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Payment Request Detalhes da requisio: Data: Nome: Departmento: Provncia: Antecipado: Entregue:
16-09-08 Gracinda Mrcia de Premegi Administrao Zambzia
Pagam. final:
Checklist & instruoes para imputao de custos:: DOCUMENTAO Para pagamentos inferiores a 1.500 MTN ($ 60), utilizar fundo de maneio.
Para pagamentos entre 1.500 MTN e 25.000 MTN ($60-1,000), apresentar os seguintes documentos:
Para pagamentos a 25.000 MTN ($1,000) ou superior, apresentar os seguintes documentos adicionais: Pedido de cotaes Trs cotaes & tabela de comparao
Ficha de Fonte nica (se forem menos de 3 cotaes) Cpia da ordem de compra ou contrato
Para pagamentos feitos ao abrigo de um contrato existente, introduzir nmero de contrato: Se o contrato existente est arquivado na Contabilidade, no necessrio anexar uma cpia do contrato. A factura original e foi aprovada por um funcionrio autorizado:
Deve sempre ser apresentado um cdigo de projecto. Moeda Split Split Split Controlos: 1.0 MTN 50% 50% apenas MTN ou USD
= = = =
3,627.00 3,627.00
7,254.00
Aprovaes & Instrues: Preparado por: (funcionrio) Assinatura e carimbo Nome em letras: Data assinatura: Gracinda Mrcia de Premegi 16-09-08 Nome em letras: Data assinatura: Aprovado por: (supervisor) Assinatura e carimbo
1. Este formulrio apenas deve ser utilizado para requisies de pagamento superiores a 1.500 MTN. 2. Requisies de pagamento superiores a 5.000 MTN devem ser aprovadas por um CAP ou por um Director. 3. Ao assinar a resquisio, o supervisor reconhece que entende e responsvel pela despesa. 4. Pagamentos sero efectuados por transferncia bancria caso a informao sobre a conta bancria esteja disponvel na factura. 5. A contabilidade vai devolver todos os formulrios incompletos e/ou que no respeitem estas instrues.
Forulrio: Pagamentos 1.0 2008-0101
Pedido de Adiantamento
Advance Payment Request Detalhes do pedido: Data: Nome: Departamento: Provncia: Telefone: Email: Base para clculo do montante solicitado: VIAGEM # de noites # de noites # de km OUTROS # de pessoas # de eventos # de actividades # de unidades # de unidades MONTANTE SOLICITADO: Por favor incluir informao adicional sobre a actividade neste espao, ne necessrio. Viagem que involva viagem area deve ser solicitada e aprovada separadamente. x x x per diem, acomodao per diem, refeies estimativa de custo por km MTN MTN MTN # Projecto: Objectivo: rea de sade: Produto: De: Para:
= = = = = = = =
Todas as estimativas de custo devem ser em MTN. D o mximo de detalhes. x x x x x custo por pessoa custo por evento custo por actividade custo por unidade custo por unidade MTN MTN MTN MTN MTN
Aprovaes & Instrues: Esta seco no precisa ser preenchida se o formulrio for submetido por email. Solicitado por: (funcionrio) Assinatura e carimbo Nome em letras: Data assinatura: Nome em letras: Data assinatura: Aprovado por: (supervisor) Assinatura e carimbo
1. Este formulrio no deve ser utilizado para adiantamentos inferiores a 1.500 MTN. Utilizar fundo de maneio.
Ficha de Despesas
Detalhes do relatorio:
Data: Nome: Local: Celular: Email: Adiantamento: Reembolso: Relatrio viagem: Objectivo: Viatura: Matricula: De: Para:
Os fundos para cobrir estas despesas foram avanados pela Btts, Lda. - Quelimane Os fundos para cobrir estas despesas foram fornecidos pelo funcionrio. Para despesas de viagem, deve ser entregue um relatrio da viagem em conjunto com o formulrio.
Lista de despesas:
DATA RECIBO DESCRIO MONTANTE
TOTAL
Assinatura
Nome Completo: Data assinatura: Nome Completo: Data/assinatura:
Assinatura
TOTAL Se as despesas totais forem a 25.000 MTN ($1,000) ou superior, deve ser preparado um relatrio / memorando separado e anexado a este relatrio. Aprovaes & Instrues: Preparado por: (funcionrio) Assinatura e carimbo Nome em letras: Data assinatura: Aprovado por: (supervisor) Assinatura e carimbo Nome em letras: Data assinatura:
1. Este formulrio utilizado para documentar despesas sumrias, tais como trabalho a dias ou trabalho a pea. 2. Ao assinar o formulrio, o supervisor reconhece que entende e responsvel pela despesa. 3. permitida a entrega de uma cpia scaneada do formulrio preenchido, mas a original ter de ser submetida. 4. A contabilidade vai devolver todos os formulrios incompletos e/ou que no respeitem estas instrues.
Formulrio: Recibos 1.0 2008-0101
CDIGO/CONTA
5600-200
DESCRIO
Compra de plastico p/trailler
MONTANTE 150.00
JUSTIFICADO POR
TOTAL
150.00
Aprovaes & Instrues: Recebido por: (funcionrio) Assinatura e carimbo Nome em letras: Data assinatura: Revisto por: (contabilista) Assinatura e carimbo Nome em letras: Data assinatura:
1. Este formulrio utilizado para documentar despesas cobradas a fundos de maneio. 2. Ao assinar o formulrio, o supervisor reconhece que entende e responsvel pela despesa. 4. A despesa mxima permitida para cobrana ao fundo de maneio de 1.500 MTN ($60). 4. A contabilidade vai devolver todos os formulrios incompletos e/ou que no respeitem estas instrues.
Formulrio: Entrega de FM 1.0 2008-0101
TOTAL
Aprovaes & Instrues: Recebido por: (funcionrio) Assinatura e carimbo Nome em letras: Data assinatura: Nome em letras: Data assinatura: Aprovado por: (administrador) Assinatura e carimbo
-- ESTE FORMULRIO SER ELIMINADO DEPOIS QUE AS DESPESAS TIVEREM SIDO LIQUIDADAS --
1. Este formulrio utilizado para documentar adiantamentos em dinheiro feitos do fundo de maneio. Ser eliminado depois de liquidada. 2. 2. Ao assinar o formulrio, o supervisor reconhece que entende e controlou a despesa. 4. O montante mximo que pode ser adiantado do fundo de maneio 1.500 MTN ($60). 4. A contabilidade vai devolver todos os formulrios incompletos e/ou que no respeitem estas instrues.
Formulrio: Adiantamento de FM 1.0 2008-0101
Servio agendado Mudana de pneus agendada Manuteno Reparao Acessrios Dar detalhes: Dar detalhes: Dar detalhes:
Estimativa de custos:
Se a estimativa de custos for a 25.000 MTN ($1,000) ou superior, deve ser obtida uma aprovao prvia do Controlador de Frota & Viagem.
Outras informaes:
Aprovaes & Instrues: Preparado por: (funcionrio) Assinatura e carimbo No necessrio quando submetido por email. Nome em letras: Data assinatura:
1. Este formulrio deve ser submetido ao email contabilidade@psi.org.mz antes da manuteno, reparao ou acessrios. 2. Estimativas de despesa de manuteno de viatura de 25.000 MTN ($1,000) devem ser aprovadas pelo Controlador de Frota. 3. Este ficha para controlo de despesa. Os fundos necessrios para a manuteno da viatura devem ser retirados da transferncia mensal. 4. A contabilidade vai devolver todos os formulrios incompletos e/ou que no respeitem estas instrues.
Formulrio: Viaturas 1.0 2008-0101
Nome em letras: Data assinatura: A ser preenchido pelos Recursos Humanos: Actual salrio bruto mensal em MTN Montante solicitado Mltiplo salarial Nmero de meses Ms de incio Emprstimo mximo Pagamento a ser deduzido a cada ms
Aprovado por: (RH)
Funcionrio verificado com relao a emprstimos, adiantamentos, crditos ou outras responsabilidades pendentes Funcionrio verificado com relao a historial de pagamento de emprstimos anteriores.