MSV: Optimizando la Comunicacin y Control Organizacional

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CONTENIDO
INTRODUCCIN .................................................................................................................................... 3 OBJETIVOS............................................................................................................................................. 4 Objetivos generales ...........................................................................................................................4 Objetivos especficos .........................................................................................................................4 CAPTULO I. ESTUDIO DE LA ORGANIZACIN Y DEL SISTEMA................................................................5 1. DESCRIPCIN DE LA ORGANIZACIN ................................................................................ 6 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 2. Denominacin de la Organizacin ................................................................................. 6 Infraestructura ...................................................................................................................... 6 Organigrama ..........................................................................................................................6 Visin ....................................................................................................................................... 6 Misin....................................................................................................................................... 7

DEFINICIN DEL SISTEMA ....................................................................................................... 7 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.4.1. 2.4.2. 2.4.3. 2.4.4. Nombre del Sistema en estudio...................................................................................... 7 Lmite del Sistema y su Entorno..................................................................................... 7 Actividades involucradas ................................................................................................. 7 Funciones especficas de acuerdo al cargo...............................................................8 Comisin.............................................................................................................................8 Gerencia..............................................................................................................................8 Secretara ...........................................................................................................................9 Personal de Apoyo ........................................................................................................ 10

CAPTULO II. ANLISIS ESTRUCTURAL .................................................................................................... 11 1. FORMULACIN DE LAS ENTIDADES DE LA ORGANIZACIN (ANALISIS TASCOI) ................................................................................................................................................. 12 2. CONSTRUCCIN DE MODELOS ESTRUCTURALES ..................................................... 13 Estructuras internas: ........................................................................................................................14 Estructuras externas: ....................................................................................................................... 14 3. 4. DESDOBLAMIENTO DE LA COMPLEJIDAD ..................................................................... 15 MATRIZ DE RECURSION FUNCIN.................................................................................. 16

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CAPTULO III. MODELO DEL SISTEMA VIABLE ........................................................................................18 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. MODELO DEL SISTEMA VIABLE BSICO ..................................................................... 19 SUBSISTEMA UNO: IMPLEMENTACION ............................................................................ 19 SUBSISTEMA DOS: COORDINACION ................................................................................. 20 SUBSISTEMA TRES: SEGUIMIENTO Y CONTROL .........................................................21 SUBSISTEMA CUATRO: INTELIGENCIA ............................................................................ 21 SUBSISTEMA CINCO: POLITICA ..........................................................................................22 MODELO DEL SISTEMA VIABLE GLOBAL .................................................................... 22 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. Subsistema de operacin ...............................................................................................23 Subsistema de coordinacin. ........................................................................................23 Subsistema de control. ................................................................................................... 23 Subsistema de inteligencia. ...........................................................................................23 Subsistema de poltica. ................................................................................................... 23

CONCLUSIONES ................................................................................................................................. 24 RECOMENDACIONES ....................................................................................................................... 24 BIBLIOGRAFA ..................................................................................................................................... 24

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INTRODUCCIN Casi todas las organizaciones del pasado y an la mayora de hoy siguen estructurando sus empresas de manera jerrquica, centralizada en donde existe clara diferencia en los roles de mando, adoptando con ello una estructura mecnica (organigramas o parecidos) para sus empresas. Claro est que esta adopcin es tiene ciertas ventajas pero las desventajas son an mayores, en cambio se puede adoptar modelos mucho ms dinmicos, flexibles y viables para nuestra organizacin. En este caso pretendemos hablar e implementar Modelos de Sistemas Viables (MSV) de Stafford Beer. Un Modelo de Sistema Viable o tambin conocido como Modelo Ciberntico de Organizaciones tiene ventajas que claramente sobrepasan a los modelos mecnicos que describen a la organizacin. Un MSV es un modelo que refleja el comportamiento autopoitico de los Sistemas Adaptativos Complejos y se basa en 6 funciones (algunos autores, los ms antiguos, consideran 5) de control que garantizan la viabilidad (la supervivencia a corto, mediano y largo plazo) de las organizaciones. Por tanto, un MSV a diferencia de un modelo jerrquico clsico, es ms que una representacin esquemtica de las organizaciones, es una herramienta viva que permitir incrementar sustancialmente las comunicaciones de los diferentes elementos de su empresa, como por ejemplo sus procesos con el entorno y con la administracin. El MSV no es una moda, sino un desafo, y por qu no decirlo una necesidad de aquellas organizaciones que saben que la competitividad y la efectividad no se basan en las ganancias sino en las estrategias, porque son las estrategias las que traen las ganancias. Es por esto motivo que hemos desarrollado un MSV para la Empresa de Transportes Las Vegas de Tingo Mara, que esperamos puede ayudarlos a superar los obstculos que la globalizacin viene imponiendo a las MyPEs y PyMEs. La estructura de este proyecto consta de tan solo tres captulos. En el primer captulo se mencione todo lo relativo a la organizacin en general, incluyendo el nombre formal de la empresa, su infraestructura (inmueble edificios, tecnologas y procesos), el organigrama (que es la forma ms clsica de descripcin de las empresas actuales), su visin y misin.

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Tambin en este mismo captulo se abarca el tema de la delimitacin del sistema de estudio (aquella parte de la organizacin que ser el objeto de estudio) as como las actividades comunes que se dan en este sistema. Se mencionarn a los involucrados y sus funciones respectivas para terminar este captulo. En el captulo dos se habla de las actividades necesarias y previas que se tienen que llevar a cabo para poder desarrollar el MSV para la organizacin. Estas actividades van desde la formulacin de la organizacin a travs del anlisis TASCOI, luego se construir el modelo estructural que servir para definir a la organizacin con su entorno. Se hablar tambin del Desdoblamiento de la Complejidad o tambin denominado Recursividad Organizacional. Por ltimo se ver la Matriz de Recursin Funcin para tener una idea de que cmo estn distribuidos los recursos y las funciones de la organizacin. En el captulo 3 se mencionar al Modelo Bsico de la Organizacin que viene a ser el modelo de partida sobre el cul se ir detallando los 5 subsistemas (o sistemas) del MSV. Luego se presentar El MSV General que viene a ser la integracin de los subsistemas mencionados antes. Por ltimo se hace un anlisis del MSV General como complemento para detectar mejoras o detectar defectos de la misma. OBJETIVOS Objetivos generales Disear un Modelo de Sistemas Viables en la Empresa de Transportes Las Vegas de Tingo Mara para mejorar la administracin de la misma. Objetivos especficos Optimizar el flujo de informacin de la Empresa de Transportes Las Vegas. Incrementar la efectividad de los mecanismos de control en la empresa. Identificar los 3 niveles cibernticos de la empresa; La Administracin, Los Procesos y el Entorno Relevante. Diagnosticar los procesos, administracin as como el entorno relevante con el cual se relaciona la empresa.

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1. DESCRIPCIN DE LA ORGANIZACIN 1.1. Denominacin de la Organizacin La Empresa de Transportes Las Vegas es una organizacin que a la fecha viene operando de forma normal en la ciudad de Tingo Mara, provincia Leoncio Prado, Jr. Cayumba N 426 bajo la gerencia del Sr. Jeremas Pin. 1.2. Infraestructura La organizacin cuenta con un local alquilado de 3 plantas de las cuales son la primera planta es consumible y por la cual se paga. Esta planta sirve de atencin al cliente como tambin para el paradero de los autos (choferes comisionistas). La atencin al cliente se hace desde una oficina alojada en la parte interna a la izquierda que es la Secretara. La empresa cuenta con 23 autos Station Wagon en su mayora del ao 98. Estos autos tienen una salida controlada por un horario rgido establecido en consenso con la Gerencia y la Comisin. 1.3. Organigrama

Figura 1: Organigrama de empresa de transportes Las Vegas 1.4. Visin Llegar a ser una empresa slida, organizada y planificada, que cubra rutas a nivel urbano, interprovincial e interdepartamental.

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1.5. Misin Venimos trabajando sirviendo a nuestra comunidad a travs del trasporte de pasajeros desde nuestra sede en Tingo Mara a las diferentes rutas como pueden ser Aguaytia, Tocache, Pumahuasi, Topa y muchas otras ms, y todo esto con honestidad, respeto al hombre y la naturaleza. 2. DEFINICIN DEL SISTEMA 2.1. Nombre del Sistema en estudio Debido a la sencillez funcional de la empresa de transportes Las Vegas, se ha optado por modelar en su totalidad a la organizacin, es decir, la Comisin, la Gerencia, La Secretara y el Personal de Apoyo. En este sentido el sistema en estudio sera toda la organizacin. 2.2. Lmite del Sistema y su Entorno Debido a lo mencionado en el punto anterior, el lmite ser del sistema en estudio ser toda la organizacin y su relacin con los clientes, la municipalidad y la competencia. 2.3. Actividades involucradas En la empresa de transportes Las Vegas existen las siguientes actividades: Servicio de transporte de pasajeros Registro de transporte de cargas Registro de envi de encomiendas Registro de envi de paquetes Registro de envi de giros Servicio de recojo al pasajero Servicio de espera al pasajero Servicio de traslado de paquete Servicio de llamado de pasajeros Servicio de Aviso a los conductores Entre otros.

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2.4. Funciones especficas de acuerdo al cargo 2.4.1. Comisin La Comisin es un grupo de personas en las cuales cada uno adquiriere la denominacin de Comisionista.

Es importante recalcar que la persona comisionista puede adoptar el papel de Chofer o Conductor (no en todos los casos).

Segn el organigrama es la Comisin la mayor fuerza autoritaria de la organizacin. Sin embargo, debido a la juventud de la organizacin, es la Gerencia la que gua a la organizacin, por tanto ser la Gerencia la que tome el papel del subsistema 5 (Definicin de Polticas) en el MSV.

La persona en el rol de conductor o chofer es el miembro que mantiene ms relacin con el cliente ya que es el que transporta a los pasajeros y estar con ellos todo el tiempo que dure el tramo o ruta. Funciones del cargo Comisionista Conductor: Se encarga del transporte de pasajeros. Se encarga de la entrega de las encomiendas y equipajes de los pasajeros. Se encarga de la entrega de los giros, cartas y otros documentos a sus respectivos destinatarios. Se encarga del traslado de las cargas (si las hubiera). Se encarga del recojo de los pasajeros (si este lo solicita). Pagar el aporte por el derecha de salida con la suma de S/. 2.50 nuevos soles. 2.4.2. Gerencia La Gerencia es un cargo rotativo y puede ser sugerido su replanteamiento por la propia Gerencia o la Comisin. El cargo en la actualidad recae en el Sr. Jeremas Pin. La denominacin del cargo es: Gerente.

Funciones del cargo: UNAS FIIS METODOLOGA DE SISTEMAS 2 Pg. 8

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Gestionar sobre los gastos mensuales (pagos tributarios, pagos de salario y otros) de la organizacin. Controlar aportes de los comisionistas que forman parte de la organizacin. Supervisar las actividades de la Secretara. Supervisar las actividades del Personal de Apoyo Gestionar sobre los ingresos mensuales y distribucin entre los comisionistas. Desarrollar planes y estrategias que orienten la consecucin de la visin de la organizacin. Gestionar el arqueo de caja. 2.4.3. Secretara La secretara es la primera seccin de encuentro del cliente con la empresa. Por ello es una unidad fundamental de coordinacin y soporte del cliente con la organizacin.

Denominacin del cargo: Secretaria. Funciones del cargo: Gestin, Control y Recepcin de los paquetes, giros, cartas y encomiendas. Registro, Control y Recepcin de guas de remisin, tickets de salida y otros documentos. Supervisin y Control de caja. Supervisin y Control de las diferentes capitales de la empresa como pueden ser el escritorio, lapiceros, cuadernos, calculadora, pizarra de anotaciones, etc. Dar soporte al cliente referente a sus dudas como pueden ser precios, salidas, horarios, etc. Mantener el orden y limpieza de su unidad de trabajo (Secretara). Colaborar con el conductor y el personal de apoyo para diferentes diligencias que podran surgir tales. Colaborar en la coleccin de pasajeros. Dar parte a la gerencia de cualquier anomala, carencia, necesidad o problemas que ocurriesen en la organizacin, por ejemplo conductor en estado de ebriedad o clientes faltosos, etc.

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2.4.4. Personal de Apoyo Es una unidad de la organizacin clave para el desempeo de la empresa. Denominacin del cargo: Cargador. Funciones del cargo: Se encarga de coleccionar a los clientes pasajeros. Se encarga del traslado de los equipajes. Apoyar a la secretara en diversas situaciones. Mantener orden en el local.

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1. FORMULACIN DE LAS ENTIDADES DE LA ORGANIZACIN (ANALISIS TASCOI) Recordando El Anlisis TASCOI (Transformacin, Actores, Sistema, Suministradores o

Proveedores, Clientes o Usuarios, Owners o Dueos e Intervinientes) nos permite detectar las unidades organizacionales. Estas unidades pudieran ser elementos internos de la organizacin y externos provenientes del entorno. Mediante la tcnica del TASCOI el equipo auditor establece la identidad en uso de la organizacin, con el propsito de determinar Qu hace la entidad?, Cmo lo hace?, Para qu lo hace?, Quines son sus propietarios? y Cules sus clientes? Trabajando La organizacin de transportes Las Vegas trata de mantenerse operativo con sus reas y procesos diarios de atencin hacia los pasajeros, con una efectiva administracin de sus unidades mviles y un control efectivo sobre las tareas que tengan cada integrante de la organizacin. Fuente: La informacin para su construccin fue obtenida a travs de entrevistas con la Gerencia y Comisin de la organizacin, as como La Secretara y el Personal de Apoyo. La estructura de la herramienta TASCOI es la siguiente: T: Excelencia en el servicio de transporte, certificacin de estndares de seguridad y mejores relaciones hacia los clientes a travs de autos Station Wagon de reciente tecnologa. Todo ello aprovechando al mximo los recursos de la organizacin, con efectividad en la comunicacin y el control a todos los niveles de la empresa. A: La Gerencia, La Secretara, Personal de Apoyo, Conductores, Comisin. S: Municipalidad de Leoncio Prado y La Competencia. C: Cualquier persona que quiera trasladarse en nuestras rutas establecidas (organismos, instituciones turismo, etc.). O: La Gerencia y La Comisin.

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I: Ministerio de transportes.

Excelencia en Servicios, estndares de seguridad y comunicaciones y controles efectivos en la organizacin.

Administrar y mejorar el control de los recursos de la organizacin con ayuda del MSV y una buena organizacin y desempeos ms ptimos en los elementos de la empresa.

Todas las carencias estn satisfechas con el nuevo modelo organizacional y se efecta una mejor administracin de los procesos y recursos.

Figura 2: Esquema simplificado del anlisis TASCOI 2. CONSTRUCCIN DE MODELOS ESTRUCTURALES La objetivo fundamental de la organizacin es el de dar servicio de transporte tanto de pasajeros y objetos, generndose con ello la generacin de utilidades para los conductores (que pueden ser comisionistas). Sin embargo, la empresa genera sus ingresos a travs de la recaudacin de los derechos de salida que pagan los conductores ms una aportacin obligatoria por parte de los mismos (si fueran comisionistas, claro est.). Otras fuentes de ingreso de la organizacin es el de la recaudacin por parte de los cobros por el servicio de entrega de giros, encomiendas, cartas, paquetes y otros. Todas estas actividades necesitan ser gestionadas con habilidad y debieran ser controladas con alta efectividad. A continuacin se muestran las estructuras que se pueden detectar en la organizacin y fuera de la organizacin.

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Estructuras internas: La Comisin La Gerencia La Secretara

: Adopta polticas. : Desarrolla polticas y estrategias. : Sigue patrones de comportamiento.

Personal de Apoyo : Sigue patrones de comportamiento.

Estructuras externas: Municipalidad Leoncio Prado Competencia competitividad.

: Establece polticas de transportes. : Establece planes y estrategias de

Muncipalidad Leoncio Prado

Las Vegas

Competencia

Comisin

Gerencia

Secretara

Personal Apoyo

Otra Gerencia

Figura 3: Mapa de estructuras internas y externas En este mapa de estructuras se puede observar que la Municipalidad de Leoncio Prado es la estructura externa ms influyente en relacin con la empresa Las Vegas. Esto refleja la gran influencia que esta estructura tiene sobre la organizacin. Otra estructura externa no menos importante es la Competencia del cual se puede observar como a travs de sus estrategias elaborado por Otra Gerencia constituyen una amenaza para la organizacin o podra constituir una alianza positiva.

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Por ltimo cabe destacar las unidades (estructuras) internas de la empresa formado por la Comisin, la Gerencia, Secretara y Personal de Apoyo. Estas estructuras son las generadoras del comportamiento organizacional y por tanto es siempre importante buscar la forma de establecer comunicaciones fluidas entre ellas as como mecanismo de control efectivo. 3. DESDOBLAMIENTO DE LA COMPLEJIDAD A continuacin presentamos un mapa que permite visualizar las diferentes actividades primarias que desarrolla la entidad en su da a da para lograr su propsito.

Figura 4: Desdoblamiento de actividades primarias de la organizacin En la figura se puede visualizar que la organizacin de transporte cuenta con 4 reas o unidades bien definidas; La Comisin, La Gerencia, La Secretara y el Personal de Apoyo. Tambin se observa como dichas unidades desarrollan cada una ciertas actividades productivas.

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4. MATRIZ DE RECURSION FUNCIN Recordando La matriz de Recursin - Funcin cruzar la informacin relevante de los procesos misionales (primarias) con los procesos de apoyo de la empresa. El propsito del anlisis es estudiar la forma en que se distribuyen los recursos y las funciones de la organizacin.
Funciones Recursos Vehculos (autos Station Wagon) Documentos (guas de remisin, tickets, boletos contables) Local (primer piso) Personal de Apoyo La Secretara 1.1 Aportes 1.2 Salidas 2.1 Estrategias 2.2 Polticas 2.3 Supervisin 3.1 Gestin Control Caja 3.2 Registro Control Docs 3.3 Atencin Cliente 4.1 Coleccin Cliente

La Gerencia

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X X X

La Comisin

Tabla 1: Matriz de Recursin Funcin de la empresa de transportes Las Vegas Como se ya se mencion, esta matriz refleja la relacin entre los distintos recursos que son aprovechados cada uno por las diferentes funciones o actividades que existen en la organizacin.

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1. MODELO DEL SISTEMA VIABLE BSICO A continuacin mostramos los tres elementos del MSV de Stafford Beer; Entorno, Operacin y Administracin. Para nuestro caso el Entorno viene a estar constituido por el Cliente, la Municipalidad de Leoncio Prado y la Competencia. La Administracin est compuesta por la Gerencia y Comisin de la organizacin. Por ltimo la Operacin viene a estar definida por las diferentes actividades o procesos que existen en el seno de la empresa.

Figura 5: MSV bsico de la empresa Las Vegas Tanto Amp. 1 y Amp. 2 son los amplificadores de variedad. Los atenuadores seran Ate. 1 y Ate. 2 respectivamente. Los atenuadores y amplificadores son los mecanismos de los seres vivos que les sirve para poder interrelacionar con el entorno complejo. 2. SUBSISTEMA UNO: IMPLEMENTACION Como ya se dijo en el anterior punto, la implantacin est involucrando todas las actividades de la organizacin. Sin embargo estas actividades debern ser de las unidades de Comisin, Secretara y Personal de Apoyo. Cabe destacar que las actividades de las reas restantes se modelarn en otro subsistema por su misma naturaleza, ya que estn relacionadas con el control, monitoreo, direccin, inteligencia y polticas.

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Figura 6: Actividades relacionadas con el cliente 3. SUBSISTEMA DOS: COORDINACION

Figura 7: Actividades relacionadas con la Coordinacin UNAS FIIS METODOLOGA DE SISTEMAS 2 Pg. 20

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4. SUBSISTEMA TRES: SEGUIMIENTO Y CONTROL

S3 S3

S2

Actividad 1

...

Actividad 2

...

Actividad n

Figura 8: Actividades relacionadas con el Seguimiento y Control

5. SUBSISTEMA CUATRO: INTELIGENCIA

Figura 9: Actividades relacionadas con la Inteligencia de la MSV

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6. SUBSISTEMA CINCO: POLITICA

Figura 10: Actividades relacionadas con las polticas del MSV 7. MODELO DEL SISTEMA VIABLE GLOBAL

Figura 11: MSV Global de la organizacin

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S1: Operacin. S2: Coordinacin. S3: Control. S4: Inteligencia. S5: Poltica. 7.1. Subsistema de operacin Captar la mayor encomiendas. Cumplir con las normas que estn establecidas por el ministerio de transporte. Transportar en forma segura y confiable a los pasajeros. 7.2. Subsistema de coordinacin. Cumplir con el cronograma de salidas y llegada de vehculos. 7.3. Subsistema de control. La gerencia lleva el control de transporte las vegas apoyado por la secretaria. Supervisin del personal y vehculos. 7.4. Subsistema de inteligencia. Establecer una estrategia de publicidad, promocin para captar ms cliente 7.5. Subsistema de poltica. Establecer normas internas adecuadas para mejorar y crecer como institucin. cantidad de cliente para el transporte personal y/o

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CONCLUSIONES En el transcurso de la realizacin del presente proyecto, hemos podido apreciar las deficiencias (centralizado, flujo de informacin limitado, etc.) de una estructura organizacional basadas en el modelo mecnico as como las ventajas claras (alto flujo de informacin y comunicacin, elementos de la organizacin bien definidas e

interdependientes, etc.) de un Modelo del Sistema Viable.

RECOMENDACIONES Dada las ventajas de un Modelo de Sistemas Viables (MSV) es bastante recomendable que las organizaciones, empresas e instituciones de cualquier envergadura (en el MSV no importa la envergadura de la organizacin) traten de implantar un MSV. Tambin cabe recalcar que si bien el MSV promete flujos de informacin continuas y elementos (operaciones, administracin y entorno) con realimentacin y supervisiones orientadas a mejorar el comportamiento organizacional, la MSV no es el panacea a todos los males de la organizacin, es ms un mecanismo de apoyo a las mximas autoridades, en nuestro caso una herramienta que permitir al gerente tener una perspectiva ms orgnica (organismo vivo) de su empresa.

BIBLIOGRAFA The Viable System Model - A briefing About Organisational Structure, Ral Espejo CYBERSIN - Cristina Lpez Gonzles Stafford Beer y el Modelo de Sistema Viable, M.C. Oscar Alvarado Ros

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