CDIGO: M-FT-10.10.002.

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FORMATO: ACTA DE REUNIN

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Acta No. Asunto Lugar

06

Fecha

2011

02

16

H.I.

2 a.m.

H.F.

3:30 a.m

EQUIPO DE GESTIN EXTENSIN UNIVERSITARIA- PREMIO 2010 - 2011 Casa 162 Direccin de Extensin Universitaria Elaborada por Asistentes Cargo Lder Macroproceso Coordinadora Equipo Gestora Gestora Gestora Gestora Gestor Coordinadora Equipo Gestora Temas Tratados Margarita Ruiz Correa

Nombre Alexander Correa Espinal Noralba Bustamante B. Clara Cecilia Daz Londoo Paula Andrea Guerra Meja Gloria Margarita Ruiz Correa Diana Marcela Castao Serna Carlos Julio Rendn Daz Noralba Bustamante B. Clara Cecilia Daz Londoo

Firma

1. Lectura y aprobacin del Acta anterior: Se envi previamente el acta a todos los asistentes, se sugiere complementar algunos aspectos. 2. Macroproceso y SIMEGE electrnico: Noralba Bustamante Betancur, Coordinadora del equipo inicia la reunin comentandolas particularidades de la capacitacin de SIMEGE electrnico, da cuenta de la complejidad del manejo del aplicativo. Con respecto a los avances del Macroproceso advierte que se hicieron algunas observaciones desde la Sede Bogot, el avance de este debe estar listo para febrero. Por el momento no se han dado lineamientos desde SIMEGE con respecto al reciclaje y al manual de servicio, con respecto al SIPLO se logr ingresar toda la informacin, excepto la correspondiente a la Unidad de Gestin Tecnolgica porque no fueron creadas las polticas. El profesor Alexander Correa Espinal, Director de Extensin Universitaria informa algunos de los temas tratados en la reunin del Nodo Gestor: Presentacin del Macroproceso de las reas de Bienestar, Comunicaciones y Laboratorios. Implementacin de talleres de atencin al cliente y calidad del servicio, competencias gerenciales y construccin de modelos mentales asociados al premio SIMEGE 2010 2011, la fecha de estas actividades est por definirse. Prximo lanzamiento de la una campaa de Sabias que .asociada al premio SIMEGE. Presentacin de un sub-proyecto de seguridad ambiental. 3. Planes de mejoramiento de cada puesto de trabajo y el mejoramiento del servicio:Como compromiso de la reunin anterior cada uno de los miembros del equipo deba exponer en esta reunin cuales son las acciones que desde su puesto de trabajo ha implementado para mejorar su desempeo y proponer acciones que conduzcan a la satisfaccin del servicio, a continuacin lo sealado por cada uno de ellos: Clara Cecilia Daz, secretaria de la Direccin de Extensin manifiesta que se debe realizar una encuesta de satisfaccin del servicio para que los usuarios puedan brindar sus aportes y sugerencias en cuanto al desempeo de los funcionarios teniendo en cuenta los siguientes

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criterios: atencin, informacin, buen trato e instalaciones locativas, ello para determinar si la gestin de los empleados de la oficina cumple con las expectativas del usuario. Las acciones en su puesto de trabajo incluyen: Mejorar el orden, cuando se tengan dudas consultar para evitar suministrar informacin errada, mejorar la comunicacin. Y por ltimo, como propsito: dedicar media hora a descargar los registros en la planilla para mantener actualizado este formato. Paula Andrea Guerra, contratista, afirma que en cuanto a la mejora del puesto de trabajo elabor una lista de chequeo de cada documento que se elabore para evitar reprocesos, dispuso el presupuesto de los proyectos a la vista de todos los miembros del EG para que en su ausencia cualquiera de ellos pueda tener acceso a esa informacin, adems elabor un cuadro de control de actividades, y afirm que se estn adelantando reuniones peridicas para monitorear el avance de los proyectos , adems estuvo ordenando mucho el escritorio, evitando torres de papel y el uso de papeles pequeos para tomar notas. En cuanto a la mejora del servicio obtuvoel Manual de Atencin al Cliente de la empresa KaisenS.A, la norma ISO 9000 y la NPGP de gestin pblica, que segn sealpresentan tems de atencin de servicio al cliente, indicadores y acciones correctivas. Adrin Santamara MorenoJefe de la Unidad de Gestin Tecnolgica afirma que le preocupa que no hay carpetas fsicas para organizar la informacin de los proyectos, debido a ello se autoriza la compra de AZ, seala que se ha generado informacin que no se puede perder, es necesario recuperar el histrico desde 1998 hasta el 2006. Sugiere la incorporacin de un formato de felicitacin por el buen servicio, ya que ello exaltara el buen desempeo de los empleados. Alexander Correa EspinalDirector de Extensin Universitaria, manifiesta su agrado con la implementacin de las 5s que se ha dado en la oficina, y el mejoramiento de la comunicacin de los miembros de extensin a travs del uso de calendarios compartidos. Uno de los objetivos para mejorar su puesto de trabajo consiste en dedicar por lo menos una o dos horas al da a ese propsito. En cuanto al mejoramiento de la infraestructura se tiene pendiente la compra de una puerta, la recepcin de 5 computadores y la compra de unas persianas para mejorar la seguridad. De otro lado afirma que de acuerdo a las nuevas disposiciones para este ao se debe incluir junto con las certificaciones un avance de resultados que d cuenta de las actividades desempeadas por los contratistas dentro del mes correspondiente al pago.

Carlos Julio Rendn Dazplantea las siguientes propuestas: Implementacin de un buzn de sugerencias, identificacin de los integrantes del grupo gestor mediante el uso de escarapelas, o trapezoides en los puestos de trabajo, demarcacin de los baos, pausas activas en el rea laboral para mejorar el desempeo, implementar posturas recomendadas para trabajar y asevitar la baja productividady los problemas de salud, cuidar la imagen ante los usuarios, tener contacto telefnico de todos miembros en caso de emergencia, e implementar un manual de convivencia en la oficina, esta ltima idea se descarta pues hay un reglamento que rige a todos miembros de la Universidad. Margarita Ruiz Correa, contratista afirma queen cuanto al puesto de trabajo a incluido listas de chequeo tanto para las visitas guiadas como para los eventos, a implementado el uso de carpetas para organizar los archivos fsicos, esta consignando en una carpeta fsica la hora de entrada, la hora de salida y el nmero de horas que los estudiantes del Fondo EPM y manutencin colaborarn al interior de la oficina, ello para llevar un control ms exhaustivo con respecto al tiempo en que colaboran en la oficina. Noralba Bustamante Betancur, Profesional Especializadasocializa la estrategia de comunicacin que viene desarrollando en la Unidad de Extensionismo que incluye la

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comunicacin permanente con Margarita Ruiz, Paula Guerra y Marcela Castao en cuanto a los avances de su trabajo, sostiene adems que los archivos de extensionismo estn casi 100% depurados en cuanto al orden se refiere, frente a esto AdrinSantamara Moreno afirma que sera bueno direccionar los correos a Gmail, aprovechando las ventajas tecnolgicas que este ofrece, pues permite hacer carpetas y usar el Chat. Se comenz a enviar informacin a travsBitcora para exaltar la labor de Extensin, se est trabajando adems en la elaboracin de un Brochure en donde se muestren los logros de la Direccin, diseo de una plantilla para enviar los comunicados oficiales de la Direccin a la Comunidad Universitaria, la elaboracin de una propuesta de creacin de un Centro de Educacin Continua la cual ser presentada al Consejo de Sede, entre otras.

MargaritaRuiz, socializa los avances de la campaa de Reciclaje al interior de la Direccin de Extensin, afirma quela Direccin est ms adelantada que las otras dependencias porque cuenta con una versin en borrador de la campaa que no tienen disponible otras dependencias, esta campaa se enfoca bsicamente en reducir, reciclar y reutilizar. Reducir el uso de papel racionalizando el nmero de impresiones, enviando comunicados a travs de internet e imprimiendo slo la versin final. Reutilizar: Las hojas que tienen por lo menos una cara libre como borradores, encuestas, o para tomar nota. Reciclar: Las hojas que estn usadas por lado y lado se entregarn peridicamente a las autoridades competentes.

La evaluacinde esta actividad se har dentro de la oficina, se debe evidenciar una reduccin del uso del papel en por lo menos un 30%, Marcela Castaoes la persona encargada de llevar esta contabilidad.

Compromisos Adquiridos Actividad Envo peridico de correspondencia contips de reciclaje dirigido al Equipo Gestor Enviar por correo electrnico el Manual de Atencin al Cliente de la empresa Kaisen S.A, la norma ISO 9000 y la NPGP de gestin pblica. Fecha Se enviar una vez por semana 22/02/2011 Responsable Margarita Ruiz Correa

Paula Andrea Guerra