AUDITORIA ADMINISTRATIVA I. LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y SU EFECTO RETROALIMENTADOR. 1. Marco terico de la Ciencia Administrativa.

A lo largo de nuestra existencia pertenecemos a una organizacin u otra; todas las organizaciones tienen un elemento bsico y es su meta o propsito. Adems, todas las organizaciones tienen un programa o mtodo para alcanzar las metas, es decir un plan. Las organizaciones tambin deben adquirir y asignar los recursos que necesitan para alcanzar sus metas. La Administracin consiste en darle forma, de manera consciente y constante, a las organizaciones. En un mundo en donde las organizaciones estn por doquier, existen tres motivos bsicos para estudiarlas: Vivir en el presente. Contribuyen al nivel de vida presente de todas las personas del mundo. Edificar el futuro. Se perfilan hacia un futuro deseable y sirven para que las personas tambin lo hagan. Tienen repercusiones en la condicin futura del entorno natural, en la prevencin y el tratamiento de enfermedades y en la guerra. Recordar el pasado. Sirven para conectar a las personas con su pasado, las organizaciones son patrones de las relaciones humanas. La administracin en el siglo XXI. La administracin del siglo XXI considera cuatro puntos muy importantes en la mejora de la sociedad, los cuales son: 1. Las organizaciones se vuelven verdes. Una forma de encontrar la manera en que las organizaciones pueden empezar a aplicar el desarrollo sostenible a decisiones particulares es averiguar cunto les preocupa el ambiente natural a los grupos de inters que las componen. Las organizaciones pueden adoptar, cuando menos, cuatro posiciones para ser ms sensibles ante el ambiente: a) La postura legal, adoptar la postura de obedecer todas las leyes sobre el ambiente, voluntariamente y sin cometer infracciones. b) La postura del mercado, adoptar la postura con la que respondan a las preferencias ambientales de sus clientes. c) La postura de los grupos de inters, incluye responder ante muchos grupos de inters en cuanto a cuestiones ambientales se refiere. d) La postura del verde oscuro, adoptar valores ambientales que nos dicen que debemos vivir en forma ms armnica con la tierra. 2. Responsabilidad social. tica y responsabilidad social son conceptos que se refieren, fundamentalmente, a la calidad de nuestras relaciones a travs del tiempo. Andrew Carnegie (1835-1919) fundamentaba en dos principios: a) Principio de caridad, establece que las personas ms afortunadas deben ayudar a los miembros menos afortunados de la sociedad. b) Principio de custodia, doctrina bblica que dicta que las empresas y los ricos se deben considerar custodios, o cuidadores, a quienes se les ha otorgado la custodia de sus bienes para el provecho de la sociedad entera. 3. tica en las organizaciones. Se ha definido como el estudio en que nuestras acciones y decisiones afectan a los dems. Es el estudio de los derechos y obligaciones de las personas, las reglas morales que las personas aplican cuando toman decisiones y de la naturaleza de las relaciones entre personas. Los trminos bsicos del lenguaje de la tica son: a) Valores, deseos relativamente permanentes, que parecen buenos en s, como la paz o la buena voluntad. b) Derechos, otorga a la persona el espacio que necesita para actuar o emprender una accin concreta. c) Obligaciones, es el deber de dar pasos concretos, cuando una persona tiene un derecho, otra tiene una obligacin al respecto. Reglas morales, reglas de conducta que se suelen interiorizar como valores morales.

d) Relaciones humanas, existen porque unos y otros nos necesitamos para recibir apoyo y para alcanzar nuestras metas. e) El de la sociedad, se plantean interrogantes referentes a las instituciones bsicas de una sociedad. f) El de los grupos de inters, el trato que la empresa debe dar a los grupos externos que se ven afectados por sus decisiones. g) El de la poltica interna, como son las relaciones de la empresa con sus empleados. h) El del personal, como deben unas personas tratar a otras dentro de una organizacin 4. La globalizacin y la administracin. La globalizacin de la administracin es una realidad de la vida diaria. Todos los das, los peridicos estn llenos de noticias que nos recuerdan que las organizaciones han adoptado un enfoque global. Es el reconocimiento, por parte de las organizaciones, de que los negocios deben tener un enfoque global en lugar de local. El fenmeno de la globalizacin est compuesto por tres factores interrelacionados los cuales son: a) La proximidad, los gerentes estn trabajando mucho ms cerca de una mayor cantidad y variedad de clientes, competidores, proveedores y reguladores gubernamentales. Kenichi Ohmae dice que se debe suponer que todos los clientes se encuentran en puntos equidistantes. b) La ubicacin, y la integracin de las operaciones de una organizacin a travs de diversas fronteras internacionales. c) La actitud, la globalizacin habla de una nueva actitud abierta para ejercer la administracin internacionalmente. Ohmae comenta que ya no se puede hablar de ultramar. Caractersticas de la Administracin. Universalidad. Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial que en el ejrcito, en un hospital, en un evento deportivo, etc. Valor instrumental. Dado que su finalidad es eminentemente prctica, la administracin resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en s misma; mediante sta se busca obtener determinados resultados. Unidad temporal. Aunque para fines didcticos se distingan diversas fases y etapas en el proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. La administracin es un proceso dinmico en el que todas sus partes existen simultneamente. Amplitud del ejercicio. Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organizacin formal. Especificidad. Aunque la administracin se auxilie de otras ciencias y tcnicas, tiene caractersticas propias que le proporcionan su carcter especfico. es decir, no puede confundirse con otras disciplinas afines como en ocasiones ha sucedido con la contabilidad o la ingeniera industrial. Interdisciplinariedad. La administracin es afn a todas aquellas ciencias y tcnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Flexibilidad. Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administracin es inoperante. Importancia de la Administracin. Los argumentos ms relevantes que fundamentan la importancia de esta disciplina son: 1. Con la universalidad de la administracin se demuestra que sta es imprescindible par el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social aunque, lgicamente, sea ms necesaria en los grupos ms grandes. 2. Simplifica el trabajo al establecer principios, mtodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad. 3. La productividad y eficiencia de cualquier empresa estn en relacin directa con la aplicacin de una buena administracin. 4. A travs de sus principios, la administracin contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos, todo lo cual tiene mltiples connotaciones en diversas actividades del hombre.

Relaciones con diversas ciencias y tcnicas. La administracin, al ser interdisciplinaria, se fundamenta y relaciona con diversas ciencias y tcnicas. 1. Ciencias sociales. Son aquellas cuyo objetivo y mtodo no se aplican a la naturaleza sino a los fenmenos sociales. La administracin, cuyo carcter es eminentemente social, relaciona y utiliza conocimientos de ciencias sociales, tales como: a) Sociologa. Ciencia que estudia el fenmeno social, la sociedad y la dinmica de sus estructuras. Muchos de los principios administrativos fueron tomados de la sociologa y de la sociologa industrial. Otras aportaciones de esta ciencia a la administracin son: estudio sobre la estructura social de la empresa, sociogramas, etc. b) Psicologa. Estudia los fenmenos de la mente humana, sus facultades, comportamientos y operaciones. La psicologa industrial tiene por objeto el estudio del comportamiento humano en el trabajo. Aporta bases tcnicas para el establecimiento de las adecuadas relaciones humanas dentro de la empresa, en reas tales como: seleccin de personal, pruebas psicomtricas, recursos humanos, tcnicas de motivacin, incentivos, conflictos, encuestas de actitud, entrevistas de orientacin, estudios sobre ausentismo, etc. c) Derecho. Es el conjunto de ordenamientos jurdicos que rigen a la sociedad. Esta disciplina delimita la accin de la administracin de tal manera que no afecte a los derechos de terceros. La estructura organizacional de la empresa as como los principios de la administracin, deben respetar el marco legal en el que se desarrollen. d) Economa. Ciencia que estudia las leyes y relaciones que tienen los hombres en la produccin, distribucin y consumo, de los bienes y servicios. La economa aporta valiosos datos a la administracin: disponibilidad de la materia prima, situacin del mercado, mercado de trabajo, problemas de exportacin e importacin, balanza de pagos, etc. e) Antropologa. Es la ciencia cuyo objeto de estudio es el hombre, su cultura y desarrollo en sociedad. La antropologa social proporciona conocimientos profundos sobre el comportamiento humano. Los intereses de grupo: religiosos, tnicos, etc., influyen sobre la actuacin del hombre en su trabajo; de ah la necesidad de conocer estos aspectos a fin de ubicar adecuadamente al elemento humano dentro de las organizaciones. 2. Ciencias exactas. Ciencias exactas son aqullas que slo admiten hechos rigurosamente demostrables: a) Matemticas. No existe una definicin de esta ciencia, aunque es indiscutible que ha permitido grandes avances en la administracin, principalmente en las etapas de planeacin y control. sus aportaciones ms importantes se encuentran en el rea de matemticas aplicadas, especficamente en: modelos probabilsticos, simulacin, investigacin de operaciones, estadstica, etc. 3. Disciplinas tcnicas. Comprenden un cuerpo o conjunto de conocimientos que an no se han conformado como ciencia, pero que utilizan y aplican fundamentos cientficos, su carcter es ms bien prctico, que terico. a) Ingeniera industrial. Es el conjunto de conocimientos cuyo objetivo es el ptimo aprovechamiento de los recursos del rea productiva. La administracin y la ingeniera industrial estn ntimamente ligadas, se interrelacionan y se han hecho valiosas aportaciones entre s. Como se estudiar ms adelante, ambas disciplinas nacieron juntas. La diferencia entre ellas radica en que la ingeniera industrial se enfoca al rea de produccin en las empresas industriales primordialmente, y la administracin es aplicable a cualquier tipo de empresa y en todas sus reas. b) Contabilidad. Se utiliza para registrar y clasificar los movimientos financieros de una empresa, con el propsito de informar e interpretar los resultados de la misma. La contabilidad es un auxiliar en la toma de decisiones, una tcnica de control, y no debe confundirse con la administracin. c) Ergonoma. Estudia la interrelacin existente entre las mquinas, instrumentos, ambiente de trabajo y el hombre, y la incidencia de estos factores en su eficiencia. d) Ciberntica. Esta ciencia, de reciente origen, es definida como la ciencia de la informacin y del control, en el hombre y en la mquina. Tiene gran aplicacin en los procesos productivos y, consecuentemente, en el campo de la administracin, donde aporta conocimientos, sobre todo en lo que se refiere a sistemas de computacin.

 El proceso administrativo. Es el conjunto de pasos o etapas necesarias para realizar una actividad. La administracin comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el mtodo, los principios y las tcnicas de esta disciplina, correctamente. En su concepcin ms sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administracin en accin; o tambin como el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, las mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Estas fases son: Estructural o mecnica. En la que a partir de uno o ms fines se determina la mejor forma de obtenerlos; es decir, es la parte terica de la administracin en la que se establece lo que debe hacerse. Se dirige siempre hacia el futuro, y se divide en: Previsin, Planeacin y Organizacin. Operativa o dinmica. En la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuracin, es decir cmo manejar el organismo social. Se divide en Control, Direccin e Integracin. ADMINISTRACIN DINMICA
Planeacin Qu es lo que se quiere hacer? Qu se va a hacer? Organizacin Cmo se va a hacer? Direccin Verificar que se haga Control Cmo se ha hecho?

Elementos. Los elementos del proceso administrativo son: a) Planeacin. Implica que los administradores piensan con antelacin en sus metas y acciones, y acciones, y basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica, y no corazonadas, los planes presentan los objetivos de la organizacin y establecen los procedimientos idneos para alcanzarlos, adems, los planes son una gua para que: 1. La organizacin obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos. 2. Los miembros de la organizacin desempeen actividades congruentes con los objetivos y los procedimientos elegidos. 3. El avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que, cuando no sea satisfecho, se pueden tomar medidas correctivas. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de planificacin la planificacin produce una imagen de la circunstancia futuras deseables, dados los recursos disponibles, las experiencias pasadas. Los planes preparados por la alta direccin, que cargan con la responsabilidad de las organizaciones entera, pueden abarcar de entre cinco y diez aos. b) Organizacin. Es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organizacin de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organizacin. Despus de que la direccin y el formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente, para cumplir con el trabajo, ser distribuir o sealar las actividades de trabajar entre los miembros del grupo e indican la participacin de cada miembro del grupo. Esta distribucin del trabajo est guiada por la consideracin de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones fsicas disponibles. Existen una serie de principios en cualquier Organizacin que deben ser considerado como parte fundamental para garantizar el xito de la misma a continuacin representan estos principios. 1. La organizacin debe ser una expresin de los objetivos. 2. La especializacin individual, el desarrollo de funciones particulares debe ser requeridas en lo posible. 3. La coordinacin de personas, actividades y la unidad de esfuerzos, son propsito bsico de toda organizacin. 4. La mxima autoridad debe descansar en el ejecutivo el jefe ms alto con lneas claras de autoridad para cada uno dentro del grupo. 5. La definicin de cada puesto, sus diferencias, autoridad, responsabilidad y relaciones deben ser establecidos por escrito y puesta en conocimiento de todos los miembros del grupo.

6. La responsabilidad del superior. Por lo que respecta a la actuacin de sus subordinados es absoluta. 7. La autoridad debe tener una responsabilidad correspondiente. 8. Por lo que respecta a la capacidad de control, ninguna persona debe supervisar mas de cinco unidades administrativas con funciones entre si. 9. Es esencial que las distintas unidades de la organizacin se mantengan en proporcin a su autoridad y responsabilidad. 10.Toda organizacin exige una continuidad en su proceso y estudio en nuevas o aplicaciones. c) Direccin. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales, las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la direccin, la direccin llegue al fondo de la relaciones de los Gerentes con cada uno de las personas que trabajan con ellos, los gerentes dirigen tratando de convencer a los dems de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificacin y la organizacin. Los Gerentes, al establecer el ambiente adecuado, ayudar a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo. d) Control. Por ltimo, el gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la organizacin que, de hecho, la conducen hacia las metas establecidas. Esta es la funcin de control de la administracin lo cual destaca los siguientes elementos que son: Establecer estndares de desempeo. 1. Medir los resultados presentes. 2. Comparar estos resultados con las normas establecidas. 3. Tomar medidas correctivas cuando se detectan desviaciones. El Gerente gerencia a la funcin de control, puede mantener a la organizacin en el buen camino. Las organizaciones estn estableciendo, cada vez con mayor frecuencia, manera de incluir la calidad en la funcin de control un enfoque que goza de gran popularidad, es la administracin de calidad. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades del control, los administradores tienen que preocuparse por el control porque, con el tiempo, los efectos a las relaciones organizadas no siempre resultan como se planearon.

2. Concepto de sistemas. Un sistema se define como un conjunto de elementos ntimamente relacionados para un fin determinado o como un conjunto o combinacin de elementos o partes que forman un todo unitario y complejo. Clasificacin. A) Por el grado de interaccin con otros sistemas (Segn el nivel de influencia que reciben) 1. Abiertos. Son sistemas que presentan relaciones de intercambio con el ambiente, a travs de entradas y salidas; se recibe mucha influencia o insumos. 2. Cerrados. reciben poca influencia; no presentan intercambio con el ambiente que los rodea, puesto que son hermticos a cualquier influencia ambiental; as mismo, no proporcionan ningn tipo de influencia al ambiente. Por lo que podemos concluir que no existen sistemas totalmente abiertos puesto que no podran procesar nada, o totalmente cerrados ya que no seran sistemas. B) Por su composicin material y objetiva. 1. Abstractos. Son aquellos donde sus elementos son conceptos, planes, hiptesis e ideas (idiomas, sistemas filosficos y numricos). 2. Concretos. Son aquellos en donde por lo menos dos de sus elementos son objetos. C) Por su capacidad de respuesta 1. Pasivos. Son aquellos que por si solos no pueden responder al estmulo de otros sistemas, necesitan de un sistema activo para funcionar. Sistemas abstractos como el lenguaje, las matemticas, o cultura son algunos ejemplos de los sistemas pasivos; puesto que por si solos son cerrados, es decir necesitan del ser humano (activo) para poder funcionar. 2. Activos. Son aquellos que responden por s solos frente a otros sistemas. Un sistema numrico solo tiene funcin cuando se relaciona con un sistema activo como el ser humano, que sera el que estimulara al sistema para su funcionamiento. 3. Reactivos. Son aquellos que funcionan en respuesta al estmulo de otro, es decir, necesitan de otros sistemas para responder o funcionar. D) Por su movilidad interna 1. Esttico. Es aquel sistema que permanece en un mismo estado, es decir, sin movimiento alguno, por lo que necesitar de un sistema dinmico que estimule su funcionamiento, convirtindolo en un sistema reactivo. 2. Dinmico. Son aquellos sistemas que poseen movilidad interna propia. De hecho todo sistema es dinmico hasta cierto punto. Este dinamismo interno produce un efecto de caos en su proceso conocido como entropa (tendencia de un sistema a agotarse a medida que utiliza la energa de los sistemas o de los insumos, desorden generalizado en un sistema). 3. Homeosttico. Es aquel que siempre esta en equilibrio, acta solo, se auto corrige, y autorregula; como es el caso de un termostato del calentador de agua, el cual se enciende solo al faltar calor y se apaga automticamente cuando el calor es suficiente. E) Por la predeterminacin de su funcionamiento. 1. Determinsticos. Se caracterizan por que su funcionamiento puede predecirse con toda certeza, como por ejemplo el sistema solar. F) Por su grado de dependencia 1. Dependientes: Son aquellos cuyo funcionamiento depende totalmente de otros y su medio ambiente, por ejemplo el cuerpo humano es un sistema dependiente porque necesita de las piernas para caminar. 2. Independientes. Estn regidos por ellos mismos y pueden modificarse porque tienen libertad para decidir, esto supone un grado de evolucin. Ejemplo: el aire 3. Interdependientes. Son aquellos que dependen unos de otros; ste es el caso de los sistemas sociales, aunque en ocasiones impera uno sobre otro. Tipos de sistemas. En cuanto a su constitucin, pueden ser fsicos o abstractos: - Sistemas fsicos o concretos; compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware. - Sistemas abstractos; compuestos por conceptos, planes, hiptesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.

En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos: - Sistemas cerrados; no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son hermticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningn recursos externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinstico y programado y que opera con muy pequeo intercambio de energa y materia con el ambiente. Se aplica el trmino a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rgida produciendo una salida invariable, como las mquinas. - Sistemas abiertos; presentan intercambio con el ambiente, a travs de entradas y salidas. Intercambian energa y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es ptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximndose a una operacin adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organizacin. Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, cumplen con el segundo principio de la termodinmica que dice que "una cierta cantidad llamada entropa, tiende a aumentar al mximo". Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza fsica en direccin a un estado de mximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropa y pueden desarrollarse en direccin a un estado de creciente orden y organizacin (entropa negativa). Los sistemas abiertos restauran su propia energa y reparan prdidas en su propia organizacin. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organizacin y de la sociedad. Caractersticas de los sistemas. A. Estabilidad. Cualidad por medio de la cual el sistema permanece en funcionamiento eficaz, frente a las acciones de los factores externos. B. Adaptabilidad. Es la cualidad mediante la cual el sistema es capaz de evolucionar dinmicamente con arreglo a su entorno de manera que atraviesa diferentes estados en los que conserva su eficacia y orientacin al objetivo. Habilidad de un sistema para mantener su estructura y funcin particular, cuando se enfrenta a cambios en el medio. C. Eficiencia. Es la cualidad por la cual el sistema atiende a su objetivo ahorrando recursos, poniendo en juego procesos que le permiten ser adaptables y equilibrados. Dentro de la empresa el criterio de rentabilidad se manifiesta en la eficiencia de los sistemas que pone en juego el desarrollo de su actividad. Para otros autores las caractersticas de los sistemas son los siguientes: - Propsito u objetivo; todo sistema tiene uno o algunos propsitos. Los elementos (u objetos), como tambin las relaciones, definen una distribucin que trata siempre de alcanzar un objetivo. - Globalismo o totalidad; un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producir cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relacin de causa / efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenmenos: entropa y homeostasia. - Entropa; es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estndares y un aumento de la aleatoriedad. La entropa aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la informacin, disminuye la entropa, pues la informacin es la base de la configuracin y del orden. De aqu nace la negentropa, o sea, la informacin como medio o instrumento de ordenacin del sistema. - Homeostasis o estado firme; es el equilibrio dinmico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno. Una organizacin podr ser entendida como un sistema o subsistema o un sper sistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aqul representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realizacin de un objetivo, dado un cierto nmero de restricciones. Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del sistema, afectar a las dems. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonoma.

Principios de los sistemas. Los sistemas tienen los fundamentos de su actuacin en unos principios, cuya permanencia debe ser buscada a fin de mantenerlos en condiciones de eficacia. A. Subsidiariedad. Ningn sistema es completo en s mismo. Todo sistema es un subsidiario, en su delimitacin, de otros sistemas en virtud, de los cuales acta y forma su entorno. (Es decir que se da en socorro de uno, accin que suple a otra principal). B. Interaccin. Todos los sistemas que forman la empresa estn mutuamente relacionados en su comportamiento, de manera que las acciones desarrolladas en uno afectan a los dems. C. Determinismo. Todo fenmeno de conjunto que acte en o a travs de los sistemas, es resultado de causas definidas y constatables. Es decir, conocer las causas de los resultados es fundamental para corregir e influir en los objetivos. D. Equifinalidad. El sistema debe estar diseado de tal forma que pueda alcanzar un mismo objetivo a travs de acciones y medios entre s. Para otros autores los principios en que se sustenta la teora de sistemas son: 1. Los sistemas existen dentro de otros sistemas. 2. Los sistemas son abiertos. 3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura. Las organizaciones como sistemas. Una organizacin es un sistema socio-tcnico incluido en otro ms amplio que es la sociedad con la que interacta influyndose mutuamente. Tambin puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes. Subsistemas que forman la Empresa: a) Subsistema psicosocial; est compuesto por individuos y grupos en interaccin. Dicho subsistema est formado por la conducta individual y la motivacin, las relaciones del status y del papel, dinmica de grupos y los sistemas de influencia. b) Subsistema tcnico; se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las tcnicas usadas para la transformacin de insumos en productos. c) Subsistema administrativo; relaciona a la organizacin con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integracin, estrategia y operacin, mediante el diseo de la estructura y el establecimiento de los procesos de control. El sistema de Control. Concepto: Un sistema de control estudia la conducta del sistema con el fin de regularla de un modo conveniente para su supervivencia. Una de sus caractersticas es que sus elementos deben ser lo suficientemente sensitivos y rpidos como para satisfacer los requisitos para cada funcin del control. Elementos bsicos: a) Una variable; que es el elemento que se desea controlar. b) Los mecanismos sensores que son sencillos para medir las variaciones a los cambios de la variable. c) Los medios motores a travs de los cuales se pueden desarrollar las acciones correctivas. d) Fuente de energa, que entrega la energa necesaria para cualquier tipo de actividad. e) La retroalimentacin que a travs de la comunicacin del estado de la variable por los censores, se logra realizar las acciones correctivas. Mtodo de control. Es una alternativa para reducir la cantidad de informacin recibida por quienes toman decisiones, sin dejar de aumentar su contenido informativo. Las tres formas bsicas de implementar el mtodo de control son: 1. Reporte de variacin; esta forma de variacin requiere que los datos que representan los hechos reales sean comparados con otros que representan los hechos planeados, con el fin de determinar la diferencia. La variacin se controla luego con el valor de control, para determinar si el hecho se debe o no informar. El resultado del procedimiento, es que nicamente se informa a quin toma las decisiones acerca de los eventos o actividades que se apartan de modo significativo que los planes, para que tomen las medidas necesarias. 2. Decisiones Programadas; otra aplicacin de sistema de control implica el desarrollo y la implantacin de decisiones programadas. Una parte apreciable de las decisiones de carcter tcnico

y una parte pequea de las decisiones tcticas abarcan decisiones repetitivas y rutinarias. Diseando el sistema de informacin de manera que ejecute esas decisiones de rutina, el analista proporciona a los administradores ms tiempo para dedicarse a otras decisiones menos estructuradas. Si se procura que el sistema vigile las rdenes pendientes y se programa las decisiones de cules pedidos necesitan mayor atencin, se lograr un significativo ahorro de tiempo y esfuerzo. 1. Notificacin automtica; en este caso, el sistema como tal, no toma decisiones pero como vigila el flujo general de informacin puede proporcionar datos, cuando sea preciso y en el momento determinado. Las notificaciones automticas se hacen en algunos criterios predeterminados, pero slo quienes toman las decisiones deben decir si es necesario o no emprender alguna accin. El Sistema de Control en las Organizaciones. El control es uno de los cinco subsistemas corporativos (organizacin, planificacin, coordinacin y direccin son los restantes) los cuales son muy difciles de separar con respecto al de control. De ello se desprende todo el proceso administrativo, debe considerarse como un movimiento circular, en el cual todos los subsistemas estn ligados intrincadamente, la relacin entre la planificacin y el control es muy estrecha ya que el directivo fija el objetivo y adems normas, ante las cuales se contrastan y evalan acciones. Es necesario ver al control para determinar si las asignaciones y las relaciones en la organizacin estn siendo cumplimentadas tal como se las haba previsto. Importancia. El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeo de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organizacin se estn realizando. De aqu puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es slo a travs de esta funcin que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores. Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir slo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsin. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y por qu los estndares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado. Adems siendo el control la ltima de las funciones del proceso administrativo, ste cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentacin respecto a desviaciones significativas contra el desempeo planeado. La retroalimentacin de informacin pertinente a partir de la funcin de control puede afectar el proceso de planeacin. Principios. El control tiene los siguientes principios: 1. Equilibrio. A cada grupo o delegacin conferida debe proporcionrsele el grado de control correspondiente. 2. De los objetivos. Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, el control es un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. 3. De la oportunidad. El control para que sea eficaz, necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipacin. 4. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, para poder tomar las medidas necesarias y evitarlas en el futuro. 5. Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que ste reporte. 6. De excepcin. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas a fin de reducir costos y tiempo. 7. De la funcin controlada. La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controlada, ya que pierde efectividad el control. Una persona o la funcin que realiza el control no deben estar involucradas con la actividad a controlar.

Clases. Existen 3 clases de control, los cuales son: 1. Control preliminar. Este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado. Son deseables debido a que permiten a la administracin evitar problemas en lugar de tener que corregirlos despus, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e informacin oportuna y precisa que suele ser difcil de desarrollar. Por ejemplo, un gerente de ventas de una determinada tienda puede tener la poltica de que todo cambio en el precio, respecto a los precios publicados, debe ser autorizados por escrito por el gerente, es decir, a ningn vendedor de campo se le permite que altere algn precio. Con esto se puede observar que el gerente de ventas lleva un control en su departamento a travs de las polticas existentes, cuyos empleados deben cumplir para un mayor funcionamiento del mismo. 2. Control concurrente. Este tipo de control tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades segn ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan ser realizado en el tiempo especfico y bajo las condiciones requeridas. La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisin directa. Cuando un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera directa, el administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y corregir los problemas que puedan presentarse. Por ejemplo, la mayor parte de las computadoras estn programadas para ofrecer a los operadores respuestas inmediatas si se presenta algn error. Si se introduce un comando equivocado, los controles del programa rechazan el comando y todava as pueden indicarle por qu es el error. 3. Control de retroalimentacin. Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estndar aceptable. El control de retroalimentacin implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se est controlando de manera que puedan hacerse correcciones. El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la informacin el dao ya est hecho, es decir, se realiza despus de la accin. Por ejemplo, se tiene una empresa que tiene 3 sucursales distribuidas por todo el pas: Sucursal A, Sucursal B y Sucursal C. El gerente general ha detectado que la sucursal A tiene serios problemas financieros, mientras que sus otras dos sucursales estn funcionando correctamente. Es aqu cuando el gerente debe decidir si esta informacin es causa suficiente para cerrar dicha sucursal o deber cambiar las estrategias que han venido implementando.

3. Naturaleza de la Auditora.

Concepto. La auditora es una revisin cuidadosa, sistemtica e independiente de las actividades desarrolladas en una empresa o industria en particular, cuyo objetivo es determinar si se ajusta a los planes previstos, y/o pre-establecidos, si se aplican eficazmente y son adecuados para alcanzar los objetivos. Las auditoras pueden ser clasificadas en mltiples ramas: los sistemas de auditora, auditora, recursos humanos, auditora de calidad, auditora de estados financieros, auditora legal, contabilidad, etc. El profesional de auditora de los estados financieros o contable est certificado y debe cumplir estrictas normas profesionales.
Antecedente histrico. En el ao 1800 los investigadores James Watt y Mathenw Bolton, desarrollaron la propuesta especfica de utilizar la auditora como mecanismo de evaluacin para medir procedimientos de operacin. Khandwala empieza manejando el trmino de auditora pero los que verdaderamente realizaron valiosas contribuciones a la eficiencia operativa, al uso de los organigramas y al estudio de la administracin fueron Charles Babbage en 1832, Daniel McCallum en 1856 y Henry Metcalfe en 1886. Un comn denominador de estos tericos, es que forman parte de la corriente denominada Administracin Sistemtica, cuyo principal enfoque se centra en el diseo de procedimientos y pr ocesos para lograr una buena coordinacin operativa, en el manejo adecuado del personal e inventarios, y un estricto control organizacional. En 1933 Lyndall Urwick menciona la importancia de los controles para estimular la productividad de las empresas. Y con el nacimiento del Proceso Administrativo la auditora adquiere una relevancia singular para realizar estudios de la funciones de una empresa. En el ao 1935 James McKinsey sent las bases en lo que llam Auditora Administrativa; la cual consista en una evaluacin de la empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable. 1949 es declarada que la auditora administrativa es la ms comprensiva y poderosa de estas tcnicas buscadoras de problemas, porque busca, en una forma general, descubrir y corregir errores de administracin. En 1953, George Ferry menciona la necesidad de evaluar a una organizacin a travs de la auditora y para esto seala cuatro procedimientos. Apreciacin de conjunto. Anlisis de la estructura para determinar si cumple con las condiciones de eficacia requeridas. Apreciacin informal. Efectuar preguntas para descubrir posibilidades de mejoramiento. Apreciacin por comparacin. Comparar la estructura orgnica de la empresa con las de otras similares o competidoras. Enfoque ideal. Imaginar una estructura ideal, y compararla con la estructura bajo revisin, anotando las mejoras que pueden hacerse. Posteriormente, en 1955, Harol Kootz y Ciryl ODonnell proponen la auto auditora: una tcnica de control del desempeo total que estara destinada a evaluar la posicin de la empresa para determinar dnde se encuentra, hacia dnde va con los programas presentes, cules deberan ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos. William P. Leonard presenta una contribucin con el nombre de auditora administrativa y desarrolla los elementos bsicos para la comprensin y aplicacin a esta tcnica en el manual of excellence Managements, en l propone un mtodo para auditar empresas con y sin fines de lucro; este mtodo considera la funcin, la estructura el crecimiento, las polticas financieras, la eficiencia operativa y la evaluacin administrativa. Por otro lado, en 1961, Rose integra una nueva propuesta para el empleo de la auditora administrativa en las organizaciones, poco despus William P. Leonard incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecucin de la auditora administrativa. En 1964 se contempla la necesidad de que las empresas consideren que sus elementos tienden al desarrollo como consecuencia de su evolucin y transformacin, lo que las obliga a tener un adecuado control de sus acciones. En el ao 1968 se produce tres nuevas aportaciones. La primera se visualiza la auditora como unos elementos de peso en la evaluacin de la funcin de responsabilidad social de la empresa; en segundo lugar, se destaca los aspectos fundamentales de la auditora administrativa, tanto en su contenido, programas e instrumentos, as como el papel que juegan los auditores responsables de su ejecucin. Y en el tercer aporte, se da importancia a la elaboracin de informe, cmo debe de prepararse y qu beneficios puede traer a una empresa su correcta observancia. En 1974, cesar Gonzlez Alcntara retoma la importancia de la funcin de control como etapa final del proceso administrativo, adems de definir el contenido estructural, funcional y humano de una contralora.

En julio de 1977, se difunde un trabajo presentado en el Congreso Nacional de Licenciados en Administracin, rene normas de auditora administrativa, las caractersticas del servicio de un auditor interno e independiente, el alcance en una empresa con base en la consideracin de sus funciones y su aplicacin en la empresa privada y sector pblico. En 1987 y en 1983 se aborda el concepto de auditora operacional, la metodologa para utilizarla, la evaluacin de sistemas, el enfoque y la implantacin y seguimiento de sugerencias. Tambin se define los fundamentos de la auditora administrativa: administracin de actividades, tratamiento de reas operacionales, relaciones especiales y evaluacin de una auditora interna. Para 1989, Joaqun Rodrguez Valencia analiza los aspectos terico-prcticos de la auditora administrativa, las diferencias con otra clase de auditoras, los enfoques ms representativos, incluyendo su propuesta y el procedimiento para realizarlo. En 1994, Jack Fleiman incorpora conceptos fundamentales de evaluacin en un enfoque profundo; muestra las fases y metodologa para su aplicacin, la forma de disear y emplear cuestionarios y cdulas, y el uso de casos prcticos para ejemplificar una aplicacin especifica. Tipos de Auditora. En el siguiente cuadro se esquematiza los diferentes tipos de auditora que se pueden aplicar a una empresa, en el cual se muestra las diferencias ms representativas entre las diferentes auditoras, a continuacin:
Concepto Naturaleza Auditora Administrativa Tcnica de control administrativo Evaluar y mejorar la administracin La eficiencia y la efectividad del proceso administrativo La ciencia administrativa, el estado del arte y normatividad de la empresa Eclctica, apoyada en el mtodo cientfico A la empresa y sus funciones bsicas Objetiva/ Subjetiva Interpretativos Actualmente slo interna Hacia las causas Hacia el futuro Limitado Espordica Medio siglo Profesionales de contabilidad y/o de administracin Amplio Auditora Contable Tcnica de control administrativo Dictaminar los estados financieros Auditora Interna Tcnica de control administrativo Controlar el control interno Auditora Operacional Tcnica de control administrativo Promover la eficiencia de las operaciones La eficiencia de las operaciones (procedimientos) El proceso administrativo, el estado del arte y normatividad de la empresa Tcnicas y procedimientos predeterminados apoyados por el mtodo cientfico A las funciones de la empresa Objetiva/ Subjetiva Interpretativos Interna Analiza Operacionesprocedimientos Hacia el futuro Limitado Espordica Medio siglo Profesionales de contabilidad y/o de administracin Amplio Auditora Social Tcnica de control administrativo Evaluar el impacto social de la empresa La efectividad de los programas y polticas sociales Las leyes, la opinin y la poltica social de la empresa Contabilidad social apoyada en las ciencias sociales y econmicas A la empresa Auditora Integral Sistema de evaluacin y control Evaluar y mejorar la empresa Las FODA de la empresa La ciencia administrativa y otras disciplinas, el estado del arte y la normatividad

Propsito

Alcance

El sistema contable

La efectividad del control interno

Fundamento

Los principios de contabilidad y las normas de la auditora

El estado del arte y la normatividad de la empresa

Metodologa

Tcnicas y procedimientos predeterminados

Tcnicas y procedimientos predeterminados y otros A las Sub funciones de la empresa Objetiva Precisos Interna Analiza operacionesprocedimientos Hacia el presente Generalizado Anua Mas de un siglo Profesionales de contabilidad Relativamente amplio

Eclctica

Aplicacin

A los estados financieros Objetiva Precisos Interna y externa Hacia los resultados Hacia el pasado Generalizado Anua Mas de un siglo Contadores pblicos Muy conciso

A la empresa Objetiva/ Subjetiva Interpretativos Actualmente slo interna Anlisis Integral Hacia el futuro Limitado Espordica Muy reciente Equipo Multidisciplinario de expertos Muy amplio

Evaluacin Resultados Aceptacin

Cuantitativa Cuantificados Interna y a veces externa Analiza efectos Hacia el presente Limitado Anua Reciente Contadores especializados Conciso

Orientacin Proyeccin Uso Regularidad Antigedad

Realizacin

Informe

El cuadro anterior hace nfasis en los puntos ms representativos de cada una de las auditorias entre los que destacan el alcance, su metodologa, su aplicacin y resultados. Concepto de Auditora Administrativa. Podemos definir a la auditora administrativa como el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora. Segn Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como: Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales. Mientras que Fernndez Arena J.A sostiene que: Es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a su estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin. Podemos decir tambin que Es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizado por una persona independiente y competente acerca de la informacin cuantificable de una entidad econmica especifica, con el propsito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la informacin cuantificable y los criterios establecidos . El aspecto distintivo de estos diversos usos del trmino, es que cada caso de auditoria se realiza segn el sentido que tiene sta para la direccin superior. Necesidades de la auditora administrativa. En las dos ltimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la informacin, en la presente dcada parece ser muy probable que habr una gran demanda de informacin respecto al desempeo de los organismos sociales. La auditoria tradicional (financiera) se ha preocupado histricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia; y, sobre todo, se ha dedicado al control financiero. Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz de realizar el examen y evaluacin de: La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditora administrativa funcional). La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (auditora analtica). Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores externos e internos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma. Tipos de Auditora Administrativa. Los tipos de auditora administrativa pueden ser totales o parcializados o una combinacin de ambos, atendiendo al alcance en la revisin del proceso administrativo en la empresa, el siguiente cuadro nos muestra lo anterior:

ALCANCE DEL ESTUDIO

PROCESO ADMINISTRATIVO TOTAL PARCIALIZADO Un elemento especifico del El proceso proceso administrativo: administrativo Planeacin. (planeacin, Organizacin. organizacin, Integracin. integracin, direccin y Direccin. control). Control. El alcance de la Auditora administrativa es el desempeo de un elemento especfico del proceso administrativo en toda la empresa. Por ejemplo: la formulacin de los objetivos para toda la empresa. El alcance de la Auditoria administrativa es el desempeo de un elemento del proceso administrativo en una rea especfica de la empresa. Por los procedimientos del rea de administracin.

E M P R E S A Parcializada Una funcin especfica de la empresa como: Produccin. Finanzas. Mercadotecnia. Recursos humanos. Total Todas las funciones que integran a la empresa.

El alcance de la auditora administrativa es el desempeo del proceso administrativo de toda la empresa.

Alcance de la auditora administrativa es el desempeo del proceso administrativo en una rea especfica de la empresa. Por ejemplo la aplicacin del proceso administrativo en el rea de administracin.

Objetivos de la auditora administrativa. Objetivo general. El objetivo de la Auditoria administrativa es determinar el grado de productividad en la aplicacin del proceso administrativo en la empresa, localizando deficiencias e irregularidades, as como el planteamiento de alternativas de solucin. Objetivos especficos. El cdigo de tica del Licenciado en administracin, establece los siguientes objetivos para que su cobertura se encamine hacia logros ms especficos: 1. De control. Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. 2. De productividad. Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin. 3. De organizacin. Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. 4. De servicio. Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. 5. De calidad. Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. 6. De cambio. La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin. 7. De aprendizaje. Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. 8. De toma de decisiones. Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.

Principios de auditora administrativa. Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios bsicos en las auditorias administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura terica de sta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales: Sentido de la evaluacin. La auditora administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Mas bien, se ocupa de realizar un examen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administracin de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados, que aseguren que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica. Importancia del proceso de verificacin. Una responsabilidad de la auditora administrativa es determinar qu es lo que se est haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la prctica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que el responsable del rea o el supervisor piensan que est ocurriendo. Los procedimientos de auditora administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de terrenos y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles. Habilidad para pensar en trminos administrativos. El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de un administrador a quien se le responsabilice de una funcin operacional y pensar cmo ste lo hace (o debera hacerlo). En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo. Alcances. Por lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como: Naturaleza jurdica. Criterios de funcionamiento. Estilo de administracin. Proceso administrativo. Sector de actividad. mbito de operacin. Nmero de empleados. Relaciones de coordinacin. Desarrollo tecnolgico. Nivel de desempeo. Entorno. Productos y/o servicios. Sistemas de calidad. Trato a clientes (internos y externos). Sistemas de comunicacin e informacin. Metodologas. 1. Planes y Objetivos. Examinar y discutir con la direccin el estado actual de los planes y objetivos. 2. Organizacin. a) Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se valora. b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la grfica de organizacin de la empresa, (si es que la hay). c) Asegurarse de si se concede, o no, una plena estimacin a los principios de una buena organizacin, funcionamiento y departamentalizacin. 3. Polticas y Prcticas. Hacer un estudio para ver qu accin (en caso de requerirse) debe ser emprendida para mejorar la eficacia de polticas y prcticas. 4. Reglamentos. Determinar si la empresa se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales. 5. Sistemas y Procedimientos. Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear mtodos para lograr mejoras. 6. Controles. Determinar si los mtodos de control son adecuados y eficaces. 7. Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qu aspectos necesitan de un mejor control, comunicacin, coordinacin, a efecto de lograr mejores resultados. 8. Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicacin al trabajo en el rea sujeta a evaluacin. 9. Equipo Fsico y su Disposicin. Determinar su podran realizarse mejoras en la disposicin del equipo para una mejor o ms amplia utilidad del mismo. 10. Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en l los remedios convenientes.

Campos de Aplicacin. En cuanto a su campo, la auditora administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta, pblica, privada o social. En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en: 1. Dependencias del Estado. 2. Entidad Paraestatal. 3. Organismos Autnomos. 4. Gobiernos de los Estados Regionales. 5. Comisiones Intersecretariales. 6. Mecanismos Especiales. En el Sector Privado se utiliza considerando la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes caractersticas: 1. Tamao de la empresa. En lo relativo al tamao, convencionalmente se las clasifica en: Microempresa. Empresa pequea. Empresa mediana. Empresa grande. 2. Sector de actividad. Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al empresa, el cual puede quedar enmarcado bsicamente en: Comercio. Transportes. Energa. Construccin. Petroqumica. Turismo. Banca. Seguros. Maquiladora. Automotriz. Editorial. Arte grfico. Autocartera. Textil. Agrcola. Qumica. Forestal. Farmacutica. Siderurgia. Publicidad. Alimentos y Bebidas. Telecomunicaciones. 3. En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en: Nacionales. Internacionales. Mixtas. Tambin considerando las modalidades de: Exportacin. Acuerdo de Licencia. Contratos de Administracin. Subsidiarias. Sociedades en Participacin y Alianzas Estratgicas. 4. En el Sector Social, se aplica considerando dos factores: Tipo de organizacin. Naturaleza de su funcin. 5. Por su tipo de organizacin son: Fundaciones. Agrupaciones. Asociaciones. Fondos. Programas. Proyectos. Colegios. Empresas de solidaridad. ramo especfico de la Servicios. Cinematografa. Electrnica. Manufactura. Pesquera. Informtica.

Sociedades. Comisiones.

6. Por la naturaleza de su funcin se les ubica en las siguientes reas: Educacin. Cultura. Salud y seguridad social. Empleo. Alimentacin. Derechos humanos. Apoyo a marginados y discapacitados.

Poltica.

Podemos concluir, que la aplicacin de una auditoria administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su estructura orgnica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegacin de autoridad. La conjuncin de estos factores, considerando los aspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicacin territorial de las reas y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una lnea de accin capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditora se traduzca en un proyecto innovador slido.