Microsoft Access es el SGBD (Sistema Gestor de Bases de Datos) de Microsoft Office.

Eso significa que con este programa podemos almacenar datos de manera sistemtica y acceder a ellos de forma rpida y estructurada. Pero Access tambin puede considerarse un sistema de desarrollo rpido de aplicaciones (RAD [Rapid Application Development]) y, por tanto, su objetivo final ser crear una aplicacin que gestione los datos estructurados de manera sencilla para el usuario.

1. Base de datos a. Tablas b. Consultas c. Formularios d. Informes

1. Base de datos Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Para eso usamos varios tipos de programas y en concreto vamos a usar Access.

Para entrar en Access presionamos inicio y elegimos el programa de Access.

Al abrir el programa seleccionamos una base de datos nueva y abrimos un archivo nuevo.

a. Tablas Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin,... Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,... Para crear una tabla presionamos en la opcin Tabla del campo Crear
presionamos en crear tabla y rellenamos los campos deseados.

Finalmente nos quedara algo asi:

La guardamos y la podremos usar para futuros tramites.

b. Consultas Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones. Para crear una consulta:

A partir de la tabla ya creada presionamos en asistente para consultas o diseo de consultas. En nuestro caso usaremos el asistente.

Elegiremos la opcin de asistente para consultas sencillas

Y posteriormente seleccionamos los campos necesarios para la bsqueda de su objetivo usando las flechas y la doble flecha para seleccionar todos los campos

Eligiendo los campos de nombre, mvil, cdigo postal, direccin y ciudad, hemos hecho la consulta de:

Otro tipo de consultas son las consultas de actualizacin La consulta de actualizacin sirve para cambiar (actualizar) registros en una o varias tablas relacionadas. La actualizacin se corresponde con el proceso tradicional de modificacin de datos, por ejemplo, actualizar el telfono, direccin etc. de un cliente existente. c. Formularios Un formulario es el objeto de Access2002 diseado para la introduccin, visualizacin y modificacin de los datos de las tablas. Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se utilizan tienen la forma de fichas de datos para la introduccin

Pulsamos en formulario

Vamos rellenando los datos y ya tenemos un formulario hecho.

d. Informes

Un informe es el objeto de Access2002 diseado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa. Para hacer un informe solemos usar tambin el asistente como al hacer una consulta:

Seleccionamos el asistente y se nos abrir una ventana desde la que empezaremos a hacer dicho informe:

Y seleccionaremos tambin los campos deseados usando las flechas como anteriormente en las consultas