ADMINISTRACIN Y CONTROL DE INVENTARIOS TEMA 1: CONCEPTOS BASICOS INVENTARIOS: Esta cuenta registra el valor de los bienes adquiridos para

la venta por el ente econmico que no sufre ningn proceso de transformacin o adicin y se encuentran disponibles para su venta. Segn la actividad econmica desarrollada por el ente econmico, los inventarios se dividen en: inventario de mercancas, de SI en proceso, de materias primas, productos terminados, cultivos en desarrollo entre otros. El inventario de mercancas constituye uno de los activos que demanda mayor inversin y de su venta se derivan los ingresos y las utilidades operacionales. El inventario de mercancas se presenta como un activo corriente en el balance general, dada la conversin en efectivo en forma rpida; el inventario de mercancas es un elemento importante en el estado de resultados, para la determinacin del costo de ventas. El registro contable del inventario se basa en su costo de adquisicin ms todas las erogaciones necesarias para ponerlo en condiciones de venta. La determinacin del costo tiene como finalidad conocer la utilidad. CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS: El control interno se debe esperar cuando se reciben los artculos. Se debe confrontar la orden de compra con la factura, verificando precios, cantidades, artculos solicitados. Se registra el ingreso de los artculos y se enva la factura al departamento de contabilidad. Se deben establecer medidas de seguridad para evitar daos de la mercanca o bodega; permitir el paso solo a empleados autorizados. Se debe utilizar formas de requisicin para el retiro de mercancas, debidamente autorizadas. TEMA 2: SISTEMAS DE INVENTARIOS SISTEMAS DE INVENTARIOS: Existen dos sistemas o procedimientos que proporcionan toda una estructura para la contabilizacin de los inventarios: sistema peridico o analtico y sistema permanente o perpetuo. SISTEMA PERIODICO: Conocido tambin como juego de inventarios, es recomendable para empresas como supermercados, ferreteras, farmacias, tiendas de abarrotes y otros negocios en los cuales el volumen de ventas de productos de precios unitarios relativamente bajos es muy grandes cada da, lo que dificulta la consulta del valor de costo de estos bienes. En este sistema para la determinacin, del costo de ventas es necesario conocer los siguientes elementos: El valor de las existencias de mercancas al inicio del ejercicio o inventario inicial. El valor de las mercancas adquiridas durante el ejercicio (compras netas).

 El valor de las existencias de mercancas no vendidas que aun que aun se tienen en existencia al finalizar el ejercicio, es decir, el inventario final. Las compras de mercancas se registran debitando la cuenta compras de mercanca al costo de adquisicin, esa cuenta forma parte de las cuentas temporales y se cierra al final del periodo contra resultados o ganancias y prdidas. Para el registro de las ventas de mercancas a los clientes, debe considerarse que estas deben vender las mercancas por un valor superior al que se pago al proveedor en el momento de la compra. El precio de venta de cubrir el valor compra, ms los gastos operacionales y contribuir a la generacin de utilidades. La venta de mercancas se registran acreditando la cuenta de ingresos operacionales-ventas, cuenta de resultado que debe cerrarse al final del periodo contra ganancias y prdidas. En el sistema peridico, el registro de la venta solo utiliza informacin sobre el precio de venta, y el ingreso se considera causado en el periodo de entrega de la mercanca independientemente de la fecha de cobro de la factura. Para establecer el valor del costo de la mercanca vendida es necesario tambin tener informacin sobre el valor del inventario inicial y el costo de las compras, la toma fsica del inventario consiste en contar todas las mercancas disponible para la venta existen en el almacn y bodegas, despus del cierre de las operaciones en el ltimo da del periodo. Una vez contadas las mercancas, se valorizan tomando su precio de compra o su costo unitario, el cual se determina por cualquier mtodo de evaluacin. As, se establece el costo total del inventario final, que se resta de la mercanca disponible para la venta con el objeto de determinar el costo de ventas. El costo de ventas se presenta en el estado de resultado restando de los ingresos operacionales para obtener la utilidad bruta en ventas. SISTEMA PERMANENTE: Este mtodo es utilizado por la empresas que venden mercancas con precios relativamente altos como almacenes de electrodomsticos, almacenes de prendas de vestir, materiales de construccin. En este sistema, no es necesario esperar la terminacin del periodo para determinar el saldo de la cuenta Mercancas, pues permite llevar el control contable individual de los artculos que se compran y venden mediante el uso de tarjetas auxiliares. Estas tarjetas permiten conocer tanto el nmero de artculos en existencia como su costo, pues se dispone de una cuenta que controla las mercancas, as como las tarjetas que facilitan cotejar los datos obtenidos en la contabilidad, con este procedimiento se subsanan las desventajas presentadas con el sistema peridico en lo referente al

conocimiento del importe del inventario final y costo de ventas, y hay la posibilidad de detectar robos, malos manejos y errores en el manejo de los inventarios. Este sistema de inventarios suministra todas las cifras para conocer en el momento de preparar los estados financieros los resultados sobre el valor de las ventas, el costo de ventas y el valor del inventario final. Las entradas y salidas de mercancas al almacn valuadas al costo se registra en una cuenta denominada inventario-mercancas. Como se necesita conocer tambin el costo de las mercancas vendidas, se utiliza una cuenta de resultados, donde se registra el precio de costo de cada artculo, en una cuenta denominada costo de ventas. Para conocer el valor de las ventas de mercanca a precio de venta, se utiliza la cuenta ingresos operacionales o ventas. Para el registro de la venta de mercanca el sistema permanente utiliza informacin sobre el precio de venta y el costo. La venta se registra acreditando la cuenta de ingresos operacionalesventas por el precio de ventas; y el precio de costo implica un debito a la cuenta costo de ventas. Ntese que este sistema utiliza informacin sobre el valor de la venta y el costo de la venta, mientras que el sistema peridico solo requiere el valor de venta. Igualmente, el sistema permanente la cuenta de inventario de mercancas siempre presenta el valor de las existencias, sin requerir conteo fsico al final del periodo para determinar su saldo. Solamente se efectan comparativos entre las existencias fsicas en el almacn y el saldo de la cuenta de inventario de mercancas como medida de control. El saldo de la cuenta costo de ventas refleja en forma permanente el costo de las mercancas vendidas en el periodo, sin requerir el juego de inventarios para establecer su valor. As como en el sistema peridico, se utiliza las cuentas de resultado de ingresos operacionales-ventas y costo de ventas que deben ser canceladas al final del ejercicio contra ganancias y prdidas. VENTAJAS DESVENTAJAS SISTEMA PERIODICO Puede conocerse en cualquier momento el valor del inventario inicial, las compras, los gastos en compras, las devoluciones y rebajas debido a que tienen una cuenta para cada uno de estos conceptos. Facilita la elaboracin del estado de resultado por el conocimiento que se tiene de cada uno de los elementos que lo integran. Su operacin puede ser menos costosa para la empresa.

 No es posible conocer el valor del inventario final de mercancas, porque no se tiene asignadas ninguna cuenta que controle las existencias. Para determinar el valor del inventario final, es necesario tomar un inventario fsico y valorarlo. No se puede determinar los robos, errores o extravos en el manejo de las mercancas, pues no existe una cuenta que las controle. Por desconocer el valor del inventario final antes del conteo fsico, no se puede conocer el valor del costo de ventas ni la utilidad bruta. SISTEMA PERMANENTE Lleva el registro al da de todas las mercancas. Se usa para todo tipo de artculos. El inventario se levanta por lo menos una vez al ao Cuando el negocio registra una venta se necesitan dos entradas: una para registrar la venta y otra para registrar la disminucin del inventario en existencia. TEMA 3: METODOS DE VALUACION DE INVENTARIOS METODOS DE EVALUACION DE INVENTARIOS: Respecto a la valorizacin de los inventarios debe hacerse varias consideraciones. Ellos representan uno de los renglones ms importantes de la empresa, de aqu la necesidad de la correcta valuacin del importe que debe enfrentarse con los ingreso de periodo y que determinan la utilidad. La mercanca se adquiere en momentos distintos y a precios distintos, al presentar tendencias alcistas. Esta situacin plantea interrogantes como: qu precio utilizar para las unidades que se venden y que costo tomar para valorizar el inventario final? Varios mtodos se utilizan para valorizar los inventarios: Mtodo Mtodo Mtodo Retail Mtodo de primeras entrar primeras en salir PEPS ultimas en entrar, primeras en salir UEPS promedio ponderado de identificacin especifica

METODO PEPS: Este mtodo se basa en la suposicin de que las primeras unidades en entrar al almacn, sern las primeras en salir, razn por la cual, al finalizar el periodo contable las existencias quedan valuadas a los ltimos costos de adquisicin y el inventario final queda a costos actuales. El costo de ventas quedar valuado a precios del inventario inicial y a los costos de las primeras compras, por lo que su valor ser actualizado.

Lo anterior tiene efectos financieros importantes, el hecho de que el costo de ventas quede valuado a precios antiguos, distorsiona la utilidad, y se sobrevalua. As, estara enfrentndose precios actuales con precios antiguos. Al valuar por este mtodo, so obtendr un menor costo de ventas, y como consecuencia, una mayor utilidad y un mayor inventario final. El manejo fsico de las mercancas en el almacn no precisa que coincida, con la manera de su valoracin. Debido a las caractersticas de la economa actual con tendencias alcistas, este mtodo se utiliza en las empresas, porque presenta los inventarios a precios ms recientes. Desde el punto de vista de utilidades, da una ganancia mayor, lo que implica mayor valor por pagar impuestos. Para el sistema de inventario perpetuo o permanente, el control de las mercancas se da en tarjetas que deben conocer los siguientes datos: Clase y denominacin del producto Fecha de la operacin registrada Numero de comprobante que respalda la transaccin Costo unitario y costo total de las existencias de lo comprado y vendido.

METODO UEPS: Este mtodo se basa en la suposicin de las ultimas unidades en entrar al almacn sern las primeras en salir, razn por la cual al finalizar el ejercicio contable las existencias quedan valuadas al costo del inventario inicial y a los precios de las primeras compras. El inventario final queda valuado a costos antiguos o desactualizados. METODO PROMEDIO PONDERADO: Este mtodo consiste es dividir el informe del saldo entre nmero de unidades en existencia. Esta operacin se realiza cada vez que se produzca una compra, o cada vez que haya una modificacin del saldo o de las existencias. Con el costo promedio se valuara el costo de ventas y el inventario final. Una de las ventajas de este mtodo es su sencillez en el manejo de los registros en los auxiliares de almacn y en pocas de estabilidad econmica, pues el no existir movimientos continuos ni cambios bruscos en los precios, el costo de ventas puede llegar hacer parecido al costo de reposicin en el mercado. METODO RETAIL: Este mtodo se conoce como al detal o al por menor y es utilizado por empresas como almacenes por departamentos, almacenes en cadena, tiendas de ropa, que venden al menudeo gran cantidad de artculos. Organizaciones como las anteriores emplean este mtodo por su flexibilidad par determinar costos de ventas y saldos en sus existencias sin tener que

realizar inventarios fsicos y por la necesidad de controlar permanentemente los inventarios cuyos registros se llevan al precio de venta. El artculo 72 de la ley 223 de 1995 manifiesta que la DIAN acepta el mtodo de valoracin retail, el cual supone que la tasa de utilidad bruta sobre las ventas es uniforme y, por tanto, la relacin entre el costo de ventas y los ingresos por ventas tambin corresponden a un porcentaje uniforme. El costo de ventas resultara de multiplicar las ventas por un determinado porcentaje. Para hallar el valor del inventario final, a la suma de las compras ms el inventario inicial se le resta el costo de ventas. Este mtodo es ventajoso por que proporciona cifras de inventario para la elaboracin de informes intermedios, adems ayuda a detectar faltantes en el inventario. No obstante, la aplicacin prctica de este mtodo puede revestir complicacin por que los precios de venta inicialmente establecidos se modifican con las fuentes alzas y bajas de los precios. METODO DE IDENTIFICACION ESPECIFICA: Este mtodo tambin es conocido como el de costo identificado, y se utiliza en aquellas empresas donde es posible identificar el artculo que integra el inventario con una compra especfica y su factura correspondiente, por tanto los precios especficos de las facturas se pueden utilizar para las asignaciones del costo a los artculos vendidos y al inventario final. Este mtodo es utilizado en un grupo muy reducido de empresas como distribuidoras de automviles, joyeras. Donde los costos unitarios son muy elevados en el manejo de los inventarios o perpetuos, se presentan adicionalmente situaciones como la devolucin por el comprador o el vendedor de las mercancas ya sea porque se encuentra en mal estado, por averiadas en el transporte o simplemente porque no satisface las exigencias mnimas de la calidad o de precio. INVENTARIO DE MERCANCIAS: El inventario de mercancas constituye la existencia, a precio de costo, de los artculos comprados o productos por una empresa, para su comercializacin. Se incluye en el inventario las mercancas de propiedad de la empresa que se encuentra en el almacn, bodegas, en trnsito (cuando se ha comprado fuera del pas) o entregadas en consignacin; as mismo, se excluyen del inventario las mercancas que no son de su propiedad y se encuentran en su poder, porque se han recibido en consignacin o estn vendidas y aun no se han remitido a sus clientes. En las empresas comerciales, cuyo objeto social es la compra-venta de mercancas esta cuenta es el centro generador de utilidades; por tanto los inventarios deben ser valorados y controlados tcnicamente. Inventario de mercancas.

El control de las mercancas para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogneos, por lo menos los siguientes datos: 1. Clase y denominacin de los artculos. 2. Fecha de la operacin que se registre. 3. Nmero del comprobante que respalda la operacin asentada. 4. Nmero de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas. 5. Existencia en valores y unidad de medida. 6. Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado. 7. Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparacin del inventario fsico con las unidades registradas en las tarjetas de control. En todos los casos cuando en los procesos de produccin o transformacin se dificulta el registro por unidades, se har por grupos homogneos. Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancas para la venta, el cual contendr una relacin detallada de las existencias con indicacin de su costo unitario y total. Cuando la cantidad y diversidad de artculos dificulte su registro detallado, este puede efectuarse por resmenes o grupos de artculos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros auxiliares. Dicho inventario debe ser certificado por contador pblico para que preste mrito probatorio, a menos que se lleve un libro registrado para tal efecto. PARAGRAFO. Cuando el costo de ventas se determine por el juego de inventarios no se requiere incluir en el control pertinente, los datos sealados en los numerales 5, 6 y 7 de este artculo. CONTABILIZACION DE INVENTARIOS: Hay dos tipos principales de sistema de contabilidad de inventarios: sistema peridico y sistema perpetuo. El sistema de inventario peridico se aplica en negocios que venden artculos relativamente baratos. Muchos negocios pequeos siguen el sistema peridico. Las tiendas que no tienen cajas registradoras con escner no llevan un registro al da de cada hogaza de pan y paquete de bebidas que venden. Mas bien, estas tiendas levantan peridicamente su inventario- al menos una vez al aopara determinar la cantidad de existencia y preparar sus estados financieros. Con el sistema de inventario perpetuo, el negocio mantiene un registro al da de inventario en existencia, por lo general en computadora. Este sistema lleva el control de automviles, joyera, muebles y artculos similares. La prdida de un artculo seria significativa y eso justifica el costo del sistema perpetuo. Debido a que cada vez las computadoras cuestan menos, muchos negocios pequeos ahora aplican el sistema de inventarios perpetuos.

Con cualquiera de estos sistemas, el negocio de todos modos levanta inventario anual. El inventario fsico establece la cantidad de inventario final y sirve de comprobacin de los registros. En la siguiente tabla se comparan los sistemas peridico y perpetuo. CONTABILIZACION DE FLETES, SEGUROS: En el manejo del inventario peridico, las operaciones involucran una serie de actividades que inciden en el valor de los inventarios o incrementan el costo de ventas. Entre ests estn los gastos de transporte, las devoluciones en compras y en ventas y os diferentes tipos de descuentos convenidos entre los comerciantes. Fletes en compras y en ventas: En las operaciones de compra y venta de mercancas, existe un costo adicional originado por el transporte entre la bodega del cliente. Por lo general el proveedor acostumbra pagar el costo del transporte, incluyendo en valor de la venta el costo de los fletes. En las compras en el exterior, hay una serie de condiciones que pueden incidir en forma relevante en los costos cuando el transporte de las mercancas se da por diferentes medios: martimo, terrestre, areo o fluvial. Entre las principales condiciones que se negocian pueden destacarse: F.O.B: Libre a bordo. En este caso el vendedor deber correr con todos los gastos hasta que la mercanca se encuentre situada a bordo del buque. C.I.F: Costo seguro y flete. Segn esta condicin, el vendedor correr con todos los gastos hasta el punto que indique el contrato para recibir las mercancas el comprador. C.I.F: Costo y flete. El costo y flete corrern por cuenta del vendedor y el seguro por cuenta del comprador. Cuando el comprador asume el costo del transporte de las mercancas adquiridas ese valor se debita a la cuenta de compras de mercancas, considerando que todos los gastos y cargos directos necesarios para tener las mercancas en condiciones de venta forman parte del costo. En algunas ocasiones, el proveedor paga el valor del transporte. Cuando el vendedor sufraga el valor de los fletes, se origina un gasto operacional de venta denominado gastos servicios de transporte, fletes y acarreos. Devolucin en compras y ventas: Es posible que la mercanca que llega sea devuelta al vendedor (devoluciones en ventas u otras razones). Si la devolucin corresponde a una venta a crdito, el vendedor generalmente le da una nota crdito al comprador. Esta indica el informe y la razn del abono del vendedor a una cuenta por cobrar. Las devoluciones sobre ventas reducen los ingresos por ventas. Adems, generan gastos adicionales de envi y otros. Como los administradores con

frecuencia quieren saber el monto de las devoluciones durante un periodo, el vendedor los registra en una cuenta independiente. Devoluciones en ventas, que una cuenta temporal.