LOS ORGANIGRAMAS Los organigramas son la representacin grfica de la estructura orgnica de una empresa u organizacin que refleja, en forma

esquemtica, la posicin de las reas que la integran, sus niveles jerrquicos, lneas de autoridad y de asesoras. Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia y utilidad para empresas, entidades productivas, comerciales, administrativas, polticas, etc., y que todos aquellos que participan en su diseo y elaboracin deben conocer cules son los diferentes tipos de organigramas y qu caractersticas tiene cada uno de ellos, en el presente artculo se plantea una clasificacin basada en las clasificaciones de dos autores, con la finalidad de que el lector pueda tener una idea ms completa acerca de los diversos tipos de organigramas y de sus caractersticas generales.

Tipos de Organigramas:
Basndome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro "Organizacin de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introduccin a la Administracin de Organizaciones"), pongo a consideracin del lector la siguiente clasificacin de organigramas: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su mbito, 4) por su contenido y 5) por su presentacin o disposicin grfica. 1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

Microadministrativos: Corresponden a una sola organizacin, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las reas que la conforman.

Macroadministrativos: Involucran a ms de una organizacin.

Mesoadministrativos: Consideran una o ms organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especfico. Cabe sealar que el trmino mesoadministrativo corresponde a una convencin utilizada normalmente en el sector pblico, aunque tambin puede utilizarse en el sector privado.

2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se disean con el objetivo de ser puestos a disposicin de todo pblico, es decir, como

informacin accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de lneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.
o

Analtico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el anlisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como tambin de cierto tipo de informacin que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visin macro o global de la misma, tales son los casos de anlisis de un presupuesto, de la distribucin de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones [3].

Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organizacin, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobacin. As por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Annima se considerar formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. [3].

Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todava con el instrumento escrito de su aprobacin [3].

3. POR SU MBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

o

Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. En el sector pblico pueden abarcar hasta el nivel de direccin general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina [2]. Ejemplo:

Especficos: Muestran en forma particular la estructura de un rea de la organizacin [2]. Ejemplo:

4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

o

Integrales: Son representaciones grficas de todas las unidades administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes [2]. Ejemplo:

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organizacin en forma general [2]. Ejemplo:

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. Tambin se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas [2].

5. POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
o

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual, los manuales de organizacin recomiendan su empleo [2].

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por lneas dispuestas horizontalmente [2].

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficacin. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la

base [2].

De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los ltimos niveles jerrquicos [2].

Circulares: En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de mayor jerarqua se ubica en el centro de una serie de crculos concntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el ltimo crculo, osea el ms extenso, indica el menor nivel de jerarqua de autoridad. Las unidades de igual jerarqua se ubican sobre un mismo crculo, y las relaciones jerrquicas estn indicadas por las lneas que unen las figuras [3].

ELEMENTOS DE UN ORGANIGRAMA Un organigrama es una representacin grafica de una organizacin. En gerencia generalmente los diversos niveles administrativos o departamentos conforman los elementos de un organigrama. Es importante tener en cuenta en el diseo de los organigramas los niveles de mando o jerarquas en la organizacin. Los organigramas son sistemas de organizacin que se representa en forma intuitiva y con objetividad. Tambin son llamados cartas o grficas de organizacin. Los organigramas revelan: La divisin de funciones. Los niveles jerrquicos. Las lneas de autoridad y responsabilidad. Los canales formales de comunicacin. La naturaleza lineal o staff del departamento. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o

seccin. Tipos de organigramas: Los organigramas pueden ser: Verticales, Horizontales, Circulares, Escalares Vertical: En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por lneas que representan la comunicacin de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan lneas que indican la comunicacin de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de l y as sucesivamente. Algunos autores acostumbran poner la margen, en la altura correspondiente, la clase de nivel administrativo: alta administracin, administracin intermedia, administracin inferior. A veces separan estos niveles jerrquicos con lneas punteadas

ELEMENTOS DE ORGANIGRAMAS El diagrama de organizacin debe reflejar, entre otros aspectos, el patrn bsico de trabajo de una institucin, ya que presenta las diferentes funciones de la misma; los componentes o unidades de trabajo y el arreglo de relaciones entre stas; las lneas de autoridad; y los canales de supervisin. En el diseo de esta grfica son fundamentalmente importantes los siguientes aspectos:
1. 2. La ubicacin que se le da a cada unidad mayor de la organizacin a representarse en el diagrama. 3. Las figuras geomtricas 4. Las lneas que enlazan las figuras geomtricas. 5. Los nombres de las unidades de trabajo 1. 2. La ubicacin de las unidades de trabajo por nivel

La ubicacin podra depender de las particularidades y relaciones de trabajo de cada organismo o institucin. Las teoras modernas de organizacin tienden a recomendar las estructuras "achatadas" o de pocos niveles, para optimizar los recursos. Por ejemplo, el proceso de reingeniera dirige la estructura de organizacin hacia los procesos. Por lo tanto, su metodologa ignora las representaciones de posiciones jerrquicas y se muestra de forma achatada.

La grfica siguiente demuestra tal tendencia: Los grupos de trabajo (team work) tienden tambin a eliminar estructuras altamente jerrquicas. La grfica siguiente es un ejemplo de un equipo de trabajo:

Para ver el grfico seleccione la opcin Descargar trabajo del men superior Las grficas que se presentan ms adelante, sin entrar en una representacin detallada, pueden tambin servir de pauta para la ubicacin de las unidades de trabajo por nivel. El orden de colocacin de las unidades de trabajo dentro de cada nivel en el diagrama no tiene ninguna significacin particular. Por ejemplo, el que una determinada unidad asesorativa se encuentre situada en el primer lugar comenzando por la izquierda, no debe considerarse como indicativo de prioridad. Los tres niveles en que se divide la estructura de organizacin son: el directivo, el de "staff" o de apoyo, y el operacional. El nivel de "staff" se subdivide a su vez en nivel asesorativo y de servicios auxiliares.

En la ubicacin de las unidades por nivel debe considerarse lo siguiente: a. En la parte superior del diagrama se presenta(n) la(s) unidad(es) del nivel directivo, es decir, el alto nivel gerencial del organismo. b. En la parte intermedia del diagrama se ubican las unidades con funciones de apoyo o sostn al nivel directivo y a la institucin en general (o a un sector determinado de la misma), las cuales son conocidas por los especialistas en organizacin como unidades del "nivel de staff". Las unidades en este nivel prestan un servicio especializado en la organizacin. Estas desarrollan funciones asesorativas y/o de servicios auxiliares como generalmente son las de elaboracin de polticas, auditora interna, planificacin, evaluacin, asesoramiento legal, presupuesto, relaciones pblicas, anlisis de sistemas y de procedimientos, administracin de personal, servicios administrativos, sistemas de informacin, etc. El personal en estas unidades generalmente acta como asesor del restante personal ejecutivo de la institucin en la materia especializada en que laboran. El conocimiento especializado del personal en estas unidades se convierte en la base para los controles funcionales y para la economa en las operaciones de la institucin. Estas unidades se crean para, mediante la especializacin, controlar la naturaleza y operacin de la funcin en particular que se le asigne, porque la misma demanda atencin especial y cuidadosa.

La distincin entre personal operacional y el de "staff" se hace a veces con bastante facilidad y exactitud. Pero otras veces no hay claridad: los gerentes operacionales parecen estar cumpliendo funciones de "staff", y a su vez los miembros del personal de "staff" parecen tener algunas responsabilidades del operacional. No obstante, el personal de "staff" dedicar la mayor parte de su tiempo a dar servicios y consejo a los miembros del personal operacional. Los gerentes operacionales centrarn sus esfuerzos en la generacin de los productos o servicios. El nivel de "staff" incluye el grupo de trabajo que ofrece al jefe de la organizacin varios tipos de ayuda experta y de asesora y tambin incluye a individuos o grupos de la organizacin que prestan servicios y asesoran al personal del nivel operacional. Conviene trazar una distincin entre el nivel asesorativo o consultivo y el nivel de servicios auxiliares. El nivel de "staff" se subdivide en dos: 1) Subnivel Asesorativo o Consultivo Las unidades que componen el mismo se ubican inmediatamente bajo el nivel directivo. Estas son las unidades que realizan actividades de tal naturaleza que requieren una estrecha relacin o una vinculacin directa y especial con el dirigente (Jefe) al cual sirven bsicamente. Tambin asesoran a otro personal de la institucin, de ser necesario. Estas unidades tienen autoridad para investigar y recomendar.

En este nivel podran quedar ubicadas, entre otras, las unidades con funciones de servicios legales, relaciones pblicas, auditora, evaluacin, anlisis gerencial, planificacin y relaciones obrero-patronales. 2) Subnivel de Servicios Auxiliares Las unidades de este tipo se ubican inmediatamente bajo el nivel asesorativo o consultivo. Estas son unidades que asesoran al ejecutivo del organismo y a otros funcionarios de ste en aspectos relacionados con su rea de especializacin. Adems, prestan servicios comunes a los distintos componentes de trabajo del organismo y, por su especialidad, tienen autoridad funcional sobre las mismas. Esto es, tienen poder para decidir aspectos sobre ciertas fases de actividades relacionadas con el campo de su especialidad, las cuales se desarrollan en otras unidades de trabajo, y tienen autoridad sobre el particular para dar instrucciones a otros supervisores de la organizacin, a travs de la cadena de mando. Estas unidades tambin asesoran al ejecutivo en aspectos relativos al rea especializada bajo su jurisdiccin. En este nivel podran quedar ubicadas, entre otras, las unidades con funciones de administracin de personal, servicios administrativos, servicios bibliotecarios, servicios generales, etc. c. En la parte inferior o base del diagrama se figuran las unidades del nivel operacional que son las que desarrollan las funciones ms importantes de un organismo en trminos de misin o de su razn de ser en ley. Los gerentes operacionales pueden definirse como aquellos que tienen la responsabilidad directa de alcanzar las metas de la organizacin. La autoridad de lnea est representada por la cadena estndar de mando, alargndose hacia abajo por los diversos niveles en la jerarqua hasta el punto donde se llevan a cabo las actividades bsicas de la organizacin. Dado que las actividades del personal operacional se identifican a partir de las metas del organismo, las mismas diferirn con cada organizacin. Cuando una organizacin es pequea, todas las posiciones pueden ser funciones operacionales. Las funciones de "staff" se agregan a medida que crece y se advierte la utilidad de contratar a especialistas para que ayuden a los miembros de este nivel en la ejecucin de sus tareas primarias. En este nivel operacional se agrupan las unidades que realizan las funciones sustantivas de la entidad, tanto del nivel central como extramural (regional, subregional, local, en centros, etc.). En los casos de organismos que prestan servicios a la clientela extramuralmente, las unidades regionales, subregionales, o locales son las que se ubican en la base del diagrama. 2. Las figuras geomtricas Las figuras geomtricas simbolizan o representan a las unidades de trabajo que componen la estructura de organizacin dibujada en la grfica. Se debe representar, adems, la relacin especial con organismos exgenos a dicha organizacin. Las figuras sirven, adems, para expresar grficamente algunas particularidades relativas a las unidades representadas. Las

dimensiones dadas a las diferentes figuras en un organigrama no tienen, en principio, ningn significado especial. Es, pues, ms correcto representar todas las unidades de trabajo utilizando figuras de la misma dimensin. Se recomienda utilizar las figuras con valor genrico para representar unidades semejantes. De ese modo, el diagrama representa un plano fiel a la realidad, no resulta repetitivo y estticamente luce mejor. Veamos el siguiente ejemplo con un rectngulo genrico indicando unidades extramurales (en este caso regionales): Para ver el grfico seleccione la opcin Descargar trabajo del men superior En la preparacin del diagrama se recomienda, adems, abstenerse de utilizar una figura geomtrica para representar aquel componente de trabajo que realiza una labor con carcter espordico. Ese es el caso, por ejemplo, de grupos de trabajo como comits o juntas (internas en la institucin) a las cuales se les asigna funciones particulares a desarrollarse en forma no recurrente. En stas, las personas desempean en adicin a la labor diaria y permanente, actividades espordicas. La unidad regular de trabajo opera ininterrumpidamente. Las figuras ms utilizadas para disear el diagrama de organizacin son: a. Rectngulo 1) Rectngulo formado por lnea continua 2) Rectngulo formado por lnea entrecortada

3) Rectngulo con lados dobles b. Crculo 1) Crculo formado por lnea continua

2) Crculo formado por lnea entrecortada c. Elipse 1) Representa un organismo subsidiario de otro. Organismo Subsidiario es aquel que se crea bajo la jurisdiccin de otro organismo, pero tiene personalidad jurdica propia. Se entiende que est en una jerarqua menor que el organismo que lo cre. Sus decisiones y plan de trabajo responden a los intereses que tiene el organismo mayor. Se puede crear por ley, orden administrativa o por la Junta de Directores del organismo matriz. Su funcin es ayudar al organismo matriz a cumplir con su misin, ya que lleva a cabo una labor especializada y especfica. Es una situacin que puede darse en las corporaciones o agencias que tienen tesoro propio. d. Cuadrado y otras figuras geomtricas con lnea continua o discontinua Es una figura que se est utilizando ms frecuentemente para reflejar estructuras de organizacin grandes. Por necesidades de diseo el cuadrado acomoda ms adecuadamente las unidades de trabajo regulares en el diagrama.

Se puede utilizar tambin para representar organismos, unidades, proyectos, servicios, etc., con situaciones de trabajo o relaciones especiales, las cuales no se haya representado con alguna otra figura, smbolo o signo en particular. Se puede utilizar para representar, entre otras:

Unidades creadas formalmente, pero no establecidas. La existencia de componentes o proyectos, o programas que se dejan sin desarrollar, cuando stos quieran destacarse. Proyectos, servicios u organismos que aunque no forman parte integrante de la entidad, mantienen con ella alguna relacin especial no permanente. Proyectos, servicios u organismos que forman parte de la entidad, pero no son creados con carcter permanente.

3. Las lneas

Las lneas que unen los componentes orgnicos en el diagrama indican los diferentes tipos de relaciones existentes entre stos, o lo que es lo mismo, entre una figura geomtrica y otra. Los organigramas ms frecuentes suelen presentar una sola clase de lnea, pero en algunos casos puede observarse la existencia de distintos tipos de trazos, cada uno de los cuales representar un tipo especial de relaciones. Los siguientes conceptos se deben considerar para dibujar las mismas: a. El punto de origen y de terminacin de la lnea El punto de arranque u origen ilustra donde radica la autoridad o de donde surge la relacin especial que existe. El punto de terminacin indica la unidad sobre la cual recae esa autoridad o el componente con el cual se tiene la relacin especial. Dado que el vnculo jerrquico supone una relacin de contenido bidireccional, no es necesario que las lneas que lo representan terminen en flechas. En el diagrama ramificado en vertical, que es el organigrama comnmente utilizado en el Gobierno, la autoridad fluye de la parte alta de ste hacia abajo (hacia la base) y la responsabilidad se manifiesta en sentido ascendente, pero no es necesario expresar su doble orientacin. Es importante que en el diagrama se refleje claramente esta lnea de mando, con respecto a cada unidad de trabajo. Es importante, adems, que la relacin principal de autoridad y responsabilidad se dibuje de modo que todas las unidades de trabajo que dependan de un determinado jefe o supervisor queden ligadas a ste por una sola lnea, adecuadamente ramificada como se ejemplifica a continuacin:

Es conveniente no cruzar dos lneas que no tienen relacin. Al representar la relacin entre dos o ms unidades, se debe evitar interrumpir la lnea que une otras unidades. No obstante, si fuere necesario cruzar una lnea para ilustrar dicha relacin, sta deber hacerse de forma diferente, o tal vez, mediante la interrupcin de la lnea continua. Toda vez que sea necesario dicha interrupcin se deber identificar con una flecha o asterisco. La relacin a ilustrarse deber explicarse con nota al calce. Ejemplo: b. El tipo de lnea La lnea ya sea continua o discontinua indica los tipos de nexos entre componentes. Cada uno de los tipos de nexos especiales representados debe aparecer explicado en la leyenda.

1. 2. Lnea continua - Se utiliza para ilustrar la relacin jerrquica normal de autoridad, responsabilidad y subordinacin que existe entre los componentes o unidades de trabajo de un mismo organismo o entre el organismo en cuestin y otro exgeno.

Las unidades que son partes integrantes de la organizacin se entrelazan con lneas continuas. El vnculo principal de autoridad o la autoridad de lnea debe, en lo posible, representarse mediante un trazo visiblemente ms grueso que el que se utiliza para el diseo de las figuras geomtricas, tal como se expresa a continuacin:

2) Lnea discontinua - Se utiliza para representar varios tipos de relaciones especiales entre componentes de una institucin, es decir, para representar las relaciones que no suponen subordinacin, ni an funcional. Su uso debe indicar al pie del organigrama el significado que se dara a cada una de ellas. Debe tenerse presente, adems, que las lneas discontinuas deben utilizarse de modo restrictivo o reservarse, en lo posible, para los diagramas analticos. Entre estas lneas encontramos: a) Lnea formada por pequeos trazos (-----)

b) Lnea formada por puntos (.....) - Representa la relacin formal de coordinacin, y la de control tcnico. c) Lnea formada por pequeos trazos y puntos (_._._.) -Representa la relacin bien especial entre organismos, donde el cuerpo rector del organismo adscrito ser presidido por el ejecutivo del otro organismo. 3) Otras lneas En los diagramas pueden dibujarse otros tipos de lneas, como las que mencionamos ms adelante. Las mismas se utilizan para representar algunas relaciones especiales o para indicar que la estructura de organizacin tiene otras unidades o componentes los cuales no aparecen recogidos en el organigrama. Estas situaciones se pueden poner de manifiesto con:

Lneas continuas y flechas Lneas discontinuas y flechas

Lneas discontinuas

4. Los nombres Es importante la presentacin clara, breve y correcta del nombre de la organizacin y de sus unidades de trabajo, para que no surjan dudas a la hora de presentarlas. Consideraciones que deben tenerse presente: a. El nombre del organismo deber ser el que aparece en la ley o estatuto que lo crea. b. Los nombres de las unidades deben cotejarse para asegurarse que estn correctamente identificadas. Las unidades debern designarse con nombres que clara e inconfundiblemente indiquen el quehacer de la unidad. c. El nombre de la unidad debe siempre describir, en forma breve, la funcin o funciones que se realiza en la misma para as facilitar la comunicacin y el uso de la grfica. La nomenclatura debe reflejar la funcin principal que se realiza en la unidad; no el puesto del incmbete, excepto en el caso del alto nivel gerencial del organismo y en alguna otra situacin muy especial.

REQUISITOS QUE DEBE TENER UN ORGANIGRAMA: Un elemento (figuras). La estructura de la organizacin (relacin o subordinacin existentes entre las unidades organizativas). Los aspectos ms importantes de la organizacin. Las funciones. Las relaciones entre las unidades estructurales. Los puestos de mayor y aun los de menor importancia. Las comunicaciones y sus vas (forma en cmo establecen las comunicaciones). Las vas de supervisin. Los niveles y los estratos jerrquicos. Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin. Las unidades de categora especial. --------------------------------------------------TCNICAS PARA LA CREACIN DE UN ORGANIGRAMA: Las casillas deben ser rectangulares. Las lneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el rgano inmediato que va a recibir las rdenes del anterior. Las lneas de nivel son siempre horizontales. A las unidades de mando, las lneas de mando les caen siempre en forma vertical y por el lado superior del rectngulo. Para los organigramas consultivos la lnea que indica su relacin de dependencia, es horizontal, tocndose por los lados menores del rectngulo. Al construir un organigrama se debe tener presente: Delimitar con precisin las unidades o Dependencias. Sealar de la forma ms completa las relaciones existentes. Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del grfico. Sealar mediante las tcnicas de elaboracin las relaciones de: Lnea o Ejecucin: Lnea de mando debe caer verticalmente. Estado Mayor o Staff: La lnea que indica su relacin es horizontal. Lnea Punteada: Para indicar relaciones de Coordinacin. Lnea Quebrada: Representa discontinuidades. Las unidades que no tienen claramente definidas su ubicacin administrativa, pueden colocarse en el nivel especial. ----------------------------------------------------------------FUNCIONES DE LOS ORGANIGRAMAS: Para la ciencia de la administracin: Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y actualizaciones. Para el rea de organizacin y sistema: Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y actualizacin (en las empresas pequeas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta funcin), la cual se da a conocer a toda la compaa a travs de los manuales de

organizacin. Para el rea de administracin de personal: El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal. Y en forma general sirve para: Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin. Comunica estructura organizativa. Reflejar los cambios organizativos