TEMA 2: LA COMUNICACIN Solo hablamos palabras imprescindibles. No nos comunicamos. Nuestro hablar es monocorde, elemental, casi onomatopyico.

Esto es un peligro. Al no usar las palabras se pierden los sentimientos. Si yo no le digo a alguien que lo quiero, si incluso esa palabra perd, mas pronto o ms tarde pierdo el sentimiento (Jos Saramago)

IDEAS PREVIAS

Es importante generar ideas, pero lo fundamental es que, quien deba desarrollarla, la comprenda perfectamente. De que sirve un buen proyecto o un, magnifico producto si nadie lo conoce? Lo importante no es que yo lo entienda sino que los que lo tienen que aplicar sean capaces de ponerlo en prctica adecuadamente Es imposible no comunicar. Seamos conscientes o no, permanentemente estamos comunicando. As nuestros gestos o comportamientos externos expresan nuestras filias y fobias, atracciones y rechazos. Nuestra manera de vestir puede ser muy reveladora, o las personas a quienes nos dirigimos a las que evitamos. la naturaleza nos ha dado dos odos, dos ojos y una sola boca (Zenn). Nuestra propia estructura anatmica parece que nos quiere indicar una prioridad, primero escuchar y luego hablar. La organizacin que no comunique no podr sobrevivir. Hasta hace poco tiempo se tena la idea de que quien posea la informacin tenia poder, y por tanto, la manera de controlar a los dems era a travs de la no facilitacin de esa comunicacin. Pero cabe preguntarse, cmo se puede implicar a los dems en un proyecto que no conocen?

QU ES LA COMUNICACIN?
Para que haya comunicacin se tienen que dar diversos elementos:

EMISOR: siempre hay alguien, bien una persona fsica o una organizacin, que se plantea iniciar
el proceso y transmitir un mensaje. Normalmente se realizarn los siguientes pasos:
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Desarrollo de una idea o expresin de sentimientos: Antes de hablar tengo que tener claro qu quiero comunicar. Una prueba de que se domina un tema es que se sea capaz de explicarlo o sintetizarlo brevemente. Empleo de un cdigo: todos somos hijos de un contexto cultural y utilizamos signos y smbolos de ese contexto. El cdigo tiene una relacin con el grupo al que queremos dirigirnos. Por tanto es importante que el emisor se adapte al cdigo utilizado por los receptores. Utilizacin de un canal: Segn el tipo de mensaje y el grupo con quien se quiere contactar, se usarn unos u otros canales, es decir unos u otros soportes de informacin. El canal tambin condiciona el cdigo y viceversa.

Receptor: La persona o grupo destinatario del mensaje tiene que realizar distintas operaciones:
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Decodificacin del mensaje: Para ello debe conocer el sistema de cdigos utilizado, de lo cual se deriva que emisor y recepto deben compartir el mismo cdigo. Comprensin: Es la interiorizacin del mensaje por parte del receptor, es decir, se pretende que entienda lo que se le transmite.

Las barreras u obstculos: El proceso comunicativo puede ser interrumpido bien porque el
mensaje no llegue a su destino o se realice de manera distorsionada. Clsicamente se han descrito tres tipos de barreras:

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Fsicas: Ruidos, separacin espacial, problemas en la emisin Semnticas: Derivadas de la no utilizacin del mismo cdigo. Las palabras no tienen el mismo significado para todo el mundo. Su compresin viene condicionada por el contexto en el que se usa el lenguaje. Psicolgicas o personales. Podemos destacar las siguientes: filtro: nadie es neutral. Todos funcionamos con diversos cristales para ver la realidad. Efecto halo: idealizamos en positivo o en negativo. Alguien o algo es el conjunto de todos los bienes sin mezcla de mal alguno o a la inversa. Esa idealizacin nos impide entrar en contacto con la persona o situacin en concreto. Seleccin y defensa perceptiva: de la realidad seleccionamos o reaccionamos ante aquello que va con nuestra visin, valores o intereses. Por ejemplo, una misma noticia dada por diferentes medios de comunicacin parece diferente. Lectura del pensamiento: solemos anteponer nuestra interpretacin de la realidad a la propia explicacin de los hechos. No escuchamos y no dejamos hablar a los dems. Generalizacin excesiva: A partir de un pequeo detalle somos capaces de construir toda una historia. De experiencias muy particulares podemos extraer conclusiones universales. Personalizacin: Las diversas intervenciones de los dems las aplicamos a nuestro contexto personal. Lo dir por mi?... Estereotipos: El estereotipo es una simplificacin de la realidad mediante la cual anulamos a una persona o situacin y le aplicamos las caractersticas del grupo o el contexto en donde se haya desarrollado. Proyeccin: Ponemos fuera lo negativo o aquello que no aceptamos de nosotros mismos. Un alumnos siempre afirmar que le han suspendido, mientras que el aprobado siempre ser percibido como obra suya. El suspenso siempre es responsabilidad de otro externo a l.

La retroalimentacin o feed-back: AL comunicacin no termina en la aceptacin por parte

del receptor del mensaje, sino en la respuesta que se transmite al emisor, lo que denominamos feedback o retroalimentacin. De tal manera que podramos decir que no hay comunicacin hasta que sta no se retroalimenta. Fig.1 Modelo grfico del proceso comunicativo

LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA
Si en una empresa existe una buena comunicacin entre empleados y directivos, esto influye en el rendimiento de la actividad profesional y en una mayor satisfaccin laboral de todos los trabajadores. Conseguir una buena comunicacin es una habilidad que todos deberamos dominar en todos sus aspectos para poder relacionarnos social y laboralmente. Ya hemos visto los elementos bsicos del proceso comunicativo. Teniendo esto en cuenta podemos realizar una clasificacin de los tipos de comunicacin en la empresa: TIPOS DE COMUNICACIN Clasificamos la comunicacin en la empresa en funcin de tres criterios:
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forma de transmisin: verbal y no verbal

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formalidad de la comunicacin: formal e informal relacin entre emisor y receptor: interna (descendente, ascendente y horizontal) y externa.

forma de transmisin
Distinguimos entre la comunicacin verbal y la no verbal. La primera se refiere a aquella que utiliza como cdigo u determinado lenguaje estructurado en palabras. La comunicacin verbal puede a su vez ser oral o escrita. La comunicacin oral se lleva a cabo a travs del lenguaje hablado y es exclusiva del ser humano. Suele darse entre personas cara a cara o comunicados por telfono. En este tipo de comunicacin la retroalimentacin es muy alta y rpida. Por el contrario su mayor inconveniente es su espontaneidad lo que supone poca reflexin. Para que la comunicacin oral sea la adecuada debemos modular el tono, la entonacin, el volumen o la pronunciacin y sobre todo tener muy claro lo que queremos decir antes de comenzar la conversacin. La comunicacin escrita se realiza a travs de la escritura. Suele ser el medio utilizado por los mandos superiores para comunicarse formalmente con los empleados, La retroalimentacin es ms lenta que en la comunicacin oral. Sin embargo su gran ventaja es la posibilidad de reflexionar sobre el contenido (el mensaje). Cuando utilizamos la comunicacin escrita debemos cuidar la redaccin, utilizando frases cortas, claras, precisas, coherentes, un vocabulario adecuado al receptor y cuidando la presentacin y la ortografa. Al ser ms perdurable que la oral, la comunicacin escrita es la preferida en la empresa, especialmente en las relaciones externas de sta, utilizando diferentes modos de comunicacin escrita: fax, correo electrnico, redes informticas, albaranes, pedidos, presupuestos, informes, memoranda, etc. La comunicacin no verbal hace referencia a aquella que utiliza los gestos, miradas, expresiones faciales, movimientos corporales, etc. Complementa la comunicacin oral, apoyando lo que decimos o contradicindolo. Las posturas delatan o reflejan actitudes e intenciones. Esta comunicacin la realizamos a un nivel menos consciente que la verbal y adems no siempre el cdigo es compartido por emisor y receptor. Por ello hay que tener un especial cuidado con ella.

formalidad de la comunicacin
La comunicacin formal es aquella cuyo contenido y canalizacin es a travs de los directivos y responsables de la empresa (generalmente pero no exclusivamente) y se da dentro del organigrama de la misma ajustndose a unos procedimientos preestablecidos. Por ejemplo un informe, una orden de trabajo un certificado, una confirmacin de pedido La comunicacin informal se produce entre los miembros de la empresa sin tener en cuenta los puestos que ocupan ni los procedimientos establecidos. Se pueden producir tanto fuera como dentro del lugar de trabajo y surge a partir de las relaciones espontneas de afinidad entre los empleados (grupo informal). Una gran cantidad de comunicacin informal es sntoma de una deficiente informacin dentro de la empresa.

relacin entre emisor y receptor

Comunicacin interna: Es aquella que se produce entre los miembros de una empresa. Una buena comunicacin interna influye en una mayor produccin. Para ello la direccin debe propiciar unas buenas relaciones entre trabajadores, potenciar el trabajo en grupo y facilitar la informacin transparente.

La comunicacin interna puede ser descendente, ascendente u horizontal. Comunicacin descendente: Tiene como origen la direccin y como destino los subordinados, es decir fluye de arriba hacia abajo dentro del organigrama. Sirve para informar, convocar a reuniones, dar rdenes de trabajo o responder a cuestiones previamente planteadas. Cuando la empresa cuenta con varios niveles intermedios, la comunicacin descendente puede verse alterada, especialmente si sta no consta por escrito y es clara y detallada. En un cuartel, el comandante le dice al capitn: Maana habr eclipse de sol, lo cual no ocurre todos los das. Haga salir a los hombres en traje de campaa al patio para que lo vean. En caso de lluvia, no veremos nada, entonces llevar a los hombres al gimnasio. El capitn le dice al teniente: Por orden del seor comandante, maana habr eclipse de sol. Si llueve, en traje de campaa el eclipse tendr lugar en el gimnasio, cosa que no ocurre todos los das El teniente le dice al sargento: Maana llover en el patio del cuartel, lo cual no ocurre todos los das. El seor comandante, en traje de campaa dar las rdenes para que se celebre el eclipse en el patio El sargento le dice al cabo: Maana tendr lugar el eclipse del seor comandante, en traje de campaa. Si llueve en el gimnasio, cosa que no ocurre todos los das, saldremos al patio Y el cabo a los soldados: Maana el sol eclipsar al comandante. Lstima que no ocurra todos los das Por ello suele utilizarse la forma escrita a travs de tablones de anuncios, correos electrnicos, reglamentos, cartas personales, folletos, circulares, manuales para empleados La comunicacin ascendente parte de los empleados hacia la direccin y fluye hacia arriba dentro del organigrama. Sirve para estar en contacto con las necesidades inmediatas de la empresa y para tomar decisiones adecuadamente. Puede utilizarse presentando propuestas, ideas, quejas o como contestacin de una comunicacin descendente. Es menos frecuente que la descendente y su buena utilizacin mejora enormemente la satisfaccin laboral. Una escasa comunicacin ascendente es sntoma de direcciones autoritarias y poco flexibles. La comunicacin horizontal. Es aquella que ocurre entre empleados al mismo nivel dentro del organigrama de la organizacin. Es importantes para coordinar el trabajo e imprescindible en el trabajo en equipo. En muchas ocasiones el trabajo de un profesional depende de la informacin que otro compaero le suministre. Establecer unos procedimientos de comunicacin adecuados facilitar la tarea y la efectividad de la empresa. Las reuniones de trabajo, los informes, el telfono o Internet suelen ser los canales ms frecuentes. Es cierto que dentro de la comunicacin horizontal es donde ms frecuentemente cabe la comunicacin informal, por ello la direccin debe prever tales situaciones estableciendo sistemas de comunicacin suficientes y eficaces entre sus empleados. Junto a la comunicacin interna no debemos olvidar la comunicacin externa es decir, aquella que la empresa mantiene con su entorno: clientes, proveedores, administraciones,...) A travs de ella la empresa desarrolla su actividad diaria a la vez que transmite una imagen corporativa al entorno. Una parte importante de la comunicacin externa es el marketing.

CAUSAS QUE DIFICULTAN LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA.

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la estructura de la empresa: cuanto ms compleja sea su estructura organizativa mayor es el riesgo de distorsin, aunque es cierto que tambin sern mayores los esfuerzos por procedimentalizar la comunicacin. En ocasiones las empresas pequeas dejan todo en manos de la improvisacin con nefastos resultados. El estilo de direccin: cuanto menos participativa sea la direccin, menos fluida ser la comunicacin, no habr apenas comunicacin ascendente y respecto a la descendente, se limitar a ordenar, no a dotar de informacin clara y suficiente al empleado. Falta de habilidades comunicativas: tanto de expresin como de escucha activa. Temor a perder el poder. Aun se cree que disponer de informacin de modo exclusivo nos coloca en situaciones de poder, por lo que tratamos de no compartir esa informacin Utilizacin de canales insuficientes o poco aptos para el tipo de comunicacin, lo cual favorece la creacin de cuellos de botella en el canal Entorno laboral adverso. Los conflictos laborales generan tensiones que distorsionan o bloquean la comunicacin repercutiendo negativamente en el trabajo.

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