TEMA 4 MANUALES ADMINISTRATIVOS 4.1. Conceptos 4.2. Objetivos 4.3. Clasificacin bsica 4.3.1. Por su naturaleza 4.3.2.

Por su rea de aplicacin 4.3.3. Por su contenido 4.3.4. Por su mbito Las empresas deben formalizar la informacin en funcin de su estructura y operacin, para testimoniar entre sus miembros como se encuentran organizados, como es su funcionamiento, cual es su razn de ser y hacia donde se encaminan. 4.1. Concepto Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica, informacin de una organizacin (antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos, etc.), as como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeo de sus tareas. 4.2. Objetivos * Presentar una visin de conjunto de la organizacin (individual, grupal o sectorial). * Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para de3finir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. * Coadyuvar a la correcta realizacin de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo. * Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo, evitando la repeticin e instrucciones y directrices. * Agilizar el estudio de la organizacin. * Facilitar el reclutamiento, seleccin e integracin del personal.

* Sistematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y aplicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin. * Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto en relacin con el resto de la organizacin. * Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos que la componen. * Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos disponibles. * Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones. * Servir como vehiculo de orientacin e informacin a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios y/o clientes con los que interacta la organizacin. 4.3. Clasificacin bsica 4.3.1. Por su naturaleza o rea de aplicacin > Macroadministrativos > Mesoadministrativos > Microadministrativos 4.3.2. Por su contenido > De organizacin > De procedimientos > De historia de la organizacin > De polticas > De contenido mltiple > De puestos > De tcnicas > De ventas > De produccin

> De finanzas > De personal > De operacin > De sistemas 4.3.3. Por su mbito > Generales > Especficos 4.3.1. Por su naturaleza o rea de aplicacin > Macroadministrativos Son aquellos documentos que contienen informacin de mas de una organizacin > Mesoadministrativos Son instrumentos que involucran a todo un grupo o sector, o a dos o ms organizaciones > Microadministrativos Son los manuales que corresponden a una sola organizacin y pueden referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus reas en forma especifica 4.3.2. Por su contenido > De organizacin Estos manuales contienen informacin detallada referente a los antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura orgnica, funciones, organigramas, niveles jerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad, as como canales de comunicacin y coordinacin de una organizacin. > De procedimientos Constituyen un instrumento tcnico que incorpora informacin sobre la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones concatenadas entre s, que se constituyen en una unidad para realizacin de una funcin o tarea especfica en una organizacin. > De historia de la organizacin

Estos manuales son documentos que refieren la historia de una organizacin, como su creacin, crecimiento, logros, evolucin de su estructura, situacin y composicin. > De polticas Tambin denominados de normas, estos manuales compendian las guas bsicas que sirven como marco de actuacin para la realizacin de acciones en una organizacin > De contenido mltiple Manuales que concentran informacin relativa a diferentes tpicos o aspectos de una organizacin. El objeto de agruparla en un solo documento puede obedecer bsicamente a las siguientes razones: * Que se considere ms accesible para su consulta * Que resulte econmicamente mas viable * Que tcnicamente se estime necesaria la integracin de mas de un tipo de informacin * A una instruccin especifica a nivel directivo > De puestos Conocido tambin como manual individual o instructivo de trabajo, precisa la identificacin, relaciones, funciones responsabilidades asignadas a los puestos de una organizacin. > De tcnicas Documento que agrupa los principios y tcnicas necesarios para la realizacin de una o varias funciones en forma total y parcial. > De ventas Instructivo que integra informacin especfica para apoyar la funcin de ventas, tal como: 1. Descripcin de productos y servicios 2. Mecanismos para llevarlas a cabo 3. Polticas de funcionamiento 4. Estructura del equipo de trabajo

5. Anlisis ambiental 6. Divisin territorial y 7. Medicin del trabajo > De produccin Elemento de soporte para dar direccin y coordinar procesos de produccin en todas sus fases. Constituye un auxiliar muy valioso para uniformar criterios y sistematizar lneas de trabajo en areas de fabricacin. > De finanzas Manuales que respaldan el manejo y distribucin de los recursos econmicos de una organizacin, en todos sus niveles, en particular en las areas responsables de su captacin > De personal Identificados tambin como de relaciones industriales, de reglas del empleado, o de empleo, estos manuales bsicamente incluyen informacin sobre: o Prestaciones o Servicios o Condiciones de trabajo > De operacin Manuales utilizados para apoyar tareas altamente especializadas o cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy especfico. > De sistemas Instrumento de apoyo que rene las bases para el funcionamiento optimo de sistemas administrativos, computacionales, etc., de una organizacin. 4.3.3. Por su mbito > Generales Documento que contienen informacin global de una organizacin, atendiendo a su estructura, funcionamiento y personal. > Especficos

Manuales que concentran un tipo de informacin en particular, ya sea unidad administrativo, rea, puesto, equipos, tcnicas o a una combinacin de ellos.