Tomo I Captulo II SEO II DOS LIVROS E CLASSIFICADORES OBRIGATRIOS 1 Provs. CSM 485 e CGJ 22/92. 2 Provs.

CSM 485 e CGJ 22/92. 3 D. 5.129/31, art. 17 e Provs. CGJ 10/76 e 6/85. 4 Prov. CGJ 25/98. 5 Prov. CGJ 9/2007. 6 Prov. CGJ 36/2007. 7 Prov. CGJ 36/2007. 8 Provs. CGJ 15/92 e 25/92. 9 Prov. CGJ 3/96. Subseo I Dos Livros dos Ofcios de Justia em Geral 5. Os ofcios de justia em geral devero possuir os seguintes livros:4 a) Normas de Servio da Corregedoria Geral da Justia, apenas para os cartrios que no estejam informatizados; 5 b) Ponto dos Servidores; c) Visitas e Correies; d) Registro Geral de Feitos, com ndice, dispensada impresso no caso previsto no subitem 12.1 deste Captulo; 6 e) Protocolo de Autos e Papis em Geral; f) Cargas de Autos; g) Cargas de Mandados; h) Registro de Sentena, observado o subitem 26.1 deste Captulo; 7 i) Registro de Autos Destrudos. 5.1. Alm dos livros acima enumerados, os Ofcios de Justia devero possuir livro ponto dos oficiais de justia que prestem servio junto s respectivas Varas, livro de Registro de Feitos Administrativos (sindicncias, procedimentos administrativos, representaes, etc.) e, no que couber, aqueles demais pertinentes Corregedoria Permanente, previstos no item 18 do Captulo I.8 5.2. Os livros em geral, inclusive de folhas soltas, sero abertos, numerados, autenticados e encerrados pelo escrivo-diretor, sempre na mesma oportunidade, podendo ser utilizado, para este fim, processo mecnico de autenticao previamente aprovado pelo Juiz Corregedor Permanente, vedada a substituio de folhas. Uma vez completado o seu uso, sero imediatamente encaminhados para encadernao (quando de folhas soltas).9

5.3. Haver nos ofcios de justia controle, pela utilizao de livros de folhas soltas Cap. II ou outro meio idneo, da remessa e recebimento de feitos aos Tribunais. 1 1 Provs. CGJ 3/96 e 36/2007. 2 Prov. CGJ 36/2007. 3 Prov. CGJ 36/2007. 4 Prov. CGJ 36/2007. 5 Provs. CGJ 4/99, 24/2001 e 15/2007. 6 Provs. CGJ 4/99 e 24/2001. 7 Prov. CGJ 24/2001. 8 Prov. CGJ 24/2001. 5.3.1. Implementado no sistema informatizado oficial controle eletrnico da remessa e retorno dos autos aos Tribunais, fica dispensado o controle fsico pelos cartrios de primeira instncia. 2 5.4. Nos Ofcios de Justia integrados ao sistema informatizado oficial, os registros de remessa e recebimento de feitos e peties ao Cartrio Distribuidor devero ser formalizados exclusivamente pelas vias eletrnicas. 3 5.5. Os livros e classificadores obrigatrios sero submetidos ao Juiz Corregedor Permanente para visto por ocasio das correies ordinrias ou extraordinrias e sempre que forem por este requisitados. 4 6. O livro Ponto dever ser assinado diariamente por todos os servidores, excetuando-se aqueles que registram o ponto em relgio mecnico, consignando-se horrios de entrada e sada. 6.1. O encerramento do livro Ponto dever ser dirio, mediante assinatura do escrivo-diretor ou de seu substituto legal. 7. No ser permitido aos servidores, na assinatura do livro Ponto: a) o uso de simples rubricas; b) o emprego de tinta que no seja azul ou preta, indelvel. 8. Por ocasio das ausncias ou afastamentos, de qualquer ordem, dos servidores, dever o escrivodiretor, ou seu substituto legal, efetuar as anotaes pertinentes, consignando o motivo do afastamento ou a natureza da falta. 9. No livro de Visitas e Correies sero transcritos integralmente os termos de correies realizadas pelo Juiz Corregedor Permanente ou pelo Corregedor Geral da Justia. 9.1. Este livro, cumprindo os requisitos dos demais livros obrigatrios, dever ser organizado em folhas soltas em nmero de 50 (cinqenta). 10. Nos Ofcios de Justia no informatizados ou que, apesar de informatizados, no estejam integrados ao sistema informatizado oficial, ser elaborado um FICHRIO POR NOME DE AUTOR, o qual servir como memria permanente do Cartrio. 5

10.1. O fichrio ser composto por fichas abertas em nome dos autores, organizadas em ordem alfabtica, com as seguintes excees:6 a) nos ofcios de justia criminais, do JECRIM, do jri e das execues criminais, somente sero abertas fichas em nome dos rus; b) suprimido;7 c) nos ofcios de justia de execues fiscais somente sero abertas fichas em nome dos executados; d) nos casos de litisconsrcio, poder o Juiz Corregedor Permanente, em razo do grande nmero de litigantes, limitar a quantidade de fichas a serem abertas, quando ser aberta necessariamente uma para o primeiro autor;8 e) fica dispensado o fichrio em nome de autor para as Cartas Precatrias, entretanto, ser aberta ficha em nome do embargante na hiptese de Cap. II haver Embargos de Terceiro interpostos no juzo deprecado;1 1 Provs. CGJ 14/99 e 24/2001. 2 Prov. CGJ 27/2003. 3 Provs. CGJ 4/99 e 24/2001. 4 Provs. CGJ 4/99 e 24/2001. 5 Provs. CGJ 4/99, 24/2001 e 10/2006. 6 Provs. CGJ 4/99 e 24/2001. 7 Provs. CGJ 4/99, 14/99 e 24/2001. 8 Provs. CGJ 4/99, 14/99, 24/2001 e 15/2007. f) nos ofcios de justia da infncia e juventude as fichas sero abertas em nome das crianas e/ou adolescentes envolvidos; nos processos em que no se faa meno s crianas e/ou adolescentes, as fichas sero abertas em nome do autor, ou, se este for o Ministrio Pblico, em nome do ru.2 10.2. As fichas que compem o fichrio em nome do autor devero conter as principais informaes a respeito do processo, de forma a possibilitar a extrao de certides.3 10.2.1. Nos processos cveis, de famlia e sucesses, da fazenda pblica, da infncia e juventude, de acidentes do trabalho e anexo fiscal, dever ser anotado nas fichas: o

sentena, a suma do dispositivo da sentena, anotaes sobre recursos, a data do trnsito em julgado, o arquivamento e outras observaes que se entender relevantes.4 10.2.2. Nos processos criminais, do Jri e do JECRIM, deve ser anotado nas fichas: o n do processo, o nome e qualificao do ru, o n, livro e fls. do registro geral de feitos, a data do fato, a data do recebimento da denncia, o artigo de lei em que o ru foi incurso, a data da suspenso do processo (art. 366 do CPP e JECRIM), a data da priso, o n, livro e fls. do registro de sentena, a suma do dispositivo da sentena, anotaes sobre

recursos, a data da deciso confirmatria da pronncia, a data do trnsito em julgado, a data da expedio da guia de recolhimento, de tratamento ou de internao, o arquivamento e outras observaes que se entender relevantes. 5 10.2.3. Nos processos de execuo criminal, deve ser anotado nas fichas: o nome e qualificao do executado, as guias de recolhimento registradas, a discriminao das penas impostas em ordem seqencial, os incidentes de execuo da pena, anotaes sobre recursos, a suma dos julgamentos, as progresses de regime, os benefcios concedidos, as remies de pena e outras observaes que se entender relevantes.6 10.2.4. Preferencialmente ser escriturada, at o momento do arquivamento dos autos, a ficha do primeiro autor, lanando-se em todas as demais, eventualmente abertas em razo de litisconsrcio, alm do n do processo, do nome da parte, seu RG e CPF, indicao da ficha em que consta a completa escriturao.7 10.2.5. Nos Ofcios de Justia no integrados ao sistema informatizado oficial as fichas que compem o fichrio por nome do autor podero ser emitidas e escrituradas, at o momento do arquivamento dos autos, por sistema informatizado, oportunidade em que devero ser materializadas em papel. 8 10.3. Os Ofcios de Justia integrados ao sistema informatizado oficial devero nele cadastrar os mesmos dados mencionados no item anterior e seus Cap. II respectivos subitens.1 1 Prov. CGJ 15/2007. 2 Provs. CGJ 15/2007 e 10/2011. 3 Prov. CGJ 10/2011. 4 Provs. CGJ 4/99 e 15/2007. 5 Prov. CGJ 4/99. 6 Provs. CGJ 4/99 e 14/99. 7 Provs. CGJ 4/99 e 15/2007. 8 Provs. CGJ 4/99 e 11/2005. 9 Prov. CGJ 15/2007. 10.4. Os Ofcios de Justia integrados ao sistema informatizado oficial devero conservar as fichas que compem o fichrio por nome de autor (item 10 e respectivos subitens) at ento materializadas em papel, podendo, no entanto, ser inutilizadas, desde que todos os dados que delas constem sejam anotados no sistema de forma a possibilitar a extrao de certides.2 10.4-A. O procedimento de inutilizao das fichas em nome do autor dever ser realizado no mbito e sob a responsabilidade do Juiz Corregedor Permanente, o qual dever verificar a pertinncia da medida, a presena de registro eletrnico de todas as fichas, conservao dos documentos de valor histrico, a segurana de todo o processo em vista das informaes contidas nos documentos e demais providncias administrativas correlatas.3 10-A. Nos Ofcios de Justia ainda no informatizados ou que, apesar de informatizados, no estejam integrados

ao sistema oficial, ser elaborado um FICHRIO INDIVIDUAL, destinado ao controle e registro da movimentao dos feitos, devendo ser aberta uma ficha para cada processo. O fichrio ser organizado pelo nmero do processo, em ordem crescente (1/99, 2/99, 3/99, etc.) e com subdiviso por ano.4 10-A.1. As anotaes feitas nas fichas devem ser fidedignas, claras e atualizadas, de forma a refletir o atual estado do processo.5 10-A.2. Quando do arquivamento dos autos do processo, a ficha individual dever ser grampeada na contracapa, devendo ser reaproveitada no caso de desarquivamento e novo andamento dos autos. Quando da devoluo de Cartas Precatrias cumpridas ou da redistribuio de feitos a outras varas, as fichas individuais respectivas devem ser inutilizadas.6 10-A.3. Nos Ofcios de Justia no integrados ao sistema informatizado oficial o fichrio individual poder ser substitudo por sistema informatizado de controle e registro da movimentao processual, desde que dele constem informaes fidedignas, claras e atualizadas, de forma a refletir o atual estado do processo, extraindo-se uma cpia destas informaes, para que acompanhem o processo quando for arquivado. 7 10-A.4. Nos Ofcios de Justia de Falncias e de Recuperaes ou nas sees respectivas dos Ofcios de Justia em geral, onde houver, o fichrio individual, caso no informatizado, ser composto por fichas abertas em nome dos empresrios e das sociedades empresrias, organizadas em ordem alfabtica. 8 10-B. Nos Ofcios de Justia integrados ao sistema informatizado oficial, o controle e registro da movimentao dos feitos ser realizado exclusivamente pelo mencionado sistema, ficando vedada a utilizao de fichas individuais materializadas em papel ou constante de outros sistemas informatizados. 9 Cap. II 10-B.1. As fichas individuais sero encerradas e mantidas em local prprio no Oficio de Justia, at a extino dos processos a que se referem e sero grampeadas na contracapa dos autos, por ocasio de seu arquivamento, podendo, no entanto, ser inutilizadas desde que anotados no sistema informatizado oficial todos os dados que delas constem de forma a possibilitar a extrao de certides. 1 1 Provs. CGJ 15/2007 e 10/2011. 2 Prov. CGJ 10/2011. 3 Prov. CGJ 36/2007. 4 Provs. CGJ 40/2001 e 30/2009. 5 Prov. CGJ 30/2009. 6 Prov. CGJ 20/92. 10-B.2. O procedimento de inutilizao das fichas individuais dever ser realizado no mbito e sob a responsabilidade do Juiz Corregedor Permanente, o qual dever verificar a pertinncia da medida, a presena de registro eletrnico de todas as fichas, conservao dos documentos de valor histrico, a segurana de todo o processo em vista das informaes contidas nos

documentos e demais providncias administrativas correlatas. 2 11. No livro Registro Geral de Feitos sero registrados todos os feitos distribudos ao ofcio de justia, exceto as execues fiscais e os inquritos judiciais falimentares que sero registrados em livros especiais. 12. facultada a organizao do Registro Geral de Feitos em folhas soltas, datilografadas, sempre porm protegidas por capa dura e encadernadas ao trmino do livro formado (modelo prprio). 12.1. Nos cartrios integrados ao sistema informatizado oficial fica dispensada a impresso do livro de registro geral de feitos. As anotaes pertinentes a este livro sero cadastradas no sistema. 3 13. Os Ofcios de Justia elaboraro balano anual relativo a seus feitos, do qual constar o seguinte:4 1) Feitos distribudos no ano; 2) Feitos vindos de outros anos; 3) Feitos liquidados no ano; 4) Feitos que passam para o ano seguinte; 5) Feitos desarquivados no ano, que voltem a ter efetivo andamento. 13.1. O balano anual de feitos ser mantido em classificador prprio, para guarda de dados estatsticos, como memria permanente do cartrio.5 14. As precatrias recebidas sero lanadas no livro Registro Geral de Feitos, com indicao completa do juzo deprecante e no apenas da comarca de origem, dos nomes das partes, da natureza da ao e da diligncia deprecada; , porm, dispensvel a consignao textual do juzo deprecado. 15. Na coluna "observaes" do livro Registro Geral de Feitos, devero ser anotados o nmero da caixa de arquivamento dos respectivos processos, bem como as circunstncias de devoluo de precatrias ou de entrega ou remessa de autos que no importem em devoluo. 15.1. Nas Comarcas em que a distribuio encontra-se informatizada, ocorrendo determinao judicial para redistribuio, entrega e devoluo de autos ou retificao, o escrivo-diretor providenciar, de imediato, o cumprimento da ordem, independentemente do recebimento de folhas soltas para composio do livro de Registro de Feitos ou do fornecimento de etiqueta de autuao. O lanamento devido no respectivo livro ser efetuado oportunamente.6 Cap. II 15.2. Suprimido.1 1 Prov. CGJ 19/2003. 2 Prov. CGJ 12/83. 3 Prov. CGJ 36/2007. 4 Provs. CGJ 1/2006 e 16/2009. 5 Prov. CGJ 40/2001. 16. Devero ser evitadas anotaes a lpis no livro Registro Geral de Feitos, mesmo que a ttulo provisrio (remessa de autos aos Tribunais); s as sadas de autos, com destino definitivo, devero ser lanadas no livro, ao passo que as remessas em tal carter sero simplesmente anotadas nas fichas usuais de movimentao processual.

17. No deve ser admitido, quando se trate de entrega de autos s partes, ou de remessa atravs de via postal, que os correspondentes recibos sejam assinados ou os comprovantes colados no livro Registro Geral de Feitos, ainda que na coluna "observaes"; esses atos sero adequados ao livro Protocolo de Autos e Papis em Geral. 18. Haver livro Protocolo, com tantos desdobramentos quantos recomendem a natureza e o movimento do ofcio de justia, destinando-se ao registro de casos de entrega ou remessa, que no impliquem devoluo. 19. Os livros de Cargas de Autos devero ser desdobrados, segundo a sua destinao, a saber, para o juiz, para o representante do Ministrio Pblico, para advogados, para contador, etc. 20. Haver tambm livro Carga de Mandados, que poder ser desdobrado em nmero equivalente ao dos oficiais de justia em exerccio, destinando-se um para cada qual. 20.1. No sero feitas cargas aos oficiais de justia nos 15 (quinze) dias antecedentes s suas frias marcadas na escala; nesse prazo cumpriro eles os mandados anteriormente recebidos, s podendo entrar em frias sem nenhum mandado em mos, vedada a baixa para redistribuio.2 21. Dever ser mantido rigoroso controle sobre os livros em geral, sendo que os de carga sero submetidos a visto por ocasio das correies ordinrias ou extraordinrias e sempre que forem requisitados pelo Juiz Corregedor Permanente, que se incumbir de coibir eventuais abusos ou excessos. 3 22. Todas as cargas devem receber as correspondentes baixas, assim que restitudos os autos ou mandados, na presena do interessado sempre que possvel, ou por este exigido; da restituio deve ser lanada certido nos autos, com meno do dia, em consonncia com a baixa registrada. 23. Sero tambm registradas, no livro Carga de Mandados, as peties que, por despacho judicial, sirvam como tal. 24. O livro Registro de Sentenas, nos Ofcios de Justia informatizados com o sistema da PRODESP, ser formado com as vias emitidas para tal fim, e que devero ser autenticadas pelo Diretor do Oficio de Justia que, valendo-se da f pblica, certificar sua correspondncia com o teor da sentena constante dos autos.4 24.1. O registro a que alude este item dever ser procedido em at 48 horas aps a baixa dos autos em cartrio pelo juiz.5 24.2. Quando no for possvel colher a assinatura do juiz sentenciante, porque no se encontra exercendo suas funes na Comarca, Foro Regional ou Distrital por onde tramita o feito, a via destinada ao livro Registro de Sentenas deve ter as respectivas folhas autenticadas pelo Diretor do Ofcio de Justia que, valendo-se da f pblica, certificar sua correspondncia com o teor da Cap. II sentena constante dos autos.1

24.3. Nos Ofcios de Justia ainda no contemplados com o sistema informatizado da PRODESP, o livro Registro de Sentenas ser formado com segunda via da sentena, assinada pelo juiz de direito, ou com a respectiva cpia reprogrfica.2 24.4. A deciso relativa a embargos de declarao e a que liquidar sentena condenatria cvel, proferida no mbito do Poder Judicirio do Estado de So Paulo, devero ser averbadas ao registro da sentena embargada ou liquidada, com utilizao do sistema informatizado. Por exceo, a deciso que liquidar outros ttulos executivos judiciais (v.g. sentena penal condenatria) dever ser registrada no livro de registro de sentena, porquanto impossvel, neste caso, a averbao. 3 25. As sentenas registradas devero ser numeradas em srie anual renovvel (1/80, 2/80, 3/80, ... , 1/82, 2/82 etc.). 26. Todas as sentenas, cveis em geral, criminais, mesmo as extintivas de punibilidade, e trabalhistas, devero ser registradas. 26.1. As sentenas registradas no sistema informatizado oficial com assinatura digital, ou com outro sistema de segurana aprovado pela Corregedoria Geral da Justia e que tambm impea a sua adulterao, ficam dispensadas de registro em livro prprio. 4 27. Suprimido.5 28. Suprimido.6 29. Suprimido.7 30. Suprimido.8 31. Suprimido.9 1 Prov. CGJ 1/2006. 2 Prov. CGJ 1/2006. 3 Prov. CGJ 16/2006. 4 Prov. CGJ 36/2007. 5 Prov. CGJ 25/98. 6 Prov. CGJ 25/98. 7 Prov. CGJ 39/2000. 8 Prov. CGJ 39/2000. 9 Prov. CGJ 39/2000. 10 Provs. CGJ 16/84 e 1/2002. 11 Prov. CGJ 18/2005. 12 Prov. CGJ 18/2005. 1 Prov. CGJ 25/98. 2 Provs. CGJ 25/98 e 9/2007. 3 Prov. CGJ 30/2009. 4 Provs. CGJ 16/84 e 18/2005. 5 Prov. CGJ 16/84. 6 Prov. CGJ 25/98. 7 Prov. CGJ 25/98. 8 Provs. CGJ 12/2000 e 32/2008. SEO III DA ORDEM GERAL DOS SERVIOS

33. Os ofcios de justia devero possuir e escriturar todos os livros regulamentares, observadas as normas especficas de cada um. 34. Os papis utilizados para escriturao de atos, termos, certides ou traslados, excludas as autuaes e capas, tero fundo inteiramente branco. 34.1. Nos ofcios e cartas precatrias expedidos devero constar a Comarca, a Vara, o endereo completo do Frum remetente, inclusive com o n do cdigo de endereamento postal e telefone, bem assim o e-mail institucional. 8 35. A escriturao, nos livros e papis, deve ser sempre feita em vernculo, com tinta preta ou azul, indelvel. 35.1. vedado o uso de: a) tinta de cor diferente da prevista no item anterior; b) borracha, detergente ou raspagem por qualquer meio, mecnico ou qumico. 36. Na escriturao dos livros e autos, devero ser evitados erros, omisses, emendas, rasuras, borres ou entrelinhas, efetuando-se, quando necessrio, as devidas ressalvas, antes da subscrio do ato, de forma legvel e autenticada. 37. As anotaes de sem efeito devero sempre estar datadas e autenticadas com a Cap. II assinatura de quem as haja lanado nos autos.1 1 Prov. CGJ 40/2001. 2 Prov. CGJ 16/99. 3 Prov. CGJ 36/2007. 4 Prov. CGJ 36/2007. 5 D. 4.786/30 e RC, art. 11, III. 6 Prov. CGJ 20/90. 7 Prov. CGJ 20/90. 8 Prov. CGJ 03/2009. 38. Dever ser evitado o uso de espao nmero um nos atos datilografados. 39. Nos autos e nos livros, devero ser evitados e inutilizados os espaos em branco. 40. Ao expedir certido, o escrivo-diretor dar a sua f pblica do que constar ou no dos livros, autos ou papis a seu cargo, consignando a designao, o nmero e a pgina do livro ou processo onde se encontra o assentamento. 40.1. As certides em breve relatrio ou de inteiro teor sero expedidas no prazo de 5 (cinco) dias, contados da data do recebimento em cartrio do respectivo pedido.2 40.2. Sero atendidos em 48 horas os pedidos de certides de objeto e p formulados pelo e-mail institucional de um cartrio judicial para outro. A certido ser elaborada, materializada, e encaminhada pelo cartrio judicial diretamente para a unidade solicitante. 3 40.3. Dentre as obrigaes dos senhores diretores dos cartrios judiciais est a de abrir diariamente os seus emails institucionais. 4 41. Os recibos de correspondncia devero ser arquivados em pastas prprias dos ofcios de justia, aps os devidos lanamentos.

42. Os livros e papis em andamento ou findos devero ser bem conservados e, quando for o caso, encadernados, classificados ou catalogados.5 42.1. Aps revisados e decorridos 2 (dois) anos do ltimo registro efetuado, os livros de carga e demais papis, desde que reputados sem utilidade para conservao em arquivo, podero ser, por qualquer modo, inutilizados mediante prvia autorizao do Juiz Corregedor Permanente.6 42.2. O pedido ser feito pelo escrivo-diretor, que consignar os elementos indispensveis identificao do livro ou papis, arquivando-o, a seguir, em classificador prprio, com certido da data da inutilizao.7 43. As certides, alvars, termos, precatrias, editais e outros atos de sua atribuio sero subscritos pelos escrives-diretores, logo depois de lavrados. 44. Devero ser colhidas as assinaturas do juiz, dos procuradores, das partes, das testemunhas e dos escreventes, em livros, autos e papis, imediatamente aps a prtica do ato. 44.1. Fica vedada a utilizao de chancela e de qualquer recurso que propicie a reproduo mecnica da assinatura do juiz. 8 45. Na capa ou autuao do processo, sero sempre consignados o nmero correspondente ao livro Registro de Feitos, o nmero do processo, seguido de barra e meno do ano, bem como a data e a folha em que se acha o registro. Cap. II 45.1. Nas execues fiscais ser anotado na capa, em moeda nacional corrente, o valor de alada recursal (artigo 34, caput e 1, da Lei n 6.830/80), apurado segundo critrio de atualizao definido pelo juiz do processo.1 1 Provs. CGJ 47/89, 17/2001, 26/2003 e 23/2010. 2 Prov. CGJ 7/2000. 3 Prov. CGJ 7/2000. 4 Prov. CGJ 12/2009. 5 Prov. CSM 1490/2008. 6 Prov. CSM 1490/2008. 7 Prov. CSM 1490/2008. 8 Prov. CSM 1591/2008. 9 Prov. CSM 1490/2008. 10 Prov. CSM 1490/2008. 11 Prov. CSM 1490/2008. 12 Prov. CSM 1490/2008. 45.2. Quando da reiterao de embargos de declarao reconhecidamente protelatrios (art.538, pargrafo nico, do CPC), a multa imposta, cujo recolhimento condio de procedibilidade de qualquer outro recurso, dever ser anotada pela Serventia na capa dos autos, indicando a folha onde foi aplicada essa penalidade.2 45.3. Havendo recurso tramitando no Tribunal competente, e encontrando-se os autos principais em Primeira Instncia, no caso de imposio de multas previstas no artigo 798, 3 e no artigo 855 do Regimento Interno do Tribunal de Justia, comunicadas estas pelo respectivo Tribunal, dever a Serventia anotar

a sua imposio na capa dos autos, indicando a folha onde foi aplicada a correspondente penalidade.3 45.4. Nos cartrios integrados ao sistema informatizado as anotaes do item 45 no precisam ser lanadas na capa dos autos.4 46. Os escrives-diretores ou, sob sua superviso, os escreventes faro a reviso das folhas dos autos que devam subir a despacho ou ser remetidos Superior Instncia. 5 46.1. Em caso de erro na numerao, certificar-se- a ocorrncia, sendo vedada a renumerao. 6 46.2. Na hiptese de numerao repetida, acrescentarse- apenas uma letra do alfabeto em seqncia (188-a, 188-b, 188-c etc.), certificando-se. 7 46.3. Somente sero formados autos suplementares quando da remessa dos autos segunda instncia se o processo envolver questo de alto risco conforme determinao judicial. 8 46-A. Nos feitos vinculados rea infracional da Infncia e Juventude, a representao ter numerao prpria, apondo-se o nmero da folha, seguido da letra r (1-r; 2r; 3-r...). 9 46-A.1. A numerao da comunicao do ato infracional ser sempre aproveitada de forma integral. 10 46-A.2. Em caso de erro na numerao, certificar-se- a ocorrncia, sendo vedada a renumerao. 11 46-A.3. Na hiptese de numerao repetida, acrescentarse- apenas uma letra do alfabeto em seqncia (188-a, 188-b, 188-c etc.), certificando-se. 12 46-B. Antes da subida dos recursos Instncia Superior, dever o escrivo-diretor Cap. II certificar nos autos eventuais suspenses de expediente havidas no perodo que vai da data da intimao s partes da sentena ou do despacho que provocou o inconformismo, at a data em que foi protocolada a petio que contm o recurso, com as especificaes e motivaes respectivas. 1 47. Os autos de processos no podero exceder de 200 (duzentas) folhas em cada volume, excetuados os casos especiais, decididos pelo juiz. 47.1. Em nenhuma hiptese ser seccionada pea processual com seus documentos anexos, mesmo a pretexto de ter o volume atingido 200 (duzentas) folhas, podendo, neste caso, ser encerrado com mais ou menos folhas. 2 47.2. Poder, entretanto, formar-se um s volume para encerrar uma nica pea processual que contenha mais de 200 (duzentas) folhas. 47.3. O encerramento e a abertura de novos volumes sero efetuados mediante a lavratura das respectivas certides, em folhas regularmente numeradas, prosseguindo sem soluo de continuidade no volume subseqente. 3 48. Os escrives-diretores enviaro os autos ao juiz ou ao rgo do Ministrio Pblico no dia em que assinar o termo de concluso ou de vista, no sendo permitida, sob qualquer pretexto, a permanncia de autos em cartrio com tais termos.4

48.1. Nenhum processo ser entregue com termo de vista, a promotor de justia ou advogado, sem prvia assinatura no livro de carga e descarga.5 48.2. Ser feita carga, igualmente, dos autos conclusos ao juiz e que no receberem despacho ou no forem sentenciados at o final do expediente do dia.6 48.3. Se o juiz se recusar a assinar, ficar isto consignado no assentamento da carga.7 49. Os termos de movimentao dos processos, regularmente datados, devero ser preenchidos com os nomes, por extenso, dos juzes, representantes do Ministrio Pblico, advogados, ou daqueles a quem se refiram. 50. No ser permitido o lanamento, nos autos, de cotas marginais ou interlineares, ou o uso de sublinhar palavras ou expresses, tinta ou a lpis, devendo o escrivodiretor ou escrevente, ao constatar irregularidade tal, comunic-la incontinenti ao Juiz Corregedor Permanente. 1 Provs. CGJ 10/91 e CSM 1490/2008. 2 Prov. CGJ 12/92. 3 Prov. CGJ 3/89. 4 Provs. CSM 31/67 e CGJ 33/89. 5 Prov. CSM 31/67. 6 Prov. CSM 31/67. 7 Provs. CSM 31/67 e 356/89. 8 Provs. CGJ 4/78, 23/93 e 40/2001. 84. No se dever juntar nenhum documento ou petio aos autos, sem que seja lavrado o respectivo termo de juntada. 84.1. Recebidas peties via fac-smile diretamente no Ofcio Judicial ou na Vara, ao ser feita a juntada dever ser certificada a data da recepo do material, para oportuno controle do prazo do artigo 2 e pargrafo nico da Lei n 9.800, de 26.05.1999.1 1 Prov. CGJ 35/99. 2 Provs. CGJ 36/2007 e 31/2008. 3 Prov. CGJ 08/2009. 4 Prov. CGJ 36/2007. 5 Provs. CGJ 17/2007, 36/2007 e 31/2008. 6 Provs. CGJ 36/2007 e 31/2008. 7 Prov. CGJ 40/2001. 8 Prov. CGJ 11/89. 9 Prov. CSM 968/2005. 10 CPC, arts. 190, p.u. e 194 e CPP, art. 799. 84.2. Suprimido. 2 84-A. Recebida petio inicial ou intermediria acompanhada de objetos de invivel entranhamento aos autos do processo, o escrivo dever conferir, arrolar e quantific-los, lavrando certido, na presena do interessado, mantendo-os sob sua guarda e responsabilidade at encerramento da demanda. 3 85. Ressalvado o disposto no item 52.2 do Captulo II, vedado lanar termos no verso de peties, documentos,

guias etc., devendo ser usada, quando necessria, outra folha, com inutilizao dos espaos em branco. 4 86. Todos os atos e termos devem ser certificados nos autos. 86.1. A certido de que trata o caput dispensada com relao emisso de documento que passe a fazer imediatamente parte integrante dos autos, por original ou por cpia, rubricado pelo emitente. A data constante do documento dever corresponder de sua efetiva emisso. 5 86.2. Suprimido. 6 87. Dever ser sempre certificado, nos autos, o registro da sentena, com indicao do nmero de ordem que recebeu, do livro e da folha em que procedido o registro. 87.1. A certido de que trata este item dever ser lanada na ltima folha da sentena registranda, em campo deixado especificamente para aposio da mesma.7 88. Aps feitas as intimaes devidas, ser certificado o decurso de prazo para interposio de recurso contra quaisquer decises. 8 88.1. Suprimido.9 89. Dever ser feita concluso dos autos no prazo de 24 (vinte e quatro) horas, e executados os atos processuais no prazo de 48 (quarenta e oito) horas. 10 90. Nenhum processo dever permanecer paralisado em cartrio, alm dos prazos legais ou fixados; tampouco devero ficar sem andamento por mais de 30 (trinta) dias, no aguardo Cap. II de diligncias (informaes, respostas a ofcios ou requisies, providncias das partes etc.). Nessas ltimas hipteses, cumprir ser feita concluso ao juiz, para as providncias cabveis. 90.1. Em todos os Ofcios de Justia o controle dos prazos dos processos dever ser efetuado mediante o uso de escaninhos numerados de 01 a 31, correspondentes aos dias do ms, nos quais devero ser acondicionados os autos de acordo com a data de vencimento do prazo que estiver fluindo. No clculo dos prazos dever ser includo o prazo do Protocolo Integrado.1 1 Prov. CGJ 40/99. 2 Prov. CGJ 40/99. 3 Prov. CGJ 40/99. 4 Prov. CGJ 40/99. 5 Prov. CGJ 40/99. 6 Prov. CGJ 40/99. 7 Provs. CSM 1662/2009 e 1759/2010. 8 Provs. CSM 1662/2009 e 1759/2010. 90.2. Os prazos devero ser verificados diariamente, de acordo com as datas de vencimento.2 90.3. Devero ser acondicionados nos escaninhos de prazo os autos dos processos que aguardam o cumprimento de diligncias, tais como o cumprimento e a devoluo de cartas precatrias, respostas a ofcios expedidos, o cumprimento de mandados e a realizao de inspees e percias. Os autos dos processos em que houver algum ato pendente de execuo pelos

serventurios no podero ser colocados nos escaninhos de prazo.3 90.4. Os Ofcios Judiciais podero manter escaninhos destinados a acondicionar autos de processos que aguardam a publicao de despachos e sentenas no Dirio Oficial (imprensa j remetida), organizados por data de remessa, bem como escaninhos destinados a autos de processos que aguardam a realizao de audincias, desde que inteiramente cumpridos, organizados por data.4 90.5. Os autos dos processos devero ser acondicionados nos escaninhos na posio vertical, em ordem numeral crescente, de forma a permitir rpida localizao e perfeita identificao e visualizao.5 90.6. O controle de prazos poder ser efetuado por sistema informatizado que permita a emisso de relatrios dirios dos processos com o prazo vencido.6 90.7. Mensalmente, at o dcimo dia do ms subsequente ou til seguinte, o diretor-escrivo relacionar os procedimentos e processos em que h ru preso, por priso em flagrante, temporria ou preventiva, bem como menor internado provisoriamente, em razo da prtica de ato infracional, indicando seu nome, filiao, nmero do processo, data e natureza da priso, unidade prisional, data e contedo do ltimo movimento processual, enviando relatrio Corregedoria Geral da Justia.7 90.8. Sem prejuzo de observncia do item 90, os inquritos e processos de ru preso e menores internados provisoriamente, paralisados em seu andamento h mais de trs meses, sero levados anlise do magistrado, que informar Corregedoria Geral da Justia por meio de relatrio.8 91. O acesso aos autos judiciais e administrativos de processos em andamento ou findos, mesmo sem procurao, quando no estejam sujeitos a segredo de justia, assegurado aos advogados, estagirios de Direito e ao pblico em geral, por meio do exame em balco do Ofcio Judicial ou Seo Administrativa, podendo ser tomados apontamentos, solicitadas cpias Cap. II reprogrficas, bem como utilizado escner porttil ou mquina fotogrfica. 1 1 Provs. CSM 85/74-A , CGJ 22/2000, CGJ 09/2011 e CGJ 26/2011. 2 Prov. CGJ 09/2011. 3 Provs. CGJ 09/2011 e 20/2011. 4 Prov. CGJ 09/2011. 5 Prov. CGJ 5/91. 6 Prov. CGJ 23/2003. 7 Provs. CGJ 1/89 e 34/2001. 8 Prov. CGJ 34/2001. 91.1. A carga de autos judiciais e administrativos em andamento no Cartrio reservada unicamente a advogados ou estagirios de Direito regularmente inscritos na O.A.B., constitudos procuradores de alguma das partes, ressalvado, nos processos findos e que no estejam sujeitos a segredo de justia, a carga por

advogado mesmo sem procurao, pelo prazo de dez (10) dias. 2 91.2. Para a garantia do direito de acesso aos autos que no corram em segredo de justia, poder ser deferida ao advogado ou estagirio de Direito, regularmente inscritos na OAB, que no tenham sido constitudos procuradores de quaisquer das partes, a carga rpida, pelo perodo de 1 (uma) hora, mediante controle de movimentao fsica, observadas as cautelas previstas no item 94-A e subitens 94-A.1, 94-A.2 e 94-A.3, destas Normas, ainda que no se trate de prazo comum s partes, devendo o serventurio proceder prvia consulta ao stio da Ordem dos Advogados do Brasil da Internet, vista da Carteira da OAB apresentada pelo advogado ou estagirio de Direito interessado, com impresso dos dados obtidos, os quais devero ser previamente conferidos pelo funcionrio, antes da lavratura de tal modalidade de carga.3 91.3. A impresso dos dados obtidos por meio da consulta ao stio da Ordem dos Advogados do Brasil dever ser grampeada ao formulrio de controle de movimentao fsica a que alude o subitem 94-A.2, do item 94-A, destas Normas, sendo juntada aos autos no exato momento de sua devoluo Serventia, certificando-se o respectivo perodo de vista.4 92. Suprimido. 5 93. Na hiptese de os processos correrem em segredo de justia, o seu exame, em cartrio, ser restrito s partes e a seus procuradores. 93.1. As entidades que reconhecidamente prestam servios de assistncia judiciria podero, por intermdio de advogado com procurao nos autos, autorizar a consulta de processos que tramitam em segredo de justia em cartrio pelos acadmicos de direito no inscritos na OAB. Referida autorizao dever conter o nome do acadmico, o nmero de seu RG e o nmero e/ou nome das partes do processo a que se refere a autorizao, que ser juntada posteriormente aos autos.6 94. No havendo fluncia de prazo, os autos somente podero ser retirados mediante requerimento. 94.1. Na fluncia de prazo, os autos no podero sair de cartrio, salvo nas hipteses expressamente previstas na legislao vigente, ressalvado, porm, em seu curso ou em outras hipteses de impossibilidade de retirada dos autos, o direito de requisio de cpias quando houver justificada urgncia na extrao respectiva, mediante autorizao judicial e observando-se o disposto na Seo IV, do Captulo IX, destas Normas.7 94.2. Na fluncia de prazo, cingindo-se a requisio a cpia de sentena, a extrao respectiva dever ser feita do Livro de Registro de Sentenas. 8 Cap. II 94-A. Quando houver fluncia de prazo comum, s partes ser concedida, pelo Diretor de Servio do Ofcio de Justia ou pelo Escrevente responsvel pelo atendimento, a carga rpida dos autos pelo perodo de 1 (uma) hora, mediante controle de movimentao fsica,

conforme formulrio a ser preenchido e assinado por advogado ou estagirio de direito devidamente constitudo no processo. 1 1 Provs. CGJ 4/2006 e 20/2009. 2 Provs. CGJ 4/2006 e 15/2008. 3 Provs. CGJ 4/2006 e 15/2008. 4 Prov. CGJ 4/2006. 5 Prov. CGJ 7/2005. 6 Prov. CGJ 7/2005. 7 Prov. CSM 98/76. 8 Provs. CGJ 17/86 e 12/2004. 94-A.1. Os pedidos a que alude este item sero recepcionados e atendidos desde que formulados at as 18h, ficando vedada a reteno de documento do advogado ou estagirio de direito na serventia, para a finalidade de mencionado controle, nos termos da Lei n 5.553/68. 2 94-A.2. O formulrio de controle de movimentao fsica ser juntado aos autos no exato momento de sua devoluo serventia, certificando-se o respectivo perodo de vista. 3 94-A.3. Na hiptese dos autos no serem restitudos no perodo fixado, competir ao Diretor de Servio do Ofcio de Justia representar imediatamente ao MM. Juiz de Direito Corregedor Permanente, inclusive para fins de providncias competentes junto Ordem dos Advogados do Brasil (EOAB, arts. 34, XXII, e 37, I). 4 95. Suprimido. 5 96. A vista dos autos ser em cartrio, quando, havendo dois ou mais rus com procuradores diversos, haja prazo comum para falarem ou recorrerem. 97. A vista dos autos poder ser fora do cartrio, se no ocorrer a hiptese do item anterior, mas exclusivamente ao advogado constitudo ou dativo. 98. Somente o escrivo-diretor, o oficial maior ou escrevente especialmente designado que poder registrar a retirada e a devoluo de autos no livro prprio, sempre rigorosamente atualizado. 99. No livro ser sempre anotado o nmero da carteira profissional e respectiva seo, expedida pela O.A.B., facultado ao funcionrio, na dvida, solicitar sua exibio. 100. Suprimido. 6 101. Sempre que receber autos com vista ou para exame, o advogado assinar a carga respectiva, ou dar recibo que o escrivo-diretor colar imediatamente no registro da carga. 7 101.1. O cartrio, ao receber autos de advogados e peritos, dar baixa imediata no livro de carga, vista do interessado, devendo o funcionrio, se assim o exigir o interessado, assinar recibo de autos, previamente confeccionado pelo interessado e do qual devero constar designao da unidade judiciria, nmero do processo, tipo de demanda, nome das partes e data da descarga. A cada auto processual dever corresponder um recibo e a subscrio pelo funcionrio no implica

reconhecimento da respectiva regularidade interna. 8 Cap. II 101.2. O Juiz Corregedor Permanente poder determinar a utilizao do livro de carga para a entrega de autos a outros profissionais (Juzes, Promotores de Justia, etc.)1. 1 Prov. CGJ 17/86. 2 CPC, art. 196 e EOAB, art. 89, 2, IV. 3 CPC, art. 195. 4 Prov. CGJ 12/2003. 5 Prov. CGJ 12/2003. 6 Prov. CGJ 12/2003. 7 Prov. CGJ 08/2009. 8 Prov. CGJ 36/2007. 106. O desentranhamento de documentos dever ser efetuado mediante termo ou certido nos autos, constando o nome e documento de identificao de quem os recebeu em devoluo, alm do competente recibo.4 106.1. Os documentos desentranhados podero ser substitudos por cpias simples.5 106.2. A substituio acima tratada poder, a critrio do juiz do processo, ser dispensada, quando os documentos de que se pretenda o desentranhamento no tenham servido de base para fundamentao de qualquer deciso nos autos proferida ou para a manifestao da parte contrria.6 106.3. Transitada em julgado a sentena, os objetos juntados em companhia das manifestaes processuais sero devolvidos s partes ou seus procuradores, mediante solicitao ou intimao para retirada em at 30 dias, sob pena de destruio. 7 107. Dever ser colocada uma folha em branco no lugar das peas ou documentos desentranhados, anotando-se a folha dos autos em que lanada a certido de desentranhamento; quando ocorrer desentranhamento, no sero renumeradas as folhas do processo. 108. Salvo motivada determinao judicial em sentido contrrio, fica dispensada a certificao do nmero do processo nas peas e documentos desentranhados dos autos. Nos ttulos de crdito desentranhados dever ser certificado o nmero do processo em que se achavam juntados. 8