ADMINISTRACIN DE SISTEMAS: ACTIVIDADES GERENCIALES

Integrantes: Jonathan Pea, Jhon Jairo Vargas Campo, Jairo Andres Vera Salcedo

11/04/2013

Gerencia Es la persona o grupo que toma el papel de la administracin en los procesos de trabajar con las personas y sobre todo con los recursos para cumplir con los objetivos organizacionales. Los buenos administradores llevan a cabo estas funciones de forma eficaz y eficiente, haciendo lo que es debidamente correcto para alcanzar las metas que los gerentes decidieron que persigue la organizacin y el grado en que esa organizacin alcanza tales metas. De modo que una organizacin es eficiente cuando los gerentes definen apropiadamente sus metas. Tambin relacionando gastos por los insumos como la mano de obra, materias primas, componentes y tiempo este consigue formular reducir al mnimo los costos de los recursos en cada tarea del proyecto que requiere para producir determinado bien o servicio. Para el cumplimiento eficiente de sus funciones o el desempeo exitoso de sus roles, el gerente necesita desarrollar determinadas habilidades, tres tipos de habilidades para desarrollar efectivamente el trabajo gerencial. Estas habilidades son: 1. Habilidades tcnicas. Esto implica la capacidad para usar el conocimiento tcnico, los mtodos, las tcnicas y los medios necesarios para la ejecucin de tareas especficas. Envuelve un conocimiento especializado, capacidad analtica en los problemas, facilidad para el uso de tcnicas y herramientas en el rea especfica de trabajo. Puede ser obtenida mediante educacin formal o a travs de la experiencia personal o de otros. 2. Habilidades humanas. Esto es la sensibilidad o capacidad del gerente para trabajar de manera efectiva como miembro de un grupo y lograr la cooperacin dentro del equipo que dirige. Es el conjunto de aptitudes necesarias para relacionarse con otras personas y trabajar en grupos hacia el logro de objetivos comunes. Incluye el autoconocimiento (conciencia de sus propias actitudes, posiciones y conceptos), la empata y las habilidades para la comunicacin. 3. Habilidades conceptuales. Esta consiste en la capacidad para percibir a la organizacin como un todo (en trminos de sistemas), reconocer sus elementos, las interrelaciones entre los mismos, y como los cambios en alguna parte de la organizacin afectan o pueden afectar a los dems elementos. Es la capacidad para entender y para leer el entorno y para disear nuevos modelos de organizacin y conduccin.

Actividades gerencias El proceso de administracin o gerencia es explicado a principios del siglo XX por el industrial Henri Fayol en su libro titulado Administracin general e industrial, en define las funciones que debe procurar aplicar las gerencias para poder cumplir con cabalidad sus metas d proyecto, evitando problemas como el retraso en las fechas de entrega, el sobrecosto, la suspensin de proyecto, la toma de riesgos innecesarios o peor an fracaso del proyecto. Entre se categorizan en funcin de las actividades: la planeacin, organizacin, instruir, direccin y control de los recursos de cualquier tipo.

1. Planificacin. Es la primera funcin ejecutiva, desarrolla la misin, la visin, los objetivo de toda la empresa. El primer componente de la gestin es la planificacin. Un administrador debe determinar cules son los objetivos de las organizaciones y la forma de lograr esos objetivos. Mucha de esta informacin vendr directamente de la visin y misin de la empresa. El establecimiento de objetivos para la meta y el seguimiento de la ejecucin del plan son los dos componentes crticos de la funcin de planificacin. Por ejemplo, un gerente de un restaurante de la zona tiene necesidad de tener un plan de marketing, un plan de contratacin y un plan de ventas. Es decidir lo que suceder en el futuro. 2. Organizacin. La Organizacin. Es la segunda funcin, establece la estructura orgnica de la empresa. Distribuye la autoridad a responsable del trabajo. Los gerentes son responsables de la organizacin de la empresa y esto incluye la organizacin de personas y recursos. Saber cuntos empleados se necesitan para los cambios en particular puede ser crtica para el xito de una empresa. Si los empleados no tienen los recursos necesarios para completar su trabajo, la organizacin no ha ocurrido. Sin un lugar de trabajo organizado, los empleados ven a un gerente como preparados y puede perder el respeto. Estructura organizacional. La estructura organizacional, es el marco en el que se desenvuelve la organizacin, de acuerdo con el cual las tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de objetivos. Estandariza la comunicacin con todas las reas de la empresa de

apoyo y de negocio. Agiliza la toma de decisiones ms rpidamente. Permite la gestin de los detalles de lo que ocurre en las comunicaciones de la compaa. 3. Instruir. La capacitacin del personal hoy da perfila como base correspondiente que logra satisfacer las necesidades del personal dentro de las organizaciones, puesto que las misma nacen de la competitividad empresarial de poseer un personal altamente capacitado tomando en cuenta sus habilidades y conocimientos, as como la motivacin puedan generarles el trabajo en equipo y una comunicacin efectiva que promueva los sistemas, medios y climas apropiados para desarrollar ideas e intercambiar informacin a travs de toda la organizacin que permita formar lderes de grupo que faciliten las labores en conjuntos. La Gerencia debe propiciar el enriquecimiento de los empleados como seres humanos, esto se logra incorporando una serie de valores, sentimientos, manifestaciones culturales para disponer el nimo individual y colectivo hacia el proceso de mejoramiento y cambio. Se debe tener una buena comunicacin, por parte de las directivas hacia las dependencias o reas de la empresa, para que los rumores no degeneren los procesos, estados anmicos que en ese momento se est dando. 4. Direccin o Coordinacin. Es la tercera funcin, influye en el comportamiento de las personas a travs de la motivacin, comunicacin, liderazgo, dinmica de grupo y disciplina. A su vez permite cumplir la misin y objetivos. La gestin y de liderazgo no son la misma actividad. Un administrador gestiona los empleados; esta persona se asegura de que las tareas se completan a tiempo y las polticas se siguen. Los empleados suelen seguir a los administradores porque l o ella es el supervisor y encargado de los empleados. Los empleados ven a un lder como alguien que motiva a ellos y les gua para ayudar a cumplir los objetivos de la empresa. En una situacin ideal, el gestor tambin sirve como el lder. Los gerentes que quieren llevar con eficacia la necesidad de descubrir lo que motiva a sus empleados y les ayuden a alcanzar los objetivos de la empresa. Equipos. Trabajo en Equipo" no significa solamente "trabajar juntos". Trabajo en Equipo es toda una filosofa organizacional, es una forma de pensar diferente, es un camino ganador que las empresas han descubierto en los ltimos aos para hacer realmente que el trabajador se comprometa de veras con los objetivos de la empresa. El equipo funcional: Integrado por un jefe de lnea vertical, el tamao del equipo, la descripcin de la tarea y el tipo de integrantes desempean una funcin importante en la determinacin de los elegido para el grupo de trabaja. El equipo interfuncional: Est formado por integrantes de distintos departamentos de o unidades de la organizacin, al equipo se le confiere la responsabilidad de planear y realizar proyectos que exigen coordinacin, cooperacin y aportaciones considerables de todas las partes relacionadas. Equipos auto administrados: Estn constituidos por integrantes de departamentos o unidades diferentes de una organizacin a quienes se le confiere autoridad y responsabilidad para que tomen decisiones administrativas a fin de lograr objetivos del conjunto.

 Liderazgos. Sin duda alguna que el liderazgo es una de las habilidades bsicas que toda persona debe de poseer al estar frente a una organizacin. El ge rente que es lder trabaja para ser aceptado y para servir a un equipo, y debe ser capaz de liderar a la organizacin, a los grupos y as mismo. Fijar el rumbo. Hacen por lo menos tres cosas: comprenden los sucesos externos, se enfocan en el futuro y convierten la visin en accin. Predecir y jugar con diversas influencias, como la clientela, la tecnologa, las regulaciones, los competidores, los inversionistas y proveedores; de esta manera, el gerente imprime a la organizacin una identidad propia y nica, y genera valor para todos los que tengan inters en ella. Demostrar carcter personal. Significa identificarse y confianza. Esto es credibilidad, y encierra atributos como honestidad, capacidad de inspirar, imparcialidad, capacidad de apoyar a otros. Viven los principios de su organizacin practicando lo que predican. Movilizar la dedicacin individual. Los lderes convierten una visin en hechos, haciendo que otros se comprometan esto es motivacin. Ayuda a los empleados a comprometerse en armonizar sus acciones con las metas organizacionales y poner el corazn, el alma y la mente. Engendrar capacidad organizacional. Esto se refiere a los procesos, prcticas y actividades que crean valor para la organizacin. Traducir el rumbo organizacional en directivas, la visin en me prctica y el propsito en un proceso, entre otras. 5. Control. Es la cuarta funcin, establece normas de rendimiento; mide e informa sobre el desempeo real, realiza la comparacin y adopta medidas correctivas o preventivas. La funcin de control consiste en la supervisin del rendimiento de la empresa para asegurarse de que los objetivos se estn cumpliendo. Los gestores tienen que prestar atencin a los costos en comparacin con el rendimiento de la organizacin. Por ejemplo, si la empresa tiene un objetivo de incrementar las ventas un 5% durante los prximos dos meses, el administrador puede comprobar el progreso hacia la meta al final de un mes. Un manager (gerente) eficaz compartir esta informacin con sus empleados. Esto genera confianza y un sentimiento de participacin para los empleados. Estrategias. Del anlisis de la precedente matriz surgi un diagnstico, en base al cual se proponen las estrategias de actuacin siguientes: Establecer los objetivos, estrategias y la misin actual. Realizar investigaciones externas con el objeto de identificar amenazas y oportunidades. Realizar investigacin interna con el objeto de identificar fortalezas y debilidades de la empresa. Fijar la misin de la industria. Llevar a cabo anlisis de formulacin de estrategias con el objeto de generar y evaluar alternativas factibles. Fijar objetivos. Fijar estrategias. Fijar metas.

Fijar polticas. Asignar recursos. Analizar bases internas y externas para estrategias actuales. Medir los resultados y tomar las medidas correctivas del caso.

Toma de decisiones. La toma de decisiones constituye todo un proceso encaminado al logro de los objetivos de la organizacin, y que requiere interpretaciones acertadas por parte de los responsables de tal tarea, ya sea los gerentes de los diferentes niveles de una empresa o bien por los grupos o comits de trabajo. La toma decisiones debe ser totalmente objetivo, lgico y debe tener una meta clara. Todas las acciones en el proceso de toma de decisiones llevan de manera consistente a la seleccin de aquella alternativa que maximizar la meta; siguiendo la secuencia: Definicin del Problema, Anlisis del problema, Bsqueda de solucin de alternativas, La decisin dentro de la mejor alternativa y Convertir la decisin en accin afectiva. Las actividades gerenciales se presentan categorizadas tambin segn los diferentes niveles organizacionales o la jerarqua de la estructura interna de una empresa, por decir los cargos sobre quienes tienen procurar monitorear. Los niveles son: Superior, Medio y Operativo. 1. Nivel Superior o Alta Direccin. Es conocido como la Alta Gerencia y es la responsable de administrar toda la empresa u organizacin. Establecen las polticas de las operaciones y dirige la interaccin de la empresa con su entorno, fijar objetivo y cultura. Se requiere un conocimiento extenso de las funciones de gestin y habilidades, vigilar el desempeo general. Deben ser conscientes de los factores externos, tales como el mercado. Sus decisiones se toman en base a un anlisis directivo, conceptual o de comportamiento de procesos. Lo componen presidente ejecutivo o consejo delegado, vicepresidentes y directores generales.

2. Nivel Medio o gerentes tcticos. Esta gerencia media incluye varios departamentos o reas los mismos que dirigen al nivel bajo. Es responsable de dirigir las actividades que sirven para poner en prctica las polticas de la organizacin y equilibra la demanda del gerente y los trabajadores. Tiene conocimiento especializado de ciertas tareas de gestin. Son responsables de la ejecucin de las decisiones tomadas por la gerencia superior. Son realmente de mayor importancia porque cubren departamentos de trabajo y organizacin de los equipos. 3. Nivel Operativo. Son los responsables de los trabajos, responsables de dirigir a los empleados de la planta produccin y de otras unidades. Aseguran que los planes y decisiones adoptadas por los dos anteriores niveles se lleven a cabo. Sus decisiones son normalmente de corto plazo. Tiene control directo sobre la fuerza de trabajo en la fbrica, la oficina u otras reas de trabajo. Y las responsabilidades de este grupo de trabajo son restringidas y ms especficas. Los conforma gerentes de primera lnea, supervisores y jefes de seccin.

Comunicacin La comunicacin en las organizaciones debe proporcionar informacin precisa con las matrices emocionales apropiados para todos los miembros que necesiten el contenido de la comunicacin,

a su vez tomar en cuenta la individualidad del trabajo y la percepcin que este puede tener del sistema organizacional. En toda organizacin la comunicacin es un elemento complejo por el hecho de cada individuo posee individualidad propia, sin embargo el lder debe equilibrar estas fortalezas o debilidades de la organizacin para as mantener una homeostasis del sistema, y as tener una comunicacin efectiva, eficiente, oportuna en una retroalimentacin positiva, para que de esta manera concebir una entropa positiva dentro de la organizacin. Debe existir una comunicacin vertical, debida que con estos patrones mejoran el flujo tanto descendiente como ascendente sin dejar de lado la horizontal, ya que todas estas modalidades la deben poner en prcticas en el proceso de modelo organizacional. Descendente: Es la comunicacin que fluye de un nivel del grupo u organizacin a un nivel ms bajo. Es el utilizado por los lderes de grupos y gerentes para asignar tareas, metas, dar a conocer problemas que necesitan atencin, proporcionar instrucciones. Ascendente: Se utiliza para proporcionar retroalimentacin a los de arriba, para informarse sobre los progresos, problemas, cmo se sienten los empleados en sus puestos, con sus compaeros de trabajo y en la organizacin, para captar ideas sobre cmo mejorar cualquier situacin interna en la organizacin. Lateral: Este tipo de comunicacin se da cuando dos o ms miembros de una organizacin cuyos puestos estn al mismo nivel intercambian informacin. Por ejemplo comunicaciones entre supervisores de varias plantas o departamentos.

Conclusin La completa gerencia es responsable del xito o el fracaso de una empresa, por lo que es indispensable dirigir los asuntos sobre la misma. Y Siempre que exista un grupo de individuos que persiguen un objetivo, resulta en que es necesario para el grupo el trabajar unidos a fin de lograr el objetivo perseguido. Por otra parte, los integrantes del grupo deben controlar, hasta cierto punto, sus deseos individuales para alcanzar las metas del grupo, ya que la gerencia debe proveer liderazgo en los grupos. La gerencia es de considerar una disciplina, un proceso de planificacin y direccionamiento del proyecto en una empresa, el cual puede ser descrito y analizado en trminos de varias funciones fundamentales coma las tareas. La gerencia ayuda a la planeacin al establecer metas y plazos, como se cooperar los grupos de empleados y mejora la comunicacin, da a conocer las metas a los individuos de la organizacin y justifica el centrarse en logros bien establecidos. La suma de comunicacin, trabajo en equipo y liderazgo, motivacin, toma de decisiones, actitudes ante el cambio en todas las organizaciones revelan la eficacia de los procesos de trabajo que muestran las variadas herramientas que hoy da tienen una gran utilidad como tcticas que dinamicen las actividades llevadas a cabo dentro de las misma, teniendo como objetivo primordial

formar o capacitar al recurso humano en relacin a las necesidades y conocimientos de cada uno de ellos y las exigencias del cargo, o bien para que esto adquiera conocimientos que les permitan ejercer con la mejor eficacia sus funciones dentro de las organizaciones.

Referencias bibliogrficas Prof. Eva Gallardo-Gallardo. Fundamentos de la administracin. Departamento de Economa y Organizacin de Empresas (UB) Jose Antonio Galicia. Desarrollo de habilidades gerenciales. 01 Octubre 2010. http://www.emagister.com/curso-desarrollo-habilidades-gerenciales (05-04-2013) LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS. INSTITUTO TECNICO INDUSTRIAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS CURSO DE ADMINISTRACIN INDUSTRIAL 2011 http://admycien.mex.tl/imagesnew/5/3/8/5/2/Las%20funciones%20administrativas.pdf (05-04-2013)