IDENTIFICAO Curso: Auxiliar Administrativo Professor(a): Antonia Charliane Matos Facundo Disciplina: Rotinas Administrativas Carga Horria: 20h

Unidade I ROTINAS ADMINISTRATIVAS Tempo previsto: 4h

OBJETIVO

Definindo nosso ponto de chegada Esperamos que ao final desta unidade, voc seja capaz de: Identificar tcnicas administrativas para o funcionamento de uma empresa. Entender o conceito de marketing; Proporcionar aos participantes orientaes quanto adoo de procedimentos de classificao e arquivamento de documentos; Identificar os tipos de clientes; 1 ROTINAS ADMINISTRATIVAS Nesta disciplina o aluno receber noes de administrao, suas principais funes e segredos dos sistemas que integram esta rea como: Organizao administrativa, Empresa, Departamento pessoal e muito mais. Entender as rotinas administrativas conhecer o funcionamento organizacional de uma empresa, seus processos administrativos, coordenao e controles, o aluno estar qualificado a trabalhar em qualquer empresa. 1.1 O QUE ROTINAS ADMINISTRATIVAS So funo ou funes que um profissional realiza dentro de uma empresa ou escritrio, que so as seguintes: - Realizar entrega de materiais diversos; - Manter documentos e material organizados; - Desenvolver e preparar expedientes administrativos sob orientao dos

superiores; - Controlar a entrega e a sada de materiais; - Controlar registro de frequncias de funcionrios; - Inteirar dos servios dos setores diversos da empresa visando orientar e facilitar a funo de dados, documentos e outras solicitaes dos superiores; - Atuar como responsvel fiscalizador pela manuteno da ordem nos ambientes; - Operar equipamentos diversos, tais como: e-mail, fax, mquina de Xerox, projetor multimdia; - Realizar e atender chamadas telefnicas; - Emitir notas fiscais, emitir contra-cheques dos funcionrios; - Realizar depsitos dos salrios. 2 ORGANIZAO ADMINISTRATIVA A organizao muito importante nos servios de apoio administrativo, por isso, atentemos para os procedimentos executados pelo profissional de apoio administrativo para uma melhor estruturao das atividades que pretende realizar. A palavra organizao tem um sentido de preparao, de planejamento de uma atividade de acordo com um mtodo de trabalho. Mas organizao tambm significa, a forma como os dados e documentos so arrumados, guardados, dispostos. E isso muito importante para que eles no se percam, podendo ser recuperados rapidamente sempre que forem necessrios. Como se pode constatar, organizao uma espcie de ferramenta utilizada para realizar as tarefas desejadas e alcanar os objetivos estabelecidos. E a relao entre organizao e ferramenta muito forte. A organizao necessria em qualquer uma de nossas atividades, tanto em casa como no trabalho. No de estranhar, portanto, que as empresas, desde as suas origens, tenham procurado organizar, arrumar, colocar os dados e as informaes nos devidos lugares. J no princpio do sculo XX o mundo se via s voltas com inmeros problemas de desorganizao e falta de mtodos nas empresas. Foi ento que Frederick W. Taylor, um norte-americano que viveu de 1856 a 1915, definiu tarefas e atividades, distribuindo-as entre as pessoas, de modo que aquelas experincias pudessem ser repetidas depois, servindo de modelo para a realizao de outras. a Taylor que se deve um sistema de produo baseado na organizao racional do trabalho, buscando o alcance do rendimento mximo com o mnimo de tempo e de atividade. Para trabalhar de forma

organizada precisa-se planejar e estruturar as tarefas e atividades que sero desenvolvidas. Agindo dessa maneira, certamente o trabalho se tornar mais fcil de executar e, consequentemente, se realizar em menos tempos e com mais qualidade. 2.1 ADMINISTRAO NAS EMPRESAS Ao longo do tempo diversas teorias sobre Administrao oscilaram entre dois pontos diferentes: Arte ou Cincia? Atualmente, podemos afirmar que cada Administrao apresenta seu estilo, cada qual com suas virtudes e a sua forma ideal de gesto. Para o sucesso das mais variadas formas de Administrao, preciso fazer uso da Tecnologia e da Informao, sempre atendendo as necessidades do mercado. Administrar analisar uma situao de forma racional. Desenvolver estratgias para construir os objetivos, coordenar recursos, direes e controles precisos, e, finalmente, motivar e compensar as pessoas que fazem parte deste processo. Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar so as funes que um administrador utiliza para d um bom funcionamento dentro das empresas. EMPRESAS Define-se uma empresa como um conjunto de pessoas e meios materiais cuja atividade orientada para a produo de bens econmicos, isto , bens ou servios que satisfazem s necessidades humanas.

As Empresas possuem trs principais objetivos: - A satisfao plena do cliente com relao ao produto e/ou servio; - O lucro obtido na comercializao do produto e/ou servio; A renumerao do material humano (funcionrios, empregados, colaboradores). Os administradores em todos os nveis hierrquicos de uma empresa devem buscar o alcance dos trs objetivos, de maneira eficiente e eficaz atendendo as expectativas de todos os envolvidos. - Eficincia: Fazer certa coisa (trabalho correto, sem erros e de boa qualidade) - Eficcia: Fazer a coisa certa (trabalho que atinja totalmente o resultado

esperado) Podemos afirmar que, toda e qualquer empresa ou organizao, sofre problemas. Dentre as principais, citamos: - Falta de Comunicao; - Falta de Coordenao, entre os departamentos; - Falta de Redefinio de reas e responsabilidades; - Excesso de Burocracia; - Falta de Iniciativa e Criatividade; - Falta de Liderana. TIPOS DE EMPRESAS As empresas so organizaes econmicas privadas, pblicas ou mistas que oferecem bens e ou servios tendo, em geral, o lucro como objetivos (em uma viso mais moderna, o lucro uma consequncia, ou retorno esperado pelas empresas, do processo produtivo e, para as empresas pblicas ou entidades sem fins lucrativos representado pela rentabilidade social). Tipos de empresas: - Privadas: provinda de uma Firma Individual ou de Sociedade, aquela que no de propriedade do Estado, ou seja, seu proprietrio possui todos os direitos sobre ela. So exemplos de empresas privadas: Bradesco, TAM, etc. - Publicas: entidade oriunda de rgos governamentais, podendo ser municipal, estadual ou federal. So exemplos de empresas publicas: Agespisa, Caixa Econmica Federal CEF, etc. - Sociedades de economia mista: a juno das Empresas Pblicas com as Empresas Privadas, neste caso, a Empresa Pblica, detm a maior parte das Aes, assumindo o controle Administrativo, cabendo Empresa Privada, os servios de utilidade pblica. So exemplos de sociedades de economia mista: o Banco do Brasil S/A e a PETROBRS (Petrleo Brasileiro S/A). FUNES BSICAS DAS EMPRESAS - Administrativa: faz com que as operaes da organizao sejam integradas e, assim sendo, sincronizam as atividades da empresa, tendo uma influencia sobre essas funes. - Comercial: relacionadas com as transaes de compra, venda e permutao. - Tcnica: Relacionadas com a produo de Bens, Produtos ou Servios. - Contabilidade: Relacionadas com inventrios, balanos, custos, registros e estatsticas. - Financeira: Relacionadas com a procura (captao) e gerncia de capitais

como o bom uso do capital. - Segurana: Relacionadas com a proteo e preservao de Bens e pessoas. 3 TCNICAS ADMINISTRATIVAS um conjunto de processos fundamentais para o funcionamento da empresa. As tcnicas permitem criar uma padronizao das rotinas executadas pela empresa. 3.1 MANUAIS DE INSTRUES X REGULAMENTOS Os manuais de instrues servem para determinar procedimentos para a execuo de um trabalho. So elaborados por setores especficos a que se referem e a sua leitura obrigatria, para que se possa manter a padronizao dos conceitos. Os regulamentos so importante instrumento para definir diretrizes na empresa, atravs do regulamento podemos conhecer as polticas da empresa e seu objetivo em geral. Os regulamentos so elaborados por lderes de departamento ou administrao. 3.2 ORGANOGRAMA a representao grfica dos setores e/ou departamento da empresa, onde podemos visualizar a relao de mando e subordinao. Representamos os setores ou departamento da empresa atravs da figura geomtrica de um retngulo, as linhas cheias interligam as figuras, relacionando-as de acordo com a autoridade, as linhas pontilhadas, representam rgos de assessoria ou staff.

OBJETIVO DO ORGANOGRAMA - Proporcionar a visualizao da estrutura funcional da empresa e sua hierarquia; - Delegar autoridades e responsabilidade; - Trajetria de comunicao. 3.3 FLUXOGRAMA

 um recurso que permite visualizar o caminho e o processo de trabalho a serem executados por um setor e/ou departamento, indicando o prximo passo a ser seguido. Os smbolos utilizados na elaborao do fluxograma so de carter internacional, porm, isso no impede de ser alterado conforme a necessidade. Todo fluxograma deve possuir um incio, um sentido de leitura ou fluxo, e um fim, bem como as devidas amarraes. O processo deve ficar definido da forma mais clara possvel, ou seja, de fcil identificao das aes que devem ser executadas, ou dependendo do tipo de fluxograma, as alternativas do processo. OBJETIVO DO FLUXOGRAMA - Diminui movimentos desnecessrios; - Corrigir erros de processos; - Facilitar treinamento dos colaboradores; - Manter o controle de qualidade do trabalho. SIMBOLO SIGNIFICADO
OPERAO MOVIMENTO/TRANSPOR TE PONTO DE DECISO

INSPEO DOCUMENTO IMPRESSO

ESPERA

ARMAZENAGEM

SENTIDO DE FLUXO LIMITES (INCIO,PARE, FIM)

3.4 CRONOGRAMA O cronograma uma ferramenta de planejamento e controle em que so indicadas e detalhadas as atividades a serem executadas durante um perodo estimado, bem como seu prazo de execuo e responsveis. Um cronograma considerado ainda, um importante instrumento para levantamento dos custos de um projeto e, a partir da, pode ser feita uma anlise de viabilidade antes da aprovao final. 3.5 TCNICAS DE ARQUIVAMENTO Esta tcnica cresceu muito nos ltimos tempos, medida que se desenvolveram os conceitos sociais, culturais e econmicos. Para as empresas, representa um importante papel, pois os documentos requerem qualidade e funcionalidade. O valor e a importncia dos documentos arquivados devem ser avaliados constantemente, antes de serem destrudos. Arquivo o conjunto de documentos recebidos e/ou produzidos, que devem ser preservados pelas instituies pblicas ou privadas, afim de organizao ou consulta. Os arquivos devem ser organizados de forma que os documentos sejam armazenados com segurana, preciso e simplicidade. Um arquivo bem organizado deve permitir que, em sua ausncia, outros funcionrios encontrem facilmente os documentos. - Segurana: os documentos arquivados so de extrema importncia, em virtude disso, os cuidados a serem tomados contra incndio, roubo, extravio e deteriorao, devem ser prioritrios. - Preciso: os documentos devero ser de fcil acesso, ou seja, arquivados de forma que possam ser localizados com preciso. - Simplicidade: o arquivo deve ser compreendido por todos, pois o mesmo no se resume em guardar documentos, e sim, uma fonte de informao que tem como pretenso atender a todos. TIPOS DE ARQUIVOS Baseado na definio podemos dizer que existem vrios tipos de arquivos, tudo depende dos objetivos e competncias das entidades que os produzem. Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os arquivos podem ser classificados em: - Pblicos (federal, estadual, municipal); - Institucionais (escolas, igrejas sociedade, clubes, associaes);

- Comerciais (empresas, corporaes, companhia); - Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc). Temos tambm os arquivos que guardam e organizam documentos cujas informaes so registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e so chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um arquivo mais completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os arquivos mdicos, de imprensa, de engenharia, literrios e que muitas vezes precisam ser organizados com tcnicas e com materiais especficos. So conhecidos como Arquivos Especializados. SISTEMA DE ARQUIVO Sistema um conjunto de arquivo de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pblica ou privada, que independentemente da posio que ocupam as respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns. Exemplo: Sistema de Arquivo da Unicamp. E Documento? a unidade constituda pela informao (elemento referencial ou dado) e seu suporte (material, base), produzida em decorrncia do cumprimento de uma atividade. O documento pode ser simples (ofcio, relatrio, ficha de atendimento) ou composto (processo). NATUREZA DOS DOCUMENTOS Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com as atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se apresentam dentro de um arquivo. Vamos conhec-los: 1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com sua natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, folha, cartaz, mapa. 2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nesse contidas. Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento.

3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicao de seu contedo. Exemplos: audiovisual (filmes), fonogrfico (disco, fitas), magnticos/informticos (disquetes, cd-rom). 4. Tipo de documento: a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que gerou. Exemplos: ata de posse, boletim de notas e frequncia de alunos, regimento de departamento, precesso de vida funcional, boletim de atendimento de urgncia, pronturio mdico, tabela salarial. Como organizar um arquivo? interessante que o local onde voc trabalhe ou venha trabalhar tenho um plano de classificao para que voc possa guardar os documentos dentro de pastas certas. Classificao , portanto, a sequencia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas e atividades produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo. Ordenao: disposio dos documentos dentro das pastas e destas dentro do arquivo. A escolha da forma de ordenao depende muito da natureza dos documentos, veja a seguir alguns mtodos bsicos: Ordenao Alfabtica: disposio dos documentos ou pastas de acordo com a sequncia das letras do alfabeto; Ordenao Cronolgica: disposio dos documentos ou pastas de acordo com a sucesso temporal; Ordenao Geogrfica: disposio de acordo com as unidades territoriais (pases, estados, municpios, distritos, bairros e outros); Ordenao Temtica: disposio de acordo com temas ou assuntos; Ordenao Numrica: disposio de acordo com a sequncia numrica atribuda dos documentos. Depende de um ndice auxiliar para busca de dados. IDADE DOS ARQUIVOS Voc sabia que os arquivos tambm tem ciclo de vida? , este contado a partir da produo do documento e do encerramento

do ato, ao ou fato que motivou a sua produo e da sua frequncia de uso. Essa fase se diz na Arquivstica que tem relao com a vigncia do documento (a razo de ser do documento). Depois de destitudo dessa vigncia o documento pode ser guardado em funo da importncia das informaes nele contidas, para a histria da administrao ou mesmo para tomadas de decises pautadas nas aes do passado. O ciclo pode ser categorizado em trs fases ou arquivos: - Arquivo Corrente ou de Gesto tambm conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. So conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam juntos aos rgos produtores em razo de sua vigncia e frequncia de uso. So muito usados pela administrao. - Arquivo Intermedirio tambm conhecido como de Segunda Idade ou SemiAtivo. So Arquivos que aguardam em depsitos de armazenamento temporrio, sua destinao final. Apresenta pequena frequncia de uso pela administrao. - Arquivo Permanente tambm conhecido como de Terceira Idade ou Histrico. So os conjuntos documentais custodiados em carter definitivo, em funo do seu valor. O acesso pblico. Ateno: por descuido e desinformao, muitas vezes o Arquivo considerado morto ou inativo. TEMPO DE ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS So diversos documentos que devem ser mantidos por um certo perodo de tempo guardados. Relacionamos o tempo de armazenagem dos principais documentos utilizados pelas empresas. Tipos de Documentos gua, Luz Pagamento de Aluguel COFINS DARF Duplicados, Carns e Recibos Imposto de Renda IPVA, Multas de Trnsito Notas Fiscais GPS, Comprovante Tempo de Armazenagem 05 anos 05 anos 05 anos 05 anos 02 anos 05 anos 02 anos 05 anos 10 anos Dicas Recomendao Recomendao Determinado por lei Determinado por lei Recomendao Determinado por lei Recomendao Determinado por lei Determinado por lei

pagamento do INSS Depsito do FGTS 4 USO DE EQUIPAMENTOS

30 anos

Determinado por lei

Durante toda a vida, ns devemos estar em constante aprendizado, necessrio atentar-nos para outros conhecimentos e novas tecnologias, que vo expandindo-se constantemente. J que a tecnologia evolui a passos largos e rpidos, para dar contribuio competitivamente adequada ao mundo, qualquer profissional hoje deve aprender o tempo todo. Para acompanhar o desenvolvimento e os avanos tecnolgicos, que tem se intensificado nos ltimos anos, estando presente em vrios estabelecimentos e servios que utilizamos, imprescindvel ampliar nossos horizontes, capacitar-nos para o exerccio de atividades que dependem e exigem o domnio de diversos equipamentos para execuo. O auxiliar administrativo para exercer adequadamente suas atribuies deve ter conhecimento sobre o uso de determinados equipamentos que fazem parte de seu cotidiano profissional, como o computador e a internet, o aparelho de fax, a copiadora e o telefone. Assim, adquirimos noes bsicas sobre a utilizao desses equipamentos. 4.1 MICROCOMPUTADOR E INTERNET Os microcomputadores fazem parte do nosso cotidiano. , sem dvida, a ferramenta mais indispensvel que temos atualmente. Nas empresas, a necessidade de lidar com dados e informaes bastante frequente. Afinal, qualquer deciso tem de estar muito bem fundamentada. E essa fundamentao vem exatamente da anlise dos dados e informaes empresariais. Isso acontece em todas as empresas ligadas ao comrcio ou prestao de servios, qualquer que seja o seu tamanho ou o ramo de suas atividades. Todas elas registram e armazenam os mais variados dados e informaes do seu dia-a-dia de trabalho para us-los, posteriormente, quando houver necessidade ou for de seu interesse. Dessa maneira, indispensvel que o auxiliar administrativo esteja preparado e apto para utilizar um microcomputador para a realizao de diversas atividades que facilitam e organizam uma empresa. Toda a documentao e dados das empresas so armazenados na memria de computadores, facilitando que os documentos circulem pelas vrias pessoas e departamentos que tm alguma relao com aquele assunto, para todos conhecerem. A internet possibilita e facilita extremante as funes e atividades realizadas dentro de uma empresa, no que

diz respeito ao uso de e-mails e acesso a sites com informaes atualizadas e necessrias para cada empresa. 4.2 APARELHO DE FAX Equipamento muito utilizado pelas empresas e organizaes em geral. Todo escritrio possui uma linha telefnica para o fax. O que permite a empresa o envio de documentos e informaes a clientes, distribuidora, filiais e parceiros comerciais. Por meio, do fax pode-se enviar ou receber informaes a qualquer momento, no horrio de expediente, ou no, independente de um aviso prvio. Exemplo de um modelo de fax:

4.3 COPIADORA Todo escritrio deve possuir uma copiadoraxerox prpria, para facilitar as atividades dirias das empresas, e evitar o desperdcios de tempo de funcionrio no deslocamento at uma papelaria onde possui copiadora para tirar xerox. . Exemplo de um modelo de copiadora:

4.4 TELEFONE O telefonista est presente em rgos pblicos e privados, empresa, escolas, hospitais, universidades e outros. Receber e transferir ligaes, localizar pessoas, transmitir mensagens e registrar solicitaes so algumas das funes desempenhadas por este profissional. O servio do telefonista, indispensvel no atendimento ao pblico, funciona como um carto de visitas da empresa, instituio ou organizao. Logo, preciso que o profissional esteja devidamente preparado para fornecer informaes e responder s dvidas de quem o procura. Neste sentido, o telefonista deve conhecer o

ambiente de trabalho, saber quem quem e onde encontrar as pessoas, bem como ser educado e paciente. Alm disso, quando no souber ou no puder dar uma informao, o profissional deve saber comunicar isso de forma educada. Dicas para um bom atendimento telefnico: Atender ao primeiro toque isso demostrar ateno, disposio e eficincia; Evitar a expresso al dizer sempre o nome da empresa e o seu, seguidos do cumprimento bom dia, boa tarde ou boa noite. No caso de ligaes interna informe seu nome e departamento; No confiar na memria mantenha sempre por perto um lpis e/ou caneta e papel para anotaes. Use termos fceis de serem entendidos fale com clareza, com boa dico e bom portugus; Modo de falar cuidado tambm com demonstrao excessivas de simpatia e intimidade, isso pode no ser muito bem recebido; Interromper bruscamente a conversao evite encerrar uma conversa bruscamente, quando necessrio, seja delicado, preservando sua imagem e a da empresa. Evite deixar esperando se no for possvel fornecer informaes rapidamente, consulte se o cliente pode aguardar, ou se prefere ligar novamente, caso contrrio, anote os dados e retorne posteriormente; Encerrar a conversa cordialmente use sempre palavras como: obrigado (a), s ordens, por favor, desculpe-me, entre outros. 5 REDAO COMERCIAL A redao comercial um esclarecimento escrito de dentro dos procedimentos legais, representando uma operao da empresa. 5.1 TIPOS DE REDAES COMERCIAIS - Ofcio: o documento que expe o assunto de forma clara, usando uma linguagem formal. um documento privativo e muito usado em Entidade Pblicas, eficaz na comunicao entre autoridades.

- Memorando: o documento interno que se estabelece uma comunicao rpida, sem formalidades. - Carta: o documento que transmiti informaes em uma linguagem formal, sem obedecer ao processo rgido do ofcio. um dos documentos comerciais mais utilizados para a transmisso de informaes. - Atestado: uma afirmao que tm por finalidade provar alguma coisa. O atestado afirma o que de conhecimento do atestado. Exemplos: sanidade, bito, bons antecedentes, boa conduta, mdico, entre outros. - Declarao: declara a inexistncia ou no acontecimento de fato. Pode ser feito por pessoas fsicas ou jurdicas. - Aviso: o documento que tm como finalidade advertir, notificar e regulamentar disposies. O aviso procura alertar sobre algo que foi liberado ou proibido, e que deve ser cumprido, importante definir prazos e nveis hierrquicos que sero atingidos. - Procurao: o documento pelo qual uma pessoa ou outorgante, d poderes a outras pessoas para executarem uma operao em seu nome. Os poderes so mencionados na procurao e assinalados por ambos. - Edital: um documento que comunica ao pblico interessado, condies e prazos de forma amplamente divulgada, deve ser exposto em local de grande circulao, como por exemplos, rgos de imprensa escrita. Edital tm efeitos jurdicos, que evitam algum alegar que no estava avisado. 5.2 FORMAS DE TRATAMENTO O tratamento Vossa Excelncia (por extenso) usado para: - O Presidente e Vice-Presidente da Repblica - O Presidente do Supremo Tribunal Federal - O Presidente do Congresso Nacional O Tratamento V.Ex (forma abreviada) usada para: - Componentes do Poder Judicirio - Membros do Poder Legislativo - Ministros e Secretrios do Estado - Governadores e Prefeitos - Altas Autoridades Tratamento para os demais casos: V.Em para Cardeais V.Rem para religiosos (reverendssima) V. Magnificncia para Reitores

V. S forma geral de tratamento e em cartas Sr/Sra/Srta. para Senhor / Senhora / Senhorita Dr./Dra para Doutor / Doutora Prof./Prof.a para Professor / Professora 5.3 PADRONIZAO Tm como objetivo determinar regras na Empresa, de modo que, todos os processos internos sigam este procedimento, organizando as rotinas e tcnicas, tornando-o homogneo. - Relatrio: a exposio detalhada de fatos e ocorrncias. De forma geral, o relatrio dever conter informaes para que a Autoridade Superior possa tomar decises. Aspectos que devem ser observados no relatrio: Abertura: local, data, repartio Introduo: indicao do fato a ser relatado Texto: relato minucioso do fato Concluso: recomendao de providncias a serem tomadas Fecho: formas protocoladas - Formulrios: neles so registradas todas as informaes necessrias para as providncias sejam tomadas. Podem ser feitas manuscrita ou eletrnica. Podemos citar como exemplos de formulrios: Notas Fiscais, Ficha Cadastral, Fichas de Controle, entre outros. 6 ATENDIMENTO AO CLIENTE A palavra atendimento derivada do verbo atender, e atender um verbo transitivo indireto que representa a ideia de dar ouvido ou escutar o que algum deseja/precisa e consequentemente lhe retorna com positividade. No mundo ramo empresarial isto precisa acontecer de maneira dinmica, isto , com prontido e excelncia. 6.1 CONHECENDO O CLIENTE So raras as empresas que se preocupam em conhecer as necessidades de seus clientes, saber qual o seu grau de satisfao, apurar opinies, sugestes e crticas. Mas para que essas medidas sejam eficazes preciso, primeiramente, sabermos quem so os clientes, a faixa etria e classe social que pertencem, entre outras informaes importantes. Clientes: quem so eles?

 Cliente Externo: quem adquire os produtos e/ou servios da empresa; Cliente Intermedirio: quem intermedeia a venda dos produtos e/ou servios; Cliente Interno: conhecidos tambm como colaboradores so pessoas com as quais nos relacionamos no trabalho. O que afasta um cliente? Falta de ateno; Falta de flexibilidade; Dificuldade de acesso s informaes; Morosidade; Erros; Indiferenas; Descortesia. 6.2 CONHECENDO O PRODUTO E/OU SERVIO Devemos conhecer em profundidade tudo sobre os produtos e processos da empresa onde trabalhamos. As informaes precisas daro mais segurana, firmeza e habilidade para responder as dvidas dos clientes. 6.3 VENDAS Vender segundo o dicionrio, o ato de Alienar ou ceder por certo preo, troca por dinheiro. Na prtica onde os vendedores, com a inteno de obter o maior lucro, interagem com os compradores, que tem interesse em uma maior satisfao, seja elas primarias ou segundarias. As vendas esto divididas em venda ativa, que a parte da venda realizada pelo profissional de vendas, e a venda passiva que parte da venda realizada pelo trabalho de marketing realizado. Muitas vendas so praticamente realizadas por venda passiva, porque muitos produtos tm um bom plano de marketing e possuem uma marca forte consolidada. 7 MARKETING o ato de demonstrar ao cliente os produtos de sua empresa, de forma

que o mesmo sinta-se atrado pelo produto. Atravs do marketing conseguimos: Conhecer as tendncias e preferencias dos clientes; Compra pelo menor preo e vender por um preo competitivo; Manter a imagem do produto e/ou servio em alto nvel. O marketing busca identificar e satisfazer as necessidades das pessoas e da sociedade, sem esquecer da questo lucratividade objetivo dos proprietrios das organizaes. Cabe gesto de marketing identificar nichos de mercado, traar estratgias para reter e fidelizar clientes, desenvolver produtos em conjuntos com as reas tcnicas, visando gerar valor para seus clientes. PRINCIPAIS FERRAMENTAS DO MARKETING - Produto: o produto ou servios oferecido pela empresa deve buscar atender um conjunto bem terminado de necessidades e desejos de um certo mercadoalvo; - Preo: o preo do produto ou servio deve ser compatvel com as expectativas dos clientes e com ofertas similares da concorrncia; - Praa: o produto deve ser disponibilizado de forma conveniente para os clientes, buscando-se equilbrio entre a disponibilidade do produto e os custos totais de distribuio; - Promoo: a empresa deve comunicar, de forma clara e eficaz, as caractersticas de sua oferta de marketing aos clientes-alvo.

ATividades 1. Para voc, administrao uma arte ou uma cincia? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 2. Uma empresa rene quais fatores de produo? Explique cada um deles. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 3. Explique a diferena entre eficincia e eficcia.

_________________________________________________________ _________________________________________________________ 4. Quais os principais problemas que as empresas enfrentam? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 5. Quais as funes bsicas de uma empresa? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 6. Qual a diferena entre manual e regulamento? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 7. Qual a finalidade do organograma e quais os mtodos de construo? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 8. O que um arquivo? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 9. Quais so as dicas para garantimos o sucesso no atendimento telefnico? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 10.Quais os tipos de clientes? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 11. Na sua opinio, quais os fatores que afastam os clientes da empresa? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 12. Quais as principais ferramentas do marketing? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 13.Qual a diferena entre atestado e declarao?

_________________________________________________________ _________________________________________________________ 14.O que voc entendeu por procurao? _________________________________________________________ _________________________________________________________ Referncias Capacitao em Rotinas Administrativas / Assistente Administrativo Microlins http://pt.scribd.com/doc/5/APOSTILA-AUXILIAR-ADMINISTRATIVO

Unidade II Administrao Financeira Tempo previsto: 4h

OBJETIVO

Definindo nosso ponto de chegada Esperamos que ao final desta unidade, voc seja capaz de: Desenvolver habilidades na utilizao das ferramentas financeiras; Identificar as formas de financiamento para obteno de recursos para a empresa; Avaliar a importncia dos ttulos de credito para a empresa. ADMINISTRAO FINANCEIRA Um dos recursos mais importantes a serem administrados em uma empresa o financeiro. Uma boa gesto financeira proporciona maior competitividade e sobrevivncia s empresas no mercado. Esta passa a ser uma questo de sobrevivncia para as empresas num ambiente de grande concorrncia, como acontece no mundo globalizado. A gesto financeira de uma empresa deve considerar em seus trabalhos a deciso de fazer um investimento ou financiamento, de produzir mais o produto A ou o B, de ter estratgia de preos mais agressiva ou mais conservadora. Conclumos assim que a administrao financeira est diretamente ligada gesto estratgica da empresa. 1 OPERAES BANCRIAS

As operaes bancrias so muito comuns na nossa vida, e no poderiam ser diferentes na vida de uma empresa. Dificilmente alguma dispensa o uso de operaes com bancos comerciais ou financeiros, em virtude do uso difundido dos cheques e cartes de crditos, sem falar na necessidade de financiamento para cobrir eventuais faltas de recursos financeiros. 1.1 FINANCIAMENTO uma quantia de dinheiro adquirida com o objetivo de suprir uma determinada necessidade, a liquidao pode ser realizada ao longo do tempo, sempre com encargos financeiros acertados entre o credor e o devedor. Podemos destinar um financiamento, para: Capital de Giro financia a atividade operacional da empresa, este recurso destinado compra de mercadorias, reposio de estoques, despesas administrativas, etc. Investimento Fixo destinado a gerar o resultado operacional da empresa. Destinamos este recurso aquisio de bens e imveis. Podemos considerar ativo fixo, mquinas e equipamentos, imveis, veculos utilitrios, entre outros. Investimento Misto: a juno do financiamento para investimento fixo com financiamento para capital de giro. 1.2 PRINCIPAIS GARANTIAS Aval de uso exclusivo para Ttulos de Crdito. O avalista torna-se co-devedor, ou seja, deve tanto quanto o avaliado. O pagamento da obrigao pode ser imputado diretamente ao avalista. Fiana de uso exclusivo para Contratos. O Fiador garante o cumprimento da obrigao principal. Penhor Mercantil Requerimento para uma coisa Mvel, que ficar retida com o objetivo de assegurar o cumprimento do contrato. Hipoteca o direito real da garantia que incide sobre uma coisa Imvel, permanecendo esta na posse do proprietrio. 1.3 TTULOS DE CRDITO Ttulos de Crdito, conhecidos como documentos permutveis por valores. Podemos considerar os principais ttulos de crdito: cheques, duplicatas, notas promissrias, entre outros. Os ttulos de crdito tem muita importncia nos negcios, uma vez que promovem e facilitam a circulao de crdito e valores a estes inerentes, alm de propiciar segurana no tocante circulao de valores. importante constar nos ttulos de crdito, informaes do tipo:

 Cedente (credor); Sacado (devedor); Vencimento; Valor Numrico; Instrues de Cobrana; Identificao do Registro. Cheque: uma ordem de pagamento vista, sacada contra um banco e com base em suficiente proviso de fundos depositados pelo sacador em mos do sacado ou decorrente de contrato de abertura de crdito entre ambos. Os fundos disponveis em conta corrente pertencem, at a liquidao do cheque. A lei do cheque prev as seguintes modalidades deste ttulo de crdito:

a) Cheque Administrativo: aquele sacado pelo banco contra um dos seus estabelecimentos. O cheque s pode ser emitido se for nominativo, ou seja pago a uma determinada pessoa. b) Cheque Cruzado: identificado por dois traos transversais, o cheque com cruzamento em branco somente poder ser pago a um banco ou a um cliente do sacado mediante crdito em conta. O cheque com cruzamento especial, somente poder ser pago ao banco cujo nome conste no cruzamento. c) Cheque Nominal: com a expresso ordem, so transferveis mediante declarao do endossante. d) Cheque ao Portador: so pagveis a quem o apresentador no guich do banco. Duplicata: procedente de uma Nota Fiscal, oriunda de uma venda mercantil. As informaes necessrias para a confeco da Duplicata Mercantil, encontram-

se na Nota Fiscal.

Nota Promissria: tem como fundamento a confisso de uma dvida, no tem necessidade de comprovao de origem.

Para garantir a eficcia do processo financeiro, importante a utilizao de alguns comprovantes, seja eles de entrada ou sada de operaes, como podemos citar: Recibo Cpia de Cheque 2 OPERAOES MARCANTIS 2.1 NOTAS FISCAIS So documentos de ordem legal, exigidos pelo FISCO da empresa que vende produtos ou presta servios das mais diversas naturezas. A Nota Fiscal deve obrigatoriamente acompanhar os produtos, mercadorias e servios. Existem alguns modelos de Notas Fiscais, cada qual para uma finalidade. A sua utilizao dependente do tipo da empresa que ir emitir, e qual operao esta sendo realizada. - Nota Fiscal de Venda a consumidor: esta Nota Fiscal emitida nos casos de venda a consumidor, tributadas pelo ICMS, quando o cliente retira a mercadoria

diretamente do estabelecimento comercial. - Nota Fiscal de Prestao de Servios: emitida para casos exclusivos de servios, sendo fundamental a discriminao do servio prestado. (o modelo desta Nota Fiscal varia de municpio para municpio) - Nota Fiscal Fatura: comprova a origem da mercadoria, necessria a citao da natureza da operao, a descrio do produto, quantidade, valores, impostos, entre outros. Emitimos este documento, nos casos de sada ou entrada de mercadorias. 2.2 RECIBOS Os recibos so comprovantes de pagamentos, os quais so emitidos pelas empresas no momento do recebimento de determinado valor. Podem ser em forma de impresso formal adquirido em papelarias ou em modelo desenvolvido pela prpria empresa. Serve ainda de controle para efeito fiscal e contbil pelas empresas para garantir que nenhum valor saia da companhia ou entre nela sem o devido registro. Este apenas um dos modelos de comprovantes de recebimento de valor. 2.3 ORAMENTOS DE VENDAS Quando solicitado pelo o cliente um Oramento para a sua empresa, o mesmo deve conter informaes necessrias e fundamentais para a efetivao da venda. Informaes no citadas podem gerar problemas futuros e o descontentamento por parte do cliente. 2.4 ORDEM DE COMPRA As compras so de vital importncia para o andamento de empresa, mercadorias compradas com eficincia resultam em maior lucro, e os clientes participam desta economia. Trs fatores influenciam no momento certo de efetuar a compra: 1 - Necessidade da Empresa; 2 - Disponibilidade de Verbas para a compra; 3 - Condies atuais do Mercado. Organizao das Compras: Selecionar os fornecedores; Negociar com os fornecedores; Abrir concorrncia; Analisar ofertas e preos;

 Expedir ordem de compra; Receber os materiais ou servios adquiridos; Procurar novas empresas fornecedoras; Manter atualizados: catlogos, listas e dados de mercado. Planejamento de Compras: O planejamento de compras refere-se a como a empresa executa sua programao de compras.

O objetivo da programao de compras evitar excessos de estoques e melhorar o fluxo de caixa.

ATividades 1. O que Financiamento? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 2. Quais os principais tipos de financiamentos mais usados pelas Empresas? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 3. Quais os principais ttulos de crdito? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 4. Quais os principais tipos de notas fiscais existentes? _________________________________________________________

_________________________________________________________ 5. O que so recibos? _________________________________________________________ _________________________________________________________ Referncias Administrao: guia prtico e didtico / Paulo Roberto Barsano, Alexandre de Campus. 1. Ed. So Paulo: rica, 2003. Capacitao em Rotinas Administrativas / Assistente Administrativo Microlins http://pt.scribd.com/doc/5/APOSTILA-AUXILIAR-ADMINISTRATIVO Unidade III Rotinas do Departamento Pessoal Tempo previsto: 4h
OBJETIVO

Definindo nosso ponto de chegada Esperamos que ao final desta unidade, voc seja capaz de: Executar tarefas realizadas pelo Departamento Pessoal ou de Recursos Humanos; Relacionar a documentao necessria para admisso do empregado; Identificar as obrigaes da empresa.

1 ROTINAS DO DEPARTAMENTO PESSOAL O departamento pessoal ou de recursos humanos parte da estrutura organizacional de praticamente todas as empresas, excetuando-se apenas aquelas de porte muito pequeno. Nesses casos, quase sempre a rotina do departamento pessoal executada pelo escritrio de contabilidade contratado pela empresa. Em todos os outro casos, o departamento pessoal ou de recursos humanos imprescindvel para o bom funcionamento dos negcios. O departamento pessoal ou recursos humanos executa algumas funes bsicas para o andamento das atividades de uma empresa: recrutamento, seleo, treinamento, admisso de funcionrios, controle de presena, desligamento, dentre outras. 1.1 RECRUTAMENTO Recrutamento a busca de recursos humanos para suprir as

necessidades da empresa. Antes de iniciar o recrutamento, a empresa precisa definir as caractersticas do empregado que desejar contratar. Entre essas caractersticas, destacam-se: idade, escolaridade, experincia na atividade, etc. Tipos de Recrutamento: Recrutamento interno: utilizado para preenchimento de vagas, atravs de remanejamento dos quadros existentes na organizao. Recrutamento externo: utilizado para atrair os candidatos que esto fora da instituio. Existem vrios meios de executar o recrutamento: Anncios em jornais; Indicaes dos prprios funcionrios da empresa; Rdio, TV e Internet; Cartazes na frente da empresa; Utilizao de agencias de emprego; Procura em escolar e faculdades. 1.2 SELEO Escolha do candidato para a vaga disponvel na empresa. Busca entre os candidatos recrutados aquele mais adequado para preencher a vaga. Em geral, as empresas utilizam os seguintes instrumentos para selecionar seus empregados: Formulrios de solicitao de emprego; Entrevistas; Testes. 1.3 TREINAMENTO O treinamento consiste em transmitir aos empregados os conhecimentos necessrios para o desempenho da sua funo. Os objetivos do treinamento so: Preparar o pessoal para a execuo da tarefa; Desenvolver a capacidade pessoal, no somente para o cargo, mas tambm para outras habilidades;

 Aumentar a motivao e tornar o pessoal mais receptivo s tcnicas e cultura da organizao. 2 CONTRATOS DE TRABALHO O contrato de trabalho dispositivo legal que regulamenta a atividade laboral entre empregado e empregador. Classificao: - Contrato Indeterminado Contrato de trabalho por prazo indeterminado a regra no direito do trabalho. Atendendo, assim, ao princpio da continuidade da relao de emprego, em que o empregado passa a integrar de forma definitiva, a atividade empresarial, contribuindo com seu labor para o crescimento da empresa. - Contrato determinado Tambm conhecido como contrato a termo o contrato de trabalho cuja a vigncia depende de termo prefixado ou da execuo de servios especificados, ou ainda da realizao de certo acontecimento suscetvel de previso aproximada. Nesse tipo de contrato as partes j sabem, desde o incio, a data do trmino, ou uma previso aproximada de trmino. 3 ADMISSO DE EMPREGADOS Aps serem realizadas todas as etapas referentes ao recrutamento e seleo, a empresa ter o candidato apto para assumir o cargo, com isso procede a sua contratao. Para que se faa possvel a admisso de empregados, torna-se indispensvel que ele possua e apresente, no Departamento de Pessoal, toda a sua documentao, que obrigatria, conforme normas do Ministrio do Trabalho. Documentos Obrigatrios: - CTPS (Carteira de Trabalho e Previdncia Social); - RG (Cdula de Identidade); - Ttulo de Eleitor; - Certificado de Reservista (sexo masculino); - CPF (Cadastro de Pessoa Fsica); - Foto 3x4;

- Certido de Nascimento; - Certido de Casamento; - Comprovante de Residncia; - Exame mdico admissional(expedido por mdico do trabalho). FICHA DE REGISTRO DE EMPREGADO Aps o recebimento dos documentos do novo empregado a empresa tem por obrigao legal, alm, de outros procedimentos, efetuar o seu respectivo registro. Esse registro pode ser feito em livros, fichas ou por sistemas eletrnicos, conforme prescreve o art. 41 da CLT. 4 EXIGNCIAS LEGAIS LIVRO DE INSPEO DO TRABALHO As empresas sujeitas inspeo do trabalho so obrigadas a possuir livro denominado Inspeo do Trabalho, a fim de que nele seja registrada, pelo agente de inspeo, sua visita ao estabelecimento, declarando a data e a hora do incio e trmino desta, assim como o resultado da inspeo. No livro sero registradas, ainda, se for o caso, todas as irregularidades verificadas e as exigncias feitas, como os respectivos prazos para atendimento. Devem ser anotados, tambm, pelo agente da inspeo, de modo legvel, os elementos de sua identificao funcional. Havendo mais de um estabelecimento, as empresas devero possuir tantos livros quantos forem esses estabelecimentos, devendo permanecer cada livro no estabelecimento respectivo, proibida sua centralizao. QUADRO DE HORRIO DE TRABALHO O quadro de horrio de trabalho obrigatrio, podendo a empresa optar pelo modelo simplificado, devendo afix-lo em local bem visvel. Com relao aos empregados menores (de 14 a 18 anos), a empresa deve relacion-los em quadro de horrio especial adquirido em papelarias especializadas (Quadro de Horrio de Trabalho de Menores). LIVRO DE PONTO Para estabelecimento com mais de 10 (dez) empregados, obrigatria a marcao do Ponto, com a anotao da hora de entrada e sada, devendo ser assinalados os intervalos para repouso. A marcao do ponto pode ser feita em registros mecnicos ou eletrnicos, isto , mediante relgio de ponto, ou manuscrita em livro ou cartoponto. CAGED CADASTRO GERAL DE EMPREGADOS E DESEMPREGADOS

Cumprindo as determinaes da Lei n 4.923-65, os estabelecimentos que registrarem movimentos de empregados (admisso e desligamento) devero informar ao Mistrio do Trabalho at o dia 07 (sete) do ms seguinte a movimentos havidas. Para cumprir a exigncia, enviam-se a exigncia internet os dados por meio do ACI Aplicativo do CAGED Informatizado, disponvel na pagina www.caged.gov.br 5SALRIO a remunerao devida pelo empregador ao empregado pela prestao de servios do ltimo, em decorrncia de um contrato de trabalho, sendo inadmissvel sua redutibilidade. permitido que o salrio seja pago em parte, num percentual mximo de 70% (setenta por cento). FOLHA DE PAGAMENTO um documento onde registra e controla todos os proventos e descontos de um funcionrio no ms, e se divide em duas partes distintas. Proventos: Salrios; Horas extras; Adicionais de insalubridade, periculosidade e noturno; Salrio famlia; Dirias de viagens; Ajuda de custo; Gratificaes; Descontos: INSS; IRRF; Contribuio Sindical; Faltas; Vale-Transporte; Adiantamentos;

 Seguros. 6 13 SALRIO A gratificao de Natal, ou gratificao natalina, popularmente conhecida como dcimo terceiro salrio (13 salrio), uma gratificao instituda no Brasil, que deve ser paga ao empregado em duas parcelas at o final do ano, no valor correspondente a 1/12 (um doze avos) da renumerao para cada ms trabalhado. O pagamento do 13 dever ser efetuado da seguinte forma: 50% (cinquenta por cento), quando houver solicitao do empregado por escrito, no ms de janeiro, para ser pago quando da concesso de suas frias, ou quando no solicitado, at o dia 30 de novembro, a ttulo de adiantamento da gratificao natalina. Os outros 50% (cinquenta por cento) devero ser pagos at o dia 20 de dezembro, quando, ento, sofrer todos os descontos devidos, levando-se em considerao o total da gratificao. 7 FRIAS As frias so um direito constitucional do trabalhador ao qual ele ter direito aps cada perodo de 12 meses de trabalho. DIREITO A FRIAS Todo empregado adquire o direito a frias aps 12 meses de vigncia do contrato de trabalho. Nos primeiros 12 meses, o empregado adquire o direito a 30 dias de frias. Nos 12 meses seguintes o empregador deve, obrigatoriamente, conceder estes dias de folga remunerada ao empregado. Mas quem escolhe quando o empregado tira frias o empregador. PERDA DO DIREITO A FRIAS No ter direito a frias o empregado que, no curso do perodo aquisitivo: Permanecer em licena remunerada por mais de 30 (trinta) dias; Deixar de trabalha por mais de 30 (trinta) dias, com percepo de salrios, em decorrncia de paralisao total ou parcial dos servios da empresa; Pedir demisso e no for readmitido dentro de 60 (sessenta) dias subsequentes sua sada; Permanecer recebendo auxlio-doena da Previdncia Social, por mais de 180 (cento e oitenta) dias.

POCA DE FRIAS A concesso de frias dever ser comunicada ao empregado, por escrito, com antecedncia de, no mnimo, 30 (trinta) dias. Dessa comunicao, o empregado dever dar o recibo. O aviso de frias deve ser feito em duas vias, mencionando-se o perodo aquisitivo a que se referem s frias. O empregado d o ciente no documento. A concesso das frias dever ser anotada na CTPS do empregado em local prprio e na ficha ou folha do livro ou fica de Registro de Empregados. ABONO PECUNIRIO O empregado tem direito de converter um tero de suas frias em abono pecunirio. Assim, por exemplo, aquele que tiver direito a 30 (trinta) dias de frias poder optar em descansar todo o perodo, ou apenas durante 20 (vinte) dias, recebendo os dias restantes (1/3 de trinta dias) em dinheiro. O abono dever ser requerido pelo empregado, por escrito, at 15 (quinze) dias antes do trmino do perodo aquisitivo. Aps esse prazo, a concesso do abono ficar a critrio do empregador. ABONO DE 1/3 (UM TERO) CONSTITUCIONAL Em seu artigo 7, inciso XVII, a Constituio de 1988 d ao trabalhador um adicional de 1/3 (um tero) sobre a remunerao de frias, por ocasio dessas. Aplica-se o pagamento deste dispositivo tambm sobre as frias indenizadas, nas rescises de contrato de trabalho. 8 DEMISSO DE EMPREGADO A demisso significa resciso de contrato de trabalho entre o empregado e o empregador. CAUSA DA DEMISSO A demisso sempre ocorrer por manifestao da vontade: Da Organizao: Sem justa causa; Por justa causa. Do Empregado: A pedido. Por trmino de contrato.

AVISO PRVIO O aviso prvio a comunicao que o empregador (a Organizao na demisso sem justa causa) dever fazer ao empregado, ou o empregado (no pedido de demisso) ao empregador, se quiser encerrar o contrato de trabalho sem motivo justo. O aviso ser dado com antecedncia mnima de 30 (trinta) dias. Se o aviso prvio no for feito, a parte (empregado ou empregador) ter o direito a exigir a indenizao pelo prazo correspondente. Quando a Organizao que efetua a demisso sem justa causa, o empregado receber o aviso prvio e ter o direito, durante os 30 (trinta) dias que se seguem a reduzir sua jornada de trabalho em 02 (duas) horas dirias, sem prejuzo do seu salrio integral, ou mesmo faltar ao servio por 07 (sete) dias corridos. RESCISO DE CONTRATO DE TRABALHO A resciso de contrato de trabalho deve ser efetivada mediante o Termo de Resciso do Contrato de Trabalho (TRCT), documento padronizado e obrigatrio, de acordo com a legislao em vigor. O Termo de Resciso do Contrato de Trabalho o comprovante de quitao das verbas de um empregado e tambm, autorizao para o levantamento do saque do FGTS, administrado atualmente pela Caixa Econmica Federal. HOMOLOGAO A homologao obrigatria no caso de empregados com mais de 12 (doze) meses de servios prestados quando de sua resciso de contrato de trabalho. A homologao compreende a assistncia, por parte do sindicato de classe do empregado ou rgo do Ministrio do Trabalho, no ato rescisrio. SEGURO-DESEMPREGO O empregado demitido sem justa causa que permanecer desempregado aps o saque do FGTS encaminhar a sua CD (Comunicao de Dispensa) ao rgo do SINE ou ao Ministrio do Trabalho. O seguro-desemprego poder ser recebido em at 05 (cinco) parcelas mensais, caso o trabalhador permanea desempregado por todo esse perodo, podendo ser estendido em at 06 (seis) parcelas em casos especiais. No ter direito ao seguro-desemprego o trabalhador que estiver aposentado ou que no tiver vnculo empregatcio, no mnimo por seis meses, com a contratante, bem como tiver sido demitido por justa causa.

9 TRABALHO DO ESTAGIRIO CONTRATO DE ESTGIO Estgio o perodo de tempo em que o estudante exerce sua profisso mediante a prtica e o aperfeioamento de ensinamentos tericos ministrados na escolar. A lei que regula os estgios remunerados de estudante de 2 (segundo) e 3 (terceiro) graus a Lei n 6.494 de 07 de dezembro de 1997, Revogada pela Lei n 11.788, de 25 de setembro de 2008. A reviso do estgio remunerado no acarretar vnculo empregatcio de qualquer natureza. A comprovante da inexistncia de vinculo empregatcio a celebrao do Termo de Responsabilidade, entre o concedente (empresa), interveniente (instituio de ensino) e o estagirio (estudante). Sobre a remunerao paga ao estagirio no incidem encargos previdencirios, sendo, no entanto, obrigatrio ao concedente contratar aplice de seguro para garantias ao estagirio durante o perodo de estgio. 10 ENCARGOS SOCIAIS Taxa e contribuies pagas pelo empregador para financiamento das polticas pblicas que beneficiam de forma indireta o trabalhador. 10.1 INSS (Instituto Nacional de Seguro Social) GPS (Guia de Recolhimento da Previdncia Social) um documento preenchido pelo empregador para recolhimento das receitas previdencirias descontadas dos empregados e parte do empregador no que se refere ao INSS. OBRIGAES DAS EMPRESAS PARA COM O INSS - Manter a contabilidade em dia, no podendo exceder a 06 (seis) meses o atraso, quando da fiscalizao da previdncia. - Manter toda a documentao referente ao pessoal em dia e disponvel para a verificao, bem como as folhas de pagamentos dos empregados, folha de pagamentos dos pr-labores dos scios e dos pagamentos a terceiros. 10.2 FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Servio) GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS) Documento preenchido pelo o empregador para efetuar o depsito em conta vinculada dos empregados referente aos 8% pagos sobre a remunerao, a qual deve ser recolhida at o dia 07 de cada ms, podendo ser alterado a data e um documento fornecido pela Caixa Econmica Federal e preenchido pelo empregador para distribuio dos valores constantes na GIFP

em conta vinculada dos empregados. 10.3 PIS/PASEP O Programa de Integrao Social (PIS) e o Programa de Formao do Patrimnio do Servidor Pblico (PASEP), mas conhecido pela sigla PIS/PASEP, so contribuies sociais de natureza tributria, devidas pelas pessoas jurdicas, como objetivo de financiar o pagamento do seguro-desemprego, abono e participao na receita dos rgos e entidades para os trabalhadores pblicos e privados. 10.4 DARF (Documento de Arrecadao de Receitas Federais) um formulrio preenchido pelo empregador para recolhimento dos tributos de Imposto de Renda retido na fonte dos empregados. 10.5 GRCS (Guia de Recolhimentos da Contribuio Sindical) Fornecida pelas entidades sindicais para recolhimento das contribuies descontadas dos empregados, no ms de maro, a qual dever ser recolhida at o ltimo dia til do ms seguinte ao desconto. 11 ENCARGOS ANUAIS 11.1 RAIS (Relao Anual de Informaes Sociais) o documento fornecido pela Caixa Econmica Federal ou adquirido em papelarias, para informaes dos rendimentos anuais de todos os empregados da empresa, ou mesmo de empresas que no tenham empregados. 11.2 DIRF (Declarao de Imposto de Renda na Fonte) o documento preenchido pelo empregado onde so informados, Receita Federal, o rendimento anual e o imposto retido na fonte de cada funcionrio que sofreu desconto. um documento obrigatrio exigido por lei e o no cumprimento por parte do empregado cabe sano penal sujeita a multas. ATividades 1. Cite cinco documentos obrigatrios para o registro de um empregado. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 2. Por qual rgo pblico expedida a CTPS (carteira de Trabalho), e quais os documentos necessrios? _________________________________________________________

_________________________________________________________ 3. Defina de uma forma prtica o que folha de pagamento. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 4. Quando que o empregado tem direito a tirar frias? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 5. Quando que o empregado perde o direito a tirar frias? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 6. Quando e como feita a solicitao do 13 salrio antecipado em ocasio do gozo de frias? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 7. Quais as causas de demisso _________________________________________________________ _________________________________________________________ 8. O que um aviso prvio? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 9. Quando obrigatria a homologao pela resciso de contrato de trabalho? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 10. Quando o trabalhador tem direito ao Seguro Desemprego? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 11. O que o PIS/PASEP? _________________________________________________________ _________________________________________________________

Referncias Administrao: guia prtico e didtico / Paulo Roberto Barsano, Alexandre de Campus. 1. Ed. So Paulo: rica, 2003. Capacitao em Rotinas Administrativas /Auxiliar de Depto Pessoal Microlins Capacitao em Rotinas Administrativas / Assistente Administrativo Microlins http://pt.scribd.com/doc/2/FUNCAO-DO-DEPARTAMENTO-DE-PESSOAL http://pt.scribd.com/doc/5/APOSTILA-AUXILIAR-ADMINISTRATIVO http://estudode direitoadministrativo.blogspot.com.br Unidade IV Caractersticas do Profissional Tempo previsto: 4h
OBJETIVO

Definindo nosso ponto de chegada Esperamos que ao final desta unidade, voc seja capaz de: Enumerar os requisitos necessrios para ser um bom profissional de apoio administrativo; Despertar nos participantes a importncia da tica e postura profissional, para o crescimento pessoal e da empresa. 1 O QUE SER UM ASSISTENTE ADMINISTRATIVO O auxiliar administrativo um trabalhador que auxilia nas mais variadas funes e servios de uma empresa privada ou pblica, apoiando reas de recursos humanos, finanas e logstica. Presta suporte nas administraes em geral, seja em escritrios de contabilidade ou hospitais. O funcionamento de uma empresa depende direta ou indiretamente do que chamamos de rotinas administrativas, que so desempenhadas por este profissional. Quais as tarefas mais demandadas para o auxiliar administrativo? responsvel por arquivar documentos; Fazer fotocpias; Coletar assinaturas em documentos; Rever processos e conferir dados em documentos ou notas fiscais; Pode ser responsvel pela compra de materiais;

 Preparar relatrios, formulrios e planilhas; Acompanhar processos administrativos; Atender clientes; Prestar apoio logsticos; Executar rotinas de apoio na rea de recursos humanos; 2 CARACTERISTICAS DO PROFISSIONAL Existem hbitos e competncias reconhecidamente necessrias para obtermos resultados na busca do sucesso profissional. A pessoa de sucesso reconhecida de longe. No porque tenha um smbolo estampada em si mesma, mas porque suas atitudes refletem o sucesso. E essas atitudes incluem o andar, o olhar, as maneiras, os gestos, a fala etc. 3 REQUISITOS PARA SER UM BOM PROFISSIONAL A seguir veja algumas caractersticas de um bom profissional. 1. Habilidades Necessrias: boa habilidade de comunicao escrita e oral, habilidade em resoluo de problemas, planejamento e organizao, saber trabalhar sob presso, priorizar e honrar compromissos de datas trminos de servios, saber manter informaes confidenciais. 2. Conhecimentos Necessrios: conhecer mtodos, sistemas,

procedimentos, equipamentos de trabalho, saber o que cada pessoa da empresa faz, saber elaborar oramentos e elaborar relatrios, saber manter registros e controles. 3. Qualidades Pessoais: ter iniciativa, bem organizados, pacientes, habilidade de relacionar-se com pessoas diferentes, saber adaptar-se a novas tarefas, assiduidade e pontualidade. 4 TICA PROFISSIONAL A palavra tica de origem grega, ethos, e significa costume, tica deve ser entendida como um conjunto de princpios bsicos que visa disciplinar e regular os costumes, a moral e a conduta das pessoas. O que ser tico? Ser tico nada mais do que agir direito, proceder bem, sem prejudicar outros. ser altrusta, estar tranquilo com a conscincia pessoal. cumprir com os valores da sociedade em que vive, ou seja, onde mora, trabalha,

estuda. tica tudo que envolve integridade, ser honesto em qualquer situao, ter coragem para assumir seus erros e decises, ser tolerante e flexvel, ser humilde. O que tica profissional? A tica profissional se inicia com a reflexo. Quando escolhemos a nossa profisso, passamos a ter deveres profissionais obrigatrios. Os jovens quando escolhem sua carreira, escolhem pelo dinheiro e no pelos deveres e valores. Ao completar a formao em nvel superior, a pessoa faz um juramento, que significa seu comprometimento profissional. Isso caracteriza o aspecto moral da tica profissional. Mesmo quando voc exerce uma carreira remunerada, no est isenta das obrigaes. Sabemos que existem vrios tipos de tica: tica social, do trabalho, familiar, profissional. Especialmente, tica profissional refletir sobre as aes realizadas no exerccio de uma profisso e deve ser iniciada antes da prtica profissional. Se voc j iniciou a sua atividade profissional fora da rea que voc gosta no quer dizer que voc no tenha deveres e obrigaes a cumprir como profissional. Como ser um profissional tico? Ser um profissional tico nada mais do que ser profissional mesmo nos momentos mais inoportunos. Para ser uma pessoa tica, devemos seguir um conjunto de valores. Ser tico proceder sem prejudicar os outros. Algumas das caractersticas bsicas de como ser um profissional tico ser bom, correto, justo e adequado. Alm de ser individual, qualquer deciso tica tem por trs valores fundamentais, como: Ser honesto em qualquer situao a virtude dos negcios; Ter coragem para assumir as decises mesmo que seja contra a opinio alheia; Ser tolerante e flexvel deve-se conhecer para depois julgar as pessoas; Ser ntegro agir de acordo com seus princpios; Ser humilde s assim conseguir reconhecer o sucesso individual.

Comportamento indissociveis.

eticamente

adequado

sucesso

continuado

so

5 APRESENTAO PESSOAL 5.1 ELABORAO DO CURRCULO Ele a porta de entrada para uma nova rotina de vida. No h vagas de emprego que passe por um currculo. Por isso, quanto mais bem feito o seu resumo profissional, maiores as chances se recolocar (ou comear) no mercado de trabalho. O currculo um documento que resume a sua trajetria profissional, sua formao escolar, as principais atividades e funes exercidas, cursos e estgios, alm de dados pessoais como endereo, telefone e data de nascimento. Quem busca vaga no mercado de trabalho precisa preparar um currculo eficiente, objetivo, colocando apenas o que realmente necessrio que o contratante precisa saber sobre voc, ou seja, informaes sobre a sua vida, alm dos seus contatos. DICAS PARA ELBAORAO DE UM BOM CURRCULO Dados Pessoais fundamental que seus dados pessoais como nome completo, idade, endereo, telefone e e-mail apaream logo no topo do documento, para facilitar a comunicao da empresa com voc. Demais documentos no so necessrios nesta fase. Objetivo Seja direto e da forma mais sucinta possvel declare qual a rea ou setor que voc busca uma oportunidade. Ex: Setor de Produo. Formao Acadmica Relacionar nesta parte do currculo sempre da maior formao para menor, como por exemplo Ps-Graduao, Graduao, e mencionar cursos tcnicos que estejam relacionados com a vaga pretendida. Se voc candidato no ter uma formao Superior relacione a vontade sua formao Tcnica, sempre com o nome da Instituio e o ano da concluso.

 Idiomas Mencionar apenas aqueles aos quais voc realmente tem o domnio ou se estiver estudando deixar claro em qual nvel est. Esta pode ser uma oportunidade de chamar a ateno do selecionador para voc, pois voc est estudando e buscando conhecimento. Experincia Profissional Relacione sempre as 3 ltimas empresas em que trabalhou, da ltima ou atual at a terceira, sempre descrevendo o cargo ocupado, o tempo em cada funo e tambm o trabalho que era exercido, tentando chamar a ateno de quem est lendo seu currculo para todas as suas qualificaes. Cursos e Informtica Relacione apenas os cursos de Qualificao Profissional que tenham relao com a vaga pretendida e no item Informtica destaque qual seu nvel de conhecimento e quais programas e ferramentas voc domina. COMO SE COMPORTAR EM UMA ENTREVISTA DE EMPREGO Atitudes Fsicas A atitude fsica est intimamente ligada postura, j que ambas so formadoras da imagem que voc transmite. Estas dicas servem para o ambiente profissional e para qualquer tipo de situao em que voc se encontrar. - Cumprimento: quando nos encontramos com algum, dentro de um ambiente de trabalho ou no, comum o aperto de mo. Este aperto de mo deve ser dosado, nem forte nem franco, apenas a ponto de transmitir segurana. - Forma de Andar: mesmo enfrentando problemas, voc andar com a postura de um vencedor, olhando para frente, queixo ligeiramente levantado, ombros para trs, passos firmes, cumprimento efusivos (mas sem intimidades), transmitindo credibilidade.

- Como sentar-se: procure sempre manter-se ereto na cadeira, no invadindo o espao do outro, no mexer em objetos que esto na mesa, ou mesmo colocando seus pertences pessoais sobre a mesa. TEXTO Use a postura para conseguir o emprego desejado por Cristina Amorim Voc est na entrevista daquele emprego que procura h meses. Gostou da empresa, fala tudo o que treinou em casa. Quando voc j est certo que o lugar seu, o entrevistador levanta-se, agradece sua presena e o dispensa. Onde est o erro? O mais provvel que voc no tenha prestado ateno em quem estava sua frente, ou seja, "ouvia", mas no "via". Isto quer dizer que voc estava to envolvido com o discurso que esqueceu da sua postura. A linguagem do corpo diz muito sobre como a pessoa est reagindo a uma situao. Voc pode ter pistas se o entrevistador est gostando ou no de voc, e tentar reverter a situao. Por outro lado, a linguagem do corpo mais uma maneira de voc passar sua mensagem: "me contrate!" De acordo com o livro "O Corpo Fala: a Linguagem Silenciosa da Comunicao No-Verbal", o corpo humano dividido em trs partes: guia (cabea - controle), Leo (trax - emoo) e Boi (abdmen - desejos instintivos). Ento, uma pessoa com a cabea (controle) baixa, curvada para a frente (trax e abdmen reprimidos), passa uma imagem de submisso total. Ao contrrio, cabea ereta e coluna reta mostram que voc uma pessoa segura de si. Tendo isso em mente, alguns truques de postura podem ser teis para obter aquela vaga to sonhada. Confira abaixo: 1. Ao cumprimentar algum, se a mo d um forte aperto, sinal de que no h restries. A mo frouxa sinal de que a pessoa tem medo de ser envolvida; PLANEJAMENTO DE CARREIRA A cada dia torna-se mais importante para o profissional a conduo de sua prpria carreira. No mais possvel que apenas as empresas se preocupem com a carreira de cada colaborador, uma vez que as competncias de cada indivduo devem ser desenvolvidas de acordo com a sinalizao do mercado e a aplicabilidade dessas competncias podero ser colocadas em vrias organizaes. preciso criar e manter a empregabilidade. O

desenvolvimento da especialidade (cursos de graduao e ps-graduao) deve ser seguido por conhecimentos eclticos que permitam a atuao em vrias atividades e frentes de trabalho, tanto tcnico como gerencial. Todo o esforo despendido para a obteno de novos conhecimentos somente ter validade quando estes puderem efetivamente ser utilizados nas atividades desenvolvidas pelo indivduo. Sendo assim, o planejamento e a gesto de carreira torna-se um fator preponderante na conduo da trajetria profissional e estimula o indivduo a fazer uma anlise de suas competncias e, principalmente, a entender a si prprio, tornando mais fcil a conduo de seus ideais, facilitando o encontro do trabalho certo e, conseqentemente, aumentando seu nvel de satisfao. ATividades 1. O que tica? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 2. O que ser tico? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 3. O que tica profissional? _________________________________________________________ _________________________________________________________ Referncias Capacitao em Rotinas Administrativas / Assistente Administrativo Microlins http://pt.scribd.com/doc/5/APOSTILA-AUXILIAR-ADMINISTRATIVO