Los gestores de contenidos

Antonio Rodil Garrido 29 de mayo de 2013

ndice
La gestin de contenidos ............................................................. 3 La gestin de contenidos en la organizacin ................................... 4 Gestin de contenidos y gestin de informacin ............................. 5 El profesional frente a la gestin de contenidos .............................. 6 Bibliografa ................................................................................ 9

La gestin de contenidos
La llamada gestin de contenidos proviene del trmino en ingls Content Management (CM), que es una expresin de reciente aparicin aunque no sin cierta ambigedad. Se asocia a un nuevo mtodo para el diseo y desarrollo de portales Web que conlleva:(1)

La inclusin de elementos digitales de diferentes tipos (textuales, grficos y sonoros). El d esarrollo de forma cooperativa y descentralizada. El paso de un modelo esttico a otro mucho ms dinmico. La reutilizacin de los contenidos.

Este concepto se asocia tambin con los nuevos enfoques de la Intranet, donde el mayor peso recae en los aspectos relacionados con la identificacin de recursos de informacin internos y externos, su valoracin, gestin y tratamiento eficiente. A esto se le une, la necesidad de utilizar tecnologas de la informacin y sistemas informticos para el almacenamiento y distribucin de informacin de naturaleza textual. Las herramientas informticas empleadas para realizar este trabajo se denominaron CMS (Content Managenent Systems). Vignette (http://www.vignette.com); ella fue la primera empresa en utilizar esta expresin para describir las capacidades de sus productos. Segn Rodrguezi Gairn: Las siglas CMS (del trmino ingls Content Managenent Systems) identifican un conjunto de programas informticos destinados a gestionar la presentacin de los contenidos de una sede Web. Estos productos requieren un sistema de gestin de bases de datos va Web, un servidor Web y un lenguaje de programacin de las pginas. Hoy, pueden encontrarse cientos de productos que, inscritos en la categora general de CMS, se asocian a categoras ms especficas. La mayora de los CMS que se distribuyen por Internet gratuitamente se basan en la trada Apache, MySQL y PHP. Entre estos, se encuentran los siguientes:(1)

Document Managament System (DMS) Web Content Management System (WCMS) Knowledge Management System (KMS) Imaging Management System (IMS) Digital Asset Management System (DAMS) Digital Rights Management System (DRMS) Learning Management System (LMS) Software Configuration Management System (SCMS) Enterprise Information Portal (EIP) 3

Enterprise Content Management System (ECMS).

Los contenidos se gestionan en portales Web, los cuales son una aplicacin Web que gestiona de forma uniforme y centralizada, contenidos provenientes de diversas fuentes, implementa mecanismos de navegacin sobre los contenidos, integra aplicaciones e incluye mecanismos de colaboracin para el conjunto de usuarios (comunidad) a los que sirve de marco de trabajo. Todo esto en un entorno Web.

La gestin de contenidos en la organizacin

La WCM (Gestin de contenidos Web) es un proceso que ocurre en la organizacin y que utiliza una serie de equipamiento informtico para la gestin de informacin heterodoxa sobre la Web a lo largo de su ciclo de vida.(1) Precisamente, no disponer de una aplicacin y de unos procedimientos de trabajo que faciliten la gestin de los contenidos de un sitio Web, produce consecuencias negativas, tanto para los usuarios como para la organizacin que promociona sus servicios; entre estas, se destacan las siguientes:(2)

El administrador del sitio Web y el personal tcnico terminan por verse desbordados por el nmero creciente de peticiones y tareas relacionadas con la publicacin de contenidos y la administracin del sitio. Los contenidos no estn disponibles cuando se espera que estn, ocurren atrasos que afectan la validez e integridad de la informacin. Resulta muy difcil mantener actualizadas las herramientas de navegacin a medida que se aaden y eliminan pginas al sitio, al tratarse de un proceso que requiere la actualizacin manual de mltiples pginas. Resulta muy difcil, si no imposible, reutilizar contenidos -por ejemplo, publicar el mismo contenido para los usuarios de un sitio Web externo y para los de una Intranet con distintas plantillas, conllevara necesariamente una duplicidad de tareas y contenidos.

Por estas razones, apareci la denominada gestin de contenidos Web y sus herramientas open source o cdigo abierto. De esta forma, puede afirmarse que una organizacin gestiona correctamente sus contenidos si responde de forma ordenada a los problemas anteriormente citados, y si implementa las herramientas y procedimientos necesarios para dar respuesta a los problemas anteriores.

Entre las capacidades actuales de los gestores de contenidos Web es posible destacar las siguientes:

Interfaz sencillo y amigable. Repositorio nico y centralizado. Basado en el modelo cliente-servidor. Diversidad de tipos de usuarios. Ciclo de vida de los contenidos. Control de cambios. Reinterpretacin automtica de los contenidos. Control de la metainformacin. Indizacin de los contenidos. Capacidades de bsqueda. Administracin sencilla e intuitiva. Escalabilidad y extensibilidad del sistema. Sindicacin de contenidos. Control de la accesibilidad Web. Soporte Unicode y control automtico de versiones idiomticas.

Tambin, existen varios productos o herramientas de software libre para gestionar los contenidos, como: OpenCMS (Java), WebGUI (Perl), Plone (Python), TYPO3 (PHP), y otros.

Gestin de contenidos y gestin de informacin

El auge de Internet ha generado nuevos cambios en el quehacer diario. Con estos cambios, la WWW se convirti rpidamente en el servicio ms utilizado de Internet, lo que produjo la proliferacin de productos y servicios informativos digitales soportados en estructuras conformadas por pginas e integradas en sitios Web. Por un lado, los servicios de informacin y documentacin accesibles por Internet, ms concretamente mediante servidores Web, aumentan de una forma exponencial. La lgica evolucin del Web, desde hace ms de 10 aos, ha generado la sustitucin de pginas y documentos estticos por documentos generados dinmicamente. Y por otro lado, se transita progresivamente de un concepto de publicacin de pginas Web, bastante simple en su origen, a esquemas ms complejos y diferenciados, fundamentados en procedimientos y tcnicas basados en la gestin de informacin. Por lo cual, se hecho necesario la formulacin de bases tericoprcticas en las que se combinen las tcnicas clsicas de gestin de informacin en las organizaciones con las caractersticas propias del medio ambiente digital.

Segn Tramullas : desde el ao 2000 se ha producido una convergencia entre todas las plataformas, de forma que pueden encontrarse actualmente soluciones que pretenden ser globales y ofrecer soporte a todo el proceso de gestin de informacin en una organizacin. Las herramientas para este trabajo han recibido la denominacin de sistemas de gestin de contenidos (o Content Management Systems, CMS), y se han integrado con los sistemas de gestin documental y con los de recuperacin de informacin. En la concepcin actual de la gestin de informacin, el control de los procesos es un elemento nuclear, por lo que se acompaan de sistemas de workflow o de flujos de trabajo. Con todo ello, es posible delinear un panorama en el cual las herramientas de gestin documental incorporan a sus prestaciones, las capacidades necesarias para gestionar los procesos que crean, almacenan, tratan y presentan informacin, en entorno digital. Siguiendo la lnea de Tramullas , puede afirmarse que frente a enfoques tradicionales de tratamiento documental pasivos, las herramientas actuales han llevado ms all los lmites del tratamiento documental. Esto configura ahora un esquema circular e iterativo para el tratamiento documental. En esencia lo que cambia es el tratamiento de los contenidos digitales pero no deja de ser globalmente gestin de informacin en medios digitales.

El profesional frente a la gestin de contenidos

Estamos de acuerdo con Portela cuando plantea:Hemos pasado de la economa industrial a la economa del conocimiento, de la sociedad de la informacin a la informacional. Internet es una realidad y su potencial es enorme. A los profesionales de la gestin de informacin Internet nos ha abierto nuevas reas de trabajo, de promocin, de adaptacin a la nueva realidad social y econmica: creacin y diseo de Webs, portales, intranets, intermediacin y venta de contenidos son algunas de esas nuevas reas.(3) En la misma lnea de la afirmacin anterior, puede decirse que la gestin de contenidos es tambin una de estas reas de trabajo, y como esta debe definirse desde la perspectiva de su objetivo y actividades, as el profesional de la informacin debe enfocar sus competencias frente esta nueva actividad. De acuerdo con lo planteado por Tramullas: Frente a la gestin de documentos, que tiene como objeto de trabajo documentos, como su propio nombre indica, la gestin de contenidos est orientada a

gestionar objetos que actan como componentes de documentos virtuales, en el contexto de lo que llama segmentacin. Los objetos se tratan mediante un conjunto de procesos estructurados con la finalidad de producir publicaciones digitales basadas en la metfora del documento. Este objetivo de la produccin de publicaciones y documentos digitales por integracin de componentes puede encontrarse en las principales referencias sobre gestin de contenidos.(4, 5) En primera instancia, la influencia de la sociedad de la informacin se ha reflejado en la gestin de contenidos, esta ltima se ha beneficiado de las tcnicas y procesos de produccin y edicin de publicaciones. Sin embargo, estos procesos no eran suficientes porque no englobaban todos los procesos de gestin de informacin necesarios para una adecuada gestin de contenidos. Es en este momento cumbre cuando los profesionales de la informacin entran a formar parte del mundo de la gestin de contenidos. Una vez que se publica el documento digital, los contenidos pasan a formar parte del sistema de informacin. El sistema de informacin debe crear informacin digital ms compleja, que cubra las necesidades de informacin de comunidades de usuarios especializados, o diferentes comunidades de usuarios. Por ello: Los productos de informacin digital se vuelven ms complejos, y los procesos tcnicos que se desarrollan sobre ellos se hacen igualmente ms complejos. Se debe asignar diferentes funciones a las personas que intervienen en esta actividad, se deben desarrollar tareas sobre el documento digital, como, seleccin del formato de acuerdo con las a comunidades de usuarios, controlar repositorios de informacin, procesar los documentos mediante el uso de metadatos; adems, los usuarios demandan servicios de apoyo a los productos de informacin digital como la bsqueda de informacin o el acceso a documentos generados anteriormente, lo que hace necesario disponer de herramientas de archivo digital. Los conocimientos sobre arquitectura de informacin y usabilidad son indispensables en la gestin de contenidos, en este contexto se realiza el etiquetado de la informacin en formatos XML o en lenguajes especficos para cada herramienta, con el uso o no de metadatos. A esto es necesario aadir la cada vez mayor necesidad de gestionar lo que se ha denominado digital assets, documentos multimedia en formato digital, que es necesario almacenar, describir, integrar y gestionar, con especial referencia a la gestin de sus derechos. 7

Existen tambin, otros enfoques del tema que consideran las herramientas para desarrollo de bibliotecas digitales como sistemas de gestin de contenidos. Los trabajos sobre gestin de contenidos coinciden en sealar que un sistema de este tipo debe ofrecer, como mnimo, una aplicacin nuclear CMS que soporte los procesos de publicacin, flujo de trabajo y repositorios de informacin; un repositorio de informacin; herramientas de integracin de informacin externa; y modelos y templates para productos finales. Un CMS se compone de varios subsistemas,(5) que interaccionan entre ellos, estos son coleccin, gestin y publicacin. Con vistas a reafirmar la funcin del profesional de la informacin como gestor Cornella plantea:Toda la informacin localizada en el exterior puede ser potencialmente relevante, pero slo lo ser realmente si se presenta de la manera adecuada. Esto evidencia que el sistema de forma terica podr estar en muy buenas condiciones tcnicas pero si la informacin o los contenidos no estn y no se gestionan eficazmente, estos no podrn llegar de forma adecuada, ni en el tiempo adecuado a los usuarios finales. El reto est planteado y es en este momento que los profesionales de la informacin deben actuar. Por ltimo, es importante sealar que los objetivos y mtodos de la gestin de contenidos Web se orientan por un lado a la produccin de documentos e informacin digitales para el Web y por otro, se fundamenta en la gestin total de la informacin en las organizaciones mediante la integracin de toda la informacin necesaria para alcanzar los objetivos de la organizacin proveniente no slo de sistemas de publicacin, sino tambin de sistemas de gestin de documentos, dataware house, etctera. En la prctica, estos se revelan en las intranets, portales y Webs corporativos.

Bibliografa
1. MARTN GALN, Bonifacio, et al. Gestin De Contenidos Web Mediante Herramientas De Software Libre, 2005. 2. ETO BRUN, Ricardo. XML y La Gestin De Contenidos. Hipertext.Net, 2005, no. 3. pp. 7. 3. PORTELA, Paloma. Portales, Sindicacin, Contenidos: Nuevas Oportunidades Para Los Gestores De Informacin. El Profesional De La Informacin, 2001, vol. 10, no. 12. pp. 14-16. 4. BOIKO, Bob. Content Management Bible. Wiley, 2005. 5. BROWNING, Paul; and LOWNDES, Mike. JISC TechWatch Report: Content Management Systems. Techwatch Report TSW, 2001. pp. 01-02.