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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

Modelo Genrico para Intermediario Financiero Rural: ALMACENES GENERALES DE DEPSITO

Proyecto: Cooperacin Tcnica ATN/ME-9118-ME Apoyo a Intermediarios Financieros Rurales

Mxico, Enero 2010

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES ALMACENES GENERALES DE DEPSITO

ndice de Contenido
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GLOSARIO DE ABREVIATURAS ........................................................................................ 4 INTRODUCCIN .......................................................................................................... 5 1. GENERALIDADES ................................................................................................... 6 1.1. ANTECEDENTES DE LOS ALMACENES GENERALES DE DEPSITO ............................................ 6 1.2. OBJETIVO DE LOS ALMACENES GENERALES DE DEPSITO ................................................... 6 1.3. MISIN, VISIN Y VALORES DE LOS ALMACENES GENERALES DE DEPSITO ............................. 6 1.4. BASE LEGAL ....................................................................................................... 6 1.5. ALCANCE ........................................................................................................... 7 1.6. APROBACIN, DIVULGACIN Y ACTUALIZACIN .............................................................. 7 2. ESTRUCTURA ORGNICA ......................................................................................... 7 2.1. RGANO DE GOBIERNO .......................................................................................... 7 2.2. RGANO DE DIRECCIN ......................................................................................... 8 2.3. RGANO DE CONTROL............................................................................................ 9 2.4. RGANOS CONSULTIVOS ....................................................................................... 11 2.5. RGANOS DE ASESORA ........................................................................................ 11 2.6. RGANOS DE LNEA ............................................................................................. 11 3. 4. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ................................................................................ 11 DESCRIPCIN Y FUNCIONES DE LOS RGANOS DE LOS ALMACENES GENERALES DE DEPSITO .............................................................................................................. 13 4.1. RGANO DE GOBIERNO ......................................................................................... 13 4.1.1. ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS ..................................................................... 13 4.2. RGANO DE DIRECCIN ........................................................................................ 14 4.2.1. CONSEJO DE ADMINISTRACIN.............................................................................. 14 4.2.2. GERENCIA GENERAL .......................................................................................... 17 4.2.3. SECRETARIA DE GERENCIA................................................................................... 20 4.3. RGANO DE CONTROL........................................................................................... 21 4.3.1. COMISARIOS ................................................................................................... 21 4.3.2. AUDITORA INTERNA .......................................................................................... 23 4.3.3. ASISTENTE DE AUDITORA ................................................................................... 24 4.4. RGANO CONSULTIVO .......................................................................................... 25 4.4.1. UNIDAD DE RIESGOS ......................................................................................... 25 FUNCIONES .............................................................................................................. 25 4.5. RGANO DE ASESORA .......................................................................................... 27 4.5.1. ASESORA LEGAL .............................................................................................. 27 4.5.2. REA DE MARKETING E IMAGEN INSTITUCIONAL .......................................................... 28 4.5.1. ASISTENTE DE MARKETING E IMAGEN INSTITUCIONAL ................................................... 30 4.6. RGANOS DE LNEA ............................................................................................. 31 4.6.1. REA DE ADMINISTRACIN .................................................................................. 31 4.6.1.1. CONTABILIDAD.............................................................................................. 33 4.6.1.2. ASISTENTE DE CONTABILIDAD ............................................................................ 35 4.6.1.3. PERSONAL Y LOGSTICA ................................................................................... 36 4.6.1.4. ASISTENTE DE PERSONAL Y LOGSTICA.................................................................. 39 4.6.1.5. GUARDIA DE SEGURIDAD .................................................................................. 40
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4.6.1.10. TESORERA ................................................................................................. 42 CARGO: TESORERO................................................................................................... 42 4.6.1.11. CAJA ......................................................................................................... 43 4.6.1.6. SISTEMAS ................................................................................................... 44 4.6.1.7. ASISTENTE DE SISTEMAS.................................................................................. 47 4.6.1.8. AUXILIAR DE SISTEMAS (HARDWARE)................................................................... 48 4.6.1.9. AUXILIAR DE SISTEMAS (SOFTWARE) ................................................................... 49 4.6.2. DEPARTAMENTO DE OPERACIONES .......................................................................... 50 4.6.2.1. JEFE DE OPERACIONES..................................................................................... 50 4.6.2.2. SUPERVISOR DE OPERACIONES ........................................................................... 52 4.6.2.3. OFICIAL DE SERVICIO AL CLIENTE ....................................................................... 53 4.6.2.4. GUARDA ALMACN ......................................................................................... 55 4.6.2.5. OPERARIOS DE EQUIPOS DE BODEGA.................................................................... 56 4.6.2.6. ENCARGADO DE MANTENIMIENTO OPERATIVO .......................................................... 57 4.6.2.7. ASISTENTE DE MANTENIMIENTO OPERATIVO ........................................................... 58 4.6.2.8. COBRANZAS ................................................................................................. 59 4.6.3. AGENCIA ....................................................................................................... 60 4.6.3.1. ANEXOS ANEXO 1: HOJA DE ACTUALIZACIN Y APROBACIN ................................................................ 65 ANEXO 2: GLOSARIO DE TRMINOS ................................................................................... 66 ADMINISTRADOR DE AGENCIA ........................................................................... 60

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Glosario de Abreviaturas

AGD:

Almacenes Generales de Depsito

LGOAAC: Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crdito CNBV: MOF: LGISM: LGSM: ARM: LGTOC: Comisin Nacional Bancaria y de Valores Manual de Organizacin y Funciones Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros Ley General de Sociedades Mercantiles Autorizacin de Retiro de Mercaderas Ley General de Ttulos y Operaciones de Crdito

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Introduccin
El presente Manual de Organizacin y Funciones ha sido elaborado por la Autorizacin del Consejo de Administracin a fin de propiciar que los Consejeros, Funcionarios y Empleados de los Almacenes Generales de Depsito sujeten sus actividades y decisiones a lo que se dispone en el mismo e interacten en el marco de las normas, polticas, procedimientos y reglamentos vigentes. El presente manual est diseado con los puestos necesarios en el desarrollo del negocio de almacenamiento de mercaderas, pudiendo modificarse a medida que la organizacin considere necesario realizarlo con el fin de actualizarlo conforme al crecimiento de la misma y de las operaciones que realice. En este sentido, el presente Manual tiene como objetivo bsico normar la estructura interna de los Almacenes Generales de Depsito, as como el ordenamiento y sistematizacin de las funciones y responsabilidades que corresponden a cada uno de los niveles de la estructura organizativa y est orientado a constituirse en un instrumento til y dinmico para la gestin exitosa.

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1.
1.1.

Generalidades
Antecedentes de los Almacenes Generales de Depsito

[Incorporar Descripcin de origen, evolucin y cambios significativos] 1.2. Objetivo de los Almacenes Generales de Depsito

El Almacn General de Depsito tiene como objetivos: [Citar los objetivos del AGD].

La Estructura Orgnica de los Almacenes Generales de Depsito debe apoyar el logro de estos objetivos. Para ello es indispensable asegurar que todos los niveles jerrquicos acten con rapidez en la toma de decisiones y en el otorgamiento de los servicios financieros. 1.3. Misin, Visin y Valores de los Almacenes Generales de Depsito

De la Misin y Visin de los Almacenes Generales de Depsito: Su funcin principal como institucin que presta servicios al pblico, en el sentido de custodiar las mercancas bajo los principios de seguridad, transparencia y servicios observando las mejores prcticas de almacenamiento. El alcance y accin de Almacn estarn orientados hacia los objetivos establecidos en la misin y visin de servir a los clientes con la ms amplia logstica de almacenaje y la proteccin y manejo de sus inventarios en un mundo globalizado. Misin: [Incorporar Misin en caso que los Almacenes Generales de Depsito ya lo tenga definido o definirlo con el nivel superior] Visin: [Incorporar Visin en caso que los Almacenes Generales de Depsito ya lo tenga definido o definirlo con el nivel superior]. Valores: [Incorporar la declaracin de Valores de los Almacenes Generales de Depsito o definirlo con el nivel superior]. 1.4. Base Legal

Los Almacenes Generales de Depsito se rigen por las siguientes disposiciones legales: Acta Constitutiva de los Almacenes Generales de Depsito. Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares de Crdito. Ley General de Ttulos y Operaciones de Crdito. Cdigo de Comercio. Ley de Comercio Exterior. Ley de la Comisin Nacional Bancaria y de Valores. Ley de Proteccin y Defensa al Usuario de Servicios financieros. Ley del Servicio de Administracin Tributaria. Disposiciones de Carcter General emitidas por la CNBV: CUIFE Circular nica de Intermediarios Financieros Especializados emitida por la CNBV.
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1.5.

Alcance

El Manual de Organizacin y Funciones rige a todos los empleados, funcionarios y miembros que integran la estructura organizacional de los Almacenes Generales de Depsito, quienes deben familiarizarse con su contenido, deber ser de conocimiento y cumplimiento de todos. 1.6. Aprobacin, Divulgacin y Actualizacin

El presente Manual es un acuerdo del Consejo de Administracin de fecha 00000 y entrar en vigor en un plazo de 000 das teniendo una vigencia de un ao a partir de sta autorizacin. En caso de presentarse la necesidad de insertar modificaciones sustanciales, stas podrn ser sugeridas por la Gerencia. La Gerencia en coordinacin con el rea de Recursos Humanos de los Almacenes Generales de Depsito dar a conocer al Consejo de Administracin las modificaciones necesarias, las modificaciones cambios y aprobaciones sern realizadas en el formato incluido en el Anexo 1: Hoja de Actualizacin y Aprobacin.

2.

Estructura Orgnica

A continuacin se procede a detallar la estructura orgnica de los Almacenes Generales de Depsito de conformidad con el organigrama estructural propuesto. 2.1. rgano de Gobierno

Asamblea General de Accionistas: La Asamblea General de Accionistas es el rgano Supremo de la Sociedad; podr acordar y ratificar todos los actos y operaciones de sta y sus resoluciones sern cumplidas por la persona que ella misma designe, o a falta de designacin, por el Consejo de Administracin. La Asamblea Ordinaria se reunir por lo menos una vez al ao dentro de los cuatro meses que sigan a la clausura del ejercicio social y se ocupar, adems de los asuntos incluidos en la orden del da, de los siguientes (Art. 181 Ley General de Sociedades Mercantiles): I. Discutir, aprobar o modificar el informe de los administradores a que se refiere el enunciado general del artculo 172, tomando en cuenta el informe de los Comisarios, y tomar las medidas que juzgue oportunas.

II. En su caso, nombrar al Consejo de Administracin y a los Comisarios. III. Determinar los emolumentos correspondientes a los Administradores y Comisarios, cuando no hayan sido fijados en los estatutos. Son Asambleas Extraordinarias, las que se renan para tratar cualquiera de los siguientes asuntos (Art. 182 LGSM): I. Prrroga de la duracin de la Sociedad; II. Disolucin anticipada de la Sociedad; III. Aumento o reduccin del Capital Social; IV. Cambio de objeto de la Sociedad;
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V.

Cambio de Nacionalidad de la Sociedad;

VI. Transformacin de la Sociedad; VII. Fusin con otra Sociedad; VIII. Emisin de acciones privilegiadas; IX. Amortizacin por la Sociedad de sus propias acciones y emisin de acciones de goce; X. Emisin de bonos; XI. Cualquiera otra modificacin del contrato social, y XII. Los dems asuntos para los que la Ley o el contrato social exija un qurum especial. Estas Asambleas podrn reunirse en cualquier tiempo. 2.2. rgano de Direccin

Consejo de Administracin: La Administracin de los Almacenes Generales de Depsito estar a cargo del Consejo de Administracin, con un nmero mnimo de integrantes de cinco (5). Salvo pacto en contrario, ser Presidente del Consejo el Consejero primeramente nombrado, y a falta de ste el que le siga en el orden de la designacin. Para que el Consejo de Administracin funcione legalmente deber asistir, por lo menos, la mitad de sus miembros, y sus resoluciones sern vlidas cuando sean tomadas por la mayora de los presentes. En caso de empate, el Presidente del Consejo decidir con voto de calidad. En los estatutos se podr prever que las resoluciones tomadas fuera de sesin de consejo, por unanimidad de sus miembros tendrn, para todos los efectos legales, la misma validez que si hubieren sido adoptadas en sesin de consejo, siempre que se confirmen por escrito.

Gerencia General: La Asamblea General de Accionistas o el Consejo de Administracin, podr nombrar un Gerente General, sean o no accionistas. Los nombramientos de los Gerentes sern revocables en cualquier tiempo por el Consejo de Administracin o por la Asamblea General de Accionistas (Art. 145 LGSM). Los Gerentes tendrn las facultades que expresamente se les confieran; no necesitarn de autorizacin especial del Consejo de Administracin para los actos que ejecuten y gozarn, dentro de la rbita de las atribuciones que se les hayan asignado, de las ms amplias facultades de representacin y ejecucin (Art. 146 LGSM).

El Consejo de Administracin y Gerentes podrn, dentro de sus respectivas facultades, conferir poderes en nombre de la sociedad, los cuales sern revocables en cualquier tiempo (Art. 149 LGSM). No pueden ser Administradores ni Gerentes, los que conforme a la ley estn inhabilitados para ejercer el comercio (Art. 151 LGSM). Los estatutos o la Asamblea General de Accionistas, podrn establecer la obligacin para los administradores y gerentes de prestar garanta para asegurar las responsabilidades que pudieran contraer en el desempeo de sus encargos (Art. 152 LGSM).

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Los Administradores continuarn en el desempeo de sus funciones aun cuando hubiere concluido el plazo para el que hayan sido designados, mientras no se hagan nuevos nombramientos y los nombrados no tomen posesin de sus cargos (Art. 154 LGSM). El Administrador que en cualquier operacin tenga un inters opuesto al de la Sociedad, deber manifestarlo a los dems Administradores y abstenerse de toda deliberacin y resolucin. El Administrador que contravenga sta disposicin, ser responsable de los daos y perjuicios que se causen a la sociedad (Art. 156 LGSM). Los Administradores son solidariamente responsables para con la Sociedad (Art. 158 LGSM): I. De la realidad de las aportaciones hechas por los socios; II. Del cumplimiento de los requisitos legales y estatutarios establecidos con respecto a los dividendos que se paguen a los accionistas; III. De la existencia y mantenimiento de los sistemas de contabilidad, control, registro, archivo o informacin que previene la ley; IV. Del exacto cumplimiento de los acuerdos de las Asambleas de Accionistas. No ser responsable el Administrador que, estando exento de culpa, haya manifestado su inconformidad en el momento de la deliberacin y resolucin del acto de que se trate (Art. 159 LGSM). Los Administradores sern solidariamente responsables con los que les hayan precedido, por las irregularidades en que stos hubieren incurrido, si, conocindolas, no las denunciaren por escrito a los Comisarios (Art. 160 LGSM). 2.3. rgano de Control

Comisarios: La vigilancia de los Almacenes Generales de Depsito estar a cargo de uno o varios Comisarios, temporales y revocables, quienes pueden ser socios o personas extraas a la sociedad (Art. 164 LGSM). Son facultades y obligaciones de los comisarios (Art. 166 LGSM): I. Cerciorarse de la constitucin y subsistencia de la garanta que exige el artculo 152, dando cuenta sin demora de cualquiera irregularidad a la Asamblea General de Accionistas;

II. Exigir a los administradores una informacin mensual que incluya por lo menos un Estado de Situacin Financiera y un Estado de Resultados. III. Realizar un examen de las operaciones, documentacin, registros y dems evidencias comprobatorias, en el grado y extensin que sean necesarios para efectuar la vigilancia de las operaciones que la Ley les impone y para poder rendir fundadamente el dictamen que se menciona en el siguiente inciso. IV. Rendir anualmente a la Asamblea General Ordinaria de Accionistas un informe respecto a la veracidad, suficiencia y razonabilidad de la informacin presentada por el Consejo de Administracin a la propia Asamblea de Accionistas. Este informe deber incluir, por lo menos: A) La opinin del Comisario sobre si las polticas y criterios contables y de informacin seguidos por la Sociedad son adecuados y suficientes tomando en consideracin las circunstancias particulares de la Sociedad.

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B) La opinin del Comisario sobre si esas polticas y criterios han sido aplicados consistentemente en la informacin presentada por los administradores. C) La opinin del Comisario sobre si, como consecuencia de lo anterior, la informacin presentada por los administradores refleja en forma veraz y suficiente la situacin financiera y los resultados de la Sociedad. V. Hacer que se inserten en la Orden del Da de las Sesiones del Consejo de Administracin y de las Asambleas de Accionistas, los puntos que crean pertinentes;

VI. Convocar a Asambleas Ordinarias y Extraordinarias de accionistas, en caso de omisin de los Administradores y en cualquier otro caso en que lo juzguen conveniente; VII. Asistir, con voz, pero sin voto, a todas las Sesiones del Consejo de Administracin, a las cuales debern ser citados; VIII. Asistir, con voz pero sin voto, a las Asambleas de Accionistas, y IX. En general, vigilar ilimitadamente y en cualquier tiempo todas las operaciones de la sociedad. Cualquier accionista podr denunciar por escrito a los Comisarios los hechos que estime irregulares en la administracin, y stos debern mencionar las denuncias en sus informes a la Asamblea General de Accionistas y formular acerca de ellas las consideraciones y proposiciones que estimen pertinentes (Art. 167 LGSM). Los Comisarios sern individualmente responsables para con la Sociedad por el cumplimiento de las obligaciones que la Ley y los Estatutos les imponen. Podrn, sin embargo, auxiliarse y apoyarse en el trabajo de personal que acte bajo su direccin y dependencia o en los servicios de tcnicos o profesionistas independientes cuya contratacin y designacin dependa de los propios Comisarios (Art. 169 LGSM). Los Comisarios que en cualquiera operacin tuvieren un inters opuesto al de la Sociedad, debern abstenerse de toda intervencin, bajo la sancin establecida en el artculo 156 (Art. 170 LGSM). De acuerdo con lo dispuesto en la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares de Crdito (Art. 8, numeral X), no podrn ser Comisarios Propietarios o Suplementes: 1. Sus Directores Generales o Gerentes; 2. Los miembros de sus Consejos de Administracin, Propietarios o Suplentes; 3. Los funcionarios o empleados de Instituciones de Crdito, de Seguros, de Fianzas, Casas de Bolsa, otras Organizaciones Auxiliares del Crdito y Casas de Cambio; y 4. Los miembros del Consejo de Administracin Propietarios o Suplentes, Directores Generales o Gerentes, de las Sociedades que a su vez controlen a los Almacenes Generales de Depsito que se trate, o de las empresas controladas por los accionistas mayoritarios de las mismas. El nombramiento de Comisarios slo podr recaer en personas que renan los requisitos que fije la Comisin Nacional Bancaria, mediante reglas de carcter general. Auditora Interna: Es el rgano de Control Interno cuya labor fundamental constituye la evaluacin permanente del funcionamiento del sistema de control interno, planea y ejecuta las acciones de control necesarias para verificar el empleo correcto y oportuno de los recursos humanos, materiales y financieros de los Almacenes Generales de Depsito, evaluando y verificando los aspectos administrativos del uso de los recursos y bienes, as
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como los resultados de la gestin y ejecucin de los Planes y Programas en relacin con los objetivos y metas trazados. 2.4. rganos Consultivos

Unidad de Riesgos: Es el rgano encargado de la Administracin de los riesgos de todo tipo a los que se enfrenta los Almacenes Generales de Depsito, su finalidad es implementar el Sistema de Control de Riesgos que permita identificar, medir, prevenir, controlar y reportar los riesgos operativos que enfrenta la empresa, ya sean estos riesgos ante la posibilidad de prdidas financieras, por deficiencias o fallas en procesos internos, en la tecnologa de informacin, en las personas o por ocurrencia de eventos externos adversos. rganos de Asesora

2.5.

rea de Asesora Legal: Es el rgano de asesoramientoAsesoramiento en materia legal y normativa a la alta direccin y a las dems reas de los Almacenes Generales de Depsito, presta asesoramiento jurdico integral en todo tipo de materia legal ya sea civil, mercantil, comercial, penal, laboral, administrativa y en general, en todos los aspectos relacionados con el desarrollo de las actividades de los Almacenes Generales de Depsito. rea de Marketing e Imagen Institucional: Es el rea que asesora a todos los Almacenes Generales de Depsito y especialmente a la alta direccin en todas las actividades referidas a Marketing y a la promocin de la Imagen Institucional, en general realiza todas las actividades que mejoren los resultados de mercadeo, colocacin de productos y servicios que ofrece la institucin, y todo lo relacionado a mantener y mejorar la imagen de los Almacenes Generales de Depsito. rganos de Lnea

2.6.

Jefaturade Administracin: Soporta las actividades en general de todas las reas, supervisa y gestiona las actividades administrativas y operativas de la entidad, tales como las reas de Personal, Logstica, Contabilidad, Tesorera y Sistemas. Jefatura de Operaciones: Involucra las actividades de negocios de los Almacenes Generales de Depsito.

3.

Organigrama Estructural

Seguidamente se presentar el organigrama estructural 1 de los Almacenes Generales de Depsito, el cual deber ir tomando forma de acuerdo con el tamao del AGD, observando las particularidades de cada uno y completarse conforme se distribuyen las responsabilidades y trabajos al interior de la organizacin.

El organigrama estructural para AGD es independiente del tamao de la Entidad, considerando que para mayor volumen de operaciones solo se requiere un aumento de personal, sin creacin de reas. Aprobado por: Actualizacin: Julio 2011 Pgina 11 de 66

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ALMACENES GENERALES DE DEPSITO

ACCIONISTAS

COMISARIO/S

CONSEJO DE ADMINISTRACIN

AUDITOR INTERNO GERENTE GENERAL ASESORA LEGAL UNIDAD DE RIESGOS

SECRETARA DE GERENCIA

MARKETING E IMAGEN INSTITUCIONAL

JEFE DE ADMINISTRACIN

JEFE DE OPERACIONES

CONTADOR GENERAL

ENCARGADO INFORMTICA

SUPERVISOR DE OPERACIONES

ENCARGADO DE MANTENIMIENTO OPERATIVO

ASISTENTE DE CONTADOR

ASISTENTE DE SISTEMA

OFICIAL DE SERVICIO AL CLIENTE

ASISTENTE DE MANTENIMIENTO

ENCARGADO DE PERSONAL Y LOGSTICA

AUXILIAR DE SISTEMA GUARDALMACN

ASISTENTE DE PERSONAL Y LOGSTICA

OPERARIO DE EQUIPO DE BODEGA

GUARDIA DE SEGURIDAD COBRANZA TESORERA CAJA

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4.

Descripcin y Funciones de los rganos de los Almacenes Generales de Depsito

A continuacin se describen las funciones de cada uno de los rganos que componen la estructura organizativa de los Almacenes Generales de Depsito: 4.1. rgano de Gobierno

4.1.1. Asamblea General de Accionistas rgano: Designado por: Objetivo del Puesto La Asamblea General de Accionistas es el mximo rgano de Gobierno de los Almacenes Generales de Depsito y al pertenecer a la altadireccin de la institucin las decisiones que toman son estratgicas y corporativas. Nombra a los responsables del Consejo de Administracin y Comisarios delegndoles facultades y obligaciones, sobre los asuntos de mayor trascendencia y tomar decisiones para que la Sociedad opere con base a los aspectos legales que rigen a los AGD. Funciones 1. Los Socios que conforman la Asamblea General de Accionistas participarn en las Asambleas Ordinarias y/o Extraordinarias, cuando sean convocados por el Consejo de Administracin y/o Comisarios, para tratar asuntos relacionados con la operacin del AGD. 2. Recibir los estados financieros e informes econmicos, financieros y asociativos de los Almacenes Generales de Depsito de parte del Consejo de Administracin y Comisarios, los examina y se pronuncia al respecto, pudiendo disponer que se realicen investigaciones o auditoras en caso sea necesario. 3. Elegir y remover con causa justificada a los integrantes del Consejo de Administracin y del Gerente General. 4. Fijar los emolumentos de los Miembros de los Consejos y de los Comits, as como los gastos de representacin del Presidente del Consejo de Administracin para fines que exclusivamente beneficien a los Almacenes Generales de Depsito con cargo a precisar su uso en los informes que presente a la Sesin de Consejo de Administracin. 5. Aprobar la distribucin de las utilidades a propuesta del Consejo de Administracin. 6. Evaluar, debatir y aprobar el rReglamento de sSesiones de la Asamblea General Ordinaria. 7. Aprobar la apertura, traslado o cierre de oficinas de los Almacenes Generales de Depsito. 8. Pronunciarse sobre los objetivos estratgicos y generales del AGD a propuesta del Consejo de Administracin. 9. Resolver sobre las reclamaciones de los socios contra los actos del Consejo de Administracin y Comisarios.
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Asamblea General de Accionistas Los Accionistas de los Almacenes Generales de Depsito

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10. Resolver sobre la fusin, escisin, disolucin y liquidacin de los Almacenes Generales de Depsito, de acuerdo con lo establecido en el estatuto. 11. Imponer las sanciones de suspensin, destitucin o exclusin del cargo directivo, segn sea el caso a los directivos que con su accin, omisin hubiere contribuido. 12. Determinar las sanciones que correspondan, en caso sucedan infracciones no previstos en el inciso anterior y que sean de responsabilidad de los dirigentes para imponerles las medidas que correspondan estatutariamente. 13. Analizar, debatir y aprobar el reglamento a seguir durante el desarrollo de las asambleas ordinarias y extraordinarias. Atribuciones Segn lo establecido en la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crdito (Art. 8, numeral V), cada accionista, o grupo de accionistas que represente por lo menos un 15% del capital pagado de una sociedad, tendr derecho a designar un consejero. Slo podr revocarse el nombramiento de estos consejeros cuando se revoque el de todos los dems, sin perjuicio de lo dispuesto por los Artculos 74 y 75 de la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crdito. Obligaciones Estn obligados a actuar con lealtad a la Sociedad, consecuentemente se abstendrn de acciones y actividades que impliquen competencia o conflicto de inters con la sociedad, incluyendo la utilizacin o divulgacin de informacin privilegiada propia del Almacn General de Depsito para provecho propio o de terceros. Mecanismos de Resolucin de Conflictos Los conflictos, diferencias o reclamos que surjan entre los Accionistas, Administradores y la Sociedad, como consecuencia de la celebracin, interpretacin, terminacin o aplicacin del pacto social y los estatutos del Almacn General de Depsito, sern elevados a la instancia designada en los estatutos del Almacn o las otras instancias o mecanismos que para tales efectos contemplen otras leyes o reglamentos aplicables al AGD. 4.2.

rgano de Direccin

4.2.1. Consejo de Administracin rgano: Designado por: Lnea de Autoridad: Objetivo del Puesto El Consejo de Administracin es el rgano encargado de determinar los lineamientos de la Poltica General de los Almacenes Generales de Depsito, as como de supervisar su implementacin.
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Consejo de Administracin Asamblea General de Accionistas Gerente General

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Funciones Especficas 1. El Consejo de Administracin ejerce la representacin institucional de los Almacenes Generales de Depsito. Est encargado de formular y/o aprobar los lineamientos de la poltica general de la institucin, as como, supervisar su ejecucin. 2. Funcionar como Asesor/Consejero de la Alta Direccin de la empresa. 3. Trabajar activamente con el Gerente General para desarrollar la estrategia de la empresa. 4. Realizar una revisin anual del desempeo del Gerente General. 5. Convocar a Sesiones de Consejo, Sesiones de Asamblea General de Accionistas, y Asambleas Extraordinarias cuando sean necesarios. 6. Las dems funciones establecidas en los estatutos sociales, en el Cdigo de Comercio y dems leyes aplicables. 7. Aprobar la contratacin y compensacin de auditora externa. 8. Velar por que la informacin proporcionada por los sistemas contables de la Institucin sean integra, veras y confiable. 9. Actuar con independencia y buena fe para garantizar el derecho y trato igualitario de los Accionistas. 10. Impedir la manipulacin, difusin o utilizacin en beneficio propio o ajeno de la informacin privilegiada o confidencial de uso interno a la que tengan acceso. 11. Garantizar la aplicacin de polticas de gobierno corporativo adoptadas por la Institucin. 12. Conocer y comprender los principales riesgos a los cuales se expone la Institucin, estableciendo lmites y procedimientos razonables para dichos riesgos y asegurar que la Gerencia adopte las medidas necesarias para la identificacin, medicin, vigilancia control de los mismos, entendindose como estos, los riesgos de crdito, legales, de tesorera, de mercado, operativos y tecnolgicos. 13. Fijar los objetivos de Poltica Peneral y Plan Anual de Gestin Generales de Depsito. de los Almacenes

14. Controlar al Gerente General y conocer sobre los resultados peridicos de la institucin, pudiendo para el efecto recabar de la misma, cualquier informacin que estime conveniente; 15. Cumplir y hacer cumplir los estatutos, las normas internas y los acuerdos de la Asamblea General de Accionistas. 16. Elaborar propuestas de modificacin del estatuto de los Almacenes Generales de Depsito y elevarlo a la Asamblea General de Delegados para su aprobacin, previo anlisis. 17. Aprobar el Manual de Organizacin, Funciones de los Almacenes Generales de Depsito. 18. Aprobar los Manuales de Procedimientos de los Almacenes Generales de Depsito. 19. Supervisar la Gestin Administrativa, Econmica y financiera de los Almacenes Generales de Depsito. 20. Aprobar la Memoria Anual, as como los Estados Financieros.
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21. Aprobar las Polticas de los tipos de Productos y servicios que vaya a desarrollar los Almacenes Generales de Depsito. 22. Elegir peridicamente a su Presidente y Vicepresidente; 23. Velar por el cumplimiento de las limitaciones a que estn sujetas las operaciones de los Almacenes Generales de Depsito, de acuerdo con la ley; 24. Elegir o remover al Gerente General, previo el cumplimiento de los procedimientos legales vigentes. 25. Asignar a los Gerentes sus respectivas reas de mando, a propuesta de estos, sobre los Departamentos, Secciones, Agencias, para un cabal cumplimiento de los objetivos empresariales, as como para adquirir un nivel adecuado de especializacin. 26. Supervisar y controlar la correcta aplicacin de los recursos de los Almacenes Generales de Depsito. 27. Aprobar los presupuestos de los Almacenes Generales de Depsito, as como modificaciones. sus

28. Aprobar los reglamentos que fueran necesarios para la mejor marcha operativa de los Almacenes Generales de Depsito. 29. Decidir sobre las transacciones de inmuebles destinados a servir como locales de los Almacenes Generales de Depsito, as como el establecimiento de agencias. 30. Otorgar los poderes que juzgue necesarios. 31. Conceder licencias a los miembros del Consejo de Administracin y al Gerente General. 32. Aprobar los aumentos de capital. 33. Declarar la vacancia de miembros del Consejo de Administracin. 34. Aprobar las polticas de las operaciones y los programas de crdito que vaya a desarrollar los Almacenes Generales de Depsito segn el tipo de AGD; 35. Resolver los asuntos de su competencia que le sean sometidos por El Gerente General; 36. Redactar el Reglamento de Sesiones de las Asambleas Generales de Accionistas 37. Aprobar la remuneracin del Gerente General, del Jefe de Auditora Interna, as como la poltica global de remuneraciones. 38. Las dems que le seala el estatuto y las normas aplicadas a los Almacenes Generales de Depsito. 39. El Vice Presidente reemplaza al Presidente en caso de licencia, ausencia o impedimento, vacancia o renuncia al cargo. Cuando faltaren el Presidente y el Vice Presidente asumir la Presidencia el miembro ms antiguo del Consejo de Administracin, y si hubiesen varios con igual tiempo, lo har el de mayor de edad. Responsabilidades 1. La determinacin de los lineamientos de la Poltica General y la Supervisin de la Gestin Econmica, Financiera y Administrativa de los Almacenes Generales de Depsito. 2. Aprobar el Plan Anual de Auditora Interna y sus modificaciones. 3. Estudiar y aprobar las respuestas a los informes de auditora e inspectora practicados a los Almacenes Generales de Depsito, por Auditora Interna, Auditores Externos.

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Atribuciones 1. El Presidente del Consejo de Administracin, conjuntamente con otro integrante del Consejo de Administracin, el Gerente General y el Contador firmarn el Balance y los Estados Financieros de los Almacenes Generales de Depsito. 2. El Consejo de Administracin recibir de gerencia informes debidamente sustentados de los crditos de montos mayores que requieran de dicho nivel para su aprobacin. 3. Convocar a Asamblea General Ordinaria, cuando menos una vez al ao y dentro de los primeros ciento veinte das del ao. 4. El Presidente del Consejo de Administracin tiene las siguientes atribuciones: Dirimir las votaciones del Consejo de Administracin, en caso de empate Ejercer las atribuciones que le encomienda el Consejo de Administracin. Ejercer la representacin legal de los Almacenes Generales de Depsito. Convocar a las Sesiones Ordinarias del Consejo de Administracin. Presidir las Sesiones del Consejo de Administracin. No tiene funciones ejecutivas.

4.2.2. Gerencia General Cargo: Designado por: Depende de: Lnea de Autoridad: Objetivo El Gerente General asume la representacin legal de los Almacenes Generales de Depsito. Es responsable de planear y coordinar las actividades administrativas, operativas, financieras y crediticias de los Almacenes Generales de Depsito. As como de resolver los asuntos que requieren su intervencin de acuerdo con las facultades delegadas. Funciones 1. Dictar las disposiciones que estime convenientes a fin de asegurar que las actividades de los Almacenes Generales de Depsito se desarrollen de acuerdo con las Polticas y Planes aprobados por el Consejo de Administracin. 2. Velar por el cumplimiento de las Leyes que la rigen, del Estatuto, los Manuales, Reglamentos y Polticas de la Institucin y dems disposiciones que afecten a los Almacenes Generales de Depsito; 3. Cumplir y hacer cumplir los acuerdos del Consejo de Administracin. 4. Formular y proponer al Consejo de Administracin, para su aprobacin los Reglamentos, Manuales y disposiciones internas que regulen el funcionamiento de los Almacenes
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Gerente General Consejo de Administracin Consejo de Administracin Todas las reas de los Almacenes Generales de Depsito

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Generales de Depsito y los que sean necesarios para el mejor desarrollo de sus actividades. 5. Proponer al Consejo de Administracin las modificaciones en la organizacin de los Almacenes Generales de Depsito. 6. Disear y proponer al Consejo de Administracin, para su aprobacin, la implementacin de nuevas modalidades servicios, as como de introducir mejoras a los servicios y productos existentes. 7. Elaborar y someter al Consejo de Administracin, para su aprobacin los presupuestos y metas a corto, mediano y largo plazo. 8. Informar peridicamente y Asesorar al Consejo de Administracin sobre la gestin econmico-financiera y administrativa de los Almacenes Generales de Depsito. Para ello debe presentar peridicamente anlisis de liquidez, rentabilidad, e informes sobre evaluacin de la ejecucin del Programa Anual de Operaciones: presupuesto de ingresos, gastos e inversiones, as como del flujo de caja. Implementar medidas correctivas con la finalidad de que el desempeo y los resultados tengan lugar de acuerdo con los planes. 9. Preparar informes peridicos para el Consejo de Administracin, y para la Asamblea General de Accionistas sobre la situacin patrimonial y financiera de los Almacenes Generales de Depsito. 10. Presentar oportunamente al Consejo de Administracin correspondientes a cada perodo o ejercicio econmico. 11. Preparar el Informe Anual. 12. Presentar a las instituciones de supervisin, control y regulacin, la documentacin e informes que le sean requeridos, en concordancia con las normas legales vigentes. 13. Contratar y/o nombrar al personal de acuerdo con la poltica establecida. La contratacin de personal se har previa seleccin por concurso de mritos, mediante convocatoria pblica y en casos excepcionales; como de contratar personal experimentado o especializado dar cuenta al Consejo de Administracin. 14. Nombrar o contratar a los empleados de acuerdo con los resultados de concurso, dando cuenta al Consejo de Administracin y fijando sus remuneraciones en concordancia con la evaluacin y poltica de remuneraciones. 15. Proponer al Consejo de Administracin aument de sueldos para los Gerentes o jefes de rea, administradores de agencia y Auditor Interno. 16. Fijar la remuneracin de empleados y funcionarios no comprendidos en el punto anterior, previa evaluacin y de acuerdo con la poltica de remuneraciones. 17. Fomentar la participacin del personal en el desarrollo institucional. 18. Velar por la suficiencia de la cobertura de seguros y de las medidas generales de seguridad para proteger a las personas, valores y bienes patrimoniales del AGD, de clientes y terceros dejados en garanta o en custodia. 19. Determinar la aplicacin de los recursos financieros en las operaciones activas ms convenientes para el AGD. 20. Decidir sobre las inversiones en el sistema financiero de los excedentes de fondos disponibles que no pueden ser destinados a las colocaciones y vigilar sobre la rentabilidad de dichas operaciones.
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los

Estados

Financieros

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21. Atraer los recursos financieros necesarios para asegurar un adecuado desarrollo de las actividades de intermediacin segn el tipo de AGD, as como velar por el cumplimiento de las obligaciones contradas. 22. Conformar el Comit de Crditos de los Almacenes Generales de Depsito y autorizar los crditos solicitados por los clientes, en el marco de las normas establecidas para tal fin y dentro de los lmites establecidos por el Consejo de Administracin. 23. Revisar la evaluacin y calificacin de la cartera de colocaciones, determinando el nivel de provisiones. 24. Suscribir los Estados Financieros, conjuntamente con los directores y el contador de los Almacenes Generales de Depsito. 25. Asistir a las Sesiones de Consejo de Administracin de los Almacenes Generales de Depsito con voz pero sin voto y redactar las actas. 26. Asumir en forma individual la responsabilidad de la Planificacin, Direccin, Ejecucin y Control del rea de Mando (Departamentos, Secciones) directa e indirecta, que le haya sido delegada. 27. Cumplir con las dems funciones que le seale el Consejo de Administracin y las disposiciones legales vigentes. Responsabilidades 1. El cumplimiento de los objetivos y las metas trazadas, as como de la buena marcha econmica, financiera y administrativa de los Almacenes Generales de Depsito. 2. Resolver en forma ptima el conflicto de objetivos internos de: rentabilidad versus liquidez. 3. Adoptar medidas de control que garanticen una eficiente operatividad institucional. 4. Mantener y mejorar la buena imagen de los Almacenes Generales de Depsito ante sus clientes, acreedores y su comunidad. 5. Disponer las medidas de seguridad, control y una adecuada cobertura de seguros, de los bienes y valores de los Almacenes Generales de Depsito de los clientes y de terceros dejadas en garanta o en guarda. 6. Mantener el patrimonio de los Almacenes Generales de Depsito en trminos reales. Atribuciones 1. Adoptar polticas internas que permitan el logro de los objetivos institucionales. 2. Administrar el buen uso y empleo de los recursos financieros, bienes, materiales y de personal de los Almacenes Generales de Depsito, observando que su aplicacin sea exclusivamente para alcanzar sus objetivos. 3. Abrir, transferir, cancelar, afectar y retirar obligaciones en cuentas bancarias, cuentas corrientes, cuentas de ahorros, cuentas a plazo, certificados bancarios y otros valores. 4. Firmar, endosar y cobrar cheques. 5. Girar cheques en sobregiro. 6. Endosar cheques a favor de terceros.
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7. Contratar el personal necesario de acuerdo con el cuadro de asignacin de personal aprobado por el Consejo de Administracin. 8. Endosar Plizas de Seguros. 9. Celebrar contratos para crditos en cuenta corriente, crdito documentario y otros crditos. 10. Dar y tomar bienes muebles e inmuebles en arriendo. 11. Alquilar Cajas de Seguridad, abrirlas y cerrarlas. 12. Suscribir contratos de prenda, escrituras pblicas que otorguen los clientes por garanta a favor de los Almacenes Generales de Depsito, para garantizar los crditos otorgados. 13. Autorizar gastos por servicios generales y administrativos, as como la adquisicin de bienes y servicios de acuerdo con el presupuesto aprobado por el Consejo de Administracin y de conformidad con las normas vigentes. 14. Representar a los Almacenes Generales de Depsito en todos los actos civiles, comerciales, judiciales, administrativos y laborales, con las facultades generales del mandato. 4.2.3. Secretaria de Gerencia Cargo: Depende de: Secretaria de Gerencia Gerencia General

Coordinaciones para Gerencia: Con todas las reas de los Almacenes Generales de Depsito Funciones Especficas 1. Atender y brindar informacin a funcionarios, empleados y pblico que la soliciten, en concordancia con la poltica de informacin de los Almacenes Generales de Depsito; para tal efecto deber informarse adecuadamente sobre los servicios que presta el AGD. 2. Recibir, registrar, clasificar y distribuir la documentacin y correspondencia interna y externa que ingresa a los Almacenes Generales de Depsito. 3. Preparar correspondencia, presentarla a la Gerencia General para su aprobacin, distribucin y/o envo. 4. Prestar apoyo secretarial y documentario a los distintos rganos Generales de Depsito que requieran su servicio. de los Almacenes

5. Archivar la correspondencia, as como la documentacin originada por las sesiones del Consejo de Administracin y Gerencia. 6. Archivar las disposiciones legales relacionadas con las actividades bancarias. 7. Llevar el libro de Actas de Gerencia, Reglamentos, polticas y normas internas y libro de tarifarios de los Almacenes Generales de Depsito. 8. Llevar control de los fondos fijos de Caja Chica.

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9. Controlar el uso de los telfonos de la Institucin, de acuerdo con las disposiciones emitidas por Gerencia General. 10. Cumplir con las dems funciones que le encomiende Gerencia General. Responsabilidades 1. Guardar confidencia de los acuerdos del Consejo de Administracin, decisiones de Gerencia, documentos e informaciones que requieran este tratamiento. 2. Velar por el adecuado control y organizacin del archivo a su cargo. 3. Velar por la oportuna y envo de informacin oficial y autorizada por el Gerente. 4. Velar por el mantenimiento, conservacin y buen uso de los bienes, equipos materiales a su cargo. Atribuciones 1. Llevar consigo las llaves del archivo confidencial. 2. Establecer un sistema de archivo adecuado. 3. Organizar eventos internos de confraternidad entre el personal. 4. Realizar los pedidos de tiles y formularios impresos para uso de El Gerente General. y

4.3.

rgano de Control

4.3.1. Comisarios rgano: Designado por: Lnea de Coordinacin: Lnea de Autoridad: Objetivo El/los Comisario/s es el encargado de determinar los lineamientos de la poltica de control y fiscalizacin de los AGD, as como de supervisar su implementacin. Funciones 1. Nombrar o remover al Jefe de Auditora Interna y al personal de la unidad de control, siempre cumpliendo con el reglamento de seleccin de personal y en coordinacin con el Consejo de Administracin. 2. Ratificar la aprobacin del Plan de Trabajo del Departamento de Auditora interna, conocer los resultados de las auditoras o exmenes que en los Almacenes Generales de Depsito se practiquen, enviando al Consejo de Administracin los informes del
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Comisarios Asamblea General de Delegados Consejo de Administracin y Gerente General Auditor Interno

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departamento de auditora debidamente sustentado y analizado por el comit de auditora para que actu en consecuencia, caso contrario y de haberse comprobado un hecho que afecta el patrimonio de la institucin lo remitira para que la asamblea general de delegados decida sobre el mismo, pudiendo convocarla para su realizacin. 3. Aprobar su Reglamento y el Plan Anual de Trabajo del Consejo, asimismo fijar la poltica de control y fiscalizacin de los Almacenes Generales de Depsito. 4. Verificar la ejecucin del Plan Anual de Control y conocer sobre los resultados peridicos que ejecuta el rgano rgano de Auditora Interna, pudiendo para el efecto recabar de la misma, cualquier informacin que estime conveniente; 5. Cumplir y hacer cumplir los estatutos, las normas internas y los acuerdos de la Asamblea General de Delegados en lo relacionado a control y fiscalizacin 6. Elaborar propuestas de modificacin al Sistema de Control Interno que viene aplicando los AGD y elevarlo al Consejo de Administracin para su anlisis y aprobacin, 7. Recibir las Normas, Reglamentos, Nanuales, Planes de negocio y estratgico, as como otras disposiciones aprobadas por el Consejo de Administracin; 8. Convocar a Asamblea General de Accionistas, cuando habindole solicitado al Consejo de Administracin, el mismo no la convoque y puede ser para los casos de: fines imperativamente establecidos en el estatuto y cuando se trate de graves infracciones a la ley, el estatuto o no se implementen los acuerdos de la Asamblea General. 9. Integrar el comit de adquisiciones para la realizacin del proceso de seleccin de los auditores externos, informando conjuntamente con los dems miembros del comit la terna que califico para que el Consejo de Administracin encargue al Gerente General la contratacin, previo anlisis. 10. Solicitar informes al Jefe de auditora interna sobre el seguimiento de la implementacin de las recomendaciones efectuadas por el rgano de auditora interna y por los auditores externos. 11. Objetar los acuerdos del Consejo de Administracin en cuanto fueren incompatibles con la ley, el estatuto, los reglamentos y los acuerdos de la Asamblea General. 12. Presentar a la Asamblea General el informe de sus actividades y proponer las medidas correctivas para asegurar el correcto funcionamiento de los AGD. 13. Ejercer las dems atribuciones de su competencia, por disposicin expresa de la ley. Facultades y Obligaciones Artculo 166 LGSM- Son facultades y obligaciones de los Comisarios: I.- Cerciorarse de la constitucin y subsistencia de la garanta que exige el artculo 152, dando cuenta sin demora de cualquiera irregularidad a la Asamblea General de Accionistas; II.- Exigir a los administradores una informacin mensual que incluya por lo menos un estado de situacin financiera y un estado de resultados. III.- Realizar un examen de las operaciones, documentacin, registros y dems evidencias comprobatorias, en el grado y extensin que sean necesarios para efectuar la vigilancia de las operaciones que la ley les impone y para poder rendir fundadamente el dictamen que se menciona en el siguiente inciso. IV.- Rendir anualmente a la Asamblea General Ordinaria de Accionistas un informe respecto a la veracidad, suficiencia y razonabilidad de la informacin presentada por el Consejo de

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Administracin a la propia Asamblea de Accionistas. Este informe deber incluir, por lo menos: A) La opinin del Comisario sobre si las polticas y criterios contables y de informacin seguidos por la Sociedad son adecuados y suficientes tomando en consideracin las circunstancias particulares de la sociedad. B) La opinin del Comisario sobre si esas polticas y criterios han sido aplicados consistentemente en la informacin presentada por los administradores. C) La opinin del Comisario sobre si, como consecuencia de lo anterior, la informacin presentada por los administradores refleja en forma veraz y suficiente la situacin financiera y los resultados de la Sociedad. V.- Hacer que se inserten en la Orden del Da de las sesiones del Consejo de Administracin y de las Asambleas de Accionistas, los puntos que crean pertinentes; VI.- Convocar a Asambleas Ordinarias y Extraordinarias de Accionistas, en caso de omisin de los Administradores y en cualquier otro caso en que lo juzguen conveniente; VII.- Asistir, con voz, pero sin voto, a todas las Sesiones del Consejo de Administracin, a las cuales debern ser citados; VIII.- Asistir, con voz pero sin voto, a las Asambleas de Accionistas, y IX.- En general, vigilar ilimitadamente y en cualquier tiempo todas las operaciones de la Sociedad. 4.3.2. Auditora Interna rgano: Cargo: Designado: Lnea de Autoridad: Funciones Generales Mantener un control interno sobre las diferentes operaciones que realice el AGD, as como la verificacin del cumplimiento a leyes, normativas, polticas y procedimientos internos. Funciones Especficas 1. Elaborar el Plan Anual de Auditora segn las normas emitidas por los entes rectores y de acuerdo con las necesidades de los Almacenes Generales de Depsito; 2. Elevar el Plan Anual de Auditora al Comit de Auditora / Comisario para su aprobacin y luego al Consejo de Administracin para su aprobacin, presupueste su ejecucin y posterior a ello, darlo a conocer a los entes de control y supervisin. 3. Realizar acciones o actividades no programadas cuando lo considere conveniente o a pedido expreso del Comisario, Consejo de Administracin o a solicitud del Gerente General, previa aprobacin del Consejo de Administracin cuando as lo amerite, comunicando el hecho a los entes de control y supervisin. 4. Revisar la emisin de certificados de depsito y bonos de prenda. 5. Revisar las autorizaciones de retiro de mercaderas al final del da.
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Auditora Interna Auditor Interno Consejo de Administracin Asistente de Auditora

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6. Dar seguimiento al Programa de Auditora segn lo establecido. 7. Revisar las liquidaciones de bscula e ingreso de embarques a granel. 8. Elaborar el memorando de Planificacin y Programas de Trabajo para cada accin de control. 9. Efectuar inventario fsico selectivo de Mercaderas en Depsito. 10. Supervisar la ejecucin de los Programas de Trabajo por parte del equipo de Auditora. 11. Consolidar los hallazgos de Auditora y remitirlos a las personas comprendidas en ellos. 12. Brindar charlas de capacitacin sobre Control Interno al personal. 13. Elaborar el Informe de Auditora y presentarlo al Comisario y luego simultneamente al Consejo de Administracin y Organismos de Control externo cuando sea el caso, con copia para el Gerente General. 14. Evaluar trimestralmente el grado de cumplimiento del Plan anual de Auditora e informar al Comisario para que lo eleve al Consejo de Administracin y entes de control que lo requieran en forma simultnea. 15. Evaluar el seguimiento a la implantacin de las recomendaciones formuladas por Auditora Externa. 16. Revisar que los papeles de trabajo se encuentren debidamente codificados y referenciados y archivados y contengan la informacin mnima segn el Manual de Auditora 17. Actuar a solicitud del Consejo de Administracin como coordinador en el proceso de designacin de Sociedades de Auditora Externa y formar parte de la comisin de cautela. Durante la ejecucin de su trabajo. 18. Participar en las reuniones de los Comisarios y de Administracin en calidad de invitado. 19. Verificar la eficacia de los Controles Internos implementados para una operacin o producto en la etapa previa a su lanzamiento. 20. Proponer de acuerdo con las necesidades, el Personal, recursos tcnicos, logsticos y de capacitacin de acuerdo con la magnitud y complejidad de las operaciones, estructura y riesgos que enfrenta los Almacenes Generales de Depsito velando por el fortalecimiento de la Oficina de Auditora Interna. 21. Efectuar Arqueos de Caja e Inventarios de Bienes y Mercaderas mantenidos en bodegas. 22. Participar como observador en el Proceso de Licitacin y Concursos Pblicos. 23. Realizar otras funciones inherentes a su cargo. 4.3.3. Asistente de Auditora Cargo: Depende de: 4.3.3.1. Funciones 1. Ejecutar el Programa de Trabajo encargado por el Jefe de Auditora Interna. Asistente de Auditora Auditor Interno

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2. Comunicar al Jefe de Auditora Interna los resultados de la aplicacin de los Programas de Trabajo, elaborando el Borrador de Hallazgos de Auditora, sugiriendo las recomendaciones. 3. Apoyar en la realizacin de arqueos e inventarios. 4. Mantener los equipos y documentos en forma limpia y ordenada 5. Guardar reserva y confidencialidad sobre los asuntos de su conocimiento 6. Codificar, referenciar y archivar los papeles de trabajo. 7. Elaborar el requerimiento de materiales de la Oficina 8. Velar para que se encuentre actualizado el archivo permanente 9. Realizar otras funciones inherentes a su cargo, por delegacin del Jefe de Auditora Interna. 4.4.

rgano Consultivo

4.4.1. Unidad de Riesgos Unidad: Cargo: Depende de: Lnea de Coordinacin: Riesgos. Jefe de Unidad de Riesgos Gerencia General. Gerentes de rea Jefes de Departamento

Funciones 1. Elaborar un Diagnstico trimestral sobre el comportamiento econmico financiero del pas, con nfasis en los mercados donde opera los Almacenes Generales de Depsito. 2. Realizar estudios de mercado para conocer la competencia y las necesidades de los clientes. 2. Elaborar informes sobre los sectores econmicos de los mercados en donde funciona los Almacenes Generales de Depsito. 3. Coordinar con Jefes de Sistemas el Envo y la recepcin de informes confidenciales. 4. Evaluar e informar sobre posibles fluctuaciones del tipo de cambio. 5. Establecer Sistemas de Control para la parte operativa con la finalidad de mejorar el control y reducir el riesgo administrativo. 6. Evaluar las plizas de seguros con la finalidad de determinar si los bienes propios y los bienes de terceros en guarda, las garantas y otros se encuentren con cobertura adecuada, informando al Gerente General sobre el particular. 7. Evaluar de manera permanente que el rea de Operaciones de cumplimiento a los lmites, polticas y procedimientos establecidos para las operaciones, en materia de administracin de riesgo.

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8. Evaluar y Calificar las Operaciones Activas en forma mensual de acuerdo con las circulares y oficios que sobre el particular dicte la Secretaria o la CNBV, determinar y proponer la provisin correspondiente. 9. Evaluar los riesgos de operacin, de forma previa al lanzamiento de nuevos productos y ante cambios importantes en el ambiente operativo o informtico. 10. Identificar las necesidades de capacitacin y difusin para una adecuada administracin de los riesgos. 11. Conocer y mantenerse enterado de las Normas, Reglamentos Internos, Leyes y Decretos que rigen los Procedimientos de las Operaciones realizadas en el AGD. 12. Recomendar medidas correctivas tendentes a mejorar los Sistemas de Control que puedan representar mayor seguridad en las operaciones en los AGD. 13. Formular el Plan Anual de Supervisin en las oficinas o sucursales considerando exmenes especiales, visitas inopinadas u otros que le encomiende el Gerente o coordinada con el Jefe de Operaciones. 14. Preparar para la Gerencia General, estadsticas, informes mensuales de los exmenes efectuados a su cargo sobre: Fallas o errores en la aplicacin de las normas internas y externas que rigen las operaciones (an cuando se hayan corregido) por tipo de falla y responsable, causas probables y medidas correctivas realizadas. Morosidad general de las operaciones, fallas o errores en la recuperacin.

15. Analizar los factores causales de fallas o errores recurrentes, determinar la frecuencia de los mismos y sugerir a la gerencia y jefaturas las medidas correctivas adecuadas a tomar. 16. Atender, por escrito si as lo solicita, las consultas acerca de las Normas Internas y Externas que rigen el criterio de las operaciones, formuladas por el personal responsable de los mismos. 17. Sealar las fallas encontradas de inmediato a la Gerencia General, coordinar con los Jefes de reas las medidas correctivas a tomar. 18. Revisar los Expedientes de las Operaciones, en cualquier estado de los mismos y emitir su opinin con respecto al cumplimiento de las Normas Internas y Externas que lo rigen. 19. Efectuar eventualmente visitas y entrevistas con los clientes y otras personas involucradas en las operaciones. 20. Otras funciones relativas a la revisin de las operaciones que lo asigne la Gerencia. Responsabilidades 1. Desarrollar el Plan Anual de la Unidad de Riesgos debidamente aprobado por el Comit de Riesgos. 2. Convocar en forma mensual a los integrantes del Comit de Riesgos. Atribuciones 1. Solicitar toda la informacin necesaria a las reas de Negocio y de Registro con la finalidad de ejecutar su labor.
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2. Evaluar y Clasificar las Operaciones. 3. Sugerir (a travs del Comit de Riesgos) al Gerente General tomar las debidas precauciones para la administracin de los riesgos de mercado.

4.5.

rgano de Asesora

4.5.1. Asesora Legal El Asesor Legal puede ser personal permanente del AGD o puede ser un profesional contratado segn los requerimientos, depender del volumen de operaciones y del tamao del AGD para optar por una de las alternativas. Unidad: Cargo: Depende de: Lnea de Coordinacin: 4.5.1.1. Funciones Bsica 1. Brindar asesora legal al Consejo de Administracin, Comisario, Gerentes de reas y a todos los departamentos del AGD con la finalidad de evitar posibles contingencias que pongan en riesgo los activos de los Almacenes Generales de Depsito. 2. Defender en los procesos jurdicos, que se lleven a cabo los intereses y derechos de los Almacenes Generales de Depsito. 3. Dirigir, coordinar y controlar las actividades legales relacionadas con poderes, consultas judiciales, garantizando la calidad, eficiencia y oportunidad de los servicios a prestar a los Almacenes Generales de Depsito. Funciones Especficas 1. Coordinar e informar a Gerencia sobre el estado que se encuentran los procesos judiciales seguidos por los Almacenes Generales de Depsito. 2. Coordinar con todas las reas de los Almacenes Generales de Depsito sobre los diversos asuntos legales que se puedan presentar dentro de sus funciones. 3. Asistir a las diversas diligencias que se llevan a cabo en los juzgados. 4. Revisar los Contratos de prenda, los laborales, los de servicios externos que la empresa suscribe con terceros. 5. Revisar los documentos (pagar, contratos, prendas, entre otros) que requieran opinin legal. 6. Interpretar leyes decretos y normas que afecten en cualquier aspecto las operaciones de rutina de los Almacenes Generales de Depsito. 7. Verificar y hacer seguimiento de las inscripciones de Poderes de Gerentes y/o Funcionarios. Asesora Legal Jefe de Asesora Legal Gerente General Gerente de rea Jefes de Departamentos Administradores de Agencias

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8. Verificar las modificaciones del estatuto y su proceso de inscripcin y presentacin a los organismos pertinentes. 9. Control de las labores efectuadas por los asistentes legales en el cumplimiento de sus funciones. 10. Otras funciones de su competencia que le sean asignadas por el Gerente General. Atribuciones 1. Velar por el cumplimiento de las Normas y Reglamentos Establecidos 2. Asistir a reuniones que convoque el Gerente General. 3. Organizar el funcionamiento interno del rea, estableciendo los medios para acelerar los procesos judiciales en que se encuentre incursa los Almacenes Generales de Depsito. 4. Inspeccionar el Cumplimiento de los deberes del Personal a su cargo. 5. Remitir Informes Verbales y escritos sobre el cumplimiento de las funciones y metas trazadas. 6. Representar al rea Legal en las reuniones con el Gerente General y con otras reas. 7. Programar la Capacitacin del personal a su cargo a fin de optimizar el rendimiento en el cumplimiento de sus labores. Responsabilidades 1. Redactar o analizar de acuerdo con Ley los diferentes contratos que celebre los Almacenes Generales de Depsito con terceros y con el personal que contrate la Institucin 2. Remitir Informes respecto de posibles contingencias legales en las que pueda encontrarse incursa la institucin 3. Velar el cumplimiento de todas las disposiciones emanadas por la Asamblea General de Accionistas, el Consejo de Administracin y el Gerente General. 4.5.2. rea de Marketing e Imagen Institucional Marketing e Imagen Institucional puede ser mercerizado con la contratacin de profesionales de Marketing segn los requerimientos o puede ser personal de AGD segn el tamao del AGD, puede contar o no con Asistente de Marketing lo que depender de la carga de actividades del rea por lo que tambin se detalla las funciones bsicas del Asistente de Marketing e Imagen Institucional. Departamento: Cargo: Depende de: Lnea de Coordinacin: Marketing e Imagen Institucionales Jefe de Marketing e Imagen Institucional Gerente General Gerentes General Jefes de reas Administradores de Agencias Asistente de Marketing e Imagen Institucional
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Lnea de Autoridad:
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Funcin Bsica Es el rgano Central de Promocin y Mejoramiento de la Imagen Institucional de los Almacenes Generales de Depsito, cuya funcin principal es crear e idear novedosas tcnicas de negocios para difundir los diversos servicios o productos que ofrece los Almacenes Generales de Depsito, utilizando criterio tcnico para evaluar las oportunidades y riesgos de los diferentes mercados en donde los Almacenes Generales de Depsito brinda sus servicios, a fin de mejorar los productos existentes y crear nuevos productos. Funciones Especficas 1. Difundir la misin, visin, valores y objetivos estratgicos de los AGD a nivel interno y en las diversas localidades en donde el AGD brinda sus servicios. 2. Elaborar y proponer al Gerente el Plan Anual de Marketing y de Imagen Institucional. 3. Disear estrategias de posicionamiento en los diferentes mercados donde funciona los Almacenes Generales de Depsito. 4. Elaborar y aplicar encuestas a los clientes de los Almacenes Generales de Depsito, para conocer su percepcin respecto del servicio brindado y sobre las mejoras que se puedan realizar. 5. Elaborar estudios de mercado para conocer la oferta y demanda de los servicios de la competencia, as como, estar al tanto de la satisfaccin de sus clientes. 6. Coordinar con el Departamento de Administracin la preparacin del presupuesto y metas de Departamento, controlar su ejecucin y explicar las variaciones en la evaluacin del presupuesto y metas. 7. Fomentar reuniones con los diferentes gremios de las diversas zonas donde los Almacenes Generales de Depsito brinda sus servicios con la finalidad de realizar charlas para proponer los servicios que presta el AGD. 8. Desarrollar conjuntamente con el Jefe de Operaciones la implementacin de nuevos productos o modalidades en concordancia con las normas vigentes. 9. Elaborar las ideas publicitarias a desarrollar para el lanzamiento de nuevos productos o servicios, mejoramiento de los actuales y difusin de las diversas campaas. 10. Elaborar el Plan de Publicidad y de cContratacin de Medios de Comunicacin, en los cuales se difundiran los spot publicitarios de los AGD, previo estudio del nivel de sintona. 11. Promocionar la imagen institucional de los Almacenes Generales de Depsito, va charlas corporativas y mediante la utilizacin de los diversos medios de comunicacin. 12. Coordinar y realizar las actividades de prensa y propaganda planificadas y aprobadas en el Plan de Medios que se desarrollan en los Almacenes Generales de Depsito. 13. Coordinar con los medios de comunicacin trabajos relativos a mejorar y promocionar la Imagen Institucional de los Almacenes Generales de Depsito. 14. Realizar las actividades de informacin y difusin de las actividades de los Almacenes Generales de Depsito, a travs de los diferentes medios de comunicacin. 15. Elaborar los artculos y material a publicar o entregar a los medios a fin de lograr los objetivos de mantener la buena imagen de los Almacenes Generales de Depsito.
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16. Verificar y Gestionar la aprobacin por parte de la Gerencia de la informacin, comunicaciones y similares de prensa y propaganda, antes de su impresin, publicacin o divulgacin. 17. Organizar y coordinar las conferencias de prensa solicitadas por la Gerencia y el Consejo de Administracin. 18. Coordinar con los medios de comunicacin, periodistas, reporteros, agencias de publicidad y otros, las actividades de imagen, promocin y publicidad que se han planificado desarrollar para el ao. 19. Cumplir con las dems funciones que le encomiende el Gerente General.

4.5.1. Asistente de Marketing e Imagen Institucional Cargo: Depende de: Funciones 1. Apoyar en la elaboracin y ejecucin del Plan Anual de Marketing e Imagen Institucional. 2. Desarrollar los diferentes eventos de promocin programados por el Departamento de Marketing e Imagen Institucional y apoyar aquellos que ejecuten los Administradores de Agencia, previa coordinacin con el Jefe del Departamento. 3. Participar activamente en la ejecucin de los estudios de mercado. 4. Crear e innovar proyectos de spot publicitarios. 5. Fomentar la participacin de los trabajadores en los diversos eventos que organice los Almacenes Generales de Depsito. 6. Apoyar en el diseo de los artculos de promocin. 7. Organizar el archivo del material publicitario y de los videos institucionales. 8. Elaborar un directorio de los diversos medios de comunicacin de la localidad. 9. Proponer y ejecutar la difusin de la Imagen Institucional. 10. Otras que le asigne el Jefe de Marketing e Imagen Institucional. Responsabilidades 1. Controlar la realizacin de los contratos de Gerentes o Jefes de Areas. publicidad en forma coordinada con los Asistente de Marketing e Imagen Institucional Jefe de Marketing

2. Coordinar con su Jefe la ejecucin del Plan Anual de Trabajo. 3. Mantener organizado el directorio de medios de comunicacin. 4. Organizar la realizacin de los eventos de promocin programados por los Almacenes Generales de Depsito. 5. Velar por el perfecto estado de conservacin de los muebles, enseres y tiles asignados. 6. Apoyar decididamente en la ejecucin del plan de trabajo del departamento.
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Atribuciones 1. Atender y solucionar los problemas que se presenten en la realizacin de los eventos de promocin, lanzamiento de nuevos productos o inauguracin de oficinas o agencias. 2. Coordinar las mejores tcnicas de atencin a los clientes con el personal responsables con la intencin de ofrecer la atencin ms rpida y cmoda para los clientes. 3. Solicitar los recursos necesarios para el normal desarrollo de las actividades.

4.6.

rganos de Lnea

4.6.1. rea de Administracin


rea: Cargo: Depende de: Lnea de Coordinacin: Lnea de Autoridad: Administracin Jefe de Administracin Gerente General Jefe de Operaciones Jefe de Finanzas Departamento de Contabilidad Departamento de Personal y Logstica Tesorera Departamento de Sistemas

Funcin Bsica Es el rgano Central de Ejecucin, encargado de planear de dirigir y controlar las actividades relacionadas con el personal, recursos materiales, organizacionales, as como con la contabilidad y sistemas. Funciones Especficas 1. Establecer normas, procedimientos para la eficiente Administracin del Personal y los materiales en el AGD con el objeto de buscar eficiencia y racionalizar su empleo respectivamente. 2. Evaluar constantemente la organizacin, los procedimientos y la mecnica operativa de los Almacenes Generales de Depsito. 3. Proponer al Gerente General el reordenamiento orgnico-funcional y operativo de las distintas dependencias de los Almacenes Generales de Depsito, cuando las necesidades del servicio lo requieran. 4. Elaborar proyectos de manuales de organizacin y funciones, de procedimientos y otros documentos de carcter normativo, as como los organigramas correspondientes en coordinacin con las reas que lo requieran. 5. Formular y dirigir Planes y Programas para las reas de Contabilidad, Logstica y Personal.

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6. Supervisar y controlar el cumplimiento de los Contratos y Programas de Construccin y/o Ampliacin de Locales e Instalaciones que los Almacenes Generales de Depsito hayan contrado con terceros. 7. Velar por la eficiencia en la provisin de los diferentes servicios que se prestan para toda los Almacenes Generales de Depsito y que se proporcionan a travs de las reas a su cargo. 8. Vigilar que los Departamentos de Contabilidad, Sistemas, Logstica y Personal cumplan con las disposiciones legales vigentes que afectan sus actividades. 9. Velar por la oportuna presentacin de informacin requerida por los Organismos de control y Oficina de instituciones relacionadas. 10. Velar, en coordinacin con El Gerente General, por la suficiencia de cobertura de seguros y medidas de seguridad, con la finalidad de salvaguardar adecuadamente los activos, bienes y personal de la institucin, as como los bienes dejados en depsito y en garanta por clientes. 11. Elaborar el Presupuesto Anual de los Almacenes Generales de Depsito, en coordinacin con el Gerente, Jefes de reas, Administradores, Jefes de Departamento y/o Seccin, teniendo en cuenta el establecimiento de metas: controlar su ejecucin y explicar las variaciones en la evaluacin del presupuesto y metas. 12. Elaborar en coordinacin con el Gerente General las modificaciones al presupuesto de operaciones, metas y someterlas al Consejo de Administracin para su aprobacin, cuando sea necesario. 13. Presentar y proponer al Consejo de Administracin para su aprobacin el Balance Mensual de los Almacenes Generales de Depsito. 14. Controlar que la adquisicin de Bienes y Servicios se encuentren presupuestados y que el proceso de adquisiciones de recursos materiales y su abastecimiento a las diferentes reas de la entidad, se realicen de acuerdo con las disposiciones legales y reglamento interno de adquisiciones de bienes y servicios. 15. Dirigir y controlar el cambio de claves de las puertas de Bveda y Cajas Fuertes ubicadas en los locales de los Almacenes Generales de Depsito. 16. Administrar la prestacin de servicios generales dentro de la Institucin, en apoyo de las diversas Agencias, reas y Secciones. 17. Determinar la poltica contable de los Almacenes Generales de Depsito. 18. Dirigir y controlar el aspecto tributario. 19. Controlar el correcto llenado de los formularios y declaraciones sobre el impuesto, tasas y contribuciones ordenando sus pagos. 20. Autorizar y ordenar el pago de sueldos, Vacaciones, reintegros, adelantos, liquidaciones por tiempo de servicios, beneficios y otros en coordinacin con gerencia. 21. Integrar y presidir el Comit de Adjudicaciones. 22. Realizar las dems funciones que le encomiende el Gerente General.

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4.6.1.1. Contabilidad
Departamento: Cargo: Depende de: Lnea de Coordinacin: Lnea de Autoridad: Funcin General Responsable de la preparacin y presentacin de informacin financiera confiable que muestre la situacin real del AGD. Adems maneja lo referente a las cuentas por cobrar y supervisa que sus subordinados apliquen los procedimientos establecidos para cada puesto de forma correcta. Elaborar los estados financieros segn los principios de contabilidad generalmente aceptados y de acuerdo con las normas de la CNBV, y las normas internacionales. Funciones Especficas 1. Revisin de cheques. 2. Revisin de depsitos y comprobantes de ingreso. 3. Revisin de saldo diario de bancos. 4. Control de cuentas por cobrar de clientes y empleados. 5. Revisin e los certificados de depsito y bonos de prenda emitidos. 6. Asegurarse del posteo diario de la contabilidad. 7. Coordinar los cierres mensuales y anuales. 8. Revisin e impresin e los estados financieros. 9. Programacin de pagos a empleados, proveedores, fiscales etc. 10. Elaboracin de facturacin mensual. 11. Estadsticos de facturacin. 12. Reclamos de facturacin. 13. Correspondencia (Estados de cuenta, cartas para cobro, aclaraciones, etc.). 14. Detalles de facturacin. 15. Revisin de conciliaciones. 16. Revisin de partidas. 17. Revisin de planillas. 18. Revisin y anlisis de balances previos mensuales. 19. Revisin de cuentas de orden.
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Contabilidad Contador General Jefatura de Administracin Jefes de reas Asistentes de Contabilidad

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20. Manejo y monitoreo de plizas de seguro. 21. Revisin de balances enviados a los entes reguladores. 22. Revisin de declaraciones mensuales de impuesto sobre ventas, de retenciones y declaracin de pagos a cuenta. 23. Control de activos fijos y depreciaciones. 24. Verificar el registro de las operaciones en los correspondientes libros contables. 25. Visar la conformidad de los comprobantes por los desembolsos (pagos a proveedores de bienes y servicios) a realizar 26. Controlar y elaborar los formularios por imposicin tributaria 27. Elaborar en forma mensual las notas explicativas y anexos a los estados financieros 28. Realizar anlisis mensual de los estados financieros, emitiendo un informe econmico financiero de la marcha de los Almacenes Generales de Depsito para el Gerente General y para el Consejo de Administracin. 29. Informar al Jefe de Administracin posibles trasgresiones a los Reglamentos y dems Normas de los Almacenes Generales de Depsito que se cometan en las diferentes reas o agencias, con la finalidad de que se apliquen las medidas correctivas pertinentes. 30. Validar la informacin contable previo al registro correspondiente con la finalidad de no tener futuras contingencias laborales, tributarias y de otra ndole. 31. Remitir informacin contable a los organismos superiores que as lo requieran. Responsabilidades 1. Preparar los estados financieros y las correspondientes Notas a los mismos, en los plazos sealados. 2. Enviar mensualmente en los plazos establecidos, los estados financieros consolidado por el medio de comunicacin que corresponda y Anexos correspondientes a los rganos de control. 3. Preparar la informacin financiera comparativa, anexos a los estados financieros, e informacin complementaria para el Consejo de Administracin. 4. Coordinar con el rea de Informtica el envo de los reportes correspondientes en forma mensual a los rganos de Control correspondiente. 5. Solicitar la publicacin de los Estados Financieros, en los plazos sealados por la SHCP y la CNBV, en el diario Oficial de la Federacin. 6. Realizar los ajustes de cierre del ejercicio. 7. Elaborar la Declaracin Anual del Impuesto sobre la Renta de los Almacenes Generales de Depsito. 8. Solicitar se realicen copias de seguridad de la informacin contable al rea de Informtica. Atribuciones 1. Revisar los cdigos de las cuentas de los comprobantes verificando tambin que los documentos que sustentan los desembolsos (pagos) estn conformes.

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2. Revisin permanente de los documentos que sustentan las operaciones de Caja Chica; Cdigo contable, importes y conformidad de los documentos respaldatorios (con sello de pagado, firmado). Devolver aquellos documentos que no cumplen las formalidades legales.

4.6.1.2. Asistente de Contabilidad


Cargo: Depende de: Lnea de Autoridad: Funciones 1. Registrar y revisar los asientos por las operaciones de caja diarias. 2. Visar la conformidad de los comprobantes por los desembolsos a realizar, en ausencia del Contador. 3. Elaborar la informacin complementaria a los estados financieros. 4. Llevar el control contable del activo fijo de acuerdo con el Reglamento de Logstica 5. Verificar la informacin remitida a Tributaciones. 6. Otras que se le encomiende y/o delegue, de acuerdo con los objetivos de la Institucin. Responsabilidades 1. Revisar los saldos de las cuentas de caja en los lugares donde opera el AGD. 2. Verificar los saldos de las cuentas: provisiones de bienes y servicios, colocaciones, activos fijos, y adjudicados. 3. Realizar en coordinacin con el rea de Personal y Logstica, los inventarios de Activo Fijo, en forma semestral, conciliando los resultados con los Administradores, Jefes de reas, Jefes de Departamentos y/o Seccin, que tiene a cargo dichos bienes. 4. Preparar los anexos a los estados financieros: Activo Fijo, Balance sectorizado por agentes econmicos 5. Preparar semestralmente las Planillas de Inventario de Activo Fijo, Bienes no Depreciables, Bienes totalmente Depreciados y dados de baja por reas para el inventario de equipos de cmputo con el control que lleva el encargado de SistemasHardware. 6. Realizar inventario a la Unidad de Almacn en coordinacin con el Jefe del rea. 7. Revisar, corregir y registrar los Fondos Fijos. Atribuciones 1. Practicar los arqueos de caja que se le encomienden. Asistente de Contabilidad Contador General Ninguno

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2. Visar los cdigos de la cuentas de los comprobantes, (en el caso de ausencia del contador) verificando tambin que los documentos que sustenten las operaciones estn conformes. 3. Revisar permanentemente los documentos respaldatorios de las operaciones, cdigo contable, importes y conformidad de los documentos respaldatorios (con sello de pagado y firmado). Devolver aquellos documentos que no cumplan con las formalidades legales.

4.6.1.3. Personal y Logstica


Departamento: Cargo: Depende de: Lnea de Coordinacin: Lnea de Autoridad: Funciones rea de Personal 1. Elaboracin del cuadro de Asignacin de Personal para el ao, en coordinacin con el Gerente General y de acuerdo con los requerimientos y crecimiento del AGD. 2. Organizacin de los procesos de seleccin, evaluacin e induccin del personal que ingrese a laborar al AGD, debiendo coordinar con el Gerente, Jefes de reas y Administradores. 3. Comunicar al Departamento de Informtica los datos del nuevo personal, con la finalidad de que se ingresen en el Sistema de Asistencia. 4. Verificacin de la Planilla de sueldos, vacaciones, gratificaciones, compensacin por tiempo de servicios, distribucin de utilidades y otros beneficios de Ley. 5. Elaboracin del rol de vacaciones, debiendo coordinar con el Gerente General, Jefes de reas, administradores de almacenes y jefes de departamentos. 6. Otorgar permisos al personal, debiendo coordinar con el jefe inmediato superior la posibilidad del otorgamiento. 7. Verificacin de las Planillas de pago de Tributos correspondientes al rea de Personal. 8. Vigilar por el cumplimiento y vigencia de los contratos del personal, coordinando con el Gerente de administracin la renovacin o vencimiento de los mismos. 9. Disponer y autorizar el envo de comunicaciones administrativo-laboral a los diferentes organismos relacionados con el rea de Personal. 10. Revisar los documentos de autorizacin de descuento y capacidad de endeudamiento del personal, teniendo en cuenta los plazos de vencimiento de contratos. 11. Supervisar la actualizacin anual de los expedientes del personal. Personal y Logstica Encargado de Personal y Logstica Jefe de Administracin Jefes de reas Administradores de Almacenes y Asistente de Personal y Logstica

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12. Verificacin y actualizacin de la informacin correspondiente a la compaa de seguros, referente a seguro de vida y accidentes de los trabajadores del AGD. 13. Coordinar y conducir actividades culturales, sociales y deportivas que contribuyan al desarrollo, identificacin e integracin del personal. 14. Coordinar, ejecutar y controlar los cursos de capacitacin organizados por los Almacenes Generales de Depsito. 15. Elaborar las liquidaciones del personal que ha cesado. 16. Verificar el estricto control de permisos del personal y la permanencia en el centro de trabajo de los mismos. 17. Controlar el vencimiento de contratos. 18. Mantener actualizado el cuadro de movimiento de personal. 19. Supervisar las funciones del personal a su cargo. Funciones rea de Logstica 1. Supervisar y verificar la ejecucin de los procesos de adquisiciones de bienes y servicios de acuerdo con la normatividad vigente, as como del Manual de Procedimientos de Compras de los Almacenes Generales de Depsito. 2. Supervisar la adecuada prestacin y funcionamiento de los servicios auxiliares de las instalaciones de los Almacenes Generales de Depsito. 3. Supervisar y controlar el cumplimiento de funciones del Jefe de Seguridad y Vigilancia de los Almacenes Generales de Depsito. As como verificar los sistemas de seguridad de las instalaciones, bienes y equipos del AGD, asimismo deber mantener bajo custodia las llaves de puertas del local y duplicados de las unidades de transporte. 4. Supervisar y controlar del cumplimiento de funciones del Auxiliar de Almacn. 5. Supervisar y controlar del cumplimiento de funciones del Asistente de Departamento. 6. Conciliacin con el Departamento de Contabilidad, del inventario fsico de los bienes, instalaciones y materiales de propiedad de la Institucin. 7. Verificacin y trabajo coordinado con el departamento de contabilidad del inventario anual de bienes de los Almacenes Generales de Depsito. 8. Participacin como miembro y secretario del Comit de Adjudicaciones 9. Mantener adecuada custodia de las Plizas de Seguros contratadas por los Almacenes Generales de Depsito, en salvaguarda de los valores de la institucin y de terceros. 10. Firmar la documentacin respectiva de las cotizaciones realizadas para las diferentes adquisiciones de bienes y/o servicios, as como de la contratacin de obras. 11. Otras que le designe el Jefe de Administracin. Responsabilidades El Encargado de Personal y de Logstica es responsable de: 1. Supervisin del cumplimiento de las Normas Internas de trabajo, Directivas y Normas Legales vigentes directamente relacionadas con el Departamento de Personal y logstica.

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2. Realizar el presupuesto de compras de bienes y servicios de los Almacenes Generales de Depsito, en coordinacin con el Gerente General, Jefes de reas, Administradores de Almacenes y Encargados de Departamento. 3. El cumplimiento de los cronogramas de pagos de impuestos, sueldos, depsitos, utilidades y otros derivados del Departamento de Personal y Logstica. 4. Cumplimiento de remisin de informacin establecidas por las instituciones y velar por el cumplimiento de las normas vigentes. 5. Cumplimiento de las labores del personal a su cargo. 6. Estricto cumplimiento de actualizacin de los expedientes del personal de la Institucin 7. Cumplir con la verificacin de servicios de mantenimiento necesarios en las instalaciones de los Almacenes Generales de Depsito con la finalidad de que se encuentren en buen estado de conservacin. 8. Elaborar en forma semestral un informe de los gastos y principales adquisiciones realizadas. 9. Coordinar con el Jefe de Administracin, Encargados de Departamento y Administradores de Agencias, de la actualizacin de las plizas de seguros respectivas. 10. Revisar y dar su conformidad sobre los movimientos contables que deriven del Departamento de Personal y Logstica. 11. Informar al Jefe de Administracin en forma mensual y luego de recibido el balance sobre la situacin actual, haciendo llegar sus sugerencias para el mejor control y adecuado desarrollo del presupuesto. 12. Realizar estudios del consumo promedio de bienes empleados por la entidad, debiendo informar en forma peridica. Atribuciones 1. En coordinacin con el Jefe de Administracin y los Jefes Inmediatos la aplicacin de sanciones al personal que incumpla las Normas de Trabajo, Reglamentos y Polticas vigentes. 2. Presentar informes escritos o verbales a la Gerencia de Administracin sobre acciones de importancia del personal 3. Autorizar los permisos sealados de acuerdo con las Normas Internas de Trabajo. 4. Solicitar a las Compaas de Seguros por intermedio del Gerente la actualizacin de las Plizas. 5. Firmar las planillas de sueldos, vacaciones, gratificaciones. Distribucin de utilidades y otros beneficios de ley para el personal. 6. Controlar la ejecucin del rol vacacional del personal de los Almacenes Generales de Depsito. 7. Decidir la adquisicin de algn bien o servicio considerado como urgente, necesario para la continuacin del trabajo de los AGD, previo requerimiento y autorizacin del Gerente. 8. Participar en las reuniones del Comit de Adjudicaciones como miembro de este con voz y voto. 9. Determinar fechas y personal de apoyo en la realizacin del inventario fsico de materiales y de almacn.
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10. Entregar vales de consumo de combustible de los vehculos y grupo electrgeno de los Almacenes Generales de Depsito. 11. Revisar las facturas de compras de acuerdo con las normas vigentes. 12. Verificar y controlar as como autorizar el mantenimiento de las unidades mviles de los Almacenes Generales de Depsito.

4.6.1.4. Asistente de Personal y Logstica


Cargo: Depende de: Funciones 1. Elaborar la documentacin respectiva de transferencias de puestos, vacaciones y otros que le encargue la jefatura de personal y logstica. 2. Elaborar la planilla de sueldos, vacaciones, gratificaciones. 3. Confeccionar las planillas de pago de tributos. 4. Enviar la documentacin respectiva por los diferentes medios de comunicacin. 5. Mantener el archivo de los expedientes del personal de los Almacenes Generales de Depsito, verificando la actualizacin peridica de los mismos. 6. Elaborar los contratos de personal, previa coordinacin con el Jefe de Departamento. 7. Elaborar y remitir las solicitudes de cotizacin, cuadros, actas y rdenes de compra respectivos, en coordinacin con el Encargado de Personal y Logstica. 8. Mantener actualizado el control y rcord de asistencia del personal 9. Mantener un adecuado registro y control de la correspondencia del Departamento. 10. Registrar las compras realizadas y el seguimiento del proceso en el cuadro de control de adquisiciones. 11. Elaborar las rdenes de compra repetitivas. Responsabilidades 1. Verificar el correcto desarrollo y sustentacin respectiva de los descuentos de remuneraciones del personal. 2. Elaborar en forma oportuna la documentacin respectiva correspondiente para pagos de tributos, remuneraciones y otros con la finalidad de dar cumplimiento a los cronogramas respectivos. 3. Mantener actualizados los expedientes del personal y otros documentos importantes de los trabajadores. 4. Mantener actualizado el cuadro de compras realizadas. 5. Supervisar la existencia de stocks mnimo de almacn 6. Elaborar las rdenes de compra respectivas u rdenes de servicios, para la respectiva verificacin y remisin.
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Asistente de Personal y Logstica Jefe de Personal y Logstica

sanciones,

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7. Mantener actualizado el sistema de control de asistencia, velando por el cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento Interno de Trabajo. 8. Entregar la documentacin al personal. (memos, cartas, informes, otros, etc.) 9. Entrega de los reportes de asistencia mensual, con la finalidad de que el jefe informe la decisin de las sanciones a aplicar a los infractores. 10. Apoyar en la departamento. Atribuciones 1. Decidir en ausencia del titular sobre las compras urgentes a realizar, previa coordinacin con el Jefe de administracin. 2. Comunicar al encargado del departamento sobre irregularidades que pudieran ocurrir en las diferentes acciones del personal y de compras realizacin de arqueos programados apoyando al encargado de

4.6.1.5. Guardia de Seguridad


Cargo: Depende de: Funciones Generales Salvaguardar los activos y las personas en las instalaciones del almacn. Funciones Especficas 1. Velar por la seguridad fsica de las instalaciones, material y personal de los Almacenes Generales de Depsito. 2. Disear estrategias de seguridad para las zonas de mayor riesgo de los Almacenes Generales de Depsito. 3. Coordinar con la Empresa de Vigilancia privada sobre la instruccin y entrenamiento de los Agentes de Vigilancia as como de la instruccin del personal del AGD en lo referente a seguridad. 4. Verificar la apertura y cierre del AGD y coordinar el cierre de los depsitos. 5. Verificar el empleo del sistema de seguridad de la oficina. 6. Registrar todo incidente en el libro de novedades. 7. Revisar vehculos y mercaderas que salen del plantel. 8. Relevar a su compaero en la forma y lugar asignados. 9. Encender y apagar iluminacin exterior de bodegas. 10. Limpieza y mantenimiento de caseta de vigilancia. 11. Atender el telfono y radio comunicador de vigilancia. 12. Revisar instalaciones y portones de bodegas al inicio y final de jornada.
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Guardia de Seguridad Encargado de Personal y Logstica

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13. Inspeccionar instalaciones y equipo segn programa de seguridad industrial. 14. Atender la recepcin de embarque en tiempo extraordinario. 15. Realizar visitas inopinadas al local de los Almacenes Generales de Depsito los das domingos y feriados, levantando el acta respectiva. 16. Asesorar al personal sobre seguridad integral. 17. Establecer mecanismos para custodiar el transporte de valores, segn la magnitud y lugar. 18. Verificar que el armamento del personal de vigilancia que presta servicios en los Almacenes Generales de Depsito se encuentre en perfecto estado de conservacin. 19. Planear y conducir Programas de Instruccin al personal, coordinando con el Gerente General y Encargado de Personal y Logstica. 20. Aplicar medidas preventivas para evitar acotes delincuenciales como asaltos y robos. 21. Realizar acciones de inteligencia sobre la accin delictiva en las zonas en donde posee oficinas o depsitos los Almacenes Generales de Depsito, as como el avance o exterminio de la subversin. Responsabilidades 1. Controlar por intermedio del Personal de Vigilancia la salida de materiales de propiedad de los Almacenes Generales de Depsito. 2. Constatar la apertura y cierre de bveda cerciorndose que no haya elementos extraos en las inmediaciones. Asimismo coordinar con los Administradores dicha labor. 3. Presenciar la ejecucin de los ejercicios de tiro y evaluacin de los Agentes de Seguridad. 4. Constatar los domicilios de los Agentes de Seguridad y del personal de limpieza que presten servicio en las instalaciones de los Almacenes Generales de Depsito. 5. Verificar el cumplimiento de las disposiciones de los Agentes de Seguridad dados por su empresa. 6. Revisar la correcta presentacin de prendas de vestir y equipos de los agentes. 7. Verificar el armamento y la licencia respectiva de los agentes de seguridad. 8. Revisar que los materiales asignados se encuentren en perfecto estado de conservacin. 9. Efectuar revisin de las instalaciones del local con la finalidad de detectar posibles objetos extraos o sospechosos. 10. Activar el sistema de alarma en caso de asaltos. 11. Confeccionar cartillas de seguridad y revisar que las instalaciones cuenten con las respectivas seales de seguridad. 12. Informar peridicamente y de inmediato al Jefe de Departamento en caso de cualquier situacin que se presente. 13. Brindar seguridad a los funcionarios de los Almacenes Generales de Depsito, en visitas que realicen a clientes y que ameriten su presencia. Atribuciones 1. Prohibir el ingreso de personas no identificadas al local del AGD.
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2. Sugerir e informar al Jefe de Departamento, sobre cambios e incumplimiento por parte de los Agentes de Vigilancia. 3. Solicitar los implementos necesarios para el cumplimiento de sus funciones al Jefe de Departamento. 4. Comunicar al Encargado de Personal, sobre irregularidades en el ingreso y salida del personal, as como de actos sospechosos que perjudiquen al AGD.

4.6.1.10. Tesorera
Cargo: Depende de: Funcin General Conducir y supervisar las actividades operativas y financieras del AGD tanto del Almacn Principal como de las agencias, relacionadas con los productos y servicios que brinda el AGD. Funciones Especficas 1. Elaborar y reportar a la Unidad de Riesgos la situacin diaria de Caja, as como los saldos de Cuentas Bancarias tanto en Moneda Nacional como Moneda Extranjera. 2. Establecer en forma peridica y regular el Costo Ponderado de los principales Adeudados e informar al Jefe inmediato. 3. Mantener en custodia los valores (Bonos, Certificados, Cheques de Reembolso, etc.) que se originan producto de las operaciones del AGD. 4. Custodiar las chequeras de las diferentes cuentas corrientes bancarias del AGD, as como el uso correlativo de los cheques. En caso de anular un cheque destruir las firmas y remitirlo a contabilidad. 5. Coordinar en forma permanente con el Contador General, sobre los saldos disponibles en Caja y Bancos, as como la posicin de Cambio en Moneda Extranjera. 6. Establecer, con conocimiento y en coordinacin con el Contador General, el Tipo de Cambio para las operaciones diarias, efectuando las variaciones necesarias de acuerdo con la informacin del mercado cambiario recogida en bancos. 7. Certificar rdenes de Pago, previa verificacin y cargo en cuenta, y efectuar la regularizacin de las mismas al momento de recibirlas en canje. 8. Revisar y dar VB a la documentacin que sustenta las operaciones del da y remitir la informacin al rea respectiva para su contabilizacin. 9. Verificar cierres diarios de las operaciones en caja, dejando constancia en los documentos respectivos. 10. Confeccionar estadsticas e informes respectivos para el jJefe del Area, para gGerencia, en forma quincenal y mensual. 11. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones contenidas en las circulares, y/o reglamentos emitidos por el jefe del rea. 12. Verificar que se cumplan con los lmites de autorizacin.
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Tesorero Jefe de Administracin

memorndums

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13. Vigilar que se cruce diariamente los resultados de las operaciones con contabilidad. 14. Solicitar a la Jefatura de Operaciones la conformidad de los listados de financiamientos que se deban realizar descuentos o retenciones segn lo acordado. 15. Llevar en perfecto orden los libros de control. 16. Coordinar con el Encargado de Sistemas las modificaciones que pudieran realizarse en el sistema a fin de mejorar el servicio. 17. Solucionar las consultas presentadas por el personal que opera bajo su mando. 18. Atender al pblico cuando la demanda del servicio as lo requiera 19. Ejecutar control de calidad al trabajo realizado por los asistentes y auxiliares, a fin de hacer cumplir las normas internas y superar cualquier deficiencia que se presente. 20. Proponer al Jefe de Administracin, el monto de la cobertura de las Plizas de Seguros para efectivo en las diferentes Agencias de los Almacenes Generales de Depsito. 21. Otras funciones de su competencia que le sean asignadas por el Jefe del rea. Responsabilidades 1. Es responsable de hacer cumplir todas las disposiciones que emanen de Gerencia. 2. Que el personal a su cargo, as como los auxiliares de operacin trabajen con responsabilidad, enmarcado dentro de los principios de calidad total, a fin de mejorar el servicio y la atencin al cliente. Es importante lograr y mantener un ambiente de armona que se refleje en el incremento de la productividad. Atribuciones 1. Incautar billetes falsos y visar las Actas de Retencin de las Ventanillas, remitiendo el informe respectivo al Gerente General. los

4.6.1.11. Caja
Cargo: Depende de: Lnea de Coordinacin: Funciones 1. Habilitar, las Ventanillas de Atencin (Recibidor/Pagador), para el funcionamiento de sus operaciones diarias. 2. Efectuar retiros de los Bancos, para las operaciones diarias de los Almacenes Generales de Depsito, previa autorizacin al nivel correspondiente 3. Llevar los Libros de Caja, tanto en Moneda Nacional como en Moneda Extranjera, registrando en forma diaria las operaciones en efectivo. 4. Registrar y efectuar en forma diaria las entregas bancarias de los cheques que han ingresado por operacin. 5. Llevar Libros Auxiliares de Bancos y mantenerlos actualizados para efectos de conciliacin de las cuentas bancarias, as como tambin Libro de rdenes de Pago para
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Cajero o Guardavalor Tesorero Administradores de Sucursales/Almacenes

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un mejor control. 6. Organizar el Archivo de Documentos del Area, manteniendo bajo custodia y reserva la informacin pertinente. 7. Ordenar los documentos que sustentan las operaciones diarias de Caja, para su remisin a Contabilidad, junto con el Reporte Contable. 8. Registrar los cheques recibidos para su posterior depsito en Cuentas de los Almacenes Generales de Depsito. 9. Solicitar el requerimiento de materiales, papelera y formularios en forma mensual, verificando que no exista desabastecimiento en el rea 10. Realizar pagos, sea en efectivo o con cheques, a proveedores, de servicios, de tributos, de planillas, dieta a directores y por otros conceptos debidamente documentados y autorizados por el rea correspondiente. 11. Retener, elaborando el acta respectiva, todo billete y/o moneda falsa que haya sido presentado para su depsito o pago ante cualquier ventanilla del AGD. 12. Elaborar y/o revisar el asiento contable de las operaciones diarias de Caja, Bancos y remitirlo a Contabilidad conjuntamente con los documentos respaldatorios. 13. Controlar el nivel de efectivo en ventanillas de acuerdo con los lmites asegurados. 14. Informar al Tesorero sobre las necesidades de cobertura de Seguros. 15. Otras funciones que le encomiende el jefe inmediato. Atribuciones 1. Pago de proveedores, personal y otros de acuerdo con la documentacin presentada por las reas, debidamente visados por gerencia o por el que autorice el reglamento. 2. Incautar billetes falsos y remitirlos al Tesorero conjuntamente con el Acta de Retencin. 3. Elaborar el Calendario de Pagos de los Adeudados para un mejor control de los mismos.

4.6.1.6. Sistemas
El Responsable de Sistemas puede ser personal del AGD o un profesional contratado segn los requerimientos, en este caso sera recomendable que se cuente con los servicios de asistencia del proveedor de software y en el caso de mantenimiento de equipos esto lo pueda realizar el proveedor de hardware con los que trabaje la AGD. Se describen las funciones de Asistente de Sistemas y Auxiliares de Sistema (Hardware y Software la contratacin de los mismos depender de la carga laboral del AGD. Departamento: Cargo: Depende de: Lnea de Coordinacin: Sistemas Encargado de Sistemas Jefe de Administracin Jefes de rea Encargado de Departamento Administradores de Almacenes
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Funciones Generales 1. Identificar las necesidades de informtica de los Almacenes Generales de Depsito. 2. Implementacin, mantenimiento y seguimiento de los sistemas y aplicativos de informacin mecanizada existente, en coordinacin con los Jefes de reas, Encargados de Departamento, Administradores de Almacenes y con el Gerente General. 3. Programar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de procesamiento electrnico de datos que se realizan con las distintas reas de los Almacenes Generales de Depsito. 4. Programar y coordinar el mantenimiento de los activos fijos que son de responsabilidad del rea de Sistemas. Funciones Especficas 1. Proponer las polticas que orienten las actividades de informtica impartiendo las directivas necesarias para su cumplimiento en coordinacin con el Gerente General. 2. Formular el Plan de Desarrollo de Informatica con participacin de las reas usuarias y en coordinacin con el Gerente General. 3. Emitir las normas tcnicas necesarias para el uso racional de los equipos de cmputo y activos fijos, como: UPS, generadores, estabilizadores, comunicadores, etc., que han sido confiados al rea de Sistemas. 4. Efectuar las coordinaciones necesarias para la capacitacin y entrenamiento del personal de los Almacenes Generales de Depsito en el campo de la informtica, a fin de mantener un adecuado nivel de actualizacin. 5. Asesorar al Gerente General en el uso de las tcnicas informticas, a fin de apoyar la gestin. 6. Apoyar a la mecanizacin de las tareas administrativas de los Almacenes Generales de Depsito. 7. Dirigir la ejecucin de estudio e investigaciones de factibilidad y aplicacin de sistemas mecanizados. 8. Orientar y asesorar a las diferentes reas en el desenvolvimiento de las actividades de procesamiento electrnico de datos. 9. Verificar que la documentacin presentada por el rea de Sistemas sea lo suficientemente completas para ejecutar los trabajos sin asistencia de los que desarrollaron el sistema. 10. Apoyar la preparacin de la documentacin de los Sistemas y Programas. 11. Realizar estudios para determinar la factibilidad de mecanizacin de sistemas y recomendar reformas y/o tcnicas nuevas. 12. Ejecutar las tareas de anlisis de Sistemas. 13. Preparar y aprobar Programas. 14. Dirigir y asesorar la implementacin de Sistemas. 15. Planificar, asignar tareas en orden prioritario, designar a los encargados de aplicaciones y el equipo de programadores.
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16. Supervisar e informar sobre la calidad de produccin del rea de Sistemas. 17. Supervisar la preparacin de equipos para su ptimo funcionamiento. 18. Supervisar el tratamiento en la recepcin, verificacin y almacenamiento de la informacin en general. 19. Administrar los equipos de informticos y no informticos asignados al Sistemas. 20. Sugerir modificaciones de los Sistemas en Fase de Produccin. 21. Realizar otras funciones de su competencia que le sean asignadas por el Jefe Inmediato. 22. Coordinar con el personal del rea para la documentacin de procesos, procedimientos y actividades que competan con el rea. 23. Elaboracin de Manuales, entrenamiento y asignacin del personal para el manejo de equipos no informticos. 24. Organizar el Plan de Contingencia y Seguridad para el rea y todo lo relacionado a software y hardware. Responsabilidades 1. Administrar y controlar los Recursos y Programas de uso general y especfico. 2. Vigilar que se realicen las copias de seguridad necesarias de acuerdo con las normas, con el objeto de salvaguardar la informacin correctamente. 3. Guardar en custodia exterior las copias de seguridad mensuales de los Sistemas de Informacin, coordinando para tal efecto con el Gerente General. 4. Velar por la marcha eficiente y ordenada del rea de Sistemas. 5. Supervisar y coordinar las actividades de procesamiento electrnico de datos. 6. Velar por la seguridad y confidencialidad de la documentacin e informacin y de datos a cargo del rea de Sistemas. 7. Responsabilizarse por la actualizacin de los libros, manuales existentes en la biblioteca y software utilitario del rea. 8. Controlar y cuidar los materiales de oficina y formatos especiales de programacin y control que le han confiado, evitando su uso sin autorizacin e informacin sobre su existencia a fin de mantener un stock adecuado. 9. Crear mecanismos de seguridad para que la informacin tratada por el rea de Sistemas sea utilizada nica y exclusivamente para los fines del usuario. 10. Controlar la calidad de los datos. 11. Velar por el cumplimiento de las operaciones de mantenimiento de los equipos informticos y no informticos. Atribuciones 1. Planear, dirigir, conducir, evaluar y controlar la ejecucin de las acciones del Sistemas. 2. Representar al rea de Sistemas en su relacin con las otras reas del AGD. rea de rea de

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3. Programar y participar en la capacitacin del personal del rea de Sistemas, as como al personal de las otras reas de los Almacenes Generales de Depsito. 4. Cambiar y hacer mantenimiento peridicamente a las claves y accesos de seguridad del personal de los sistemas, conexiones Internet y los recursos de red local. 5. Actualizarse de los avances tecnolgicos y transmitirlos a su personal. 6. Asignar tareas al personal de su rea, las labores de mantenimiento y servicio de todo el entorno informtico de los Almacenes Generales de Depsito. 7. Desactivar accesos y terminales no autorizadas en forma inmediata.

4.6.1.7. Asistente de Sistemas


Cargo: Depende de: Funciones 1. Realizar modificaciones, referentes al Sistema, solicitadas por las diferentes, reas, departamentos o gerentes; tales como: a) Cambio de parmetros. b) Actualizacin de variables del sistema. 2. Resolver los problemas operativos que se presenten concernientes al rea de Sistemas. a) Cada de lnea de comunicaciones. b) Problemas en el ingreso de terminales. c) Problemas en las operaciones de los usuarios. 3. Emitir reportes solicitados por los Jefes de rea, para un mejor control de sus funciones. 4. Emitir y procesar las tarjetas de identificacin de los clientes diariamente. 5. Actualizacin y control de los datos de informacin al cliente. 6. Supervisin de la calidad de los resultados producidos por el Sistema. 7. Elaboracin de reportes mensuales solicitados por las reas y Departamentos. 8. Confeccin y mantenimiento constante de la pagina WEB, en coordinacin con las reas reas, Administradores de Almacenes o Gerentes. 9. Cambio de acceso de usuarios a los recursos del Sistema y Red en forma bimensual, en coordinacin con el Jefe de rea. 10. Comunicacin constante con los usuarios para conocer sus necesidades. 11. Desarrollo y modificacin de programas, de acuerdo con las necesidades de cada rea, con debida sustentacin y conocimiento del encargado del departamento. 12. Desarrollo y ejecucin de las tareas especficas designadas por el Encargado del Departamento. Responsabilidades
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Asistente de Sistemas Encargado de Sistemas

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1. Que los sistemas y aplicativos se encuentren operativos y en optimas condiciones para ser usado por los diferentes departamentos del AGD. 2. Supervisar la correcta aplicacin de los programas. 3. Verificar el trmino de las operaciones diarias y mensuales en forma normal. 4. Absolver las consultas provenientes de los terminales en lnea. 5. Velar e informar por el cumplimiento de las normas del rea rea de Sistemas. 6. Cumplir con las tareas designadas por los niveles superiores con eficiencia y dentro de los plazos previstos. Atribuciones 1. Brindar opiniones tcnicas que involucren al Departamento de Sistemas. 2. Distribuir los trabajos de informacin para el mejor empleo de los recursos. 3. Coordinar con las reas respectivas para lograr la mejor solucin a los problemas presentados.

4.6.1.8. Auxiliar de Sistemas (Hardware)


Cargo: Depende de: Funciones 1. Encendido y preparacin de los sistemas informticos para el desarrollo de las actividades diarias: a) Encendido de los equipos de seguridad elctrica. b) Encendido de Servidores. c) Control y Cargado del control de asistencia. 2. Respaldo de soporte tcnico. a) Identificar las causas de los problemas que se presenten en los equipos, dndole solucin o alternativas de solucin, b) Prestar ayuda y asesoramiento en la identificacin de las mejores caractersticas tcnicas para la adquisicin de equipos de cmputo. c) Preparacin de documentos que sustenten pedidos de equipos y materiales para la mejor eficiencia en el mantenimiento. 3. Planificar y controlar los recursos informticos disponibles, para su empleo ptimo. 4. Prestar ayuda, asesorar y capacitar al usuario en el manejo de equipos. 5. Cumplir con el cronograma de mantenimiento preventivo de equipos en el AGD. 6. Controlar el buen estado de los circuitos elctricos y de comunicacin. 7. Mantener un control adecuado y estricto de los inventarios de equipos y accesorios de mantenimiento preventivo y correctivo. 8. Preparar y acondicionar los equipos y accesorios para uso del personal.
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Auxiliar de Sistema (Hardware) Encargado de Sistemas

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9. Mantener en orden los instrumentos y equipos de mantenimiento. 10. Desarrollo y ejecucin de las tareas especficas designadas por el encargado de departamento. Responsabilidades 1. Que los equipos en general se encuentren en ptimas condiciones para la labor normal del personal de los Almacenes Generales de Depsito. 2. Mantener e informar los stocks mnimos de materiales de mantenimiento preventivo y correctivo. 3. Velar por la seguridad y el orden de los instrumentos de mantenimiento de equipos. 4. Velar e informar por el cumplimiento de las normas del departamento de Sistemas. 5. Cumplir con las tareas designadas por los niveles superiores con eficiencia y dentro de los plazos previstos. Atribuciones 1. Brindar opiniones tcnicas que involucren al departamento de Sistemas. 2. Coordinar con las reas respectivas para lograr la mejor solucin a los problemas presentados.

4.6.1.9. Auxiliar de Sistemas (Software)


Cargo: Depende de: Funciones 1. Apagado de los sistemas informticos en la culminacin de las actividades diarias: a) Apagado del los servidores b) Apagado de los equipos de seguridad elctrica c) Control y apagado del control de asistencia. 2. Procesamiento de Cierres Diarios y Mensuales de los Sistemas de Informacin. 3. Control e impresin de reportes diarios y mensuales. 4. Ordenar y clasificar los reportes que se generan en el cierre diario, para entregarlos posteriormente a las reas correspondientes. 5. Asesoramiento en el uso de los sistemas y aplicativos al personal. 6. Control del funcionamiento de sistemas y aplicativos del AGD. 7. Realizar las copias de seguridad diaria, mensual de acuerdo con las Normas de Seguridad Interna. 8. Desarrollo y modificacin de programas, de acuerdo con las necesidades de cada rea, con debida sustentacin y conocimiento al encargado del departamento. 9. Planificar y controlar los recursos informticos disponibles, para su empleo ptimo. 10. Apoyo, solucin y asesoramiento en problemas espordicos presentados por los usuarios.
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Auxiliar de Sistemas (Software) Encargado de Sistema

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11. Coordinar labores con el auxiliar de Hardware. 12. Desarrollo y ejecucin de las tareas especficas designadas por el Encargado del Departamento. Responsabilidad 1. Que las copias de seguridad tengan 0% de margen de error en su procesamiento y control de fechas. 2. Mantener e informar peridicamente el stock de materiales para el uso de copias de seguridad y tiles de escritorio. 3. Velar e informar por el cumplimiento de las normas del Departamento de Sistemas. 4. Cumplir con las tareas designadas por los niveles superiores con eficiencia y dentro de los plazos previstos. Atribuciones 1. Brindar opiniones tcnicas que involucren al departamento de Sistemas. 2. Coordinar con las reas y administradores de agencias respectivas para lograr la mejor solucin a los problemas presentados.

4.6.2.

Departamento de Operaciones

4.6.2.1. Jefe de Operaciones


Cargo: Depende de: Lnea de Coordinacin: Lnea de Autoridad: Funcin General Jefe de Operaciones Gerente General Administradores de Almacenes Encargados de reas Personal Operativo.

Mejorar la rentabilidad de la empresa ejerciendo controles y monitoreo y todas las operaciones diarias, comerciales, administrativas, operativas y financieras. Ejecutar las polticas de implementadas por la gerencia, dirigidas a mejorar la imagen de la empresa e incrementar el grado de participacin en el mercado. Realizar el control de las operaciones y estadsticas de la seccin, tanto en Moneda Nacional como Extranjera. Funciones Especficas 1. Controlar que todas las operaciones que se realicen en el departamento se efecten de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos. 2. Contacto permanente con los clientes actuales va telefnica o en su defecto cuando se requiera a travs de visitas personales, atendiendo sus necesidades y requerimientos.

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3. Labores de mercadeo y promocin de servicios para clientes potenciales y clientes que utilizaron los servicios y que por alguna razn ya no los utilizan. 4. Coordinacin y monitoreo total de las cargas fiscales a travs de las agencias navieras, agencias aduaneras y personal de importaciones de cada cliente. 5. Contacto permanente con las instituciones financieras que financian bonos e prenda emitidos por el almacn. 6. Atencin a todos los asuntos concernientes al cumplimiento del rgimen legal, requerimientos de las diferentes instituciones reguladoras. 7. Mantener informado al Gerente General de los aspectos o situaciones que requieran de sus instrucciones, orientacin o decisin a ese nivel. 8. Coordinar con el Jefe de Sistemas las modificaciones que pudieran realizarse en el software de plataforma a fin de mejorar el servicio. 9. Presentar al Jefe de Marketing un Plan Anual de Publicidad, a fin de elaborar el Plan de Gestin correspondiente. 10. Monitorear los planes de desarrollo del rea. 11. Coordinar con Asesora Legal todo lo concerniente a transacciones de personas morales. Funciones Diarias 1. Coordinar el Programa de Recepcin de Mercaderas. 2. Supervisar recepcin y salida de Mercaderas. 3. Asignar actividades a los operadores de equipo. 4. Asignar las reas para las Mercaderas a recibir. 5. Revisar reportes de bscula. 6. Actualizar informes de ocupacin por bodegas y tipo de productos. 7. Revisar las solicitudes de depsito de Mercaderas para Cuentas de Orden. 8. Coordinar con el personal de seguridad la vigilancia de bodegas. 9. Mantener un registro de prdidas, reclamos y averas de Mercaderas. Funciones Peridicas 1. Verificar los espacios ocupados por las Mercaderas. 2. Revisar el reporte mensual para facturacin. 3. Programar y verificar la ejecucin del mantenimiento de equipo. 4. Revisar los reportes de horas extras. 5. Practicar evaluaciones trimestrales al personal a su cargo. 6. Elaborar reportes de Mercaderas Vencidas o en Abandono. 7. Brindar capacitacin sobre seguridad industrial y ocupacional al personal a su cargo. 8. Evaluar el sistema operativo de contingencias. 9. Velar por el cumplimiento de la normas de higiene y seguridad.
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10. Efectuar reuniones de trabajo con el personal operativo, por lo menos dos veces al mes. 11. Atender a clientes en sus visitas al plantel de bodegas. 12. Monitorear el programa de control de plagas y roedores de Mercaderas e instalaciones. Funciones Ocasionales 1. Coordinar la recepcin de embarques. 2. Coordinar la capacitacin e induccin a los nuevos empleados. 3. Solicitar reparaciones locativas de equipo e instalaciones. 4. Atender reportes de avera a las Mercaderas o Instalaciones. Responsabilidades 1. Hacer cumplir todas las disposiciones que emanen de Gerencia. 2. Es el responsable de planificar la administracin operativa y financiera de la empresa, realizando labores gerenciales en los diferentes departamentos, adems, dirige todas las actividades de bodegas, entrada y salida de mercaderas, coordina y supervisa el personal a su cargo para que apliquen los procedimientos establecidos. 3. Trabajar con responsabilidad dentro de los principios de calidad total, a fin de mejorar el servicio y la atencin al cliente. Es importante lograr y mantener un ambiente de armona que se refleje en el incremento de la productividad. 4. Guardar debidamente el protocolo diario, as como el movimiento diario de cajeros o guardavalores y alcanzarlo oportunamente a la Oficina de Archivos.

4.6.2.2. Supervisor de Operaciones


Cargo: Depende de: Lnea de Autoridad: Funcin General Asiste al Jefe de Operaciones en sus funciones generales, principalmente en la supervisin de las operaciones en bodega, verificar que los guardalmacenes lleven control de los ingresos y salidas del almacn; Es responsable de hacer los inventarios mensuales en los diferentes planteles del almacn, verificar que los guardias de seguridad cumplan con su trabajo e manera eficiente. Asegurarse por medio de la supervisin, que las operaciones en las diferentes bodegas se realizan eficientemente, de acuerdo con las polticas y reglamentos de la empresa y de los entes reguladores, as generar utilidades a la empresa y minimizar el riesgo en las operaciones. Funciones Diarias 1. Apertura de portones de cada bodega.
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Supervisor de Operaciones Jefe de Operaciones Guarda Almacn

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2. Asignar los espacios donde se descargarn las Mercaderas que ingresen. 3. Distribuir el personal de aseo y asignar tareas. 4. Asignar actividades a los operadores de equipo. 5. Verificar los ingresos de Mercaderas de acuerdo con los comprobantes de entrada. 6. Revisar y firmar los comprobantes de salida de mercadera. 7. Atender las instrucciones de su jefe inmediato. 8. Velar por la seguridad e higiene en las labores del personal de bodegas. 9. Verificar que todos los portones estn bien cerrados al final del da. 10. Comprobar que las tarjetas de estiba estn actualizadas. 11. Verificar los espacios ocupados por mercaderas. Funciones Peridicas 1. Toma de inventario fsico de Mercaderas cada fin de mes o segn requiera el depositante. 2. Proveer los materiales y accesorios necesarios para el personal de bodegas cada quincena. 3. Verificar el cumplimiento del Programa de Control de Plagas y Roedores. Funciones Ocasionales 1. Atender reportes de averas a las Mercaderas o instalaciones. 2. Atender a los clientes cuando hacen sus inventarios. 3. Entrenar a los nuevos empleados de bodega. Responsabilidades 1. Supervisar por medio de visitas permanentes las distintas bodegas que se encuentran utilizadas o habilitadas por la empresa. 2. Recoger la documentacin de ingreso y retiro de Mercadera de las bodegas. 3. Verificar que el guardalmacn cumple con sus obligaciones de control de ingresos y retiros e bodegas. 4. Verificar el tipo de Mercadera que est siendo almacenada 5. Realizar inventarios mensuales de todas las Mercaderas en las diferentes bodegas. 6. Otras que le sean asignadas.

4.6.2.3. Oficial de Servicio al Cliente


Cargo: Depende de: Funcin General
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Oficial de Servicio al Cliente Supervisor de Operaciones

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Atiende a clientes, representantes o transportistas en el trmite para el retiro de Mercaderas; Maneja el sistema automatizado de inventario y genera reporte de saldos. Custodia talones y archiva documentos relativos al trmite de retiro de mMercaderas. Ser el enlace para los clientes que lleguen al Almacn General de depsito para ser atendido en las diferentes transacciones que lleguen a realizar y as tener un trato personalizado con los clientes. Funciones Especficas 1. Emitir Autorizacin de Retiro de Mercaderas (ARM) 2. Archivar ARM con documentos de soporte 3. Registrar retiros de Mercaderas en talones. 4. Elaborar reporte diario de ARM. 5. Atender reportes de inventario a las Mercaderas y cotejar contra el sistema. 6. Re-indexar y actualizar el sistema de inventarios 7. Reportar problemas que se presenten con el sistema de inventarios 8. Atender a los clientes cuando hacen o solicitan inventarios. 9. Completar adecuadamente los formatos y formularios de crdito para cada cliente o potencial cliente. 10. Realizar la promocin de los servicios de los Almacenes Generales de Depsito. 11. Facilitar a los clientes o potenciales clientes respecto a la documentacin que tienen que presentar para gestionar financiamiento. 12. Actuar con rapidez y eficiencia en la respuesta de las solicitudes de los clientes y potenciales clientes. 13. Administrar las metas presupuestarias que se le asignen y su consecucin mensual. 14. Preparar expedientes de financiamiento con todas las informaciones requeridas y con suficiente y adecuada documentacin para ser presentada al Comit de Crdito. 15. Ejecutar la poltica financiamiento de los Almacenes Generales de Depsito, en armona con las disposiciones de las Entidades Rectoras, as como mantenerse actualizado respecto al desarrollo de operaciones en el mbito financiero local y nacional, evaluando alternativas y proponindolas ante los niveles correspondientes. 16. Brindar atencin oportuna y apoyo tcnico al cliente, informando con veracidad y transparencia acerca de los productos y servicios que los Almacenes Generales de Depsito ofrece, buscando su fidelizacin. 17. Elaborar y sustentar la respuesta a las consultas o reclamos de los clientes en coordinacin con su Jefe Inmediato. 18. Efectuar el anlisis e interpretacin de los estados financieros presentados por los clientes y potenciales clientes del AGD, as como las proyecciones de dichos estados. 19. Verificar que el ingreso en el sistema informtico se realice bajo las condiciones establecidas en la resolucin del Comit de Financiamiento. 20. Comunicar oportunamente y explicar tcnicamente a los clientes las razones por las cuales el financiamiento no fue aprobado o las decisiones del Comit, que indiquen cambio de plazos, disminucin de montos, garantas, etc.
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21. Participar en el comit de mora para los casos de incumplimiento o los casos que pasaran para ejecucin de las garantas. 22. Asumir con responsabilidad calidad, confiabilidad y veracidad de la informacin que presenta y sustenta a travs del expediente de cliente ante el Comit designado de acuerdo con las operaciones y los niveles de aprobacin. 23. Cumplir con las normas establecidas en el Manual de Prevencin de Lavado de Activo, dentro del mbito de su competencia 24. Preparar o reportar la informacin que corresponde, cuando lo soliciten los rganos de Control. 25. Mantener y conservar en buen estado los materiales y equipos asignados para el mejor desempeo de su trabajo. 26. Mantener y conservar en buen estado los vehculos asignados para el mejor desempeo de su trabajo, en cumplimiento al Reglamento Interno sobre los mismos. 27. Mantenerse informado acerca de las caractersticas de los productos y servicios que brinda y ofrece el AGD con la finalidad de difundirlos al pblico en general. 28. Programar visitas a aquellos clientes que estn terminando de cancelar su financiamiento o estn concluyendo su operacin para ofrecerles nuevas operaciones. 29. Colaborar con los colegas nuevos, que se encuentren en etapa de entrenamiento. 30. Conocer el sistema de incentivos variable con el cual ser remunerado y, que al mismo tiempo servir para la evaluacin de su gestin. 31. Cumplir las dems funciones que le asigne su Jefe Inmediato o asignado mediante Documentos Normativos Internos.

4.6.2.4. Guarda Almacn


Cargo: Depende de: Funcin General Custodiar, almacenar y salvaguardar las Mercaderas depositadas por los clientes, hacer que se respeten las Leyes, Reglamentos y Procedimientos Internos de la empresa. Efectuar el control, recepcin y entrega de Mercadera en la bodega asignada y es responsable de su cuidado y conservacin. Mantener el orden, seguridad y limpieza interna de la bodega, reportando cualquier irregularidad a su jefe inmediato. Emitir reportes peridicos de existencias en bodega. Responder por todo lo que suceda dentro del plantel, tiene autoridad suficiente sobre todo el personal bajo su cargo ya sea de seguridad o personal que llegue a realizar trabajos contratados. Funciones Especficas 1. Abrir y cerrar los portones de la bodega y sus candados. 2. Entregar y recibir Mercaderas de acuerdo con los documentos. 3. Llenar los comprobantes de ingreso y firmarlos.
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Gurda Almacn Supervisor de Operaciones

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4. Supervisar el orden y aseo de la bodega. 5. Velar por el buen estado y conservacin de las Mercaderas depositadas. 6. Anotar movimientos en la tarjeta de control de cardes por bono. 7. Registro en tarjetas de control fsico de Mercaderas. 8. Dirigir la descarga de la mercadera y asignar nmero a las estibas. 9. Atender instrucciones de su jefe inmediato. 10. Hacer reporte de inventario mensual. 11. Medir las reas ocupadas por las Mercaderas depositadas. 12. Presentar la requisicin de papelera a su Jefe Inmediato. 13. Emitir documentos para solicitud de depsito y bonos de prenda. 14. Atender la recepcin de embarque en tiempo extraordinario. 15. Entrenar a los empleados nuevos en puestos similares. 16. Reportar daos a las Mercaderas, instalaciones o equipos. 17. Organizar el Sistema de Archivos de los Almacenes Generales de Depsito; as como controlar el ingreso y salida de documentos.

4.6.2.5. Operarios de Equipos de Bodega


Cargo: Depende de: Funcin General Prestar a los clientes un servicio gil en el almacenamiento de sus productos, utilizando el equipo adecuado por personal especializado manteniendo as la calidad de las mercaderas depositadas en las bodegas. Funciones Especficas 1. Atender las necesidades de equipo en bodega como ser montacargas, mulita de patio, banda transportadora. 2. Mantener en buenas condiciones de uso y limpieza el equipo a su cargo. 3. Revisar y reportar las necesidades de lubricantes para el funcionamiento del equipo. 4. Facilitar y movilizar o guardar las paletas de madera para armado de estibas. 5. Cargar y descargar Mercaderas con montacargas segn movimientos de bodega. 6. Movilizar con mulita de patio los contenedores para descarga en bodega. 7. Llenar los comprobantes de uso de equipo y firmarlos. 8. Colocar bandas transportadoras para el armado de estibas. 9. Movilizar Mercaderas para preparar espacios en bodega. 10. Hacer reporte de mensual por uso de equipo. 11. Atender las necesidades de equipo en tiempo extra o durante embarques.
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Operarios de Equipos de Bodega Guarda Almacn

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12. Presentar la requisicin de papelera a su jefe inmediato. 13. Revisin de niveles de lubricantes del motor y llenado de combustible. 14. Atender la recepcin de embarque en tiempo extraordinario. 15. Entrenar a los empleados nuevos en puestos similares. 16. Reportar daos a las Mercaderas, instalaciones o equipos.

4.6.2.6. Encargado de Mantenimiento Operativo


Cargo: Depende de: Funcin General Mantener en buen estado las instalaciones del almacn, as como el equipo utilizado en las diferentes operaciones diarias. Funcin Especfica 1. Atiende el programa de revisin, mantenimiento y reparacin de instalaciones, equipo y vehculos, en la oficina principal y sucursales. 2. Revisar el buen funcionamiento de portones, bandas transportadoras, montacargas y mulita. 3. Efectuar revisiones y reparaciones al equipo de montacargas de acuerdo con el manual. 4. Supervisar el trabajo asignado a su asistente. 5. Velar por el buen estado y conservacin de las herramientas a su cargo. 6. Registro del consumo de combustible y lubricantes. 7. Efectuar la cotizacin y compra de repuestos. 8. Atender instrucciones de su jefe inmediato. 9. Hacer reporte de inventario de herramientas y repuestos. 10. Inspeccionar instalaciones y equipo en sucursal, Puerto. 11. Presentar la requisicin de papelera a su Jefe Inmediato. 12. Revisar el cumplimiento del programa de mantenimiento trimestralmente. 13. Atender la recepcin de embarque en tiempo extraordinario. 14. Entrenar a los empleados nuevos en puestos similares. 15. Reportar daos a las Mercaderas, instalaciones o equipos. Accesorios Bsicos del Puesto A Materiales 1. Herramientas en general 2. Filtros de todo tipo 3. Marcador, bolgrafo y lpiz
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Encargado de Mantenimiento Operativo Supervisor de Operaciones

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4. Cinta mtrica 5. Grapadora 6. Repuestos en general B Papelera y Talonarios 1. Libreta de apuntes 2. Talonario para memorandos 3. Libros manuales de usuario del equipo 4. Tarjetas de cardes para stock de repuestos C Mobiliario y Equipo 1. Vehculo automotor 2. Armario y estantes para herramientas y repuestos 3. Equipo de soldadura autgena y elctrica 4. Compresor de aire 5. Equipo de proteccin personal

4.6.2.7. Asistente de Mantenimiento Operativo


Cargo: Depende de: Funcin General Mantener en buen estado las instalaciones del almacn as como el equipo utilizado en las diferentes operaciones diarias. Funciones Especficas 1. Revisar el buen funcionamiento de portones, bandas transportadoras, montacargas y mulita. 2. Efectuar revisiones y reparaciones al equipo de montacargas de acuerdo con el manual. 3. Velar por el buen estado y conservacin de las herramientas a su cargo. 4. Registro del consumo de combustible y lubricantes. 5. Efectuar la cotizacin y compra de repuestos. 6. Atender instrucciones de su jefe inmediato. 7. Hacer reporte de inventario de herramientas y repuestos. 8. Inspeccionar instalaciones y equipo en sucursal o puerto. 9. Presentar la requisicin de papelera a su jefe inmediato. 10. Atender la recepcin de embarque en tiempo extraordinario. 11. Entrenar a los empleados nuevos en puestos similares. 12. Reportar daos a las Mercaderas, instalaciones o equipos. Accesorios Bsicos del Puesto
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Asistente de Mantenimiento Operativo Encargado de Mantenimiento Operaciones

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A Materiales 1. Herramientas en general 2. Filtros de todo tipo 3. Marcador, bolgrafo y lpiz 4. Cinta mtrica 5. Grapadora 6. Repuestos en general B Papelera y Talonarios 1. Libreta de apuntes 2. Talonario para memorandos 3. Libros manuales de usuario del equipo 4. Tarjetas de cardes para stock de repuestos C Mobiliario y Equipo 1. Vehculo automotor 2. Armario y estantes para herramientas y repuestos 3. Equipo de soldadura autgena y elctrica 4. Compresor de aire 5. Equipo de proteccin personal

4.6.2.8. Cobranzas
Cargo: Ubicacin: Jefe/puesto al que reporta: Coordinacin Funcional: Personal a su cargo: Objetivo del Puesto El objetivo del puesto es trabajar coordinadamente con el rea de Operaciones, a fin de que los clientes con operaciones en mora regularicen su situacin. Participarn de los Comits de Morosidad, a fin de compartir la experiencia de los casos que se hayan presentado, tambin para coordinar y controlar los trabajos de seguimiento realizados. Realizarn el registro, control, seguimiento y recuperacin de las operaciones que se encuentran en situacin de cobranza difcil. Funciones Especficas Encargado de Cobranzas Oficina Principal. Jefatura de Operaciones. Supervisor de Operaciones. Administrador de Agencia Ninguno

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1. Realizar labores de reclamo de pago y cobranza a clientes que se encuentran con operaciones con mora crtica y en cobranza prejudicial o judicial. A los efectos realizar visitas de reclamo al domicilio comercial y/o particular del cliente. 2. Planificar las visitas de reclamo o cobranza, en coordinacin con el Jefe de Operaciones / Administrador de Agencia. 3. Revisar junto con el personal del rea los listados diarios de morosidad y de vencimiento de pago de las operaciones y organizar el trabajo para gestionar la regularizacin de los mismos. 4. Coordinar la emisin y remisin de cartas de notificacin a clientes con operaciones en mora, para lo cual deber coordinar con el Jefe de Operaciones. 5. Registrar los gastos en el sistema informtico. 6. Revisar los planes de seguimiento de operaciones en mora, especialmente a las operaciones renegociadas y los que tienen compromiso de regularizacin y verificar su cumplimiento. 7. Recibir los expedientes de las operaciones que pasan a cobranza prejudicial o judicial y realizar la entrega de dichos expedientes al Asesor Legal. 8. Velar por la documentacin de seguimiento de mora en cada expediente de operaciones con mora, en cobranza prejudicial o judicial y velar por su archivo y custodia. 9. Colaborar con el Asesor Legal en el seguimiento de las operaciones que se encuentran en proceso judicial, observando el avance procesal de las causas iniciadas a los clientes. 10. Llevar un control sobre las operaciones vencidas e iniciar las acciones pertinentes para la recuperacin oportuna de las operaciones, informando a la Jefatura de Operaciones y a la Gerencia General sobre las propuestas de pago de las operaciones para su pronunciamiento, y definicin de soluciones a los problemas de incumplimiento. 11. Preparar para la Jefatura de Operaciones informes sobre el control peridico de la morosidad. 12. Preparar estadsticas, informes mensuales de los controles efectuados a su cargo, sobre la morosidad general de las operaciones. 13. Llevar control de los pagos a cuenta, realizados por clientes con mora de difcil recuperacin. 14. Dejar constancia de los compromisos de pagos y de los resultados de las acciones adoptadas respecto a los clientes morosos. 15. Proponer alternativas de solucin, previo anlisis de cada caso. 16. Realizar otra funcin que le asigne la Jefatura de Operaciones, dentro del campo de su competencia.

4.6.3.

Agencia

4.6.3.1. Administrador de Agencia


Cargo: Depende de: Lnea de Coordinacin:
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Administrador de Agencia Gerente General Jefes de reas


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Lnea de Autoridad: Funcin Bsica

Personal de la Agencia

Conducir y supervisar las actividades administrativas y operativas de la Agencia a su cargo relacionadas con los productos y servicios que brinda el AGD. Funciones Especficas 1. Dirigir y controlar las operaciones y actividades de la agencia, as como velar por el efectivo desempeo del personal a su cargo. 2. Establecer relaciones y efectuar visitas para la captacin de nuevos clientes. 3. Atender a los clientes absolviendo sus consultas y/o reclamos. 4. Revisar y dar visto bueno a la documentacin que sustentan las operaciones del da y remitir la informacin al Departamento de Contabilidad para su registro. 5. Atender y dar conformidad a los cheques recibidos por las operaciones del AGD. 6. Remitir las estadsticas para los Gerentes y para contabilidad. 7. Verificar cierres diarios, saldos de caja dejando constancia en los documentos respectivos. 8. Mantener bajo control las claves de la bveda y cajas de seguridad. 9. Vigilar que los saldos de caja y el valor de las prendas dejadas en garanta se encuentren en plena cobertura por la pliza de seguro. 10. Confeccionar las estadsticas e informes respectivos para los Jefes de las reas respectivas en forma mensual y/o cuando sea requerido. 11. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones contenidas en las circulares, memorndum, directivas y/o reglamentos remitidos por el Gerente General y por los Jefes de reas. 12. Revisar y atender la correspondencia en general. 13. Informar de cualquier suceso o acontecimiento al Gerente General mediante informes escritos. 14. Proponer al Gerente general programas de promocin y publicidad. 15. Coordinar con los diversos departamentos a fin de obtener en forma oportuna la informacin necesaria, para la evaluacin del crecimiento de la Agencia y toma de medidas correctivas. 16. Conciliar los resultados de las operaciones con el Departamento de Contabilidad. 17. Mantener la Caja en nivel ptimo de efectivo, as como velar por la custodia del mismo, observando que dichos recursos se encuentren en plena cobertura con la pliza de seguros. 18. Recibir y mantener en custodia todo tipo de valores (ttulo, contratos u otros documentos) del AGD. 19. Habilitar efectivo a las diferentes secciones que lo soliciten para el funcionamiento de sus operaciones diarias. (En agencias que no cuenten con auxiliar administrativo).

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20. Efectuar arqueos y verificar los saldos de caja diarios con la finalidad de tener la suficiente liquidez para el normal desarrollo de las operaciones diarias. 21. Coordinar con el Tesorero o con el Cajero o Guardavalor sobre el manejo del disponible. 22. Llevar los libros de Caja y Bancos debidamente autorizados y mantenerlos actualizados. 23. Remitir a la Oficina Principal la situacin diaria de caja. 24. Realizar copias de seguridad con el objeto de salvaguardar la informacin. 25. Vigilar el resguardo de las instalaciones, mquinas, equipos y asegurar el funcionamiento de los mismos. 26. Mantener actualizado el inventario fsico de los bienes despreciables y no despreciables de la Agencia. 27. Implementar controles para un mejor desarrollo de las actividades. 28. Fomentar la participacin del personal en el desarrollo institucional. 29. Autorizar los gastos de caja chica de acuerdo con el Reglamento. 30. Llevar en perfecto orden los libros de control y arqueos. 31. Administrar y lograr las metas de colocaciones o de incremento de saldo neto que le asignen a su equipo. 32. Recopilar informacin sobre los diferentes productos y servicios ofertados en las reas de influencia de la agencia y desarrollar estrategias innovadoras que aseguren el liderazgo y posicionamiento de los Almacenes Generales de Depsito. 33. Dirigir al personal en el cumplimiento de los lineamientos y las metas sealadas por gerencia. 34. Distribuir, organizar y controlar diariamente el trabajo del personal a cargo, los horarios de atencin al pblico, horarios de reuniones, rapidez en la atencin a clientes o potenciales clientes y dems funciones y actividades, para el logro de los objetivos. 35. Proveer al personal a su cargo, de listados, reportes de apoyo a su trabajo, tiles y herramientas necesarias, etc. segn los requerimientos. 36. Promocionar, brindar charlas y exposiciones sobre los productos y servicios que ofrece los Almacenes Generales de Depsito. 37. Verificar que el monto y las condiciones de repago de los financiamientos, guarden una razonable relacin con la situacin econmica financiera del cliente, la naturaleza y el valor de las garantas ofrecidas, los niveles de riesgo, etc., de acuerdo con el Manual de Operaciones. 38. Vigilar los lmites de concentracin de las operaciones realizadas por su equipo. 39. Supervisar y/o velar por la correcta y veraz informacin que el personal presenta para el sustento de las operaciones. 40. Analizar los incumplimientos de los planes de operaciones, de su equipo y aplicar las medidas correctivas necesarias. 41. Elaborar un informe mensual consolidado para la Gerencia General y analizar la evolucin de las operaciones. 42. Conocer y reportar el sistema de incentivos del personal a cargo, que al mismo tiempo servir para la evaluacin de gestin y desempeo.
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43. Coordinar con la Jefatura de Administracin, la liquidacin del incentivo monetario. 44. Realizar la evolucin peridica del personal de la agencia, e informar a la Jefatura de Personal el resultado de los mismos. 45. Participar como Instructor en Programas de Capacitacin y Entrenamiento para el personal de la agencia, de acuerdo con la poltica de los AGD. 46. Instruir al personal para que puedan explicar a los clientes las polticas de las operaciones de los Almacenes Generales de Depsito. 47. Instruir al personal en cuanto a los requerimientos de documentos e informacin de los expedientes de las operaciones y resolver sus consultas al respecto. 48. Realizar otra funcin que El Gerente General o los Jefes de reas le designen. Atribuciones 1. Dirigir las operaciones de laAgencia de acuerdo con las disposiciones y normas dictadas por el Gerente General. 2. Asistir a las reuniones que convoque el Gerente General. 3. Proponer al Jefe de Administracin la rotacin de personal de acuerdo con las aptitudes y desempeo con que efecten sus funciones. 4. Velar por el cumplimiento de las Normas y Reglamento establecidos. 5. Organizar el funcionamiento interno de la Agencia, estableciendo los medios de acelerar las operaciones con el pblico y ofrecer un servicio gil y eficiente. 6. Verificar la seguridad diurna y nocturna del local. 7. Efectuar arqueos a ventanillas. 8. Llevar un control adecuado de los Documentos. 9. Hacer cumplir las normas, procedimientos y polticas. Responsabilidades 1. Mantener en armona al personal haciendo cumplir las Polticas y Normas establecidas. 2. Mantener reserva de las actividades de los Almacenes Generales de Depsito. 3. Emitir informes verbales o escritos que solicite El Gerente General u otra dDependencia de los Almacenes Generales de Depsito. 4. Salvaguardar la informacin de los clientes de los Almacenes Generales de Depsito. 5. Hacer cumplir las normas, polticas y procedimientos de las operaciones efectuadas por los trabajadores y los clientes. 6. Guardar en la bveda, debidamente ordenados e inventariados, los documentos que sustenten las operaciones. 7. Promover el desarrollo efectivo de la agencia, optimizando los recursos materiales y humanos con que cuenta. 8. Ejecutar un eficiente control de las operaciones.

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9. Realizar las evaluaciones del personal a su cargo manteniendo la imparcialidad y equidad que el caso amerita.

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ANEXOS

Anexo 1: Hoja de Actualizacin y Aprobacin Manual de Organizacin y Funciones


Elaborado Por: Aprobado Por: Sesin del: Acta N: Vigencia: Actualizacin N1: Elaborado Por: Aprobado Por: Sesin del: Acta N: Vigencia: Actualizacin N2: Elaborado Por: Aprobado Por: Sesin del: Acta N: Vigencia: Actualizacin N3: Elaborado Por: Aprobado Por: Sesin del: Acta N: Vigencia:

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Anexo 2: Glosario de Trminos


Comisin: La Comisin Nacional Bancaria y de Valores. Secretara: La Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. Cliente: En singular o plural, cualquier persona fsica o moral que utilice los servicios que prestan las Entidades o realice Operaciones con ellas. Cargo: Posicin determinada en la estructura organizacional. Se define por un conjunto de atribuciones, deberes y responsabilidades inherentes a la persona que ocupa el cargo. Bienes adjudicados: Bienes que las empresas reciben en dacin en pago o adjudicacin por deudas contradas previamente. Coordinacin: Proceso de integracin de las acciones administrativas de una o varias instituciones que tiene como finalidad obtener de las distintas reas de trabajo la unidad de accin necesaria para contribuir al mejor logro de los objetivos, as como armonizar la actuacin de las partes en tiempo, espacio, uso de recursos y produccin de bienes y servicios para lograr en forma conjunta las metas establecidas. Cultura Organizacional: Modo de vida, sistema de creencias y valores, forma aceptada de interaccin y de relaciones tpicas en la entidad. Control: La capacidad de una persona o grupo de personas para imponer, directa o indirectamente, decisiones en las asambleas generales de accionistas de socios u rganos equivalentes; nombrar o destituir a la mayora de los consejeros, administradores o sus equivalentes de una persona moral; el mantener la titularidad de derechos que permitan, directa o indirectamente, ejercer el voto respecto de ms del cincuenta por ciento del capital social de una persona moral; dirigir, directa o indirectamente, la administracin, la estrategia o las principales polticas de una persona moral, ya sea a travs de la propiedad de valores, por contrato o por cualquier otro acto jurdico. Tarea: Fraccin de trabajo que debe ser ejecutado para la realizacin de una accin concreta. Actividad: Conjunto de tareas que realizan en una entidad o seccin de la misma. La actividad est constituida por varias acciones practicadas por ms de una persona, con un resultado preferentemente caracterizable. Logotipo: Marca o distintivo que caracteriza e identifica a una empresa u organizacin, utilizado como un elemento para la comunicacin con el pblico. Supervisin: Nivel especfico de direccin de una estructura organizacional. Gua y direccin proporcionada a una o ms personas para realizar un trabajo determinado. Controlar: Vigilar, examinar o inspeccionar la ejecucin de algn trabajo, comparando los resultados obtenidos con los previstos. Comunicar: Transmitir informaciones o instrucciones a los distintos miembros y niveles de la organizacin.

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