Professional Documents
Culture Documents
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
ŞI
SCRIEREA CERERILOR DE FINANŢARE
INTRODUCERE:
A scrie un proiect, al gestiona şi a obţine bani pentru a-l pune în practică este una din
provocările la care trebuie să răspundă orice organizaţie implicată în comunitatea din care
face parte.
Manualul care urmează, deşi poate vi se va părea prea teoretic sau prea complicat pentru
necesităţile de moment la care trebuie să faceţi faţă, se doreşte a fi un instrument util de lucru
în acest demers, al scrierii şi gestionării eficiente a unui proiect.
O perspectivă utilă din care poate fi privit conceptul de “puzzle –book” este cea a
fabricantului de puzzle.Este prea dificil pentru el să alcătuiască imaginea. Morala ar fi:
” IA FIECARE PARTE ŞI OCUPĂ-TE DE EA PĂNĂ O TERMINI, DUPĂ CARE POŢI
ÎNCEPE ALTA”
A.MANAGEMENTUL PROIECTULUI
CONCEPTE:
Program: -un set de activităţi sau proiecte care constituie o abordare integrată pentru
îndeplinirea misiunii sau obiectivelor organizaţiei
Proiect: - un set de activităţi specifice pentru atingerea unui scop sau a unui obiectiv.
Elementele caracteristice ale unui proiect sunt:
Orice ansamblu care implică un număr oarecare de activităţi, are un început şi un sfărşit şi
are ca drept scop o schimbare.
Tipuri de proiecte:
Proiectul educativ:
este un ansamblu de principii generale, de obiective pe termen lung al organizaţiei
necesită punerea în practică a unei succesiuni de proiecte pedagogice
Proiectul pedagogic:
este o sumă de obiective pedagogice, însoţite de mijloace specifice, cu scopul de a pune
în practică proiectul educativ.
obiectivele se prezintă în termeni de : a şti, a şti să faci, a şti să fii şi ţin cont de cei cărora
li se adresează
se traduce prin realizarea unuia sau mai multor tipuri de activitate.
Proiectul de activitate:
este un scop stabilit de noi şi pentru care ne organizăm
este găndit şi realizat pentru a rezolva o problemă a organizaţiei sau a comunităţii
1.REVEDEREA
situaţiei din prezent
4.EVALUAREA 2.PROIECTAREA
rezultatelor acţiunilor viitoare
3.IMPLEMENTAREA
Proiectului
În “viaţa” unui proiect se pot descrie 4 faze, care în principiu, se circumscriu ciclului
managerial al unui proiect:
I.concepţie
II.planificare
III.implementare
IV.încheiere
1.CONCEPŢIE:
♦ Identificarea problemei şi definirea scopului proiectului
♦ Formularea obiectivelor
♦ Estimarea surselor financiare necesare
♦ Pregătirea propunerii de proiect
2.PLANIFICARE:
♦ Realizarea unei planificări şi a unui buget al proiectului
♦ Alocarea resurselor(umane, materiale, financiare, timp şi informaţionale)
♦ Formarea echipei de proiect
3.IMPLEMENTARE
♦ Pregătirea şi derularea activităţilor
♦ Monitorarea permanentă a costurilor şi activităţilor
♦ Evaluarea periodică a proiectului
♦ Realizarea rapoartelor intermediare
4.ÎNCHEIERE
♦ Încheierea tuturor angajamentelor şi contractelor legate de proiect
♦ Evaluarea finală
♦ Realizarea rapoartelor finale
I CONCEPTIA:
Problema
Asa cum am mai spus, orice proiect are ca drept scop o schimbare, in bine a situaţiei
beneficiarilor proiectului.Deci iniţiatorii doresc umplerea lacunei dintre situaţia prezentă şi
cea pe care ei o doresc la sfârşitul proiectului.Situaţia de la sfârşitul proiectului poate
reprezenta fie soluţia finală dorită pentru problemă, fie soluţia parţială, dar realistă, care poate
fi atinsă cu resursele limitate avute la dispoziţie.
Scopul proiectului
Scopul unui proiect reprezintă rezolvarea problemei, sau cu alte cuvinte scopul este stadiul în
care dorim să ajungă problema în urma proiectului.
Recomandări:
♦ Enunţul scopului trebuie să fie scurt şi concis
♦ Încercaţi să evitaţi apariţia conjuncţiei”şi” pentru a despărţi doua propoziţii, pentru că
altfel s-ar putea să fie vorba de două scopuri.
Obiectivele proiectului
Grupul ţintă:
Beneficiarii:
Reprezintă persoanele sau categoria de persoane care vor avea de căştigat în mod direct sau
indirect , de pe urma proiectului.Ei pot fi aceiaşi cu grupul ţintă sau nu.
II.PLANIFICAREA:
De ce să planificăm?
O bună planificare va lua ceva timp şi resurse , dar va salva cheltuieli, timp şi va evita multe
erori în cursul derulării proiectului.De multe ori, planificarea poate duce la concluzia că
proiectul nu este fezabil sau este prea mare pentru puterile organizaţiei şi va permite
renunţarea la el înainte de a intra în cheltuieli majore.
Prin planificare vei putea:
Şti ce şi cănd trebuie făcut,
Şti ce resurse sunt necesare şi cănd,
Întocmi un buget al proiectului,
Monitora, evalua şi eventual corecta cursul proiectului,
Realiza proiectul în timpul, cu costurile şi la performanţa dorită.
Proiect: Stagiu de instruire lideri de unitate Deva, modulul: Proiecte, data 10-12 martie 1999
a) Întrunirea echipei de 1 zi X X
organizare
b) activităţi ale echipei 10 zile Y X X
pt.pregătire stagiu şi
trimitere invitaţii
c) expediere invitaţii 1 zi Y X
………………………
….
d) derularea stagiului 2 zile Z XX
Planificarea resurselor umane(echipa):
Deşi resursele includ o varietate de elemente (echipament, materiale, bani, informaţii), cea
mai importantă resursă a unui proiect şi a unei organizaţii este cea umană.
În continuare vă invităm să parcurgeţi următorul test de autocunoaştere, pentru a vă putea
determina rolul într-o echipa(vezi anexa 3).
Echipa “imatură”:
relaţii personale caracterizate prin dependenţă
membrii se bazează pe comportamente cunoscute, pe autoritatea
conducătorului
o parte mare din timp este alocată de fiecare acceptării sale de către
ceilalţi
se evită confruntările
Echipa”fracţionată”:
se caracterizează prin conflict şi competiţie
apar momente mai tensionate, în care membrii trebuie să-şi modeleze
comportamentele
se structurează o ierarhie informală
unii membrii au un comportament de retragere alţii au tendinţa de a
domina
Echipa”unită”:
creşte coeziunea între membrii grupului
apare conştiinţa de apartenenţă la grup
grupul îşi stabileşte norme şi tipare de funcţionare
există un real şi eficient schimb de informaţii între membrii grupului
există pericolul ca membrii să fie prea ataşaţi de valorile grupului, fiind
reticenţi la scimbare, la includerea de noi membri
Echipa”eficientă”:
nu toate grupurile ajung în această etapă
apare interdependenţa reală între membrii grupului
se poate lucra la fel de bine individual, in subgrupe sau cu întreg grupul
loialitatea şi eficienţa grupului este maximă
identitatea grupului este cristalizată
Neluarea în seamă a acestei etape poate duce la crize majore.Cănd încheierea unei sarcini nu
se realizaeză , problemele neterminate într-un grup vor fi transferate către alte grupuri,
blocăndu-le.Este foarte important ca pentru sănătatea grupului, ca fiecare acţiune să fie dusă
la bun sfărşit.Încheierea reprezintă atingerea unui echilibru între participanţi care le va
permite să se despartă şi să plece chiar dacă există un conflict.Ca manager, este bine să
cunoşti aceste etape.În viaţa unui grup”nu există scurtături” iar “sărirea peste etape” nu
poate aduce nimic bun.
imaginaţi-vă tipul de lider pe care aţi dori să îl aveţi şi apoi comparaţi-vă cu acea imagine
faceţi distincţie între calităţi şi aptitudini, primele vă conturează ceea ce sunteţi ca om, iar
ultimele pot fi îmbunătăţite
vedeţi ce aptitudini vă sunt absolut necesare, iar acolo unde aveţi puncte slabe, “faceţi
rost “ de oameni care sunt mai buni în acele domenii
Luaţi decizii:
III.FAZA DE IMPLEMENTARE:
De ce să controlăm proiectul?:
Aşa cum arătam mai devreme, doar a face ceva nu este suficient, trebuie şi să atingi
obiectivele, să respecţi programarea şi să nu depăşeşti resursele alocate.
Controlul timpului:
Cel mai adesea, motivul principal invocat pentru nerespectarea timpului, este neprevăzutul.E
incontestabil că neprevăzutul apare, aici nu e nimic de făcut.Alte probleme de implementare
ce ţin de timp sunt:
• Nerespectarea termenelor pentru acţiuni
• Prea multe”sarcini aproape gata”
• Prea multe”acţiuni prioritare” pe listă
• Un număr prea mare de întâlniri extraordinare ale echipei
• Evaluare permanentă
• Acţiuni corective la timpul potrivit
• Negociere, cănd e cazul
• Acordarea de suficientă libertate managerului de proiect
• Sprijin pentru proiect din partea restului organizaţiei
Controlul costurilor:
Dacă, în ciuda acestora, proiectul intră în criză financiară aveţi de ales dintre mai multe
alternative:
IV.FAZA DE ÎNCHEIERE:
EVALUAREA:
Ce evaluăm?
activităţi desfăşurate
rezultate obţinute
impactul realizat
Cănd evaluăm?
Înaintea începerii proiectului
În timpul derularii proiectului
La terminarea proiectului
PERFORMANŢĂ
TIMP COSTURI
Triunghiul elementelor cheie în managementul proiectului
Analiza opţiunilor:
În acestă etapă este important să consultaţi nu doar cei care au autoritatea luării deciziei, dar
şi toţi cei care vor trebui să o implementeze şi , pe căt posibil, cei afectaţi de implementarea
ei.
Elaborarea deciziei
Comunicarea deciziei:
Se poate face direct sau prin intermediar, verbal sau în scris, în funcţie de circumstanţe.
O decizie bună trebuie să îndeplinească două cerinţe: să rezolve problema şi să fie acceptată
de cei care o pun în practică şi de cei asupra cărora are un impact.
O cerere de finanţare este o solicitare de sprijin(de obicei bani sau ajutor tehnic) pe care o
adresaţi în scris unei fundaţii, întreprinderi sau unei alte instituţii cu scopul de a folosi
capacitatea organizaţiei pe care o reprezentaţi pentru a aborda o problemă existentă în cadrul
comunităţii din care faceţi parte.
Cererea de finanţare reprezintă proiectul pe care l-aţi creat.Scopul acestuia este de a rezolva o
problemă reală şi presantă.Dacă nu există o problemă clară şi uşor de identificat, nu puteţi
propune un proiect pentru rezolvarea ei.Cererea de finanţare reprezintă ideile voastre şi
soluţiile pe care le propuneţi.
Cererea de finanţare conţine un plan de activităţi detaliat pe care l-aţi creat şi care va fi pus în
aplicare aşa cum a fost formulat, cu excepţia cazului în care cădeţi de acord cu finanţatorul
asupra unor modificări.
O cerere de finanţare este un instrument prin care convingeţi pe cineva să vadă lucrurile în
felul în care le vedeţi dumneavoastră.Este de asemenea un mod de a-l face pe potenţialul
finanţator să creadă că prin finanţarea proiectului pe care îl propuneţi dă o utilizare sigură şi
eficientă fondurilor de care dispune.
90% din cererile de finaţare sfărşesc prin a fi respinse de potenţialii donatori.De ce? De cele
mai multe ori datorită documentării insuficiente realizată de solicitant privind modul în care
trebuie întocmită şi prezentată cererea respectivă.Căutarea de fonduri necesită timp şi multă
muncă, şi presupune următoarele:
(a) Clarificaţi căt se poate de bine scopul proiectului pe care îl propuneţi.Ce problemă
urmează să rezolve acesta?Ce parte a populaţiei sau ce grup urmează să beneficieze de
acest proiect? În ce mod se vor manifesta aceste beneficii?Căutaţi să fiţi căt se poate de la
obiect.
(b) Documentaţi-vă.Găsiţi şi alţi donatori sau posibili susţinători care sunt interesaţi în
domeniul în care se desfăşoară proiectul.Trebuie să vă documentaţi, de asemenea, în
problema pe care o propuneţi spre rezolvare.Necesitatea proiectului pe care îl propuneţi
trebuie temeinic documentată.Dacă nu faceţi această muncă de documentare , nu veţi
avea pe ce să bazaţi cererea de finanţare.
Toate aceste par să implice foarte mult efort, o mulţime de lucruri de ţinut minte şi totuşi nu
sunteţi încă nici măcar la jumătatea drumului! De ce trebuie să dedicaţi atăt de mult timp
documentării? Centrul pentru Donaţii din SUA recomandă ca , date fiind 100 de ore de
muncă, acestea să fie distribuite după tipul de activitate după cum urmează:
45
40 Documentare
35
Scrierea cererii de
30 finatare
25 Administrarea
20 proiectului
15 Evaluare
10
Intocmirea de rapoarte
5
0
Ce oferiţi?
Donatorul va recompensa o idee, dar şi organizaţii şi oameni care au dovedit că merită, care
şi-au arătat abilitaţile pe care le pot oferi.
Pentru a reuşi trebuie să credeţi în ceea ce v-aţi propus şi în importanţa muncii dvs.De ce este
importantă munca dvs.?Ceea ce faceţi este nou sau deosebit? Există o nevoie presantă pentru
care faceţi acest lucru? Acestea sunt lucrurile pe care le aveţi de oferit, iar propunerea
dumneavoastră de finanţare trebuie să comunice acest lucru.
Înţelegeţi-vă slăbiciunile:
• Sunt deja prea multe organizaţii care fac acest lucru, deja finanţăm căteva….
• Nu am fost niciodată…. acolo…şi nu văd de ce am finanţa…
• Nu am auzit niciodată de ei…poate că nu fac treabă bună…
• Au un deficit uriaş… nu văd de ce am continua să-i finanţăm…
• Cheltuiesc prea mult pentru administraţie…
• Sunt extrem de bogaţi; au patrimoniu şi rezerve uriaşe.Aşa că nu au nevoie de ajutorul
nostru.
• Furnizează servicii scumpe…putem cheltui banii mai inteligent în altă parte…
• Am auzit de ei…au avut o publicitate rea cănd au demisionat doi membri din
conducere…
• Sunt prea politici…
Exerciţiu: încercaţi să găsiţi căte un posibil răspuns pentru toate aceste afirmaţii:
•
•
•
•
•
•
Ce vor potenţialii donatori de la dumneavoastră:
vor să finanţeze proiecte care vor crea o bună imagine a propriei lor organizaţii
nu vor să ofere fonduri unor organizaţii care sunt prost administrate
nu vor să finanţeze proiecte care nu concordă cu propriile lor scopuri
nu vor să finanţeze proiecte ce comportă un mare risc din punct de vedere financiar,
politic, social
vor să finanţeze proiecte a caror necesitate este clar definită şi care sunt bine documentate
Nu uitaţi, într-o primă fază cererile de finanţare sunt examinate la repezeală (30 de secunde).
Daţi o deosebită atenţie primei pagini şi rezumatului proiectului, folosind caractere care să
accentueze ideile importante.
Trebuie să arătaţi că organizaţia pe care o reprezentaţi are o bună reputaţie, că oferă servicii
de calitate, că este bine administrată, dă dovadă de responsabilitate financiară şi dispune de
personalul necesar pentru ducerea la îndeplinirea proiectului.Cele mai bune organizaţii nu
aşteaptă niciodată ca fondurile să vină la ele, ele sunt în permanentă căutare de fonduri,
planificănd şi găndind strategic.
Primele secţiuni ale acestui suport de curs au avut ca scop să vă pregătească pentru cea mai
importantă dintre sarcini:SCRIEREA PROPUNERII DE FINANŢARE.Următoarele 12
secţiuni sunt cele care vă vor ajuta să aveţi sub control procesul de pregătire a propunerii.
Nu uitaţi!Conceptul care stă la baza acestei expuneri este cel de “puzzle book”-acela că prin
fragmentarea procesului în etape mici se simplifică rezolvarea sarcinii.Dar nu pierdeţi din
ochi imaginea ansamblului general!Găndiţi global şi acţionaţi local.
În cele ce urmează, ţineţi cont de faptul că secţiunile sunt aranjate în ordinea în care trebuie
să abordaţi etapele procesului de elaborare a cererii de finanţare.Ordinea în care o propunere
de finanţare este citită nu este aceeaşi cu cea în care ea trebuie elaborată.
Această ordine ţine cont , în primul rănd, de faptul că elementele ce intră în componenţa unei
propuneri se împart în două categorii: elemente”esenţiale” şi elemente”de piaţă”.
Elementele esenţiale reprezintă “miezul” propunerii de finanţare şi, îndiferent de finanţatorul
căruia îi este adresată cererea , sunt definite la fel.Ele sunt concepute în ordinea următoare:
1. DECLARAREA PROBLEMEI/SCOPULUI
2. OBIECTIVE
3. METODE
4. EVALUARE
5. BUGET
Acestea sunt elementele esenţiale, indiferent de finanţator ele sunt definite la fel.
6. Justificarea problemei
7. Finanţări ulterioare/durabilitate
8. Întroducere
9. Pagina de titlu
10. Rezumat
11. Anexe
12. Scrisoare însoţitoare
Elementele “de piaţă” sunt elementele secundare şi sunt mai “flexibile” în funcţie de cererile
finanţatorului.Cu alte cuvinte, sunt adaptate în funcţie de cerinţele”pieţei” finanţatorilor.
PROBLEMA
Orice proiect are drept scop o schimbare.Ce doreşte un proiect să schimbe?Cel puţin din
punctul de vedere al iniţiatorilor lui, el urmăreşte o schimbare în bine a situaţiei
beneficiarilor proiectului.Orice proiect există deoarece iniţiatorii lui au identificat o problemă
pe care doresc fie să o înlăture, fie să o atenueze.
Trebuie să arătaţi că problema există şi este presantă, FĂRĂ A FOLOSI PROPRIA OPINIE ,
ci folosind studii, declaraţii, articole, etc.Finanţatorul trebuie să înţeleagă din documentul pe
care îl veţi înmăna că problema pe care a-ţi identificat-o există şi trebuie soluţionată ACUM (
altfel puteţi avea un răspuns de genul: ”problema dumneavoastră este importantă însă o vom
finanţa doar anul viitor…”).
Deci , prin proiectul pe care îl propuneţi urmăriţi umplerea lacunei dintre situaţia prezentă şi
cea pe care o doriţi la sfărşitul proiectului.Situaţia de la sfărşitul proiectului poate reprezenta
fie soluţia finală pentru problemă, fie soluţia parţială, dar realistă, care se poate realiza în
timpul şi cu resursele avute la dispoziţie.
Pentru a vă asigura de faptul că problema este bine aleasă şi că este clar definită, răspunde-ţi
la următoarele întrebări:
♦ Este ea într-adevăr problema reală, sau doar un simptom sau o soluţie a unei probleme-
cauză care trebuie încă identificată?
♦ Cum a fost identificată problema?Poate fi susţinută prin rezultatele unor studii şi/sau
cercetări?
♦ Este organizaţia dumneavostră capabilă să abordeze şi să rezolve acestă problemă?
♦ În ce stadiu se va afla problema după terminarea proiectului?
LACUNA micşoreze sau să o facă
Este lacuna dintre stadiul să dispară.
Cum este enunţată
actual şi cel pe care
problema în prezent? preconizăm să îl atingem Care este stadiul la care
. vrem să ajungă problema
Care este gradul de
Este cea pe care în urma proiectului?
cunoaştere al problemei? organizaţia doreşte să o
SCOPUL
Scopul unui proiect reprezintă rezolvarea problemei.Aşadar, odată definită problema, trebuie
să fie foarte uşor să definim scopul.
Dacă privim la diagrama cu lacuna, scopul este stadiul în care dorim să ajungă problema la
finalul proiectului.
Recomandări:
♦ Enunţul scopului trebuie să fie scurt şi concis.
OBIECTIVELE:
Un obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie obţinut în efortul de atingere a scopului.
Obiectivele sunt paşii ce trebuie făcuţi pentru a ne apropia de scop.Pe măsură ce organizaţia
atinge obiectivele proiectului, lacuna dintre stadiul actual şi scop se limitează.
Un obiectiv nu este ceea ce vrei să faci, ci ceea ce vrei să obţii prin ceea ce faci.
S-specific( specific= este obiectivul clar:cine, ce, cănd, unde, cum, grup-ţintă?).
M-measurable( măsurabil=sunt rezultattele măsurabile, uşor de cuantificat?).
A-achievable(tangibil=este un obiectiv care poate fi în general atins?).
R-realistic(realist= are organizaţia eresursele necesare pentru atingerea lui în timpul dat?)
T-timely(încadrat în timp=există un termen limită?).
Exemplu:
Obiectivul nr. 1: Anunţarea programului de instruire şi primirea cererilor de participare într-o
perioadă de 1 lună.
Obiectivul nr.2:Selectarea a 30 de lideri de unitate care vor participa la stagiu, într-o perioadă
de 2 saptamani, etc
METODE:
Metoda SCOUT.
Daca dorim ca proiectul pe care il facem sa fie unul specific cercetasesc, atunci trebuie sa
folosim intr-o mai mica sau mai mare masura elementele metodei SCOUT..Metoda
SCOUT este fara indoiala elementul fundamental care ne deossebeste de alte organizatii
de tineret din lume.
EVALUAREA
Evaluarea este una din părţile cele mai importante ale unui proiect, deşi de obicei o tratăm cu
superficialitate.O evaluare corectă ne poate ajuta să economisim resurse şi să învăţăm cum să
facem lucrurile mai bine data viitoare.
În general, orice finanţator este foarte atent la ceea ce scrieţi în această secţiune, deoarece
doreşte să poată măsura progresul realizat în atingerea obiectivelor şi să poată verifica dacă
banii sunt gestionaţi corect.
Pentru a putea face o evaluare corectă a proiectului este de dorit să puteţi răspunde
următoarelor întrebări:
În ce măsura proiectul şi-a atins obiectivele?
În ce măsură atingerea acestor obiective poate fi atribuită direct proiectului Dvs?
În ce măsură proiectul s-a desfăşurat conform planificării propuse în cererea de finanţare?
Ce parte din activităţile proiectului s-au desfăşurat mai bine şi în ce fel?
Ce parte a proiectului nu s-a desfăşurat la înălţimea aşteptărilor, şi de ce?
Care a fost părerea participanţilor despre proiect?
Aţi schimbat metodologia pe parcursul proiectului, şi de ce anume?
A fost suficient timpul pe care l-aţi planificat?
A fost bugetul prea mic sau prea mare?
Acestea sunt căteva întrebări, dumneavostră puteţi formula şi altele, iar dacă răspundeţi în
scris sunteţi foarte aproape de a avea o evaluare.Nu uitaţi că evaluarea nu este numai o
activitate pe care o veţi face la sfărşitul proiectului ci trebuie făcută pe tot parcursul
proiectului.De asemenea, pentru a transmite mai uşor rezultatele evaluării folosiţi diagrame şi
scheme.
BUGETUL
Bugetul descrie proiectul în termeni financiari.Acesta arată toate cheltuielile legate de proiect
şi cum vor fi ele asigurate din diverse surse.Găndiţi-vă la un buget ca la un plan de
cheltuieli.Alcătuiţi un buget bine găndit.Nu ghiciţi.
Există mai multe tipuri de buget pe care le puteţi folosi în scrierea cererii de finanţare. Este
bine sa alegeţi acel tip de buget care explică cel mai bine finanţatorului pe ce veţi cheltui
banii şi cănd anume.
Majoritatea finanţatorilor nu acoperă toate cheltuielile proiectului, şi mai mult, acordă destul
de rar întreaga suma solicitată.Motivele ar fi: fie că nu am explicat acţiunea şi costul asociat
destul de clar, fie că am cerut mai mult decăt este necesar.Nu uitaţi, anumiţi finanţatori
acceptă contribuţii în natură(munca voluntarilor, echipament, etc), contribuţii care pot fi
evaluate şi introduse în buget ca şi contribuţie din partea organizaţiei.
JUSTIFICAREA PROBLEMEI
Există mereu tentaţia de a solicita bani pentru nevoile proprii (salariile angajaţilor, costurile
administrative, echipament sau un proiect).Dar acestea nu sunt probleme reale.Un computer
este doar un computer.Dacă însă el este necesar pentru a produce buletinul informativ al
organizaţiei contribuind astfel la o mai bună comunicare, asta are o altă relevanţă în ochii
finanţatorului.
Descrierea problemei este probabil cel mai important element al propunerii, din care rezultă
toate celelalte, şi pentru a putea fi bine concepută, vă oferim căteva recomandări:
În redactarea unei propuneri de finanţare fii conştient de diferenţa dintre percepţiile interne
ale organizaţiei şi cele ale comunităţii.Comparaţi cele două formulări:
“Dorim să amenajăm un Centru de Informare pentru tinerii din oraşul nostru, deoarece nu
avem unde organiza activităţi de informare şi cursuri de instruire”
“Datorită sistemului educativ promovat în ultimii 10 ani, căt şi a nevoii tot mai mari de a
accede la informaţia de care au nevoie, foarte mulţi tineri sunt dezorientaţi şi sunt incapabili
să găsească informaţii de interes, într-un timp minim şi cu costuri reduse.
Amenajarea unui Centru de Informare pentru tineri, dotat cu bibliotecă, acces Internet, sală
de întruniri şi asistat de psihologi, sociologi şi jurnalişti ar permite creşterea cantitaţii şi
calităţii informaţiei primite de către tineri …”
Ambele reprezintă moduri de a descrie o problemă, dar care este mai expresivă ?
problemei.Pentru asta folosiţi sondaje de opinie, date publicate de ONG-uri sau agenţii
guvernamentale, opinii ale unor experţi sau articole din presă, sau de pe Internet.
Descrieţi o problemă care se rezolvă prin soluţia dată. Nu spuneţi” există peste 5.000 de
adolescenţi care se droghează şi noi dorim să ajutăm 35 prin proiectul nostru” ci “ astfel vom
contribui la dezintoxicarea şi reintegrarea socială a 35 de adolescenţi toxicomani din judeţul
nostru”
Unele probleme sunt mai urgente decăt celelalte.O campanie de lobby privind modificarea
legii sponsorizării poate fi mai importantă decăt organizarea unui festival pentru copii de 1
Iunie. Apreciază urgenţa cauzei tale şi descrie problema cu un simţ rezonabil al urgenţei.
FINANŢARE ULTERIOARĂ/DURABILITATE
Deseori una din problemele de care ne lovim când proiectăm o acţiune viitoare nu reuşim să
întrevedem ce va urma, adică nu reuşim să găndim pe termen lung, strategic.Această secţiune
trebuie să cuprindă exact acest lucru.Acest lucru este benefic pentru că ne ajută să fim
pregătiţi mai bine pentru ce va urma, iar în al doilea rănd orice finanţator va aprecia dacă
proiectul va continua şi după terminarea finanţării, adică va fi un proces durabil.
Cei mai mulţi căutători de finanţare nu au forţa sau capacitatea de a descrie urmarea unui
proiect. Nu faceţi ca ei.Arătaţi finanţatorului că v-ati găndit la o continuare a proiectului şi
după ce s-a sfărşit respectiva finanţare.Potenţiale surse de finanţare viitoare pot include:
Donaţii ale altor finanţatori
Taxe pe servicii prestate
Cotizaţii ale membrilor
Donaţii sau contribuţii ale unor persoane fizice interesate de proiect
Programe de autofinanţare
Donaţii ale aceluiaşi finanţator(finanţare susţinută)
INTRODUCEREA
Introducerea este momentul potrivit pentru a oferi ceva informaţii şi demonstra competenţa
dumneavoastră, pentru a vă “vinde” mai bine organizaţia înainte de a intra în problema
propriu-zisă.În acestă secţiune vă construiţi credibilitatea.
Introducerea va include:
Cine şi ce sunteţi, cănd v-aţi înfiinţat şi de ce faceţi ceea ce faceţi,
Detalii privind proiectele din trecut
Detalii privind membri şi simpatizanţii
Numele persoanelor care pot oferi recomandări
Cine v-a mai finanţat în trecut
Evidenţierea pregătirii profesionale a personalului care se va ocupa de proiect
Date despre coordonatorul proiectului
Nu uitaţi să includeţi data, numărul dumneavostră de fax şi telefon, e-mail, adresa poştală şi
persoana de contact.Oricăt de incredibil vi s-ar părea acestea lipsesc deseori din cererile de
finanţare.
TITLUL
Titlul este primul element al cererii care va fi citit.Va trebui deci să “construiţi “ un titlu căt
mai sugestiv care sa-l facă pe finanţator să vă citească cu interes propunerea iar pe beneficiari
să-i facă să se simtă reprezentaţi.
Să fie descriptiv
Să scoată în evidenţă rezultatele proiectului şi metodele folosite
Să descrie avantajele pe care le vor dobăndi beneficiarii sau comunitatea de pe urma
proiectului
Să fie clar, concis şi uşor de ţinut minte
Recomandări:
REZUMATUL
1) De multe ori, rezumatul este singura parte a cererii care se citeşte, fiind astfel unica bază
de luare în considerare sau respingere a proiectului.
2) Fiind prima parte a propunerii care se citeşte, poate trezi interesul finanţatorului pentru
proiect, find foarte important ca prima reacţie a cititorului să fie pozitivă.
3) Rezumatul oferă o trecere în revistă a ceea ce urmează, făcănd propunerea mai uşor de
înţeles.
4) De cele mai multe ori, rezumatul este solicitat de către finanţator.
De multe ori, acestă secţiune poate face diferenţa între dumneavostră şi ceilalţi solicitanţi de
finanţare.Ea poate contribui la întregirea imaginii finanţatorului despre organizaţie şi la
sporirea credibilităţii ei.
De regulă, anexele sunt solicitate de către finanţatorul căruia îi adresaţi cererea.Este bine să
aveţi în vedere următoarele elemente pentru a fi incluse în anexe, chiar dacă ele nu sunt
solicitate de către finanţator:
Copie după statutul organizaţiei
Copie după hotărărea judecătorească de înfiinţare
Lista membrilor din conducerea organizaţiei
Curriculum vitae al coordonatorului de proiect
Explicitarea bugetului
Raportul de activitate pe anul trecut
Bugetul pe anul in curs
Alte materiale de susţinere a propunerii (articole din presă despre proiectele
organizaţiei)
Scrisori de recomandare
Unii donatori văd sute de propuneri într-o saptămână.Ei trebuie să-şi aducă aminte de
organizaţia pe care o reprezinţi.Modul în care le poţi atrage atenţia ţine de cum realizezi
pagina de introducere a cererii de finanţare, rezumatul si anexele.
4.Urmăreşte să respecţi cerinţele lui intocmai: dacă iţi cere să prezinţi cererea de finanţare
dactilografiată şi în trei exemplare, fă-o intocmai.
7.Fii realist:
Nu încerca să faci foarte mult.Cel mai bun proiect e acel care are rezultate măsurabile pe
care le poate atinge cu cele mai mici costuri, într-o perioadă de timp rezonabilă.
toată informaţia trebuie despărţită în piese de mici dimensiuni, destul de mici pentru a putea
fi inghiţite dintr-o dată.Dacă o frază sau propoziţie este prea lungă pentru a putea fi inţeleasă
la o simplă citire, reformuleaz-o sau elimin-o.
Acum aveţi o cerere de finanţare clară şi bine scrisă.Dar înainte de a o trimite finanţatorului
mai citiţi-o o dată şi verificaţi-o folosind următoarea listă:
1. Verificaţi formularea problemei.Este ea bine definită?
2. Aţi explicat cu claritate diviziunea muncii şi responsabilităţile fiecărui participant la
proiect?
3. Există o legătură clară între caracterul problemei şi soluţia propusă?
4. Verificaţi încă o dată calculele.Aţi adunat corect?
5. Există un program clar de desfăşurare a proiectului?
6. Aţi inclus datele dumneavostră de contact?
7. Aţi inclus în anexă toate documentele cerute?
8. Asiguraţi-vă că tonul cererii este adecvat şi că documentul arată îngrijit, curat şi bine
formulat.
Odată verificarea încheiată, aveţi de făcut două lucruri: puneţi cererea de finanţare la poştă şi
felicitaţi-vă.Aţi muncit din greu dar aţi făcut o treabă excelentă.Aveţi un avantaj important în
comparaţie cu acele organizaţii care nu au investit timp şi energie şi au trimis o cerere de
finanţare prost întocmită.
CONSIDERAŢII FINALE:
După ce aţi obţinut fonduri, indiferent căt anume şi de la cine, spune-ţi “mulţumesc”, astfel ei
îşi vor aminti cu plăcere de tine.A spune “mulţumesc” este de fapt una din “cele zece porunci
ale obţinerii de fonduri”.Acestea sunt:
Impresia pe care şi-o fac donatorii despre dumneavoastră se bazează pe contactul direct
şi pe ceea ce scrieţi.Documentaţi-vă temeinic, scrieţi şi rescrieţi, citiţi şi corectaţi,
verificaţi bugetul , programul de desfăşurare al proiectului, verificaţi totul.Lucraţi cu
răbdare şi faceţi totul căt se poate de bine şi veţi sfărşi prin a obţine fondurile de care
aveţi nevoie.
SUCCES !
ANEXA1
Problema şi necesitatea:
Eficienţa organizaţiei:
Efectul mobilizator/părghie:
Exerciţiul 2:
Scrieţi şase puncte “de vănzare”, motivele pentru care credeţi că proiectul şi organizaţia
dvs.sunt importante şi care să dovedească că propunerea dvs. merită să fie susţinută:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Dacă propunerea nu este susţinută noi nu vom fi capabili să ne continuăm munca aşa
încăt (se va întămpla)….
ANEXA 2
Exerciţiu:
Propuneri ONCR:
1.
2.
3.
4.
5.
ANEXA 3
Fazele unui ciclu de programe SCOUT sunt legate unele de altele, si fiecare este in mod
natural consecinta fazei premergatoare si pregateste drumul spre urmatoarea faza.Asta in
asa de mare masura, incat ultima faza se transforma inevitabil in prima faza a ciclului
urmator.
4.Monitorizarea
1.Evaluarea grupului de 2.Propunerea 3.Organizarea, 5. Concluzio-
cercetasi si pregatirea proiectarea si narea
si evaluarea
propunerii selectarea pregatirea progresului
activitatii
activitatilor activitatilor personal
Facand o conexiune stransa intre cicluri, aceasta faza termina un ciclu cu evaluarea
grupului si imediat porneste urmatorul ciclu stabilind scopurile, preselectand activitatile
si pregatind propunerea de program care va fi facuta de catre tineri.
In acesta faza liderul analizeaza in primul rand rezultatele ciclului care tocmai a luat
sfarsit si face o evaluare generala a grupului de cercetasi luand in calcul cat de bine au
fost aplicate metodele, cat de succes au fost activitatile si progresul pe care tinerii le-au
realizat in atingerea obiectivelor educative.Aceasta trecere in revista le va arata liderilor,
unde trebuie sa puna accentul mai mult in ciclul urmator in relatie cu tipul de activitati si
ariile de dezvoltare personala.
Activitatile preselectate sunt propuse tinerilor de catre lideri in modalitati diferite pentru
a le stimula creativitatea si ai incuraja sa-si exprime opiniile.Unitatea raspunde la
propunerea facuta de lider.Ei pot sa o accepte asa cum este, sau sa faca anumite schimbari
sau chiar sa adauge activitati intregi pe care le-au gandit ei insisi.
Toate activitatile rezultate din aceasta propunere sunt supuse deciziei unitatii, pentru a
selecta activitatile pentru ciclul care urmeaza.
Exista un numar de jocuri democratice ce pot fi folosite pentru a realiza aceasta selectie,
cu scopul de a te asigura ca tinerii au un rol activ in acesta alegere.
Odata ce tinerii au decis asupra activitatilor pentru urmatorul ciclu de programe, echipa
de lideri trebuie sa organizeze aceste activitati intr-un calendar.Aceasta faza necesita un
anumit nivel de aptitudini in a pune activitatile alese de catre tineri intr-un calendar
atractiv, prin pozitionarea activitatilor de diferite tipuri si durata intr-un program care sa
tina cont de variabilele de timp si resurse.
In aceasta faza este foarte important sa realizam ca fiecare activitate trebuie cu atentie
proiectata si pregatita.
Aceasta faza este cea care va ocupa cea mai mare parte din timpul disponibil al unui ciclu
de programe.Asa si trebuie sa fie, deoarece “ a face un lucru” este cea mai atractiva parte
a lucrurilor din punctul de vedere al tinerilor.Este de asemenea o parte de mare interes si
pentru lideri deoarece ei trebuie sa-I ajute pe tineri sa se dezvolte prin “lucrurile” pe care
le realizeaza.Daca faza anterioara a necesitat destul de mult timp pentru organizarea
activitatilor si luarea deciziilor, aceasta faza, cea mai lunga, se refera la actiune, la
realizarea activitatilor pe care le-am ales si gandit.
Activitatile par ca niste parti multicolore ale unui puzzle.Fiecare piesa, in felul ei poate
parea insignifianta, dar impreuna formeaza o imagine la care fiecare a contribuit si care
nu ar fi la fel daca ar lipsi chiar si o singura piesa.
Activitatile sunt evaluate atat de catre tineri cat si de catre lideri in timpul activitatilor, la
sfarsitul ei sau dupa un anumit timp.
In acesta ultima faza fiecare tanar realizeaza cat de mult s-a dezvoltat in cadrul acestui
ciclu de programe si isi stabileste impreuna cu liderul obiectivele pe care le are de atins
pentru urmatorul ciclu.
Aceasta faza este de asemenea un bun prilej pentru a sarbatori obiectivele atinse precum
si sfarsitul unui ciclu si inceputul altuia
Anexa 4
TEST DE AUTOCUNOASTERE
2. Daca am un posibil neajuns in munca de echipa s-ar putea sa fie pentru ca:
a) Nu ma simt in largul meu daca intalnirile (de lucru) nu sunt bine structurate si
controlate si bine conduse in general.
b) Sunt inclinat sa fiu prea generos cu cei care au un punct de vedere valid dar care nu a
fost luat in considerare.
c) Am tendinta sa vorbesc mult de indata ce grupul discuta despre idei noi.
d) Punctele mele de vedere obiective imi creeaza probleme in a ma alatura colegilor gata
pregatit si entuziast.
e) Sunt uneori privit ca plin de forta si autoritar cand trebuie sa se faca ceva.
f) Imi vine greu sa conduc din frunte, poate pentru ca reactionez prea tare la atmosfera
de grup.
g) Sunt capabil sa ma las atât de prins de ideile pe care le am incat pierd din vedere ce
se intampla in jur.
h) Colegii tind sa ma vada ca pe o persoana care se ingrijoreaza peste masura din cauza
detaliilor sau a posibilitatii ca lucrurile sa nu iasa cum trebuie.
g) Sunt constient ca trebuie sa-i rog pe ceilalti sa faca lucrurile pe care eu nu la pot face.
h) Ezit in a-mi prezenta punctele de vedere cand vad ca intampin o reala opozitie.
Sectiune I C M IN IR ME LE F
1 g d f c a h b e
2 a b e g c d f h
3 h a c d f g e b
4 d h b e g c a f
5 b f d h e a c g
6 f c g a h e b d
7 e g a f d b h c
total - - - - - - - -
Punctajul maxim va indica cat de bine poate persoana in cauza sa se faca remarcata in
cadrul unei echipe. Urmatorul punctaj mare indica rolul spre care se poate indrepta persoana
in cazul in care pentru vreun motiv sau altul exista o cerinta mai mica in cadrul echipei de a
ocupa rolul cu cel mai mare punctaj obtinut de persoana respectiva.
Cele mai slabe doua punctaje in cadrul echipei indica posibile arii de slabiciune. Dar,
in loc de a incerca sa schimbati atitudinea managerului in aceste arii, ar fi mai bine sa se
ceara sprijinul unui coleg cu calitati complementare.
Experienta obtinuta pana acum cu ajutorul acestui test indica ca cele mai preferate
roluri pentru comitetul director sunt cele de Modelator, iar cele mai putin preferate cele de
TIPUL Cel mai bun rol Calităţi caracteristice Slăbiciuni acceptabile Ati
Organizează munca Bun comunicator, inspiră Poate fi manipulativ, nu Co
echipei , foloseşte încredere, calm, oferă este în mod special def
COORDONATOR(C) calităţile şi talentul motivaţie,încrezător, creator cal
membrilor echipei, delegă controlat,bun ascultător de
sarcinile opo
Ajută pe ceilalţi, Diplomat, sociabil, Indecis, în special în Ală
LUCRĂTOR AL promovează un mod de flexibil, conciliant, perioadele de criză me
ECHIPEI(LE) lucru cooperant şi sensibil, adaptabil evi
eficient, valoros în com
perioada de criză
Sursă de inovaţii; Creator, introvertit, Poate ignora practicul şi Ap
generează noi idei; reacţionează la laude şi refuza protocolul; capul pen
INOVATOR(IN) găndire spre soluţii critici, poate lucra singur, în nori; poate fi uneori în d
alternative în rezolvarea abordări”neortodoxe”, nestăpânit. de
problemelor plin de imaginaţie, serios ofe
cre
într
Analizază ideile; Judecăţi de valoare; Mişcările greoaie; lipsa Cri
MONITOR/ evaluează sugestiile; prudent; fără emoţii; de inspiraţie; arareori îi de
EVALUATOR(ME) monitorizează obiectivele perspicace; inspiră pe cei din jur com
coo
ino
rem
Transpune planurile în Auto-disciplinat; Lipsa de flexibilitate; îi Co
scheme concise; foloseşte munceşte din greu displac ideile fără
IMPLEMENTATOR(I) abordări sistematice; vede neverificate; se adapteză org
latura practică doar dacă i se spune “de nec
ce” sug
de
Se asigură că nimic nu a Meticulos Ezitare în a delega; Scă
fost scăpat din vedere; îngrijorări; poate părea crit
FINALIZATOR(F) urmăreşte lucrurile pănă prea pedant cu detaliile con
la capăt; atenţie deosebită det
pentru detalii ved
Modelează activitatea Dinamic; produce Tendinţa spre asprime sau Asu
echipei; modifică starea schimbări; fire decshisă; grosolănie; nerăbdarea; aut
MODELATOR(M) de inerţie; produce gereu de condus iritabilitatea IN
urgentarea acţiunilor “vo
oc
Răspunde la întrebări ; Entuziast; bun Atenţie de scurtă durată; Ad
INVESTIGATOR DE explorează noi idei sau comunicator; fire indisciplină; se plictiseşte păs
RESURSE(IR) posibilitaţi; negociază deschisă ; curios uşor; lipsa capacităţii de a pen
resursele; multe contacte urmări lucrurile pănă la pro
capăt dec
Oferă cunoştinţe Hotărât; devotat, Domeniu restrâns de Nu
SPECIALIST(S) specializate; contribuie cu singuratic, iniţiator de interese sau
experienţă tehnică acţiune