SECRETARA DE FINANZAS SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN DIRECCIN GENERAL DE CONTROL PATRIMONIAL

MANUAL PARA CONSULTAS DEL SICOBIM

(Sistema de Control de Bienes Muebles)

Chilpancingo de los Bravo, Guerrero; Abril 2010

MANUAL PARA CONSULTAS MANUAL DE OPERACIN SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES (SICOBIM)
En este manual se describen los pasos a seguir para la generacin de reportes de los bienes asignados en su rea.

ACCESO:

Para tener acceso al SICOBIM deber ingresar al sistema TONALLI, donde seleccionar el mdulo del Sistema de Control de Bienes Muebles (SICOBIM) y dar un Click en el botn o Aceptar. (Figura 1)

Figura 1.

Esta pantalla nos pide que se ingrese el Login y Password del usuario, que permitir tener acceso al sistema. (Figura 2).

Figura 2.

MANUAL PARA CONSULTAS PANTALLA DE BIENVENIDA

La pantalla de bienvenida al sistema, nos muestra un men con 3 opciones: (Figura 3). - Catlogos: Se consultan las Dependencias y Localidades a la que pertenece. - Reportes: Se consultan e imprimen los bienes asignados en su rea. - Salir: Salir del sistema.

Figura 3.

MANUAL PARA CONSULTAS CATLOGOS

Antes de generar un reporte, es necesario consultar la codificacin de su Unidad, rea, Subrea o Localidad.

Al Seleccionar en el men la opcin Catlogos, esta mostrar las siguientes opciones: (Figura 4). 1. Dependencias. 2. Localidades.

Figura 4.

1. Dependencias: En esta opcin podr consultar la clasificacin de la Unidad, rea y Subrea de su Dependencia. El formulario que se utiliza para consultar este catlogo es el siguiente: (Figura 5).

Figura 5.

Presione Regresar para volver al men anterior.

MANUAL PARA CONSULTAS

2. Localidades: En esta opcin podr consultar la clasificacin de la Regin, Distrito, Municipio y Localidad en donde se encuentre su Dependencia. El formulario que se utiliza para consultar este catlogo es el siguiente: (Figura 6).

Figura 6.

- El botn Buscar nos permite localizar una localidad, ya sea por su nombre completo o incompleto, pero este ltimo seguido de un ( * ) como se muestra en los ejemplos siguientes:

Ejemplo 1: CHILPANCINGO DE LOS BRAVO Ejemplo 2: CHILPANCIN* (Figura 7).

Figura 7.

Presione Regresar para volver al men anterior.

MANUAL PARA CONSULTAS

Al Seleccionar en el men la opcin Reportes, esta mostrar las siguientes opciones: (Figura 8). 1. Listado de Bienes. 2. Ejecutivos.

Figura 8.

1. Listado de Bienes: Estos reportes son tiles para llevar a cabo la validacin de bienes de una Unidad Administrativa, clasificada por Responsable, Regin, Distrito, Municipio y Localidad. Dentro de la opcin Listado de Bienes existen diferentes tipos de reportes: Bienes Muebles. - Patrimonio. - Interno. - Arrendado. Equipo de Cmputo. - Patrimonio. - Interno. - Arrendado. Armamento (Esta opcin, aplica especficamente a las dependencias que manejan este tipo de bien). Radio Comunicacin. Todos. - Patrimonio. - Interno. - Arrendado.

MANUAL PARA CONSULTAS

Seleccionamos la opcin Reportes Listado de Bienes Bienes Muebles Patrimonio, Interno o Arrendado. (Figura 9).

Figura 9.

El formulario que se utiliza para generar estos reportes es el siguiente: (Figura 10).

Figura 10.

MANUAL PARA CONSULTAS

Existen diferentes formas de generar el reporte: Si desea ver los bienes que tiene el rea, rellene los campos de Unidad y rea. (Para ver Catlogo de Dependencias ir a la pgina 3). Si desea ver los bienes que tiene la Subrea, rellene los campos de Unidad, rea y Subrea. (Para ver Catlogo de Dependencias ir a la pgina 3). Si desea ver los bienes de un Responsable, rellene los campos de Unidad, rea, Subrea y No. Responsable. Presione el botn Consultar para buscar el Responsable. (Para ver procedimiento ir a la pgina 12). En caso de que el rea cuente con oficinas en diferentes Regiones del Estado se tiene que especificar exactamente la Regin, Distrito, Municipio o Localidad. (Para ver Catlogo de Localidades ir a la pgina 4). Presione Regresar para volver al men anterior. Imprimir (Para ver procedimiento ir a las pginas 13 17). Este proceso, aplica a las diferentes opciones de reportes a generar. 2. Ejecutivos: Estos reportes en ciertas ocasiones son utilizados para un acto de Entrega Recepcin, por lo que es necesario rellenar los campos de Nombres de Firmantes que muestra el formulario, y en caso de una validacin de los bienes en el rea, podr omitir esos campos. Dentro de la opcin Ejecutivos existen diferentes tipos de reportes: Responsable. - Bienes Muebles - Patrimonio. - Interno. - Arrendado. - Equipo de Cmputo. - Patrimonio. - Interno. - Arrendado. Radio Comunicacin.

- Todos. - Patrimonio. - Interno. - Arrendado.

MANUAL PARA CONSULTAS

Seleccionamos la opcin Reportes Ejecutivos Responsable Bienes Muebles Patrimonio, Interno o Arrendado. (Figura 11).

Figura 11.

El formulario que se utiliza para generar estos reportes es el siguiente: (Figura 12).

Figura 12.

MANUAL PARA CONSULTAS

Existen diferentes formas de generar el reporte: La Fecha Inicial y la Fecha Final, se refiere al periodo de tiempo que fueron asignados los bienes, en caso de no conocer la fecha, dejar en blanco estos campos para que el sistema no omita ningn bien cargado al responsable. (Formato de Fecha Da/Mes/Ao). Para ver los bienes de un Responsable, rellene el campo de No. Responsable. Presione el botn Consultar para buscar el Responsable. (Para ver procedimiento ir a la pgina 12). Nota: Si omite este campo le enviar el siguiente mensaje: (Figura 13)

Figura 13.

En Nombre de Firmantes existen dos campos: Entrega y Recibe, estos campos no pueden ser omitidos en caso de que se utilice en una Entrega - Recepcin, de no ser este el caso, dar un espacio con la barra espaciadora, para que al momento de generar el reporte estos campos salgan en blanco, de lo contrario le enviar un mensaje de error. Presione Regresar, para volver al men anterior. Imprimir (Para ver procedimiento ir a las pginas 13 17). Este proceso, aplica a las diferentes opciones de reportes a generar.

Inventario de Armas (Esta opcin, aplica especficamente a las dependencias que manejan este tipo de bien). Unidad Administrativa. Nombre del Arma. Nombre de Responsable.

Nota: Dependiendo de la opcin, algunos campos no podran estar visibles, debido a que no se requiere esa informacin.

MANUAL PARA CONSULTAS

Seleccionamos la opcin Reportes Ejecutivos Inventario de Armas Unidad Administrativa, Nombre del Arma o Nombre de Responsable. (Figura 14).

Figura 14.

El formulario que se utiliza para generar estos reportes es el siguiente: (Figura 15).

Figura 15.

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MANUAL PARA CONSULTAS

Existen diferentes formas de generar el reporte: La Fecha Inicial y la Fecha Final, se refiere al periodo de tiempo que fueron asignados los bienes, en caso de no conocer la fecha, dejar en blanco estos campos para que el sistema no omita ningn bien cargado al responsable. (Formato de Fecha Da/Mes/Ao). Si desea ver los bienes que tiene el rea, rellene los campos de Unidad y rea. (Para ver Catlogo de Dependencias ir a la pgina 3). Si desea ver los bienes que tiene la Subrea, rellene los campos de Unidad, rea y Subrea. (Para ver Catlogo de Dependencias ir a la pgina 3). Si desea un reporte de algn tipo de arma en particular, seleccione de la lista el tipo de arma, en la opcin Nombre del Arma. Para ver los bienes de un Responsable, rellene el campo de No. Responsable. Presione el botn Consultar para buscar el Responsable. (Para ver procedimiento ir a la pgina 12). Presione Regresar, para volver al men anterior. Imprimir (Para ver procedimiento ir a las pginas 13 17). Este proceso, aplica a las diferentes opciones de reportes a generar.

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MANUAL PARA CONSULTAS RESPONSABLES

Al presionar el botn Consultar en los diferentes formularios, nos muestra la siguiente pantalla. (Figura 16).

Figura 16.

El botn Buscar nos permite localizar un responsable, ya sea por su nombre completo o incompleto, pero este ltimo seguido de un ( * ) como se muestra en los ejemplos siguientes: Ejemplo 1: apellido paterno apellido materno nombre
LOPEZ MENESES RAMON

Ejemplo 2: apellido paterno*

LOPEZ*

Ejemplo 3: apellido paterno apellido materno*

LOPEZ MENESES*

(Figura 17)

Figura 17.

Nota: Solo se mostrarn responsables que estn en el rea de su competencia.

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MANUAL PARA CONSULTAS IMPRESIN DE REPORTES.

Para imprimir un listado o reporte es necesario generar primero el documento en PDF. 1. Se mostrar la siguiente ventana, donde deber seleccionar la impresora Bullzip PDF Printer y presionar el botn imprimir. (Figura 18).

Figura 18.

2. Aparecer la siguiente ventana mostrando el reporte en pantalla, hacer un Click al cono de la impresora que se encuentra en la parte superior de la ventana. (Figura 19).

cono de Impresora

Figura 19.

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MANUAL PARA CONSULTAS

Se abrir la siguiente ventana (Figura 20), presionamos Aceptar.

Figura 20.

Inmediatamente nos mostrar la siguiente ventana (Figura 21), donde seleccionaremos la ruta donde se guardar el reporte, pulsando el botn que se encuentra en la parte derecha de la ventana.

Botn de Seleccin de Ruta

Figura 21.

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MANUAL PARA CONSULTAS

Al dar Click al botn anterior nos mostrar la siguiente ventana (Figura 22), en la cual seleccionaremos donde se guardar el reporte en PDF.

Unidad C de Nuestro Equipo

Figura 22.

Una vez seleccionada la opcin Equipo, en el recuadro de esta ventana aparecern las unidades conectadas a la seccin del usuario, en el cual seleccionaremos la unidad C del equipo (para identificarla fcilmente, sta tendr el nombre de cmo se llame la Unidad en sus equipos). Habiendo seleccionado la Unidad C del equipo, presionar Abrir, se mostrar una ventana donde se visualiza el contenido de la Unidad C, dentro de este recuadro se podr crear una carpeta para guardar los reportes en PDF, presionando con un Click el botn Nueva Carpeta. (Figura 23).

Botn Nueva Carpeta

Editar Nombre de la Carpeta y dar un Click o Aceptar

Figura 23.

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MANUAL PARA CONSULTAS

Se abrir la carpeta creada, donde podr editar el nombre del archivo y guardarlo. Ejemplo: (Figura 24)

Carpeta Creada

Nombre del Archivo

Figura 24.

Una vez Terminado el procedimiento anterior, dar Click en Guardar, se mostrar la ventana de la (Figura 25). Presionar Click en Guardar.

Figura 25.

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MANUAL PARA CONSULTAS

Se mostrar en pantalla el reporte generado, ejemplo: (Figura 26).

Figura 26.

Nota: Para cada reporte generado nuevamente ser importante verificar la ruta donde ser guardado, comprobando la Unidad C del equipo en uso y la carpeta donde se guardarn los reportes, ya que de lo contrario dichos reportes generados sern guardados errneamente en el Servidor y por lo tanto no sern localizados en sus equipos.

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SICOBIM

ELABOR

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AUTORIZ

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