones, dirigirse al numeral 2.2.4 Estabilidad Econmica y Capacidad Financiera. EMPRESA MOVILIZAMOS 1. NUMERAL 1.8. ALCANCE. Es posible precisar a que municipios se refiere cuando dicen y algunos municipios aledaos?. DECISIN COMIT EVALUADOR: En el numeral 1.4 se especifican los municipios que conforman las ADES. 2. NUMERAL 2.2.3. Por favor tener en cuenta que a partir del ao 2002 (no tengo el dato exacto), el Ministerio de Transporte Cerr la concesin de licencias o habilitaciones para creacin de empresas de Servicio Pblico Especial, por lo tanto no podra ser posible que se presenten empresas creadas con posterioridad al 31 de diciembre del ao anterior en el cual se presenta la oferta. DECISIN COMIT EVALUADOR: Se acepta la observacin, se modifica lo pertinente. 3. NUMERAL 3.5 FACTORES DE EVALUACIN. Tenga la bondad de dar explicacin al segundo prrafo de este numeral, pues no me qued claro a que se refieren. DECISIN COMIT EVALUADOR: La Secretaria General, expide un certificado de los proveedores que han contratado con la empresa, donde informa la calificacin de la firma, cumpliendo con lo dispuesto en el Instructivo para la Reevaluacin de proveedores

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y servicios, no aplica para proveedores que no han contratado con ESSA. 4. NUMERAL 3.5.2. EXPERIENCIA : 20 PUNTOS. Por favor aclarar si para obtener el factor E, se sumar en SMMLV, del ao en el cual se ejecut el contrato o del ao actual. DECISIN COMIT EVALUADOR: Se aclara que la experiencia se tendr en cuenta en SMMLV del ao en el cual se ejecuto el contrato. Este punto se reformo y se paso como requisito de participacin, consultar pliegos numeral 2.2.1. 5. QUINTA: NUMERAL 5.2. SALUD OCUPACIONAL. Por favor informar si este requisito, se deben evidenciar durante la presentacin de la propuesta o cuando se adjudique el contrato. DECISIN COMIT EVALUADOR: Cuando se adjudique el contrato. 6. CONDICIONES DEL SERVICIO: Por favor aclarar si las 45 horas sern garantizadas como tiempo mnimo a reconocer por semana, cuando no haya festivos, en este caso para los vehculos fijos, los cuales no podran dedicarse a otra actividad en el tiempo cesante o disponible. DECISIN COMIT EVALUADOR: Se aclara que este punto se modifico, El nmero mnimo de horas mensuales para los vehculos fijos ser de 200 horas. OTROS ASPECTOS: Se pone a consideracin y aprobacin el Cronograma de las etapas y plazos del proceso de contratacin.

ACTIVIDAD Publicacin pgina Web Pliegos de condiciones preliminar para consulta y recibir observaciones. Estudio de observaciones. Declaracin en firme de Pliegos de condiciones. Publicacin oficial de Pliegos de condiciones definitivos en la pgina Web de ESSA.
Cierre del proceso de invitacin y lmite para entrega de ofertas. Apertura urna en acto pblico.

FECHA
22-07-201027-07-2010 28-07-2010 29-07-2010 30-07-2010 30-07-2010 5-08-2010 5-08-2010

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En constancia firman los asistentes: NOMBRE PABLO ARTURO NIO LPEZ MARLON FARICK RINCN ALJURI FABIOLA IDARRAGA BERNAL FABIOLA IDARRAGA BERNAL CARGO GERENTE ADMINISTRATIVO SECRETARIO GENERAL JEFE UNIDAD FINANCIERA ( E ) JEFE UNIDAD SERVICIOS LOGSTICOS FIRMA

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