Rapport de stage

DEDICACE
Je ddie ce modeste travail : * Mes chers parents aux qui javoue que cette ddicace ne reprsente quune goutte deau dans locan damour, daffection, de soutien et de sacrifices dont ils mont fait preuve. * Mes chers frre et surs en faveur de leur encouragement. soutien et

* A tous mes camarades de lENCG, en souvenir des moments agrables que nous avons passs ensemble. * A lensemble du personnel de la Socit Marocaine dEmballage Fantasia et tout le corps professoral de lENCG dAgadir

Rapport de stage

Remerciement
Il mest agrable de macquitter dune dette de reconnaissance auprs de toutes les personnes qui mont soutenues et qui sont intervenues dans la russite de mon stage. Ainsi, le devoir de la gratitude et de la reconnaissance mimpose exprimer mes vifs remerciements M. B .SAHIB, Directeur Gnral de la socit marocaine des emballages FANTASIA pour mavoir accueilli dans son honorable entreprise. Ma profonde gratitude est galement adresse Mlle Khadija ELKHAROUID responsable du service comptabilit de lentreprise et mon encadrant pendant la priode de stage, pour ses directives, sa sympathie ainsi que sa disponibilit mon gard malgr ses multiples occupations. Mes vifs remerciements aussi tout le personnel de la socit marocaine demballage pour leur accueil, disponibilit et sympathie. Je tiens galement remercier Mr Abdelaziz BENDDOU le Directeur de lEcole Nationale de Commerce et de Gestion dAgadir ainsi qu lensemble du corps professoral de lcole pour leurs soutiens et orientations.

Rapport de stage

Sommaire :
Ddicaces.1 Remerciements.2 Avant propos3 Introduction .................................4 Chapitre 1 : Prsentation de lentreprise I-prsentation du groupe CFAO.........8 II-Historique .9 III-Fiche signaltique..10 IV-Organigramme de lentreprise.......11 V-Lanalyse de lorganigramme de lentreprise ....12 A-Direction gnrale ..12 B-Direction commerciale ..12 C-Direction du personnel ...13 D-direction technique .....14 E-direction administrative et financire .....15 Chapitre II : Prsentation du contrle interne I Dfinition ....19 A-Rfrentiel marocain ..19 B-Rfrentiel franais..21 II-Rle du contrle interne ...22

Rapport de stage
III-Importance du contrle interne.....22 IV-Les objectifs du contrle interne ....24 V-Les principes du contrle interne ..26 VI- Les tapes dvaluation du contrle interne ..27 VII-Les moyens dvaluation du contrle interne.29 VI-Les limites du contrle interne ..............32 IX-Le contrle interne au sein du processus achat fournisseur.33 Chapitre III : cas pratique valuation des procdures du circuit achat fournisseur I-prise de connaissance de procdure achat ..40 A-service achat ......................41 B-Les achats de lentreprise : ........43 C-description narrative de la procdure dachat ..44 II-Lvaluation du contrle interne ...47 A-Diagramme de circulation : ........47 B- La grille danalyse des tches : ....51 C-Questionnaires du contrle interne : ..55 D-Tableau danalyse des risques ....59 II-Les faiblesses du contrle constates au niveau du circuit dapprovisionnement.62 III-Les forces du contrle constates au niveau du circuit dapprovisionnement .......64 IV-recommandations .....66

Conclusion

Rapport de stage

Avant propos :
LEcole Nationale de Commerce et de Gestion dAgadir (ENCG), a t cre en 1994 avec pour mission la formation de futurs managers dentreprise dots de comptences oprationnelles et stratgiques, dans un souci douverture sur le milieu professionnel. Dans cette vision, lENCG dAgadir accorde une place importante aux stages paralllement aux annes de formation comme occasion aux tudiants dallier la pratique la formation acadmique reue et de dcouvrir les situations multiples, complexes et changeantes de lenvironnement du monde de travail dans le but de dvelopper des comptences professionnelles et confronter des problmatiques relles lies au monde conomique Cest dans ce cadre que les tudiants en cours de prparation du Diplme de lEcole Nationale de Commerce et de Gestion dAgadir sont amens effectuer des stages tout au long de leur cursus. De ce fait mon stage sinscrit au sein de la socit marocaine des emballages

FANTASIA qui sest tal sur un mois du 01 au 31 Juillet 2011 Avec ce rapport, vous dcouvrirez dans les pages suivantes la synthse des travaux effectus, au cours dun stage professionnel sous le thme du lvaluation du contrle interne du processus Achat-fournisseur

Rapport de stage

Introduction
Les dirigeants des entreprises ont pour proccupation de mieux maitriser les activits dont ils ont la responsabilit, cest pour cela quils misent en place des systmes de Contrle Interne afin dviter et limiter les alas. Ainsi, le Contrle Interne est tout dabord un outil de gestion essentiel aux organes de direction de l'entreprise. Il doit permettre de lui procurer la meilleure fiabilit des informations sur lesquelles leurs dcisions sont prises, de dtecter et dvaluer les risques de dysfonctionnement et den rechercher les causes. Par consquent, de lui proposer des recommandations pour amliorer et mieux dfinir ses diffrents processus. Les faiblesses, dysfonctionnements ou erreurs relevs dans le systme de gestion trouvent toujours leur cause premire dans la dfaillance de lun des dispositifs du contrle interne mis en place qui sont : les objectifs, les moyens, lorganisation, le systme dinformation, la supervision ainsi que les mthodes et procdures. Pour mieux cerner le systme de gestion de lentreprise, les auditeurs ont dcompos le contrle interne en plusieurs cycles savoir : le cycle ventes-clients, immobilisations, trsorerie, paie-personnel, production, stock, et achats-fournisseurs qui fait lobjet de notre tude. mieux acheter suppose une parfaite matrise du processus dapprovisionnement par lentreprise afin de disposer de la meilleure matire premire et/ou marchandises rsultante dune slection antrieure des fournisseurs. De ce fait, ma mission est dexaminer le Cycle Achats-Fournisseurs dans le cadre dune mission dvaluation du Contrle Interne et ce au sein de LA SOCIETE MAROCAINE DEMBALLAGE FANTASIA. Le choix du thme est bien videmment motiv par limportance de la fonction achats et approvisionnements du fait de son impact financier sur le chiffre daffaire.

Rapport de stage

Chapitre I:

Prsentation de lentreprise daccueil

Lobjectif du chapitre :
Ce chapitre comprendra une prsentation de la socit marocaine des emballages FANTASIA , son activit et les diffrentes fonctions de chaque service avec une projection sur le service achat et le service comptabilit.

I-Prsentation du groupe CFAO :

7

Rapport de stage
CFAO est un acteur leader de la distribution spcialise en Afrique et dans les Dpartements et Territoires dOutre Mer franais (DOM-TOM). Ce groupe international opre dans les quatre mtiers suivants : La distribution de vhicules automobiles avec CFAO Automotive. La distribution de produits pharmaceutiques avec Eurapharma. Les Technologies avec CFAO Technologies. La distribution de biens de consommation courante avec CFAO Industries & Trading. Prsent aujourdhui dans 35 pays travers 149 filiales, 287 sites et plus de 10 000 collaborateurs dans le monde, CFAO a affich un chiffre d'affaires total consolid de 2,864 milliards deuros et un rsultat oprationnel courant de 277 millions d'euros. Prsent au Maroc depuis 1995, le groupe na cess de renforcer sa prsence. En 1995, il rachte DIMAC qui assemble et distribue des cyclomoteurs Peugeot. En 2000, il cre Inter Motors, importateur et distributeur des vhicules Opel (GM). En 2002, ce sont les activits marocaines de Pinault Bois et Matriaux (Manorbois, Comamussy et Fantasia), le spcialiste franais de la distribution et de la transformation du bois, qui rejoignent le giron de CFAO. La Socit Marocaine des Emballages FANTASIA faisait donc partie dun groupe multimarques engag dans une expansion internationale. Au del, elle reste une entreprise ayant une autonomie juridique, oeuvrant dans un secteur dactivit et surtout voluant avec son environnement. Avec les changements quelle a subis elle ne fait plus parti du groupe CFAO.

II. Historique :
8

Rapport de stage
La socit Marocaine des emballages FANTASIA est fonde en 1959 par M. Pierre ANGEBAULT, pour rpondre un besoin engendr par lexpansion du verger agrumicole et de la production marachre du SOUSS-MASSA. Il fut alors, lunique usine au sud du Maroc spcialise dans la fabrication des palettes et des caisses en bois destins au conditionnement des diffrents produits agricoles de la rgion, tels que les agrumes et primeurs. Depuis 1959, FANTASIA accompagne les exportateurs dune manire soutenue et participe activement lvolution de lemballage, depuis le billot, la caisse Africaine, la Floridienne, la caisse arme, le Fantabox, le plateau Hollandais, et actuellement le plateau Europen, avec lintroduction du Kit et le montage en station. En 1986, le groupe Pinault-Printemps Redoute marque son intrt et sa confiance dans le dveloppement conomique du MAROC, par la reprise de FANTASIA. Depuis 2004, FANTASIA sest quip de tunnels de schage aux normes europennes pour garantir la conformit sanitaire des matriaux d'emballages base de bois destins au Commerce International. Actuellement, lentreprise continue son activit dans le domaine des emballages bois en ayant de cesse de coller au mieux aux exigences du march.

III-La fiche signaltique :

Rapport de stage

Raison Sociale : Secteur dactivit : Spcialit : Forme juridique : Capital social : Destination : Nombre demploys : Adresse : Tlphone : Fax : E-mail : Rgime conomique Rgime de TVA Exercice comptable

Socit marocaine demballages FANTASIA Industrie du bois Fabrication des emballages dagrumes et primeurs et des palettes en bois Socit anonyme 5.250.000 DHS CEE/Nord Amrique / Pays scandinaves / Afrique 540 personnes BD Mohamed V BP 74, 80350 INEZGANE 0528.27.15.71/57/74/78/80 0528.27.15.82 Smefantasia@menara.ma Admission Temporaire Dbit Du 1er Janvier au 31 Dcembre

10

Rapport de stage

IV. L'organigramme de lentreprise :

11

Rapport de stage

V-Lanalyse de lorganigramme de lentreprise :

A- Direction gnrale :
Cest lorgane de dcision qui applique les directrices du conseil dadministration.

B- Direction commerciale :
Elle soccupe de la gestion de toutes les oprations commerciales, les relations avec les clients, le rglement des factures, la fixation des prix et ltablissement des contrats.

1- Service vente :
Ce service occupe une place primordiale au sein de la socit. Dans le cadre de ses relations extrieures, ce service entretient des relations avec la clientle.

2- Service Livraison et Facturation :

Il soccupe de la facturation des emballages vendus. Aprs avoir reu un devis de facture; si le client accepte le prix de vente, il envoi au service un bon de commande. Le service exige aux clients un bon de commande en deux exemplaires, lun class dans le service et lautre sera retourn au client. Dans la plupart des cas, la socit tablit des relations avec les clients en groupe. Le service exige ses clients une dclaration dimportation temporaire quils devraient dlivrer au bureau douanier pour sassurer que les emballages vendus seront exports par le client. Aprs la rception de la commande, Le service tablit un bon de livraison en six exemplaires : Un exemplaire sera envoy avec la marchandise. Aprs la rception du bon de rception, il envoie la facture avec un autre bon de livraison. Un sera dlivr au magasinier. Un au gardien. Deux exemplaires sont classs dans le dossier facture. Ce qui concerne les factures, sil sagit dune facture comporte la TVA, le service ltablit en six exemplaires :

12

Rapport de stage
Deux pour le service comptable. Une classe dans le service facturation. Trois pour le client. Et sil sagit dune facture exonre, le service ltablit en neuf exemplaires : Trois pour le Service Comptable. Trois pour le client. Trois pour le service des Admissions Temporaires.

C- Direction du personnel :
Elle veille assurer la gestion du personnel indispensable au bon fonctionnement de la socit savoir.

1- Recrutement :
Si Lorsque le besoin en main duvre est exprim, laugmentation de leffectif total devient une ncessit pour laccomplissement de lactivit de la socit. Dans ce cas, la socit procde la mthode de recrutement selon la dmarche suivante : Dfinition de poste Recherche du postulant Slections des candidatures Entretien et Embauche

2- La rmunration :
Puisque le contrat du travail est un contrat titre onreux, la direction est tenue de verser une contrepartie du travail fournit par lemploy deux fois par mois (sauf les cadres), la premire est considrer comme une avance.

3- La discipline gnrale :
La direction a pour objet dassurer les bonnes conditions de travail et elle a tout droit dintervenir en cas de conflits entre les salaris

4- Les attestations :
13

Rapport de stage
Dans le cadre de ses relations avec son personnel, la direction leur dlivre un certain nombre dattestation sur leurs demandes savoir : Attestation de travail. Attestation de cong.

Attestation de stage pour les stagiaires.

C- Direction technique :
Cette direction a pour but de surveiller les tapes de production ainsi que la maintenance des machines et les moyens de transports, elle se compose de :

1- Service dachat :
Ce service soccupe des relations entre la socit et ses fournisseurs. Fantasia effectue ses achats dans les marchs nationaux et ltranger o elle importe le bois et les pices de rechange pour les machines des ateliers. Et pour que lachat soit conclu, il faut passer par plusieurs tapes ce que nous dcouvrirons par la suite.

2- Atelier Entretien :
Limportance de ce service est incontestable puisquil assure la rpartition et la maintenance des machines.

3- Atelier Fabrication :
Ce service soccupe de la production et la fabrication des emballages de toutes sortes. Comme FANTASIA est une entreprise industrielle, son activit se classe dans le secteur secondaire, qui se caractrise par la transformation de la matire premire en produit fini ou semi-fini. A ce propos, FANTASIA sest spcialise dans la production des caisses demballages pour les agrumes et primeurs, des palettes en bois et des pallox. Elle possde lavantage de la flexibilit vis--vis de la demande du client. En effet, elle peut fabriquer toute sorte de format exig selon les tailles des choix des clients. La production du contre-plaqu passe par les tapes suivantes : Droulage : Il sagit du trononnage des grumes de peuplier en morceaux.

14

Rapport de stage
Schage : Il seffectue par le biais des schoirs afin de diminuer le taux dhumidit du contre-plaqu. Une fois sches, on effectue un triage des feuilles en trois qualits ; feuilles de face, de contre face et de lintrieur, selon leurs aspects. Encollage : Il se fait par un assemblage de 3 feuilles de contre-plaqu par une colle spciale ddie ce fait. Pressage : Il sagit dun pr-pressage suivi dun pressage effectu par des presses de 10 et 12 plateaux avec une temprature de moyenne de 140C Dcoupe : Il sagit de dcouper les plaques de contre-plaqu en lments avec des scies circulaires suivant les dimensions demandes par les clients.

E- Direction administrative et financire :

Elle a pour mission la gestion des affaires administratives de la socit, ses ressources ainsi que sa trsorerie suivant les objectifs fixs par la direction gnrale :

1- Service Secrtariat de Direction :

Ce service est considr comme un membre attach tous les services et toutes les directions de la socit. Il contient deux secrtaires, une standardiste qui soccupe de laccueil, de la rception et de la transmission des appels tlphoniques ainsi que des messages sur fax. Et lautre simplifie le travail administratif par lorganisation et la prparation des documents savoir. Le classement, la correspondance, la communication, traitement de texte, remplissage des chques, des effets, des dclarations de cession, des importations temporaires et ltablissement des factures.

2- Service Informatique :
Ce service emploie une seule personne qui soccupe de la syntonisation, la programmation et la circulation de linformation entre les services par un systme de rseau.

15

Rapport de stage
3- Service Comptabilit :
La comptabilit est une technique qui permet d'enregistrer les oprations effectues par l'entreprise au cours d'une priode donne appele "exercice" afin de dterminer le rsultat. Ce service soccupe du contrle de la rgularit des dpenses et des recettes de la socit. Il est not que seule la comptabilit gnrale est applique aux diffrentes oprations de lentreprise et seffectuer tout au long dun exercice de la manire suivante :

Suivi des comptes fournisseurs. Suivi des comptes clients. La paie. Les banques. Constatation et comptabilisation des diffrentes oprations Etablissement des documents de fin dexercice (balance, les journaux auxiliaires, les
tats d'inventaire)

4- Service Admission Temporaire :

Il soccupe du suivi denregistrement et dapurement de la matire premire importe temporairement jusqu ce quelle soit exporte aprs la fabrication des emballages, ainsi que les procdures de cautionnement de cette matire. Au niveau de dpartement administratif et financier, une attention particulire est accorde la gestion des admissions temporaires en suspension des droits et taxes douanires. Il existe deux types dadmission temporaire : Les A.T : admission temporaire pour les matires entrantes. Les I.T : Importation temporaire pour les produits finis vendus ou cds. Et la relation existante entre les deux cest que se sont les I.T qui apurent les A.T cest dire que lentreprise nest pas totalement dgage des pnalits douanires sur les matires entrantes quaprs vente effective des produits finis. L'admission temporaire se fait en tenant compte du rgime conomique sous lequel est place lentreprise. Ces A.T concernent la rgularisation des matires premires importes pour fabriquer les produits destins lexportation, mais en respectant une certaine dure de dtention de ces matires cest dire ds leur rception jusqu lexportation des produits emballs

16

Rapport de stage
5- Service Import :
Lorsque le fournisseur expdie la marchandise par bateau, il envoie import un pli cartable (enveloppe) qui comporte les documents ncessaires au ddouanement Il sagit de : La facture commerciale en huit exemplaires. La liste de colis sage : document qui indique les dtails de la marchandise. Le certificat phiteau sanitaire : il indique que la marchandise ne port pas de microbes. Le certificat dorigine : il prcise lorigine de la marchandise. Le connaissement original : garantie dlivre par le fournisseur au transporteur pour le paiement des frais de transport. Il est envoy au service import en 5 exemplaires ; 3originaux et 2 non endossable. Le manifeste de chargement indique la nature des marchandises portes par le bateau. Aprs avoir reu ces documents, le service tablit un engagement dimportation qui sera domicili la banque et transmit ensuite au transitaire, qui soccupera du ddouanement de la marchandise, laide des documents suivants : Facture (en trois exemplaires) Listes de colis age (en trois exemplaires) Certificat phiteau sanitaire. Certificat dorigine. Connaissement original endoss par la socit (l'engagement).

17

Rapport de stage

Chapitre II:

Prsentation du contrle interne

Lobjectif du chapitre :
Ce chapitre comprendra une prsentation de la dfinition, rle, objectifs, importance, lments de base et les dispositifs du contrle interne

I-Dfinitions du contrle interne :

18

Rapport de stage
Le contrle interne nest pas un concept nouveau, il na pas cess dvoluer et son champ dapplication sest nettement largi au fil des annes. En effet, il sest rapidement impos la suite de divers incidents et crises qui ont fait apparatre des dfaillances dues en grande partie lorganisation et aux outils de gestion. Il nexiste pas dans les pays francophones une dfinition du contrle interne reconnue par lensemble des parties concernes, contrairement ce qui existe dans certains pays anglosaxons, notamment les Etats-Unis dAmrique. En revanche, plusieurs dfinitions existent et sont appliqus par des organismes professionnels reconnus. Quant au Maroc, le manuel des Normes reste la seul rfrence du contrle interne dans le cadre de la dfinition des missions du commissaire aux comptes. De ce fait, on a choisi de prsenter 3 rfrentiels qui dfinissent le contrle interne, notamment :

A-Rfrentiel Marocain :
Dans son Manuel des Normes : Audit lgal et contractuel lOrdre des Experts Comptables du Maroc dfinit le contrle interne dans la partie rserve lvaluation du contrle interne comme suit : Le contrle interne est constitu par l'ensemble des mesures de contrle, comptable ou autre, que la direction dfinit, applique et surveille, sous sa responsabilit, afin d'assurer la protection du patrimoine de l'entreprise et la fiabilit des enregistrements comptables et des tats de synthse qui en dcoulent . Le contrle interne ainsi dfini doit permettre d'obtenir l'assurance raisonnable que : les oprations sont excutes conformment aux dcisions de la direction (systme d'autorisation et d'approbation); les oprations sont enregistres de telle faon que les tats de synthse qui en dcoulent sont rguliers et sincres et donnent une image fidle du rsultat de l'exercice, de la situation financire et du patrimoine de l'entreprise (contrles internes fiables lors du traitement des donnes et de l'laboration des tats de synthse) ;

les actifs de l'entreprise sont sauvegards (sparation des tches, contrle physique sur les actifs, service d'audit interne, assurances, etc...).

19

Rapport de stage
B-Rfrentiel Franais :
Les normes professionnelles ont prcis lacceptation des concepts issus des rfrentiels internationaux. Le rfrentiel de la profession comptable est constitu de la dfinition donne par lInternational Federation of Accountants (IFAC) et reprise par lOrdre des Experts Comptables et la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes (norme 2.301 de la CNCC) qui dit : Le systme de contrle interne est lensemble des politiques et procdures mises en uvre par la direction dune entit en vue dassurer, dans la mesure du possible, la gestion rigoureuse et efficace de ses activits .

C-Rfrentiel Amricain :
Le COSO est le seul rfrentiel existant actuellement en matire de contrle interne. Il est issu des travaux initis en 1985 aux Etats-Unis dAmrique par la Treadway Commission qui tait charge de prparer une tude approfondie sur le contrle interne visant dfinir les nouveaux concepts et lapproche de rfrence. Le document final de ces travaux (Internal Control-Integrated Framwork) est apparu en 1992, communment appel COSO Report , COSO signifiant : Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. Ce rapport est devenu le rfrentiel de nombreuses grandes entreprises. Le COSO donne du contrle interne la dfinition suivante : Le contrle interne est un processus mis en uvre par le conseil dadministration, les dirigeants et le personnel dune organisation, destin fournir une assurance raisonnable quant la ralisation des objectifs suivants : Efficacit et rentabilit des activits; Fiabilisation des informations financires ;

Conformit aux lois et aux rglementations en vigueur. Le premier objectif concerne les objectifs de base de lentreprise, y compris ceux relatifs aux performances, la rentabilit et la protection des ressources. Le deuxime couvre la

20

Rapport de stage
prparation dtats financiers fiables et les informations publies extraites des tats financiers, telles que les publications des rsultats intermdiaires. Le troisime objectif se rapporte la conformit aux lois et aux rglements auxquels lentreprise est soumise. Ces trois objectifs bien quils soient distincts, ils se recoupent. Par ailleurs, le COSO dfinit les cinq catgories suivantes comme tant les lments du mcanisme de contrle interne dune organisation: Environnement de contrle : Il est constitu du cadre fonctionnel des principes et des valeurs qui, sans tre toujours exprims dans des textes formels, influencent, voire orientent l'organisation et son fonctionnement. valuation des risques : Un systme de contrle interne efficace requiert que les risques importants pouvant nuire la ralisation des objectifs de lorganisation soient reconnus et continuellement valus. Activits de contrle : Il s'agit de l'ensemble des politiques et des procdures mises en place pour matriser les risques et raliser les objectifs de l'organisation. Ces mesures de contrle interne doivent tre mises en place dans chaque service. Information et communication : Elles sont essentielles au bon fonctionnement du systme de contrle interne. Ces informations couvrent les aspects financiers et qualitatifs des oprations. Pour tre utile, l'information doit tre pertinente, communique temps et aux bonnes personnes.

Suivi :

21

Rapport de stage
Il est indispensable pour vrifier le maintien de la qualit du contrle. Ce suivi doit tre effectu de manire permanente par les membres de l'organisation dans le cadre de leurs activits quotidiennes. Des interventions ponctuelles par des quipes spcifiques doivent permettre de s'assurer de l'efficacit et de la qualit des contrles et procdures.

II-Le rle du contrle interne :

Le contrle interne permet de sassurer que les dcisions prises sont correctement appliques, ceci constitue laspect transmission de linformation. Il assure un niveau minimum de qualit la prestation effectue ou au produit fabriqu, ceci constitue le contrle direct ou indirect du produit. Il dcle les principales anomalies de fonctionnement, cest-dire quil permet un fonctionnement harmonieux du systme.

III-Limportance du contrle interne

Le contrle interne joue un rle prpondrant au sein de lentreprise dans la mesure o il permet dune part, dassurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualit de linformation, de lautre, lapplication des instructions de la direction et de favoriser lamlioration des performances. Ainsi, limplantation dun systme de contrle interne inadquat peut exposer lentreprise des consquences telles que :

A- Des pertes de biens :

Les pertes des biens sont causes principalement par les erreurs, linsouciance et le vol.

Les erreurs et linsouciance:

Les erreurs, contrairement au vol, sont faites sans mauvaise intention. Elles rsultent habituellement de causes comme la fatigue, le manque de jugement, la rapidit dexcution,lutilisation des outils inadquates, un personnel peut exprimenter, etc.

Le vol :

22

Rapport de stage
Le petit la rousse dfinie le vol comme tant un dlit commis par celui qui prend indment la chose dautrui . Aussi, pouvons nous distinguer deux catgorie de vols : Les vols de biens autres que largent (par exemple des stocks, des valeurs immobilires, des outils, des articles de bureau ou du matriel servant lentretien et aux rparations). Et les vols dargent tels que le vol arm et le vol dargent provenant des encaissements.

B- Des registres comptables peu fiables :

Les dirigeants et administrateurs dentreprises doivent continuellement prendre des dcisions dans lexercice de leur fonction, en ce sens, ils sappuient sur des rapports dans les donnes manent des registres comptables qui peuvent influencer les dcisions de ces dirigeants si elles renferment des erreurs importantes. En plus de mener des dcisions errones, des donnes comptables peu fiables risquent de rendre les gestionnaires mfiants envers les rapports qui leurs sont prsents. Ainsi, nous remarquons quune information de qualit indispensable dans la prise de dcision du gestionnaire, alors il incombe toute entreprise de mettre en place les contrles ncessaires favorisant une information comptable approprie.

C-Linefficacit et linefficiente des oprations :

Les notions defficacit et defficience se dfinissent au sein de la profession comptable, comme suit : Efficience = conomie des moyens. Efficacit = ralisation de lobjectif. A travers ces dfinitions, il est assez facile dimaginer ce que peut entraner une gestion inefficace et inefficiente des oprations : Augmentation des cots de la main duvre ; Augmentation du cot des stocks ; Manques gagner Ces quelques exemples illustrent limportance de la mise en oeuvre de contrles favorisant la survie de lorganisme.

D-Le non-respect des politiques et procds tablis :

23

Rapport de stage
Lentreprise labore habituellement des politiques et procds pour favoriser, entre autres, une gestion ordonne en fonction des objectifs fixs. Ltablissement des politiques et procds est une tape trs importante mais leur mise en application est tout aussi cruciale. Lentreprise doit mettre au point des mcanismes qui vont contribuer au respect des rgles tablies, sinon elle risque de ne pas atteindre les objectifs viss ou encore de voir se poser de graves problmes

IV- Les objectifs du contrle interne :

Le contrle interne est une partie intgrante dans le processus de planification, dexcution et de suivie de ralisations par lesquels les dirigeants sassurent de la progression vers la ralisation des objectifs et dclent temps tout drapage de nature mettre en pril la rentabilit, voir la prennit de lentreprise. Ceci peut tre regroup en trois grandes catgories savoir : Objectif oprationnel ; Objectif dinformations financires ; Objectif de conformit.

A-Objectif Oprationnel :
Cet aspect met en vidence loptimisation des oprations et la protection du patrimoine de lentreprise. Le terme opration sous-entend la ralisation de lobjet social, qui est la raison dtre de lentreprise, Opration est synonyme de activit au sein dune entreprise et tous les niveaux hirarchiques. Ces activits sont principalement lachat ou

approvisionnement, la production ( biens et/ou services ), la commercialisation ou vente, et chaque fonction comporte des tches prcises. Laccomplissement de ces tches se solde gnralement par la constitution de documents servants de justificatifs (bon de commande, de livraison, relev par fournisseur). Le terme optimisation , sous-entend trois notions essentielles qui sont : lconomie, lefficience et lefficacit.

24

Rapport de stage
Une entreprise est qualifie dconomie lorsquelle acquit ses matires premires et/ou son matriel de production de bonne qualit cot bas. Pour ce faire, le contrle interne, doit sassurer que les diffrents fournisseurs ont t valus en fonction de critres jugs importants par lentreprise (prix, dlai de livraison, modalits de rglement, qualit de produit ) avant toute dcision dachat En plus de lconomie raliser, il est aussi important pour lentreprise que le matriel acquis soit utilis de manire obtenir les meilleurs rendements possibles, on parlera ainsi defficience. Par le biais de lefficacit, le contrle interne sassure que le matriel acquis par lentreprise permettra celle-ci datteindre ses objectifs tous les niveaux. Dans le but datteindre ses objectifs, lentreprise ne doit pas seulement se contenter doptimiser ses ressources, elle doit aussi en assurer la protection contre dventuels vols, utilisation a dautre fin, falsifications de donnes, par le biais des de protection efficace. En plus de tout cela, il est aussi, primordial de veiller lidentification de risques derreurs et de fraudes, et la mise en place des mesures prventives et correctives pour non seulement corriger les erreurs mais aussi diminuer le risque de ces erreurs et viter quelles se reproduisent.

B-LObjectif dInformations Financires :

Linformation financire gnre au sein dune entreprise sert aussi bien une prise de dcision interne qui favorisera la production de linformation financire fiable et en temps voulus, cela permettra aux responsables de mieux apprhender la structure financire de lentreprise et de connatre la situation de sa trsorerie nette et de son endettement.

C-LObjectif de Conformit :
Un certain nombre de contraintes font partie de lenvironnement dans lequel agit lentreprise. Ces contraintes peuvent tre dordre comptable (principes comptables), fiscale (IS, TVA, Cotisation Minimale, IGR). Le non-respect de ces lois peut, non seulement, engendrer des pnalits pour lentreprise, mais galement la perte possible de crdibilit auprs du public en gnral et sa clientle en particulier. Le contrle interne interviendra donc pou garantir le respect des lois et rglement en vigueur. Les systmes du contrle interne sont mis en place afin de dtecter, en temps voulu tout drapage par rapport aux objectifs de rentabilit viss par lentreprise et de limiter les alas. Ainsi donc le contrle interne pour rle de :

25

Rapport de stage
Amliorer la planification, lorganisation et la direction ; Matriser les besoins et les priorits du client ; Evaluer le rendement des activits tous les niveaux ; Procder temps aux adaptations ncessaires la croissance de lactivit.

V-Principes de base du Contrle Interne

Le contrle interne repose sur certain nombre de rgles de conduite ou de prceptes dont le respect lui confrera une qualit satisfaisante. Les principes sur lesquels, daprs lOrdre des Experts Comptables et Comptables Agres en France, sappuie le contrle interne sont :

A-Principe dorganisation :
Une organisation est une structure formalise de rles, de postes labors intentionnellement. Pour que le contrle interne soit efficace, il faudrait que cette organisation soit pralablement tablie et, compte tenu des mouvements lis lenvironnement externe et interne de lentreprise, elle doit tre flexible c'est--dire tre en harmonie avec la forme que doit revtir lentreprise tout moment.

B-Principe dintgration :
Le personnel charg de lanimation du contrle interne doit disposer de comptences ncessaires pour que le systme produise des rsultats satisfaisants. Ce principe est essentiel car la fiabilit du systme dpend du niveau de comptence et dintgrit du personnel.

C-Principe de la permanence :
Le systme de contrle interne doit tre scuris de telle sorte quil vive aussi longtemps que lentreprise elle-mme.

26

Rapport de stage D-Principe de luniversalit :

Le contrle interne concerne toutes les personnes de lentreprise. Il ne doit pas avoir des personnes exclues du contrle par privilge, ni de domaine rserv ou dtablissement mis en dehors du contrle interne.

E-Principe de lindpendance :
Les objectifs du contrle interne doivent tre atteints indpendamment des procdures utilises dans lentreprise.

F-Principe de linformation :
Linformation doit rpondre certains critres tels que la pertinence, lutilit, lobjectivit, la communicabilit et la vrifiabilit.

G-Principe de lharmonie :
Le contrle interne doit tre adapt au fonctionnement de lentreprise, cest--dire son environnement en fonction de limportance des risques quil vite, et du cot de sa mise en uvre.

VI-Etapes dvaluation du contrle interne :

Daprs le Manuel des Normes : Audit lgal et contractuel labor par le Conseil National de lOrdre des Experts Comptables, lapprciation du contrle interne comporte deux grandes phases : La premire consiste comprendre les procdures de traitement des donnes et les contrles internes manuels ou informatiss mis en place dans l'entreprise ; La deuxime consiste vrifier le fonctionnement des contrles internes sur lesquels le rviseur a dcid de s'appuyer afin de s'assurer qu'ils produisent bien les rsultats escompts tout au long de la priode examine. 1re phase : La premire tape se droule comme suit :

27

Rapport de stage
Prise de connaissance du systme de traitement des donnes et des contrles internes manuels et informatiss mis en place dans l'entreprise (utilisation, si ncessaire, des diagrammes de circulation comme moyen de description) ; Vrification par des tests limits (tests de conformit) que les procdures telles que dcrites et que les contrles internes indiqus sont appliqus ; Evaluation des risques d'erreurs qui peuvent se produire dans le traitement des donnes en fonction des objectifs que doivent atteindre les contrles internes sur le traitement des donnes, savoir : -S'assurer que toutes les oprations sont saisies pour enregistrement, -S'assurer que les oprations saisies sont relles et correctement enregistres dans les livres et les tats de synthses, Evaluation des contrles internes assurant la protection des actifs, c'est--dire ceux sans lesquels il existerait des risques de pertes non enregistres (par exemple, systmes de protection physique des stocks pour viter le coulage, relance des clients pour viter des pertes sur crances) ; Identification des contrles internes sur lesquels le rviseur a dcid de s'appuyer et qui auront pour consquence, s'ils fonctionnent tels qu'escompts, de limiter ses travaux de vrification sur les soldes des comptes concerns. Cette tape est dveloppe dans son intgralit lorsqu'un systme comptable est tudi pour la premire fois. Pour les exercices ultrieurs, il conviendra de mettre jour la description du systme et l'analyse qui en est faite. Si les systmes n'ont pas t modifis, des tests de conformit devront tre effectus pour s'assurer que c'est le cas. Aprs la ralisation de la premire tape, le rviseur peut, pour orienter sa mission, rdiger une note qui rsume pour chaque compte significatif : Le ou les systmes comptables qui l'alimentent ; Le processus de jugement qui l'affecte ;

28

Rapport de stage
Les contrles internes sur lesquels il a dcid de s'appuyer et les consquences sur l'tendue des contrles sur les soldes, si les rsultats des tests sur ces contrles internes sont satisfaisants ; La nature, l'tendue et le calendrier des autres contrles pour s'assurer, lorsqu'il n'y a pas de contrles internes sur lesquels il puisse s'appuyer, qu'il n'y a pas eu d'erreurs significatives ou pour quantifier les erreurs qui se sont produites. 2me phase : La deuxime tape dans lapprciation du contrle interne se droule comme suit : Vrification suffisamment tendue des contrles internes sur lesquels le rviseur a dcid de s'appuyer pour s'assurer qu'ils fonctionnent effectivement et tout au long de la priode soumise son examen ; Si le rsultat de cette vrification est satisfaisant, confirmation que les contrles sur les soldes des comptes concerns peuvent tre limits ; Si le rsultat de cette vrification n'est pas satisfaisant, remise en cause de l'valuation prliminaire des risques d'erreurs dans le systme tudi et laboration d'un programme de travail permettant soit de s'assurer qu'aucune erreur significative ne s'est produite, soit de quantifier les erreurs qui se sont produites.

VII-Les moyens dvaluation du contrle interne :

Les objectifs de contrle peuvent tre atteints par diffrents moyens et grce diffrentes procdures. Lauditeur doit sassurer que les procdures adoptes par lentreprise utilisent les moyens recenss. Pour chaque objectif, lauditeur rcapitule les diffrentes procdures qui y sont lies et il doit estimer si globalement lobjectif de contrle est ou non atteint.

A- Les Questionnaires de contrle interne :

Pour laider dans sa dmarche, lauditeur dispose de questionnaires de contrle nterne. Il sagit de questionnaires qui recensent, pour chaque objectif de contrle interne, les questions relatives aux diffrents moyens datteindre lobjectif. Chaque question porte sur lexistence dune procdure de contrle et la rponse apporte peut tre OUI / NON / NA (non applicable) .Dans le premier cas ( rponse OUI ) il sagit dune force pour lentreprise,

29

Rapport de stage
car il existe une procdure de contrle interne permettant datteindre lobjectif de contrle identifi prcdemment. Dans le second cas ( rponse NON ) il sagit dune faiblesse pour lentreprise. Cependant, cette faiblesse peut tre compense par lexistence dune procdure suppltive. Dans le troisime cas ( rponse NA ), la procdure na pas de raison de sappliquer lentreprise car son secteur dactivit ou sa structure organisationnelle ne sy prtent pas. Afin dviter laccumulation de rponses NA , il est ncessaire de prvoir diffrents types de questionnaires de contrle interne selon le secteur dactivit ou la taille de lentreprise. Une fois rempli le questionnaire de contrle interne, lauditeur peut apprcier si les procdures de contrle interne permettent datteindre chacun des objectifs de contrle interne. Si un objectif ne peut pas tre atteint, en raison de labsence de procdures adaptes, cela signifie pour lauditeur que le risque derreur ou de fraude est beaucoup plus lev et quil sera ncessaire deffecteur des contrles approfondis sur les transactions. A linverse, si les procdures de contrle permettent datteindre un objectif de contrle interne, lauditeur doit vrifier que les procdures sont rellement et correctement appliques.

B- Tests de lapplication et de lefficacit des procdures :

Lauditeur doit sassurer que les forces releves dans lanalyse du systme de contrle interne sont permanentes et que les contrles prvus sont effectivement et correctement appliques.

1-Le contrle de lapplication des procdures de contrle interne :

Lauditeur va raliser des tests de conformit sur lapplication des procdures de contrle interne constituant une force pour lentreprise. Ces tests de conformit vont vrifier la permanence de lanne sans tre particulirement concentrs sur la priode de clture. Le contrle interne comptable et financier doit tre pratiqu tout au long de lanne et non seulement la date darrt des comptes.

2- Les tests de conformit : Les tests de conformit comprennent lexamen de lapplication des contrles et la simulation de tout ou partie de la tche effectue par les employs. Lexamen de lapplication des contrles ncessite la matrialisation de ces contrles ; elle porte sur la prsence de visas, dtats de rapprochement,

30

Rapport de stage
Le niveau du test de conformit est conditionn par la frquence de ralisation du contrle. Il dpend galement des lments suivants : Le risque quune erreur ne soit pas dtecte. Ce risque est moindre sil existe un second contrle portant sur la ralisation du premier contrle ; Le degr selon lequel les autres tests daudit garantissent lapplication correcte du contrle ; La frquence de non-application du contrle et limpact des erreurs ventuelles. Selon le degr davancement auquel se produit une erreur, limpact sur le produit en sera plus ou moins important. Une erreur se produisant au dpart a plus de chance dtre dtecte. 3-Lestimation de limpact des dfaillances dans lapplication des procdures de contrle interne : Les tests de conformit permettent de valider ou dinfirmer les forces releves dans la description des procdures de contrle interne. Lauditeur pourra sappuyer sur les procdures concourant lobtention dun objectif de contrle quand les tests de conformit auront rvl que ces procdures sont correctement et rgulirement appliques. A linverse, si les tests de conformit sont dfavorables lauditeur ne pourra pas sappuyer sur les procdures de contrles interne et il devra exercer un contrle approfondi du produit.

C- Lchantillonnage :
Lchantillonnage consiste tester une fraction de la population audite tirer les anomalies releves une gnralisation lensemble de la population. Les tests de validation sont par nature lourds car ils ncessitent lanalyse de la composition du produit ou du compte ( pour laudit des tats comptables et financiers ). Quand les transactions sont trs nombreuses, il nest pas possible deffectuer un contrle unitaire. Les lois statistiques peuvent tre utilises pour dterminer la taille de lchantillon tester en fonction du degr de confiance requis, et pour extrapoler les rsultats de lanalyse portant sur lchantillon lensemble de la population. La loi normale constitue le plus souvent de rfrence en raison de la loi des grands nombres qui tend normaliser les distributions.

31

Rapport de stage
D- Diagramme de Circulation :
Un diagramme de circulation est la description graphique dun ensemble doprations. Celle ci sopre au moyen dune ligne de flux qui retrace dans un ordre chronologique le cheminement des documents gnrs par ces oprations. Cette mthode danalyse a pour objectif de vrifier si le systme de contrle interne est efficace et valable. Pour le raliser, il faut que le diagramme de circulation fasse ressortir les lments suivants : La division des responsabilits pour les diverses oprations ; La localisation des points dactions, de dcision, de contrle et de vrification ; La description des documents utiliss pour le transfert dinformations ou dinstructions ; La liaison avec dautres circuits, soit lintrieur ou lextrieur de lorganisation. Lauditeur doit choisir les circuits tudier et les diagrammes prparer en fonction de ltendue de son audit. Il doit tre conscient de fait quil est proche des sources dinformations. Lefficacit de son travail repose largement sur la pertinence du circuit slectionn et sur sa comprhension. Ltablissement dun diagramme de circulation suppose lemploi dune table de symboles et le choix dun type de prsentation. Les symboles : il en existe plusieurs mais les symboles les plus courants sont ceux utiliss en informatique. Toutefois il importe quil y ait une homognit totale au sein dun mme groupe de travail, cest dire quils doivent utiliser les mmes symboles pour les mmes procdures afin que toute chose soit bien comprise. Prsentation : sagissant du type de prsentation du diagramme, elle est susceptible de varier. Cependant elle drive directement de celle qui caractrise les deux modles de base : le diagramme vertical et le diagramme horizontal. En gnral, sur le plan de leurs caractristiques on peut dire que lutilisation des diagrammes de circulation prsente plus davantages que dinconvnients. Sagissant des inconvnients, on peut dire que, dune part, la mthode ne permet pas toujours de saisir lensemble du contrle interne : parfois on trouve des difficults dcrire de faon graphique certaines oprations. Dautre part, la mthode est longue mettre en uvre et ncessite lexprience et la logique. Concernant les avantages, on peut dire que lutilisation dun tel dispositif de travail permet dapprofondir le systme tudi et den dceler les principales forces et faiblesses. Dautant plus quil met en vidence les lments srieux dapprciation sur la valeur de lautocontrle.
32

Rapport de stage

VIII-Limites du contrle interne:

Le dispositif de contrle interne aussi bien conu et aussi bien appliqu soit-il, ne peut fournir une garantie absolue quant la ralisation des objectifs de lentreprise. La probabilit datteindre ces objectifs ne relve pas de la seule volont de la socit. En effet, il existe des limites inhrentes tout systme de contrle interne. Ces limites rsultent de nombreux facteurs, notamment :

A- Cot du contrle :
Il est souvent reproche au contrle interne daugmenter les charges de lentreprise par lembauche du personnel nouveau et la ralisation dinvestissements supplmentaires. Cependant, il faut signaler : Que le contrle interne est un lment de scurit dans lentreprise, dont le cot peut sanalyser comme celui de lassurance. Que le contrle interne est avant tout une meilleure rpartition des tches avant leur multiplication. Que le contrle interne doit tre la mesure du risque quil doit couvrir. On doit ainsi souligner que si le risque encouru est faible, la mise en place dune procdure dont le cot serait suprieur au risque encouru deviendrait une faiblesse dans loptique du rapport cot/efficacit.

B-Problme humain :
La mise en place dun systme de contrle interne peut tre interprte comme une remise en cause de la direction et outils de gestion. Par contre, il faut observer : Que le personnel doit tre clairement des objectifs rels du contrle interne Que les ventuels obstacles soulevs par le personnel relvent plus de la rsistance au changement en gnral. Que le contrle interne joue en faveur du personnel, car il interdit quil soit suspect.

33

Rapport de stage
Toutefois, lors de la mise en place des contrles, il est ncessaire de tenir compte du rapport cot / bnfice et de ne pas dvelopper des systmes de contrle interne inutilement coteux quitte accepter un certain niveau de risque.

IX-Contrle interne au sein du processus achat fournisseur :

A- Principes dvaluation du CI :
A ce stade, nous allons examiner les diffrents principes du contrle interne quant la procdure dachat.
1-Lexhaustivit des procdures :

A ce niveau, lauditeur se demande si toutes les oprations de lentreprise ont t enregistres, le risque domission peut se manifester par : Lomission de lenregistrement dune facture reue ou dun avoir, La rception des marchandises sans enregistrement de la facture recevoir, Non comptabilisation de certains paiements dans les comptes fournisseurs. Pour sassurer de lexhaustivit des procdures, lauditeur effectue les tests suivants : Il slectionne des bons de rception et sassure de lenregistrement des factures Correspondantes. Il slectionne des doubles de bon de commande, retrouve les bons de commandes et les factures correspondantes et sassure de leur enregistrement. Il slectionne les relevs fournisseurs et les compare avec les factures enregistres. Il slectionne les demandes davoir ou retrouver les avoirs reus et les enregistrements Correspondants
2-La ralit des procdures :

Il sagit de sassurer que toutes les procdures effectues traduisent correctement une opration relle. Les risques qui peuvent porter atteinte au respect de ce principe sont les suivants : Enregistrement dachats non effectus Enregistrement des charges ou des dettes non autorises,

34

Rapport de stage
Non dtection derreurs qui peuvent entacher les factures.
3-Lautorisation :

Lobjectif ce niveau est de sassurer que : Les besoins sont dclenchs par des personnes ayant autorit, Le choix du fournisseur est approuv par la personne comptente, Toutes les commandes sont autorises, Les rceptions sont valides par les personnes habilites pour ce fait, Les rglements des factures sont autoriss et en cas de paiement par traite sassurer que leur acceptation est faite par les personnes comptentes ; Les avoirs sont justifis, Les fiches dinventaire sont valides ;
4-Loptimisation :

Il sagit doptimiser les besoins et les conditions dachats de ces besoins via la matrise du processus dachats. Pour cela, il faut disposer dinformations fiables afin de prendre une trs bonne dcision, car cela est reflt dans les documents comptables de la socit.

B-Gnralits sur la fonction achat :

La fonction achats nest pas seulement une fonction intervenant en amont, mais une fonction-carrefour entre les divers utilisateurs quelle doit satisfaire dans lentit et lensemble des fournisseurs potentiels. Elle doit agir de faon assurer aux utilisateurs un approvisionnement en matriels, matires, marchandises, services et fournitures qui soient : Conformes aux spcifications des utilisateurs et contrlables par les rceptionnaires ; Obtenues dans des conditions comptitives de cot net, compte tenu des oprations qui affecteront ces approvisionnements dans lentit et donc les charges quils engendreront ; Disponibles dans la forme, et les conditions ncessaires et souhaites, sans rupture de la continuit des approvisionnements

35

Rapport de stage C- Les services intervenants dans le processus dachats :

Services Initiateurs : mettent des demandes dachat dans des limites strictement dfinies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les envoyer directement aux fournisseurs. Service Achats: il tablit les bons de commande sur la base des demandes dachats soit des besoins spcifiques. Il ngocie les prix, choisit les fournisseurs et surveille les dlais de livraison. Service Rception: sassure de la conformit de la livraison avec la commande (quantit et qualit). Service Stocks: il reoit la marchandise du service Rception et procde aux enregistrements permettant un suivi quantitatif. Service Comptable: enregistre les factures aprs leur approbation. Service Trsorerie : rgle les factures en sassurant de leur approbation par les personnes comptentes.

D-Lorganisation du processus dapprovisionnement :

1-Dclenchement de la commande :

Le contrle interne sur les oprations relatives aux achats et aux charges doit donner lassurance que les commandes de marchandises ou des biens et services sont faites en fonction des besoins de lentreprise, pour des quantits optimales et par des personnes autorises le faire. En ce qui concerne les achats de matires et de marchandises ces objectifs sont indissociables des problmes de gestion des stocks. Les procdures mises en place doivent donc permettre de rpondre de manire satisfaisante aux questions suivantes : Qui peut dclencher la commande? Quelle quantit faut-il commander? A quel fournisseur doit-on sadresser?
2-Passation de la commande :

La commande est considre, sur le plan juridique, comme le contrat liant lentreprise et le fournisseur. Le bon de commande, document qui matrialise la commande, exprime clairement les intentions des deux parties. Pour remplir cette obligation, il faut que ce dernier,

36

Rapport de stage
comporte un certain nombre dinformations telles que le nom et ladresse de lentreprise, le numro et la date de la commande, le nom et ladresse du fournisseur, la description et la quantit des articles commands Le bon de commande est gnralement tabli en 5 exemplaires : Loriginal destin au fournisseur ; Un exemplaire au service initiateur de la demande ; Un exemplaire au service charg de la rception ; Un exemplaire au service de la comptabilit ; Un exemplaire demeure au service achats pour linclure dans le dossier dachat. Un bon de commande est systmatiquement tabli, si possible sur des exemplaires standard et pr numrots, partir des demandes dachats par le service Achats ; Les personnes autorises mettre des bons de commande sont dsignes par crit et un montant maximum autoris est dfini ; Le non respect de telles procdures peut conduire : Soit des achats excessifs par rapport aux besoins normaux, pouvant se traduire par des frais financiers ou des cots de stockage trop levs, ainsi que par des pertes dues au vieillissement ou la dtrioration des produits. Soit des achats insuffisants ou contre-temps, pouvant se traduire par des retards de production, des pertes de vente, des frais excessifs de rapprovisionnement et des conditions moins avantageuses quant aux prix.
3-Acceptation et traitement des livraisons

Il faut en ce domaine garantir que : Les dlais de livraison prvus sont respects, Les livraisons, (ou les services reus) ne peuvent tre accepts que sils correspondent une demande, Les livraisons sont faites selon les spcifications de la commande Cette mission est assure gnralement par le service charg de la rception et dans certains cas par le service de la gestion des stocks. Ce service a pour tches : De recevoir les arrivages des transporteurs ou des fournisseurs ; De signer les dcharges prsentes par ceux- ci ; Didentifier et denregistrer les marchandises qui entrent ; De mettre plus rapidement possible les marchandises disposition. Un bon dentre (ou de rception) est tabli pour chaque rception. Il est particulirement

37

Rapport de stage
utile que ces bons soient pr-numrots. Il doit contenir : lidentit du fournisseur, le numro de commande, la quantit reue et la quantit rejete ventuellement. Dans les petites entreprises, un double du bon de commande peut servir de bon de rception. On pourra mme admettre dans certains cas lutilisation du bon de livraison du fournisseur, mais la condition que celui-ci soit numrot ds son arrive.

4-Contrle des livraisons :

Un contrle des rceptions est prvu. Les livraisons ne doivent tre acceptes que dans la mesure o la rception correspond un bon de commande de lentreprise. Pratiquement, il est ncessaire que le service charg de la rception possde une copie de lordre dachat lautorisant effectuer une entre de marchandise. Sur cette copie, il est souhaitable que les quantits soient omises. Un certain nombre de vrifications doivent tre effectues : elles sont gnralement faites en deux temps : Contrle de spcification et de quantit par rapprochement entre le bon de commande et le bon de rception, Contrle de qualit de la marchandise reue : il ne peut tre fait que par une personne Comptente (en gnral un technicien) qui procdera soit de manire exhaustive, soit par sondages. Les vrifications de qualit et de quantit doivent tre matrialises sur le bon de rception.
5- Enregistrement des dettes :

Aprs avoir effectu les contrles de rception, le service achats reoit la facture correspondante et lenregistre. Le contrle interne doit garantir que : Les dettes sont constates au fur et mesure de la rception des fournitures et des services, La comptabilit est correctement organise pour traiter ces oprations. La comptabilit doit tre en mesure de dtecter les marchandises reues pour Lesquelles aucune facture nest encore parvenue. A cet gard, une bonne procdure (parmi dautres possibles) consiste transmettre systmatiquement la comptabilit les doubles des bons de commande et des bons de rception. Ceci permet cette dernire, dune part, deffectuer le regroupement du bon de commande, du bon de rception et de la facture ; dautre part de

38

Rapport de stage
pouvoir connatre tous moments lensemble des rceptions effectues pour lesquelles la facture na pas encore t reue. Il est ncessaire que la comptabilit soit organise de la manire que soient vits : La perte ou simplement labsence de suivi des factures fournisseurs. Dans cet esprit, il est indispensable que les factures soient centralises ds rception par la comptabilit. Les confusions dans la tenue des comptes fournisseurs qui peuvent donner lieu des litiges et dtriorer limage de marque de lentreprise, Les retards de rglement qui peuvent se traduire par le versement dindemnits, Lenregistrement incorrect des charges nes de ces oprations, A cet gard, on peut mentionner les procdures suivantes : Ds leur rception, les factures sont numrotes, afin de permettre leur identification et dates afin de mmoriser leur date darrive, Les doubles doivent tre oblitrs dun tampon Duplicata ne pas enregistrer, Avant dtre vrifies, elles doivent tre classes en attente (il convient de noter que lensemble des factures classes en attente devra tre examin avec soin en fin dexercice, au moment de ltablissement du Bilan), Un certain nombre doprations est effectue avant lenregistrement de la facture : Un rapprochement de la facture, du bon de rception ou du bon de commande en vue de sassurer que la facture correspond une rception effective, accepte et lgitime, ainsi quune approbation de la facture par une personne responsable, et une fois enregistre, la facture doit tre classe dans un chancier jusqu ce quelle soit paye.
6-Paiement des factures :

Outre les objectifs relatifs aux trois phases prcdentes, les objectifs spcifiques la mise en paiement sont les suivants : Les factures sont contrles avant mise en paiement ; La mise en paiement est dment autorise ; Les factures ne sont pas payes plusieurs fois. Les procdures suivantes sont gnralement considres comme satisfaisantes au regard du contrle interne :

39

Rapport de stage
Le service comptable compare les lments figurant sur la facture (prix, qualit, quantits) avec une copie des bons de rception et les bons de commande, La mention bon payer nest porte sur la facture quaprs comparaison de celle-ci avec les bons de rception et de la commande correspondante. Le bon payer est port uniquement sur loriginal, afin dviter de le donner plusieurs fois pour la mme facture. A cette fin, lorsque la facture est reue en plusieurs exemplaires, la mention duplicata est indique ds la rception, sur les exemplaire autres que loriginal. Les factures comptabilises portent la rfrence de lenregistrement afin dviter les doubles comptabilisations ; les factures payes sont annules par la mention pay pour viter un double usage et portent la rfrence du paiement.

40

Rapport de stage

Chapitre III :

CAS PRATIQUE : EVALUATION DES PROCEDURES DU CIRCUIT ACHAT FOURNISSEUR

Lobjectif du chapitre :
Ce chapitre mettra en valeur la mise en uvre et lapplication des acquis thoriques et de la revue de littrature concernant lvaluation du contrle interne du processus achat fournisseur de la SME FANTASIA

41

Rapport de stage

I- La prise de connaissance de la procdure dachat :

Le premier objectif de cette premire phase de lvaluation du contrle interne est de dcrire les procdures existantes relatives au cycle achats-fournisseurs. En second lieu, elle vise de vrifier lexistence du systme de contrle interne du cycle.

A-Le Service Achat et Approvisionnements :

Le cycle achat fournisseurs revt un caractre vital pour lentreprise sans lequel une estimation exacte de ses besoins ne peut tre faite de faon fiable. En effet ,lentreprise ne peut matriser son activit en amont et en aval quavec une meilleure prospection du march, une bonne slection de ses fournisseurs avec un planning scrupuleusement tablit permettant de canaliser lensemble des informations dont elle dispose vers ltude, lanalyse et la schmatisation de ces dernires pour une utilisation fiable et simplifie. Eu gard tout ce qui prcde, le Service Achats et Approvisionnements de la SME est une entit qui prsente un service correspondant lactivit achat : rception du besoin de la part du client interne et concrtisation de lacte dachat et ce aprs la ralisation de toutes les oprations administratives, de consultation du panel, de ngociation avec le fournisseur, comptables et de rglement. Ce service soccupe des relations entre la socit et ses fournisseurs. Fantasia effectue ses achats dans les marchs nationaux et ltranger o elle importe le bois .Pour que lachat soit conclu, il faut passer par plusieurs tapes :

Dtermination des fournisseurs Dterminations du cot Dtermination du dlai et mode de rglement

Aprs une chane de ngociation, la socit dtermine les fournisseurs qui peuvent satisfaire sa demande, avec le meilleur rapport Qualit/Prix. Suivant les besoins en matires premires, le responsable des achats lance les commandes aux fournisseurs concerns. (Le bon de commande est tabli en deux exemplaires : un pour le service, un pour le fournisseur).

42

Rapport de stage
La socit reoit la matire jointe le bon de livraison qui indique la date, les articles livrs, la quantit, le numro et les rfrences. Ds la rception de la matire, un bon de rception est tabli par le magasinier qui dnombre les articles reus. Avant denvoyer la facture au service comptable pour lenregistrer, le service Achat procde la comparer avec les autres documents concernent lopration traite (bon de commande et bon de livraison). Avant le dclenchement de la commande le service achat passe par plusieurs tapes qui dtermine le besoin en matire premire et cela travers la collecte dun ensemble dinformations auprs des commerciaux partenaire de la socit et partir de lhistorique des ventes de celle-ci, le service Achat formule un ensemble de prvisions pour la compagne qui suive. Le responsable au service Achat se charge de la conception dun plan de vente prvisionnel et travers ce dernier un autre tat est tabli, il sagit de nomenclature qui dcompose et dtermine les diffrentes composantes de chaque produit, et tout cela est laide dun logiciel (ERP). Aprs dduction des stocks des quantits prvues, un plan de fabrication est consenti qui stale sur 18mois, ce plan de fabrication dtermine les articles et les quantits fabriquer pour une priode donne. Et partir de ce plan, un Etat de besoins en matires premires est tablis (sur 15 mois), qui informe sur les besoins en MP tant pour le service achat ( acheter) que le service fabrication ( fabriquer). Ce schma synthtise les diffrentes tapes du processus achat :

43

Rapport de stage
Commerciaux Prvisions de vente Historique

Nomenclature

Plan directeur production

Besoins

Achat Dtermination des fournisseurs Dtermination des cots Dtermination du dlai et mode de paiement Commande Rception Vrification

B-Les achats de la SME FANTASIA :

Les achats de FANTASIA se composent essentiellement de : Bois et accessoires Pices de rechange. Equipements Fournitures bureau. Fournitures eau & lectricit. Autres. Daprs les rsultats financiers provisoires de la socit marocaine demballage dAgadir relatif lexercice 2009/2010, on constate que :

44

Rapport de stage
Donnes du compte du rsultat : en KDHs :
2009 Achats Chiffre daffaire : CA Achats/CA 60000 100000 60% 2010 80000 120000 66.66% Variation en % 33,33% 20,00% 10,00%

Le compte du rsultat fait ressortir que les achats ont enregistr une progression de plus de 33% .Ces achats sont relatifs aux besoins du service achat en bois et accessoires , pices de rechange, fournitures deau et dlectricit Toutefois, la part des achats par rapport au chiffre daffaire en 2010 est assez importante : 66.66% soit une hausse de 10% par rapport 2009.

Evolution des achats en KDHS

24000 23000 22000 21000 20000 19000 18000 2009 2010 2009 2010

Donnes sur les dettes fournisseurs : en KDHS

2009 Fournisseurs et CR Dettes du passif circulant Fournisseurs/Dettes PCHT 20000 22000 91% 2010 24000 28000 86% Variation en % 20,00% 27,27% 5.49%

45

Rapport de stage
La lecture du bilan comptable- comptes du passif relatif lexercice 2010 fait ressortir que la dite anne ft marqu par une augmentation des dettes fournisseurs de 20% ainsi , une augmentation a t constate quant au total dettes du passif circulant en 2010 par rapport 2009 de 27.27% Par ailleurs, les dettes fournisseurs reprsentent 91% de la totale dette du passif circulant en 2010 contre 86% en 2009 soit une diminution de plus de 5%.

Evolution des dettes fournisseurs

24000 23000 22000 2009 21000 20000 19000 18000 2009 2010 2010

C-Description narrative du processus achat :

1-Expression du besoin : Lanalyse du besoin se fait chaque fin de mois par le service production qui compare le stock existant avec le besoin. Le service achat/approvisionnement tablit la demande dachat en respectant le budget annuel qui sactualise chaque mois. Une fois la vrification de la disponibilit budgtaire et des seuils autoriss est effectu par le Service achat/approvisionnement, la consultation des fournisseurs est lance., qui se fait par lenvoi dune lettre et dun dossier de consultation aux fournisseurs consults. Le service achat doit consulter au minimum dix fournisseurs.

46

Rapport de stage
La slection et Le choix du fournisseur convenable se fait par une grille qui va faciliter la comparaison des diffrentes offres sur la base de la qualit et du prix. Ainsi le choix est fait il va tre approuv par le responsable achat et le directeur gnral. 2- Dclenchement de la commande : Toute commande valide fait lobjet dun bon de commande externe (BCE) tabli par le service achat/approvisionnement. Celui-ci sera approuv et sign par le responsable du SAA, le directeur gnral et le prsident directeur gnral, et qui doit comporter la quantit demande + le prix + la date de livraison + les conditions de paiement. Le bon de commande va tre envoy au fournisseur par Fax, et un exemplaire du bon doit tre class de faon chronologique par le Service achat/approvisionnement. 3-Rception de la commande : Le magasinier reoit les achats commands avec le bon de livraison qui se divise en trois catgories selon le type de transport de la commande : BL pour les navires. CMR pour les camions. LTA pour les avions. Et cest lui qui se charge du contrle de la quantit demande. Aprs ltablissement du bon de rception qui reprend les caractristiques suivantes de la marchandise livre : Quantits reues Rfrences date de rception visa Celui-ci va tre envoy au service de rception qui est attach au SAA. Ce service est charg du contrle de la quantit plus le prix en comparant le bon de commande avec le bon de rception. En cas de non-conformit une lettre de rclamation sera envoy au fournisseur. 4-Comptabilisation et rglement : Le service de la comptabilit va recevoir lensemble du dossier et faire la saisie sur systme. Ce dossier comporte : Cinq factures originales.

47

Rapport de stage
EIN/BL. La quittance. La facture transport. Les documents internes. . Les factures originales sont rapproches du bon de commande et du bon de rception. La section comptable tabli limputation comptable et lordre de paiement. Ensuite, une lettre de virement est dite et vise par le directeur gnral pour liquider la dpense.

II-Lvaluation prliminaire du contrle interne

A-Diagramme de circulation :
Le diagramme de circulation ou circuit de documents ou flow-chart ou ordinogramme, est un schma dress pour tudier : Lorganisation du traitement des documents affrents une chane ou une Catgorie doprations ; La validit et lefficacit du contrle. Cest la photographie de la circulation au sein et entre les entits concernes, des informations tudier et des documents qui les vhiculent. Cest soit la reprsentation dun processus, soit seulement la retranscription graphique dune procdure crite. Il constitue une description particulirement synthtique qui aide lauditeur mettre en vidence les principales forces et faiblesses du contrle interne du circuit tudi .Dans ce qui suit, nous allons prsenter le diagramme de circulation de la procdure achat. Figure Signification
Dbut Traitement/opration administrative Cration dun document Ensemble de documents

Figure

Signification
Stockage dfinitif Stockage provisoire Alternative/dcision

Fin

48

Rapport de stage

1-Expression du besoin :

49

Rapport de stage
2-Dclenchement de la commande :

50

Rapport de stage

3-Rception de la commande :

51

Rapport de stage

4-Comptabilisation et rglement :

52

Rapport de stage B-Grille danalyse des tches

La grille danalyse des tches est la photographie un instant T de la rpartition du travail, sa lecture va permettre de dceler les erreurs aux manquements la sparation des tches et donc dy porter remde. Il est possible de concevoir une grille pour la fonction achats qui comporte un dcoupage unitaire de toutes les oprations relatives au processus achatsfournisseurs de la SME FANTASIA. Consquemment, la grille danalyse des tches est un outil qui permet de faire une valuation sommaire mais directe de la sparation des tches et ce en reprant le cumul des tches. Toutefois, dune faon gnrale, considrons que trois types de fonctions doivent tre de prfrences confis des personnes diffrentes qui pourront se contrler mutuellement Les fonctions dexcution : service achats et approvisionnements Les fonctions de conservation du patrimoine : magasinier Les fonctions denregistrement comptable : sections comptables

Oui=X Oprations Etude et prospection du march

Non=O Excution

Force=F Acteurs

Faiblesse=f Evaluation

Responsable achat X Organismes externes pour ltude Service achat. F

Etablissement de la liste des fournisseurs La dfinition des critres de slection Emission de demandes dachats.

Service achat sous lencadrement de la direction gnrale Toutes les entits.

F Ralisation du dossier dappel doffre Analyse et mise jour de la liste Pas de dossier dappel doffre Responsable achat

O X

f F

53

Rapport de stage
des fournisseurs Elaboration de danalyse des offres la grille Responsable service achat

X X X X

F F F F

Etablissement des commandes. Autorisation des commandes. Rception des marchandises et services. Comparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reus avec les commandes. Etablissement du bon de retour. (cas de non conforme).

Service Achats La direction gnrale le magasinier.

Idem mais ca se fait juste au niveau quantitatif

Acceptation de la commande sous rserve en attendant de contacter le fournisseur Le magasinier.

Etablissement rception.

du

bon

de

X X

F F F F et F F F

Rception de la facture. Comparaison bon rception/commande/facture. Imputation comptable. Vrification comptable. de limputation de

Service import Service Achats & service comptabilit Le comptable Le chef comptable direction financire La direction financire Service comptabilit et service achat Secrtariat et il est vrifi par le service comptable. Il sagit dun ordre de paiement et une lettre de virement. Prise en charge par le systme tenu contrl par le

X X X X X

Contrle des factures. Suivi des avoirs recevoir.

La saisie du Bon payer. X

Tenue du journal dachats.

54

Rapport de stage
service comptable Tenue permanent. de linventaire X Service comptable niveau de la procdure Service comptable au F

Tenue des comptes individuels fournisseurs. Rapprochement des relevs fournisseurs avec les comptes. Rapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseurs. Centralisation dachats. du journal

Service comptable

Service comptable X Cette procdure nexiste pas. Responsable financier et direction gnrale Secrtariat Responsable financier et direction gnrale Responsable fournisseur F

Signature des chques.

X X X

F F F

Envoi des chques. Acceptation des traites.

Tenue du journal des effets payer. Tenue du journal de trsorerie. Annulation justificatives. des pices

X X X

F F F

Chef comptable Chef comptable

Approbation des oprations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs- crditeurs divers.

Chef comptable X F

1. Passation de la commande : Au niveau de passation des commandes, les constats soulevs dmontrent quil n y pas de cumul de tches. Ceci dit que la rpartition des tches est suffisante entre le service achats et les entits demandeurs. Ces dernires tablissent un BCI qui est adress au SA. En cas de validation, le SA tablit un BCE.

55

Rapport de stage
2. Autorisation de la commande : Les autorisations de la commande relve de la comptence de la direction gnrale aprs vrification de la disponibilit budgtaire par la direction financire 3. Rception de la commande :

Quand la rception des commandes, toutes les vrifications habituelles sont faites. Par ailleurs, on soulve quil y a un cumul de tches au niveau du magasinier .En effet, ce dernier soccupe de la rception des livraisons fournisseurs, de la mise jour du stock En outre, on remarque que le magasiner neffectue pas un contrle en qualit et se contente dune vrification quantitative ce qui reprsente un point faible au niveau de la rception de la commande 4-Imputation comptable et rglement : Les sections comptabilit fournisseurs soccupent des contrles et des

enregistrements comptables ce qui prouve le respect des principes du contrle interne, car il ny a pas une cumulation des tches. Somme toute, on peut dire que lorganisation et la structure administrative de la socit permettent une sparation satisfaisante des tches entre les diffrents intervenants du cycle achats- fournisseurs.

C-Questionnaire du contrle interne :

Oui : Il sagit dune force thorique pour lentreprise car il existe une procdure de contrle interne permettant datteindre lobjectif de contrle interne identifi prcdemment. Non : Il sagit dune faiblesse pour lentreprise. Mais elle peut tre compense par lexistence dune procdure suppltive
Le 1er objectif : Sassurer que tous les achats sont dment autoriss par lentreprise. Sassurer de la bonne organisation du processus achat

56

Rapport de stage
Les questions
1-La Demande dAchat : Est-elle pr numrote ? 2- Est-elle signe par une personne autorise ?

Oui Non Observations

X Oui la demande dachat interne est toujours signe par le chef de service concerne par cette demande dachat (service production) X Il n existe pas des manuels de procdures relatifs aux fonctions dachats et approvisionnement. Voir la grille de rpartition des tches

3-Existe-il un manuel de procdures internes ? 4-La rpartition des tches est-elle X respecte par les services suivants : Service achats et approvisionnements Service comptabilit Magasin 5-Est-ce que linventaire des stocks est tenu X rgulirement ?

Linventaire des stocks est tenu chaque fin de mois

Le 2me objectif : S'assurer de l'existence et de l'utilisation effective de la procdure d'appel d'offres

Les questions
1- Y a-t-il une procdure d'appel d'offres clairement dfine? 2- Si oui, est elle applique pour tout achat ? 3-Existe-t-il un seuil obligatoire dfini pour procder aux achats par appel d'offres ?

Oui

Non Observations
X X X Le service achat ainsi que le service import est charg de la prospection du march des fournisseurs

4- Un responsable/ service est il nommment dsign pour l'tude et la X prospection du march des fournisseurs ? 5-Le responsable charg de la prospection est-il celui charg des achats ? 6-. les critres de prslection des fournisseurs sont ils objectifs et clairement dfinis ? 7-les critres de prslection des fournisseurs comporte il les lments tels

57

Rapport de stage
que : le savoir faire, la proximit, la capacit de production des fournisseurs ? .8-Le responsable charg des achats utilise t il une grille de prslection des fournisseurs? X Le responsable achat utilise une grille qui laide a choisir entre les offres raison des prix ,de proximit ,de conditions de livraison

Le 3me objectif : Sassurer que toutes les commandes sont dment autorises et que leur suivi permet de connatre les engagements par lentreprise.

Les questions
1- Le Bon de Commande est il pr numrote ? 2- Est il tabli en quantit et en valeur ? 3- Y a-t-il un respect dun dlai entre la date de la demande et la date de la commande ? 4- Est-ce que le choix du fournisseur est fait en accord avec la politique de lentreprise ? 5- Les articles commands sont-ils bien ceux qui sont demands ? 6-Si la quantit commande est diffrente, est-ce d une raison valable ? (par exemple rabais obtenu sur un achat en plus grande quantit) 7-Est-ce que loffre choisie est base sur le rapport prix-quantit et prix qualit ? 8-Est-ce que le dlai de livraison demand est raisonnable ? Est-il respect ? 9-Des bons de rceptions sont-ils tablis systmatiquement ? 10-Sont-ils pr numrots ? 11-Signs par le rceptionnaire ? 12- Ces services reoivent-elle une copie de la commande ? Le magasinier ? (pour planifier la rception) Le comptable ? (pour noter les engagements) Le service de relance ? (Pour assurer la livraison la date voulue.) 13- Est-ce que la demande est annule aprs passation de la commande ?

Oui
X X X X X

Non Observations

Mais cette procdure et ce dlai nest pas applicable pour toute les commandes

La quantit commande est diffrente cause dautres raison tels que les dfauts et les erreurs Dans la plupart des cas le dlai de livraison dpasse celui prvu

X X X X X X X X X

58

Rapport de stage
4me objectif : Sassurer que toutes les marchandises et les services reus sont conformes aux commandes quant la qualit et la quantit et quils sont enregistrs Sassurer que toutes les marchandises retournes ainsi que les rclamations concernant les quantits, qualits sont suivies de faon obtenir des avoirs pour ces lments.

Les questions
1- La conformit de la livraison avec la commande est-elle contrle? Et par qui ? 2- Ce contrle porte-t-il sur la description, la quantit et la qualit ? 3- Les marchandises retournes aux fournisseurs, font-elles lobjet dun bon de retour ? 4- Les bons de retour et les demandes davoir sont ils transmis aux personnes charges dobtenir les avoirs ? 5- Contrle-t-on les entres en magasin par un inventaire permanent ? 6-Y-a-t-il une procdure de relances de fournisseurs en retard de livraison ? Et comment ? 7- Est-ce que le magasin fournit une protection adquate aux livraisons ?

Oui
X

Non Observations
La conformit de la livraison est contrle par le magasinier X Le contrle porte uniquement sur la quantit abstraction faite de la qualit

X X X X Non il nexiste pas une procdure formalise dans le cas de retard de livraison

5me objectif : Sassurer que les factures et les avoirs sont contrls avec les bons de rception ou de retour pour les quantits et la qualit, et avec les bons de commandes pour les prix et conditions de paiement ; et que ces factures et avoir sont approuvs avant dtre enregistrs dans le compte fournisseur

Les questions
1- Les factures et avoirs des fournisseurs sont-ils directement transmis au service comptable ? 2- Portes-t-elles mention par tampon de la date de rception dans lentreprise ? 3- Les prix, les quantits et les tirages sur la facture sont-ils souvent corrects ? 4- fait-on une vrification avec le bon de commande et le bon de livraison ? 5- Le responsable du service comptabilit approuve-t-elle les factures (appuyes des bons de commande et bons de rception) avant dordonnancer le paiement et limputation comptable ? 7-Limputation comptable, est-elle vrifie Systmatiquement ? 8-Les rabais, les remises et les ristournes qui sont dus lentreprise sont-ils incorpors dans la facture ? OUI / FACTUREE A PART PAR LE FRS

Oui
X X X X X

Non Observations

X X Les RRR sont incorpors dans les factures mais non pas par le fournisseur

59

Rapport de stage D-Le tableau dvaluation des risques :

Risque derreurs possibles Causes ventuelles Degr de risques inhrents Contrle sy rapportant

Non-conformit du Bon de Commande au besoin rel de lentreprise.

Erreurs de frappe ; Oubli de certains lments cits par le demandeur.

Faible

Passif engag mais non comptabilis.

Facture perdue; Lots de facture perdue .

Nul

Vrification de lhomognit des quantits avec le besoin rel de la production par le service achat Vrification du type des articles mentionns sur la Demande dAchat avant llaboration de la Commande. Vrification de la conformit entre Quantits demandes et Besoins rels avant de signer le Bon de Commande (par la Direction), et par suite lautorisation de la commande. Rapprochement de lachat avec le plan de production ,le contrle de stock ainsi que le contrle des factures non parvenues Les saisies informatiques journalire donne automatiquement lieu ldition dun tat en fin du mois. Contrle a priori du bon de commande et vrifi par la direction financire et la direction gnrale Vrification des prix mentionns sur la Demande dAchat et la comparaison

Montant des achats errons.

Valeur inexacte sur les documents de base.

Nul

Rapport de stage
avec le devis des fournisseurs En cas daugmentation des prix, lentreprise exige un avis de la part du fournisseur. Une rvision des prix est exige aux fournisseurs chaque mois. Vrification de la conformit des Quantits, Prix, Nom fournisseurs, entre leBon de Commande, Demande dachat et le Bon de livraison ou la Facture. Contrle du Taux de Remises, Ristournes ou Rabais incorpors dans la facture fournisseur. A larrive de la matire premire , il y a une vrification de la conformit des donnes mentionnes sur le Bon de Commande (nom fournisseur, date de livraison, Quantit et Prix) La quantit des articles est apprcie par le magasinier Vrification de la conformit des Quantits, Prix, Nom fournisseurs, entre le Bon de Commande, Demande dachat et le Bon de livraison ou la Facture. Contrle des pices justificatives par le comptable-fournisseur pour procder au rglement. Contrle au niveau de la passation des critures comptable. Contrle des talents de chques et

Le BL et la Facture ne correspondent pas aux marchandises reues.

Informations inexactes sur les documents de base

Faible

Achats comptabiliss, mais marchandises non reues.

Facture traite pour des marchandises non reues.

Nul

Rglement non comptabilis.

Document de base perdu

Faible

Rapport de stage
; talents des effets Contrle des pices justificatives par le comptable-fournisseur pour procder au rglement. Contrle au niveau de la passation des critures comptable. Vrification des prix mentionns sur la Demande dAchat et la comparaison avec le devis des fournisseurs. Vrification de la conformit des Quantits, Prix, Nom fournisseurs, entre le Bon de Commande, Demande dachat et le Bon de livraison ou la Facture. Limputation est saisie sur systme et non pas manuellement on vrifie juste les prix et les quantits et on opte pour une rgularisation Lentreprise procde une analyse des comptes mensuelle Prsence dune liste des fournisseurs agre par la Direction gnrale Chaque fournisseur a un sous compte et un identifiant Il existe un contrle permanent du stock de matires premires Vrification de lhomognit des quantits avec le besoin rel de la production par le service achat.

Les articles commands sont pays des prix inappropris.

Les informations concernant Nul les prix sont incompltes ou ne sont plus jour

Imputation des achats au mauvais compte

Rfrence incorrecte des articles ;

Faible

Cration de comptes fournisseurs fictifs

Tches incompatibles

Nul

Faire une commande au moment inadquat.

Les informations relatives aux stocks aux besoins de production ne sont pas disponible ou sont inexactes.

Faible

Rapport de stage

III-Faiblesses des Contrles constates au niveau du circuit des approvisionnements :

Faiblesse constate Non pr-numrotation des demandes dachats. Aucun contrle nest fait pour sassurer que les prix pays pour les articles en stock ne sont pas suprieurs aux prix du march

Risque existant Risque doublie de commande par le Service Achat. Risque de surestimation des stocks en fin danne.

Aucune relance des commandes non-livres est faite aux fournisseurs

Risque de retard de livraison.

Rapport de stage
Absence de manuel de procdure pour le processus - Cumul des tches incompatibles ; achat fournisseur . - Difficult de remplacer un agent charg des achats - Non atteinte des objectifs de contrle interne.

Absence de contrle qualitatif de la marchandise livre

Risque de non-conformit de la commande et un dfaut de qualit

Rapport de stage

III-Forces des Contrles constates au niveau du circuit des approvisionnements :

Objectif du contrle interne
Achats correspondants des besoins rels de lentreprise Les quantits commandes sont optimales

Indicateurs
Existence de dautorisation dachat procdure

Evaluation

Rsultats
Achats de quantits conomiques

Existence de procdure de vrification des stocks existants au magasin.

Respect des dlais de livraison.

Existence de procdure confrontation BCE/BL.

de F

Rception correspondant un ordre dachat.

Rapport de stage
Les marchandises reues sont toutes factures Chaque marchandise est saisie au systme et le responsable fournisseur veille ce que les factures soient pays leur chance Cela aide viter le retard de paiement ou relation conflictuelle avec le fournisseur. F

Expression du besoin faite sur la base du budget (exploitation) soumis lapprobation du chef de service demandeur et de la Direction gnrale La consultation concurrentielle faite auprs dun nombre de fournisseurs

Chaque demande doit passer par le service achat qui labore le bon de commande et passe par la direction financire et la direction gnrale avant dtre envoye au fournisseur

Eviter un dsquilibre financier

Le service achat aprs la rception de la demande lance un appel doffre pour choisir loffre la plus compatible au besoin de lentreprise

Cette procdure permet un achat conomique et efficace. F

Existence dun registre ou une liste de fournisseur connue par les responsables et o lon ne peut ajouter un fournisseur quaprs passation dau moins une commande

Le responsable achat a une liste panel de fournisseurs qui consulte chaque fois quil y a une demande dapprovisionnement

La liste de fournisseur permet un choix compatible et efficient F

Rapport de stage

IV-Recommandations :
Afin de pallier les faiblesses de contrle interne releves lors de lvaluation faite, les recommandations suivantes doivent tre prises en considration: Mettre en place un tableau de bord achats afin de Dcider des axes d'amlioration par rapport la politique Achats et aux stratgies dfinies Communiquer sur les rsultats du service Achats Pr-numrotation des demandes dachats des diffrents services et vrification des squences de ces demandes par lacheteur. Contrle des prix des articles en valeur importante avec ceux du march. Les dates de livraison devraient tre portes sur les Bons de Commande et ces derniers devraient tre classs par chance par le rceptionnaire pour relancer les fournisseurs. Toutes les activits de cette entreprise et en particulier les oprations du cycle A / F doivent tre effectues sur la base de procdures formalises pour viter le cumul; des fonctions incompatibles. Celles-ci doivent tre la porte de tout le monde pour leur servir de rfrentiel pour une comprhension et une excution uniformes de leurs activits. Ce manuel doit tre mis jour rgulirement pour pouvoir maintenir l'entreprise dans une dynamique progrs ncessaire sa survie et sa position dans son secteur d'activit. dune vrification quantitative Un contrle qualitatif est important pour les commandes ds la rception pour viter les erreurs et dfauts de qualit le magasinier doit tre form ce quil soit capable deffectuer un contrle qualitatif et non pas se contenter seulement

67

Rapport de stage

Conclusion
En guise de conclusion et linstar des rsultats obtenus lors de lvaluation du Contrle Interne du cycle achats-fournisseurs , il conviendrait de signaler que lefficacit globale de la fonction achats doit sestimer en tenant compte de limportance que SME FANTASIA accorde au cot, la scurit et la flexibilit de ses approvisionnements. Le Contrle Interne, comme dfini auparavant, est lensemble des scurits contribuant la matrise de lentreprise. Il se manifeste par lorganisation, les mthodes et procdures de chacune des activits de lentreprise pour maintenir la prennit de celle-ci. Ainsi, une entreprise appliquant les principes, rgles, mthodes et procdures de ce contrle cerne la majorit des risques pouvant perturber son fonctionnement et pouvant toucher son efficacit et sa performance globale. De manire gnrale, la SME FANTASIA dispose de procdures de Contrle Interne. Ces procdures sont, dans la majorit, appliques de manires permanente et efficace.

68

Rapport de stage

Bibliographie :
La nouvelle pratique du contrle interne ( les ditions dorganisation, COOPERS & LYBRAND, quatrime tirage 1998, Institut franais des Auditeurs Consultants Internes IFACI) ; La thorie et pratique de laudit interne (les ditions dorganisation, COOPERS&LYBRAND, Institut franais des Auditeurs Consultants IFACI ) ; Contrle interne : ASPECTS FINANCIERS, oprationnels et stratgiques L.Collin et G.valin ; Audit et contrle interne ( BENOIT PIGE )

69

Rapport de stage

70