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ORGANIZACIN DE ARCHIVOS ELECTRONICOS

RESUMEN EJECUTIVO El trmino Gestin documental o Gestin de documentos integrada puede tener distintos significados en el contexto empresarial. En la mayor parte de los casos, se entiende como la gestin de los papeles que, en casi todos los contextos, desbordan la capacidad de las personas para guardarlos y encontrarlos cuando los buscan. En otros, con un nivel tecnolgico ms alto, gestin documental se asocia a digitalizacin de imgenes y a escneres que milagrosamente hacen desaparecer los papeles. Pero gestin documental es esto, y algo ms. Para explicar que es un sistema de gestin documental en el entorno empresarial, se debe insistir en dos aspectos importantes: Los objetivos que se pretenden conseguir y el mbito de aplicacin del proyecto. En general un sistema de gestin documental pretende: Hacer ms fcil a las personas trabajar con los documentos. Cada persona sabe qu documentos tiene que guardar, cuando, como y donde. Cada persona sabe como encontrar en poco tiempo los documentos adecuados cuando los necesita. Facilitar que la informacin se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, evitar que se duplique, evitar fotocopiados innecesarios, evitar dobles grabaciones de datos, etc. Conservar la memoria institucional. Disminucin de tiempo por recuperacin inmediata informacin. Hace funcionarios ms eficientes con su trabajo.

Un sistema de gestin documental integrada obliga a considerar un enfoque global en el que tienen que integrarse los archivos en papel, los documentos electrnicos y las bases de datos. En cualquier entidad existen estas tres realidades conviviendo de forma tan relacionada que no se puede ofrecer soluciones parciales.

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INTRODUCCION Con el fin de aprovechar al mximo la aplicacin de las tecnologas de la informacin en la prestacin de los servicios, La Universidad de La Salle requiere contar con un marco normativo-administrativo de gestin documental que favorezca su desarrollo. En especial se necesita revisar la normatividad que incide en su interaccin con todas las dependencias, para facilitar adems de los procedimientos tradicionales, el uso de los medios electrnicos para el proceso de correspondencia. Archivos en papel Las generaciones jvenes han acostumbrado a trabajar sin papeles y en la mayora de las entidades la gestin de los documentos en papel es un problema grave, no slo por el espacio que ocupan, sino por la facilidad con que se reproducen copias de los mismos y de alguna manera se han perdido los principios bsicos de archivo. La convivencia con los documentos electrnicos, lejos de disminuir su nmero o su importancia, la ha aumentado. La mayora de las personas que utilizan las aplicaciones ofimticas en el entorno empresarial, consideran que para conservar o archivar un documento electrnico hay que imprimirlo, lo que, unido a las facilidades de impresin, causa habitualmente un gran nmero de documentos en papel y un altsimo costo en reproduccin y organizacin. El sistema de gestin documental establece: Los documentos que deben conservarse en papel, eliminando las copias innecesarias, evitando duplicidad. Cmo se deben almacenar los documentos para hacerlos accesibles. La forma en que deben eliminarse todos los dems, es decir los que no tienen valor archivstico.

Documentos electrnicos La Mayora de los documentos que genera la Universidad se crean en formato electrnico; sin embargo, los procedimientos para conservarlos y hacerlos accesibles no estn normalmente establecidos. Lo habitual, salvo en las instituciones donde se ha implementado un sistema GED (Gestin electrnica de Documentos), es que el documento electrnico sea solamente un estado intermedio que sirve para la elaboracin del documento en papel. Siguiendo con este argumento, los documentos electrnicos tienen en las instituciones otra 2

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funcin que agiliza el trabajo y que son usados como plantillas de documentos, para elaboracin de documentos. Sin embargo la acumulacin de documentos electrnicos en los ordenadores de las instituciones, aparece como un nuevo problema que hasta ahora no exista. El espacio en este caso no es tan preocupante, pues la memoria de almacenamiento es cada vez ms barata; pero la dificultad para recuperar la informacin y la generacin de copias de seguridad empiezan a ser considerados problemas importantes de gestin. Adems la facilidad con la que se generan copias de los documentos electrnicos en discos duros y mensajera interna, reproduce un caos todava mayor que el que producen las copias en papel, agravado con la posibilidad de tener un documento en muchas versiones. La gestin de documentos electrnicos requiere sistemas de Archivo cumplan con las siguientes funciones: que

1) Organizar racionalmente los directorios informticos y los accesos a los mismos, estableciendo las normas o sistemas para el almacenamiento de los documentos. 2) Controlar la reproduccin indiscriminada de copias. 3) Eliminar las copias y versiones de un mismo documento. 4) Establecer el sistema de salvaguardar la integridad de los documentos 5) Establecer un sistema que permita recuperar la informacin eficazmente. Correo electrnico Mencin especial requieren las estrategias que permitan que la informacin intercambiada mediante correo electrnico o mensajera interna no se pierda y sea accesible para la empresa. Debido a las ventajas que tiene como sistema de comunicacin, el correo electrnico se convierte rpidamente en vehculo de comunicacin por excelencia para la toma de decisiones, en negociaciones con clientes y funcionarios.

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1. ORGANIZACIN DE LA INFORMACION La organizacin de los archivos electrnicos debe entenderse como un proceso formal, regido por principios, normas y procedimientos enmarcados dentro de la archivstica. 2. ORGANIZACION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO El documento electrnico de archivo es el registro de informacin generada, recibida, almacenada por medios electrnicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos. La organizacin de documentos electrnicos de los archivos de gestin consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificacin Documental . 3. ARCHIVOS ELECTRONICOS DESORDENADOS

En esta grfica se observa un ejemplo de que casi nunca es posible encontrar equipos de cmputo debidamente ordenados con parmetros que faciliten la informacin contenida en ellos; es por ello que resultan dificultades cuando se necesita recuperar algn documento que se ha guardado y en muchas ocasiones

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no se conoce el nombre que se le dio inicialmente al archivo ni en que carpeta se guard; en muchos casos nunca aparecen los documentos. 4. CLASIFICACION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS Los sistemas informticos permiten manejar carpetas para guardar documentos en el disco duro del PC. Estas categoras se asimilan a las Series y Subseries documentales. Para clasificar los documentos en formato papel y electrnicos se establece el Cuadro de Clasificacin Documental (CCD). 4.1 Series

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4.2 Subseries Dentro de cada serie se incluyen las subseries: Ejemplo: En la serie ACTAS se encuentran las siguientes subseries:

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5. ORGANIZACIN EN DISQUETTES, CD, ZIP ,TAPE BACKUP Al trabajar a diario con informacin almacenada en disquetes, es muy comn que no se tenga la informacin ordenada adecuadamente para poder facilitar bsqueda de archivos en estos discos. Es bastante frecuente que no se sepa con claridad que informacin esta contenida en los disquetes y se pierde mucho tiempo en la localizacin de determinado archivo. As por ejemplo si una persona de una facultad requiere guardar Actas del Comit Acadmico: deber marcarlo de la siguiente manera:

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Donde 310 corresponde al cdigo de la Dependencia. 1. ACTAS: Corresponde Cdigo de la Serie. 1.2 Actas del Comit Acadmico: Corresponde a la Subserie. Formato Word: Significa que las Actas que se encuentran almacenadas all estas guardadas en Microsoft Word. Disquete 1/5: Significa que es el primer disquete de 5 que contienen Actas del Comit Laboral.

Los cdigos de la Series y Subseries documentales estn dados por el Cuadro de Clasificacin Documental CCD que el Proyecto de Archivo ha trabajado con cada una de las dependencias. Nota aclaratoria: El disquette no es el medio ms aconsejable para guardar informacin importante y relevante puesto que es un medio muy sensible y un medio de conservacin no recomendable.

Si participo de alguna comisin, guardar los documentos en: A106_Comisiones Las memorias y documentacin relacionada en: A122_Memorias_actividades La documentacin sobre los temas de calidad en: A124_GESTION_CALIDAD El registro de documentos que entran y salen en el servicio: B154_Registro_documentos La correspondencia externa o interna, que no forma parte de ninguna actividad determinada propia de mis funciones en: C125_RELACIONES_EXTERIORES C143_RELACIONES_INTERIORES Los documentos relacionados con el calendario laboral, horarios, remuneracin y dems en: D117_CONDICIONES_TRABAJO Las compras de material y dems gestiones relacionadas: G104_Compra_bienes_muebles La documentacin electrnica relacionada con acceso para mayores de 25 aos J109_Acceso_mayores_25_aos Si estoy gestionando becas:
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J129_Becas_ayudas

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