ADMINISTRACIN DE OPERACIONES

NDICE 1. Resumen 2. Introduccin 3. La administracin de operaciones como funcin 4. Diferencias entre manufacturas y servicios 5. Administracin estratgica de operaciones 6. Administracin de la productividad 7. Capacidad, Localizacin y Distribucin Fsica 8. Decisiones de operacin 9. Administracin de procesos 10. Calidad 11. Herramientas de mejoramiento 12. Conclusin 13. Fuentes bibliogrficas

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RESMEN La administracin de operaciones se ocupa de la produccin de bienes y servicios que la gente compra y usa todos los das. Es la funcin que permite a las organizaciones alcanzar sus metas mediante la eficiente adquisicin y utilizacin de recursos. Toda organizacin, ya sea pblica o privada, de manufacturas o servicios, cuenta con una funcin de operaciones. La administracin de dicha funcin es el centro focal de esta temtica. Se explorar el papel de las operaciones dentro de toda la organizacin. El presente trabajo contiene explicaciones sobre qu hacen los gerentes de operaciones, as como algunos conceptos y herramientas que ellos usan para apoyarse en sus decisiones clave de negocios al seleccionar las tcnicas y estrategias apropiadas. Los gerentes de operaciones que tienen xito pueden dar a sus compaas una ventaja competitiva, por lo cual la administracin de operaciones es uno de los temas ms emocionantes y desafiantes que el mundo moderno de los negocios ofrece.

INTRODUCCIN En cualquier sociedad industrial encontramos organizaciones, las cuales abarcan desde equipos deportivos, escuelas e iglesias hasta hospitales, instituciones jurdicas, bases militares y empresas grandes y pequeas. Estos grupos formales hacen posible que las personas produzcan una amplia gama de productos y servicios que rebasara la capacidad de cualquier individuo aislado. La administracin de operaciones es decisiva para cada tipo de organizacin, porque una organizacin slo puede alcanzar sus metas mediante la acertada direccin de personas, capital, informacin y materiales. En una poca, el trmino administracin de operaciones se refera principalmente a la produccin manufacturera. Sin embargo, la creciente importancia econmica de una amplia gama de actividades comerciales no manufactureras ampli al alcance de la administracin de operaciones como funcin. Hoy, el trmino administracin de operaciones se refiere a la direccin y el control de los procesos mediante los cuales los insumos se transforman en bienes y servicios terminados. Esta funcin es esencial para los sistemas que producen bienes y servicios en organizaciones con y sin fines de lucro. Como lo ilustra la siguiente figura, la administracin de operaciones forma parte de un sistema de produccin.

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Ambiente Externo

Participacin del consumidor o cliente

INSUMOS Trabajadores Gerente Equipo Instalaciones Materiales Servicios Tierra Energa Operaciones y procesos PRODUCTOS
1

3
5

Bienes Servicios

Informacin sobre rendimiento Fig. 1 El sistema de administracin de operaciones. Un sistema de produccin consiste en insumos, procesos, productos y flujos de informacin, que lo conectan con los clientes y el ambiente externo. Los insumos incluyen recursos humanos (trabajadores y gerentes), capital (equipo e instalaciones), materiales y servicios comprados, tierra y energa. Los crculos numerados representan las operaciones por las que deben pasar los productos o los servicios, y en los cuales se usan procesos. Un proceso es cualquier actividad o grupo de actividades mediante las cuales uno o varios insumos son transformados y adquieren un valor agregado, obtenindose as un producto para un cliente. El tipo de los procesos puede variar. En una fbrica, por ejemplo, un proceso primario puede consistir en un cambio fsico o qumico para transformar materias primas en productos. En una aerolnea el proceso sera el transporte de pasajero y equipajes de un lugar a otro. En una escuela sera la educacin de los estudiantes. Y en un hospital la curacin de pacientes enfermos o heridos. Las instalaciones varan segn el caso: un centro de mquinas, dos o ms terminales de aeropuerto, un aula y una sala de hospital. Las lneas interrumpidas de la figura representan dos tipos esenciales de insumos: participacin de clientes o consumidores e informacin sobre rendimientos obtenida de fuentes internas y externas. La participacin de ellos tiene lugar no slo cuando reciben los productos, sino tambin

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cuando toman parte activa en el proceso, como en el caso de los estudiantes que participan en una discusin en el aula. La informacin sobre rendimiento incluye informes internos acerca del servicio a clientes o la administracin de inventarios, e informacin externa procedente de investigaciones del mercado, informes del gobierno o llamadas telefnicas de proveedores. El gerente de operaciones necesita todo tipo de informacin para dirigir el sistema de produccin. Los insumos y productos varan entre las distintas industrias, por ejemplo, los insumos para las operaciones de una joyera incluyen mercanca, el edificio de la tienda, registros, el joyero y los clientes; el producto de la tienda son las ventas al cliente. Los insumos de una fbrica que produce pantalones de dril incluyen esa tela, mquinas, la planta, trabajadores, gerentes y los servicios proporcionados por consultores externos; el producto de la fbrica es la ropa. Sin embargo, el papel fundamental de los procesos es vlido para todos los sistemas de produccin. La figura anterior no slo se aplica a una empresa completa, sino tambin al trabajo de sus diferentes departamentos. Cada uno de estos recibe insumos y utiliza diversos procesos para suministrar productos a menudo servicios (que puede ser informacin) a sus clientes. Tanto las organizaciones de manufacturas como las de servicios comprenden ahora que en una organizacin todos tienen clientes: clientes intermedios y finales externos, y clientes internos en la siguiente oficina, taller o departamento que depende de los insumos que aqul produce. El enfoque centrado en el cliente es necesario en la administracin de las operaciones de toda la organizacin, independientemente de que el producto final consista en servicios o manufacturas. En nuestra calidad de administradores del maana, debemos comprender los fundamentos de las operaciones, no importa cul sea nuestra especialidad, rea de estudios actual o el rumbo futuro por el que se encaucen las profesiones, porque: 1. Aunque cada una de las partes de una organizacin tienen su propia identidad, todas estn conectadas con operaciones, y 2. Cada una de las partes, y no slo las operaciones, debe ocuparse de cuestiones de procesos, calidad, tecnologa y personal.

LA ADMINISTRACIN DE OPERACIONES COMO FUNCIN En organizaciones grandes, el departamento de operaciones o produccin, suele ser responsable de la transformacin real de los insumos en productos o servicios terminados. Sus caractersticas se sealan a continuacin en el diagrama:

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Tipos de organizaciones Manufacturas Construccin Transporte Salud Mayoristas Minoristas Banca Gobierno

Funciones Contabilidad Distribucin Ingeniera Operaciones Finanzas Recursos humanos Marketing

reas de habilidad -Mtodos cuantitativos -Comportamiento organizacional -Sistemas de informacin -Economa -Negocios Internacionales -tica y derecho en los negocios

Fig. 2. La administracin de operaciones como funcin

DIFERENCIAS ENTRE MANUFACTURAS Y SERVICIOS

Ms semejante a una organizacin manufacturera

Ms semejante a una organizacin de servicios

Producto fsico, durable La produccin se puede inventariar Poco contacto con el cliente Tiempo de respuesta largo Mercados regionales, nacionales o internacionales Instalaciones grandes Intensivo en capital Calidad fcil de medir

Producto intangible, perecedero La produccin no se puede inventariar Alto contacto con el cliente Tiempo de respuesta corto Mercados locales Instalaciones pequeas Intensivo en trabajo No es fcil de medir la calidad

Fig. 3. Conjunto de caractersticas de las operaciones manufactureras y las de servicios

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ADMINISTRACIN ESTRATGICA DE OPERACIONES Enfoque manufacturero para la estrategia Sostiene que muchas de las decisiones de produccin importantes han sido relegadas a los gerentes de los niveles inferiores. La produccin necesita administrarse descendentemente y no a la inversa. Segn Wickham Skinner, la estrategia general de la organizacin debe reflejar directamente sus capacidades y limitaciones de manufactura y debe comprender objetivos de operaciones y estrategias. Seala, por ejemplo, que la estrategia de operaciones de la organizacin debe ser nica y reflejar los intercambios inherentes de cualquier proceso de produccin. Estrategia corporativa La estrategia corporativa define el o los negocios a los cuales se dedicar la compaa, las nuevas oportunidades y amenazas que surgirn en el entorno y los objetivos de crecimiento que ser preciso alcanzar. Las opciones pueden incluir la elaboracin de productos estndar, segn pedido, o la competencia sobre la base de ventajas de costo o la buena respuesta en la entrega del producto. La estrategia corporativa marca una direccin general que sirve como referencia para la realizacin de todas las funciones de la organizacin.

ESTRATEGIA CORPORATIVA

Direcciones futuras

Prioridades competitivas

Capacidades

Estrategia de operaciones Estrategia de flujo: Flujos flexibles Flujos intermedios Flujos de lnea

Decisiones de capacidad, localizacin y distribucin fsica Decisiones de operaciones Decisiones de procesos Decisiones de calidad

Fig. 4. Conexin entre la estrategia corporativa y las decisiones clave de la gerencia de operaciones.

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Capacidades fundamentales Son los recursos y las fortalezas peculiares de una organizacin que la gerencia toma en consideracin al formular la estrategia. Reflejan el aprendizaje colectivo de la organizacin, en la forma de coordinar procesos diversos e integrar tecnologas mltiples. Figuran: 1. Fuerza de trabajo 2. Instalaciones 3. Conocimientos financieros y de mercado 4. Sistemas y tecnologa

Prioridades competitivas Una empresa consigue una ventaja gracias a su sistema de operaciones si consigue superar el rendimiento de sus competidores en una o varias de esas capacidades. Costo Calidad 1. Operaciones de bajo costo 2. Diseo de alto rendimiento 3. Calidad consistente Tiempo 4. Entrega rpida 5. Entrega a tiempo 6. Velocidad de desarrollo Flexibilidad 7. Personalizacin 8. Flexibilidad del volumen

ADMINISTRACIN DE LA PRODUCTIVIDAD
La productividad es el valor de los productos (bienes y servicios), dividido entre el valor de los recursos (salarios, costo de equipo y similares) que se han usado como insumos: Productividad = Producto Insumo Productividad de mano de obra: ndice de la produccin por persona u hora de trabajo.

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Productividad de mquinas. Productividad multifactorial: ndice de la produccin correspondiente a varios de los recursos que se utilizan en la produccin (mano de obra, materiales, gastos generales).

CAPACIDAD, LOCALIZACIN Y DISTRIBUCIN FSICA

Capacidad
Tasa de produccin mxima de una instalacin. Puede ser una estacin de trabajo o una organizacin entera. Suministrar la capacidad necesaria para satisfacer la demanda actual y futura. La organizacin perdera oportunidades de crecimiento y de ganar beneficios. La capacidad excesiva puede ser tan fatal como la capacidad insuficiente. Economas de escala Deseconomas de escala

Mediciones de la capacidad
Basadas en la salida del producto: flujo en lnea y un nmero relativamente pequeo de productos y servicios estandarizados. Basadas en los insumos: flujos flexibles, horas mquina y nmero de mquinas utilizadas.

Utilizacin: grado en que el equipo, espacio o mano de obra se emplean actualmente en porcentaje: Utilizacin = Tasa de produccin promedio x 100 Capacidad mxima Capacidad pico: mxima produccin bajo condiciones ideales. Capacidad efectiva: mxima produccin en condiciones normales. Estrategias de capacidad: Clculo del tamao de los colchones de capacidad:

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colchn de capacidad = 100 porcentaje de ut. (%) Momento oportuno y magnitud de la expansin:

Estrategia expansionista: saltos grandes e infrecuentes Estrategia de esperar y ver: saltos pequeos y frecuentes Herramientas para la planificacin de la capacidad: Modelos de fila de espera rboles de decisiones

Localizacin
Es el proceso de elegir el lugar geogrfico para realizar las operaciones de una empresa. Sopesar factores: Factor sensible a la localizacin Fuertes repercusiones sobre la capacidad de la empresa

Factores dominantes en las manufacturas: Clima laboral favorable Proximidad a los mercados Calidad de vida Proximidad a proveedores y recursos Proximidad a las instalaciones Costos aceptables de servicios pblicos, impuestos y bienes races

Mtodos para determinar la localizacin: Mtodo de carga distancia: Modelo matemtico para evaluar localizaciones en trminos de proximidad, selecciona el que minimice el total de las cargas ponderadas que entran y salen de la instalacin. Punto de equilibrio Mtodo de transporte

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Heursticos Simulacin Optimizacin

Distribucin fsica
La planificacin incluye decisiones acerca de la posicin fsica de los centros de actividad econmica dentro de una instalacin. Ejemplos: una persona, grupo de personas, ventanilla de un cajero, mquina, estacin de trabajo, departamento, escalera, anaquel, cafetera, saln de almacenamiento. Qu centros debern incluirse en la distribucin? Cunto espacio y capacidad necesita cada centro? Cmo se debe configurar el espacio de cada centro? Dnde debe localizarse cada centro?

Consideraciones de acuerdo a las prioridades competitivas: Facilitar el flujo de materiales e informacin Acrecentar la eficiencia en la utilizacin de mano de obra y equipo Brindar mayor comodidad al cliente e incrementar ventas en tiendas que venden al detalle. Reducir peligros para los trabajadores, mejorar el nimo y comunicacin.

Tipos de distribucin: Distribucin por procesos Distribucin por productos Distribucin hbrida

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DECISIONES DE OPERACIN Administracin de la cadena de suministro

Tiene el propsito de sincronizar las funciones de una empresa con las que sus proveedores, a fin de acoplar el flujo de materiales, servicios e informacin, con la demanda del cliente.

Fig. 5 Gestin de la cadena de suministro.

Fig. 6 Componentes de la cadena de suministro

Fig. 7 Actividades primarias en la cadena de suministro.

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Pronsticos
Demanda: horizontal, de tendencia, estacional, cclica y de variacin aleatoria. La demanda puede verse afectada por factores externos que estn fuera del control de la administracin. Los indicadores de cambios en los factores externos suelen ser tiles para predecir las modificaciones que se registran en la demanda de bienes y servicios. Las decisiones sobre diseo de productos, precios y publicidad son ejemplos de decisiones internas que influyen en la demanda. Se utilizan dos tipos generales de pronsticos de demanda: cualitativos (mtodos de juicio) y cuantitativos los mtodos causales y anlisis de series de tiempo.

Administracin de inventarios

El inventario se crea cuando el volumen de materiales, partes o bienes terminados que se recibe es mayor que el volumen de los mismos que se distribuyen. Tipos de inventario: De ciclo. Tamao vara segn cantidad de pedido De seguridad. Variaciones en incertidumbre De previsin. Flexibilidad de tasa de produccin En trnsito. Tiempo de entrega

Anlisis ABC (pocos significativos que representen el grueso de inversin en inventario) EOQ indica el tamao de lote que puede minimizar los costos de manejo de inventario.

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Planeacin agregada

Operaciones Capacidad de maquinaria Planes de capacidad futura - Nivel de personal

Distribucin y marketing Necesidades del cliente Pronstico de demanda Comportamiento de la competencia Contabilidad y finanzas Plan Agregado Datos sobre costos Situacin financiera de la empresa

Materiales Capacidad de proveedores, materiales y almacenamiento

Ingeniera Nuevos productos - Cambios en el diseo - Normas para las mquinas -

Recursos humanos Condiciones del mercado de mano de obra - capacitacin

Fig. 8 Estructura del plan agregado de produccin

Programacin Asignacin de recursos para un determinado periodo de tiempo, con el fin de realizar una serie especfica de tareas. Dos tipos fundamentales de programacin: fuerza de trabajo y programacin de operaciones. Identificacin de cuellos de botella Teora de restricciones (TOC) Mtodo de: tambor amortiguador cuerda

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Administracin de proyectos Para alcanzar el xito en la administracin de proyectos se requiere la coordinacin de tareas, personas, organizaciones, y otros recursos, con la finalidad de alcanzar una meta. Tres elementos importantes son: gerente del proyecto, equipo del proyecto, sistema de administracin del proyecto. Mtodos: Planificacin de red Grficas de Gantt Estimaciones probabilsticas de tiempos (optimista, probable, pesimista)

ADMINISTRACIN DE PROCESOS Seleccin de los insumos, operaciones, flujos de trabajo y mtodos que transforman los insumos en productos. Seleccin de procesos: 1. De proyecto 2. Produccin intermitente 3. Por lote o partida 4. En lnea y 5. continuos Grficas de procesos:

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Administracin de tecnologa Enlaza a I&D, ingeniera y administracin con el fin de planear, desarrollar e implementar nuevas capacidades tecnolgicas que permitan realizar las estrategias corporativas y de operaciones. Tres reas primarias de tecnologa: Tecnologa de producto Tecnologa de proceso Tecnologa de informacin

Administracin de la fuerza de trabajo Participacin del empleado esencial para mejorar la competitividad. Involucrados en: equipos para la resolucin de problemas, equipos con propsito especial, equipos autodirigidos. Facultar a colaboradores Administracin cientfica: diseo y especializacin de puestos. Normas de trabajo Medicin del trabajo: Estudio de tiempo, muestreo del trabajo, bases de datos estndar elementales y predeterminados.

CALIDAD

Calidad como filosofa de administracin TQM - insiste en tres principios: satisfaccin del cliente, involucramiento del empleado y mejoramiento continuo de la calidad. Despliegue de la funcin de calidad: QFD anlisis competitivo. Normas ISO: ISO 9000, ISO 14000

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HERRAMIENTAS DE MEJORAMIENTO: Listas de verificacin Histogramas y grficas de barras Grficas de Pareto Diagramas de dispersin Diagramas de causa y efecto

CONCLUSIN La administracin de operaciones se basa en una constante toma de decisiones y selecciones estratgicas que tienden a enfocarse sobre toda la organizacin, en cuanto a departamentos, equipos y tareas. La toma de decisiones, ya sea estratgica o tctica, es un aspecto esencial de todas las actividades administrativas, incluida la administracin de operaciones. Lo que distingue a los gerentes de operaciones son los tipos de decisiones que toman, ya sea individualmente o con otras personas. Estos tipos de decisiones pueden dividirse en cinco categoras, a cada una de las cuales le corresponde una parte distintiva: Selecciones de estrategias, procesos, calidad, capacidad, localizacin, distribucin fsica, y decisiones de operacin en general ya antes descritas en particular. Aunque las circunstancias especficas de cada situacin varan, la toma de decisiones implica generalmente los mismos pasos bsicos: (1) reconocer y definir claramente el problema, (2) recabar la informacin necesaria para analizar posibles alternativas y (3) elegir la alternativa ms atractiva y ponerla en prctica. Los administradores deben relacionar cuidadosamente sus decisiones estratgicas y tcticas para lograr la mxima eficiencia.

FUENTES BIBLIOGRFICAS: KRAJEWSKI, L.J., RITZMAN, L.P. Administracin de operaciones: estrategia y anlisis. Pearson Educacin. Mxico, 2000.

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HEIZER, J., RENDER, B. Principios de administracin de operaciones. Pearson Educacin. Mxico, 2005. GAITHER, N., FRAZIER, G. Administracin de produccin y operaciones. International Thomson. Mxico, 2000.

CATEGORA SUGERIDA: Tpico ADMINISTRACIN Subtpico Produccin y procesos

FECHA DE REALIZACIN: Octubre 2011.

RESEA DEL AUTOR Elisa Nalleli Snchez Muiz Preparacin acadmica: Licenciada en administracin de empresas por el Instituto Tecnolgico y de Estudios Superiores de Monterrey. Diplomados en: Evaluacin de proyectos de inversin, mercadotecnia, ingeniera administrativa. Estudiante de Posgrado: Maestra en Ingeniera Administrativa por el Instituto Tecnolgico de Orizaba Experiencia: Empresa: The Clorox Company Empresa: CECAF Apasco Empresa: Autobuses de Oriente (ADO)

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Actividades principales: Investigaciones en materia de comercializacin, distribucin y logstica de canales. Medio de contacto: elisa.sanchezm@gmail.com Localizacin: Orizaba, Veracruz, Mxico.