ADOPCIN TECNOLGICA INTEGRAL EN LA GESTIN DE ATACOCHA

Francisco Gallo Compaa Minera Atacocha S.A.A.

1. INTRODUCCIN La literatura de temas gerenciales tiene un gran flujo de publicaciones sobre los cambios necesarios en las empresas. El tpico destaca la forma en que las organizaciones se adaptan a los nuevos retos que el ambiente presenta, y la eterna preocupacin de si estos cambios en prcticas, puntos de vista y estrategias se mantendrn al paso de la evolucin del entorno. Los ejecutivos intervendrn en el proceso motivados por esa preocupacin y su accionar no est exento de riesgos, por lo que deben mantenerse informados y preparados. Las iniciativas de cambio pueden provenir de diferentes fuentes, tanto internas como externas. Sin embargo, slo sern adecuadamente ejecutadas una vez que la alta direccin las apoye o impulse. Este comportamiento es siempre resultado de la capacidad de reanalizar constantemente las premisas con que se opera, descubrir su correlacin con el accionar vigente y de adoptar diferentes patrones de trabajo para enfrentar los nuevos problemas, definiendo as la capacidad de aprendizaje. Es esta capacidad de aprender la que distingue a las personas y organizaciones exitosas. La transformacin de una empresa puede valerse de numerosos medios. Estando actualmente inmersos en un marco en el que la tecnologa evoluciona rpidamente y marca distancias sustantivas constantemente, la adopcin tecnolgica exitosa es un excelente medio para trasmitir a toda la organizacin el nuevo conjunto de paradigmas, procesos y polticas que el momento amerita.

La marcha de las compaas mineras, aun teniendo caractersticas distinguibles del resto de industrias, no se diferencia en la necesidad generalizada de enfrentar los cambios globales. La evolucin tecnolgica es evidente en todas las reas de la actividad productiva y administrativa, y requerir que la empresa enfrente ajustes en su organizacin, en sus procedimientos y en sus polticas, para lograr aprovechar la inversin en tecnologa al mximo. Compaa Minera Atacocha S.A.A., una de las organizaciones nacionales de mayor antigedad y estabilidad, emprendi el curso del cambio recientemente, usando el desarrollo de tecnologa de informacin como el medio para materializar los objetivos de transformacin esperados por la alta direccin. El caso sirve de excelente ejemplo para demostrar y aprender de la verdadera complejidad, riesgos y oportunidades que un proceso de esta naturaleza acarrea.

2. MARCO GENERAL Compaa Minera Atacocha S.A.A. fue fundada el 8 de febrero de 1936 y, desde entonces, viene explotando el yacimiento que le da su nombre de forma continua. Ha logrado durante el transcurso de estos 65 aos una intachable reputacin y un conocimiento elevado del comportamiento de la industria.

Durante estos aos, la compaa ha realizado proyectos en la mina que demuestran una cultura vanguardista de tecnologa y de innovacin continua, que le han permitido superar los diversos obstculos encontrados. En los ltimos aos, esta cultura ha generado un proyecto agresivo de incremento de produccin basado sobre un programa de reinversin de utilidades que ha permitido incrementar de 2,496 TMS/da en 1997 a un promedio de 3,196 TMS/da en el 2000, con el objetivo de superar las 1050,000 TMS tratadas en el 2001. Todo esto manteniendo siempre un umbral mnimo de reservas probadas para 5 aos, como se aprecia en el siguiente grfico.

Figura 2 La cultura organizacional que se ha generado en la compaa durante estos aos ha sido y es nica, como es general en las empresas que han pasado por experiencias similares. Las expectativas de proyeccin de vida del yacimiento son muy favorables, ya que constantemente se descubren nuevas zonas de mineralizacin. Asimismo, se tiene pendiente un agresivo programa de exploracin horizontal, que podra ampliar aun ms el lmite de, aproximadamente, 20 aos de recursos potenciales. Es por esto que la filosofa de la compaa es evaluar todos los procesos de mejora que le permitan estar

en niveles de competitividad actuales, manteniendo un crecimiento estable y continuo a mediano plazo.

3. ESTRATEGIA DE TRANSFORMACIN Esta visin de mediano plazo se utiliz para planear estratgicamente la transformacin de las actividades que generan la informacin necesaria para un control gerencial ptimo. La premisa con que se trabaj es que la herramienta del cambio ms poderosa en la actualidad es el uso de los sistemas de tecnologa de informacin que brindan la posibilidad de integrar las acciones, en todos los niveles de la compaa, para controlar las respectivas responsabilidades. A continuacin se realiz un plan general de actividades orientadas a permitir la adaptacin gradual de estas herramientas, dentro de un marco de prioridades orientado a minimizar el impacto en los buenos resultados que se vienen logrando en los procesos de produccin. El compromiso de la alta direccin es requisito sine qua non para el desarrollo y la implantacin de la semilla de mejora tecnolgica continua. En el caso de Compaa Minera Atacocha S.A.A., la percepcin de la necesidad de cambio fue generada y compartida por la gerencia y el directorio, que, al brindar su apoyo decidido, permitieron un desarrollo continuo y efectivo de los diferentes esfuerzos necesarios para lograr la implementacin, sin contramarchas, de un proyecto de esta magnitud. El reconocer cul es el corazn del negocio, como motor del resto de actividades, es la parte clave para superar la dificultad inicial de planear, adecuadamente, la estrategia de mediano plazo en cualquier proceso de cambio. Se realiz un profundo anlisis para definirlo en detalle y clasificar sus componentes, en relacin al impacto que tienen en el desempeo de la empresa. El anlisis, usando la metodologa de cadena de valor, arroj la conclusin de que la actividad de explotacin es el eje fundamental de cualquier empresa en la industria minera subterrnea. Este eje, para ser

eficiente, debe ser movido, sincronizadamente, por dos engranajes: uno es el planeamiento de los recursos necesarios para la operacin (planeamiento, ingeniera, etc.), y el otro es la evaluacin de rentabilidad esperada (sistema de costos y presupuestos). La mejora en un engranaje necesita una mejora, simultnea y de igual magnitud, en el otro para as lograr, adecuadamente, una labor ms efectiva y controlada de la actividad principal. Todo esto queda claramente mostrado en la siguiente figura.

Figura 3

Debido a que parte importante en la generacin de una estrategia de cambio tecnolgico implica la adquisicin de recursos de ltima generacin, es necesario prever su rpida obsolescencia. Por ello, fue primordial realizar un exhaustivo estudio del mercado tecnolgico actual y sus expectativas de cambio. Despus de realizar esta evaluacin, se concluy que la tecnologa de informacin aplicada a la minera ha sufrido cambios radicales y presenta un pronstico de continuar ampliando las posibilidades de manejo de informacin de maneras inimaginables. Por ello, para impulsar la transformacin y adopcin

de tecnologa de informacin se vio, ms que justificado, el uso de las herramientas de hardware y software ms modernas disponibles, con objetivos de llevar y mantener a la compaa en un nivel de punta tecnolgica en el sector, sin perder de vista que las decisiones de inversin deben incluir el anlisis de costo-beneficio que permita la optimizacin de recursos.

4. ACCIONES EMPRENDIDAS Durante el largo proceso inicial de planificacin general del proyecto, que involucr la decisin, evaluacin y definicin de etapas, se consider consultar con profesionales de amplia experiencia en el medio y realizar un proceso importante de benchmarking con empresas similares que hubieran logrado o emprendido un avance significativo en aplicaciones de tecnologa de informacin. Cabe resaltar el apoyo de las empresas Iscaycruz, Simsa, Volcan y Yauliyacu, entre otras, y el de la empresa T-Matrix, gracias a las cuales la transferencia de experiencias previas evit que el proceso emprendido fuera ms lento, difcil e incierto. La evaluacin de dichas experiencias defini la necesidad de agrupar acciones en tres reas: las dos primeras, en la expresin de los engranajes del cambio mencionado antes (sistema de costos y sistemas de planeamiento minero); la tercera, en la construccin de la plataforma tecnolgica fsica (Flex-Com, red de interconexin, equipamiento en computadoras y comunicaciones). Las acciones correspondientes se ejecutaron de manera separada y en paralelo al inicio, hasta alcanzar un punto en el cual los resultados fueron integrados. En la primera rea de actividades (dedicada al sistema de costos), se ejecutaron labores que incluyeron: a) El diagnstico inicial y planteamiento de metas a largo plazo; b) La renovacin del plan de cuentas de la empresa; c) La implantacin de procesos de difusin de datos de y a la operacin y su actualizacin en tiempo real; d) El desarrollo de un sistema de presupuesto participativo que asegure la evaluacin continua de los resultados.

Las actividades de diagnstico y planteamiento de metas a largo plazo dieron oportunidad de revisar las experiencias en el uso de los Sistemas Integrales de Gestin (SIG), igualmente llamados ERP (Enterprise Resource Planning), que expresan claramente la direccin vigente de integrar los sistemas administrativos, logsticos y de produccin, lo que muestra una tendencia creciente de adopcin global. Sin embargo, la inversin en su compra e implementacin es significativa y el mercado de minera subterrnea nacional ha sido receloso para su adopcin. Creemos que, para que una inversin de ese tipo sea eficiente, se requiere, previamente, del manejo de una plataforma de flujo de informacin y procedimientos de decisin ms estndar, lo cual enmarca el rumbo de las acciones emprendidas hasta el momento por la compaa. La renovacin del plan de cuentas requiri, debido a los problemas de estructura, contenido y detalle del plan de cuentas existente, la generacin de un nuevo plan de cuentas que permitiera un reporte ms detallado, real y fcil de manejar, con el que se logre el objetivo final de costeo por zona de trabajo o tajeo. Ello permiti redefinir los trminos de asignacin de objetos de costos y los centros de costos, con el fin de organizar la informacin de modo ms coherente. Se incluyo la modificacin de los tareos de los equipos, la discusin en la poltica de clasificacin de labores de mina de acuerdo con su naturaleza (crucero, galera, etc.) y funcin (exploracin, desarrollo, etc.), y la definicin de los sistemas informticos necesarios para dar soporte al registro y procesamiento de la data contable. El proceso tom algn tiempo, pero se logr el objetivo de asignar costos verdicos y en tiempo real al detalle, permitiendo analizar los recursos utilizados por tajeo. El objetivo, desde un inicio, qued aclarado mediante el siguiente flujograma de costos.

Figura 4

La implantacin de procesos de difusin de datos de la operacin incluy el uso intenso de las herramientas disponibles de conexin de red y desarrollo de aplicaciones de tipo Internet llamada Intranet Atacocha. El uso de este medio facilit y permiti la unificacin de las siguientes etapas de costeo y de informacin operativa, pudiendo unificarlas en un proceso de reporte de costos y de planeamiento operativo en tiempo real, y la tercera, en un trabajo conjunto de presupuestos y optimizacin de procesos. El desarrollo de un sistema de presupuesto participativo es lo que integra las acciones anteriores. Ello ha permitido adaptar los procesos de planeamiento financiero tradicionales al uso de las herramientas disponibles, incluyendo equipos y metodologas contemporneas. Para la coordinacin de acciones en esta actividad se incluy en el staff a un profesional de amplia experiencia en el tema, asegurando as el trabajo continuo en los sistemas de reporte, la consistencia de los datos y la ejecucin de reuniones peridicas de costos y control de presupuestos con los ingenieros de campo, donde los resultados son evaluados y redefinidos por quienes realizan las labores especficas de explotacin.

En la segunda rea de actividades (dedicada a los sistemas de planeamiento minero), se ejecutaron acciones escalonadas para lograr la construccin ordenada de las herramientas que permitan realizar un trabajo de planeamiento de minado sobre todas las secciones de operacin de la mina en un formato 100% digital y tridimensional. Desde el inicio, las metas se definieron como el logro del pronstico y control de ley y volumen; la racionalizacin de la construccin de infraestructura minera (labores, instalaciones, etc); la reduccin en la descentralizacin de las reas por tajear; el aumento de la recuperacin mineral del depsito, y, la integracin retro-alimentada con los sistemas de informacin de costos. Se determin que la situacin de los sistemas de informacin de operaciones requera un proceso de tres etapas, cada una planeada dentro del lapso de un semestre, para lograr la adopcin tecnolgica necesaria: 1. La etapa de Conformacin de la Base Fundamental de Informacin, que lidi con la informacin histrica y el uso del software VULCAN como herramienta de manejo de datos en 3D. 2. La etapa de Integracin de la Informacin en Tiempo Real, que logr el manejo y reporte de data para anlisis y la difusin de la informacin a todos los niveles y usuarios. 3. La etapa de Anlisis de Informacin y Optimizacin, que permite el diagnstico de procesos y evaluacin de proyectos sobre la base de informacin actual e integrada, 100% digital.

Figura 5

La primera etapa del proyecto se planific para transformar toda la informacin contenida en papel (planos, tarjetas e informes) a formato digital de ACAD, finalmente alimentada a una base de datos que permita su manejo y trabajo mediante un programa minero tridimensional, dentro del lapso mximo de un semestre. Previamente, se realiz una evaluacin exhaustiva del software necesario para ordenar y manejar en tres dimensiones la informacin digitada. La evaluacin arroj a VULCAN como el mejor software para las expectativas de Atacocha; ya que, aunque tiene un mayor precio, cuenta con mayor capacidad grfica y facilidad para el manejo y anlisis de informacin tridimensional, permitiendo numerosas posibilidades en la evaluacin de proyectos que involucren geologa muy compleja, que es el caso de nuestro yacimiento. La segunda etapa apunt a que toda la informacin digital topogrficageolgica fuera de amplio acceso a los operadores de mina, adems de ampliar la base de datos digital. Para ello se implement una red IntranetAtacocha mediante la cual cualquier usuario accede a planos, tablas y resultados de los diseos digitales realizados por el software de modelacin,

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garantizando as el acceso, orden, seguridad y consistencia, a la vez de dejar un portal abierto para ingresar desde cualquier parte del mundo. Basndose sobre este objetivo, se determin la necesidad de dotar a la informacin con una autopista adecuada para que fluya a velocidades que permitan anlisis y toma de decisin en tiempo real. Adicionalmente, la base de datos digital se ampli con el anlisis de los datos de muestreo y el levantamiento digital de toda la infraestructura de interior mina. Ambos esfuerzos generaron decisiones de mejora en los procesos de trabajo. Finalmente, la dinmica generada por la interaccin con la informacin digita, motiv la intensa participacin de los ingenieros de operacin, quienes ejercieron su iniciativa para solicitar diariamente proyectos digitales sobre la mina, la ventilacin, los circuitos de extraccin, etc. La tercera etapa apunt a manejar, de manera integral, la data digital para permitir analizar la organizacin de la produccin en una escala mayor, integrando all la informacin de reservas, topografa, accesos, geomecnica y servicios. Esta etapa se encontrar en pleno desarrollo durante el segundo semestre de este ao. Eleccin del Software La eleccin del software es una parte delicada, por la magnitud de inversin y los problemas que podra acarrear una mala eleccin, fundamentalmente en el tema de soporte post-venta. Afortunadamente, la tendencia se dirige hacia una fuerte competencia, que tiende a igualar el mercado y a permitir la comunicacin de informacin entre los diferentes proveedores de software. Esto ha permitido conformar una mezcla de habilidades VULCAN y DATAMINE, reduciendo el costo de licencias, y evitando cuellos de botella, que alargan innecesariamente el tiempo de implementacin de las diferentes etapas. A continuacin se presentan figuras de los logros alcanzados en visualizacin 3D de Atacocha.

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Figura 6

Figura 7

Figura 8

Figura 9

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Figura 10

Transferencia Tecnolgica La capacitacin para el uso de estos programas ha seguido, adems, una lgica innovadora, fruto de la observacin de dificultades en otras empresas, para la comunicacin adecuada entre los que necesitan la informacin y los que la manejan. Por el lado de la compaa, los profesionales de minas y geologa se han capacitado en los potenciales y frutos que el manejo 3D ofrece, dndoles as las herramientas para solicitar a los modeladores los trabajos de diseo y anlisis. Por el lado de los modeladores, la compaa contrat los servicios de una empresa especializada (T-MATRIX), que permiti el inmediato inicio de resultados y la capacitacin progresiva del personal. Adicionalmente, se seleccion un grupo de jvenes egresados ingenieros de minas y geologa, con formacin previa e inters en el rea, quienes, mientras trabajaban en el proceso de la transformacin de informacin a formato digital, fueron entrenados para ocupar las posiciones de modeladores que el proceso requiere. La dinmica lograda ha permitido alcanzar metas bastante ambiciosas en periodos limitados. La mezcla del conocimiento del terreno por parte de los operadores, especializacin en manejo de informacin digital por

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parte de los consultores y el entusiasmo de ingenieros de nueva generacin han permitido eficiencia en el proceso. Motivacin La compaa siempre ha mantenido una filosofa abierta a la importancia requerida de mantener a su personal capacitado, por lo que se presupuest y realiz la capacitacin de todo el personal, durante la primera etapa, en el uso de computadoras y softwares bsicos (Windows, Word y Excel); para el caso de ingenieros, un curso especializado de AutoCad. El objetivo fue doble: por un lado, quebrar el temor que la nueva tecnologa pueda originar y, por otro, motivar al personal reduciendo la susceptibilidad hacia el cambio, as como asegurar el compromiso individual que garantice resultados fidedignos y eviten obtener falencias de calidad. En la tercera rea de actividades (dedicada a la construccin de la infraestructura fsica), se determin que, para lograr una red global que permitiera ingresar y acceder a toda la informacin, se requera realizar dos labores paralelas. Primero, se determin que los medios tecnolgicos accesibles en el mercado cada vez son de menor costo y mayores posibilidades, por lo cual, adems de contar ya con un sistema Flex-Com dentro de la mina, instalado a inicios del 2000, y una fibra ptica de 3 pares, que enlazan los 2 campamentos en la mina desde septiembre del 2000, se determin complementar la autopista con una red fsica moderna, que optimice la velocidad de generacin y distribucin de la informacin y el enlace satelital con las oficinas de Lima. Segundo, la capacitacin y adiestramiento del departamento de sistemas en tecnologa de redes y lenguajes de programacin Powerbuilder y SQL para cargar con la responsabilidad de mantener y actualizar los sistemas a las necesidades de los usuarios finales. Para ello se realizaron cursos y prcticas que han permitido al departamento el control absoluto de sus propios sistemas.

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5. VISIN Y RESULTADOS A MEDIANO PLAZO La visin de tener informacin verdica, procesada y al alcance de la mano en tiempo real resume el objetivo planteado por la alta direccin. Gracias a la claridad de esta premisa, las labores realizadas han tenido metas de mediano plazo bien definidas desde un inicio. De esta forma, la evaluacin de cada paso por tomarse fue ms simple de anlisis y direccin. Es as que los alcances logrados, a corto plazo, en el delicado manejo de data y de accesibilidad a evaluacin han sido realizados de forma ptima, tanto en cronogramas como en recursos utilizados. Los resultados logrados en la accesibilidad inmediata de informacin de costos a las personas encargadas directamente de la toma de decisin en cada nivel, as como a la informacin detallada que resume el valor de la produccin minera han permitido, en el corto plazo, una evaluacin ms acorde con las metas de reduccin drstica de costos a travs de la mayor eficiencia de recursos que la situacin actual del mercado globalizado de metales requiere. En este sentido, se espera continuar en la misma direccin durante la segunda etapa para en la final -que no tiene plazo lmite- dedicar todos los esfuerzos a un proceso de presupuesto que reduzca el riesgo del negocio. Otro resultado de corto plazo es un departamento de planeamiento con las herramientas ms modernas y con acceso completo a la informacin digital, tanto de explotacin como de las actividades de apoyo, que permita a mediano plazo la evaluacin constante del programa de produccin y de los recursos empleados, utilizando como base la rentabilidad mnima por labor o tajeo para manejar la variabilidad del depsito. As mismo, se encargar de la optimizacin y adopcin tecnolgica paulatina de los elementos disponibles y la transformacin y adaptacin de stos por las diversas reas de la compaa que representan apoyo al proceso de planeamiento. En este sentido, se han logrado perfeccionar los procesos de ingreso de datos de reas como ventilacin, energa y mantenimiento, que han permitido la evaluacin y mejoras de los servicios de apoyo a la explotacin del yacimiento.

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6. CONCLUSIONES Las condiciones internas y externas son siempre variables y todas las empresas se ven enfrentadas a adaptarse eficazmente a ellas para garantizar su supervivencia. En algunos momentos, durante el desarrollo de las empresas, las transformaciones necesitaran tener efectos profundos. En otros, se requerirn efectos ms leves o pasajeros. En ambos casos, el reto es lograr que las transformaciones que se emprendan sean exitosas y tengan, mayoritariamente, carcter duradero. Todo cambio trae incorporada una modificacin de paradigmas, que responden a una nueva filosofa de afrontar los retos para el florecimiento de la empresa. Los impulsores del cambio deben hacer el esfuerzo de identificar los medios por los que las premisas sobre las que se basa el cambio y la instrumentacin de los mismos permitan ser absorbidas gradualmente por la organizacin. La adopcin tecnolgica ofrece una oportunidad favorable para que estas acciones establezcan una dinmica virtuosa. Por un lado, la tecnologa puede tener un impacto inmediato en la productividad de los recursos. Por otro, la aplicacin tecnolgica puede ser de gran atractivo para las personas que participan en la transformacin, al satisfacer sus necesidades de crecimiento profesional y participacin en globalizacin, modernizacin y competencia personal.

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