ACUERDO N 008 CG - 2013 EL CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO CONSIDERANDO:

Que los artculos 1 y 5 de la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica establecen el derecho de las personas a conocer el contenido de los documentos que reposan en los archivos de las instituciones, organismos y entidades, personas jurdicas de derecho pblico y privado; Que, el artculo 10 de la misma ley dispone que sea responsabilidad de las instituciones pblicas, crear y mantener registros para que el derecho a la informacin se pueda ejercer a plenitud; Que, la Ley del Sistema Nacional de Archivos establece las disposiciones para la conservacin y eliminacin de los archivos del sector pblico; Que, el Reglamento a la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, en la Disposicin General ordena que el Sistema Nacional de Archivos prepare y expida un instructivo para que las instituciones sometidas a dicha Ley Orgnica, cumplan con sus obligaciones relativas a archivos y custodia de informacin, a fin de poner a disposicin de quienes legal y justificadamente la necesiten; Que, el Consejo Nacional de Archivos, emiti la Resolucin CNA-001-2005 mediante la cual expide el Instructivo de Organizacin Bsica y Gestin de Archivos Administrativos para cumplir con lo dispuesto en la Ley Orgnica y Reglamento General de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica; Que, es conveniente dar mayor seguridad a los archivos de la Contralora General del Estado, segn el mbito establecido en el artculo 2 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado; Que, la tcnica moderna facilita conservar los archivos en las mejores condiciones de seguridad, economa y eficacia, por lo cual, es aconsejable, conveniente y lcita la digitalizacin, microfilmacin y custodia de la informacin en cualquier otro medio magntico, informtico, electrnico, ptico y telemtico, segn la Ley de Comercio Electrnico y su Reglamento; Que, los adelantos cientficos ponen al servicio de la colectividad medios modernos y tecnologa de punta para procesar y conservar la informacin; Que, es necesario establecer normas para la organizacin de los archivos oficiales mediante la tecnificacin que incluya una adecuada clasificacin y categorizacin para Direccin Tcnica, Normativa y Desarrollo Administrativo Pgina 1

el mejoramiento de su administracin y la fijacin de condiciones para la validez, con mrito probatorio, de las copias de documentos pblicos y privados; Que, los documentos son un recurso y un activo organizacional. Como recurso provee informacin y como activo provee documentacin, por lo tanto, las instituciones que producen documentos estn integradas en un sistema de administracin documental; y, En ejercicio de la facultad que le confiere el artculo 212, nmero 3 de la Constitucin de la Repblica del Ecuador, artculos 31, nmero 22 y 95 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, ACUERDA: Expedir el siguiente Reglamento para la conservacin, evaluacin y eliminacin de los archivos fsicos de la Contralora General del Estado. CAPITULO I CONSERVACIN DE LOS ARCHIVOS FISICOS Artculo 1.- Medios de conservacin de documentos Para la conservacin de los documentos institucionales se podr emplear cualquier medio electrnico, informtico, ptico o telemtico siempre y cuando se hayan realizado los estudios tcnicos pertinentes y competentes, establecindose para el efecto lo siguiente: Programas de seguridad para proteger y conservar los documentos en cada una de las unidades administrativas, incorporando las tecnologas ms avanzadas en la proteccin, administracin y conservacin de archivos. Programas de la microfilmacin y digitalizacin de documentos e informes de las acciones de control, o la aplicacin de otros medios como los informticos de acuerdo con las necesidades de la institucin. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarn de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la ley y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la informacin con la certificacin de que es fiel copia del original. La informacin de los archivos institucionales contar con los suficientes respaldos a travs de soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas. La Secretara General mantendr un archivo especializado de acuerdos, resoluciones y convenios suscritos por el Contralor General del Estado, excepto las resoluciones generadas por las Direcciones de Responsabilidades y de Recursos de Revisin. Ningn documento original podr ser eliminado aunque haya sido reproducido por cualquier medio; se exceptan aquellos documentos que consten en la Tabla de Plazos de Conservacin, elaborados por la institucin y puestos a consideracin del Consejo Nacional de Archivos para su autorizacin de eliminacin o traslado al Archivo Intermedio. Pgina 2

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Artculo 2.- Se digitalizarn los documentos cuya gestin hubiere concluido, sin perjuicio de guardar en fsico los originales especialmente de los informes de las actividades de control y toda documentacin que sirva de respaldo de las responsabilidades establecidas. Artculo 3.- Al digitalizar o guardar un documento en cualquier otro medio, se cuidar que su almacenamiento lo proteja de recortes, enmendaduras o adulteraciones y se dejar constancia en un acta en la que constar la descripcin de los documentos procesados. Artculo 4.- Ubicacin fsica de los archivos El Archivo Central de la institucin deber ubicarse en un espacio fsico que cumpla con lo establecido en el Instructivo de Organizacin Bsica y Gestin de Archivos Administrativos y que al menos recoja las siguientes condiciones: Iluminacin indirecta, tenue y permanente. Temperatura ptima y permanente que oscilar entre 18 y 22 grados centgrados. Medida de humedad entre 45 y 55 por ciento. Evitar el polvo, con limpiezas continuas y acondicionando filtros en los ingresos de aire. Garantizar la ventilacin con aire acondicionado o corrientes naturales. Utilizar equipos especiales para los archivos pasivos, as como para planos, mapas, fotografas, etc. Dotar de un sistema de deteccin de humo y extincin de incendios Proteger los accesos de puertas y ventanas para evitar robos.

Artculo 5.- Comit para la elaboracin de tablas de plazos de conservacin de documentos Para la conservacin, evaluacin y eliminacin de los documentos de los archivos fsicos de la Contralora General del Estado, se proceder de conformidad con el Instructivo de Organizacin Bsica y Gestin de Archivos Administrativos, a cuyo efecto el Contralor designar el Comit que se encargar de elaborar las tablas de plazos de conservacin de documentos, cuyos miembros sern: a. El Director o Administrador de Gestin de la unidad administrativa a la cual pertenecen los documentos que se evaluarn o su delegado; b. Un delegado de la Direccin Jurdica; c. Un delegado de la Auditora Interna; y, d. El Secretario General o su delegado quien actuar como Secretario del comit. En las unidades desconcentradas, este comit se integrar de la siguiente manera: a. El Director Regional o Delegado Provincial, o su delegado. b. El responsable de la unidad administrativa a la cual pertenecen los documentos que se evaluarn o su delegado. Direccin Tcnica, Normativa y Desarrollo Administrativo Pgina 3

c. El responsable Jurdico de la Direccin Regional o Delegacin Provincial d. Un delegado de la Direccin de Auditora Interna de la Matriz e. El responsable de Documentacin y Archivo de la Direccin Regional o Delegacin Provincial, quien actuar como Secretario. Artculo 6.- El funcionamiento de este comit se sujetar a las disposiciones contenidas en el Instructivo de Organizacin Bsica y Gestin de Archivos Administrativos y en la normativa institucional vigente. Artculo 7.- Las funciones del comit sern las siguientes: a. Elaborar las tablas que determinen el tiempo de conservacin de documentos fsicos. b. Gestionar la aprobacin de las tablas de plazos de conservacin de documentos ante el Consejo Nacional de Archivos. c. Preparar el proyecto de acuerdo con el que se dispondr la incorporacin de las tablas de plazos de conservacin documental aprobadas, al Manual del Sistema de Administracin y Custodia de Documentos de la institucin. d. Formar parte de la Comisin de Evaluacin creada para realizar la depuracin de la documentacin de la institucin que se encuentra en el Archivo Intermedio, comisin que estar presidida por el Director del Archivo Intermedio designado por el Consejo Nacional de Archivos, segn lo dispuesto en el artculo 5 del Reglamento del Archivo Intermedio o Archivo Central de la Administracin. Artculo 8.- Elaboracin de las tablas Para la elaboracin de las tablas de plazos de conservacin documental, la institucin se sujetar al formato que consta en anexo 1 de este reglamento, observando los plazos establecidos por la Ley del Sistema Nacional de Archivos y por las disposiciones que regulen la conservacin de la informacin pblica en general y la considerada confidencial, tomando en cuenta la necesidad institucional y los siguientes puntos: Los documentos que sirven como justificativos en los actos administrativos, financieros, tcnicos y legales y que sustentarn futuras investigaciones. Aquellos documentos histricos de la propia institucin y del Estado. Los plazos se aplicarn siempre y cuando los documentos correspondan a trmites concluidos y no existiere impugnaciones relacionadas con tal documentacin. CAPITULO II EVALUACION Y ELIMINACIN DE DOCUMENTOS Artculo 9.- Principios para la eliminacin El Secretario General o su delegado, de conformidad con la tabla de plazos de conservacin, proceder a la evaluacin de los documentos que han cumplido los plazos establecidos para su eliminacin, considerando lo siguiente:

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Verificar que el documento ya no se necesita, que no queda ninguna labor pendiente de ejecucin y que no existe ningn litigio o examen, que implique la utilizacin del documento como prueba. Preservar la confidencialidad de la informacin que stos contengan. Incluir en la eliminacin del documento, todas las copias de conservacin y de seguridad electrnicas.

Artculo 10.- El Contralor General, sobre la base del informe de evaluacin de los documentos que han cumplido los plazos de conservacin presentado por el Secretario General, solicitar la autorizacin al Consejo Nacional de Archivos para su eliminacin, quien dispondr una inspeccin. Artculo 11.- Una vez concluida la inspeccin, los documentos que se consideren con valor permanente e histrico, podrn transferirse al Archivo Intermedio de la Administracin Pblica y aquellos que no sean calificados como tales, se dispondr su eliminacin, actividad de la que se dejar constancia en el acta respectiva. Artculo 12.- Las disposiciones de este acuerdo son de aplicacin obligatoria para todas las unidades administrativas de la Contralora General del Estado. Artculo 13.- VIGENCIA.El presente acuerdo entrar en vigencia a partir de la fecha de publicacin en el Registro Oficial. Artculo 14.- EJECUCION.De la ejecucin del presente reglamento, encrguense a la Secretara General a travs de la Gestin de Documentacin y Archivo. Dado, en el Despacho del Contralor General del Estado, en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano a, 31 de enero de 2013. Comunquese:

Dr. Carlos Plit Faggioni CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO

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ANEXO 1 CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO

TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
UNIDADES ADMINISTRATIVAS DESCRIPCIN DEL CONTENIDO PLAZO DE CONSERVACIN UBICACIN FISICA (caja) OBSERVACIONES

Responsable

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