Instituto Universitario de Tecnologa para la Informtica Ampliacin Guanare- Portuguesa

Desarrollar un Sistema Automatizado para el proceso de Inscripcin de Triunfadoras y Triunfadores de la Aldea Universitaria Guanare, Estado Portuguesa

Estudiante:

Guanare, Agosto 2012

Diagnstico Situacional La direccin de informtica y telecomunicaciones posee funciones importantes en lo referente a la capacitacin, asesoramiento y colaboracin de diseo de sistemas y de proyectos informticos dentro de la Gobernacin del estado Portuguesa y todos los entes adscritos a este mismo organismo. De igual manera, en esta direccin se gestionan las diversas plataformas de los sistemas informticos que se llevan en cada uno de los departamentos, Es importante sealar que una de las necesidades priorizadas que se encuentran en la Direccin de Informtica y telecomunicaciones, es el desarrollo de un sistema automatizado para el proceso de inscripcin en la Aldea Universitaria Generalsimo Francisco de Miranda. Cabe destacar que la Aldea Universitaria Generalsimo Francisco de Miranda ubicada en la Carrera 11 en la Plaza la Revolucin, a una cuadra de la Av. Unda, es una Institucin servida para desarrollar el proceso de formacin que tiene por objeto potenciar la participacin comunitaria dedicada a la enseanza, se inaugur en noviembre de 2011, cuenta con 18 aulas y forma parte de la red de espacios creados por el Gobierno Nacional para fortalecer la capacidad de atencin de la Misin Sucre. Es importante sealar, que el proceso de inscripcin se planifica y se controla tomando en cuenta lo siguiente: Trayecto Inicial que es un curso de nivelacin que consta de 14 semanas y garantiza la preparacin del estudiante para incorporarse a programas de formacin cientficos, los Programa Nacional de Formadores (PNF) que se imparten en la Aldea (Ingeniera Mecnica, Gestin Ambiental, Administracin, Gestin Social para el Desarrollo Local, Informtica, Agroalimentaria y Comunicacin Social), y los periodos acadmicos se dividen en (trayecto, trimestre, tramo), los turno

(diurno, vespertino, nocturno y fin de semana) motivo por el cual, el proceso se hace lento, desorganizado y requiere de varios das para realizarlo. En tal sentido, los coordinadores encargados de la inscripcin se retardan en el trabajo, debido a la manipulacin de requisitos exigidos para el proceso (copia de la cdula de identidad, partida de nacimiento, ttulo de bachiller, notas certificadas, carta de residencia, 2 fotografas) que se pueden prestar a prdida y alteracin de informacin, el objetivo que se persigue en cuanto al proceso de inscripcin es inscribir una mayor cantidad de estudiantes en poco tiempo, con el sistema manual que llevan no es fcil lograrlo, porque cuentan con poco tiempo para completar el proceso en toda la matricula. Debe sealarse, que entre las dificultades que presenta este proceso se puede mencionar que los estudiantes no se ubican correctamente en la seccin, el trabajo se torna demasiado pesado, se congestiona la Aldea durante el proceso, la constancia de inscripcin no es entregada al instante como prueba que ha sido inscrito, algunas de las actividades hechas por la institucin se atrasan, la informacin se procesa muy lenta, todas estas dificultades repercuten en el inicio de las actividades acadmicas. Vale destacar, que debido a la problemtica que genera el uso de un sistema manual para el proceso de inscripcin, se hace necesario el desarrollo de un sistema automatizado; este cambio representa una evolucin notable, ya que ser sustituidos el proceso de llenado de formatos, la carga que representa para los coordinadores la bsqueda de toda la informacin vinculada en el proceso de registro de triunfadores y triunfadoras disminuye notablemente. La implementacin del sistema automatizado se esquematiza a fin de proveer beneficios que establezcan un control y organizacin del proceso de inscripcin.

Objetivo de la Propuesta: Disear un Sistema de Automatizacin para el proceso de Inscripcin de triunfadores y triunfadoras de la Aldea Generalsimo Francisco de Miranda, Municipio Guanare Edo Portuguesa. Bases Tericas: Se presentan una serie de argumentaciones tericas con respecto a definiciones importantes, que aclaran lo referente a sistemas, tipos de sistemas, proceso de inscripcin entre otros no menos importantes. Sistema Senn (2007), considera: En las empresas el anlisis y diseo de sistemas se refiere al proceso de examinar una situacin de la empresa con la intencin de mejorarla mediante nuevos procedimientos y mtodos. Conjunto de dos o ms elementos de cualquier clase interrelacionados entre s, que puede dividirse en partes o subsistemas. Un sistema, debe considerarse como un todo puede dividirse en partes o subsistemas. (Pg. 39). Al plantear un sistema de inscripcin automatizado para una determinada institucin escolar orienta en principio a entender de manera bsica lo referente a sistemas en este caso y segn Ludwig Von Bertalanffy (1999), el fundador de la teora general de sistemas, es; un conjunto de elementos interdependientes, es decir ligados entre s por relaciones tales que si una es modificada, las otras tambin lo son y que, en consecuencia, todo el conjunto es modificado. Procesos de Inscripcin:

Puede definirse procesos de inscripcin dentro de su concepcin tradicional y por el otro un sistema de proceso de inscripcin como los que actualmente se vienen incorporando o como el que se intenta establecer en una determinada institucin escolar (caso Aldea Francisco de Miranda), Segn Gmez, J. (2011) son procesos administrativos requeridos por la institucin y llevados a travs del llenado de planillas que permiten un expediente con una serie de informacin entorno al estudiante de nuevo ingreso o de prosecucin. Lenguajes de Programacin: Las mquinas en general, y las computadoras en particular, necesitan de un lenguaje propio para poder interpretar las instrucciones que se les dan y para que nosotros podamos controlar su comportamiento. Ese lenguaje que permite esta relacin con las computadoras es el lenguaje de programacin (Basic, Java, JavaScript, ActionScript, Logo, etc.). En relacin a los lenguajes de programacin Wikipedia (2011) plantea lo siguiente es un idioma artificial diseado para expresar computaciones que pueden ser llevadas a cabo por mquinas como las computadoras. Pueden usarse para crear programas que controlen el comportamiento fsico y lgico de una mquina, para expresar algoritmos con precisin, o como modo de comunicacin humana. Visual Basic: Wikipedia, (2011), Lenguaje de programacin desarrollado por Alan Cooper para Microsoft. El lenguaje de programacin es un dialecto de BASIC, con importantes aadidos. Su primera versin fue presentada en 1991 con la intencin de simplificar la programacin utilizando un ambiente de desarrollo completamente grfico que facilitara la creacin de interfaces grficas y en cierta medida tambin la programacin misma. Registro de Datos:

Un proceso de registro de datos se basa en la recopilacin y obtencin de informacin para luego ser tabulada o plasmada en una base de datos o data de informacin, en el caso de la Aldea Universitaria Generalsimo Francisco de Miranda, la Profesora Briceo, D. (entrevista personal realizada el 17/10/2012) define registro de datos como el proceso en el cual se cargan los datos de un estudiante en los registros histricos de la institucin. Esto se realiza con el objetivo de poder realizar consultas de los expedientes de cada alumno. Base de datos: Segn la direccin online http://monografias.com/trabajos/basda/.shtml, una base de datos es un conjunto de informacin almacenada en memoria auxiliar que permite acceso directo y un conjunto de programas manipulan esos datos. Diagrama de Flujo: Para Kendall y Kendall (2010), el diagrama de flujo es un modelo que describe los flujos de datos o tuberas, los procesos que cambian o transforman los datos en un sistema, las respectivas entidades externas que son fuente o destino de los datos y los almacenamientos o depsitos de datos a los cuales tiene acceso el sistema. El diagrama de flujo se describe de la siguiente manera: Los canales por donde circulan los datos Las transformaciones a las que son sometidos los datos. Lugares de origen y destino de los datos. (Pg. 732). Bases Legales: A continuacin se presenta la legislacin vinculada a lo que es el uso del internet, fuentes electrnicas entre otras no menos importantes manejadas por la investigacin en curso, en este caso se considera algunos artculos dela que

constitucin, leyes especiales y decretos con el fin de establecer un marco referencial o piso legal que justifique los planteamientos que se vienen desarrollando. Contemplado en la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. (Diciembre, 1999) La Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela es el documento vigente que contiene la Ley fundamental del pas, dentro de cuyo marco deben ceirse todos los actos legales. En ella se generan las instituciones, derechos y deberes fundamentales. Artculo 110: El estado reconocer el inters pblico de la ciencia, la tecnologa, el conocimiento, la innovacin y sus aplicaciones, los servicios de informacin necesaria por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo econmico, social y poltico del pas, as como para la seguridad y soberana nacional, para el fomento y desarrollo de esas actividades, el estado destinara recursos suficientes y crear el sistema nacional de los principios ticos y legales que deben mejorar las actividades de investigacin cientfica, humanstica y tecnolgica. Estos artculos hablan de que el estado debe reconocer el inters social de la tecnologa y la innovacin, y sobre los medios de comunicacin que tienen que ver mucho con la presente investigacin ya que interviene la tecnologa y comunicacin y est el control automatizado de la informacin. Reglamentos Internos de la Misin Sucre. Artculo 1: La Fundacin se denomina FUNDACIN MISIN SUCRE, tiene personalidad jurdica y patrimonio propio, y estar bajo el control estatutario del Ministerio de Educacin Superior.

Artculo 2: La FUNDACIN MISIN SUCRE tendr su domicilio en la ciudad de Caracas, pudiendo establecer oficinas en cualquier otra ciudad del pas, previa autorizacin del Ministerio de Educacin Superior. Artculo 3: La FUNDACIN MISIN SUCRE tendr por objeto desarrollar y ejecutar planes y programas destinados a garantizarle a los bachilleres venezolanos su legtimo derecho a la educacin superior venezolana, con el fin de darle fiel y cabal cumplimiento al mandato constitucional que prev el derecho a la educacin gratuita y de calidad, el desarrollo del potencial creativo del ser humano y pleno ejercicio de su personalidad en una sociedad democrtica, participativa y no excluyente. Artculo 4: La FUNDACIN MISIN SUCRE tendr una duracin de cinco (5) aos contados a partir de la protocolizacin de su acta constitutiva estatutaria, sin embargo, podr ordenarse su supresin o liquidacin de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgnica de la Administracin Pblica. Contemplado en la Ley orgnica de ciencia, Tecnologa e Innovacin. (Agosto 2006) El Decreto-Ley mencionado tiene por objeto desarrollar los principios orientadores que en materia de ciencia, tecnologa e innovacin, establece la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, organizar el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin, definir los lineamientos que orientarn las polticas y estrategias para la actividad cientfica, tecnolgica y de innovacin, con la implantacin de mecanismos institucionales y operativos para la promocin, estmulo y fomento de la investigacin cientfica, la apropiacin social del conocimiento y la transferencia e innovacin tecnolgica, a fin de fomentar la capacidad para la generacin, uso y circulacin del conocimiento y de impulsar el desarrollo nacional.

Artculo 03: Forma parte del sistema nacional de ciencias y tecnologa e innovacin, las instituciones pblicas o privadas que generen o desarrollen conocimientos cientficos y tecnolgicos, como procesos de innovacin y las personas que se dediquen a la planificacin, administracin, ejecucin y aplicacin de actividades que posibiliten la vinculacin efectiva entre la ciencia y tecnologa y la sociedad. Este artculo respalda a la investigacin ya que apoya el desarrollo de los conocimientos cientficos y tecnolgicos en la administracin, aplicacin de actividades en este caso el control del proceso de inscripcin que tiene que ver con la tecnologa de la informtica y la comunidad. Etapas de la Propuesta: Fase I. Definicin del proyecto. Esta primera fase consiste en buscar la informacin a travs de la aplicacin de un instrumento tanto a los profesores como a los estudiantes, con la finalidad de corroborar la necesidad de un sistema automatizado para proceso de Portuguesa. Estudio de Factibilidad: En esta investigacin se determinar si la propuesta que se pretende en el trabajo de investigacin es posible lograrlo desde el punto de vista Tcnico, Operativo, Econmico. inscripcin de los triunfadores y triunfadoras de la Aldea Universitaria Generalsimo Francisco de Miranda, Municipio Guanare estado

Factibilidad Tcnica: El Departamento de Control de estudio de la Aldea Universitaria Generalsimo Francisco de Miranda cuenta con los equipos, tecnologa y personal capacitado para el desarrollo lgico y fsico del sistema propuesto Factibilidad Econmica. De acuerdo con el presupuesto sealado la automatizacin del sistema para el proceso de inscripcin tendr un costo de 8.000,00 Bs. en los que respecta, la institucin educativa cuenta con los recursos econmicos, fsicos y humanos capaces de sustentar todos los costos que significan el desarrollo del mismo. Factibilidad Operativa: Desde este punto de vista es completamente factible debido a que no ser necesario contratar personal especializado para el manejo de dicho sistema bastara con darle un adiestramiento de la ejecucin del sistema al personal con cuenta la institucin para desarrollar y mantener el Sistema Automatizado para el Proceso de Inscripcin de la Aldea Universitaria Generalsimo Francisco de Miranda, Municipio Guanare, estado Portuguesa. Fase II. Definicin de Requerimientos. En esta fase se definieron los requerimientos de los usuarios y establecieron las funciones, restricciones y atributos que el nuevo sistema de informacin debe satisfacer .- Hardware: Dual Core E2160 D/D 160 GB de espacio disponible Memoria RAM 2 GB Monitor LCD 17

Teclado y Mouse Tarjeta de red UPS .- Software: Sistema Operativo Windows 7 Office 2010 Visual Basic 6.0 Fase III. Anlisis De Contexto. Como el diseo de la propuesta fue aprobado, se inici la elaboracin del sistema. Para ello se recolect toda la documentacin relacionada del proceso actual inscripcin de triunfadoras y triunfadores de la Aldea Generalsimo Francisco de Miranda, Municipio Guanare, estado Portuguesa Fase IV. Diseo Preliminar. En esta fase se mostraron varios prototipos de sistemas y se seleccion el ms adecuado para la institucin. Fase V. Diseado Detallado. Se elabor un diseo detallado del sistema tomando como referencia el prototipo seleccionado en fase IV. Fase VI. Construccin del sistema. En esta fase se construy y se prob los diferentes mdulos del subsistema programado; se construy subsistema de datos y los procedimientos manuales del sistema.

Fase VII. Control de programas. Se realizaron varias pruebas del sistema de acuerdo al plan especificado de elaboracin del sistema y se elabora el plan de implantacin. Fase VIII. Prueba de aceptacin. Durante esta fase se implanto el Sistema Automatizado para el Proceso de Inscripcin de la Aldea Universitaria Generalsimo Francisco de Miranda, Municipio Guanare, estado Portuguesa, mediante el adiestramiento del personal operario.

Conclusiones y Recomendaciones Conclusiones: El proceso de inscripcin en La Aldea Universitaria Generalsimo Francisco de Miranda, Municipio Guanare, estado Portuguesa, se lleva de forma manual esto conlleva a disear un sistema automatizado para el proceso de inscripcin de triunfadores y triunfadoras. Bajo este enfoque el proceso que tiene lugar cuando un bachiller solicita una operacin de inscripcin, as mismo toda la dinmica que lleva el control de requisitos solicitados y recibidos de la respectiva solicitud, y paralelamente, tomando como base su orientacin a la mejora de la calidad del servicio, disear un sistema automatizado para el proceso de Inscripcin, que contribuya a agilizar el flujo de la informacin involucrada a lo largo del proceso de inscripcin, y por ende que permita un mejor manejo, bsqueda de informacin y documentos, todo ello en aras de adecuarse a las tendencias y exigencias que impone continuamente el mercado, garantizando as, su competitividad. Las ventajas que trae el sistema automatizado para el proceso de inscripcin, ofrece una gran velocidad en el procesamiento y manejo de datos trayendo consigo tambin la agilidad de generar reportes en muy poco tiempo y asimismo facilita las auditorias, evitando prdida de tiempo y la duplicacin de inscripciones, ofreciendo seguridad de los datos, brindando una interfaz amigable entre el usuario y el sistema. Se determin que el personal administrativo no tiene el conocimiento terico y prctico de sistemas automatizados y tal vez existe un temor al cambio, pero sin embargo estn motivados a recibir la orientacin necesaria para desenvolverse con el programa ya que conocen las ventajas que tiene un sistema automatizado.

Recomendaciones: Entre las principales recomendaciones derivadas de la propuesta presentada, se estableci lo siguiente: Implantacin del sistema automatizado que puedan agilizar el proceso de inscripcin. Disear un plan de seguridad y respaldo, que permita rescatar los datos en caso de cualquier eventualidad. Asesoramiento a los usuarios en el manejo o requerimiento del Sistema Automatizado de Inscripcin

GLOSARIO Analista: Es aquel que debe asegurarse de entender los requerimientos del usuario. Archivo: Coleccin de registros del mismo tipo. Automatizado: Es convertir ciertos procesos manuales, en procesos ms rpidos y eficientes mediante implementos elctricos, como por las computadoras. Bases de datos: Es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemticamente para su posterior uso. Clave: Es uno de los datos en un registro que se usa para identificar al registro. Campo: Es la unidad ms pequea a la cual uno puede referirse en un programa de computo. Datos: Son los hechos que describen sucesos y entidades. Los datos son comunicados por varios tipos de smbolos tales como las letras del alfabeto, nmeros, movimientos de labios, puntos y rayas, seales con la mano, dibujos, etc. Estos smbolos se pueden ordenar y reordenar de forma utilizable y se les denomina informacin. Entidad: Es cualquier objeto o evento sobre el cual alguien escoge recopilar datos.

 Hardware: Corresponde a todas las partes fsicas y tangibles de una computadora, sus componentes elctricos, electrnicos, electromecnicos y mecnicos. Informacin: Es ms bien una coleccin de hechos significativos y pertinentes, para el organismo u organizacin que los percibe. La definicin de informacin es la siguiente: Informacin es un conjunto de datos significativos y pertinentes que describan sucesos o entidades. Informtica: Conjunto de conocimientos cientficos y de tcnicas que hacen posible el tratamiento automtico de la informacin por medio de computadoras. Registro: Conjunto de campos con relacin entre s. Relacin de datos: Es la asociacin natural que existe entre una o ms entidades. Sistema: Es una serie de elementos que funcionan en conjunto para alcanzar un objetivo. Sistema operativo: Es un conjunto de programas de computadora destinado a permitir una administracin eficaz de sus recursos. Software: Es el conjunto de los componentes lgicos necesarios para hacer posible la realizacin de una tarea especfica, en contraposicin a los componentes fsicos del sistema (hardware). Software de aplicaciones: le dice a la computadora la forma en que debe llevar a cabo tareas especficas para el usuario, por ejemplo procesar textos o dibujar.

Referencias Bibliogrficas Balestrini, M (1998). Como se elabora un proyecto de Investigacin (2da Edicin), Caracas, Consultores Asociados BL, Servicio Editorial. Batista P, Fernndez C. y Hernndez R, (1991). Metodologa de la Investigacin. Bogot, Editorial McGRAW-HILL. Sabino, C. (1992). El proceso de Investigacin. Editorial Panapo. Kendall & Kendall, 6ta edicin (2005) " Anlisis y Diseo de Sistemas", Mxico: Hall Hispanoamericana S.A. Sabino, C. (1997). "Proyecto de la Investigacin" (Segunda Edicin), Caracas, Editorial Episteme SENN A., James (1997). "Anlisis de diseo de sistemas de informacin" (segunda edicin) Editorial McGraw Hill. Microsoft Visual Basic. [On line] Disponible en:

http://es.wikipedia.org/wiki/Visual_Basic Microsoft Access. Formularios. Tablas. Consultas. Informes. Campos. Base de datos. Utilizacin [On line] Disponible en:

http://html.rincondelvago.com/microsoft-access_5.html