GERENTE DE PROJETOS: UM DIFERENCIAL COMPETITIVO Por Gabriela Schmitz Gugel As novas tendncias no mercado e mudanas constantes nas organizaes

vm sendo fatores que impulsionam exacerbadamente o crescimento na gerncia de projeto. Hoje bastante comum ouvir falar: Desenvolva um projeto e me apresente, porm devido a competitividade do mercado atual, no basta apenas possuir um projeto e sim saber gerenci-lo. Este artigo apresenta um contexto referente ao surgimento do gerente de projetos, seu papel, funo, responsabilidades, habilidades e benefcios. 1. SURGIMENTO O fator qualificao pessoal juntamente com o aumento da necessidade de especializao tcnica tm levado muitas empresas a recrutar uma grande massa de profissionais apenas para a execuo de projetos especficos. A gerncia de projetos surgiu atravs de uma disciplina nos EUA, regida pelo professor Henry Gantt, especialista em tcnicas de planejamento e controle, que utilizou o grfico de barra como uma ferramenta de gerncia de projeto, associado s teorias de Frederick Winslow Taylor da administrao cientfica. Em 1969, o Project Management Institute (PMI) iniciou o desenvolvimento de uma metodologia de gerenciamento para servir aos interesses das mais diversas empresas, da indstria de software de construo. Em 1981, os diretores do PMI autorizaram o desenvolvimento de um guia de projetos, o Project Management Body of Knowledge, contendo os padres e as linhas mestras das prticas que passaram a ser amplamente utilizadas. Atualmente, um dos prrequisitos essenciais para qualquer profissional saber gerenciar projetos. Vamos apresentar alguns fatores que impulsionaram o surgimento desta nova profisso: Crescimento na complexidade (Organizao do produto); Presso nos prazos; Razes relacionadas qualidade; Presso do mercado; Motivao da equipe;

Observando os itens acima percebe-se uma necessidade de mudana na forma de conduo dos negcios imposta pela crescente competitividade entre as empresas.O gerente de projetos colocado como uma forma de administrao de negcios, capaz de integrar esforos complexos, reduzir burocracias e viabilizar a implementao de estratgia que permita a sobrevivncia de uma empresa neste ambiente. 2. ATIVIDADES, RESPONSABILIDADES E HABILIDADES NECESSRIAS PARA UM GERENTE DE PROJETOS. Existem vrias tarefas que um gerente de projetos pode executar dentro de um meio empresarial, no entanto, para a execuo de cada atividade so fundamentais algumas habilidades. Os itens abaixo demonstram algumas das atividades e habilidades que um gerente de projetos deve ter para exercer seu trabalho com xito: Coordenar as interaes com clientes e usurios; Motivao da equipe de projeto para mant-la focada na meta do projeto; Resolver conflitos e gerenciar riscos: O gerente de projetos deve ter uma habilidade nata de solucionar de problemas, isso faz que o gestor proporcione melhores investimentos e tome decises de uma forma mais confiante. Gerenciando os riscos o gerente pode evitar que surpresinhas inesperadas aconteam e comprometam parte ou at mesmo o projeto como um todo; Permitir desenvolver diferenciais competitivos atravs do uso de metodologias adequadas; Estabelecer um conjunto de prticas para assegurar a qualidade dos artefatos do projeto; Elaborao de propostas: Descreve os objetivos do projeto e como ele ser realizado, Incluindo as estimativas de custo e de programao. Esta uma tarefa que exige uma habilidade adquirida com a experincia; Programao e Planejamento de projetos: Ocupam-se com a identificao das atividades a serem realizadas e a documentao necessria a ser produzida; Levantamento dos custos do projeto; Monitoramento, gerenciamento e reviso dos projetos:Esta atividade envolve um acompanhamento constante do projeto, verificando os custos, os progressos alcanados e uma anlise detalhada frente ao que se foi planejado. Muitas vezes so feitas reunies com a equipe para resolver possveis problemas e tambm

prevenir problemas futuros. Muitos projetos duram anos e durante este perodo, um projeto pode ser interrompido ou ter suas caractersticas alteradas e o gerente responsvel por tomar esta importante deciso; Seleo e avaliao de pessoal: responsabilidade do gerente de projetos a contratao do pessoal. Muitas vezes no possvel contratar a equipe ideal, frente a diversidade de pessoas que existem e at porque impossvel saber uma medida exata do conhecimento de cada integrante. Muitas vezes o oramento do projeto pode no ser suficiente tambm, exigindo a contratao de uma equipe menos experiente. Vendo o outro lado da moeda a equipe com experincia adequada pode no estar disponvel e ou talvez a empresa deseje desenvolver as habilidades de um grupo de funcionrios, a fim de que eles ganhem experincia; Elaborao de relatrios e apresentaes: Esta atividade submete ao gerente de projetos uma capacidade de se comunicar, tanto verbal como escrito. uma habilidade essencial para um gerente de projetos, pois o mesmo deve prestar contas e expor os resultados para a diretria e para outras pessoas (clientes, fornecedores, etc.). uma das caractersticas primordiais para uma profisso bem exercida.

3. ESTATSTICA Segundo uma pesquisa do Webinside (UOL), os resultados do benchmarking em Gerenciamento de Projetos de 2009, realizado pelos 13 chapters brasileiros do Project Management Institute (PMI), estimularam diversas reflexes, e um dos itens de pesquisa neste benchmarking foi habilidades valorizadas em um gerente de projetos. As 300 organizaes da amostra mencionaram 12 itens:

Fonte: WEBINSIDER-UOL

Analisando a sequncia dos itens e seus percentuais dentre as 300 empresas participantes, foram levantados alguns tpicos: Referente profissionalizao em gerenciamento de projetos: O item conhecimento em gerenciamento de projetos, terceiro da lista com 33%, evidencia que a profissionalizao da rea j efetivamente reconhecida pelas organizaes no Pas. Referente a itens de gesto de pessoas foram subavaliados: As questes que abraam a gesto de pessoas (trabalho em equipe e gerenciamento de conflitos) aparecem nas discretas 9 e 10 posies, com 18% e 15% de citaes. Referente liderana: Foi observado como fator de maior importncia na pesquisa com total de 50%. Observa-se que atualmente lderes excepcionais tm viso ampla. Eles so capazes de conduzir pessoas e organizaes em direes que individualmente no poderiam ser alcanadas. Os gerentes de projetos So estrategistas que agarram oportunidades que outros deixam de perceber, mas tambm so detalhistas apaixonados, atenciosos s pequenas realidades fundamentais que podem realizar ou destruir o maior dos planos.

Referente comunicao: Simplesmente vital em projetos. O resultado da habilidade comunicao em 2 lugar, assinalada por 41% da amostra, indica consistncia com os problemas apresentados pelas organizaes neste mesmo benchmarking, quando 76% delas mencionaram o item comunicao como a primeira das 18 causas-raiz dos problemas em projetos. A comunicao em projetos abrangente, englobando todas as possveis relaes de pessoas que o gerente de projetos pode ter. A comunicao abrange a realizao de reunies, elaborao de atas concisas, confeco e acompanhamento de planos de ao, divulgao de relatrios de status e progresso do projeto, ou seja, todo um feedbacking do projeto.

Referente habilidade organizao: Foi mencionada por apenas 8% das organizaes, aparecendo em uma preocupante 11 colocao. inadmissvel que um gerente de projeto no tenha um excelente senso de organizao. Organizao em projetos para todos, favorecendo a padronizao, o acesso documentao e informao, facilitando a evoluo das atividades. As Pastas de Projeto, com contedos previamente definidos, devem ter documentos atualizados.

4. BENEFCIOS Conforme FIRMINO (2005), o gerenciamento de projetos fornece muitas vantagens e benefcios para as organizaes, dentre eles: O desenvolvimento de diferenciais competitivos e novas tcnicas com alto valor agregado; Reduo considervel do aparecimento de surpresas durante a execuo dos trabalhos, devido ao processo de documentao e compartilhamento de lies aprendidas; Antecipao das situaes desfavorveis que podero ser encontradas, para que aes preventivas e corretivas possam ser tomadas antes que essas situaes se consolidem como problemas; Adaptao do trabalho ao mercado consumidor e ao cliente; Agilizao das decises, j que as informaes esto estruturadas e disponibilizadas;

 Documentao e facilidades frente as estimativas para futuros projetos,e alm de tudo oferece uma importante ferramenta de compartilhamento de conhecimento

organizacional para toda a instituio.

5. CONCLUSES

De acordo com FIRMINO (2005), o processo evolutivo da sociedade acontece atravs de inmeras mudanas geradas a todo o momento, pelos mais diversos motivos, anseios e expectativas da sociedade. Nessa escala evolutiva, as mudanas ocorrem de toda forma, de forma planejada ou no, e a sociedade vem buscando instrumentos adequados para a gesto dessas mudanas. Em suma, difcil priorizar e atribuir valor s habilidades de um gerente de projetos. De qualquer modo, tem-se a certeza de que gerenciar projetos, deixou de ser h muito algo intuitivo e amador, pois exige conhecimento, assertividade e profissionalismo.Pode-se afirmar que o gerente de projetos uma chave fundamental para o sucesso no processo de desenvolvimento de um produto em especfico, valorizando cada vez mais a organizao em meio ao mercado competitivo gerado pelas inovaes tecnolgicas crescentes da atualidade.

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