UNIVERSIDAD ESAN PROGRAMA: PADE DE ADMINISTRACIN

CURSO: OPERACIONES Y TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN PROFESOR: MARTIN SANTANA TITULO: CASO 1 ADUANAS DEL PER

El presente trabajo ha sido realizado de acuerdo a los reglamentos de la UNIVERSIDAD ESAN por

Dominguez Bornas, Claudia Hip Leong, Luis Felipe Lpez Gonzales, Diana Madueo Ochoa, Ana Cristina Rivas Lujn, Diego

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Surco, 14 de marzo de 2013.

ADUANAS DEL PER

1.- Qu condiciones organizacionales, administrativas y tecnolgicas llevaron a Aduanas del Per a decidir en los anos 90s que era el momento de transformar la organizacin?

Podemos distinguir las siguientes condiciones que propiciaron el cambio, distribuidas en los 3 niveles: Organizacin En los aos 80 era considerada una de las peores aduanas de Latinoamrica debido al desorden interno. No haban procedimientos establecidos por escrito, eran lentos, complicados y no estandarizados. Corrupcin generada por el personal. Demasiada discrecionalidad del personal que en su mayora no contaba con la calificacin moral ni tcnica.

Administracin La ausencia de tecnologa generaba un cuello de botella ya que el reconocimiento fsico era obligatorio, adems que se revisaba la cantidad, calidad y el valor de la totalidad de las mercancas. La participacin del personal que cobraba impuestos. Almacenamiento solo se haca en almacenes de Aduanas, lo que originaba congestin en los almacenes, terminales y depsitos. Los seguros eran caros por la siniestralidad. Poca recaudacin de impuestos. Archivos fsicos voluminosos que dificultaban el control.

Tecnologa El uso de tecnologa en las 22 aduanas operativas era casi nulo, solo se contaba con 12 PCs pertenecientes al MEF, 6 en el Terminal martimo y 6 en el Aeropuerto. En provincias no se contaba con ningn equipo de cmputo. No exista un rea de desarrollo de sistema aduanero. Transmisin de datos por correo era tradicional e incluso por mensajes radiales.

2.- Describa los diferentes sistemas de informacin que implement Aduanas del Per, qu tipos de sistemas son estos? Podemos distinguir el sistema SIGAD como red principal, y otros 2 sistemas como Teledespacho y Aduanet, como 2 mdulos interrelacionados desarrollados posterior al lanzamiento del sistema. SIGAD Sistema que contempl los principales procesos aduaneros, que eran importaciones, exportaciones y manifiesto de carga. Permiti que las operaciones de despacho de exportaciones y de importaciones fueran reducidas a 5 pasos, eliminando la duplicacin de tareas. Consideramos que este sistema es transaccional (TPS) debido a las actividades principales contenidas como son la recepcin de documentos, digitacin, verificacin, impresin y notificacin. TELEDESPACHO Es un sistema interorganizacional de transmisin y clasificacin y validacin de informacin para el despacho aduanero donde todos los agentes involucrados con Aduanas se encuentran interconectados. Este sistema permita que mientras la mercadera se encontraba en algn punto del proceso (lugar de origen, ruta o almacn), se poda validar la documentacin respectiva y pagar los tributos correspondientes. Del mismo modo, este sistema tambin se encontrara dentro del tipo TPS, debido a las caractersticas antes mencionadas. ADUANET Es una extranet que permite el servicio de monitoreo, seguimiento de procesos, de transacciones, y de acceso a estadsticas. Todo esto realizado a travs de una pgina web alimentada por el sistema de Teledespacho. Permite a los clientes verificar los estatus de sus mercaderas de manera directa, sin comunicarse con Aduanas. En este caso, identificamos caractersticas de los sistemas de inteligencia de negocios (BIS), ya que el sistema provee de informacin organizada a los usuarios y se enfoca en el monitoreo de todo el proceso. 3.- Explique en qu forma cada uno de estos sistemas ayud a Aduanas del Per a estandarizar sus procesos de negocios y mejorar su toma de decisiones. SIGAD Durante en el plan piloto AIDA, se determin que todos los procedimientos aduaneros fueran formalizados y fijados por escrito. Esto permiti que en las 22 oficinas aduaneras a nivel nacional los procedimientos se respetaran y no sufrieran ninguna variacin originada por la discrecionalidad del personal.

Se logr la reduccin de la lnea de produccin a solo 5 pasos, lo cual sirvi de modelo para el desarrollo del sistema de informacin. Teledespacho Permiti la validacin de documentacin de la mercadera en lnea, las 24 horas del da, con parmetros establecidos a nivel nacional. El ciclo del Teledespacho, es decir el envo de informacin, validacin y recepcin de la contestacin, se pudo llevar a cabo en 8 minutos. Lo que permiti esta estandarizacin fue la eliminacin de tareas repetitivas y las posibilidades de error humano, que el agente de aduanas hiciera parte del trabajo en su propia oficina y enviara la informacin por medios electrnicos a Aduanas. Adems, gracias a la validez de los documentos electrnicos, se estableci la aduana sin papeles. Aduanet La implementacin de Aduanet estableci una plataforma nica de consulta para una mayor cantidad de usuarios adems de los agentes aduaneros. Como consecuencia, facilit la comunicacin con los clientes, quienes tuvieron acceso a la base de datos de Aduanas por medio de internet. Los propietarios de las mercaderas podan conocer en tiempo real las operaciones y verificar si se haban cumplido con los tributos correspondientes.

4.- Evale el rol de esos sistemas en el logro de los objetivos estratgicos siguientes: a) Excelencia operativa Dentro de este aspecto podemos distinguir la mejora de la eficiencia en las operaciones debido a la sistematizacin de procesos y uso de nuevos sistemas informativos, adems de la reduccin de los tiempos en los procesos interrelacionados. Esto contribuy a la reduccin de costos y al mismo tiempo al mejor desempeo de la empresa, es decir, una mayor rentabilidad. Cabe mencionar tambin la reduccin de personal y tareas innecesarios, que aport a la mejora de los despachos aduaneros y disminucin de costos de comercio exterior.

b) Desarrollo de nuevos servicios Son ejemplos bsicos de desarrollo de nuevos productos y servicios, los sistemas implementados como los mdulos de importaciones y exportaciones, adems del Teledespacho y Aduanet, que ayudaron a todos los procesos internos de servicio y despacho mencionados anteriormente.

c) Buenas relaciones con clientes Los sistemas implementados permitieron que los clientes y agentes de aduanas estn satisfechos con las herramientas que tenan a la mano, como los sistemas en lnea de monitoreo y seguimiento. Asimismo, es importante mencionar que luego del reordenamiento, las Aduanas del Per fueron considerados un modelo a seguir a nivel

internacional, esto sin duda aport a la solidificacin de imagen corporativa y por lo tanto a fortalecer las relaciones con los clientes, quienes depositaban la confianza en esta empresa.

CONCLUSIONES 1. Implementar un sistema de informacin es un proceso largo y engorroso, adems de costoso. Se necesita la voluntad plena de los gerentes de la empresa para poder implementarlo. 2. Un sistema integra informacin crucial a tiempo real, controla la seguridad de los accesos a sta y evita la informacin duplicada e inconsistencia de datos. 3. A pesar del costo que implica el desarrollo de un sistema de informacin, este proceso de hace necesario para ayudar en el futuro a la reduccin de tiempos y costos en las operaciones, adems del uso del personal estrictamente necesario. 4. Es importante seleccionar adecuadamente el sistema de informacin para que los datos recabados de la empresa arrojen la informacin necesaria y correcta para la toma de decisiones. 5. Es una buena alternativa que el sistema seleccionado se adapte a las necesidades de la empresa y sea flexible de manera que a lo largo del tiempo se puedan acoplar otros mdulos y plataformas que cumplan con los requerimientos de la empresa.