FUNDAMENTACIN DEL CONTROL Concepto:El control consiste en evaluar y medir la ejecucin de los planes, con el fin dedetectar y prever

desviaciones, para establecer las medidas correctivasnecesarias.Como complementacin se darn unas de las definiciones ms aceptadas:Burt K. Scanlan. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayande acuerdo con los planes establecidos.

Robert C. Appleby. Consiste en medir y corregir lo realizado por los subordinadostanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplaneficaz y econmicamente.George Terry. Es el proceso para determinar lo que se est llevando a cabovalorndolo y si es necesario aplicando medidas correctivas, de manera que laejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado.Henry Fayol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el planadoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.Robert Bucele. Es el proceso de medir los actuales resultados en relacin con losplanes, diagnosticando la razn de las desviaciones y tomando las medidascorrectivas necesarias.

Principios.

Equilibrio. A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarseel grado de control correspondiente. De la misma manera que laautoridad se relega y la responsabilidad se comparte, al delegarautoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes paraverificar que se est cumpliendo con la responsabilidad conferida, yque la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida.

De los objetivos. Se refiere a que el control existe en funcin de losobjetivos, es decir el control no es un fin, sino un medio para alcanzarlos objetivos preestablecidos. Ningn control ser vlido si no sefundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no se evala el logrode los mismos. Por ello la efectividad del control est en relacindirecta con la precisin de los estndares que permiten la ejecucin delos planes dentro de cierto lmites, evitando errores y,consecuentemente, prdidas de tiempo y de dinero.

De la oportunidad. El control, para que sea eficaz, necesita seroportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error, detal manera que sea posible tomar medidas correctivas conanticipacin, de manera contraria(cuando no es oportuno) carece devalidez y reduce la consecucin de los objetivos al mnimo.

De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que sepresenten en relacin con los planes deben ser analizadasdetalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas quelas originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en

lo futuro. Se debe hacer un anlisis para establecer medidaspreventivas y correctivas.

Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que ste represente en tiempo y dinero, en relacincon las ventajas reales que ste reporte. Un control solo deberimplementarse si su costo se justifica ante los

resultados que seesperan de l; de nada servir establecer un sistema de control si losbeneficios financieros que redite resultan menores que el costo y eltiempo que implica su implementacin.

De excepcin. El control debe aplicarse, preferentemente, a lasactividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos ytiempo, delimitando adecuadamente cules funciones estratgicasrequieren de control. Este principio se auxilia de mtodosprobabilsticos, estadsticos o aleatorios.

De la funcin controlada. La funcin controlada por ningn motivodebe comprender a la funcin controlada, ya que pierde efectividad delcontrol. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o lafuncin que realiza el control no debe estar involucrada con laactividad a controlar.

Importancia y fines . El control fundamenta su importancia en: 1.Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que sealcancen los planes exitosamente.2.Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.3.Determina y analiza rpidamente las causas que pueden generardesviaciones para que no se vuelvan a presentar en el futuro.4.4.Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde elmomento en que se establecen medidas correctivas.5.5.Porporciona informacin sobre la ejecucin de los planes, sirviendo comofundamento al reiniciarse el proceso de planeacin.6.6.Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores7.7.Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de laadministracin y consecuentemente en el logro de la productividad de todoslos recursos de la empresa. Tiene como

fin:Sealar las debilidades y errores a fin de rectificar e impedir que se produzcannuevamente

6.2 LA INFORMACIN Y EL CONTROL En el control los sistemas de informacin comprenden todos los medios a travs delos cuales el administrador se allega los datos e informes relativos alfuncionamiento de todas y cada una de las actividades de la organizacin. Lossistemas de informacin que puede utilizar una empresa son mltiples y variablesy deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa. Lossistemas de informacin comprenden tcnicas tales como: contabilidad, auditoria,presupuestos, sistemas computarizados, sistemas mecanizados, archivos, reportese informes. Lo verdaderamente importante al establecer un sistema deinformacin es aplicar los principios de excepcin, de costeabilidad, deoportunidad y el del objetivo, a fin de que realmente redite beneficios suutilizacin. Es trascendental tomar en cuenta la necesidad de la implementacinde un sistema de informacin, ya que muchas veces el deseo de controlar puedegenerar papeleo excesivo, burocratizacin y obstaculizar la eficiencia