COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS SUBDIRECCIN ACADMICA REA DE PASANTAS

SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS CON AUTOMATIZACIN DE BASES DE DATOS E INTERFAZ WEB PARA EL DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIN Y VENTAS DEL HOTEL VENETUR PUERTO LA CRUZ.

MERIDA, JUNI0 2012

COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS SUBDIRECCIN ACADMICA REA DE PASANTAS

SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS CON AUTOMATIZACIN DE BASES DE DATOS E INTERFAZ WEB PARA EL DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIN Y VENTAS DEL HOTEL VENETUR PUERTO LA CRUZ.

TUTOR ACADMICO: Prof. ANA MOSQUERA AUTOR: NORIANNA SALAZAR R. TUTOR EMPRESARIAL: NATHALY ROJAS

MERIDA, JUNIO 2012

APROBACIN DEL TUTOR

En mi carcter de Tutor del Trabajo presentado por la ciudadana ____NORIANNA SALAZAR para optar al Grado de Tcnico Superior en Hotelera y Servicios de la Hospitalidad , considero que

dicho Trabajo rene los requisitos y mritos suficientes para ser sometido a la presentacin pblica y evaluacin por parte del jurado examinador que se designe. En la ciudad de _______ _______ de Mrida 2012 . , a los del mes de

______________________ Tutor: C.I.:

Acta de Aprobacin del Jurado Examinador

II

DEDICATORIA

Ahora, cuando culmina una importante etapa de mi vida y veo alcanzada la meta propuesta, fruto de la fe y del incondicional apoyo que mi familia han depositado en m, he podido alcanzar uno de mis sueos y quiero dedicar este momento de felicidad a las siguientes personas: Nana y Carmenza mis ngeles de la guarda, mis estrellas brillantes en el cielo. Mi Pito (Norman Salazar) y Mita (Gloria Rangel), Mis ejemplos a seguir, apoyos eternos, los amo este triunfo se los debo a ustedes. Mis hermanas Mary C, Luna y Malala verlas crecer a mi lado ha sido lo ms bello que me ha regalado la vida, las amo mucho. Carlos Escobar gracias por estar siempre cuando ms te necesit, t nimo y apoyo me mantuvieron siempre de pie. Te amo. Y a todas aquellas personas que no me alcanza nombrarlas, pero que las tengo presentes.

III

AGRADECIMIENTOS

A DIOS que siempre ha estado presente dndome fuerzas para estar en el camino del bien. A mi pap, mam, hermanas y novio que me han brindado su amor, apoyo y su valiosa amistad, necesitar ms de cien vidas para agradecerles todo lo que ha hecho por m; es imposible imaginarse que puedan existir unos seres tan especiales como ellos que con solo una palabra puedan hacerme feliz y que con un beso y un abrazo aseguren la felicidad eterna, porque es eso lo que es ellos me ha regalado la felicidad para toda mi vida, todos los pequeos detalles han sido perfectos y no creo que puedan existir palabras que los describan, por todo esto y mucho ms los amo. A mis amigos que me brindaron su valiosa amistad y su gran apoyo, y adems de siempre estar presente para transmitirme sus conocimientos, por creer en m. Al personal del hotel VENETUR Puerto la Cruz en especial Rommel, Richard, Triolo, Gilsa, Reinays, Mary, Pierina, Nelson, Freddy, Gregorio, Reinaldo, Ninoska (CCTR ANZ.), Carlos; gracias por su apoyo brindado en la realizacin de estas pasantas, por ensearme que la cometa solo se eleva si tiene viento en contra. Profesora Ana Mosquera Tutora por guiarme hasta el final.

A todos ustedes muchsimas gracias.

IV

COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS SUBDIRECCIN ACADMICA REA DE PASANTAS

SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS CON AUTOMATIZACIN DE BASES DE DATOS E INTERFAZ WEB PARA EL DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIN Y VENTAS DEL HOTEL VENETUR PUERTO LA CRUZ.

Autora: Br. NORIANNA SALAZAR Fecha: Junio 2.012

RESUMEN El informe de pasanta administrativa presentado a continuacin dar una visin global de las dependencias del Hotel VENETUR Puerto la Cruz en las que la pasante se desempe laboralmente durante el perodo de entrenamiento empresarial especficamente en el departamento de comercializacin y ventas. El objetivo principal es, implementar un sistema de control de ventas y automatizacin de bases datos que contenga una interfaz web, con la finalidad de solventar las deficiencias generadas por el sistema manual actual. Para el desarrollo de la investigacin la pasante se bas en la metodologa de anlisis y diseo de sistemas de informacin de Jons Montilva, estudio previo de campo, para conocer la realidad y las necesidades en el rea objeto de estudio y posterior a esto, se determinaron las bases tericas que avalan, y sustentan el sistema implementado, con el apoyo de la investigacin documental. Demostrando por medio de las pruebas del prototipo del sistema que se lograron satisfactoriamente todos los objetivos planteados al comienzo de la investigacin.

Palabras Clave: Automatizacin, Base de Datos, Comercializacin y Ventas, Sistema.

INDICE DEDICATORIA ....................................................................................................III AGRADECIMIENTOS........................................................................................ IV RESUMEN ............................................................................................................. V INDICE ................................................................................................................. VI INDICE DE TABLAS ............................................................................................ X INDICE DE GRFICOS .................................................................................... XI INDICE DE FIGURAS....................................................................................... XII INTRODUCCION...................................................................................................1 FASE I .....................................................................................................................3 LA EMPRESA ........................................................................................................3
1.1 PRESENTACIN DE LA EMPRESA ................................................................. 3

Nombre Comercial ................................................................................... 3 Razn Social ............................................................................................. 3 Categora, Clasificacin, Tipo de Negocio ........................................... 3 Ubicacin ................................................................................................... 4 Informacin Local ..................................................................................... 4 Resea Histrica ...................................................................................... 4 Misin ......................................................................................................... 6 Visin .......................................................................................................... 6 Objetivo General ....................................................................................... 6 Objetivos Especficos .............................................................................. 6 Fortalezas .................................................................................................. 7 Descripcin Del Hotel ............................................................................. 7 Capacidad Operativa: .......................................................................... 7 Descripcin de las Habitaciones ........................................................ 7 Salones ...................................................................................................... 8 Caractersticas de los Salones ........................................................... 8 Capacidad.............................................................................................. 9 RESTAURANTES Y BARES ................................................................ 10 Restaurant Turpial .............................................................................. 10 Sushi Bar El Moriche ......................................................................... 10 Bar El Faro .......................................................................................... 11 Room Service...................................................................................... 11 Facilidades y servicios ........................................................................... 11 Estructura Organizativa: ........................................................................ 12 Bussiness Center ................................................................................... 13
1.2 UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LAS PASANTIAS ....................................... 14

Descripcin de Cargos .......................................................................... 15 Fuente: Departamento de Comercializacin y Ventas Hotel VENETUR Puerto la Cruz (2011).FASE II...........................................................................15 FASE II ..................................................................................................................16 EL PROBLEMA ...................................................................................................16
2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................. 16

VI

2.2 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION ............................................................ 20 2.2.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................. 20 2.2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS ...................................................................... 20 2.3 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION................................................... 20 2.4 BASES TERICAS ............................................................................................. 26

Sistema .................................................................................................... 26 Elementos de un Sistema ..................................................................... 27 Clasificacin de los Sistemas ............................................................... 27 Sistema de informacin ......................................................................... 28 Por qu sistemas de informacin? .................................................... 29 Base de Datos ........................................................................................ 29 Bases de Datos Relacionales .............................................................. 30 Componentes Principales de las Bases de Datos ............................ 30 Caractersticas de las Bases de Datos ............................................... 31 Ventajas en el uso de Base de Datos ................................................. 31 Sistemas de Base de Datos ................................................................. 32 Objetivos de los Sistemas de Base de Datos .................................... 33 Modelos de Datos .................................................................................. 34 Normalizacin ......................................................................................... 35 Visual Basic ............................................................................................. 36 Caractersticas del Visual Basic ........................................................... 36 Microsoft Access .................................................................................... 37 Importancia de los Sistemas Automatizados en los Hoteles .......... 37 Sistema de Gestin Hotelera................................................................ 38 Sistema de Gestin Hotelera Control Guest Requirement (CQR) . 39 Proceso de Facturacin ........................................................................ 40 Contribuyentes Formales segn (Gaceta oficial N 37.661- 2003) ................................................................................................................... 40 Registro de las Ventas .......................................................................... 48 Mtodo WATCH...................................................................................... 48
2.5 MARCO METODOLGICO ............................................................................... 49 2.5.1 TIPO Y DISEO DE LA INVESTIGACION ............................................. 49 2.5.2 TCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCION DE DATOS ..................................................................................................................... 51

2.5.2.1 Tcnicas ..................................................................................... 51 Observacin directa simple .............................................................. 51 Documental o Bibliogrfica ............................................................... 51
2.5.3 RECURSOS UTILIZADOS PARA LA INVESTIGACIN. ...................... 51

Recursos Humanos............................................................................ 51 Recursos Institucionales ................................................................... 52

2.5.4 DELIMITACION DE LA INVESTIGACIN ............................................... 52

2.5.3.1 Delimitacin Espacial ............................................................... 48 CONCLUSIONES ................................................................................................48

VII

FASE III .................................................................................................................51 LA PROPUESTA .................................................................................................51

3.1 PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA ........................................................ 51 3.2 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................ 54 3.3 OBJETIVOS ESPECIFICOS ............................................................................. 54 3.4 JUSTIFICACION .................................................................................................. 54 3.5 ALCANCE. ............................................................................................................ 56 3.6 DESARROLLO Y DESGLOSE DE LA PROPUESTA ................................... 56 3.6.1 ANLISIS DEL CONTEXTO ...................................................................... 57

3.6.1.1 Documento de definicin de requisitos.................................. 58 3.6.1.2 Actores ........................................................................................ 58 3.6.1.3 Definicin de Requisitos segn los Actores ........................ 59 3.6.1.4 Clasificacin de Requisitos y definicin de Prioridades...... 59 3.6.1.5 Documentos de Especificacin de Requisitos ..................... 60 3.6.1.6 Modelo de Caso de Uso .......................................................... 61 3.6.1.6.1 Lista de Casos de Uso ...................................................... 61 3.6.1.6.2 Men principal. ................................................................... 61 3.6.1.6.3 Mdulo de ventas .............................................................. 62 3.6.1.6.4 Mdulo Administrativo ....................................................... 63 3.6.1.5.5 Mdulo de Configuracin.................................................. 65 3.6.1.6 Diagrama entidad-relacin ...................................................... 66 Arquitectura de tres capas ................................................................ 67
3.7 PRESENTACION DEL SISTEMA DE VENTAS VENETUR PUERTO LA CRUZ ........................................................................................................................... 68 3.7.1 INFORMACIN GENERAL ........................................................................ 68

3.7.1.1 Caractersticas Generales ....................................................... 68 3.7.1.3 Contrasea ................................................................................. 69 3.7.1.4 Men Principal .......................................................................... 70 3.7.1.5 Botn de Venta ......................................................................... 70 3.7.1.7 Generacin de Reportes .......................................................... 71 3.7.1.8 Datos Generales ....................................................................... 72 3.7.1.9 Correlativos ................................................................................ 72 3.7.1.10 Impuestos ................................................................................. 73 3.7.1.11 Seleccionar Impresora ........................................................... 73 3.7.1.12 Registro de Usuario ................................................................ 74
3.8 IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS ............. 74 3.8.1 FACTIBILIDAD ECONOMICA .................................................................... 74

3.8.1.1 Anlisis costo / beneficio ........................................................ 75

3.8.2 CONSTRUCCION DEL SISTEMA............................................................. 76

3.8.2.1 Pruebas del sistema ................................................................. 77 3.8.2.1.1 Definicin de la estrategia de pruebas ........................... 77

VIII

3.8.2.1.2 Lista resumen de los 4 principales errores encontrados y su origen ........................................................................................... 78 3.8.2.2 Casos de Prueba ...................................................................... 78 3.8.2.2.1 Caja Negra .......................................................................... 78 3.8.2.2.2 Caja Blanca ........................................................................ 79
3.9 Satisfaccin del Usuario con el Sistema de Control de Ventas ................... 79

Presentacin, interpretacin y anlisis de resultados ...................................80 RECOMENDACIONES ......................................................................................91 BIBLIOGRAFA ....................................................................................................93 ANEXOS ...............................................................................................................96

IX

INDICE DE TABLAS

Tabla 1: Resea Histrica por fecha Hotel VENETUR Puerto la Cruz...................................... Tabla 2: Capacidad de los salones segn tipo de montaje. Tabla 3: Clasificacin de requisitos y definicin de prioridades... Tabla 4: El sistema de Control de Ventas a implementar solventa las necesidades del sistema antiguo manual.................................... Tabla 5: Es de fcil manejo el Sistema de Control de Ventas que se va a implementar.......................................... Tabla 6: considera confiable la base de datos automatizada... Tabla 7: facilidad de acceso a las funciones que ofrece el Sistema de Control de Ventas........................... Tabla 8: Est el usuario de acuerdo con la captura de imagen en tiempo real al momento de la facturacin...... Tabla 9: El reporte de gestin de ventas del Sistema de Control de Ventas es Eficaz Tabla 10: Interfaz grfica agradable a la vista.. Tabla 11: El Sistema de Control de Ventas complementa las actividades diarias del departamento.

5 9 62 82 83 84 85 86 87 88 89

INDICE DE GRFICOS

Grfico 1: El sistema de Control de Ventas a implementar solventa las necesidades del sistema antiguo manual. Grfico 2: Es de fcil manejo el Sistema de Control de Ventas que se va a implementar Grfico 3: considera confiable la base de datos Automatizada Grfico 4: facilidad de acceso a las funciones que ofrece el Sistema de Control de Ventas... Grafico 5: Est el usuario de acuerdo con la captura de imagen en tiempo real al momento de la facturacin ... Grfico 6: El reporte de gestin de ventas del Sistema de Control de Ventas es Eficaz.. Grfico 7: Interfaz grfica agradable a la vista... Grfico 8: El Sistema de Control de Ventas complementa las actividades diarias del departamento

82 83 84 85 86 87 88 89

XI

INDICE DE FIGURAS

Figura 1: Tipos de montaje y planos de salones Hotel VENETUR Puerto la Cruz......... Figura 2: Estructura organizativa Hotel VENETUR Puerto la Cruz......... Figura 3: Organigrama del Departamento de Comercializacin y Ventas Hotel VENETUR Puerto la Cruz... Figura 4: Anlisis de recoleccin de la informacin.. Figura 5: Diagrama caso de uso principal.. Figura 6: Diagrama caso de uso modulo de ventas.. Figura 7: Diagrama casos de uso mdulo administrativo Figura 8: Diagrama de casos de uso mdulo administrativo... Figura 9: Diagrama de caso de uso mdulo de configuracin ... Figura 10: Diagrama entidad relacin.. Figura 11: arquitectura de tres capas.. Figura 12: Icono de entrada al Sistema de Control de Ventas. Figura 13: Ventana de Acceso al Sistema de Control de Ventas.. Figura 14: Ventana men principal Sistema de Control de Ventas. Figura 15: Ventana men de ventas y facturacin Sistema de Control de Ventas.. Figura 16: Ventana registro de clientes Sistema de Control de Ventas Figura 17: Ventana de reportes Sistema de Control de Ventas. Figura 18: Ventana base de datos Sistema de Control de Ventas. Figura 19: Ventana de correlativos Sistema de Control de Ventas Figura 20: Ventana de impuestos Sistema de Control de Ventas. Figura 21: Ventana de impuestos Sistema de Control de Ventas. Figura 22: Ventana registro de usuario Sistema de Control de Ventas...

10 13 15 60 63 64 65 66 67 68 70 71 71 72 72 73 73 74 74 75 75 76

XII

INTRODUCCION

En la actualidad, la comercializacin y las ventas de un hotel promedio se han visto en la necesidad de estar en un mundo globalizado, utilizando sistemas de alta tecnologa, lo que ayuda a dar respuestas efectivas, eficaces y eficientes a los clientes.

El montaje de los sistemas automatizados de bases de datos es un reto y una necesidad dentro de las organizaciones empresariales, ya que el uso y el acceso de la informacin son factores decisivos en el desarrollo de las mismas. Montilva J. (1992) Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio (p.102), de esta manera, la tecnologa juega un papel importante en el ptimo funcionamiento de estas organizaciones, con lo cual incrementa y mejora el rendimiento del personal y todo lo relacionado con lo social/econmico dentro del entorno tecnolgico empresarial.

Por ende, actualmente las empresas hoteleras se enfrentan a nuevos desafos en nuevos campos tecnolgicos, teniendo como objetivo

alcanzar mximos niveles de calidad, satisfaccin de sus clientes y huspedes, promover nuevos productos y servicios en el mercado, posicionar y consolidar los mercados ya existentes, buscando mayor

participacin del mercado, entre muchos otras.

En el presente Informe de Pasanta Administrativa se desarrolla la temtica: SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS CON

AUTOMATIZACIN DE BASES DE DATOS E INTERFAZ WEB PARA EL DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIN HOTEL VENETUR PUERTO LA CRUZ. Y VENTAS DEL

La implementacin del sistema est orientado a darle solucin a la problemtica que actualmente presenta el departamento de

comercializacin y ventas del hotel VENETUR Puerto la Cruz, el cual cuenta con un buen volumen de informacin que se encuentra dispersa y requiere ser archivada y accesada adecuadamente, esta informacin contiene todo lo referente a las actividades y procesos diarios que se llevan a cabo en el departamento.

La problemtica ac expuesta fue estudiada y revisada por considerar que la situaciones generadas por el sistema manual actual se deben reorganizar y automatizar por medio de una base de datos, cuyo objetivo principal es el de controlar los sistemas de ventas que incluya una interfaz grfica y web, compatible con el sistema de gestin hotelera control guest requirement (CQR) que utiliza la red de hoteles de la cadena VENETUR, el cual genere facturas, estados de cuenta, reportes e indicadores por cortos y largos periodos para soportar informes de gestin, datos estadsticos, perfiles de proveedores y clientes, cuentas de usuarios y restricciones de informacin.

El Informe estar dirigido fundamentalmente al Profesor a la Gerencia del Hotel VENETUR Puerto la Cruz y a todo lector que se interese por las temticas de esta naturaleza.

En general, el informe se presenta en tres partes: la primera es la descripcin de la empresa hotel VENETUR Puerto la Cruz, luego se plantea la problemtica abordada y comprende los objetivos que guan el trabajo, la fundamentacin terica, metodolgica, el anlisis y los aportes.

Finalmente, incluye el desarrollo de la implementacin del sistema, las conclusiones y las recomendaciones.

FASE I LA EMPRESA

Con la finalidad de cumplir las normativas que rigen el Reglamento Interno del Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos en sus Artculos 40 y 41, donde seala la necesidad de aplicar los conocimientos obtenidos durante los semestres de estudio en la Institucin, en el mbito laboral, las Pasantas Administrativas (6to.) sexto semestre se llevaron a cabo por un perodo de veinte (20) semanas que es de carcter obligatorio y tiene como fin la obtencin del Ttulo de Tcnico Superior en Hotelera y Servicios de la Hospitalidad.

En este caso la pasante realiz su entrenamiento empresarial en el Hotel VENETUR Puerto La Cruz, en el departamento de comercializacin y Ventas.

1.1 PRESENTACIN DE LA EMPRESA

Nombre Comercial Hotel VENETUR Puerto la Cruz.

Razn Social C.A HOTEL TURSTICO DE PUERTO LA CRUZ Categora, Clasificacin, Tipo de Negocio Es un Hotel categora 5 estrellas, dirigido a dos (2) target: Vacacional familiar, y Ejecutivo, y permite la captacin del mercado turstico y comercial en la Regin. El Hotel de categora 5 estrellas y maneja un nuevo concepto donde el Estado Venezolano, se incorpora como operador de las instalaciones del 3

Gran Hotel Puerto la Cruz mediante VENETUR; que es una empresa del Estado creada con la Misin de convertir a la Repblica Bolivariana de Venezuela en uno de los ms importantes destinos tursticos existentes para garantizar a visitantes nacionales e internacionales la mejor experiencia a travs de un desarrollo turstico sustentable que constituya una fuente de bienestar para los ciudadanos, un autntico instrumento de desarrollo que fomente el intercambio entre las sociedades del mundo afianzando las manifestaciones culturales bajo un sistema

conservacionista.

Ubicacin Se encuentra ubicado en la siguiente direccin: Av. Prolongacin Paseo Colon. Edif. Gran Hotel Puerto La Cruz, Anzotegui- Venezuela. Puerto La Cruz, Estado

Informacin Local

Tiempo hasta el Aeropuerto de Barcelona 25 min. Tiempo por va area desde Caracas (Aeropuerto de Maiqueta): 30 min.

Tiempo por va terrestre desde Caracas 4 horas aprox. Tiempo por va martima hasta la isla de Margarita: 2 horas

Resea Histrica Est ubicado en la baha de Puerto La Cruz, el Gran Hotel Puerto La Cruz fue inaugurado en el ao 1974, despus de los 4 aos de construccin, su

primera administracin fue bajo la direccin de la cadena espaola Meli Internacional Hoteles y dur 25 aos operando el hotel, desde 1996 hasta 1998 estuvo bajo su propia administracin otorgando la operacin a la corporacin hotelera Hemesa S.A. conformado por el Banco Federal y Hesperia Hoteles S.A. con la marca comercial Premier Internacional

Hotel, esta corporacin manej el 100% de la operacin con el compromiso de recuperar mejorar y potenciar el establecimiento y su nivel de funcionamiento ,pero no fue as y en el mes de mayo del ao 2007 hubo una intervencin del Hotel por parte de una comisin del Estado Venezolano para as evaluar la operacin del mismo.

En tal sentido en el mes de Junio del ao 2007 el Gobierno Bolivariano de Venezuela, tom una decisin acertada, recuperar el Hotel y en la actualidad est manejado por la operadora Venezolana de Turismo (VENETUR). A continuacin se muestra una tabla que refleja algunos datos importantes sobre la historia del Hotel.

Tabla 1: Resea Histrica por fecha Hotel VENETUR Puerto la Cruz.

Denominacin Comercial Meli Puerto La Cruz

Fecha 1974 1996

Operadora o Razn Social Sociedad Mercantil Meli

Venezuela S.A. Hotel Turstico de Puerto 1996 1998 La Cruz Hotel Hesperia Gran Hotel Puerto La Cruz 1998 2004 2004 2007 2007 Enero 2010 C.A. Hotel Turstico de

Puerto la Cruz. Hesperia Hoteles Corporacin Hemesa Hotelera

Gran Hotel Puerto La Cruz

C.A.

Hotel

Turstico

de

Puerto la Cruz. Hotel VENETUR Puerto La Enero 2010 A la C.A. Cruz Actualidad Hotel Turstico de

Puerto la Cruz.

Fuente: Departamento de Recursos Humanos Hotel VENETUR Puerto la Cruz (2011).

Misin Ser conocido como el mejor hotel de la regin oriental y l que ms contribuya al desarrollo del turismo social en la zona, siguiendo los lineamientos de Venezolana de Turismo (VENETUR, S.A.).

Visin Liderizar la actividad hotelera de Puerto La Cruz, como destino turstico por excelencia del oriente del pas, con calidad total en el servicio de hospedaje, restaurantes y eventos para satisfacer la demanda turstica (y comercial) tanto local como extranjera, logrando as una insercin dentro del turismo social venezolano. Objetivo General Ofrecer servicios hoteleros que responda a estndares actualizados, garantizando el confort, la atencin y la satisfaccin de nuestros huspedes y clientes. Basados en procedimientos definidos que dan consistencia, confianza y seguridad en la relacin cliente hotel; siempre en bsqueda de la excelencia.

Objetivos Especficos Contar con personal calificado, identificado con la empresa y dedicados a proveer una atencin inigualable en un ambiente de trabajo cordial y placentero. Satisfacer cada uno de los clientes y/o huspedes que nos visiten, proporcionando servicios de primera. Ser un componente activo de la sociedad. Fomentador de empleos y recursos que beneficien a la comunidad.

Fortalezas Personal joven, con disposicin de servicio. Habitaciones con vista al mar. Puntos de ventas en funcionamiento. Fcil acceso a Excursiones para las Islas. Cerca del Terminal de Ferry. nico hotel 5 estrellas de la ciudad. Ubicacin privilegiada. nico hotel con servicio de helipuerto, muelle, casino, restaurante de sushi y salones para eventos.

Descripcin Del Hotel

Capacidad Operativa: Tiene 217 Habitaciones 01 Presidencial 02 Master Suites 08 Junior Suites 08 Superiores 99 Matrimonial 99 Dobles

Descripcin de las Habitaciones

Habitaciones de lujo con una cama king o dos camas individuales

Cerradura magntica Aire acondicionado

TV por cable con control remoto Caja de Seguridad

Mini-Bar Bao privado con baera y secador de cabello Telfono con discado directo Internet

Salones El Hotel VENETUR Puerto La Cruz, cuenta con confortables Salas de Conferencias y Salones elegantemente decorados y adaptables a todo tipo de eventos, ofreciendo versatilidad, comodidad, y seguridad para cualquier reunin, conferencia, banquete o evento social al empresario o ejecutivo. Los salones estn completamente equipados para albergar

una capacidad de hasta mil (1000) personas.

Entre otros los clientes encontraran servicios de alquiler de equipos audiovisuales con la ms avanzada tecnologa, bussiness center con facilidades para el ejecutivo de negocios, y la ms variada oferta en gastronoma y decoracin para hacer de su evento una experiencia nica.

Caractersticas de los Salones Los salones tienen las siguientes caractersticas de acuerdo a los montajes y tipos de eventos que se realizan.

Capacidad Tabla 2: Capacidad de los salones segn tipo de montaje

Saln Fnix Div. Corobero Div. Mirlo Tucn Div. Tucuso Div. Trtola Div. Reinita Div. Guacamayo Cota Colibr Piscina Playa

Escuela Teatro 300 150 150 100 25 25 25 30 8 35 500 300 300 200 50 50 50 50 20 85 -

Tipo "U" 100 50 50 200 25 25 25 25 12 28 -

Banquetes Coctel Altura 370 140 140 170 45 45 45 50 10 60 700 150 1000 500 500 300 80 80 80 80 0 90 1000 250 4.00 4.00 4.00 2.10 2.10 2.10 2.10 2.10 2.10 2.10 -

rea Mt2 608 304 304 313 76 76 76 85 25 100 -

Fuente: Departamento de Comercializacin y Ventas Hotel VENETUR Puerto la Cruz (2011).

Figura 1: Tipos de montaje y planos de salones Hotel VENETUR Puerto la Cruz. Fuente: Departamento de Comercializacin y Ventas Hotel VENETUR Puerto la Cruz (2011).

RESTAURANTES Y BARES Restaurant Turpial Ofrece la mejor gastronoma Internacional a la carta o tipo buffet, en un ambiente casual y elegante con una maravillosa vista al mar. Horario de 6:30am a 2:00am.

Sushi Bar El Moriche Oferta los sabores ms exquisitos del mundo asitico y la mayor variedad de bebidas. Est ubicado en el lobby del Hotel, donde el cliente cuenta con la privacidad necesaria para conversar tranquilamente. Los das jueves y viernes a partir de las 7:00 pm ofrece msica en vivo.

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Bar El Faro El de la piscina ofrece gran variedad de Snack y Coctelera caribea. Horario de 11:00 am a 7:00 pm.

Room Service Es el servicio de cuartos ms completo de la zona, ya que la carta abarca los productos de todos los restaurantes y bares del Hotel, adems se esmera en ofrecer un servicio rpido y eficiente. Abierto 24 horas.

Facilidades y servicios Habitaciones comunicantes Peridico diario de cortesa Recepcin 24 horas Botones Business Center Salones para reuniones Acceso a Internet y banda ancha Gastronoma dirigida Room Service 24 horas Lavandera / Tintorera Servicio de niera Equipos de audiovisuales para reuniones

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 Piscinas para adultos y nios Parque infantil Camineras al aire libre Estacionamiento privado sin costo Tienda Cajero automtico Servicio de taxis Tours y actividades recreativas Fiestas Tema Gran Casino Puerto La Cruz Helipuerto y Muelle Agencia de Viajes y Excursiones Piso Club de Negocios Spa & Gimnasio con entrenador

Estructura Organizativa: A continuacin se presenta la estructura organizativa del Hotel VENETUR Puerto La Cruz

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Figura 2: Estructura organizativa Hotel VENETUR Puerto la Cruz Fuente: Departamento de Seguridad, Hotel VENETUR Puerto La Cruz (2007)

Bussiness Center Este cmodo lounge ubicado en el piso ejecutivo, con servicios de internet, impresiones, coffee break, mesa de reuniones, equipos audiovisuales, prensa y magazines actualizados, entre otros atractivos que satisfacen la necesidad del empresario u hombre de negocios actual. Adems cuenta con vidrios de seguridad y personal de atencin de 7:00 am. a 11:00 pm.

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1.2 UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LAS PASANTIAS Se ubic el pasante en el rea administrativa de comercializacin y ventas por un perodo de veinte semanas, este departamento tiene como objetivo principal ofrecer los servicios del Hotel (habitaciones y banquetes) a los clientes que soliciten su requerimiento, as mismo impulsar y promocionar la imagen de las instalaciones con la intencin de captar nuevos clientes. Durante el periodo se desempe el cargo de Ejecutiva de Ventas siendo entrenada para las siguientes actividades: Atencin al cliente. Realizar presupuestos y cotizaciones para eventos. Chequear con detalle cada una de las cotizaciones antes de entregarlas a los clientes, a fin de evitar inconvenientes para la aplicacin de cantidades erradas. Cerrar trato con los clientes una vez que estos queden convencidos de que desean nuestros servicios. Chequear la disponibilidad de habitaciones cuando el evento necesite de ellas. Elaborar y repartir las rdenes de servicio con los requerimientos contratados por el cliente para eventos a los departamentos involucrados. Confirmar los depsitos de eventos pre-pagos. Estar pendiente de los requerimientos de retenciones de impuestos para enviar facturas originales a clientes. Contratar servicio con proveedores Realizar seguimiento de pagos a proveedores. Aperturar folios para realizar los cargos generados en el evento.

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 Confirmar y coordinar degustaciones. Planificar agendas con das y horarios por evento Hacer seguimiento de cotizaciones entregadas o enviadas a los clientes. Actualizar el cuadro confirmaciones. Dar check out a folios una vez realizado el evento. Organizar las facturas y confirmar el cumplimiento de las metas trazadas por proyecciones mensuales. de salones y eventos por mes segn

Descripcin de Cargos

Gerente de comercializacin y ventas

Coordinador de comercializacin y ventas

Ejecutivas de venta

Ejecutivas de venta

Ejecutivas de venta

Figura 3: Organigrama del Departamento de Comercializacin y Ventas Hotel VENETUR Puerto la Cruz. Fuente: Departamento de Comercializacin y Ventas Hotel VENETUR Puerto la Cruz (2011).

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FASE II

EL PROBLEMA En esta fase se plantea la problemtica actual que presenta el departamento de comercializacin y ventas del hotel VENETUR Puerto la Cruz, donde se crea una solucin que se basada en la implementacin de una herramienta de gestin empresarial que permita manejar de forma integral las funciones dentro del departamento por medio de un sistema de control de ventas, con bases de datos automatizadas que trabajen bajo una aplicacin de escritorio e interfaz web compatible con el sistema de gestin hotelera CQR (sistema de gestin hotelera) el cual maneja la red de hoteles VENETUR.

2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La automatizacin y los procesos computarizados como bases de datos, utilizan diversos medios (texto, grficos, animacin, video e interactividad) que transportan la informacin mejorando el feed back para el usuario.

La aparicin y desarrollo de la tecnologa multimedia ha revolucionado el concepto tradicional de base de datos, entendidas como elementos de informacin textual y numrica, los cuales a su vez eran organizados de acuerdo a un conjunto preestablecido de normas. Estos componentes se ven enriquecidos por la posibilidad de completar los objetos a los que representan mediante elementos grficos y/o sonoros, en un entorno integrado.

El usuario obtiene entonces una representacin mltiple y real de los sistemas de informacin representados en bases de datos, los cuales pueden funcionar bajo un sistema de gestin de bases de datos

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multimedia

integrando texto, datos, estadsticas, video, imgenes

(estticas y dinmicas) y sonido, la cual es la que se va a utilizar para desarrollar la propuesta producto del software.

El departamento de comercializacin y ventas del hotel VENETUR Puerto la Cruz est conformado por el gerente de comercializacin, un coordinador de ventas y dos ejecutivas de ventas, quienes tienen la tarea de Comercializar los salones y diferentes servicios que el hotel presta para la realizacin de eventos bien sea sociales o corporativos.

Dentro de sus funciones departamentales estn las de comercializar los salones y servicios (alimentos y bebidas, habitaciones a grupos, equipos audiovisuales y contratos a proveedores), con los que cuenta el hotel, que satisfacen las necesidades de los clientes respecto al tipo de eventos que desean realizar.

En estos momentos el departamento de comercializacin y ventas del hotel VENETUR Puerto la Cruz, no cuenta con un sistema automatizado para realizar las ventas, por lo tanto estas se hacen de forma manual y con formatos anticuados que son poco eficientes y retrasan el trabajo del departamento, esto ha obligado que el gerente de comercializacin y ventas est en todo momento en dicho departamento y no dedique su agenda diaria a visitar clientes potenciales comercializando los planes corporativos o vacacionales que ofrece el hotel.

Las ejecutivas de venta estn sobrecargadas de trabajo dado que dependen de otros departamentos como el de recepcin para la realizacin de consultas de estados de cuenta, registrar los cargos efectuados para facturacin de eventos, y la impresin de las mismas, trayendo esto como consecuencia un retraso en la entrega de las facturas a los clientes.

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El departamento carece de un control administrativo y registro diario de las ventas, lo cual origina una desestimacin real de los servicios comercializados clasificados por rubros, desconociendo el monto en

especfico que ingresa por la venta de salones, alimentos y bebidas, habitaciones, proveedores. equipos audiovisuales o servicios prestados por

Dichos registros se introducen de manera manual en cuadros de Excel tomando en cuenta solo los saldos de la base imponible que generan la cotizaciones hechas a los clientes desconociendo los montos

comercializados por tipo de servicio que ofrece y comercializa el departamento, lo que causa una merma de las utilidades, y una errada estimacin de balances para el auditor de ingresos.

Se presentan deficiencias en los seguimientos de las fechas previstas en los contratos de vigencias para la confirmacin de los eventos, dejando a un lado la puesta en prctica de una de las reglas de oro en la

comercializacin que consiste en hacer seguimiento al cliente para que confirmen la fecha de su evento.

Al momento de redactar los informes de gestin del departamento en un periodo trimestral se maneja informacin poco fidedigna, el proceso es lento ya que se debe hacer una revisin de los archivos del mes chequeando factura por factura, siendo esto poco eficaz y eficiente al momento de calcular las estimaciones para aos prximos.

En la creacin del sistema se considera darle solucin al problema, el mismo surge de la necesidad de un producto de software con bases de datos automatizadas que controle las ventas y la administracin de los procesos del departamento, el cual se estima pueda desarrollarse mediante una aplicacin de escritorio, con interfaz web que sea compatible con el sistema de gestin hotelera control guest requirement

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(CQR) que utilizan los hoteles de la red VENETUR. Ello permitir la interconexin de varias estaciones de trabajo para intercambiar informacin seleccionada relacionada con planes operativos y

actividades de desarrollo administrativo, manejado por medio de claves de usuario con restricciones de informacin confidencial, entre otras; sector comercial tecnolgico el hotel

pudiendo consolidarse en el

VENETUR Puerto la Cruz del estado Anzotegui. Dicho proyecto incluye mdulos de consulta para visualizar todas la ventas realizadas en cualquier da del mes, generando facturas, estados de cuenta, reportes e indicadores por cortos y largos periodos para soportar informes de gestin, datos estadsticos, perfiles de proveedores y clientes, cuentas de usuarios y restricciones de informacin.

Para que cumpla con sus objetivos, se hace necesario contar con la plataforma tecnolgica administrada en una forma segura, eficiente y optima, sin dejar atrs los controles adecuados que permitan minimizar los riesgos tecnolgicos.

En tal sentido, esta investigacin pretende contribuir a los lineamientos estratgicos de la organizacin hotelera, desde el punto de vista de automatizacin, definiendo planes de mejoramiento para apoyar en la ejecucin de las auditorias a los sistemas de informacin de una empresa de la industria hotelera y de los departamentos de comercializacin y ventas que conforman dichas organizaciones, en especial los hoteles de la red VENETUR.

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2.2 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION

2.2.1 OBJETIVO GENERAL Proponer una herramienta tecnolgica que permita automatizar los

procesos diarios del departamento de comercializacin y ventas del hotel VENETUR Puerto la Cruz.

2.2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS Diagnosticar la situacin actual que presenta el departamento de comercializacin y ventas del hotel VENETUR Puerto la Cruz especficamente las bases de datos y sistemas manuales de ventas. Analizar las bases tericas de investigacin necesarias para realizar la propuesta. Determinar los requerimientos necesarios para el desarrollo de la propuesta de una ventas para el herramienta de automatizacin de procesos de

departamento de comercializacin y ventas hotel

VENETUR Puerto la Cruz.

2.3 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION Al lograr definir el planteamiento del problema, precisamos los objetivos general y especficos que regirn los lineamientos de esta

investigacin, se hace necesario sealar trabajos realizados por investigadores independientes que sustentarn el objeto de estudio, a tal efecto se indican antecedentes hasta el momento relacionados al tema de investigacin del modelo de sistema de informacin. Por su parte, Sabino (1998), expone que el punto de partida de una investigacin para construir las bases tericas lo constituyen los conocimientos previos de los fenmenos que se abordan en la que se exponen las caractersticas dentro de lo que se denomina antecedentes (p.348). 20

Tomando en cuenta antecedentes de trabajos afines con la investigacin encontramos a Rodrguez, M. (2005), quien en su trabajo especial de grado titulado: Desarrollo de un sistema de informacin automatizado para la facturacin y el control de ventas de la empresa 3M Computacin, C.A, plantea lo siguiente, los adelantos tecnolgicos y los sistemas automatizados que hoy en da manejamos son herramientas que le permiten a la empresa contar con informacin veraz y oportuna.

Tal como lo explica Rodrguez, el sistema propuesto, ayudo a la solucin de fallas del sistema Premium Sof, la cual se realiz para gestionar las actividades de la empresa aportando una herramienta eficaz para llevar el control de los procesos administrativos de la empresa. La investigacin se inclin en la metodologa descrita por el autor Jons Montilva, metodologa estructurada o ciclo de vida de un sistema de informacin, el cual proporcion un aporte considerable para el tratamiento de la metodologa en el anlisis y aplicacin de cada fase de investigacin, enfocada en la automatizacin de la informacin para el sistema que se propone a darle solucin a las fallas que presenta el departamento de comercializacin y ventas del Hotel VENETUR Puerto la Cruz quienes manejan un sistema manual poco eficaz y eficiente en sus labores diarias.

Por su parte, Prez A. (2003), en su trabajo especial de grado titulado: Sistema de informacin con ambiente web para los servicios de Atencin al pblico del Centro Regional de Enfermedades Cardiovasculares Dr. Tulio Alberto Sulbarn. El propsito de esta investigacin fue desarrollar un sistema de informacin web para los servicios de atencin al pblico del Regional de Enfermedades Cardiovasculares Dr. Tulio Alberto Sulbarn. La investigacin fue del tipo proyectiva descriptiva y de campo.

Se utiliz como tcnica de recoleccin de datos la entrevista no estructurada realizada a las personas encargadas de los servicios de atencin al pblico y a los directivos del centro cardiovascular, donde se

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describi la situacin actual del mismo referente a la forma de prestar los servicios de atencin al pblico. Para el desarrollo del sistema de informacin y del ambiente web, se utiliz una metodologa hibrida entre los autores Senn (1999) y Vassos (1996). Como herramienta de programacin se utilizo Microsoft Access 6.5, y como editor de pginas web se utiliz Dream Weaver MX y Aplicacin ASP (Active Server Pages).

Los resultados de la investigacin determinaron que el sistema brinda al usuario otra manera de reservar su consulta, ver informacin sobre el Centro Cardiovascular como horarios de consultas, costos a travs de la web, disminuyendo el tiempo para realizar dichos procesos, as mismo los estudiantes de Medicina, y otros profesionales puedan consultar la Base de Datos para obtener informacin acerca de los trabajos de investigacin realizados en la institucin.

El aporte de este trabajo, es el de observar los procesos administrativos en la realizacin de una factura.

El estudio y desarrollo de esta investigacin proporciona aportes considerables para la sustentacin de este proyecto, tales como: la utilizacin de un sistema automatizado prototipo como modelo de referencia para el diseo, as como tambin el anlisis del diseo del sistema, presentacin y evaluacin del mismo para lograr obtener una mejor claridad de los objetivos y resultados que se deseen alcanzar en esta investigacin.

Segn Prez (2008), en su trabajo para optar al ttulo de Licenciada en Contadura Pblica de la ULA NURR, denominado Lineamientos para la implantacin de un sistema de ventas y costos en las cooperativas del sector panadero del municipio Valera, estado Trujillo , tuvo como

objetivo general proponer lineamientos para la implantacin de un

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sistema de ventas y contabilidad de costos para las cooperativas del sector panadero del municipio Valera, estado Trujillo. Se escogi una

metodologa descriptiva y el diseo de campo; para recolectar los datos se elabor un cuestionario de 14 tems para ser aplicado a los gerentes y administradores de estas cooperativas, el cual fue previamente validado por un panel de jueces. Luego la informacin recabada se proces mediante la estadstica descriptiva y analizada en funcin de la revisin terica. Se concluy que, la consolidacin de las cooperativas panificadoras como organizaciones de economa social creadas como asociaciones autogestionarias se torna limitada, pues, aun cuando llevan a cabo un proceso productivo completo y automatizado en casi todas sus fases, apoyan su gestin financiera y administrativa en mtodos empricos, en virtud de lo cual han desaprovechado tcnicas y procedimientos

cientficos de contabilizacin de costos, bases de datos automatizadas con control de ventas que permiten calcular costos de produccin precisos, as como comprender que adems de la contabilidad general o financiera es necesario llevar una contabilidad con el proceso de costos, favorable

administrativo, especialmente la planificacin, el

control y la toma de decisiones, mediante el suministro de informacin relacionada con la produccin de forma oportuna y sistemtica. Se un sistema de

recomend, buscar asesora contable para instalar

contabilidad de costos por procesos, de acuerdo con los lineamientos propuestos para cada elemento del costo de produccin y control de ventas.

Este

estudio

permiti

determinar

los

puntos

de

diferencias

coincidencias entre las investigaciones, para evitar repetir aspectos que ya se encuentran desarrollados, como tambin una serie de lineamientos que son ejemplo a seguir en el desarrollo de esta investigacin para la

23

toma de decisiones al momento de la implementacin del sistema de control de ventas.

En otro sentido Prieto M. (2005) en su investigacin para optar al ttulo de Licenciado en Contadura Propuesta de un Sistema de Contabilidad

de Costos y Controles de Ventas para el Proceso Productivo de Empresas De Diseos en el Municipio Maracaibo , cuyo objetivo fue proponer la implementacin de un sistema de contabilidad de costos con control de ventas para el proceso Diseos, ubicada en productivo de la empresa R C el municipio Maracaibo, estado Zulia. La

metodologa fue de tipo descriptivo y el diseo de campo. Se elabor una gua de entrevista comprendida por 19 tems que una vez validada por un panel de expertos, fue aplicada a ocho Seguidamente se integrantes de la poblacin. para la

disearon los lineamientos

sugeridos

implementacin de un sistema de contabilidad de costos que maneje un control de ventas, los cuales se deben adaptar al proceso de produccin de la empresa.

El anlisis de tipo cualitativo permiti concluir que en RC Diseos no calculan costos de produccin precisos, debido a que no manejan sistemas adecuados que le permitan determinar y controlar

eficientemente las operaciones de produccin y ventas. Es decir, llevan una gestin financiera, administrativa basada en reglas empricas, esta situacin los ha llevado a desconocer las tcnicas y procedimientos cientficos de acumulacin y asignacin de gastos que permiten calcular costos de produccin precisos, manejo de ventas, adems comprender que aparte de la contabilidad general, es necesario llevar una contabilidad con control de las ventas realizadas ya que el propsito de facilitar el proceso administrativo, especialmente la planificacin, el control y la toma de decisiones es de vital importancia para la empresa. Se

recomend incorporar la tecnologa al proceso productivo, previa solicitud de asesora especializada respecto a los equipos y maquinarias

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adecuadas para la confeccin de prendas de vestir, as implementar propuestos.

como

un sistema de contabilidad siguiendo los lineamientos

En este estudio se muestra la utilidad de un sistema de control de ventas y costos, para una empresa independientemente de su naturaleza, para lo cual se debe realizar una amplia revisin de fuentes tericas que

sustenten la sugerencia de acciones adecuadas a la naturaleza y tamao de la empresa.

Por su parte Bolaos, J. (2002), elabor un trabajo de grado para optar al ttulo de Licenciada en Contadura Pblica en La Universidad Rafael Belloso Chacn, titulado Diagnstico del sistema de informacin

disponibles para el proceso de ventas en las pequeas empresas del Estado Zulia. El objetivo general de investigacin fue diagnosticar el sistema de informacin disponible por las Pymes en el Municipio Maracaibo del Estado Zulia. Para lograrlo se siguieron las directrices de la metodologa descriptiva y un diseo de campo no experimental. Como instrumentos utilizaron una gua de observacin para registrar el manejo de la informacin para registrar el manejo de la informacin, adems de un cuestionario para aplicarlo a 34 gerentes de las Pymes,

resultantes de una tcnica de muestreo probabilstica.

Luego de analizar la informacin obtenida, se concluy que existe un porcentaje considerable de Pymes que para la ejecucin de sus procesos de ventas manejan la informacin contable de manera tradicional, lo que a veces le produce retrasos y malos entendidos con sus clientes y le genera elevados costos motivado a que deben disponer de un mayor nmero de empleados para la elaboracin de los estados financieros, mientras que en otras con sistemas de informacin contables empresas, cuentan poco

con programas

actualizados y manejados por personas escasamente formados en el rea. En vista de ello se recomend la instalacin de sistemas

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de

informacin

contables

con

programas

actualizados

para

el

proceso de ventas, as como la contratacin de Contadores Pblicos con conocimientos de los ltimos avances en informacin contable. Los aportes de Bolaos (2002), son relevantes para el desarrollo de la presente investigacin, por cuanto desarrolla como es el sistema de informacin disponible para el proceso de ventas, el cual representa el objeto de estudio del presente trabajo de investigacin.

2.4 BASES TERICAS Como parte del proceso investigativo y con la finalidad de sustentar esta investigacin, se realiz una bsqueda de conceptos e investigaciones afines a la temtica desarrollada, encontrndose una gran variedad, entre las cuales se destacan las ms actuales y las ms cercanas a las variables a desarrollar.

Sistema Para, SENN J. (1993) Conjunto de elementos diversos, que dependen recprocamente de entradas de informacin y proyecciones de salida de manera que forman un todo organizado (p.276). Es decir, el concepto de sistema en general est sustentado sobre el hecho de que ningn sistema puede existir aislado completamente y siempre tendr factores externos que lo rodean y pueden afectarlo. Por otro lado Stoner, J y Cols (1996) definen sistema como una serie de fenmenos o actividades en una organizacin que funcionan juntas para alcanzar los objetivos de la institucin (p.241). Segn Catacora, F (1997), un sistema es un conjunto de elem entos, entidades o componentes que se caracteriza por ciertos atributos

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identificables que tienen relacin entre si y que funcionan para identificar un objetivo comn Tomando en cuenta estas tres definiciones se concluye que un sistema es un conjunto de elementos organizados con un fin en comn.

Elementos de un Sistema Segn Senn James, (1993) los sistemas estn constituidos por estos cinco (05) elementos: Entrada: constituye la fuerza alimentador de todo sistema. Puede estar constituida por informacin, energa y materiales. Esto es lo que procede del medio ambiente y entra al sistema.

Proceso: es la accin que permite la trasformacin del insumo conforme a los fines y objetivos del sistema. Es el resultado neto de todas las actividades que se realizan para producir bienes o servicios.

Salida: es el resultado final de la operacin o procedimiento de un sistema, a travs de salidas el sistema exporta resultados de sus operaciones hacia su medio ambiente.

Retroalimentacin: es un mecanismo mediante el cual una parte de la energa de salida retorna a la entrada.

Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema.

Clasificacin de los Sistemas segn Senn James, (1993) los sistemas se clasifican de la siguiente manera:

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En cuanto a su constitucin:

Sistemas fsicos o concretos. Estn compuestos por conceptos, planes, hiptesis e idead.

En cuanto a su naturaleza:

Sistemas cerrados. Son los sistemas que no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, pues son hermticos a cualquier influencia ambiental.

Sistemas abiertos. Pueden ser comprendidos como un conjunto de partes en constante interaccin (lo que destaca la caracterstica de la interdependencia de las partes) constituyendo un todo sinrgico (todo es mayor que la suma de las partes), orienta hacia determinados propsitos y en permanente relacin de interdependencia con el ambiente externo.

Sistema de informacin KENDALL, K. (1997), seala que un sistema de informacin, es un conjunto de elementos que interactan entre s, con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio (p.93).

Partiendo de esta definicin, indica que las organizaciones con xito utilizan la informacin como instrumento eficaz para la administracin y han adquirido sistemas de informacin que responden a las necesidades de las personas.

Actualmente la necesidad de informacin en las organizaciones es mucha y su existencia es vital para alcanzar xito, los sistemas han evolucionado en su uso, comenzando con la automatizacin de procesos operativos de

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las organizaciones como apoyo a este nivel para brindar informacin que sirva de base en el proceso de toma de decisiones. Es importante tener en cuenta que un sistema de informacin necesita justificar su implementacin desde el punto de vista costo/beneficio, partiendo de la concepcin del valor que se le otorgue a la informacin dentro de una organizacin. Los beneficios se pueden medir en el mbito intangible y tangible de acuerdo a la organizacin, que pretende prestar un servicio a la ciudadana

Por qu sistemas de informacin? GARCIA F. (2000). Explica, que los sistemas de informacin se han ido convirtiendo con el tiempo, en otra rea funcional de la empresa, tal como la de contabilidad, finanzas, mercadeo, o produccin (p.21). En la actualidad toda organizacin exitosa se ha concienciado de la importancia del manejo de las tecnologas de la informacin (TI) como elemento que brinda ventajas comparativas con respecto a la competencia.

Es importante tener en cuenta que un sistema de informacin necesita justificar su implementacin desde el punto de vista costo/beneficio, partiendo de la concepcin del valor que se le otorgue a la informacin dentro de una organizacin. Los beneficios se pueden medir a nivel intangible y tangible de acuerdo a la estructura empresarial, pues es diferente hacer el anlisis desde el punto de vista de una empresa comercial a una de tipo que pretende prestar un servicio de prevencin.

Base de Datos Para Kendall, K. (1997) Es una coleccin de datos estructurada y organizada para permitir el rpido acceso a la informacin de inters (p.77). Con relacin a esta definicin se puede concluir que los elementos

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que forman las bases de datos se denominan registros, los cuales, a su vez, estn compuestos por campos. Por ejemplo: en una base de clientes, cada registro correspondera a un cliente distinto, y los campos serian: Apellido, Nombre, Domicilio, Telfono, CUIT, Saldo, entre otros.

Las bases de datos pueden relacionarse entre s para realizar bsquedas o informes complejos. La informacin se guarda en bibliotecas de datos, y lo ms importante de una base de datos en la manera en que posibilita la recuperacin de informacin y las operaciones con ella.

Bases de Datos Relacionales Kendall K. (1997). Las define asi: Las bases de datos relacionales utilizan el modelo relacional y es en la actualidad el ms popular en los sistemas de manejo de una base de datos (p.327) En este sentido se puede decir que conceptualmente es sencillo y comprensible por los diseadores de los sistemas de informacin debido a que manejan tablas de dos dimensiones llamadas relaciones.

Componentes Principales de las Bases de Datos Segn Catacora, J (1997) las bases de datos se componen de los siguientes elementos principiales:

Datos: es la base de datos propiamente dicha

Hardware: se refiere a los dispositivos de almacenamiento en donde reside la base de datos, as como a los dispositivos perifricos (unidad de control, canales de comunicacin, entre otros).

Software: est constituido por un conjunto de programas que se conoce como sistema maneja todas las solicitudes formuladas por los usuarios. 30

Usuarios: existen tres clases de usuarios relacionados con una base de datos, como son: El programador de las aplicaciones, quien crea programas de aplicacin que utiliza la base de datos. El usuario final, quien tiene el acceso a la base de datos por medio de un lenguaje de consulta o programas de aplicacin. El administrador de la base de datos: (DBA: Data Base Administrador), quien se encarga del control general del sistema de base de datos.

Caractersticas de las Bases de Datos Para Kendall K. (1997) las bases de datos se caracterizan por la integridad, ya que constan de diferentes tipos de datos relacionados. La redundancia de datos se reduce a un mnimo, es creada y modificada independientemente de los programas de la aplicacin, es compartida, en forma concurrente y por diversos usuarios.

Ventajas en el uso de Base de Datos Segn Morillo (2006),

la utilizacin de bases de datos como

plataforma para el desarrollo de los ltimos aos, se debe a las ventajas que ofrece su utilizacin (p.48), algunas de las cuales se comentaran a continuacin:

Globalizacin de la informacin. Permite a los diferentes usuarios considerar la informacin como un recurso corporativo que carece de dueos especficos.

Eliminacin de la informacin consistente. Dos o ms archivos con la misma informacin, los cambios que se hagan a esto debern hacerse a todas las copias de archivo.

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Eliminacin de la informacin redundante. Los sistemas de aplicacin son desarrollados a travs de archivos conversacionales, as que si dos sistemas de aplicacin requieren la misma informacin es muy posible que esta se encuentre duplicada.

Permiten compartir informacin. Los sistemas y usuarios pueden utilizar la misma entidad.

Permiten mantener la integridad de la informacin. Es una de las cualidades altamente deseable y tiene por objetivo que solo se almacene la informacin correcta.

Sistemas de Base de Datos Segn Tsai A. (1990).

Es un programa encargado de establecer informacin haciendo hincapi en la integridad de los mismos, relaciones ordenamiento entre otros, por lo tanto un DBMS provee toda la plataforma necesaria para el sustento de un sistema de informacin el cual llevara el cargo de procesamiento y transaccin de la informacin (p.283). Complementando este concepto los sistemas de bases de datos estn compuestos por tres elementos principales los cuales son: Lenguaje de definicin de datos. Esto es un lenguaje especifico empleado por programadores para especificar el contenido y estructura de datos.

Lenguaje de manejo de datos. Es un lenguaje especifico empleado por los programadores para especificar el contenido y estructura de datos. Por lo general, un lenguaje de tercera o cuarta generacin, que permite realizar consultas con el fin de satisfacer las necesidades de informacin de los usuarios. Los ms resaltantes, se encuentran el SQL (Structured Query Languaje).

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Diccionario de datos. Es una herramienta manual o automatizada que permite almacenar y organizar la informacin concerniente con los datos. Permite catalogar y localizar cada uno de los datos de la fuente.

Objetivos de los Sistemas de Base de Datos Para Tsai A. (1990). Los objetivos principales de un sistema de base de datos son disminuir los siguientes aspectos:

Redundancia e inconsistencia de datos. Puesto que los archivos que mantienen almacenada la informacin son creados por diferentes tipos de programas de aplicacin, existe la posibilidad de que si no se controla detalladamente el almacenamiento, se pueda originar un duplicado de informacin, es decir, que la misma informacin sea ms de una vez en un dispositivo de almacenamiento.

Dificultad para tener acceso a los datos. Un sistema de base de datos, debe contemplar un entorno de datos que le facilite al usuario el manejo de los mismos. Por ejemplo un banco, y que no de los gerentes necesita observar los nombres de todos los clientes que viven dentro del cdigo postal 78733 de la ciudad. El gerente pide al departamento de procesamiento de datos que genere la lista correspondiente. Puesto que esta situacin no fue prevista en el diseo del sistema, no existe ninguna aplicacin de consulta que permita este tipo de solicitud, esto ocasiona una deficiencia del sistema.

Aislamiento de datos. Puesto que los datos estn repartidos en varios archivos, y estos no pueden tener diferentes formatos, es difcil escribir nuevos programas de aplicacin para obtener los datos apropiados.

Anomalas de acceso concurrente. Para mejorar el funcionamiento global del sistema y obtener un tiempo de respuesta rpido, muchos sistemas

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permiten que mltiples usuarios actualicen los datos simultneamente. En un entorno as la interaccin de actualizaciones concurrentes puede dar por resultado datos inconsistentes. Para prevenir esta posibilidad debe mantenerse alguna forma de supervisin en el sistema. Problemas de seguridad. La informacin de toda empresa es importante, aunque unos datos lo son ms que otros, por tal motivo se debe considerar el control de acceso a los mismos, no todos los usuarios pueden visualizar alguna informacin, por tal motivo para que un sistema de base de datos sea confiable debe mantener un grado de seguridad que garantice la autentificacin y proteccin de los datos. En un banco por ejemplo, el personal de nminas solo necesita ver la aparte de la base de datos que tiene informacin acerca de los distintos empleados del banco y no a otro tipo de informacin.

Problemas de integridad. Los valores de datos almacenados en la base de datos deben satisfacer cierto tipo de restricciones se hacen cumplir en el sistema aadiendo cdigos apropiados en los diversos programas de aplicacin.

Modelos de Datos Tsai A. (1990). Define el modelo de datos en una coleccin de herramientas conceptuales para describir los datos (p.307), Dicho de otro modo las relaciones que existen entre ello y la semntica asociada a los datos son restricciones de consistencia. Los modelos de datos se dividen de la siguiente manera:

Modelos lgicos basados en objetos. Se usan para describir datos en los niveles conceptuales y de visin, es decir, con este modelo se representa los datos de tal forma como se capta en el mundo real, tienen una capacidad de estructuracin bastante flexible y permiten especificar restricciones de datos explcitamente. Existen diferentes modelos de este

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tipo, pero el ms utilizado por su sencillez y eficiencia es el modelo entidad-relacin.

El modelo de entidad-relacin, representan a la realidad a travs de entidades, que son objetos que existen y se distinguen de otros por sus caractersticas particulares, como lo es el nombre, o el nmero de control asignado al entrar a una institucin educativa; as mismo, un empleado, una materia, entre otros. Las entidades pueden ser de dos tipos:

Tangibles. Son todos aquellos objetos fsicos que vemos, tocamos y sentimos.

Intangibles. Todos aquellos eventos u objetos conceptuales que no visualizamos, aun sabiendo que existen, por ejemplo: la entidad materia, sabemos que existe, sin embargo, no la podemos visualizar o tocar.

Las caractersticas de las entidades en base de datos se denominan atributos, por ejemplo: el nombre direccin, telfonos, grado, grupos, entre otros, son atributos de la entidad alumno; clave, nmero de seguro social, departamento, entre otros, son atributos de la entidad empleado. A su vez una entidad se puede asociar o relacionar con ms entidades a travs de relaciones.

Normalizacin Para Montilva J. (1992) Es el proceso de simplificar la relacin entre los campos de un registro (p.107), procedimientos que busca eliminar la redundancia de las bases de datos, obteniendo las denominadas formas normales correspondientes.

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Es el proceso que sigue normas bien definidas y reversibles. Estas normas son aplicables durante el proceso de diseo de una base de datos.

Por medio de la normalizacin, un conjunto de datos en un registro se reemplaza por varios registros son ms simples y predecibles y, por lo tanto, ms manejables.

En trminos generales, la normalizacin trata de simplificar el diseo de una base de datos, esto a travs de la bsqueda de la mejor estructuracin que puede utilizarse con las entidades involucradas en ellas. Visual Basic Para Cornell, G. (2004) Es un lenguaje de programacin que se utiliza para crear cualquier aplicacin y trabaja bajo ambiente Windows. Este lenguaje de programacin presenta sentencias graficas de fcil manejo. (p.13)

Caractersticas del Visual Basic Para Cornell, G. (2004), son ventanas en blanco que permiten incluir cajas de texto, botones de rdenes y de opcin, caja de archivos, directorios entre otros.

Es posible que las comunicaciones con otras aplicaciones Windows y acceder a bases de datos.

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Microsoft Access Charte, F. (2010) lo define de la siguiente manera: Microsoft Access es un sistema de gestin de bases de datos relacionales para los sistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeas organizaciones. Es un componente de la suite ofimtica Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fcilmente gestionadas por una interfaz grfica simple. Adems, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la informacin. (p.30) Importancia de los Sistemas Automatizados en los Hoteles La gestin de los hoteles est bastante apartada de las caractersticas de aqullas que son ms especficas de un proceso de produccin. Aunque directamente se hace referencia a los hoteles como empresas de prestacin de servicios, cabe recalcar que en stos pueden realizarse algunas actividades que admiten discusin en cuanto a si son actividades transformadoras o de prestacin de servicios. .A este respecto Requena (2003), plantea de que Si bien, no obsta para que, en esencia, el producto responda en alguna de sus mltiples manifestaciones a similares caractersticas, habida cuenta que, aun cuando en su mayora participa de los rasgos que identifican a la empresa de servicios, no es menos cierto que en ocasiones responde tambin, a los de algunas actividades transformadoras.(p.83) Con base en esta problemtica, por un lado, y en el conjunto de

caractersticas y necesidades de informacin expuestas para los hoteles, por otro, puede afirmarse, en opinin de Requena. Que se est ante una empresa de singular complejidad en la medicin del servicio que presta y, si cabe, del producto que elabora. En estas condiciones, en el mbito de los sistemas automatizados, los controles de ventas y contabilidad de costos ser necesaria, como punto de partida, la conceptualizacin de un modelo propio de produccin de servicios que sea til

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dentro de este sector y, en concreto, para la empresa hotelera, y para la finalidad concreta que se persiga en todo momento. (p.83) Dicho modelo conceptual deber posibilitar el establecimiento de un de su

consenso acerca de los diferentes procesos productivos y desarrollo.

Segn Arcila J. (2011)La vistosidad de los sistemas de automatizacin en los hoteles no slo sirven para impresionar a los huspedes. Son tambin el camino para alcanzar una operacin ms eficiente desde el punto de vista energtico, algo crucial cuando se busca la rentabilidad (p.167). De esta manera segn esta definicin podemos concluir que en la industria hotelera con la ayuda de estos sistemas automatizados podemos generar servicios ms eficaces, eficientes y efectivos que no solamente estn dirigidos a la atencin del husped y a la rentabilidad del hotel sino que tambin colabora con la funcionalidad de las reas administrativas y operativas del mismo. Sistema de Gestin Hotelera El sistema de gestin hotelera sugerido segn Bez (2003), Es el denominado mtodo del coste completo o full costing bajo el sistema estadounidense Uniform System of Accounts of Hotels (U.S.A.H.). Dicho sistema establece el mtodo del costo departamental o por rea de presupuesto y ventas calculndose para cada departamento el costo de la mercanca vendida, los salarios directos y los gastos directos del departamento, obtenindose el resultado departamental. (p.523) Este mtodo de costos se sustenta en la clasificacin de los costes por su naturaleza en directos e indirectos con respecto al producto o servicio de la empresa. De este sistema de gestin, los primeros se asignan directamente al producto o servicio hotelero y los segundos deben imputarse tambin al coste final del mismo mediante algn criterio de reparto, a menudo, a travs de los centros de coste previamente definidos para cada empresa a efectos de la contabilidad de costes. de 38

esta forma, el coste final del producto o servicio de la empresa est integrado por todos los costes, bien sean directos o indirectos.

En conclusin un sistema de gestin hotelera es el que resuelve la gestin diaria de las necesidades del Front-Desk, Front-Office y BackOffice. Los cuales automatizan datos y e informacin, necesarios para la operatividad y administracin de la organizacin. Los mdulos que controlan estos sistemas normalmente son: Reservas Recepcin y Facturacin Housekeeping Telefonistas Tarifacin telefnica Punto de Venta Auditoria Nocturna Administracin Tesorera Gerencia Contabilidad

Sistema de Gestin Hotelera Control Guest Requirement (CQR) Villaln, D (2010) lo define como un sistema de gestin hotelera desarrollado en Argentina por Damin Villaln el cual automatiza, integra y organiza datos e informacin, necesaria para la operatividad y

administracin de cadenas hoteleras, trabaja bajo el termino informtico de nubes lo que quiere decir que es un sistema, estable montado en la red informtica y aplicable bajo un servidor (p.12)

39

Proceso de Facturacin (Gaceta oficial N 37.661- 2003) Cuenta detallada de los objetos

comprendidos en una venta, remesa u otra operacin de comercio, con expresin de cantidad, medida, calidad y valor. Costo de una cosa Comisin que se da en las ventas, presentar a un cliente la nota de su deuda; hacer pagar a uno las consecuencias de sus actos (p.1)

Considerando las variables sealadas, se considera necesario crear un sistema de gestin administrativa controlando las ventas de la empresa para detener la fuga y acelerar un poco ms el proceso de venta en la empresa. Los empresarios y profesionales deben expedir factura por cada una de las operaciones que realicen. Slo la posesin de una factura correcta va a permitir al destinatario de la operacin practicar la deduccin de las cuotas soportadas.

Pago y deberes formales. De la declaracin y pago del impuesto (Gaceta oficial N 37.661 de fecha 31 de Marzo del 2.003, providencia administrativa N 1.677).

Contribuyentes Formales segn (Gaceta oficial N 37.661- 2003) Son los sujetos que realizan exclusivamente actividades y operaciones exentas o exoneradas del impuesto. En ningn caso los contribuyentes formales estn obligados al pago de impuesto, no sindole aplicable. Los contribuyentes formales, debern estar inscrito en el registro de informacin fiscal (R.I.F) y comunicar a la administracin tributaria todo cambio operado en los datos bsicos proporcionados al registro, y en especial, el referente al cese de sus actividades. (Providencia administrativa N 1.677, artculo 2). (p.1)

40

Registro de las Ventas En (Gaceta oficial N 37.661- 2003) nos dice los contribuyentes

formales debern llevar una relacin cronolgica mensual de todas las operaciones de venta, en sustitucin del libro de ventas, cumpliendo con las siguientes caractersticas (Gaceta oficial N 37.661 de fecha 31 de Marzo del 2.003, Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado): Fecha. Nmero de inicio de la facturacin del da. Nmero final de la facturacin del da. Monto consolidado de las ventas del da.

Mtodo WATCH Montilva, J. (2009) nos relata del desarrollo de este mtodo para la Universidad de los Andes (U.L.A), facultad de ingeniera, lo define como una metodologa de desarrollo de aplicaciones empresariales. El mtodo consta de tres componentes: Modelo del producto.- Describe el tipo de producto que el mtodo WATCH ayuda a producir. Establece las caractersticas arquitectnicas generales de una aplicacin empresarial. Modelo del proceso.- Es una descripcin estructurada del conjunto de actividades que el grupo de desarrollo deber seguir para producir una aplicacin empresarial.

48

 Modelo del grupo de desarrollo.- Este modelo describe como el grupo de desarrollo debe estar organizado y cules son los roles de cada uno de sus miembros. La utilidad e importancia que el mtodo WATCH tiene se resume en los siguientes puntos:

1. Le agrega visibilidad al proyecto; pues, permite que el grupo de desarrollo y los usuarios del sistema puedan conocer en qu estado se encuentra el proyecto en cualquier momento.

2. Le facilita al lder del proyecto las labores de planificacin y control del proyecto. 3. Establece un marco metodolgico nico que estandariza el proceso de desarrollo y unifica la documentacin que se produce a lo largo del proyecto de desarrollo de una aplicacin.

4. Est fundamentado en modelos de procesos de la Ingeniera de Software Basada en Componentes.

5. Emplea las mejores prcticas, tcnicas y notaciones utilizadas regularmente en la Industria del Software.

2.5 MARCO METODOLGICO

2.5.1 TIPO Y DISEO DE LA INVESTIGACION De acuerdo al tema planteado en el estudio referido a la idea de crear un sistema de control de ventas con automatizacin de bases de datos e interfaz web para el departamento de comercializacin y ventas del hotel VENETUR Puerto la Cruz, la pasante se bas en una investigacin de campo, de carcter descriptiva en la modalidad de eje de aplicacin,

49

respecto al trabajo de campo en el Manual de la Universidad Pedaggica Experimental Libertador (2006) la investigacin de campo es entendida como: El anlisis sistemtico de problemas en la realidad, con el propsito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos, o predecir su ocurrencia, haciendo uso de mtodos caractersticos de cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigacin conocidos o en desarrollo. Los datos de inters son recogidos en forma directa de la realidad; en este sentido se trata de investigaciones a partir de datos originales o primarios. (p. 18). La investigacin es considerada como descriptiva, por cuanto en la misma se describi de forma real la situacin presentada. En tal sentido, Jacobs y Raso Vich citados por Hurtado (2000) sealan que en la investigacin descriptiva trata de obtener informacin acerca del estado actual de los fenmenos. Con ellos se logra precisar la naturaleza de la situacin, tal como existe en el momento de estudio (p.108).

En el presente informe de pasanta administrativa el tiempo pautado para la realizacin de la investigacin fue de veinte (20) semanas.

Se concediera que el estudio se aviene a los lineamientos de una investigacin de tipo no experimental, en virtud de que se definen variables, ms no se manipulan, solo se describe una situacin problema y se sugieren posibles alternativas de solucin. Hernndez y colaboradores (2003) sealan en: la investigacin no experimental se observan fenmenos tal y como se dan en su contexto material para despus analizarlos. (p.21).

50

2.5.2 TCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCION DE DATOS

2.5.2.1 Tcnicas

Observacin directa simple Las tcnicas que se emplearon conducirn a la verificacin del problema planteado, en este caso se utilizo la tcnica de observacin directa ya que como lo seala Baresco (1997), es la que conecta al investigador con la realidad (p.67). Es decir que la pasante estuvo por un periodo de veinte (20) semanas en el departamento comercializacin y ventas del hotel VENETUR Puerto la Cruz y se observ directamente los procesos en estudio. Documental o Bibliogrfica Para el desarrollo de la investigacin se tomaron en cuenta soportes tcnicos, documentales y bibliogrficos que respaldaran la informacin aqu descrita, Arias, (2006), dice que el soporte o informacin. Segn su naturaleza, las fuentes de informacin pueden ser documentales (proporcionan datos secundarios) y vivas (sujetos que aportan datos primarios).

2.5.3 RECURSOS UTILIZADOS PARA LA INVESTIGACIN.

Recursos Humanos Un tutor acadmico: Profesora Ana Mosquera. Un Gerente de comercializacin y Ventas : Nelson Mosquera Un Coordinador de Ventas: T.S.U. Danny Guevara. Tres Ejecutivas de Ventas del Hotel VENETUR Puerto la Cruz. 51

 Un Ingeniero en sistemas: Ing. Vctor Euclides Villasmil Una pasante administrativa del Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos.

Recursos Institucionales Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos (CUHELAV). Universidad Central de Venezuela (U.C.V) Hotel VENETUR Puerto la Cruz Oficina de ventas del Hotel VENETUR Puerto la Cruz Oficina de ventas del hotel VENETUR Mare Mares. Oficina de ingeniera en sistemas de la revista PC World.

2.5.4 DELIMITACION DE LA INVESTIGACIN La investigacin de la propuesta se orienta hacia los siguientes aspectos:

rea: Comercializacin y Ventas automatizadas

Sub rea: automatizacin de bases de datos, Sistema de control de ventas

Tema: Propuesta de Automatizacin de Bases de Datos y Sistemas de Control de Ventas con Aplicacin de Escritorio e Interfaz Web para el Departamento de Comercializacin y Ventas del hotel VENETUR Puerto la Cruz.

52

2.5.3.1 Delimitacin Espacial La investigacin se llevo a cabo en el departamento de Comercializacin y Ventas del hotel VENETUR Puerto la Cruz, por un perodo de veinte semanas de pasantas administrativas. En el cual se comercializan los servicios y planes que ofrece el hotel al husped o cliente.

2.5.3.2 Delimitacin Temporal.

El trabajo investigativo tuvo su inicio en el perodo comprendido de junio a noviembre del ao 2011, teniendo una duracin de veinte (20) semanas donde se cumplieron las siguientes fases:

Practica y Observacin: el proceso se inicio mediante la prctica laboral en el departamento de Comercializacin y Ventas del Hotel VENETUR Puerto la Cruz donde el pasante observ los procesos llevados a cabo en dicho departamento y puntualiz la problemtica del mismo para proponer una solucin a dicha situacin. Ejecucin: Se investig y se diseo una solucin a la problemtica observada mediante un informe de Pasantas Administrativas el cual va dirigido a la gerencia del Hotel VENETUR Puerto la Cruz, a la Tutora Empresarial y la Tutora Acadmica asignadas por el rea de pasantas del Colegio Universitario Hotel Escuela de los andes Venezolanos.

Comunicacin: Es la presentacin final del informe de Pasantas Administrativas al Tutor Acadmico y Jurados evaluadores para correcciones, aprobacin y defensa final.

48

CONCLUSIONES

En el presente trabajo se tuvo la oportunidad de estudiar varios conceptos y tcnicas relacionadas con diversas ramas de la Hotelera, los procesos de comercializacin y ventas de una empresa hotelera e ingeniera de sistema, creando un software que sistematice el

proceso administrativo, por lo tanto, son varias las conclusiones que arrojan el desarrollo del informe presentado, a continuacin se describen cada una:

La

metodologa

de bases de datos y sistemas de control de ventas

mediantes interfaz web, es de gran ayuda para el desarrollo de sistemas que sern implementados directamente en organizaciones empresariales, ya que la misma cuenta con una estructura prctica, slida y confiable, adems los puntos que esta metodologa plantea son bastantes explcitos, y por ende son fciles de aplicar a estos tipos de proyectos, tambin porque la distribucin de las fases que la componen es bastante acertada y rica en opciones como se pudo observar a lo largo de toda la investigacin.

El sistema propuesto es de gran ayuda para un departamento o empresa de ventas, debido a los diferentes procesos que abarca, la gran funcionalidad que aporta a la organizacin y la ganancia de tiempo que le atribuye debido a su eficiencia. Se realiz un diagnstico de la problemtica actual, resultando una gran cantidad de

operaciones manuales, lo que haca lenta la gestin administrativa en s. Luego de realizar el diagnstico, se determinaron los requerimientos y necesidades con respecto a la base de datos. Adems se propuso el diseo de los mdulos y plataformas visuales del software, de los datos del sistema.

48

RECOMENDACIONES

Se recomienda a la Hotel VENETUR Puerto la Cruz estudiar la implementacin del sistema creado para que evalen la problemtica que acarrea seguir llevando los procesos de control de ventas manuales, como tambin administrar la propuesta del sistema de una forma muy responsable y cuidadosa, y que a quien se le otorgue nivel de

administrador debe ser un usuario confiable que tenga una idea clara de los beneficios y funciones de todo el sistema. Por otro lado antes de conceder permisos a un usuario para controlar un determinado

mdulo hay que estudiar si es necesario que este usuario maneje ese mdulo y de ser as se debe dar una induccin previa de todas las funciones que tiene el subsistema y las responsabilidades que

conlleva tener dominio sobre el mismo.

Realizar naturaleza

un

programa

de

capacitacin

informacin Ya

sobre que

la el

del

sistema que se propone implementar.

Sistema, trabaja mejor si todos los miembros del personal estn comprometidos en su progreso, si tienen claros los procesos y comprender con facilidad la informacin que se utiliza. Y cuando los miembros del personal estn interesados en la informacin y ven su utilidad recolectan los datos con mayor cuidado, atencin y de una manera ms exactos.

El administrador del sistema debe elaborar un plan de respaldo de las bases de datos y se recomienda que los respaldos sean al final de cada da ya que la mayora de las bases de datos son modificadas diariamente ya sea por incremento de datos, edicin o

eliminacin de datos y seria de malestar general que por cualquier causa un da se daen o se eliminen las bases de datos del computador donde se encuentran estas alojadas y no se tenga un respaldo de los procesos elaborados.

49

Se recomienda, adems, el uso adecuado y correspondiente de una Planilla de Recoleccin de datos, para que la informacin que se transmita sea veraz y oportuna, logrndose as una comunicacin efectiva que influya directamente, en la solucin de problemas en una organizacin cualquiera.

50

FASE III

LA PROPUESTA

La creacin e implementacin de un sistema de control de ventas con automatizacin de bases de dato e interfaz web, nace de la necesidad de darle solucin a los procesos manuales que se llevan a cabo dentro del departamento de comercializacin y ventas del hotel VENETUR Puerto la Cruz.

Para la creacin del sistema se trabaj bajo la metodologa WATCH que es un mtodo de desarrollo de aplicaciones empresariales.

Este

mtodo

describe la manera

como

el

grupo empresarial de

desarrollo debe estar organizado y cules son los roles de cada uno de sus miembros. Al comienzo de la creacin de la automatizacin de bases de datos y sistemas de control de ventas, se estudiaron las caractersticas generales de las aplicaciones web empresariales basadas en

componentes sistemticos compatibles con el sistema de gestin hotelera CQR que maneja la red de hoteles VENETUR.

3.1 PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA La implementacin del sistema de control de ventas con automatizacin de bases de datos e interfaz web, se realiza para darle solucin al problema que presenta el departamento de Comercializacin y ventas del hotel VENETUR Puerto la cruz, el mismo surge de la necesidad de un producto de software que controle las ventas y la administracin de los procesos del departamento, el cual se estima pueda desarrollarse mediante una aplicacin de escritorio, con interfaz web que sea compatible con el sistema de gestin hotelera CQR que utilizan los

51

hoteles de la red VENETUR, incluyendo mdulos de consulta para visualizar todas la ventas realizadas en cualquier da del mes, generando facturas, estados de cuenta, reportes e indicadores por cortos y largos periodos para soportar informes de gestin, datos estadsticos, perfiles de proveedores y clientes, cuentas de usuarios y restricciones de informacin.

Para ello, el estudio se crea un sistema de control de ventas, con bases de datos automatizadas que trabaje bajo una interfaz web compatible con el sistema de gestin hotelera control guest requirement (CQR), pudiendo interconectar varias estaciones de trabajo para intercambiar y compartir informacin seleccionada, que tenga que ver con planes operativos, y actividades de desarrollo administrativo. Manejado por medio de claves de usuario y restricciones de informacin confidencial, entre otras;

pudiendo compenetrarse y consolidar en el sector comercial tecnolgico al hotel VENETUR Puerto la Cruz del estado Anzotegui.

Para que cumpla con sus objetivos, se hace necesario contar con la plataforma tecnolgica administrada en una forma segura, eficiente y optima, sin dejar atrs los controles adecuados que permitan minimizar los riesgos tecnolgicos.

En tal sentido, esta investigacin pretende contribuir a los lineamientos estratgicos de la organizacin hotelera, desde el punto de vista de automatizacin de procesos operativos del departamento y

sistematizacin de informacin de ventas que dara una eficaz solucin a la gestin administrativa de la organizacin, definiendo planes de mejoramiento para apoyar en la ejecucin de las auditorias a los

sistemas de informacin de una empresa de la industria hotelera y de los departamentos de comercializacin y ventas que conforman dichas organizaciones, en especial los hoteles de la red VENETUR.

52

La implementacin del sistema de control de ventas con automatizacin de bases de datos se cre bajo los procesos del mtodo WATCH, el cual es un marco metodolgico que describe, en trminos generales, un conjunto estructurado de actividades necesarias para producir una aplicacin empresarial. Este modelo organiza estas actividades en dos tipos de procesos diferentes pero complementarios: procesos gerenciales y procesos de desarrollo operacional.

Los procesos gerenciales; describen las actividades que la gerencia en este caso de comercializacin y ventas del hotel VENTUR Puerto la Cruz debe realizar para: Planificar, organizar, dirigir y manejar el equipo del departamento para as controlar el proyecto de desarrollo de un sistema o aplicacin de control de ventas. Asegurar la calidad del sistema. Gestionar la configuracin del sistema Adiestrar el grupo del departamento durante el proceso de diseo del proyecto.

Los procesos de desarrollo operacional son los procesos tcnicos que describen que debe hacer el pasante para plantear el desarrollo de una aplicacin empresarial. Estos procesos se organizan en una

estructura jerrquica formada por fases, pasos y actividades.

En tal sentido en el diseo de dicho sistema tambin toma en cuenta la interfaz grfica del usuario, de rasgos ergonmicos, esto quiere decir que sea fresco a la vista y de fcil manejo para cada uno de ellos.

53

3.2 OBJETIVO GENERAL Implementar un sistema de automatizacin de bases de datos y control de ventas con interfaz web, que de una solucin eficaz y eficiente a los procesos manuales de las funciones operativas y administrativas que corresponden al departamento de comercializacin y ventas del hotel VENTUR Puerto la Cruz.

3.3 OBJETIVOS ESPECIFICOS Determinar los requerimientos necesarios para la automatizacin

de las bases de datos y la implementacin del sistema de ventas para el departamento de Comercializacin y Ventas hotel VENETUR Puerto la Cruz. Disear un sistema de automatizacin de las bases de datos y

sistemas de ventas con aplicacin de escritorio e interfaz web para el departamento de Comercializacin y Ventas del hotel VENETUR Puerto la Cruz. Implementar el sistema de control de ventas en el departamento de

comercializacin y ventas del hotel VENETUR Puerto la Cruz.

3.4 JUSTIFICACION El desarrollo de la presente propuesta y su futura implementacin aportar un significativo ahorro de espacio fsico en el rea de archivos y una notable optimizacin y eficiencia en el desempeo en las labores operativas y administrativas que se llevan a cabo en el departamento de comercializacin y ventas del Hotel VENETUR Puerto la Cruz.

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El intercambio de informacin y la propuesta, para ello, de un sistema de control de ventas con aplicacin de escritorio e interfaz Web, desde el punto de vista de la justificacin, supone, primeramente, el dar a conocer a los usuarios y a los lectores interesados en el tema, un enfoque terico sobre la significacin y caractersticas principales de los sistemas de informacin. Igualmente, por la aplicacin

metodolgica que se describe del modelo propuesto.

Adems, es propicio el estudio fundamentado en la situacin conocida por el autor de que, los procesos de investigacin destinados, no slo a detectar la presencia de un problema, sino tambin a generar aportes concretos y operativos que puedan crear soluciones viables y efectivas a los mismos, se consideran estudios de alta relevancia, no slo por el rea donde se realizan sino tambin para la produccin de conocimiento en general, lo que es aplicable a la presente

investigacin, si se parte de la premisa de que, el modelo propuesto representara la solucin del problema del procesamiento de

automatizacin de datos requerida para el intercambio de informacin empresarial entre los organismos involucrados.

Desde una perspectiva prctica, los resultados obtenidos y el logro de los objetivos propuestos, permitirn ofrecer recomendaciones en funcin de utilizar la investigacin como un documento que evidencie la factibilidad para que, en algn momento se asuma la implantacin del sistema. As pues, se estara aportando alternativas de solucin que lleven materializar la propuesta por intermedio de sistemas de gestin hotelera en este caso el CQR que hagan posible el intercambio de la informacin corporativa.

La propuesta aporta alternativas idneas para mejorar la satisfaccin del cliente, en cuanto al diseo del sistema propuesto, cubriendo

55

todos

los

requerimientos

del

usuario, en

cuanto a los servicios

prestados por el departamento y la empresa de la hospitalidad.

Igualmente, los datos de esta investigacin son fundamentales para todos aquellos futuros proyectos que sustenten la capacitacin como estrategia de mejora en la calidad del mundo competitivo.

La necesidad competitiva, obliga a revisar mtodos y herramientas para proporcionar servicios de calidad; de esta manera, permitir brindar mejores servicios a travs de personal capacitado para la eficaz atencin del cliente. Cabe destacar que el correcto

funcionamiento del sistema redundar en la satisfaccin del cliente, y a su vez en la comodidad del mismo y la de sus usuarios

3.5 ALCANCE. Esta investigacin va dirigida a la Gerencia General del hotel VENETUR Puerto la Cruz, a la Gerencia de Talento Humano del hotel VENETUR Puerto la Cruz y a la Gerencia de Comercializacin y Ventas del hotel VENETUR Puerto la Cruz.

3.6 DESARROLLO Y DESGLOSE DE LA PROPUESTA Esta fase tiene como objetivo principal exponer contexto que busca comprender los requisitos el anlisis del especficos que

debern ser considerados en la construccin del sistema, adems del diseo Arquitectnico de la aplicacin de software, el cual incluye un bosquejo de los componentes de interfaz, de procesamiento y de almacenamiento.

56

3.6.1 ANLISIS DEL CONTEXTO Esta fase consiste en recolectar toda la documentacin existente que est relacionada con el departamento en el cual se va a sistema de informacin. pertenecer el sistema implementar o va el a en

El contexto es, a cual pertenece de informacin, debe ser

analizado

trminos de su ambiente, objetivos, estructuras y procesos.

En esta fase, el anlisis es el proceso mediante el cual, se va a subdividir el sistema en las partes que lo constituyen, a objeto de poder profundizar en la funcionalidad y caractersticas que lo integran.

Lo importante de esta etapa es la utilizacin de modelos; un modelo va a representar una realidad utilizando variables que se estiman pertinentes e ignorando otras que no sean relevantes, a fin de facilitar el diseo del sistema.

Se estudia el sistema manual actual para establecer objetivos, identificar las funciones y conocer las entradas, procesos y salidas del sistema, para luego elaborar el modelo del mismo.

La informacin suministrada por el departamento, se obtuvo de una descripcin literal del funcionamiento y de la practica que llev el para

pasante en las veinte semanas de entrenamiento empresarial,

conocer de una manera ms clara los procesos llevados por la oficina.

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Figura 4: Anlisis de recoleccin de la informacin. Fuente: Autor 2011.

En la figura 1, se aprecia el anlisis de recoleccin de la informacin donde se puede explicar y pronosticar bajo condiciones variables y as poder prever medidas administrativas adecuadas y oportunas.

3.6.1.1 Documento de definicin de requisitos Este documento describe el propsito y la funcionalidad del producto de software. Es un resumen informal de los aspectos funcionales y

proyectar detalles de los requisitos y otros factores correspondientes al desarrollo del sistema.

3.6.1.2 Actores 1. Cliente. Es la persona quien solicita el servicio de software; en este caso el hotel VENETUR Puerto la Cruz. 2. Usuario. Cualquier persona interesada o tenga la necesidad en utilizar la aplicacin. 3. Desarrollador. Programador. Es el encargado de traducir los

algoritmos al lenguaje de programacin seleccionado. Adems de

58

administrar

los

recursos

de

gestionar

los

diversos

factores

involucrados (requisitos, personal, etc.).

3.6.1.3 Definicin de Requisitos segn los Actores 1. Cliente: Entrega de un software para el control de ventas

completamente funcional. Posibilidad de agregar un producto, cliente, usuario en cualquier momento. Entrega de un sistema completo, que no incluya solo al sistema de control, sino adems la documentacin

necesaria para jugar (manuales, instrucciones para la instalacin, etc.). El producto final deber ser entregado en un disco compacto (CD).

2. Usuario: El sistema debe ser sencillo de utilizar en cuanto a las diferentes opciones o los controles. Que permita tener un conjunto de reportes para obtener la informacin requerida. Que la interfaz sea agradable para el usuario.

3. Desarrollador (programador): El lenguaje de programacin debe soportar la orientacin por objetos (OO). Utilizacin de herramientas privativas en la etapa de implementacin.

4. Desarrollador (gerente): El producto final deber ser software privativo.

3.6.1.4 Clasificacin de Requisitos y definicin de Prioridades Cada uno de los requisitos sealados anteriormente se clasifica en la siguiente tabla segn el criterio clsico.

59

Tabla 3: Clasificacin de requisitos y definicin de prioridades.

REQUISITOS
Entrega de la propuesta de un software para el control de ventas para el departamento de comercializacin y ventas del Hotel VENETUR Puerto la Cruz. Posibilidad de agregar un producto, cliente, usuario en cualquier momento. Posibilidad de realizar captura de imagen al momento de realizar la venta. En las consideraciones para realizar la propuesta del sistema de control de ventas es que debe ser un sistema sencillo de utilizar en cuanto a las diferentes opciones o los controles. Que me permita tener un conjunto de reportes para obtener la informacin requerida. Que la interfaz sea agradable para el usuario. Se propone que el producto final sea un software privativo.

CLASIFICACION
Funcional

PRIORIDAD
5

Funcional

Funcional

No funcional

Funcional

No funcional No funcional

3 2

Fuente: Autor 2011

3.6.1.5 Documentos de Especificacin de Requisitos Esta fase implica la culminacin de la tarea de anlisis del sistema, dicha especificacin se logra estableciendo una completa descripcin de las clases que colaboran, su funcin y el comportamiento del sistema. Este documento y el modelado que contiene deben lograr tres objetivos: Describir lo que requiere el usuario. Establecer una base para la creacin de un diseo de sistema. Definir un conjunto de requisitos que se puedan validar una vez

que se haya terminado el diseo del sistema

60

3.6.1.6 Modelo de Caso de Uso

3.6.1.6.1 Lista de Casos de Uso El usuario desea manipular los productos ingresados en la base de datos El usuario desea tener una interfaz Web para realizar consultas de las ventas realizadas. El usuario desea tener un mdulo para manipular l os datos del

vendedor. El usuario desea tener un mdulo para manipular los datos del usuario del sistema y sus accesos. El administrador del sistema desea tener un configurador del sistema.

3.6.1.6.2 Men principal. Al iniciarse la aplicacin el usuario tiene la posibilidad de seleccionar cuatro alternativas que le ofrecer el sistema, que son: el manejo administrativo, de configuracin y de ventas (Ver Figura 5: Diagrama de Casos de uso principal).

Figura 5: Diagrama caso de uso principal Fuente: Mtodo WHATCH 2009

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Descripcin textual Caso de Uso: Men Principal. Actores: Usuarios Propsito: Entrar a la aplicacin para acceder al men. Resumen: El usuario inicia el sistema, el cual muestra las opciones del sistema (manejo administrativo, manejo de ventas, manejo de la

configuracin). 3.6.1.6.3 Mdulo de ventas El mdulo de ventas ofrecer al usuario la posibilidad de realizar las operaciones readicionadas con las ventas (Ver Figura 6 : Diagrama de casos de uso mdulo de ventas).

Figura 6: Diagrama caso de uso modulo de ventas Fuente: Mtodo WATCH 2009

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Descripcin textual

Caso de Uso: Mdulo ventas Actores: Usuarios venta, administrativo, directiva. Propsito: Entrar a la aplicacin para acceder al proceso de ventas. Resumen: El usuario inicia el sistema, para luego agregar el cliente, el producto y despus realizar la venta. Condiciones de Entrada: El usuario inicia a trabajar en el sistema, una vez introducido el usuario y clave de ventas, administrativa o

directiva. Condiciones de Salida: El usuario obtiene el documento de venta con la imagen guardada en la base de datos.

3.6.1.6.4 Mdulo Administrativo Este mdulo le da la opcin al usuario de realizar modificaciones en los productos, visualizar o imprimir reportes ya sea de clientes, usuarios, inventarios, cargos de inventario, facturacin, entre otros; (Ver figura 7 y 8 : Diagrama de casos de uso mdulo administrativo).

Figura 7: Diagrama casos de uso mdulo administrativo Fuente: Mtodo WHATCH 2009

63

Figura 8: Diagrama de casos de uso mdulo administrativo. Fuente: Mtodo WHATCH 2009

Descripcin textual

Caso de Uso: Mdulo administrativo. Actores: Usuarios administrativo, directiva. Propsito: Entrar a la aplicacin para realizar todas las operaciones administrativas. Resumen: El usuario inicia el sistema, para luego agregar cliente, productos, generacin de reportes, adems de operaciones de cargo, descargo y ajustes de inventario. Condiciones de Entrada: El usuario inicia a trabajar en el sistema, una vez introducido el usuario y clave administrativa o directiva. Condiciones de Salida: El usuario obtiene el reporte o la transaccin realizada.

64

3.6.1.5.5 Mdulo de Configuracin El mdulo de configuracin le da la opcin al usuario de realizar modificaciones en relacin a los datos de la empresa, el impuesto por defecto, la asignacin de usuarios y la definicin de la impresora por estacin; (Ver configuracin). figura 9: Diagrama de casos de uso mdulo de

Figura 9: Diagrama de caso de uso mdulo de configuracin Fuente: Mtodo WHATCH 2009

Descripcin textual

Caso de Uso: Mdulo de configuracin. Actores: Usuarios directiva. Propsito: Entrar a la aplicacin para acceder a la configuracin del sistema. Resumen: El usuario inicia el sistema, para realizar las operaciones de configuracin del sistema como los datos de la empresa, asignacin de correlativos, impresoras, impuestos y usuarios.

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Condiciones de Entrada: El usuario inicia a trabajar en el sistema, una vez introducido el usuario y clave directiva. Condiciones de Salida: El usuario obtiene la agregacin, modificacin o eliminacin de las diferentes operaciones realizadas en este mdulo.

3.6.1.6 Diagrama entidad-relacin El modelo entidad-relacin, consiste en buscar las entidades que describan los objetos que intervienen en el problema y las relaciones entre esas entidades. Todo esto se plasma en un esquema grfico que tiene por objeto, por una parte, ayudar al programador durante la codificacin y por otra, al usuario a comprender el problema y el funcionamiento del programa.

Figura 10: Diagrama entidad relacin Fuente: Autor 2011

66

3.6.1.7 Estilo de la arquitectura

La arquitectura del sistema de control de ventas est basado en llamadas y retornos, una combinacin, a su vez, de diferentes estilos de arquitectura, como son: Sistema de programa principal y subrutinas: consiste en la divisin del sistema en componentes activos, llamados mdulos, y que permitirn reducir su complejidad. Sistema orientado a objetos: Los componentes son objetos y su representacin permanece oculta para preservar su integridad, facilitando la reutilizacin y el mantenimiento. Sistema organizado en capas: Los componentes se estructuran en niveles o capas, en la que cada una invoca solo al nivel inferior. Esto favorece la portabilidad y sustitucin de componentes, y proporciona un alto nivel de abstraccin.

Arquitectura de tres capas En esta arquitectura de tres capas se muestra lo resaltante que contiene cada una de estas capas, como ocurre en la capa de lgica la cual realiza el trabajo de generar una serie de comando transparentes al usuario para realizar los reportes y las modificaciones que se realizan en el inventario( Ver figura 11).

67

Figura 11: arquitectura de tres capas Fuente. Mtodo WATCH 2009.

3.7 PRESENTACION DEL SISTEMA DE VENTAS VENETUR PUERTO LA CRUZ En la modalidad de Usuario del Software, es definido como

cualquier persona que est utilizando el sistema, bien sea de manera individual o mediante la conexin de una red. En resumen, se dice que es la persona que va a utilizar el sistema regularmente.

3.7.1 INFORMACIN GENERAL

3.7.1.1 Caractersticas Generales Por ser desarrollado en Windows, posee numerosas ventanas de informacin que permiten de una manera rpida y directa efectuar consultas, y buscar informacin.

El sistema posee botones debidamente identificados que le indican que accin puede tomar, as como tambin puede utilizar las teclas de cursor para desplazarse. Tambin puede desplazar la Barra de Herramientas para acceder a las opciones o mdulos de manera ms rpida y cmoda.

68

3.7.1.2 Accesar al Sistema Al hacer doble CLICK en el icono con el logo del Hotel VENETUR Puerto la Cruz, inmediatamente aparecer una pantalla de bienvenida.

Figura 12: Icono de entrada al Sistema de Control de Ventas Fuente: Autor 2011

3.7.1.3 Contrasea Al tratar de acceder a cualquier opcin del sistema en el men principal aparecer la pantalla de login de usuario, en la casilla Nombre de Usuario se debe colocar el nombre del administrador y en la casilla Contrasea, la clave respectiva, luego se debe da r un CLICK en el botn aceptar.

Figura 13: Ventana de Acceso al Sistema de Control de Ventas Fuente: Autor 2011

69

3.7.1.4 Men Principal El men principal del sistema de ventas posee la siguiente estructura:

Figura 14: Ventana men principal Sistema de Control de Ventas Fuente: Autor 2011

En este se puede observar una barra de herramientas con los botones de acceso directo, cada una con su respectivo nombre al

modulo que se requiera hacer llamado, se puede acceder cada opcin haciendo clic en el botn o presionando la tecla de funcin que corresponda a cada opcin.

3.7.1.5 Botn de Venta El Men de ventas del sistema posee la siguiente estructura:

Figura 15: Ventana men de ventas y facturacin Sistema de Control de Ventas Fuente: Autor 2011

70

3.7.1.6 Registro de Clientes Este mdulo es uno de las ms importantes del sistema ya que en el mismo se registrarn los clientes que solicitarn o no contratos. Una vez que se registra un cliente por primera vez solo se llenan los datos fundamentales de la misma. Vista previa del Modulo:

Figura 16: Ventana registro de clientes Sistema de Control de Ventas Fuente: Autor 2011

3.7.1.7 Generacin de Reportes En este proceso, se generan diferentes opciones de reportes bien sea por usuario, clientes, inventario y ventas; a continuacin se muestra un ejemplo de reporte de transaccin de ventas

Figura 17: Ventana de reportes Sistema de Control de Ventas Fuente: Autor 2011

71

3.7.1.8 Datos Generales En este modulo se muestra por pestaas todo lo referente a la

configuracin del sistema, tales como: datos de la empresa, correlativos, impuesto e impresoras asignadas.

Figura 18: Ventana base de datos Sistema de Control de Ventas Fuente: Autor 2011

3.7.1.9 Correlativos En esta pestaa se muestra los correlativos de la facturacin, cargos, descargos, etc.

Figura 19: Ventana de correlativos Sistema de Control de Ventas Fuente: Autor 2011

72

3.7.1.10 Impuestos En esta pestaa se agrega el registro del impuesto que se va a utilizar el sistema.

Figura 20: Ventana de impuestos Sistema de Control de Ventas Fuente: Autor 2011

3.7.1.11 Seleccionar Impresora Este es un modulo interesante, ya que en el mismo se solicita la seleccin de la impresora, para configuracin de la impresin de los

reportes emitidos por el sistema.

Figura 21: Ventana de impuestos Sistema de Control de Ventas Fuente: Autor 2011

73

3.7.1.12 Registro de Usuario En esta opcin se registrar los usuarios autorizados para manejar el sistema as como tambin los diferentes accesos al mismo. Ejemplo:

Figura 22: Ventana registro de usuario Sistema de Control de Ventas Fuente: Autor 2011

3.8 IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS

3.8.1 FACTIBILIDAD ECONOMICA El factor costo/beneficio, juega un papel importante ya que permitir analizar si el software es rentable para el hotel VENETUR Puerto la Cruz. Y con la implantacin de este software llevara un mejor control en la empresa. Tomando en consideracin, que la empresa cuenta con un capital acto para la compra de equipos o tecnologa hardware, esto no creara falla en la realizacin del sistema. de software -

En otras instancias, el

objetivo

de

este estudio de factibilidad

econmica es estimar los costos que se originaran por concepto de las diferentes fases del desarrollo del sistema, haciendo nfasis en que no se originaran costos por concepto de adquisicin de nuevo

74

hardware y software, por lo que la inversin a realizar no ha de ser considerable.

Es importante que el desarrollo del sistema cuente con el apoyo de las unidades involucradas ya que es de suma importancia que el sistema cumpla con los criterios de confiabilidad, exactitud y rapidez necesarios para la agilizacin de dichos procesos. En la actualidad, la empresa cuenta con personal capacitado para satisfacer la demanda de

informacin del sistema diseado, lo que indica, que el investigador puede adiestrar a los actores del proceso.

3.8.1.1 Anlisis costo / beneficio Se debe destacar que la empresa, cuenta con una capacidad econmica suficiente para aceptar el proyecto descrito, por lo que se puede determinar, que est en capacidad de desarrollar el modelo del sistema definido, con el propsito de comprobar su eficacia, eficiencia y efectividad, si cumple con los objetivos propuestos. Los beneficios que se generarn con el nuevo sistema se pueden describir los

siguientes: Reduccin del costo de mantenimiento del Sistema de Gestin

Administrativa para Empresa, ya que no ser necesario contratar ms personal para el desarrollo y mantenimiento del sistema.

Optimizacin de

de los procesos de solicitudes de servicios, operativo de trabajo, manejo de informacin

disminucin

tiempo

oportuna para la toma de decisiones.

Estos beneficios se producirn durante la vida til del sistema,

el cual abarcar desde el punto de iniciacin hasta el punto de obsolescencia operativa; esto se procede mediante que el sistema requiera un ajuste total. 75

3.8.2 CONSTRUCCION DEL SISTEMA Una vez diseado el sistema, se procede a su construccin o realizacin, esto es la codificacin y depuracin de los programas diseados; la creacin e iniciacin de la base de datos; y el desarrollo de los procedimientos manuales que utilizar el sistema. A continuacin se presentan los requerimientos de construccin del sistema propuesto, los cuales son los siguientes: Sistema Operativo. El sistema operativo bajo el cual trabajar el Sistema de Informacin para la empresa, es el Windows XP. El lenguaje utilizado para la realizacin del Sistema propuesto es el Visual Basic .NET v.2005,el cual es una de las herramientas ms importantes utilizadas en el desarrollo de programas visuales incluyendo grficas y bases de datos ya que posee una gran potencia y significativa de su uso.

SQL SERVER facilita la administracin de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexin le ayudan a encontrar

rpidamente la informacin deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento. Requisitos de Hardware:

A continuacin se exponen los requisitos mnimos para ejecutar Visual Basic .NET con los sistemas operativos Windows: Un Pentium III, con un procesador de 750 MHZ o superior. Un disco duro de espacio de 9.75 GB o superior.

76

3.8.2.1 Pruebas del sistema Esta es la fase que consume mayor tiempo y consiste en probar adecuadamente tanto los programas, como los procedimientos y base de datos. Cada uno de estos componentes se prob por separado, luego se procedi a la prueba de integracin de estos componentes y finalmente es aprobado el sistema de informacin como un todo, en ambiente simulado; este constituye la prueba de aceptacin del sistema.

Tras la coordinacin de la prueba de integridad, el software est completamente ensamblado como un paquete, y se procedi con la prueba de validacin, la cual demostraron la conformidad con los requisitos que debe cumplir cada uno de los datos, estos fueron llenados de diversas formas para detectar si son aceptados o no por las variables y as corregir los errores que generaron.

3.8.2.1.1 Definicin de la estrategia de pruebas Se realizaron pruebas en la caja negra para verificar.

Se pueden generar los diferentes reportes que se necesitan del

sistema. El mdulo de facturacin realiza la captura de la imagen en tiempo

real y la guarda en la base de datos.

Se puede realizar la bsqueda de los productos en el datagrid

personalizado.

Luego de realizar la venta se reinicia el mdulo de venta con un

nuevo nmero de factura.

77

En el mdulo administrativo se pueden realizar inserciones,

actualizaciones y eliminaciones de los usuarios, clientes y productos.

La asignacin de los correlativos se actualizan correctamente.

3.8.2.1.2 Lista resumen de los 4 principales errores encontrados y su origen Al oprimir el botn para realizar una consulta, algunas llamadas

arrojaron error en el resultado, el problema se corrigi chequeando la asignacin hecha en los dataset creados.

Se produjeron errores al realizar bsquedas en el datagrid

prediseado, el inconveniente se soluciono creando un datagrid personalizado, agregndole algunas funcionalidades ms.

Se produjeron errores con los tab de los mdulos producto y

usuario al realizar las bsqueda, el error fue solucionado reasignando debidamente los tab de cada mdulo.

Al cargar la imagen en tiempo real en el picturebox, se produjo un

error en el cual la imagen se vea cortada, el problema se solucion ubicando bien las coordenadas del visor de la cmara web con el picturebox.

3.8.2.2 Casos de Prueba

3.8.2.2.1 Caja Negra El mdulo de acceso posee una funcin para corroborar que el usuario y la clave son las correctas para acceder al mdulo correspondiente,

78

como

prueba se

introdujo el

usuario

la

clave

previamente

agregados para constatar que el resultado era el esperado.

3.8.2.2.2 Caja Blanca Una situacin en la que se empleo este tipo de pruebas fue en la vista de la imagen mostrada por la cmara Web, en las cuales se tena problema ya que al mostrarlas en el picturebox no se visualizan igual que con la ventana de visualizacin de la cmara Web, por lo tanto haba que estar probando para que quedara mostrando bien solamente la imagen y no el marco de visualizacin.

3.9 Satisfaccin del Usuario con el Sistema de Control de Ventas Luego de realizar las correcciones pertinentes a las datas del sistema que arrojaban error, se instalaron en cuatro (4) maquinas del departamento de Comercializacin y Ventas del hotel VENETUR Puerto la Cruz el prototipo del sistema de control de ventas con su base de datos automatizada, la aplicacin de escritorio e interfaz web, con la intencin de hacer pruebas a los usuarios del mismo y as concretar basndonos en la aceptacin del sistema

una encuesta que nos diera como resultado el

porcentaje de aceptacin del sistema a implementar.

Para realizar las pruebas se escogieron al azar

treinta y dos (32)

trabajadores del rea administrativa y todos aquellos quienes conforman el departamento de Comercializacin y Ventas del hotel VENETUR Puerto la Cruz comprendidos en distintas edades, aos de experiencia y cargos dentro de la organizacin.

Para la recoleccin de datos con los trabajadores se us como tcnica una encuesta estructurada en 08 preguntas de tipo cerrado. Los aspectos

79

a evaluar en esta encuesta fueron principalmente la comodidad y la confiabilidad del uso del Sistema de Control de Ventas.

Presentacin, interpretacin y anlisis de resultados A continuacin se exponen los grficos con sus respectivos anlisis de resultados, y por ltimo el anlisis e interpretacin general de los datos.

Responda afirmativamente o negativamente a las siguientes preguntas:

1-

Cree Ud. que el Sistema de Control de Ventas a

implementar en su departamento solventa todas las necesidades del antiguo sistema manual que antes empleaba? Tabla 4 . El sistema de Control de Ventas a implentar solventa las necesidades del sistema antiguo manual. Categoras Si No Total 30 2

Fuente : Autor 2011

Grfico 1: El sistema de Control de Ventas a implentar solventa las necesidades del sistema antiguo manual. Fuente: Autor 2011

80

Anlisis del grfico: En su generalidad, con un noventa y cuatro por ciento (94%), los trabajadores manifestaron que el Sistema de Control de Ventas que se desea implementar solventa las necesidades que produca la utilizacin de un sistema manual por ser ms eficiente y eficaz el proceso de facturacin con las bases de datos ya automatizadas. 2El Diseo del sistema de Control de Ventas le es de fcil

manejo? Tabla 5: Es de fcil manejo el Sistema de Control de Ventas que se va a implementar. Categoras Si No Total 27 5

Fuente : Autor 2011

Grfico 2: implementar.

Es de fcil manejo el Sistema de Control de Ventas que se va a

Fuente: Autor 2011

Anlisis del grfico: Los trabajadores, en su gran mayora, constituidos por un ochenta y cuatro porciento (84%), han expresado que les es de fcil manejo el Sistema de Control de Ventas a implementar por que las ventanas de acceso contienen pestaas y botones con las funciones bien especificadas.

81

3-

Considera Ud. confiable la base de datos que se automatiz

para la creacin del Sistema de Control de Ventas que se va a implementar? Tabla 6: considera confiable la base de datos automatizada

Categoras Si No

Total 22 7

Fuente : Autor 2011

Grfico 3: considera confiable la base de datos automatizada Fuente: Autor 2011

Anlisis del grfico: con un setenta y seis porciento (76%), los trabajadores expresaron que les es confiable la base de datos que se automatiz para la creacin del Sistema de Control de Ventas ya que todos sus clientes estn registrados en el sistema y queda un historial de los mismos para futuros eventos.

82

4-

Le es de fcil acceso todas las funciones del Sistema de

Control de Ventas? Tabla 7: facilidad de acceso a las funciones que ofrece el Sistema de Control de Ventas. Categoras Si No Total 26 6

Fuente : Autor 2011

Grfico 4: facilidad de acceso a las funciones que ofrece el Sistema de Control de Ventas.

Fuente: Autor 2011

Anlisis del grfico: el grfico refleja que, un ochenta y un por ciento (81%) de los trabajadores, tienen facilidad para accesar a todas las funciones del Sistema de Control de Ventas dado que los botones del men les especifica las funciones que desean realizar.

83

5-

Esta Ud. de acuerdo con la captura de imagen en tiempo

real para la facturacin de ventas va internet? Tabla 8: Est el usuario de acuerdo con la captura de imagen en tiempo real al momento de la facturacin.

Categoras Si No

Total 20 12

Fuente : Autor 2011

Grafico 5: Est el usuario de acuerdo con la captura de imagen en tiempo real al momento de la facturacin

Fuente: Autor 2011

Anlisis del grafico: En la parte ms representativa del grafico, con un sesenta y dos por ciento (62%), los trabajadores expresaron que es de gran utilidad la captura de imagen en tiempo real de las ventas dado que a los clientes nacionales o aquellos que retienen impuestos les sirve la misma para su proceso administrativo.

84

6-

Estima Ud. que es eficaz el reporte de gestin de ventas

mensuales y trimestrales que arroja el Sistema de Control de Ventas? Tabla 9: El reporte de gestin de ventas del Sistema de Control de Ventas es Eficaz. Categoras Si No Total 29 3

Fuente : Autor 2011

Grfico 6: El reporte de gestin de ventas del Sistema de Control de Ventas es Eficaz. Fuente: Autor 2011

Anlisis del grfico: se expresa con precisin, en un noventa y uno por ciento (91%), que los usuarios del Sistema de Control de Ventas ven eficaz el reporte de gestin mensual y trimestral porque es ms rpido y preciso que los reportes manuales que antes manejaban.

85

7-

Cree Ud. que la interfaz grfica del Sistema de Control de

Ventas es agradable a la vista? Tabla 10: Interfaz grfica agradable a la vista.

Categoras Si No

Total 21 13

Fuente : Autor 2011

Grfico 7: Interfaz grfica agradable a la vista. Fuente: Autor 2011

Anlisis del grfico: Una gran parte de la poblacin, noventa y cuatro por ciento (94%), expres que la interfaz grfica del sistema es agradable a la vista por que los colores que se utilizaron para el diseo son neutros y agradables.

86

8-

Considera que el Sistema de Control de Ventas es una

herramienta que complementa sus actividades diarias dentro del departamento? Tabla 11: El Sistema de Control de Ventas complementa las actividades diarias del departamento.

Categoras Si No

Total 23 9

Fuente : Autor 2011

Grfico 8: El Sistema de Control de Ventas complementa las actividades diarias del departamento. Fuente: Autor 2011

Anlisis del grfico: De la muestra tomada se evidencia que el setenta y dos por ciento (72%), expres que el Sistema de Control de Ventas complementa las actividades del departamento de Comercializacin y Ventas del hotel VENETUR Puerto la Cruz porque es una herramienta tecnolgica que les permite un mejor desempeo en sus funciones diaria.

87

En base a los resultados obtenidos, se logra demostrar que la implementacin del Sistema de Control de Ventas con Automatizacin de Datos, Aplicacin e Interfaz Web es de gran aporte en las actividades de los departamentos Administrativos y sobre todo al de Comercializacin y Ventas a quien va dirigido el software.

Se constat que el sistema es de fcil manejo para el usuario, que su interfaz web est diseada de manera tal que el mismo tenga fcil acceso a las funciones que ofrece el software siendo agradable a la vista y dndole solucin a la problemtica que anteriormente presentaba el sistema manual con que se trabajaba en un principio.

88

RECOMENDACIONES

Se recomienda al hotel VENETUR Puerto la Cruz, administrar el sistema de una forma muy responsable y cuidadosa, otorgue nivel de administrador debe ser y que un a quien se le

usuario

confiable y

adems es aconsejable que anticipadamente lea el manual de usuario administrador, de modo que tenga una idea clara de los beneficios y funciones de todo el sistema.

Por otro lado antes de conceder permisos a un usuario para controlar un determinado mdulo hay que estudiar si es necesario que este usuario maneje ese mdulo y de ser as se debe dar una induccin previa de todas las funciones que tiene el sub.-sistema y las

responsabilidades que conlleva tener dominio sobre el mismo.

Realizar

un

programa

de

capacitacin

informacin

sobre

la

naturaleza del sistema a implementarse. Ya que el Sistema, trabaja mejor si todos los miembros del personal estn comprometidos en su progreso, si tienen claros los procesos y comprender con facilidad la informacin que se utiliza. Y cuando los miembros del personal estn interesados en la informacin y ven su utilidad recolectan los datos con mayor cuidado, atencin y de una manera ms exactos.

Al momento de crear un nuevo usuario se recomienda que la contrasea tenga nmeros y letras de modo que sea ms segura, de igual forma se aconseja nunca dar la contrasea a ninguna otra persona, esto debe ser informado por el administrador del sistema a todos los usuarios, tambin se debe hacer notar que cada vez que un usuario haya terminado de utilizar el sistema lo cierre ya que puede llegar otra persona y hacer uso indebido de las funciones otorgadas.

91

El administrador del sistema debe elaborar un plan de respaldo de las bases de datos y se recomienda que los respaldos sean al final de cada da ya que la mayora de las bases de datos son modificadas diariamente ya sea por incremento de datos, edicin o

eliminacin de datos y seria de malestar general que por cualquier causa un da se daen o se eliminen las bases de datos del computador donde se encuentran estas alojadas y no se tenga un respaldo de los procesos elaborados.

Se recomienda, adems, el uso adecuado y correspondiente de una Planilla de Recoleccin de informacin, para que la misma que se transmita sea veraz y oportuna, logrndose as una comunicacin efectiva que influya directamente, por ser la informacin uno de los

recursos esenciales en la solucin de problemas en una organizacin cualquiera .

Mientras

se

desarrolle

el Sistema,

se

recomienda revisarlo

peridicamente, con la finalidad de mejorarlo o por el contrario obviar pasos innecesarios que permitan consolidar el empleo adecuado y una evaluacin continua de este sistema.

92

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95

ANEXOS

1. MODELO DE ENCUESTA

96

Autor: Br. Norianna Salazar Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos

97

PRESENTACIN

En la modalidad de Usuario del Software, es

definido como cualquier

persona que est utilizando el sistema, bien sea de manera individual o mediante la conexin de una red. En resumen, se dice que es la persona que va a utilizar el sistema regularmente. INFORMACIN GENERAL Caractersticas Generales del Sistema de Control de Ventas: Por ser desarrollado en Windows , posee numerosas ventanas de informacin que permiten de una manera rpida y directa efectuar consultas, y buscar informacin. Al ser compatible con el sistema de gestin hotelera CQR las ventanas son sencillas y se trabaja mediantes botones y pestaas cada una identificadas con sus respectivos nombres por funciones. El sistema posee botones debidamente identificados que le indican que accin puede tomar, as como tambin puede utilizar las teclas de cursor para desplazarse.

Tambin puede desplazar la Barra de Herramientas para acceder a las opciones o mdulos de manera ms rpida y cmoda.

ACCESAR AL SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS Al hacer doble CLICK en el icono que dice Hotel VENETUR Puerto la Cruz , inmediatamente aparecer una pantalla de bienvenida.

98

CONTRASEA Al tratar de acceder a cualquier opcin del sistema en el men principal aparecer la pantalla de login de usuario, en la casilla Nombre de Usuario se debe colocar el nombre del administrador y en la casilla Contrasea, la clave respectiva, luego se debe dar un CLICK en el botn aceptar y si el nombre de usuario y contrasea son correctas se da el acceso al sistema, de lo contrario se muestra un mensaje que dice: Error login o password incorrectos, intento #X; como se muestran a continuacin:

Nota: Modalidad en que la contrasea es incorrecta:

99

MENU PRINCIPAL El men principal del sistema de control de ventas posee la siguiente estructura:

En este se puede observar una barra de herramientas con los botones de acceso directo, cada una con su respectivo nombre al modulo que se requiera hacer llamado, se puede acceder cada opcin haciendo click en el botn o presionando la tecla de funcin que corresponda a cada opcin.

BOTON VENTA Men de ventas del sistema de control de ventas posee la siguiente estructura:

100

BOTON ADMINISTRATIVA

REGISTRO CLIENTES

Este modulo es uno de las ms importantes del sistema ya que en el mismo se registrarn los clientes que solicitarn o no contratos. Una vez que se registra un cliente por primera vez solo se llenan los datos fundamentales de la misma.

Vista previa del Modulo:

101

REGISTRO PRODUCTO En esta opcin, se registran los datos de los productos; la cual se realiza de la siguiente manera: Ejemplo:

AJUSTE DE PRECIO Este modulo muestra la modificacin que se le puede realizar a los precios de los productos.

102

CUENTA POR COBRAR En este modulo se puede observar que cliente tiene deuda con la empresa.

GENERACIN DE REPORTES En este proceso, se generan diferentes opciones de reportes bien sea por usuario, clientes, inventario y ventas; a continuacin se muestra un ejemplo de reporte de transaccin de ventas:

103

BOTON CONFIGURACION A continuacin se muestra el men de configuracin en la siguiente vista previa:

DATOS GENERALES En este modulo se muestra por pestaas todo lo referente a la configuracin del sistema, tales como: datos de la empresa, correlativos, impuesto e impresoras asignadas.

104

CORRELATIVOS En esta pestaa se muestra los correlativos de la facturacin, cargos, descargos, etc.

IMPUESTOS

En esta pestaa se agrega el registro del impuesto que se va a utilizar el sistema.

105

SELECCIONAR IMPRESORA

Este es un modulo interesante, ya que en el mismo se solicita la seleccin de la impresora, para configuracin de la impresin de los reportes emitidos por el sistema.

REGISTRO DE USUARIO

En esta opcin se registrar los usuarios autorizados para manejar el sistema as como tambin los diferentes accesos al mismo.

106

107

48