MERLINK: Estrategia para la adopcin, apropiacin e implementacin de un sistema de compras electrnicas en Costa Rica

Juan Carlos Barahona, MBA, Ph.D. Ing. Andrey M. Elizondo, MIB Ing. Gustavo Andr Jimnez

Costa Rica, 03 de junio de 2009

Tabla de Contenidos
Introduccin ............................................................................................................................................. 4 Digitalizacin de la actividad gubernamental .......................................................................................... 5

Beneficios del gobierno digital ...........................................................................................5

Digitalizacin de las compras pblicas ..................................................................................................... 5

Un nuevo modelo de gestin de compras electrnicas? .....................................................7 Retos para la adopcin de un modelo de compras electrnicas ...........................................8
Percepciones sobre el modelo actual de CompraRed.............................................................................. 10

Perspectiva interna .......................................................................................................... 11

Experiencia internacional en compras electrnicas ................................................................................ 12 Descripcin de Merlink .................................................................................. Error! Marcador no definido.

Descripcin funcional ....................................................................................................... 13 Modelo de negocios ......................................................................................................... 14

Acceso a Merlink ................................................................................................................................. 16 Capacitacin y consultas ..................................................................................................................... 18 Modelos de compra y documentos asociados .................................................................................... 18 Gestin de Contratos .......................................................................................................................... 19 Estabilidad del sistema y del servicio .................................................................................................. 19 Seguridad de los datos ........................................................................................................................ 20 Interoperatividad .................................................................................... Error! Marcador no definido.

Arquitectura del sistema y funcionalidades....................................................................... 22 Modelo Legal ................................................................................................................... 23 Evolucin del procedimiento administrativo de compras .................................................. 24 Registro de proveedores y catlogo de bienes y servicios .................................................. 25 Desmaterializacin de documentos .................................................................................. 25
2

Firma electrnica y domicilio virtual ................................................................................. 26 Eficiencia y eficacia del proceso administrativo ................................................................. 26
Aspectos econmicos ............................................................................................................................. 27 Compaas disruptivas ........................................................................................................................... 29 La nueva ASP como empresa del Grupo ICE ............................................................................................ 31

Codiseo ....................................................................................................................... 31 Merlink-ASP vs PPS .......................................................................................................... 31 El xito es posible ............................................................................................................ 32 Merlink-ASP y la misin del grupo ice ............................................................................... 33
Anexo 1. funcionalidades: Descripcin de mejores prcticas y funcionalidades del sistema: anlisis de implementacin en Costa Rica ............................................................................................................... 35 Automatizacin del proceso de compras del Estado .......................................................................... 35 Licitacin electrnica .......................................................................................................................... 36 Contratacin Directa Electrnica ........................................................................................................ 37 Pago Electrnico ................................................................................................................................. 38 Sistema de Portal ................................................................................................................................ 39 Catlogo de productos ........................................................................................................................ 40 Compras por Catlogo ........................................................................................................................ 41 Registro de Usuarios ........................................................................................................................... 42 Seguridad y Certificacin .................................................................................................................... 43 Apelaciones Electrnicas .................................................................................................................... 44 Administracin de Subasta y Subasta a la Baja ................................................................................... 45 Documentos Electrnicos ................................................................................................................... 46 Distribucin y Acceso Externo de Documentos Electrnicos .............................................................. 47 Codificacin de Productos (Catlogo de las Naciones Unidas) ........................................................... 48 Capacitacin Usuario Final .................................................................................................................. 49 Servicio de ayuda y soporte al usuario ............................................................................................... 50 Referencias .......................................................................................................................................... 51

INTRODUCCIN
Este documento presenta los hallazgos de un trabajo de investigacin desarrollado con el objetivo de entender los retos para la adopcin, apropiacin e implementacin de un sistema de compras pblicas en Costa Rica. El tema de las compras digitales en Costa Rica no es nuevo, se han creado diversas plataformas y entre ellas tal vez la ms conocida es CompraRed, que es impulsada por el Ministerio de Hacienda, entidad a quien corresponde la rectora de las compras del Estado. Durante el ltimo ao, sin embargo han salido a relucir problemas graves tanto en el tema de compras estatales en general como dificultades con las plataformas de compras digitales del pas. Es en ese contexto en que surge la posibilidad de adoptar un modelo de compras estatales distinto que permita beneficiarse de las nuevas tecnologas digitales y las mejores prcticas mundiales de compras pblicas. Esta alternativa toma fuerza con la posibilidad concreta de adquirir y adoptar la plataforma de compras del gobierno coreano y hace que crezca el nmero de dudas e incertidumbre que un cambio de esta naturaleza traera consigo. Directa o indirectamente hemos consultado sobre este tema a ms de cien hombres y mujeres relacionados de una forma u otra con sistemas de compras estatales. Las preocupaciones y observaciones de actores provenientes de ms de una veintena de organizaciones del Estado y del sector privado guiaron nuestra investigacin en fuentes primarias y secundarias. En el proceso de investigacin recogimos todas las preguntas que pudimos identificar y esperamos con nuestro reporte haber creado una buena base para la discusin de las posibles respuestas. La primera parte del documento se concentra en describir la importancia de las adquisiciones electrnicas del Estado, su situacin actual y la forma en que distintos grupos perciben el problema. Un primer hallazgo importante es que existe en general mucho desconocimiento sobre cmo operara un sistema de esta naturaleza y especialmente sobre cmo operara el modelo coreano, que es el que se est buscando adaptar e implementar en Costa Rica en los prximos meses. Por eso, la segunda parte se concentra en hacer una descripcin del sistema, abordando aspectos organizacionales, econmicos, tcnicos y legales. Estos temas son abordados no slo desde la teora o la observacin emprica del sistema, sino tambin desde la ptica de los distintos interesados en este sistema. Por ltimo, la tercera parte se concentra en ofrecer las principales conclusiones y algunas reflexiones tiles para el proceso de implementacin del sistema.

Parte I. Contratacin pblica electrnica

DIGITALIZACIN DE LA ACTIVIDAD GUBERNAMENTAL
El desarrollo del gobierno digital es mucho ms que la automatizacin de sus actividades. Es una oportunidad para cambiar de un paradigma tradicional basado en la estandarizacin, la departamentalizacin y la bsqueda de optimizar servicios con base en costo, hacia otro basado en la bsqueda de mecanismos de colaboracin ms efectivos entre las distintas entidades pblicas para atender problemas complejos y compartidos, para mejorar la atencin del ciudadano como usuario de los servicios pblicos y para construir mejores y ms productivas relaciones y alianzas con el sector privado. Conforme avanza la digitalizacin de la sociedad, los ciudadanos esperan ms del Estado. Al mismo tiempo, para que avance la digitalizacin del pas, es necesario que avance la digitalizacin del Estado.

BENEFICIOS DEL GOBIERNO DIGITAL

La OECD identifica cinco principales beneficios obtenidos con el avance en el desarrollo del gobierno digital. Al computadorizarse el procesamiento masivo de tareas y operaciones se gana eficiencia y los programas basados en Internet generan ahorros en los costos de recoleccin, transferencia y envo de datos. Los servicios en lnea tienden a desarrollarse con un enfoque en el usuario y eso contribuye a que el ciudadano pase a ser el centro de la reforma. Esto significa que sus requerimientos son estudiados y atendidos. El ciudadano no necesita conocer la complejidad de los procesos ni los departamentos involucrados, para l el gobierno debera ser un nico lugar al que se le solicita un servicio y lo obtiene. El Internet faculta la posibilidad de una relacin as. El secreto est en tener siempre en mente al ciudadano como consumidor. El diseo y adopcin de plataformas tecnolgicas modernas para fines especficos genera una capacidad fabulosa al Estado para atender determinados sectores en forma especializada tales como salud, educacin o aduanas. Con estas herramientas y el uso de datos y capacidades analticas los gobiernos crean bases para un mejor uso de los recursos pblicos para apoyar polticas pblicas clave. En general, los gobiernos de todo el mundo estn bajo la presin de la reforma institucional debido a los fuertes cambios en el entorno que est viviendo el planeta entero, incluidas las nuevas expectativas de servicios de los usuarios, su creciente poder como consumidores, nuevas demandas fiscales, etc. El uso de tecnologas de informacin y comunicaciones son un catalizador de muchos de esos cambios. Por ltimo, en un mundo que muchos consideran atraviesa por una crisis de confianza generalizada, el gobierno digital puede crear procesos y habilitar herramientas con contribuyen con la construccin y mantenimiento de esa confianza. Por ejemplo, puede dar transparencia y facilitar la participacin ciudadana en el diseo de polticas pblicas, promover un gobierno ms abierto con mecanismos ms sencillos de rendicin de cuentas, etc.[1]

DIGITALIZACIN DE LAS COMPRAS PBLICAS

En Amrica Latina, reformas a los marcos jurdicos demuestran la bsqueda de soluciones ms eficaces que las dadas hasta ahora para prevenir este tipo de situaciones, pero su recurrente fracaso, ante nuevos escndalos relacionados con cobro de comisiones en las adjudicaciones, hace pensar que tal vez la lnea de reformas elegida no sea la ms adecuada, pues hasta ahora se ha centrado en estrategias prohibicionistas con predominio de lo jurdico, sin explorar vas alternativas para controlar el fenmeno (Rivero Ortega, 2004). Probablemente estas nuevas reformas en materia de contratos pblicos se

aceleren con la introduccin de tcnicas de e-procurement, en las que algunos pases ya estn muy avanzados[2]. Estudios del Banco Mundial y del Banco Interamericano de Desarrollo han sealado que la mayor dificultad que se presenta para la implantacin de un sistema de adquisiciones electrnicas gubernamentales es precisamente saber cmo empezar y qu proceso de desarrollo progresivo seguir[3]. El Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010 no menciona especficamente el desarrollo de las compras electrnicas, pero si define con claridad la necesidad de agilizar los procesos de la administracin pblica, mediante el impulso al gobierno digital y a los esfuerzos de simplificacin de trmites [4]. En el Plan de Accin de Gobierno Digital 2008-2010, se plantean una serie de proyectos que buscan implementar esa directriz y entre ellos se encuentra uno, dirigido a la implementacin de un sistema 1 nico de compras electrnicas para las entidades pblicas . Lo anterior no significa que el pas no haya realizado esfuerzos previos orientados hacia ese mismo fin. Existen en el pas varios sistemas que se han adquirido o desarrollado con el afn de digitalizar el proceso de compras, siendo el ms importante de ellos CompraRed dirigido e impulsado precisamente por el Ministerio de Hacienda, que es justamente el rector de este tema para todo el sector pblico. Sin embargo existe evidencia contundente de que el proyecto no ha tenido el alcance que inicialmente se esperaba. En el ao 2006, el BID y el Banco Mundial realizaron una evaluacin del sistema de compras pblicas del pas, que detect serias deficiencias. Entre los problemas que han caracterizado los esfuerzos realizados hasta el momento se encuentra, segn dicho informe, la ausencia de una propuesta que efectivamente pueda pasar en lnea el 100% de la compra del Estado, el informe indica ...los esfuerzos para mejorar el sistema han estado enfocados en aspectos tcnicos o de procedimientos especficos en vez de tomar en cuenta la necesidad de crear un sistema ms completo y abarcador para las adquisiciones pblicas [5]. Un estudio realizado conjuntamente por el INCAE y la Secretara de Gobierno Digital a principios de 2008 arroj ms evidencia al respecto[6]. Con base en datos de la Contralora General de la Repblica, dicho estudio estim que en el ao 2007 un pequeo grupo de 20 empresas le factur al Estado costarricense el 40% de sus compras, lo que equivale aproximadamente a un 8% del PIB. El estudio sugiere que esta concentracin obedece principalmente a las altas barreras de participacin que representa la complejidad del sistema y lo oneroso que resulta para los oferentes potenciales [6]. En ese estudio, participaron 24 instituciones del Estado y se realizaron entrevistas a 60 personas entre responsables directos de las reas de adquisicin de dichas instituciones y los gerentes de ventas de las 21 principales empresas proveedoras del Estado2. Adicionalmente, se llevaron a cabo algunas entrevistas a representantes de cmaras del sector privado. Las opiniones de los entrevistados permitieron identificar las siguientes barreras de acceso: Trmites excesivos y poco integrados No existe estandarizacin en documentos y procesos de contratacin Multiplicidad de reglamentos y manuales de procedimientos

La Agenda Digital de Costa Rica coincide en dar prioridad al proyecto de compras del estado como parte de las acciones de corto plazo para impulsar la digitalizacin del pas.
2

Las entrevistas en ambos casos fue realizada por personal de la empresa Consultica S.A, quin tuvo a cargo el procesamiento de los datos.

Existencia de mltiples plataformas tecnolgicas (GENESIS, SICA, SIREMA, COMPRARED, SIAF, entre otros.) Inexistencia de un registro nico de proveedores, con la duplicacin de requisitos y trmites para registro de los proveedores. En cada institucin, un solo proceso de compra requiere mltiples aprobaciones y revisiones por personas y comisiones. Utilizacin de cdigos, formularios diferentes en cada entidad, sin usar los estndares internacionales tales como cdigo de producto, formularios, carteles tipo, documentos comerciales y trmites como resultado de interpretaciones antojadizas o por ignorancia de la normativa.

La evidencia sugera la existencia la dispersin y diversidad de procesos, lo que compromete la efectividad y eficiencia de las compras del Estado. Los esfuerzos provienen adems del poder ejecutivo que en su totalidad es un comprador relativamente pequeo y por lo tanto, un actor dbil en la negociacin frente a compradores mucho ms grandes que en teora deberan ceder su gestin de compras a un tercero. Esta asimetra puede complicar mucho la ejecucin de un proyecto de compras electrnicas.

UN NUEVO MODELO DE GESTIN DE COMPRAS ELECTRNICAS?

El Grupo ICE reconoci una oportunidad en el tema de compras electrnicas. Existen por lo menos tres buenas razones para que este grupo decidiera considerar seriamente esta opcin: a) Internamente la institucin, que representa ms de la quinta parte de las compras del estado est enfrentando un proceso de apertura y necesita mejorar sustancialmente su capacidad de logstica interna o cadena de abastecimiento y la plataforma de compras es un elemento importante. Una plataforma moderna de compras puede beneficiar a todas las empresas del grupo.

b) A nivel corporativo la empresa est en busca de servicios de valor agregado y operar una plataforma de compras puede ser un buen negocio y sobre todo puede ser la base para desarrollar una habilidad que luego es transferible como modelo y competencias a otros negocios posibles. c) A nivel de estrategia de fidelizacin. Proveer este servicio puede contribuir por lo menos de dos maneras distintas, desde una perspectiva comercial, si aumenta la base de proveedores del estado y se crea un modelo que realmente permita el acceso a PYMES como vendedores de productos y servicios a las entidades pblicas, esas empresas van a demandar servicios de banda ancha y el ICE puede crear paquetes para vender ambos productos juntos y empaquetados. Desde una perspectiva de misin y construccin de good will, e l ICE ha sido el brazo tecnolgico del estado costarricense desde su nacimiento. Para las entidades pblicas, dadas sus restricciones y la escasez de recurso humano en el sector T.I.C., es muy difcil avanzar en la solucin de sus problemas de conectividad y digitalizacin; eso crea la oportunidad para que el Grupo ICE entre como socio tecnolgico y provea una solucin como parte de su portafolio de servicios.

El grupo ICE contrat un anlisis de los retos para la adopcin, apropiacin e implementacin de un 3 sistema de compras electrnicas en Costa Rica .

RETOS PARA LA ADOPCIN DE UN MODELO DE COMPRAS ELECTRNICAS

Para evaluar los retos que enfrentara, el ICE contrat un estudio que considerara la opinin de distintos actores clave para la implementacin de un proyecto de compras electrnicas. El estudio se bas en un anlisis de publicaciones en la prensa escrita, entrevistas personales y talleres de discusin y anlisis con distintos sectores, tales como funcionarios responsables de gobierno digital dentro de las instituciones, jerarcas, responsables de las proveeduras de las instituciones pblicas, representantes de las cmaras empresariales, periodistas de la prensa econmica nacional, etc. Algunas de las principales conclusiones son: a) Existe una percepcin generalizada de la falta de un rector en materia de compras del estado, sin embargo, ese actor existe, es el Ministerio de Hacienda y ha estado muy presente en el tema, no solo por cambios recientes en la reglamentacin de la Ley de Contratacin Administrativa, sino tambin porque en la ltima dcada ha estado implementando un sistema de compras electrnicas denominado CompraRed. En esto consideramos que existe una discrepancia que puede ir ms all de la simple falta de informacin.

b) Existen distintos niveles de desarrollo entre las distintas instituciones. Algunas llevan varios millones de dlares invertidos en nuevas plataformas de compras, otras menos, pero s parece que existe una tnica general en cuanto a procedimientos. Aunque todos se amparan bajo la misma ley y reglamento, a lo interno las organizaciones han desarrollado lo que en los talleres llamaron su librito y es su propia interpretacin e implementacin de dicho reglamento. c) Los funcionarios en posicin de enlace, con acceso a las autoridades polticas, administrativas y tcnicas expresan dudas puntuales respecto a la operacin eventual de un sistema nico de compras tales como: De quin sera el cdigo fuente?, Dnde estaran almacenados los datos?, Cmo se almacenaran los datos para generar seguridad y confiabilidad?, Quin manejara esos datos?, Se ajusta realmente el modelo de compras a las necesidades de la institucin?, Qu pasara con mi sistema actual?, Qu codificacin de productos utilizara?, Cmo establecera conexin con banca?, Implementara firma y certificado digital?, Quin resolvera los problemas tcnicos de la plataforma?, Se dara capacitacin tcnica en las instituciones?

d) Para este grupo, el xito y aceptacin de una plataforma nica se basa en tres aspectos: el primero radica en la capacidad del sistema en dar respuestas a las necesidades de compras de cada institucin, el segundo tiene que ver con la capacidad de la plataforma de operar con los sistemas institucionales ya existentes, y el tercero en garantizar el cumplimiento de la seguridad en todos los niveles. Por ejemplo, por la naturaleza de sus compras, el Poder Judicial estima que el manejo de informacin calificada como reservada, es una funcionalidad que la plataforma debe tener incluida pero no como solucin genrica sino considerando las particularidades propia de la naturaleza de sus funciones.

Esto se hace dentro del marco del convenio firmado entre la Segunda Vicepresidencia y el Grupo ICE, el 5 de

diciembre de 2006, que crea un nexo entre Grupo ICE y Gobierno Digital para desarrollar proyectos en conjunto.

En el proceso de compras pblicas el sector privado juega el rol de proveedor. Desde la ptica de los participantes, el proceso para venderle al estado es poco transparente, complejo, largo y costoso. Caractersticas que tornan poco atractivo el ser proveedor de alguna institucin pblica. La falta de transparencia y los largos plazos de pago, ocasionan que por ejemplo las MIPYMES tengan poco o ningn inters en ser proveedores del Estado. La percepcin del grupo participante es que una causa de esa falta de transparencia es que por Ley, si una empresa no est invitada esta no puede ser oferente, lo que abre el portillo para un trfico ilcito de invitaciones. Y que, segn algunos de los participantes, por lo general no se invita a las pequeas empresas, debido a que de estas no se pueden obtener favores. Sin embargo esta posicin contradice la Ley 8262, la cual dicta que las PYMES tienen prioridad en la contratacin pblica. Por esta razn, la adopcin de una nica plataforma electrnica de compras es bien recibida por el sector privado. Sin embargo este grupo considera que la digitalizacin de las compras no debe volverse una burocratizacin electrnica. Por unanimidad de los presentes, se reconoci que el modelo coreano es una buena opcin, siempre y cuando no se desarrolle como un proyecto bajo la direccin del ICE. En el avance de la discusin surgieron varias alternativas relacionadas con la entidad que debera administrar una plataforma tecnolgica de compras pblicas. En un inicio y debido a la percepcin generalizada de corrupcin en el sector pblico, los participantes se plantearon la alternativa de que la administracin de la plataforma debera ser ejecutada por una entidad privada. Opcin que fue descartada al reconocer que el proyecto generara un rechazo que hara inviable su desarrollo. Otros planteamientos fueron la creacin de un ente de carcter pblico privado, siguiendo un modelo similar al de CORBANA, o bien la creacin de una nueva institucin pblica. Opciones descartadas debido a que sera difcil que el Estado proporcionara fondos para estas iniciativas. De esta forma se determin que la nica institucin con la capacidad de financiar un proyecto de tal magnitud sera Grupo ICE. Sin embargo segn los participantes, este no debera ser un proyecto administrado directamente por Grupo ICE, sino que, de ser ese el caso, dentro de Grupo ICE se debera conformar una entidad independiente, creada de cero, para que no reproduzca los procedimientos y ni la cultura del ICE, que solo tome lo bueno de la infraestructura jurdica y financiera del grupo. Uno de los participantes lo describi como un nuevo RACSA. Una de las razones de peso para apoyar la adopcin de una plataforma nica de compras, es que al estar conectada con diferentes sistemas, se dejara de ser mensajero del Estado. De igual forma el sector privado apoya la creacin de un catlogo nico de proveedores, pieza medular del modelo coreano de compras pblicas. La principal preocupacin del sector empresarial es la viabilidad de un proyecto que efectivamente logre que exista una sola ventanilla para la inscripcin de sus empresas y sus productos una sola vez y que de transparencia a todo el proceso. Reconocen que el problema no es de tecnologa sino de capacidad de gestin. Aunque entienden las limitaciones del estado para crear una entidad totalmente independiente, genera preocupacin e incertidumbre la capacidad que tendra Grupo ICE de crear una solucin sin heredarle sus propios problemas de gestin. Tanto la prensa nacional como la Contralora General de la Repblica expresan la necesidad de aclarar, en forma definitiva, por parte del Poder Ejecutivo cmo es que pueden coexistir las dos iniciativas que hasta la fecha lideran la discusin: CompraRed del Ministerio de Hacienda y el modelo coreano impulsado por Gobierno Digital. Existe la percepcin de que cualquier esfuerzo que se haga por avanzar en el tema de compras, es anulado por la pugna aparente entre el Ministerio de Hacienda y el Ministerio de Planificacin y en menor medida el Ministerio de Ciencia y Tecnologa. 9

PERCEPCIONES SOBRE EL MODELO ACTUAL DE COMPRARED

Uno de los argumentos de las instituciones pblicas ante la adopcin de un sistema nico de compras ha sido el faltante de un ente rector, que establezca directivas claras sobre el norte por seguir. Sin embargo, la experiencia con CompraRed ha demostrado que sistemas impuestos, aparte de generar rechazo, tampoco han podido satisfacer las necesidades de los usuarios. Observamos un doble discurso, por un lado reclaman que alguien diga lo que hay que hacer, pero cuando el ente rector trata de imponer su modelo, surge resistencia y crticas. Cada institucin percibe sus necesidades como necesidades muy particulares y especficas. Estas necesidades se reflejan en la labor de proveedura. Por ejemplo una de las razones por la que la banca Estatal no contempl el uso de CompraRed fue la competencia con bancos privados, en donde los tiempos de respuesta tienen que ser competentes, y por lo tanto la labor de proveedura debe ser tambin competente. Bajo este escenario consideran que CompraRed no les permitira tener el tiempo de respuesta requerido. La experiencia de las instituciones pblicas con sistemas como CompraRed es que al ser un proceso alterno, tanto manual como informtico, no se logran los resultados esperados en cuando a eficiencia. Puede darse incluso la posibilidad que existan retrasos en el proceso cuando se utiliza la herramienta. Sin embargo existen casos como el sucedido en COSEVI, que durante aos realiz una inversin implementando un sistema propio de proveedura, pero que tuvo que dejar de lado por lo que describen como la imposicin de CompraRed como sistema oficial. Sistema que se utiliza hoy da, pero que los usuarios describen como un sistema que los hace duplicar funciones. CONAVI es un caso, en donde utilizan CompraRed nicamente para suministros administrativos. Esto ocurre porque las obras viales -funcin de CONAVI requieren del uso de planos diseados en Autocad. Y CompraRed no contempla la utilizacin de Autocad. Otras instituciones, como el Poder Judicial, que han empezado a implementar sistemas propios de proveedura y que no utilizan CompraRed, han previsto la posibilidad de integracin futura con sistemas externos. Esta integracin se hara mediante interfaces. As mismo, los jerarcas institucionales entrevistados, reconocen que implementar sistemas diferentes de proveeduras en cada empresa del Estado, derivara en una torre de Babel, pues estos sistemas no estn diseados para interoperar unos con otros. Por lo que altos directivos, no ven en esto una solucin al problema de fondo. Sin embargo la solucin al problema de fondo se tiene clara, y esta parece ser la constante entre los entrevistados, siendo la implementacin de un sistema nico para todas las instituciones. Aunque esta solucin se tiene clara en la teora, en la prctica la posibilidad se visualiza como inviable, bajo el argumento de que no se tienen directrices claras, ni que al mediano plazo se vislumbra la creacin de un ente rector de compras electrnicas (sic). Instituciones como la Caja, han pasado por experiencias de adopcin de sistemas de compras. Esto ha ocurrido en el pasado cercano. El resultado de tal experiencia se refleja en que muchas de estas instituciones, en un principio comprometidas con el proyecto, hallan decido abandonar la iniciativa. Este desligue corresponde a varias causas: necesidades no satisfechas, mltiples fallos en el sistema, problemas internos de la entidad proveedora del servicio, y una sensacin generalizada de duplicidad de funciones y de carga laboral. Para la Contralora, el registro de proveedores y la codificacin de productos son los aspectos que ms limitan la adopcin de un sistema nico de proveedura. En el caso del registro de proveedores, la 10

solucin, desde la ptica de la Contralora, establece que debe existir un registro nico, que contemple tanto a nacionales como a extranjeros. En el caso de la codificacin de productos, cada institucin tiene un sistema de codificacin propia. Estas codificaciones no son compatibles unos con otros ni estn 4 estandarizados, dificultando la interoperabilidad entre estos y otros sistemas de compras. Tambin les genera duda la eventual operacin de un mdulo electrnico para manejar todo el proceso de apelaciones y revisiones. Implementar sistemas que operen en lnea, requiere que las instituciones pblicas cumplan los requerimientos mnimos de conectividad y de ancho de banda para operar. De igual forma la entidad que brinde el servicio, debe dar garanta de la calidad de la interoperabilidad, estabilidad, robustez y velocidad del mismo. En esto ven con duda tambin al Grupo ICE pues muchos achacan parte de los problemas con CompraRed a su lentitud e inestabilidad, que asocian al poco ancho de banda con que cuentan las instituciones pblicas. La implementacin de una plataforma tecnolgica para compras pblicas, debe ir acompaada de mucha capacitacin, pues es una de las carencias achacadas tambin con frecuencia a la experiencia de CompraRed. Finalmente, experiencias regionales como los casos de Chile y Panam no resultan extraos para directores de proveeduras. Al contrario, se tiene conocimiento del impacto que ha tenido la implementacin de un sistema de compras en estos pases. El xito de la implementacin se debe, segn los funcionarios costarricenses, a la voluntad y acuerdo poltico complementado con una reforma administrativa.

PERSPECTIVA INTERNA
El taller de trabajo con empresas del Grupo ICE cont con la participacin de funcionarios de tecnologas y proveeduras del grupo. Dicha institucin representa el 22% de las compras totales del Estado, siendo la segunda institucin pblica con mayor volumen de compra. Siendo adems la entidad que tendra a cargo la prestacin del servicio de plataforma tecnolgica de compras pblicas. De esta forma, es posible analizar al ICE desde dos perspectivas: desde el punto de vista de proveedura del ICE, y desde el punto de vista de ICE prestando el servicio. Desde la percepcin de proveedura del ICE, la implementacin de un sistema de compras electrnicas es acertada en el marco de la apertura de telecomunicaciones, y estara relacionado con la definicin de una estrategia competitiva en materia de compras, previendo la posibilidad de economa de escalas, con las empresas del Grupo ICE. Los funcionarios presentes estimaron que esta estrategia competitiva tendra un impacto directo en la reduccin de costos y ahorro de recursos, as como en la flexibilidad y la velocidad de los tiempos de respuesta al mercado. Los participantes identificaron que la proveedura del ICE tiene el reto de lograr la interoperabilidad entre el sistema interno utilizado actualmente y la plataforma tecnolgica de compras electrnicas. Se identifica como un primer paso, el lograr la comunicacin entre el cdigo interno de identificacin de bienes y el cdigo utilizado por la plataforma coreana. De la misma forma, sealaron como una debilidad la deficiente calidad del servicio de Internet dentro de las oficinas centrales del mismo ICE y cuestionaron la capacidad de resolverle ese problema a otras instituciones cuando no lo han podido hacer en oficinas centrales.

La palabra correcta en Castellano segn la Real Academia es inteoperatividad, sin embargo en toda la literatura tcnica en espaol el anglicismo interoperabilidad predomina. Con el fin de facilitar la lectura del documento se utilizar esta palabra. 11

Desde la perspectiva del ICE como prestador del servicio de compras, la visin est orientada a la creacin de nuevas oportunidades de negocio. Esta visin pretende asegurar cuota de mercado mediante la calidad en el servicio, satisfaccin del usuario y aprovechamiento del know how" existente. Como prestadora de servicios, uno de los retos considerados como prioritarios, es garantizar la seguridad de la informacin. De acuerdo con la posicin de los participantes, la seguridad debe abordarse a diferentes niveles: seguridad fsica del hardware, seguridad en el almacenamiento de los datos, confidencialidad de la informacin y proteccin contra virus y hackers. Coinciden con funcionarios de la CCSS en preguntas tales como: quin administrar los datos?, peticin de autorizaciones para ver datos?, qu tan disponibles estar los datos?, qu tan confiable es el sistema en cuanto a seguridad?, satisface las necesidades institucionales de compra?, qu tipo de capacitacin se ofrecera?, habr call center de soporte al usuario? As mismo se reconoce que Grupo ICE tiene el reto de proveer la infraestructura tecnolgica y el recurso humano que garantice la interoperabilidad de sistemas. De igual forma que debe garantizar la cobertura de Internet necesaria para que el sistema funcione en todo el pas.

EXPERIENCIA INTERNACIONAL EN COMPRAS ELECTRNICAS

Segn Banco Mundial, los mltiples beneficios pueden ser enmarcados en tres grandes temas[2]: Gobernabilidad: garanta del tiempo real y transparencia del proceso de adquisicin electrnica. Los actores involucrados pueden seguir online todo el proceso en tiempo real. Efectividad: la estandarizacin de procesos reduce costos operativos y los tiempos de los procesos de contratacin pblica. Estimula la baja en precios, al aumentar la competencia y bajar los costos para los oferentes. Desarrollo equitativo: el acceso equitativo estimula la participacin para ser oferente del Estado, y con ello la competitividad y productividad. Las pequeas y medianas empresas tienen la oportunidad de participar en el mercado ya que tiene menos restricciones de entrada, por lo que se beneficia la economa local y nacional.

En la prctica estos beneficios se traducen en: Reduccin en costo de adquisiciones Aumento en variedad de productos y servicios Aumento en cantidad de oferentes (acceso a micro, pequeas y medianas empresas) Ahorro en el tiempo de aprovisionamiento Mejor documentacin del proceso de adicciones Mayor nivel de transparencia Confianza pblica Incremento en la productividad por funcionario Reduccin en los costos operacionales Reduccin de contactos cara a cara 12

Estandarizacin de los documentos utilizados en compras

El Estado de Corea del Sur se ha convertido en el lder mundial en compras electrnicas mediante la implementacin de su sistema de gestin denominado Koneps (Korea On Line e-Procurement System). Este modelo, se ha tomado como la mejor prctica a nivel mundial y ha sido la base para el desarrollo de modelos de compras de varios pases, recibiendo premios de organismos internacionales, tales como la ONU, OECD, y del Consejo Asia Pacfico, como la mejor prctica en contrataciones pblicas. El sistema es utilizado en escalas mayores a la nuestra (37,000 instituciones pblicas, 170,000 empresas, 180,000 visitas diarias, 140,000 intercambios de documentos electrnicos por da, 56 billones de dlares en volumen anual de transacciones[7]). A nivel de beneficios econmicos, se estima que anualmente se obtienen ahorros por aproximadamente $4 500 millones de dlares producto de una mejor gestin de compras del Estado. Asimismo, para las empresas ha significado una reduccin del 91% de sus costos de venta al sector pblico, aproximadamente $4 100 millones de dlares producto de la simplicidad de la forma de ser proveedor del Estado5. Segn el dilogo sostenido con distintos sectores a nivel nacional, los principales beneficios se busca tener con la adopcin de un nuevo sistema son: Transparencia Productividad del Estado Competitividad nacional Acceso de nuevos actores Mejores prcticas internacionales

Parte II. Mercardo en Linea Merlink

En esta seccin se describe Mercado en Lnea o Merlink, que es el nombre que le ha dado la Secretara de Gobierno Digital a la eventual versin costarricense del sistema coreano. La denominacin Merlink se utilizar para referirse a la plataforma tecnolgica y la denominacin Merlink-ASP para referirse a la organizacin que administrara dicha plataforma.

DESCRIPCIN FUNCIONAL
Merlink es una plataforma tecnolgica que permitira realizar transacciones de compra y venta de servicios entre las distintas proveeduras de las dependencias estatales y sus proveedores. Su desarrollo estara basado en la adquisicin y adaptacin de la plataforma de e -procurement que utiliza Corea del 6 Sur. Dicha plataforma, denominada KONEPS (Korea On Line E Procurement System) , le permite al estado

5 6

PPS Koneps presentation www.pps.go.kr La caracterstica principal del modelo coreano de compras electrnicas es KONEPS, su plataforma tecnolgica. A grandes rasgos, KONEPS es un mercado virtual, que mediante una ventanilla nica permite la ejecucin de todas las transacciones, entre las empresas y el Estado, relacionadas con la contratacin pblica. De este modo, todas las licitaciones se encuentran en lnea y mediante un

expediente electrnico nico por caso tramitado, es posible que la totalidad del proceso se lleve a cabo en forma electrnica.

13

coreano realizar en lnea la totalidad del proceso de compras gubernamentales. Bsicamente KONEPS es un portal de comercio electrnico que opera como una ventanilla nica, accesible por medio de Internet (Seong et. al., 2004). Las caractersticas tcnicas de esta plataforma permiten que en la actualidad interacten ms de 37 mil instituciones pblicas con ms de 170 mil empresas por medio del portal y un mercado virtual en tiempo real (Lim and Lee, 2006). Esta interaccin genera ms de 180 mil visitas diarias en las que se intercambian aproximadamente 140 mil documentos diarios. En la actualidad es posible afirmar que el modelo de compras pblicas electrnicas est a la vanguardia en cuanto a normas y 7 estndares internacionales, y puede definirse como el Marketplace electrnico ms grande del mundo .

MODELO DE NEGOCIOS
Merlink operara siguiendo el modelo de Proveedor de Servicios de Aplicacin (ASP por sus siglas en ingls). Este modelo no necesariamente opera sobre Internet y antes del advenimiento de la web era ampliamente conocido por aplicaciones tales como el sistema electrnico de manejo de reservas de las aerolneas (ver Recuadro 1). Sin embargo, se ha popularizado con la aparicin de mltiples productos, especialmente programas de cmputo (software applications), que operan sobre Internet.

Recuadro 1:

Sabre Travel Network

Sabre Travel Network es el principal suministrador de soluciones de servicios tursticos a nivel internacional. El sistema Sabre funciona como una unidad de informacin sobre viajes y transportes. Su plataforma tecnolgica, permite poner en contacto en tiempo real a agencias de viajes con proveedores de la industria turstica de varias partes del mundo. La plataforma tecnolgica de Sabre est basada en un sistema denominado Sistema de distribucin Global Sabre - Sabre global distribution system (GDS ), donde los operadores tursticos ofrecen informacin sobre sus productos, archivan y administran su inventario. El sistema funciona como una fuente de distribucin de contenido para ms de 400 aerolneas, aproximadamente 64.000 hoteles, 32 compaas de alquiler de autos, 9 lneas de crucero, 36 ferrocarriles y 200 operadores de tours. Mediante esta estructura de informacin, el sistema global de distribucin Sabre otorga a las agencias de viajes suscriptoras capacidad para consultar horarios, disponibilidad, tarifas, polticas y reglas, as como para reservar y vender diferentes productos relacionados al negocio del turismo. Actualmente, uno de los servicios de ms crecimiento en demanda es la emisin de boletos electrnicos para aerolneas.
Fuente: http://sp.la.sabretravelnetwork.com/home/about/

En 2006 Koneps fue el cybermercado ms grande del mundo con transacciones que rondan los 44 billones de dlares.

14

Merlink como ASP: Sera la duea y operadora del software. En este caso el cdigo fuente ya fue donado al gobierno 8 de Costa Rica por el gobierno de Corea para que sea adaptado a las necesidades nacionales . Adaptara, poseera, operara y mantendra los servidores que corren el software. Dentro de las excepciones previstas en el artculo 23 de la ley 8660 Fortalecimiento y modernizacin de las entidades pblicas del sector de telecomunicaciones el ICE estara facultado para contratar a la firma Coreana Samsung, para que contribuya con los tcnicos costarricenses en la adaptacin del software. Ellos son los autores del software original y los responsables de su mantenimiento en 9 Corea por contrato con la Public Procurement Service PPS Contratara y administrara el personal necesario para mantener operando el software y el hardware necesarios para que la plataforma opere Merlink pondra la plataforma a disposicin de las proveeduras de las organizaciones estatales dispuestas a comprar usando esta herramienta por medio de Internet, especficamente por medio de un browser Merlink le facturara a las proveeduras con base en el nmero de transacciones, el volumen de compra o una suma fija mensual de acuerdo al modelo de facturacin que acuerden MelinkASP y su cliente.

Dado que la funcin de compras es crtica para cualquier institucin, Merlink debera garantizar a sus clientes (las proveeduras de las instituciones pblicas) un mnimo de servicios y herramientas que se constituyen en elementos crticos del modelo de negocios. La Tabla 1 presenta algunos de ellos. Es importante entender que Merlink-ASP no se hara cargo de las actividades de adquisicin de ninguno de los entes pblicos, pues son stos los responsables de sus propios procesos de contratacin dentro del marco establecido por la legislacin nacional y las polticas del ente rector en esta materia. Si bien es cierto que un problema del Estado costarricense es la falta de estandarizacin y simplificacin de los procesos de contratacin a lo interno de dichos entes, no es misin ni funcin de la ASP el cambiar esa situacin. Sin embargo, cuando se logre la adopcin generalizada de Merlink, una consecuencia ser que muchos habrn simplificado sus procesos y adoptado prcticas estndar y de clase mundial. Lo anterior sucedera porque para su buen funcionamiento y para facilitar la interoperabilidad con la plataforma de compras electrnicas Merlink es deseable que los entes revisen sus procesos. Por otra parte, al estar Merlink-ASP cerca de distintas proveeduras, la organizacin puede aprovechar su conocimiento experto y capacidad de asesora para apoyar procesos de reingeniera de procesos. Como ASP ofrecera acceso a las mejores prcticas pero nunca asumira la responsabilidad de imponerlas, tampoco establecera la reingeniera como condicin para los entes pblicos puedan participar y hacer uso de Merlink como plataforma de compras.

La donacin se realiz como parte del convenio marco en el Public Procurement Service (PPS) de la Repblica de Corea y el Ministerio de Planificacin y Poltica Econmica del Gobierno de la Repblica de Costa Rica, firmado el 18 de marzo de 2009.
9

El Servicio de Contratacin Pblica PPS es la entidad pblica de Corea que administra el Sistema Electrnico de Compras Pblicas el cual es utilizado por todas las organizaciones gubernamentales. El Sistema KONEPS es utilizado por las entidades pblicas en forma voluntaria, pagando un costo por el servicio. La implementacin del sistema ha logrado normalizar los procedimientos de compras proporcionando el mecanismo de comunicacin en lnea entre compradores y vendedores

15

Tabla 1. Elementos crticos del modelo de negocios

ACCESO A MERLINK
Preguntas sobre el modelo de negocio De qu forma acceden los usuarios al software? Cmo se resuelven los aspectos relacionados con el servicio al usuario? Qu tan seguros estarn los datos? Explicacin

Es por medio de un browser o de una aplicacin? Si es por medio de un browser, cmo resulta esta experiencia al usuario? Qu sucede si un usuario tiene dudas o problemas con el uso del software? Tiene previsto capacitacin el ASP?

Se refiere a polticas internas de seguridad para con los funcionarios del ASP, cdigos de acceso, firma electrnica, reportes de acceso para proteger a los usuarios, firewall y dems protecciones contra ataques externos, as como respaldos fsicos en caso de fallas de los equipos y acceso a los datos de las instituciones pblicas. Los datos fluyen entre el ASP y el usuario siempre que el usuario acceda al sistema. Este intercambio de datos est protegido por encriptacin, por VPN, tecnologas propias o por algn otro sistema? Los datos se localizan en una mquina donde nicamente se almacenan esos datos o se localizan en un sistema de datos compartidos? Ambas tcnicas son comnmente utilizadas y en ocasiones es posible elegir qu tcnica utilizar (la primera opcin resulta ms costosa) Si un equipo falla o si Internet deja de funcionar, Qu niveles de redundancia existen para mantener los servidores en lnea? Si un disco duro falla o si la aplicacin se cae, Qu polticas de recuperacin se implementaran? Se refiere a niveles de servicio establecidos.

Qu tan segura es la conexin entre el ASP y el usuario? Cmo se almacenan los datos en la aplicacin?

Cmo maneja el ASP la redundancia? Cmo maneja el ASP los problemas de hardware/software? Cmo maneja el ASP los desastres?

Si el edificio se incendia o si ocurre algn desastre natural, Cmo podra el ASP evitar la suspensin definitiva del servicio o la prdida de informacin? Cunto tiempo despus de la catstrofe le tomara al ASP continuar con el servicio? Aunque puede parecer obvio que los datos le pertenecen al cliente, este aspecto debe estar claramente especificado en el contrato. Esta es una pregunta difcil para la mayora de aplicaciones complejas y requiere de un anlisis profundo para aquellas aplicaciones consideradas como estratgicas

A quin le pertenecen los datos? Si dentro de un tiempo elijo otro proveedor del servicio, cmo puedo recuperar mis datos? Cmo se mueven los datos entre las aplicaciones ya existentes y el ASP?

Por ejemplo, si se tiene un sistema propio de contabilidad, y se quiere comunicar con un ASP (externo) de facturacin, cmo se garantizara esta interoperatividad? Muchos ASP han enfrentado este reto, y lo han sabido manejar bastante bien

16

As mismo, es importante establecer desde el principio y defender como pilar estratgico y visin fundamental del modelo de negocio que Merlink-ASP no sera un ente especializado en tecnologas de la informacin y las comunicaciones, porque sus funciones distan mucho del campo tecnolgico y deben centrarse primordialmente en el desarrollo de niveles de excelencia en la prestacin del servicio a los entes pblicos, en la difusin del servicio en todo el sector pblico y en mantener operando la plataforma tecnolgica. Esto hace la tercerizacin del Data Center una condicin estratgica del modelo de negocios que va ms all de los ahorros en la operacin que puedan o no estar asociados a esta decisin. En el caso coreano, inclusive, el mantenimiento de la plataforma tecnolgica est tercerizado por la Public Procurement Service mediante contrato con la empresa lder en tecnologa Samsung. Los clientes directos de la plataforma Merlink seran las proveeduras de las instituciones pblicas costarricenses. Las instituciones participantes firmaran un contrato con el establecimiento de acuerdos de niveles de servicio con la ASP. nicamente podran accesar la plataforma por medio de un browser sobre Internet Esta plataforma debera cumplir con las mejores prcticas de usabilidad de sitios web y con los estndares establecidos en Costa Rica por la Secretara Tcnica de Gobierno Digital. Las instituciones no estaran obligadas a firmar este acuerdo y usar la plataforma, sin embargo, se tiene la expectativa de que eventualmente este llegue a ser el nico sistema utilizado en el pas. Merlink operara con una nica base de datos de productos. La nomenclatura que utilizara es el Estndar Universal de Bienes y Servicios de Naciones Unidas (UNSPSC, por sus siglas en ingls) dado que 10 es el utilizado por la plataforma coreana de compras . Esto facilitara tambin la eventual interaccin con otros sistemas de e-commerce. Esto implica que como parte del contrato, las proveeduras de las instituciones participantes renunciaran en forma absoluta al mantenimiento de sus propias bases de datos de productos. Esto tiene que ser necesariamente as puesto que uno de los atractivos del modelo es establecimiento de un cdigo estndar del producto que tanto el vendedor y el comprador utilicen sin requerir explicaciones o aclaraciones, y sobre todo tendran la ventaja de incluir sus productos una nica vez, sustituyendo la prctica actual que obliga a que los productos se tengan que registrar mltiples veces. Un cliente indirecto de la ASP seran las empresas proveedoras u oferentes de las instituciones pblicas. Estos tendran acceso para registrar sus productos y tambin para registrarse en el registro nico de proveedores. Lo anterior implica tambin una renuncia forzosa por parte de las instituciones gubernamentales a tener su propia base de datos de oferentes. Todos los sitios y pginas web visibles a los compradores y vendedores deberan estar disponibles en ingls y en espaol y debera ser configurables por los distintos usuarios segn sus necesidades y preferencias. Los usuarios tambin tendran acceso a toda la informacin en el sistema relacionada con todas sus interacciones previas con la plataforma, de modo que pueda verificar y corroborar los datos y la informacin cuando lo crea necesario, por ejemplo el histrico de ventas, calificaciones previas puestas

10

Public e-procurement: The Korean On-Line E-Procurement System (KONEPS). Lim, Kim & Lee. 2008.

17

por compradores en el caso de proveedores del estado o el histrico de adquisiciones por parte de las proveeduras de las instituciones pblicas participantes. Estar registrado en el sistema tambin dara acceso a un servicio de avisos electrnicos de ofertas y actualizaciones.

CAPACITACIN Y CONSULTAS
La ASP debera proveer la capacitacin y los materiales de capacitacin necesarios para apoyar la correcta interaccin de compradores y vendedores con la plataforma de compras. Si los funcionarios de las instituciones clientes o los proveedores de las instituciones pblicas tuvieran dudas o necesidades de servicio adicionales, la ASP debera estar en condiciones para atenderlos de acuerdo con niveles de calidad de respuesta preestablecidos en los acuerdos de calidad del servicio. Este servicio la ASP lo estara dando en outsourcing con un call center. En la opinin de funcionarios del estado costarricense que participaron en la experiencia de CompraRed, una de sus grandes debilidades, o al menos as lo perciben, es la capacitacin tcnica de los funcionarios de las empresas que participan y el pobre servicio a consultas tanto para funcionarios como para empresas interesadas en ofertar usando el sistema. El servicio de capacitacin dentro de Merlink-ASP jugar un papel importante para la difusin del servicio, asegurar su correcta operacin y fomentar su mximo aprovechamiento. Tambin deber organizar un call center sujeto a acuerdos de nivel de calidad de servicio para atender consultas tcnicas tanto de entidades clientes de Merlink-ASP como de proveedores y pblico en general.

MODELOS DE COMPRA Y DOCUMENTOS ASOCIADOS

Merlink-ASP pondr a disposicin de sus clientes todos los formatos de documento que las prcticas internacionales ofrecen. La base de documentos original del sistema se ver ampliada por la incorporacin de los formatos ms comunes identificados en la etapa de adaptacin del sistema. Cuando Merlink-ASP negocie con otros clientes ofrecer la base de documentos ya adaptada para la realidad costarricense y tratar de promover el uso de los documentos estndares como los nicos documentos que se utilicen, pero eso no ser una camisa de fuerza, si un cliente tiene algn formato en particular que requiere mantener, los ingenieros de Merlink-ASP lo adicionarn a la base de datos de documentos del sistema de compras electrnicas Merlink y ste pasar a ser parte de esa nica base de datos. La plataforma facilitara a las instituciones todos los esquemas de compra que habilita la ley costarricense tales como: Licitacin Pblica. Esta funcin incorporar la modalidad de convenio marco que establece la normativa costarricense. En el sistema operar como un mdulo denominado mercado en lnea. Licitacin privada, por registro, restringida, abreviada Contratacin directa La plataforma debera permitir incluir las variables necesarias para individualizar la compra dentro de los 11 alcances que las leyes costarricenses facultan y que permiten generar esquemas de contratacin tales como: Licitaciones pblicas con connotacin internacional Licitaciones pblicas con sistemas de calificacin de una o ms etapas de calificacin Licitaciones pblicas con etapa previa de precalificacin Licitaciones pblicas con modalidad de entrega por consignacin

11

Sobre todo la reforma a la Ley de Contratacin Administrativa de enero de 2007 y su nuevo reglamento de ese mismo mes y ao.

18

Entrega segn demanda Subasta a la baja

De la misma forma en que se ofrecen modelos y plantillas para todos los documentos normalizados necesarios para realizar las transacciones correspondientes, durante la etapa de anlisis de los procesos de cada institucin que se incorpore, se revisaran y compararan contra las prcticas comunes del sistema las distintas tipologas y procedimientos de compra utilizados por la entidad pblica. Cada institucin, dentro del marco de la ley y las polticas emanadas por el ente rector correspondiente, fija los mecanismos de compra que utilizar para que sean incorporados dentro del servicio que Merlink-ASP les vender. Uno de los problemas existentes en el proceso de compras del estado costarricense es la falta de estandarizacin de documentos (Barahona et al., 2008). El sistema coreano con base en su experiencia y en las mejores prcticas internacionales ha conformado una coleccin de documentos electrnicos que son utilizados en los distintos esquemas de compra, a estos sistemas se iran agregando aquellos documentos que las distintas entidades costarricenses requieran. La incorporacin de los documentos en una sola base de datos facilitar la comparacin, optimizacin y eventual estandarizacin de formatos electrnicos. Estos documentos electrnicos estandarizados Merlink los manejara en un subsistema de administracin de archivos.

GESTIN DE CONTRATOS
La plataforma Merlink le permitira a las proveeduras realizar en lnea, y por lo tanto, con bajo costo y mucha transparencia, la administracin de contratos. Esto incluira, por ejemplo: Gestin de los pagos intermedios y final Interfases con los sitemas financieros y contables de la entidad (ERP cuando corresponda) Gestin de entregas parciales y final de bienes y servicios Realizacin de los ajustes y modificaciones que faculte la ley Solucin de controversias (asumiendo que los mecanismos de solucin de controversias estn claramente establecidos y operando con acceso al sistema) Gestin de la terminacin de contratos Seguimiento de las garantas Evaluacin de resultados e impacto

ESTABILIDAD DEL SISTEMA Y DEL SERVICIO

La estabilidad del servicio depende de muchos factores tales como la redundancia en servidores, lneas de acceso a Internet, integridad y respaldo de los datos e incluso de la vulnerabilidad ante desastres naturales. Como ASP Merlink se concentrara en la operacin y mantenimiento de la plataforma, garantizara la seguridad y estabilidad del sistema y del servicio, mediante la contratacin de estos servicios a una granja de servidores o Data Center que garantice al menos un nivel de servicio de TIER 3 segn los estndares

19

TIA-942 equivalentes a una estabilidad del 99.982%, es decir un valor esperado de tiempo fuera de lnea 12 de 1.6 horas . La contratacin por outsourcing de este servicio es un elemento muy importante del modelo de negocios de Merlink por tres razones fundamentales. La ms importante es por su relacin con el ICE. Nuestro estudio recogi con toda claridad la poca confianza que existe por parte de las instituciones del sector pblico, el sector privado e incluso funcionarios del mismo ICE, en la capacidad del ICE de proveer un servicio confiable y estable. Esto no necesariamente es cierto y es posible que exista evidencia dentro y fuera del ICE de lo contrario, pero es una percepcin fuertemente establecida que afectara a Merlink si desde su arranque tuviera que cargar las consecuencias de dicha percepcin. Otra razn importante es que la energa de la ASP debera concentrarse en poner en marcha la plataforma y atender de manera impecable las relaciones con sus primeros clientes como parte de una estrategia de difusin que debe culminar con la adopcin generalizada de su servicio de compras por todas las entidades pblicas del pas y, entonces, construir su propio Data Center o depender de uno de sus clientes (como sera el ICE) para garantizar la estabilidad del sistema en cuanto continuidad y seguridad del Data Center sera una distraccin innecesaria. La tercera es de oportunidad de acceso a recurso crtico, pues en el pas hay mucha demanda por el personal especializado que este tipo de operaciones demanda, es mucho ms difcil y costoso montar un Data Center con las caractersticas sealadas que contratar sus servicios en la industria.

SEGURIDAD DE LOS DATOS

La seguridad fsica de los dato s est protegida y garantizada por el Data Center debidamente certificado que se contrate. La seguridad lgica de los datos est asociada a la posibilidad de intrusos de interceptar la comunicacin de datos o accesar el sistema en formas no autorizadas. La informacin que es transmitida entre las instituciones, Merlink y las empresas, es encriptada punto a punto y firmada electrnicamente. De la misma forma la encriptacin aplica para los documentos electrnicos y archivos anexos que son recibidos o remitidos, y para los datos que estn almacenados en la base de datos. La construccin de un marco de certificacin, permite aplicar polticas de autenticacin basadas en certificacin autorizada. La seguridad a distintos niveles, representa una de las mayores preocupaciones para los usuarios potenciales de Merlink. En este caso, al basarse en KONEPS se estaran adoptando la misma coleccin de estndares, polticas y herramientas que en Corea han dotado de seguridad al sistema. Un elemento clave es el uso de firma electrnica. En Costa Rica desde noviembre de 2008 el Ministerio de Ciencia y 13 Tecnologa constituy la autoridad raz , lo que lo habilit para certificar a su vez a las futuras entidades certificadoras. El Banco Central de Costa Rica se constituy en abril de 2009 en la primera entidad certificadora de Costa Rica y se espera que para julio de este mismo ao ya se hayan otorgado las primeras firmas digitales, con lo que Merlink estara en plena capacidad de operar usando esta tecnologa[8]. Ver Recuadro 2.

12 13

Hay ms informacin sobre el estndar TIA-942 en www.tiaonline.org/standards. El 14 de noviembre de 2008 se gener el primer certificado digital en Costa Rica con pleno valor jurdico conforme a la ley 8454 del 2005

20

Recuadro 2. Cmo funciona la firma digital? La firma digital funciona utilizando complejos procedimientos matemticos que relacionan el documento firmado con informacin propia del firmante, y permiten que terceras partes puedan reconocer la identidad del firmante y asegurarse de que los contenidos no han sido modificados. El firmante genera, mediante una funcin matemtica, una huella digital del mensaje, la cual se cifra con la clave privada del firmante. El resultado es lo que se denomina firma digital, que se enviar adjunta al mensaje original. De esta manera el firmante adjuntar al documento una marca que es nica para dicho documento y que slo l es capaz de producir. Para realizar la verificacin del mensaje, en primer trmino el receptor generar la huella digital del mensaje recibido, luego descifrar la firma digital del mensaje utilizando la clave pblica del firmante y obtendr de esa forma la huella digital del mensaje original; si ambas huellas digitales coinciden, significa que no hubo alteracin y que el firmante es quien dice serlo. Fuente: http://www.firmadigital.go.cr/preguntas.html

INTEROPERABILIDAD
Es necesario distinguir al menos tres niveles de interoperabilidad: Interoperabilidad organizacional. Acuerdos de colaboracin entre las instituciones que requieren interconectarse con otras, pero no cuentan con las estructuras organizacionales o flujos de trabajo comunes Interoperabilidad sintctica o tecnolgica. Soluciones de servicios Web e interfaces para permitir la conexin y trasmisin de datos entre los diferentes sistemas. En general estndares XML y SQL permiten alcanzar este fin. Interoperabilidad semntica. Posibilidad de intercambio de informacin entre instituciones, que es y fue diseada en diferentes lenguajes, con diferente significado y con distinto propsito, pero que una vez establecidos los protocolos de intercambio permiten que lo que se enva de un lado es entendido del otro en forma correcta.

En Costa Rica no solo existen problemas con la diversidad de documentos que se utilizan en los distintos procesos de compras. Existen adems diferencias en las plataformas tecnolgicas que se han venido usando y en los sistemas de informacin interna y externa que usan o producen datos que las proveeduras requieren. No sorprende entonces que la habilidad de que dos o ms sistemas o componentes de las instituciones pblicas puedan intercambiar y utilizar informacin con Merlink sea una de las preocupaciones importantes entre los distintos usuarios potenciales del servicio. Este tema de todas formas no deber ser un problema para poner en marcha Merlink. Se har institucin por

21

institucin, empezando por el ICE, siguiendo con las instituciones que participaran en la etapa inicial de 14 codiseo de la plataforma Merlink y luego uno por uno de sus clientes. Los ingenieros costarricenses y sin duda, el equipo de consultores de Samsung, trabajando con los equipos de trabajo designados por las instituciones podrn resolver estos problemas que son relativamente sencillos tanto en lo tcnico como en lo administrativo. Una duda frecuente entre los participantes consultados para la elaboracin de este documento es el tema de interoperabilidad con sistemas financieros. Como enlace hacia fuera o con el sistema bancario, la interface operara con SINPE o con la plataforma de pagos preferida por la entidad. Hacia adentro, cada institucin utilizar los sistemas financieros que desee utilizar. En el perodo de adaptacin de cada institucin se evaluarn los sistemas existentes y las necesidades de entrada y salida de datos requeridos para poder establecer los canales y protocolos de comunicacin entre los sistemas que se requiera.

ARQUITECTURA DEL SISTEMA Y FUNCIONALIDADES

La plataforma KONEPS permite digitalizar procesos complejos, procedimientos y papeleo en lo referente a adquisiciones pblicas[7]. Sobre esa plataforma se estara diseando Merlink. Para que las compras digitales sean una realidad, el sistema interacta con varios subsistemas que cumplen funcionalidades especficas. La Figura 1 muestra una forma de presentar la organizacin lgica de estos subsistemas y sus funcionalidades. El tema ms importante es el de las funcionalidades, muchas de las cuales han sido descritas hasta ahora. Una parte muy importante del trabajo que realizamos es que indagamos el sistema KONEPS, la literatura, con especial nfasis, la literatura sobre las mejores prcticas de compras electrnicas en la Unin Europea, para establecer las funcionalidades que debe tener una plataforma de compras electrnicas. Las funcionalidades que se identificaron fueron validadas con funcionarios de distintas proveeduras, especialmente con los de las proveeduras del Grupo ICE y funcionarios relacionados con compras en la C.C.S.S. De modo que con confianza podemos afirmar que el sistema que estara implementndose como Merlink efectivamente contiene las mejores prcticas y cumple con las funciones que los expertos costarricenses pudieron identificar. Estas funciones se contrastaron contra los objetivos de distintos grupos de inters y se evalu su viabilidad con el marco legal existente, ambos grupo de requerimientos son adecuadamente atendidos por las funcionalidades del sistema. La descripcin de estas funciones y el ejercicio descrito se resumen en las tablas que ofrece el Anexo 1.

14

La Secretara de Gobierno Digital esperara contar con unas 12 instituciones. En los talleres realizados varios funcionarios dieron muestras claras de inters entre las instituciones destaca por su importancia la C.C.S.S.

22

FIGURA 1.

MODELO LEGAL
En los talleres, reuniones y entrevistas en que basamos nuestro anlisis y recomendaciones el tema legal siempre estuvo presente. Existe una disonancia cognitiva, pues por un lado hay un rechazo a la imposicin de un sistema por parte de una entidad ajena y al mismo tiempo se menciona con frecuencia la necesidad de un ente rector. Ese ente rector existe y es el Ministerio de Hacienda, pues es esta la entidad a quien corresponde 15 reglamentar la Ley General de Contratacin Administrativa . De esa forma las entidades pblicas como

15

Con excepcin de aquellas entidades que la ley especficamente les otorgue autonoma en esta materia. Tal es el caso del Instituto Costarricense de Electricidad y el Instituto Nacional de Seguros, a quienes sus respectivas leyes de modernizacin les facultan para utilizar regmenes especiales de contratacin. Por ejemplo el ICE en la Ley No.8660, artculo 20 la regulacin de la contratacin establece que .La adquisicin de bienes y servicios que realice el ICE estar sometida a las disposiciones especiales contenidas en esta Ley y en su Reglamento. La Ley de Contratacin

23

cliente tienen una serie de requerimientos que son el resultado del marco legal y las polticas y recomendaciones del ente rector y del ente fiscalizador. Adems, cuenta con una serie de requerimientos propios de la institucin y la forma en que tiene organizados sus procesos y sistemas. Por otra parte, estara Merlink-ASP que tendra una plataforma que recoge las mejores prcticas de la industria, la mejor experiencia de los gobiernos que han implementado compras electrnicas en las instituciones del estado, especialmente, de Corea. La plataforma Merlink-ASP habra recogido buena parte de la experiencia costarricense en el proceso de ajuste del modelo coreano a la realidad costarricense. A la hora de contratar los servicios de la ASP, las entidades pblicas se benefician del acceso a las mejores prcticas y la asesora para ajustar sus procesos a estas prcticas. Esto por supuesto es una negociacin y no una camisa de fuerza. ASP estara ejerciendo una actividad comercial, tratando de vender un servicio, no estara en posicin de imponer nada a ninguna institucin. Algunos elementos sern optativos, como por ejemplo el usar o no la plataforma de pago en forma directa o utilizar la interconexin con los sistema financieros de la institucin. Otros, como por ejemplo renunciar en un determinado plazo a tener una base distinta de productos o proveedores, sern una condicin indispensable para firmar el acuerdo de servicio. Si la institucin no est dispuesta a eso, pues entonces no estara en condicin de adquirir el servicio de la plataforma Merlink.Lo que se espera es que conforme aumente el nmero de usuarios, eventualmente los procesos y bases de datos asociados a Merlink se conviertan en el estndar. Es desde esta perspectiva que enfocamos el anlisis de lo legal y nos apoyamos para eso en el modelo ilustrado por la Figura 2. FIGURA 2.

EVOLUCIN DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE COMPRAS

En Costa Rica, la Ley de Contratacin Pblica Administrativa regula los suministros, las obras, los arrendamientos, la contratacin de servicios, adquisicin de bienes muebles, enajenacin y adquisicin de

Administrativa, N. 7494, de 1 de mayo de 1996, sus reformas, y su Reglamento se aplicarn de manera supletoria, La adquisicin de bienes y servicios, que realicen las empresas del ICE constituidas como una sociedad annima, quedarn excluidas de la Ley de Contratacin Administrativa..

24

inmuebles, arrendamiento de equipos y concesin de instalaciones pblicas y para la gestin de servicios pblicos. La legislacin nacional y en especial la ltima reforma a la Ley de Contratacin Administrativa y su reglamento permiten la utilizacin de las principales formas de compras pblicas que la plataforma tecnolgica habilitara. Algunas figuras que son posibles en la legislacin pero que no estn siendo explotadas al mximo por las instituciones podran verse favorecidas con el uso de la nueva herramienta, como por ejemplo el mercado virtual, la Licitacin Pblica mediante Convenio Marco, previamente descrito o la subasta electrnica a la baja entre otros. La falta de estandarizacin se da en la implementacin de la normativa, pues cada institucin interpreta en forma distinta lo que la ley y su reglamento indica. Conforme se adopte la plataforma Merlink, los procedimientos tendern a estandarizarse y simplificarse. El proyecto costarricense debe considerar que la dinmica implcita de compras del Gobierno, ha venido creciendo tanto en cuanta como en naturaleza de objetos especializados. Nuestras instituciones pblicas provocan zonas de compra que merecen un trato particular, de modo que, por ejemplo, los bancos merecen una legislacin apropiada, lo mismo que sujetos que se desenvuelven en venta de servicios en competencia (energa, telecomunicaciones, agrcolas, seguros etc.) o las mismas municipalidades cuyas 16 idiosincrasias tienden a la diferenciacin en el trato, entre otros.

REGISTRO DE PROVEEDORES Y CATLOGO DE BIENES Y SERVICIOS

Los catlogos son esenciales para los intercambios en lnea y la decisin sobre stos es posiblemente la ms crucial que se debe tomar por su impacto en la eficiencia y transparencia del sistema y de sus costos[3]. El sistema de clasificacin estar basado en los cdigos UNSPSC, un estndar global. Los primeros en adoptarlo seran las empresas del Grupo ICE y luego conforme ms entidades pblicas se conviertan en clientes de Merlink-ASP el cdigo ser adoptado por stas, hasta eventualmente convertirse en el nico estndar nacional por la va de la adopcin y no de la imposicin del sistema de compras. La codificacin del producto bajo este tipo de estndares ya ha sido adoptada por una parte importante del sector empresarial en sus procesos de produccin, abastecimiento y/o ventas, Por ejemplo, los proveedores de Walmart estn en la necesidad de usarlo pues requisito obligatorio de dicha cadena de supermercados. La adopcin de esta nomenclatura normalizada contribuira con el desarrollo del comercio electrnico. Actualmente funcionan varios registros de proveedores y catlogos de bienes y servicios. Lo ideal es que exista un nico registro de proveedores y un nico registro de bienes y servicios. No es necesario ni conveniente que la ley obligue a la existencia de registros nicos. El proceso de implementacin se espera alcanzar por la va de la difusin y adopcin voluntaria de las instituciones pblicas, de modo que legalmente no existe ninguna limitacin para la implementacin de estas bases de datos.

DESMATERIALIZACIN DE DOCUMENTOS
La legislacin contempla la desmaterializacin de los procesos administrativos, contratos y formularios, 17 entre otros documentos. Esto es pasar de documentos fsicos a documentos digitales, disponibles en la

16

Christian Campos Monge. Informe sobre proyecto de compras electrnicas de Gobierno Digital. 2009.

17

Ley de Certificados,Firmas Digitales y Documentos Electrnicos No. 8454, Agosto del 2005 Artculo 3 Reconocimiento de la equivalencia funcional. ..,. Cualquier manifestacin con carcter representativo o declarativo,

25

red de sistema de compras. Con ello se da una evolucin del proceso administrativo de compras, en donde la ubiquidad del sistema y la disponibilidad del mismo no se limitan a horarios administrativos. Finalmente, con la digitalizacin de los procesos de compras en Costa Rica, implcitamente se le estara dando un mayor rango de accin a la ley 8262, que promulga el acceso a las MIPYMES para ofertar ante el estado sin mayores trabas en los procesos de compras. Garantizando a plenitud el cumplimiento de esta ley. Lamentablemente no existe normativa integral alguna a la fecha que haya perfilado un sistema encaminado a la uniformidad y uso generalizado de compras pblicas a travs de los medios electrnicos. La Ley de Contratacin Administrativa y la Reforma a la Ley de Contratacin Administrativa, sumado a normativa reciente, habilita que cada administracin pueda hacer uso de medios electrnicos, pero no a partir de un concepto integrador. Lo que norman estas leyes no es un modelo o sistema de compras 18 electrnicas, se trata de apenas, disposiciones generales para uso de medios electrnicos . El decreto Ejecutivo N 35139-MP-MIDEPLAN publicado en La Gaceta el 6 de abril de 2009, otorga al ICE la facultad de ser el ente ejecutor del proyecto compras electrnicas en Costa Rica. En este contexto, la legislacin del pas es bastante moderna en cuanto a desmaterializacin y aplicacin de medios electrnicos para llevar a cabo procedimientos pblicos. Gracias a esto, la implementacin en Costa Rica de la plataforma tecnolgica del modelo coreano de compras pblicas electrnicas, puede ser concebida bajo el marco jurdico actual.

FIRMA ELECTRNICA Y DOMICILIO VIRTUAL

La firma digital, notificacin electrnica y domicilio virtual, son garantes de que los proveedores inscritos sern fcilmente identificables, y que en caso de causas de procesos legales como lo son impugnaciones electrnicas, puedan ser notificados mediante un domicilio virtual, que no es ms que un correo oficial del proveedor inscrito. De acuerdo con el Sistema Nacional de Certificacin Digital. (MICIT, 2009), el pas cuenta con los lineamientos en cuanto a firma electrnica para el buen proceder con la autentificacin de documentos digitales. Garantizando as la eficiencia y eficacia de los procesos administrativos va electrnica. De un anlisis integral de la Ley de Contratacin Administrativa y la Reforma a la Ley de Contratacin Administrativa se puede deducir que los actos en general del proceso de compras se pueden trasladar, en su desarrollo, al uso de medios electrnicos; incluso la materia recursiva, siempre que se garantice la integridad del documento, identidad del emisor y el momento de presentacin (art. 165 de Contratacin Administrativa), de esto ltimo deriva que incluso los plazos usuales de los recursos, podran disminuirse si se hiciera uso de medios electrnicos, y as sea autorizado por la autoridad competente.

EFICIENCIA Y EFICACIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

La implementacin del sistema institucin por institucin iniciar dentro del marco legal actual que lo hace posible, sin embargo, conforme avance la prctica y anlisis de los procesos de compra

expresado o transmitido por un medio electrnico o informtico, se tendr por jurdicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medio fsicos.
18

Ley de Contratacin Administrativa: Artculo 40.- Uso de medios electrnicos. Reforma a la Ley de Contratacin Administrativa, Artculo 140.Uso de medios electrnicos, Artculo 141.Principios rectores, Artculo 142. Disponibilidad de la informacin Artculo 143.Libertad de tecnologas y seguridad de la informacin, Artculo 144. Reglamentacin.

26

institucionales, muchos de stos sern abandonados ajustndose a las nuevas posibilidades dentro de lo que habilita el marco actual. Merlink-ASP podr ir acumulando experiencia de las instituciones clientes y eventualmente proponer mejoras en el reglamento en funcin de lo aprendido al ir pasando poco a poco a todas las proveeduras a la operacin bajo un esquema comn.

ASPECTOS ECONMICOS
Considerando la donacin de cdigo fuente, los estimados de la Secretara Tcnica de Gobierno Digital para la adecuacin y puesta en marcha es una cifra cercana a los 15 millones de dlares[9]. Esta misma entidad estima unos costos de operacin cercanos a los 3 millones de dlares anuales. Si se considera un horizonte de inversin de apenas 5 aos y se trae a valor presente sin tasa de descuento la inversin ms las erogaciones previstas en los prximos cinco aos rondaran los 30 millones de dlares. Por otra parte, solamente el ICE ha comprado en promedio en los ltimos dos aos un monto aproximado a los 14.4 billones de dlares anuales. Empresas de consultora que venden estos servicios al sector privado en Amrica Latina reportan ahorros en sus clientes entre el ocho y el 20% de sus compras generados tanto por el ahorro en trmites como por los mejores precios obtenidos al hacer subastas con ms participantes y ms transparentes. En el caso del ICE esto representara ahorros en su proceso de compra que estaran entre los 116 y los 292 millones de dlares. An si la inversin y el gasto anual resultaran el doble de lo esperado, el ICE con sus ahorros hara un buen negocio al implementar este proyecto. Una vez que el ICE opere con esta plataforma y empiece a venderlo a las dems instituciones, estar en condiciones de generar importantes ingresos que seran prcticamente contribucin neta pues en este tipo de operacin los costos marginales son bajos. Las fuentes de ingreso por servicios prestados a sus eventuales clientes pueden provenir de distintas fuentes, por ejemplo: Es posible asociar el ingreso al nmero de transacciones y cobrar entonces un monto fijo por cada operacin, un porcentaje del monto transado o una mezcla de ambos. Si solo el ICE cancelara un medio por ciento (0,005%) de sus compras, la facturacin anual sera superior a los siete millones de dlares, monto suficiente para cubrir la operacin anual y amortizar la inversin en cinco aos. El registro de los proveedores tambin se puede cobrar ya sea un nico monto al inscribirse o bien un monto peridico para mantenerse en la base de datos de oferentes. Otra fuente de ingreso puede ser el contenido mismo del portal pues podra vender espacio publicitario. Tambin podra cobrarse una suma por el ingreso de productos a su respectivo catlogo y hasta la venta de servicios de reingeniera de procesos y asesora a proveeduras podra considerarse. Consideramos sin embargo, que es innecesario cobrar por registrarse en las bases de datos de proveedores o de productos. Como incentivo puede ofrecerse gratis y concentrar la percepcin de ingresos en el cobro por transacciones, estableciendo un monto fijo mnimo y una porcin relativa asociada al monto de la operacin.

27

Parte III. Implementacin

Es natural que los mercados y las tecnologas evolucionen. La experiencia nos muestra que tradicionalmente la mejora constante de productos y servicios, representa una respuesta de las organizaciones a la demanda de los clientes. Sin embargo esta mecnica puede significar un problema. Estudios revelan que en el proceso de innovacin existe un fenmeno llamado disrupcin, el cual es un tipo muy especfico de innovacin[10]. La teora de la innovacin disruptiva explica cmo las organizaciones se enfrascan en competir con un tipo de innovacin que puede resultar predecible, pero que a la vez puede ser garante de xito en la industria. Ya que tienden a satisfacer necesidades de los consumidores que en el tiempo se mantienen estables. Estas innovaciones sostenidas, se basan en mantener la trayectoria de mejora en un mercado establecido. Aviones que vuelan ms lejos, automviles ms veloces, computadoras que procesan ms rpido, televisores con imgenes ms ntidas, son ejemplos de innovaciones sostenidas. Las compaas que producen las innovaciones sostenidas son al mismo tiempo los lderes de la industria, sin que importe realmente qu tan tecnolgicamente cambiante resulta la innovacin. Estas son tecnologas desarrolladas en un plano tpico de competicin, y generalmente son complicadas y costosas. En la industria de la computacin por ejemplo, desde la dcada de 1950 hasta la dcada de 1970 compaas como IBM dominaron el mercado a travs de los mainframes. Estas compaas concentraban sus innovaciones en crear mainframes mejores y ms grandes. Aunque esta pareciera ser la norma en la evolucin de la tecnologa, existe un tipo diferente de innovacin: la innovacin disruptiva. Una innovacin disruptiva no es una nueva mejora en el desempeo. Puesto que en lugar de mantener la trayectoria de mejora continua, la innovacin disruptiva tiende a perturbar esa trayectoria. El resultado de esta perturbacin es un nuevo producto o servicio, que no necesariamente ser tan bueno como el que la industria ha venido ofreciendo. Pero que est basado en la simpleza de las nuevas aplicaciones, caracterizadas porque en un principio no son demandadas y que por lo tanto representan un nuevo plano de competicin. En este nuevo plano el significado de calidad y mejoramiento, es diferente al significado de calidad y mejoramiento en el modelo tradicional. Precisamente esta caracterstica hace que inicialmente, la base de clientes para el nuevo producto puede ser pequea y el producto puede ser muy costoso. Pero una trayectoria eficiente de desempeo posterior hace que comiencen a ser de inters para la demanda producindose una migracin de los clientes hacia la nueva tecnologa. Aunque la disrupcin raramente llega como un cambio abrupto de la realidad, poco a poco la disrupcin mejora. Y as, en el nuevo mercado se empiezan a dar mejoras en la innovacin disruptiva, de la misma forma en que se mejora con predictibilidad en el modelo tradicional. Poco a poco las nuevas compaas introducen lo que para ellos seran mejoras sostenidas de acuerdo con la nueva trayectoria, hasta que en algn momento los clientes usarn masivamente la nueva tecnologa para realizar de una manera cmoda, aquellas cosas que por lo general slo se podan bajo la modalidad tradicional. Un factor que dificulta a los lderes tradicionales seguir la pista a una innovacin disruptiva, es que la definicin de desempeo del producto en el mercado disruptivo es totalmente opuesta, a las mejoras requeridas para triunfar en el modelo de competencia tradicional. Por esta razn, la introduccin y mercadeo de una tecnologa disruptiva requiere un cambio radical dentro de la empresa. Las tecnologas de este tipo alteran la relacin de una compaa con sus clientes y proveedores, perturban los arreglos financieros que las empresas han logrado para apoyar su actual mercado y tecnologa. 28

Nosotros creemos que el intento de automatizar las compras desde adentro que realiz el poder ejecutivo es un ejemplo del modelo que busca la innovacin dentro de la trayectoria tecnolgica imperante. La plataforma Merlink ofrece la posibilidad de una nueva tecnologa y tambin de un modelo operacional y de negocio tambin distinto y disruptivo. En el caso de CompraRed se vena ofreciendo un sistema sin terminar, que iba creciendo junto con las organizaciones que intentaron ser parte del proceso y evolucionar con el producto que a la fecha no logra todava ofrecer un servicio completo y sin papeles y que paradjicamente es vctima del modelo de compras que busca cambiar, por lo que las actualizaciones, mejoras e incluso capacitaciones sufren de los escollos de contratacin de la administracin pblica. Merlink entrar en servicio como paquete completo, ya probado en una realidad mucho ms demandante que la costarricense. No solo se basa en las nuevas tecnologas, sino que trae ya incorporadas las mejores prcticas internacionales. Cada entidad que le compre el servicio ver la desaparicin del papel en sus procesos y entrar a usar una plataforma completa y que cumple con los ms exigentes estndares de seguridad. Merlink-ASP puede generar los recursos necesarios para invertir en sus clientes, supliendo mucha de la capacidad tcnica que con frecuencia sufren las instituciones pblicas por falta de recursos humano o financiero. Como es un servidor de aplicaciones, las instituciones dejan de sufrir del problema tcnico y econmico que representa en este momento el mantenimiento de la plataforma tecnolgica y organizacional. El empoderamiento de las instituciones al volverse clientes de una operacin comercial tambin es una innovacin que cambia en forma radical las reglas del juego y la naturaleza de las relaciones entre el proveedor del servicio y su comprador.

COMPAAS DISRUPTIVAS
La forma ms efectiva de establecer presencia en los nuevos mercados es creando una nueva organizacin, un negocio nuevo e independiente de la organizacin original (matriz), que explote la nueva tecnologa y desarrolle nuevos clientes en torno a ella. Los esfuerzos para nutrir estas nuevas tecnologas dentro de una compaa ya establecida estn generalmente ligados al fracaso, pues las presiones institucionales desalientan sus desarrollos. Por esta razn, lo ideal para la implementacin de una tecnologa disruptiva, es la creacin de una empresa separada, puesto que las tecnologas disruptivas generalmente abren una puerta para nuevos mercados y desarrollos. La experiencia comprueba como empresas establecidas, inclusive ocupando una posicin de liderazgo, fracasan en su intento de supervivencia al no conseguir adaptarse al cambio tecnolgico promovido por nuevas compaas (Christensen,1997)[11]. Los ejecutivos que no son capaces de tomar decisiones difciles, simplemente intentarn replicar en la nueva organizacin, el DNA de la compaa matriz. Esto conlleva a que la nueva organizacin permanezca inmersa en las asunciones, valores y decisiones de la organizacin matriz. Adems dificulta el aprendizaje, porque la cultura y los sistemas de la matriz estn diseados para un modelo que est comprobado y no para un modelo que est en experimentacin. En este caso, lo idneo sera que tanto la matriz como la nueva organizacin mantengan un nexo de cooperacin, con una cantidad limitada de enlaces estratgicos [12]. Ver figura 3.

29

FIGURA 3.
Errores comunes en el diseo de Nuevas Organizaciones

Nueva Matriz
Organizacin

Matriz

Nueva
Organizacin

Diseo: Similar a la casa Matriz y estrechamente integrado Problema: La Nueva Organizacin puede pedir prestado pero no puede olvidar. Inevitablemente la Nueva Organizacin trata de aplicar la frmula de xito de la Casa Matriz, en un contexto donde es poco probable que funcione

Diseo: Diferente al de la Casa Matriz, pero enlazado Problema: El equipo directivo no est comprometido en asegurar la fortaleza del enlace. La cooperacin se desintegra. Se hacen esfuerzos por no colaborar.

Lo que funciona

Equipo Directivo

Matriz

Nueva
Organizacin

Matriz

Nueva
Organizacin

Diseo: La Nueva Organizacin est totalmente separada de la Casa Matriz Problema: La Nueva Organizacin puede olvidar pero no puede pedir prestado. No puede beneficiarse de los activos y experiencia de la Casa Matriz.

Diseo: La Nueva Organizacin es independiente pero est enlazada en una o dos reas de alto apalancamiento. El equipo directivo est comprometido en mantener los enlaces fortalecidos y productivos. Resultados: la Nueva Organizacin olvida y pide prestado.

Retos
Olvidar

Metas
La Casa Matriz ha demostrado y establecido respuestas a las preguntas sobre cul es el negocio y cmo se obtienen ganancias. Las preguntas de la Nueva Organizacin son diferentes. La Nueva Organizacin debe olvidar la frmula de xito de la Casa Matriz.

Mtodo
Las conversaciones sobre las diferencias no son suficientes. Las conversaciones son pasajeras. Para olvidar, la corporacin debe alterar el diseo organizacional. La Nueva Compaa debe ser diferente a la Casa Matriz.

Tomar prestado

La Nueva Organizacin tiene acceso a recursos clave de la Casa Matriz, que de otra forma, arranques independientes slo podran obtener en sueos: capacidad de fabricacin, expertise, relaciones de ventas, canales de distribucin, etc. La Nueva Organizacin podra obtener ventajas competitivas estratgicas, si pudiera tener acceso a esos recursos.

El equipo directivo debe seleccionar cuidadosamente y supervisar muy de cerca, los enlaces organizacionales entre la Nueva Organizacin y la Casa Matriz. Cuidado: demasiada interaccin entre la Nueva Organizacin y la Casa Matriz hace que muchas cosas sean extremadamente difciles de olvidar.

Aprender

Considerando que la frmula de la Casa Matriz est probada y establecida, la Nueva Organizacin est invitada a aprender. Especficamente, la Nueva Compaa debe dejar resueltas las incgnitas crticas de su plan de negocio y eliminarlas de su modelo de negocio lo antes posible.

La nueva compaa necesita un plan de procesos diferente a la Casa Matriz - uno que se centre en resolver las disparidades entre predicciones y resultados y que priorice el aprendizaje sobre la contabilidad. Note que si la Nueva Compaa no puede olvidar la frmula de xito de la Casa Matriz, esta luchar para que esta frmula sea aprendida.

Tomado y adaptado: Ten Rules for Strategic Innovators from Idea to Execution.

30

LA NUEVA ASP COMO EMPRESA DEL GRUPO ICE

Esta nueva empresa representa una gran oportunidad. Al tratarse de una innovacin disruptiva, goza de la distancia necesaria del sector pblico, que se convierte en su mercado. Sin embargo, enfrenta grandes retos. El ms importante es que nazca con total independencia de la forma normal de hacer las cosas de las dems empresas del ICE. Debera tener muy pocos empleados que provengan de las dems empresas del Grupo ICE para que pueda desarrollar procesos y cultura diferente a la organizacin. Lo anterior es importante tambin porque las empresas del Grupo ICE seran los primeros clientes de Merlink-ASP y como clientes deben verse en forma totalmente autnoma. Merlink-ASP deber tener como clientes a las proveeduras del ICE y darles un servicio de primer nivel. De la bondad y calidad de este servicio depender que Merlink-ASP se desarrolle como negocio llevando su oferta de servicio a otras instituciones.

CODISEO
En la etapa de ajuste del software coreano para la implementacin y puesta en produccin de la plataforma Merlink participaran un conjunto de aproximadamente 12 entidades pblicas, entre ellas la Caja Costarricense de Seguro Social. Es deseable que participe desde esta etapa la Contralora General de la Repblica. La funcin de estas instituciones en esta etapa sera la de contribuir con el diseo del producto y sus servicios. Como futuros clientes potenciales, contribuir a que el ICE efectivamente disee por medio de su nueva organizacin un servicio que podra servirles. Es importante entender que no solo se tratara de las especificaciones tcnicas y funcionalidades para que eventualmente opere, ni de las condiciones y parmetros necesarios para la interoperabilidad. Debe permitir como experiencia entender las limitaciones que como institucin tambin tendra para ser buenos clientes, ya que se estara codiseando tambin el paquete de servicio, que debe incluir el apoyo tcnico, financiero y administrativo que requieren estas instituciones para poder ser buenos clientes. Melink-ASP sera el brazo tecnolgico de las entidades pblicas para la implementacin del sistema de compras electrnicas pblicas.

MERLINK-ASP VS PPS
La PPS (Public Procurement Service) de Corea fue creada en 1949, para hacerse cargo de todo lo concerniente a proveedura gubernamental[7]. Tradicionalmente este sistema de adquisicin pblica era tachado como complicado, poco transparente y corrupto. Por estas razones, en 1997 el gobierno de Corea inici la reforma de su sistema de adquisicin pblica, y opt por el e-procurement, para aprovechar la avanzada infraestructura en informacin y comunicaciones con que contaba el pas[13]. Es muy importante que tanto Grupo ICE, el Poder Ejecutivo, la Contralora General de la Repblica, los posibles clientes, la prensa y el pblico en general entiendan que Merlink-ASP es un modelo de negocio radicalmente distinto al de PPS, la operadora de KONEPS en Corea. En Costa Rica a diferencia de Corea, Merlink-ASP no tendr autoridad de lnea ni tampoco generar polticas pblicas en materia de compras, eso es y seguir siendo el papel de los entes rectores. La misin y visin de Merlink-ASP deber ser claramente comunicada y ser parte de todas las actividades de comunicacin y capacitacin que se emprendan.

31

EL XITO ES POSIBLE
Las reformas estatales con frecuencia fallan y la implementacin de sistemas de informacin y soluciones tecnolgicas tambin. El profesor Richard Heeks ha identificado tres arquetipos en los que la diferencia entre el modelo concebido y la realidad chocan ocasionando el fracaso[14]: Cuando las reformas, sistemas y tcnicas se derivan de modelos racionales de organizacin y chocan con la realidad poltica Cuando las reformas, sistemas y tcnicas se derivan del sector privado y se transfieren al sector pblico Cuando las reformas, sistemas y tcnicas se derivan de un pas y se transfieren a otro

La propuesta Merlink-ASP / Merlink-Plataforma se origina de un cuidadoso anlisis del contexto poltico en que podran automatizarse las compras del estado. Entre talleres y entrevistas, ms de cien personas emitieron sus opiniones y apreciaciones sobre distintos temas. Estos fueron considerados analizados y sus preguntas y dudas son respondidos en este documento (Ver Figura 4), pero sobre todo fueron considerados con seriedad y neutralidad y consideramos que la propuesta efectivamente cumplira con sus expectativas en gran medida. Los dos riesgos polticos principales son evitables. El primero es no caer en la trampa de atribuirle a esta propuesta caractersticas de rectora que no tiene y es parte fundamental del diseo de modelo de negocio que no las tenga. El ejecutivo es el responsable de la rectora de las compras pblicas costarricenses y en las instituciones que no corresponda, habr otro ente rector, pero nunca deber ser la ASP que se debe limitar a vender su servicio, institucin por institucin hasta convertirse en estndar y eventualmente en la nica plataforma que el Estado utilice, pero va adopcin de las entidades y nunca por mandato superior. El segundo riesgo poltico sera que el Grupo ICE desconozca la naturaleza de innovacin disruptiva y de una u otra forma permita que funcionarios, normas y prcticas del ICE se trasladen a la incipiente empresa ASP. Si el gobierno y el ICE tienen las dos cosas anteriores claras, no habra choque entre el modelo planteado y la realidad poltica inmediata. Parte de la realidad poltica a enfrentar es la credibilidad que pueda tener en trminos de seguridad, capacidad, continuidad y transparencia. Pero una buena estrategia de comunicacin y la tercerizacin de los aspectos tecnolgicos con los ms altos estndares disponibles, sumados a la robustez de la plataforma pueden disminuir el riesgo de rechazo o duda por parte de las entidades pblicas o el sector privado.

32

FIGURA 4.

La base de este proyecto es KONEPS, una plataforma desarrollada por el sector privado coreano y operada por una agencia estatal PPS. La propuesta presentada toma de los coreanos el software y la experiencia de rediseo de procesos, pero no toma el modelo de negocios. El modelo de negocios que se utilizara es bien conocido en la literatura y calza bien con la figura jurdica de las empresas de grupo ICE. Eso tambin respondera al tercer arquetipo de Heeks. No son las prcticas coreanas las que se traen para modificar la realidad jurdica costarricense o la institucional. El proceso de adaptacin de la plataforma ser conducido para adaptarla al marco jurdico costarricense que tiene todos los elementos necesarios para que la nueva plataforma opere y permita un cambio radical en la eficiencia y eficacia de las compras pblicas.

MERLINK-ASP Y LA MISIN DEL GRUPO ICE

Desde su creacin como Institucin Estatal Autnoma, el 8 de abril de 1949, el Instituto Costarricense de Electricidad ICE ha sido el brazo tecnolgico del Estado costarricense. A travs de su historia ha sabido hacerle frente a los diferentes retos para que Costa Rica avance a la velocidad de los tiempos. La prestacin de servicios a los costarricenses ha sido la constante desde su fundacin. Primero en electricidad, y luego abarcando otros sectores tales como las telecomunicaciones, telefona pblica, telefona fija, telefona celular e Internet. Uno de los ms primeros hitos tecnolgicos logrados fue la automatizacin de las centrales telefnicas en 1966, que permiti prescindir de la intervencin humana en la intercomunicacin entre dos

33

abonados. Paulatinamente, a travs de varias etapas de desarrollo e implementando diversas innovaciones tecnolgicas, el ICE consolid un solo sistema de telecomunicaciones. A partir de 1994 se comienza a explotar el servicio celular, y durante el primer ao se duplic la cantidad de servicios con un total de 6.800 telfonos. En el 2001 el ICE decidi cambiar la tecnologa analgica IS54, hasta entonces utilizada, por la digital IS 136 o TDMA. Y en el 2002, debido al acelerado crecimiento de la demanda, el ICE adquiri 400 mil lneas celulares con la tecnologa GSM una de las tecnologas ms utilizadas en el mundo: abarca cerca del 70% de suscriptores mundiales. En el sector elctrico, la Compaa Nacional de Fuerza y Luz, tiene una alta concentracin de servicios. Con 400.000 clientes, que representan el 39% del total nacional; y una gestin comercial que abarca el 46% del mercado elctrico costarricense, se caracteriza por tener tambin una alta densidad de carga en su rea de servicio, la cual abarca el 1.8% del territorio nacional, con el 47% de la demanda elctrica. Al ao 2009 un 98% de los hogares cuenta con servicio elctrico. De igual forma desde mediados del siglo XX, RACSA trabaja de forma continua en el diseo e instalacin de sistemas de infocomunicaciones brindando a clientes y a la ciudadana en general, mayor eficiencia de comunicacin, capitalizando ventajas que slo la experiencia puede dar, ofreciendo al pas cada da ms y mejores soluciones de conectividad global y tecnologa de informacin. En 1994, RACSA inici la comercializacin en el pas del servicio de Internet. Se estima que para el 2014, 90% de la poblacin tendr acceso a Internet de banda ancha. Hoy se presenta la oportunidad de continuar siendo socio de las organizaciones del estado para digitalizacin y conectividad, y de seguir incursionando en la prestacin de servicios a los costarricenses, al asumir el reto de implementar en Costa Rica uno de los sistemas de compras electrnicas ms avanzados del mundo.

34

ANEXO 1. FUNCIONALIDADES : DESCRIPCIN DE MEJORES PRCTICAS Y FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA: ANLISIS DE IMPLEMENTACIN EN COSTA RICA
Prctica de e-Procurement Funcionalidad asociada AUTOMATIZACIN DEL PROCESO DE COMPRAS DEL E STADO El pas tiene un nico portal para las adquisiciones oficiales de bienes y servicios, en donde cualquier empresa puede ofertar todo tipo de competencia, de cualquier rgano pblico, con un nico registro. Procesamiento en lnea de todos los procedimientos de contratacin pblica. Procesamiento electrnico de contratacin pblica (inscripcin, licitacin, contratacin, pago) Implementacin de un proyecto pas Mejoramiento de la transparencia Mejoramiento de la eficiencia Seguridad de la informacin Reduccin de costos Velocidad de mercado Capacidad de competencia Cadena de valor del sistema de compras pblicas Normalizacin y estandarizacin de procesos Legalidad Infraestructura tecnolgica Expansin de la contratacin pblica electrnica a todas las instituciones pblicas Prevencin del desarrollo duplicado de nuevos sistemas de compras Establecer agenda Nacional Mejorar la eficiencia en las compras del Estado Eliminacin de focos de corrupcin Reestructurar la normativa vigente Garantizar conectividad y acceso a la ciudadana Garanta de un trato equitativo para los oferentes Confianza pblica Inters Nacional, Instituciones pblicas, Proveeduras institucionales, Oferentes

Variables que impacta

Objetivos asociados

Grupos de inters

35

Prctica de e-Procurement Funcionalidad asociada

LICITACIN ELECTRNICA
Minimiza el tiempo de licitacin y los gastos administrativos mediante la estructuracin completa de un mejor proceso en lnea de solicitud y celebracin del contrato para la institucin. Considera la interoperabilidad con los sistemas interinstitucionales vinculados a los procesos licitatorios. As como el seguimiento automatizado de los procesos recursivos. Permite a las instituciones involucradas, mantener el control de la oferta y en consecuencia, realizar cualquier ajuste que sea necesario. Asegura todas las ofertas mediante la aplicacin de tecnologa de vanguardia para la seguridad. Simplificacin de trmites Rediseo de procesos Simplificacin de requisitos Reduccin de tramitologa Publicitar todos los procesos de licitacin Minimizacin de licitacin restringida y de contratacin directa Adopcin de un sistema efectivo de compras Creacin de un registro nico de proveedores Reduccin de contactos cara a cara Aumentar eficiencia Analizar procesos institucionales Analizar tramitologa Promover la simplificacin de trmites para los procesos de compras Simplificar trmites para ser proveedor del Estado Perspectiva Nacional, Instituciones pblicas, Proveeduras institucionales, Oferentes Apoyo a un rpido procesamiento de las compras: maneja en forma integral toda la informacin sobre las licitaciones, garantizando un rpido procesamiento para las compras. Provee un acceso a un sistema suplidor de datos para seleccionar la oferta, para realizar la apertura y notificacin de la oferta ganadora Garantizar la confiabilidad del sistema: fortalece la seguridad y vigilancia mediante sistemas encriptados y PKI (Public Key Infrastructure). Proveer un estndar operacional: Asegurar la facilidad del usuario, dando formatos estandarizados para los procedimientos y documentos de la licitacin. Mejorar el proceso de trabajo de las empresas proveedoras a travs de la introduccin del concepto de ventanilla nica para habilitar la confirmacin de resultado de apertura y el estado del anuncio de la licitacin de todas las instituciones. Proveer una funcin de bsqueda conveniente a travs de la utilizacin de la clasificacin de los avisos. Aumenta la eficiencia de trabajo para la institucin solicitante mediante la introduccin de la apertura automtica de precios de servicios. Fortalecer la estabilidad y la seguridad de las tareas de licitacin proveyendo la funcin de certificacin de encriptacin en avisos mediante la introduccin de la solucin de seguridad PKI. Proporcionar estandarizacin a travs de la gestin sistemtica de informacin para los avisos que han estado gestionados por cada institucin. Proporcionar la atencin a cualquier fuente de disputas tales como los recursos, mediante la aplicacin de formatos estandarizados. Proporcionar la funcin para seleccionar un nico o mltiple proveedor para la oferta en la modalidad de contratacin directa.

Variables que impacta

Objetivos asociados

Grupos de inters Requerimientos tcnicos

36

Prctica de e-Procurement Funcionalidad asociada

CONTRATACIN DIRECTA ELECTRNICA

El sistema permite desarrollar de principio a fin los procesos de contratacin directa facilitando el acceso a la informacin vinculada a los proveedores, ofertas y contratos. Minimiza el tiempo del proceso de contratacin, as como los gastos administrativos. Mediante un proceso de digitalizacin de todos los requisitos y la finalizacin de la contratacin entre las instituciones pblicas y proveedores. Eficiencia en abastecimiento Inclusin de Mipymes Capacidad de competencia Ampliacin de la oferta de productos y proveedores Impacto positivo en los servicios Facilidad de toma de decisiones Actualizacin de obligaciones tributarias y sociales Aumentar la competitividad Nacional Profesionalizar la gestin administrativa Crear la plataforma de servicios correspondiente Contribuir con la economa nacional a travs del incentivo a las Mipymes Contribuir con la economa nacional a travs de bajo costo y alta eficiencia Promocionar el desarrollo del comercio electrnico en el sector privado Inters Nacional, Oferentes Proveer Procesos Estandarizados de Compra: provee informacin para procesar los contratos electrnicos, apoya las contrataciones con empresas proveedoras Ligar a Sistemas Relacionados: simplifica la contratacin directa, ya que el sistema de catlogo electrnico, liga la informacin del negocio adjudicado con el mdulo de licitaciones electrnicas Mostrar y procesar en tiempo real la situacin del procesamiento en lnea y su progreso

Variables que impacta

Objetivos asociados

Grupos de inters Requerimientos tcnicos

37

Prctica de e-Procurement Funcionalidad asociada

PAGO ELECTRNICO
Ejecuta las solicitudes de pago de bienes y servicios de las empresas proveedoras de manera electrnica, y muestra el resultado en tiempo real. Divulga informacin correspondiente a pagos a proveedores, tal como solicitud de pago, confirmacin de entrega, y la informacin de pagos en lnea en tiempo real. Est directamente relacionado con la transferencia de pago en lnea, para lo cual se necesitan redes con instituciones financieras locales. Pagos por transferencias electrnicas Consultas y envo de informacin Subasta electrnica Reduccin de tiempos de pago Pagos por transferencia electrnica Garantizar el tiempo real en las compras del Estado Mejorar eficiencia en pagos Proveeduras institucionales, Oferentes Utilizacin de Procedimientos Estandarizados: utiliza los procedimientos definidos para la entrega de la confirmacin y realizacin de pagos. Utiliza formatos de documentos estandarizados Garantizar la Equidad en el Procesamiento: reduce la interaccin humana mediante la digitalizacin de todas las tareas, pone a disposicin los procesos de pago en tiempo real Incentiva a las PYMES: incentiva la participacin de pequeas y medianas empresas mediante pagos giles. Promover la participacin de PYMES en el mercado pblico El sistema permite ejecutar las solicitudes de pago de producto de las compaas de contratacin y la disposicin de pago de trabajo de la institucin solicitante de manera electrnica, y muestra el resultado e tiempo real. Proveer las funciones de solicitud de pago de producto de las empresas de contratacin, recibe la disposicin de pago de la institucin solicitante y gestiona la resolucin de pago. Facilitar al sistema SINPE de Costa Rica para el pago a travs de un banco en el mercado. Confirmar en tiempo real la informacin a travs de la conexin con los departamentos financieros. Facilitar el mercado de la contratacin pblica a travs de la pronta disposicin de trabajo producto de pago.

Variables que impacta

Objetivos asociados Grupos de inters Requerimientos tcnicos

38

Prctica de e-Procurement Funcionalidad asociada

SISTEMA DE PORTAL
Ventanilla nica para la contratacin pblica, en donde sea accesible toda la informacin sobre las licitaciones. Ventanilla nica de servicios permite a empresas e instituciones pblicas, recibir y gestionar un rpido servicio de adquisiciones. Los usuarios tienen acceso a una pgina personalizada de conformidad con su rol en el proceso de compra. Historial/log de productos y usuarios Unificacin con sistemas de compras existentes Agilidad de contratacin Agilidad de pagos Oferta de servicios integrados Facilidades en el momento de ofertar bienes y servicios Prevencin de malgasto de recursos Crear ventanilla nica Mejorar eficiencia en compras del Estado Mejorar la transparencia y eficiencia a travs de la informatizacin Integrar la oferta de servicios con relacin a la licitacin y contratacin Prevenir el malgasto de recursos y dinero, debido al desarrollo duplicado por parte de cada institucin pblica y oferentes Proveeduras institucionales, Oferentes El portal tiene que servir como la puerta de entrada para la utilizacin de la ventanilla nica del gobierno electrnico de adquisiciones. El objetivo es proporcionar una ventanilla nica de servicios y permitir a las empresas y las instituciones pblicas, recibir y gestionar un rpido servicio de adquisiciones dentro de las funcionalidades que deben tener se encuentran: Proveer las funciones para establecer un registro de la informacin de las compras para el registro de las ventas y la informacin del historial de licitaciones, a travs de un servicio personalizado. Proveer una gua de uso, tal como una introduccin al sistema de compras pblicas, manual para la formacin de usuarios y otros, son provistos ofreciendo a los clientes funciones centrales para apoyar la conveniencia del usuario, como trminos generales y condiciones de compras electrnicas, noticias, aseguramiento de calidad, preguntas frecuentes, cuartos de datos varios, y otros. Proporcionar la funcin de administrador para la gestin de diversas tablas de anuncios, sala de datos, comunicaciones y la funcin para la gestin de los anuncios de cada institucin para ser registrada por el usuario institucional. Proveer contenido bilinge a travs del desarrollo en ingls de la informacin ubicada en la pgina principal del sistema de compras electrnico de Costa Rica. Servicio para proveer contenido para compras: Proveer informacin relacionada a todas las compras Proveer mtodos de bsqueda y servicios de asistencia para los usuarios del sistema Servicio para el administrador del sistema: Proveer una funcin para la administracin eficiente del sistema Soporte para entrenamiento de usuarios: Proveer informacin sobre la operacin del sistema y entrenamiento de e-usuarios Proveer un rango de datos en informacin sobre compras gubernamentales Mi pgina: Registro y verificacin de las ofertas interesadas Provee una funcin para verificar el detalle de la oferta y del proveedor

Variables que impacta

Objetivos asociados

Grupos de inters Descripcin funcionalidad

del

39

Prctica de e-Procurement Funcionalidad asociada

CATLOGO DE PRODUCTOS
Permite desarrollar un proceso de calificacin de proveedores, a travs de una licitacin previa, que garantice la conformacin de un catalogo de productos. Que cumpla con las necesidades reales de adquisicin de las instituciones pblicas, de manera que puedan adquirir bienes y servicios en plazos cortos. Instituciones pblicas pueden buscar y adquirir los productos que necesitan. Provee el desarrollo de un sistema de informacin de productos basado en la ontologa. Unificacin de catlogos Cdigo nico para cada producto Clasificacin de informacin Informacin de productos basada en otologa. Introduccin de tienda virtual Elaborar catlogo nico de productos Proveeduras institucionales, Oferentes Administracin de Productos: facilidad de registro de mercancas por medio de un administrador de caractersticas estndar. Fcil bsqueda de productos. Control de incongruencias de productos. Maximiza el efecto del producto. Soporte para Compras: facilita nuevos negocios de compra, ligando los requerimientos con las estimaciones de contratos. Variedad de Bsquedas: soporte para bsquedas, mtodos de bsqueda, apoyo a la bsqueda de acuerdo a una lista de caractersticas. Datos Compartidos: se liga con otros mercados virtuales para compartir y comparar datos tales como precios Facilitar la administracin continua de la informacin del catalogo de productos y el establecimiento de un sistema de clasificacin nica de productos, el sistema de catalogo tiene que ser estandarizado; y para la identificacin de los productos, el sistema tiene que ser estructurado para administrar caractersticas. El sistema de clasificacin de producto es administrado con los estndares internacionales del sistema de codificacin UNSPSC, y el nmero de identificacin para administrar los atributos tendr un nmero de estandarizacin. Proveer una funcin de administrar la informacin detallada de manera individual para cada tem y administrar el sistema de clasificacin de productos. Proveer una funcin de de recibir solicitudes y de gestin de aprobaciones, as como la funcin de solicitar el catlogo de producto. Proveer una funcin para investigar en la catalogacin de bienes. Apoyar a facilitar el estndar mediante la conexin con otros sistemas, administracin de usuarios, licitacin electrnica, contrato electrnico, catlogo de productos y otros. Controlar el registro del catalogo y bsquedas correspondientes sern provistas para el Ministerio de Salud en la funcin de Catalogo de Producto del sistema. La definicin del catalogo ser realizada por el Public Procurement Service de Corea y el Instituto Costarricense de Electricidad, mientras que el desarrollo de la funcin de catalogo de productos ser desarrollada por la empresa desarrolladora.

Variables que impacta

Objetivos asociados Grupos de inters Requerimientos tcnicos

40

Prctica de e-Procurement Funcionalidad asociada

COMPRAS POR CATLOGO

Permite a los usuarios de proveeduras institucionales realizar compras por medio de un catlogo electrnico. Permitiendo la opcin de consultar rdenes de compra, agregar productos diferentes a la canasta, consultar empresas proveedoras, as como comprobar el estado de la solicitud de acuerdo con fin de detalles como por da o por solicitud de la categora. Unificacin de catlogos Cdigo nico para cada producto Clasificacin de informacin Registro de productos Canasta de productos Informacin de productos basada en otologa. Introduccin de tienda virtual Contrato electrnico Elaborar catlogo nico de mercancas Estandarizar la codificacin de productos Proveeduras institucionales, Oferentes Configurar el sistema para ordenar productos con el precio unitario de contrato para los tems registrados en el sistema de catalogo a travs de la institucin solicitante de la institucin de operacin. Proveer los detalles de la informacin a travs de la funcin de investigacin, como el modelo de producto, precio de contrato y otros, as como la informacin de capacidad de producto, material, figura, dimensin, etc. Tomar el rol en los registros incongruentes de productos, proporcionando una funcin de aprobacin del producto objeto de registro para colocar el precio del contrato. Proporcionar un servicio personalizado, como por ejemplo, para investigacin sobre el contenido, investigacin sobre los detalles de las ventas, etc. Apoyar la investigacin eficiente de los productos a travs de la organizacin del sistema de clasificacin. Establecer el sistema de suministro de forma estable y pronta para contratos anuales o de largo plazo. Proveer la posibilidad de garantizar la competitividad de costos de productos pudiendo guardar el costo inicial. Permitir listar los productos con sus precios despus de negociaciones entre las empresas proveedoras y la institucin responsable del proceso. El sistema electrnico de compras proveer un proceso predefinido de licitacin establecido entre las empresas proveedoras y las instituciones compradoras. Las empresas proveedoras son preseleccionadas y registradas para la provisin de productos y servicios de calidad. Una vez que la licitacin es adjudicada a una empresa proveedora, la lista de productos y servicios ofrecidos por la empresa son publicados en el sistema de compras para que las instituciones compradoras puedan adquirirlos directamente de conformidad con sus necesidades y polticas de compras. Las instituciones compradoras colocaran la orden de compra a la empresa proveedora utilizando la lista de productos y servicios con sus respectivos precios. ICE o cualquiera de las entidades registra un anuncio de una licitacin pblica para que los productos sean registrados y contratar con el oferente seleccionado. Una vez que el precio del contrato est finalizado y el producto est registrado despus el proceso de aprobacin, las instituciones pueden comprar el producto.

Variables que impacta

Objetivos asociados Grupos de inters Requerimientos tcnicos

41

Prctica de e-Procurement Funcionalidad asociada

REGISTRO DE USUARIOS
Registro eficaz de instituciones pblicas y empresas proveedoras. Considera un registro automatizado e interoperable con otros sistemas interinstitucionales para que los proveedores se registren una nica vez utilizando su certificado digital, validando automticamente la informacin para su aprobacin. Los proveedores registran la informacin en el catlogo de artculos slo despus de validar los datos en el registro de proveedores. nica inscripcin de usuario, para tomar parte en cualquier licitacin de cualquier institucin participante. Unificacin de registros Cdigo nico para cada proveedor Elaborar registro nico de proveedores Proveeduras institucionales, Oferentes El sistema de Gestin de Usuarios precede al registro de las instituciones pblicas y las empresas de adquisiciones. Las instituciones proporcionan la informacin de referencia a travs de la interfase de sistema con el sistema de compras electrnico. El resultado de la aprobacin ser notificado va email o mensaje de texto (SMS) a la empresa proveedora aplicando por el registro. El servicio de mensajes de texto (SMS) y el sistema de email utilizar la plataforma existente en ICE. Provee facilidades para las empresas: registro en tiempo real, reduce el nmero de documentos requeridos con la red externa (certificado de registro para las empresas) Un registro de empresas con prcticas desleales: registra el detalle de las acciones tomadas por las instituciones pblicas contra las empresas. Las instituciones pblicas pueden chequear los estados de las empresas. Mxima utilizacin de la informacin adquirida: cuenta con informacin clave de instituciones con sistemas de compra (interoperatividad). Administra niveles de usuario de acuerdo a categoras operacionales. Registro integrado de acceso a travs de una autenticacin Proporcionar la funcin de investigar las prcticas comerciales desleales y el registro informacin. Reducir la solicitud de documentos a travs de la interconexin con instituciones externas al aprobar la solicitud de registro de usuarios. Proporcionar un registro integrado en funcin de todos los sistemas internos y el fortalecimiento de la seguridad con la certificacin basada en la administracin de los usuarios. Proveer la administracin autorizada de trabajo para cada institucin y empresa usuaria. Apoyar a la construccin del sistema de usuarios, incorporando la informacin de las empresas proveedoras registradas en el ICE. Desarrollar el concepto de ventanilla nica compartiendo toda la informacin despus del registro nico del proveedor. Proveer el registro del las empresas proveedoras ser hecho en lnea. La evaluacin de las empresas solicitantes se realizar con referencia a la informacin provista por las relacionadas como el Registro Pblico, CCSS y otras.

Variables que impacta Objetivos asociados Grupos de inters Requerimientos tcnicos

42

Prctica de e-Procurement Funcionalidad asociada

SEGURIDAD Y CERTIFICACIN
Aplicacin de una solucin de seguridad probada, bajo estndares internacionales, garantizara la fiabilidad, transparencia y seguridad del sistema. Tecnologa de firma electrnica, basado en tecnologa de encriptacin y certificacin, prestara un servicio para la prevencin de la falsificacin o alteracin de datos. Respaldo de informacin Confidencialidad Privacidad y seguridad de datos Validez de los datos Garantizar la seguridad de la informacin Garantizar confidencialidad de datos Garantizar la legitimidad y validez de la informacin Instituciones pblicas, Oferentes Confidencialidad: encriptacin de la informacin punto a punto, que es transmitida entre las instituciones y empresas. Encriptacin de documentos electrnicos y archivos anexos que son remitidos o recibidos. Encriptacin de datos que estn almacenados en la base de datos No Repudio: previene el repudio de envo de mensajes, almacenando la firma electrnica del remitente de los datos. Previene la molestia de recibir un email, cuando los datos han sido recibidos. Previene la molestia del tiempo lmite, por medio de un servicio que lo verifica. Impecabilidad: testea e inspecciona por alteraciones o falsificaciones, usando una firma electrnica con la transmisin de los datos. Aplica una solucin de seguridad de estndar internacional Construccin de un Marco de Certificacin: aplica polticas de autenticacin basadas en certificacin autorizada. Construye un sistema de certificacin y firma digital utilizando la infraestructura de certificacin existente del banco central. Contar con una estructura de sistema de seguridad de llave abierta mediante la facilitacin del certificado (banco central o sistema de gobierno digital). El sistema de seguridad de la solucin, tiene que garantizar fiabilidad, transparencia y seguridad del sistema de trabajo mediante la aplicacin de una solucin probada de seguridad que cumpla con las normas internacionales y la ley de certificados, firmas digitales y documentos electrnicos No.8454 y su reglamento. Garantizar la compatibilidad y expansin mediante un soporte completo del estndar internacional de W3C - XML. W3C XML Sintaxis de firma y procesamiento. W3C XML Sintaxis de encriptacin y procesamiento Brindar el servicio de prevencin de falsificacin o alteracin de datos, descodificacin, repudio de recepcin o el envo, y repudio del plazo de tiempo de recepcin o envo mediante la introduccin de una tecnologa de firma digital basada en la tecnologa de encriptacin y de certificacin autorizado. Fortalecer la seguridad de la licitacin electrnica mediante el suministro de servicios de certificacin para la encriptacin de cada caso de aviso de licitacin. Proveer el servicio de gestin de llaves para evitar los daos y la prdida de llave personal en re-licitacin para garantizar la fiabilidad del servicio de las ofertas. En el evento de servicio de confirmacin de tiempo, tiene que proveer el servicio de confirmacin visual que la institucin certificadora (provista por Banco Central o el nuevo sistema de certificacin provisto por Gobierno Digital) proporciona con la transmisin / recepcin de prevencin de la negacin.

Variables impacta

que

Objetivos asociados Grupos de inters Requerimientos tcnicos

43

Prctica de e-Procurement Funcionalidad asociada

APELACIONES ELECTRNICAS
Reduce el tiempo de compras mediante la tramitacin rpida y efectiva a travs de la automatizacin de las apelaciones. Minimiza los retrocesos habituales ocasionados por apelaciones, as como los atrasos en los cronogramas. Minimiza las apelaciones innecesarias, al poder seguir en tiempo real a aquellos proveedores con apelaciones ms frecuentes. Aplicaciones en lnea y revisin de procesamiento, as como los procedimientos seguidos por la Contralora General de la Repblica. Facilitacin de economas de escala Disminucin de los tiempos de abastecimiento Optimizacin de recursos institucionales Simplificacin de trmites Tiempos de respuesta Reduccin de tiempos y costos Reduccin de contactos cara a cara Impulsar el ahorro de recursos Optimizacin de los tiempos de abastecimiento Perspectiva Nacional, Instituciones pblicas, Oferentes Proceso de Revisin y Aplicacin en Lnea: provee y crea un formato para el alojamiento de las apelaciones. Provee una funcin para procesar revisiones. Realiza notificacin en lnea del resultado de la revisin. Verificacin de Procesos en Tiempo Real: muestra en tiempo real el estatus de la aplicacin y los resultados de la revisin. Desalienta apelaciones innecesarias, por el despliegue del estado de las apelaciones por una llave indexada.

Variables impacta

que

Objetivos asociados Grupos de inters Requerimientos tcnicos

44

Prctica de e-Procurement Funcionalidad asociada Variables que impacta

ADMINISTRACIN DE SUBASTA Y SUBASTA A LA BAJA

Permite a los usuarios comprobar, en tiempo real, el mximo o mnimo de puja en Internet y la oferta sin necesidad de desplazarse fsicamente al sitio de subastas. Competitividad de los precios de los bienes. Disminucin de la corrupcin Mejoramiento de la transparencia Mejoras en la gestin institucional y toma de decisiones Facilidad de control interno Visibilidad de ofertas y oferentes Trato equitativo para todos los oferentes Mejorar la transparencia gubernamental Promover el uso de mejores prcticas en las instituciones pblicas Lograr la mejor relacin precio / calidad del mercado Inters Nacional, Instituciones pblicas, Oferentes Administra la Notificacin de las Subastas: registra una notificacin para compra y venta por el mtodo de subasta. Prepara y registra un documento de notificacin para la subasta Administra el Envo en Lnea: verifica, notifica y registra la suma propuesta por los oferentes. Procesamiento de encriptacin cuando el monto propuesto es enviado. Verifica la cantidad mxima y mnima de los montos presupuestados. Chequeo del tiempo restante Administra la Seleccin del Mejor Oferente: una funcin para decodificar informacin restringida. Chequeo del monto propuesto por las empresas, seleccin de la mejor oferta y muestra del resultado
Configurar el sistema para ordenar productos con el precio unitario de contrato para los tems registrados en el sistema de catalogo a travs de la institucin solicitante de la institucin de operacin. Proveer los detalles de la informacin a travs de la funcin de investigacin, como el modelo de producto, precio de contrato y otros, as como la informacin de capacidad de producto, material, figura, dimensin, etc. Tomar el rol en los registros incongruentes de productos, proporcionando una funcin de aprobacin del producto objeto de registro para colocar el precio del contrato. Proporcionar un servicio personalizado, como por ejemplo, para investigacin sobre el contenido, investigacin sobre los detalles de las ventas, etc. Apoyar la investigacin eficiente de los productos a travs de la organizacin del sistema de clasificacin. Establecer el sistema de suministro de forma estable y pronta para contratos anuales o de largo plazo. Proveer la posibilidad de garantizar la competitividad de costos de productos pudiendo guardar el costo inicial. Permitir listar los productos con sus precios despus de negociaciones entre las empresas proveedoras y la institucin responsable del proceso. El sistema electrnico de compras proveer un proceso predefinido de licitacin establecido entre las empresas proveedoras y las instituciones compradoras. Las empresas proveedoras son preseleccionadas y registradas para la provisin de productos y servicios de calidad. Una vez que la licitacin es adjudicada a una empresa proveedora, la lista de productos y servicios ofrecidos por la empresa son publicados en el sistema de compras para que las instituciones compradoras puedan adquirirlos directamente de conformidad con sus necesidades y polticas de compras. Las instituciones compradoras colocaran la orden de compra a la empresa proveedora utilizando la lista de productos y servicios con sus respectivos precios. ICE o cualquiera de las entidades registra un anuncio de una licitacin pblica para que los productos sean registrados y contratar con el oferente seleccionado. Una vez que el precio del contrato est finalizado y el producto est registrado despus el proceso de aprobacin, las instituciones pueden comprar el producto. Proporcionar la funcin de registro para monto propuesto y notifica a las empresas proveedoras. Procesar la firma digital y encriptacin cuando se enva la informacin propuesta. Duplicar la informacin propuesta y provee la funcin de seleccionar la oferta ganadora. Estructurar a fin de permitir la cantidad propuesta sin el costo de realizar las visitas mientras es posible investigar en tiempo real en lnea por la cantidad mnima propuesta.

Objetivos asociados Grupos de inters Descripcin del mdulo

Requerimientos tcnicos

45

Prctica de e-Procurement Funcionalidad asociada

DOCUMENTOS ELECTRNICOS
Facilita la normalizacin y estandarizacin de todos los formatos de documentos utilizados en los procesos de compra, con el fin de conseguir una administracin sin papel. Procesamiento electrnico de contratacin pblica (inscripcin, licitacin, contratacin, pago) Intercambio en lnea de documentos relevantes, generndose un expediente electrnico pleno. Cambios en esquema organizacional Creacin de polticas pblicas Creacin de interfaces entre sistemas Creacin de plataforma nica de compras Estandarizacin de sistemas Reestructurar la normativa vigente Implementacin de nueva regulacin Redefinir el esquema organizacional Promover integracin institucional Cambios en esquema normativo Estandarizacin de normas Perspectiva Nacional, Instituciones pblicas, Proveeduras institucionales Construye una organizacin de documentos para promover el comercio electrnico Previene la duplicidad en el desarrollo y reduce los gastos a travs de un sistema estandarizado de documentos electrnicos. Proveer una administracin sin papel mediante la estandarizacin de todos los documentos en formatos y desarrollarlos como documentos electrnicos con el propsito de procesarlos va anlisis operacional. Promover la utilizacin del sistema electrnico de contratacin y establecer un sistema nacional de contratacin mediante la estandarizacin de documentos electrnicos. Los documentos electrnicos tienen que ser estandarizados y administrados en un sistema de archivo de documentos, para proporcionar distintas funciones de bsqueda, incluyendo la generacin de reportes y seguimiento al historial de la contratacin. Por ejemplo: penalidades, reportes, denuncias, la ejecucin de las garantas de cumplimiento, la rescisin del contrato, resoluciones, modificaciones del contrato, y la liberacin final de las evaluaciones.

Variables que impacta

Objetivos asociados

Grupos de inters Requerimientos tcnicos

46

Prctica de e-Procurement Funcionalidad asociada

DISTRIBUCIN Y ACCESO EXTERNO DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

Estndares y normas internacionales en la aplicacin de tecnologa para la seguridad y la gestin de la informacin, garantizara la seguridad de la circulacin de documento electrnico. Sistema de vigilancia se realizara un rpido descubrimiento de errores que pudiera surgir durante la circulacin el documento. Sistema de red, que haga posible la utilizacin comn del sistema y la informacin diseada para la creacin de redes, que han sido derivados de BPR / ISP. Intercambio en lnea de documentos relevantes. Servicio centralizado con el enlace de sistemas externos. Enlace con los sistemas que incluyen instituciones financieras y otras instituciones. Gestin de informacin Distribucin de informacin Seguridad y validez de datos Web Services BRP/ISP Manejo de errores Garantizar la distribucin de la informacin Garantizar utilizacin de un sistema de compras comn para todos los actores Garantizar la seguridad y validez de los datos Instituciones pblicas, Oferentes Sistema de Seguridad: garantiza la seguridad aplicando seguridad punto a punto basado en PKI, garantiza la seguridad verificando plazos y certificacin de contenido Tecnologa de la Informacin bajo Estndares Internacionales: desarrolla un lenguaje para generar documentos electrnicos con estndares internacionales. Adopta estndares internacionales de comunicacin para la transferencia de documentos en Internet Garantizar la Seguridad, Expansibilidad y Utilizacin: garantiza la seguridad con monitoreo. Asegura la expansibilidad mediante un sistema modular. Garantizar la seguridad de la circulacin del documento electrnico mediante la aplicacin de la tecnologa para la seguridad y la gestin de la informacin que cumple con las normas internacionales. Contar un sistema de vigilancia que permitir un rpido descubrimiento del error que pudiera surgir durante la circulacin el documento. Contar con un sistema de red que haga posible la utilizacin comn del sistema y la informacin diseada para la creacin de redes, que han sido derivados de BPR / ISP e instituciones externas como la CCSS, Registro Pblico, Ministerio de Salud y otras instituciones externas. Contar con red estandarizada de mdulos para facilitar el enlace con sistemas externos que se desarrollarn en el futuro. Facilitar el servicio de confirmacin visual provisto por la institucin certificadora (Banco Central o cualquier solucin de certificacin provisto por el Gobierno Digital) para el servicio confirmacin de tiempo.

Variables que impacta

Objetivos asociados

Grupos de inters Requerimientos tcnicos

47

Prctica de e-Procurement Funcionalidad asociada

CODIFICACIN DE PRODUCTOS (CATLOGO DE LAS NACIONES UNIDAS )

UNSPSC (Universal Standard Products and Services Classification). Es un sistema de cifrado que clasifica productos y servicios para fines comerciales a escala mundial. UNSPSC (el estndar creado por las Naciones Unidas) es una codificacin abierta y sin restricciones por derechos de uso, y que adems cuenta con mucho soporte, apoyado por varios gobiernos de todo el mundo. Este estndar es recomendado por varias razones: su carcter abierto, su cobertura mundial, su estructura jerrquica adecuada para los anlisis financieros y administrativos, su bajo costo y la estructura de soporte que la respalda.19 Cambios en la codificacin de bienes y servicios Sistemas de clasificacin institucional Facilitar la administracin continua de la informacin del catalogo de bienes y servicios. Sistema de clasificacin nica. El sistema de codificacin es estandarizado. Identificacin de los productos. El sistema es estructurado para administrar caractersticas Perspectiva Nacional, Instituciones pblicas, Proveeduras Institucionales No es recomendable un catlogo nacional centralizado porque su mantenimiento es costoso y por la imposibilidad de incluir en el todos los Bienes y Servicios desarrollados diariamente en todo el mundo. Usar un Sistema de Catalogacin internacional da como resultado costos ms bajos de administracin y mejor integracin con otros mercados. UNSPSC encaja muy bien dentro de las necesidades de las compras electrnicas, siendo el primer estndar que clasifica tanto servicios como bienes en el mercado internacional.

Variables que impacta Objetivos asociados

Grupos de inters Requerimientos tcnicos

19

UNSPSC Universal Standard Products and Services Classification. www.unspsc.org

48

Prctica de e-Procurement Funcionalidad asociada

CAPACITACIN USUARIO FINAL

Ejecucin de un plan a nivel nacional e institucional, para la formacin del recurso humano, con el fin poner en marcha el desarrollo y operacin efectiva sistema. Capacitacin orientada a diferentes usuarios: administrador del sistema, operador de mantenimiento y reparacin del sistema, y usuario final del sistema. Ampliacin de cobertura tecnolgica Mejorar la conectividad Promocin de programas de capacitacin Programas de capacitacin a diferentes niveles de usuario Seguimiento y actualizaciones constantes Cambios de tecnologa Actualizaciones del sistema informtico Mejorar y ampliar el acceso a TI Establecer polticas de capacitacin Establecer polticas de actualizacin tecnolgica Disminuir errores en el sistema Garantizar calidad en el servicio Inters Nacional, Proveeduras Institucionales, Oferentes Administrador: Comprensin del proyecto y sus detalles Concepto y caractersticas del sistema electrnico de adquisiciones. Evaluacin comparativa de casos exitosos en Corea Operador: Reglamento y procedimiento del proceso Estado de la configuracin del sistema Mtodo de funcionamiento, manipulacin, y eliminacin de averas Usuario: Los detalles, caractersticas y ventajas del servicio Mtodo de utilizacin del sistema

Variables que impacta

Objetivos asociados

Grupos de inters Comentarios

49

Prctica de e-Procurement Funcionalidad asociada

SERVICIO DE AYUDA Y SOPORTE AL USUARIO

Proporciona una respuesta rpida a los usuarios, mediante Internet o telfono, chats, facilitando el uso del sistema por parte de los usuarios. Involucra configurar un sistema integrado de gestin para el centro de atencin telefnica, as como soporte en lnea como un servicio adicional. El servicio de soporte debe atender solicitudes de los siguientes tipos y niveles: Tipo 1: Problemas relacionados con el funcionamiento y asesoramiento en aspectos funcionales a los usuarios del sistema, esto corresponde a asesora a los usuarios cuando se encuentren frente a un error. Este tipo de solicitudes incluye preguntas tcnicas sencillas (Por ejemplo: dudas sobre el sistema operativo donde correr la aplicacin, forma de imprimir, configuracin, compatibilidad de navegadores) Tipo 2: Problemas relacionados con los procesos de apropiacin integral del Sistema, ciclo de compra y servicios del sistema. Tipo 3: Problemas relacionados con la infraestructura tecnolgica de base y con el software del sistema. Tipo 4: Aspectos legales o normativos, este nivel deber atendido por la entidad responsable de la administracin del Sistema Uso eficiente del sistema Facilita el acceso a todo tipo de usuario Inclusin a Mipymes Reduce la cantidad de informacin o procedimientos errneos Garantiza el correcto estado del sistema en general Facilitar y guiar a las entidades pblicas y a los proveedores, a travs de la implementacin de un Help Desk, que los diferentes usuarios del sistema, puedan acceder a travs de diferentes medios (correo electrnico, telefnico, Chat, interfaz Web, fax). Proveeduras institucionales, Oferentes La funcin del Call Center del sistema electrnico de contratacin pblica deber estar integrado al sistema de call center existente del ICE con el uso de las licencias de software y plataforma existente. La empresa desarrolladora proveer los requerimientos tcnicos para que la funcionalidad sea desarrollada por el ICE Recepcin de Consultas de Usuario Servicio integrado para respuesta inicial del call center: Respuesta automtica, Q&A, preguntas frecuentes, asistencia telefnica, asistencia por email, chat en lnea, video conferencia Servicios de Asistencia: entrenamiento en lnea y cuestionarios para encuesta Proceso de Consulta de Usuario Proceso Integrado de Consulta: integra servicios de telfono e Internet, chequea informacin del usuario, responde a las consultas, transferencia de consultas Chequeo de informacin sobre sistemas ligados: chequea informacin sobre adquisiciones de los usuarios Ajustes para el personal del call center: fija el status para el personal remoto, Opciones de ajuste para el personal, agrupacin de folders para procesamiento Administracin de Servicios del Call Center Administracin de los servicios de call center: escenario bsico para el servicio, cambio o ajuste solicitado por el usuario, administracin del tipo de respuesta por categora, administracin de la respuesta automtica inteligente, administracin del personal y chequeo de estadstica Administracin del servicio del usuario: edicin automtica o manual de las preguntas ms frecuentes, verificacin del nivel de satisfaccin para las respuesta de los usuarios, funcin de encuesta a los clientes y administracin de entrenamiento en lnea

Variables que impacta

Objetivos asociados Grupos de inters Requerimientos tcnicos

50

R EFERENCIAS
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. The e-government imperative: main findings, in oecd Observer. 2003, Public Affairs Division, Public Affairs and Communications Directorate, OECD. Adquisiciones electrnicas del gobierno. Mapa de Ruta.. 2004, Banco Mundial, Banco Interamericano de Desarrollo, Banco Asitico de Desarrollo. Adquisiciones electrnicas del gobierno -- Mapa de ruta --, G.d.a.e. adquisiciones, Editor. 2004, Banco Asitico de Desarrollo, Banco Interamericano de Desarrollo, Banco Mundial. Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010 "Jorge Manuel Dengo Obregn" M.d.P.N.y.P. Econmica, Editor. 2007, MIDEPLAN: San Jos, Costa Rica. Informe de Evaluacin del Sistema de Contratacin Pblica del Pas. 2006, BID-BM: Washington, D.C. Barahona, J.C., A. Avendao, and E. Araya, e-Procurement en Costa Rica, in CLACDS, Working Paper. 2008, INCAE Business School: San Jos. Lim, K. and Lee, Public e-procurement: The Korean On-Line E-Procurement System (KONEPS). 2008. Barahona, J.C., Entrevista telefnica con el director de Firma Digital del Ministerio de Ciencia y Tecnologa de Costa Rica en mayo 2009. O. Solis, Editor. 2009: San Jos, Costa Rica. ELECTRICIDAD, I.C.D., Estudio de factibilidad proyecto compras pblicas electrnicas del estado. Versin 4.3, S.T.d.G. Digital, Editor. 2009: San Jos, Costa Rica. Bower, J.L. and C.M. Christensen, Disruptive Technologies: Catching the Wave. , in Harvard Business Review. 1995: Boston. Christensen, C., The Innovator's Dilemma: When New Technologies Cause Great Firms to Fail. 1997, Boston: Harvard Business School Press. Govindarajan, V. and C. Trimble, 10 Rules for Strategic Innovators: From Ideas to Execution. 2005, Boston, Massachusetts: Harvard University Press. Koreas move to e-procurement. 2004, The World Bank. Heeks, R. and S. Bhatnagar, Understanding success and failure in information age reform, in Reinventing Government in the Information Age, R. Heeks, Editor. 1999, Routledge: London.

51