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ANEXO HSEQ PARA CONTRATISTAS

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HISTORIA DEL DOCUMENTO VERSIN DESCRIPCIN Se elimina lo de seguridad fsica y RSC, se hace nfasis en la responsabilidad del contratista sobre sus subcontratistas. Se solicita la plantilla de pagos de seguridad social. Se incluye tem de uso de fibras naturales, flora y fauna, establecimiento de diques, agua domstica. Se modifica el captulo de personal HSEQ. Se incluye el estndar para diseo e instalacin de campamentos en proyectos de Pacific Rubiales Energy y se solicita el informe trimestral por parte de la ARP y el paz y salvo de pagos. Ajuste de turnos (cuadro final). Cambio de logo de acuerdo con nueva imagen. Se unifica requisitos de HSEQ, y Seguridad Fsica. Cambio de cdigo del anexo, porque se estandarizan ms anexos de contratos. ELABOR REVIS APROB FECHA

HSEQ

Compras y Contratacin

Gerencia HSEQ corporativa

Febrero 2012

Coordinacin SIG - HSEQ HSEQ, y Seguridad Fsica

HSEQ

Gerencia Corporativa HSEQ Gerencia HSEQ corporativa

Octubre 2011 Agosto 2009

Compras y Contratacin

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ANEXO HSEQ PARA CONTRATISTAS TABLA DE CONTENIDO

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1.

POLTICAS ........................................................................................................... 5 1.1. 1.2. POLTICA DE HSEQ .................................................................................... 5 POLTICA DE ALCOHOL, DROGAS Y TABAQUISMO ............................... 5 EVALUACIN DE RIESGOS EN HSEQ ...................................................... 5 REQUISITOS LEGALES .............................................................................. 6
Afiliacin al Sistema Integral de Seguridad Social ............................................................. 6 Sistema de Gestin en Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente ........... 6 Cambios y/o desviaciones a las Obligaciones en HSEQ .................................................... 6 Cumplimiento ambiental ................................................................................................... 7 Objetivos ......................................................................................................................... 9 Programa(s) de Gestin ................................................................................................... 9 Evaluaciones Mdicas Ocupacionales (Ingreso, Peridicas, Retiro, Pos Incapacidad) . 9 Salud Pblica en la Regin ............................................................................................. 10 Estndar de Seguridad Vial ............................................................................................ 10 Mantenimiento, Uso e Inspeccin de Maquinaria, Equipos, Herramientas y Vehculos...... 11 Sistema de Calidad ........................................................................................................ 12 Plan de Calidad del CONTRATISTA ............................................................................... 12

2.

PLANIFICACIN DE HSEQ.................................................................................. 5 2.1. 2.2.


2.2.1 2.2.2. 2.2.3. 2.2.4. 2.3.1. 2.3.2. 2.3.3. 2.3.4. 2.3.5. 2.3.6. 2.3.7. 2.3.8.

2.3.

REQUISITOS DE GESTIN ......................................................................... 9

3.

RECURSOS, IMPLEMENTACIN Y OPERACIN DE HSEQ............................ 12 3.1.


3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.1.4.

RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDADES, Y AUTORIDAD ..... 12


Recursos bsicos en los sitios de trabajo ........................................................................ 12 Roles y Responsabilidades............................................................................................. 13 Personal de HSEQ ......................................................................................................... 13 Personal asesor de HSEQ del CONTRATISTA ............................................................... 16

3.2. 3.3. 3.4.

COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA, INDUCCIN Y FORMACIN 16 DOCUMENTACIN.................................................................................... 17 CONTROL OPERACIONAL ....................................................................... 17

3.4.1. Sub-Contratos................................................................................................................ 17 3.4.2. Sistema de Observacin para la Identificacin de Actos y Condiciones Sub-estndar / Inseguras ..................................................................................................................................... 18 3.4.3. Procedimientos Seguros de Trabajo ............................................................................... 18 3.4.4. Procedimiento de Permisos de Trabajo ........................................................................... 18 3.4.5. Trabajo en Alturas .......................................................................................................... 18 3.4.6. Equipo de Proteccin Personal ....................................................................................... 19 3.4.7. Manejo de Qumicos y Materiales Peligrosos .................................................................. 19 3.4.8. Transporte de Mercancas Peligrosas ............................................................................. 19 3.4.9. Exposicin a Radiaciones Ionizantes .............................................................................. 19 3.4.10. Aislamientos de Proceso y/o Energa Bloqueo y etiquetado (Lock Out / Tag Out) ...... 20 3.4.11. Uso de equipos de comunicacin, fotografa y video.................................................... 20 3.5.1. 3.5.2.

3.5. 4.

PREPARACIN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS.......................... 20


Plan general y coordinacin de respuesta a emergencias................................................ 20 Atencin de Urgencias ................................................................................................... 20

VERIFICACIN DE HSEQ .................................................................................. 21 4.1.


4.1.1.

MEDICIN Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEO ..................................... 21


Informes ........................................................................................................................ 21

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4.2. 4.3.

INVESTIGACIN Y REPORTE DE INCIDENTES ...................................... 22 AUDITORIAS. ............................................................................................ 22

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ANEXO HSEQ PARA CONTRATISTAS

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CONTENIDO

INTRODUCCIN PACIFIC RUBIALES ENERGY CORP., sus Afiliadas, Subsidiarias y Filiales, en adelante LA COMPAA, establece los requisitos mnimos de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial, Medio Ambiente, Calidad (HSEQ), que deben cumplir los CONTRATISTAS y sus Subcontratistas. Estas especificaciones forman parte integral del Contrato u Orden de Servicios que ejecuta EL CONTRATISTA, pero no reemplazan las obligaciones de Ley que sean aplicables, ni las especificaciones contenidas en la Invitacin a Proponer, Solicitud de Oferta, el Contrato y/o la respectiva Orden y en los dems Anexos. LA COMPAA cuenta con estndares, cuyos requisitos y procedimientos se consideran aplicables a las actividades desarrolladas en el marco de los contratos suscritos con sus CONTRATISTAS. Los requisitos de: Salud Ocupacional, Seguridad Industrial, Medio Ambiente, Calidad (HSEQ), formarn parte integral de la Invitacin a Proponer, Solicitud de Oferta, Contrato y/o la respectiva Orden de Servicios o Compra. LA COMPAA, mantiene un sistema de gestin bajo las directrices de ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 en las versiones vigentes, en las que se consideran las actividades de los CONTRATISTAS como parte de la organizacin. LA COMPAA, est comprometida con la igualdad de gnero y la defensa de los derechos humanos. En este sentido, reconoce la importancia de integrar la perspectiva de gnero en la evaluacin y anlisis de riesgos de seguridad industrial y salud ocupacional con el fin de promover oportunidades para que tanto hombres como mujeres puedan acceder a un trabajo digno y productivo en condiciones de igualdad y seguridad. LA COMPAA invita a sus CONTRATISTAS y proveedores a identificar riesgos, y a implementar buenas prcticas desde la perspectiva de gnero desde el rea de HSEQ, en este sentido incorpora en este Anexo algunas recomendaciones y requisitos mnimos para que estos apliquen en desarrollo de los Servicios suministrados a la Compaa. Las disposiciones de este Anexo servirn de referencia para la verificacin y evaluacin del desempeo del CONTRATISTA. En el desarrollo de este documento entindase como subcontratista a toda persona natural o jurdica contratada o subcontratada por el CONTRATISTA, distinta a sus empleados, para: Ejecutar todo o parte del Objeto del Contrato, siempre y cuando haya sido autorizado previamente por LA COMPAA. Ejecutar actividades conexas, complementarias o accesorias para el cumplimiento del Objeto contractual.

El contratista debe garantizar que sus subcontratistas de trabajos puntuales que no laboren bajo esquema de turnos, as como sus proveedores de servicios y bienes al interior del lugar de ejecucin del Contrato, cumplan como mnimo con los requisitos establecidos en el numeral 1 Polticas, numeral 2.2 Requisitos legales y con los estndares de seguridad de la COMPAA aplicables a la labor que realice.

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El CONTRATISTA responder a LA COMPAA por el incumplimiento de los requisitos aqu incluidos y por los incumplimientos en los que incurran sus Subcontratistas o proveedores de bienes y servicios. 1. POLTICAS 1.1. POLTICA DE HSEQ

El CONTRATISTA deber conocer, entender, comunicar y cumplir con la poltica integral de HSEQ de LA COMPAA. El CONTRATISTA debe asegurar y documentar el cumplimiento de la misma durante la ejecucin del Contrato en todos los niveles de su organizacin. La poltica ser entregada al CONTRATISTA para su respectivo cumplimiento y en caso de subcontratacin, deber hacerlas cumplir a sus Subcontratistas (Anexo- Poltica de HSEQ). 1.2. POLTICA DE ALCOHOL, DROGAS Y TABAQUISMO

El CONTRATISTA deber conocer la Poltica de alcohol, drogas y tabaquismo de LA COMPAA, alineando la propia a las condiciones y estndares de LA COMPAA. El CONTRATISTA es responsable de monitorear y asegurar el cumplimiento de la citada poltica tanto para s como para sus Subcontratistas (Anexo- Poltica de Alcohol, Drogas y Tabaquismo). 2. PLANIFICACIN DE HSEQ 2.1. EVALUACIN DE RIESGOS EN HSEQ

EL CONTRATISTA deber demostrar, mediante el Panorama de Riesgos de HSEQ (matriz de peligros), que posee una continua identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de controles para la ejecucin del Objeto del Contrato en el cual debe contemplar a sus subcontratistas. Este documento debe ser elaborado y presentarse al Administrador del Contrato o a quien el delegue para revisin y verificacin. Dicho Panorama de Riesgos de HSEQ debe elaborarse y mantenerse actualizado conforme a la metodologa adoptada por El CONTRATISTA El Anlisis de Seguridad del Trabajo - AST ser utilizado por EL CONTRATISTA y sus subcontratistas para garantizar la continua identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de controles en el desarrollo de sus actividades. El CONTRATISTA est obligado a evaluar los cambios en diseos, procedimientos, personal, condiciones de trabajo e identificar los riesgos de HSEQ asociados para establecer los controles necesarios que permitan el manejo del cambio en forma adecuada. EL CONTRATISTA debe demostrar, durante la ejecucin del Contrato, que ha implementado las medidas de control de riesgos y que evala su eficacia. LA COMPAA podr realizar verificaciones de este requisito.

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REQUISITOS LEGALES

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2.2.

El CONTRATISTA deber documentar la identificacin de los requisitos legales aplicables en HSE de acuerdo a su actividad y evaluar peridicamente su cumplimiento incluyendo en ella a los proveedores de bienes y servicios que emplee para el desarrollo de las actividades que ejecute, en virtud del servicio que preste a favor de LA COMPAA. Todo actuar del CONTRATISTA y sus subcontratistas est sujeto a las disposiciones legales vigentes en Colombia. 2.2.1 Afiliacin al Sistema Integral de Seguridad Social

El CONTRATISTA est obligado a cumplir con los compromisos legales referentes a afiliacin y pago de aportes, sin mora, a las entidades de seguridad social (ARP, EPS, AFP) y parafiscales (SENA, ICBF, FIC, Cajas de Compensacin Familiar). El CONTRATISTA har llegar copia al Administrador del Contrato y al rea HSEQ de LA COMPAA de la planilla de los pagos obligatorios a la seguridad social del personal propio y Subcontratistas. La planilla de pago ser cruzada contra el personal CONTRATISTA y Subcontratista asignado al Contrato. En caso de que sea radicada la respectiva factura o cuenta de cobro sin los soportes referentes a esta obligacin o se encuentren desviaciones en los pagos que realiza EL CONTRATISTA, LA COMPAA podr abstenerse de tramitar y pagar el valor respectivo hasta que el CONTRATISTA allegue los documentos faltantes o corrija las desviaciones encontradas. 2.2.2. Sistema de Gestin en Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

Los CONTRATISTAS y subcontratistas cuyos servicios constituyan actividades propias de la industria del petrleo (Decreto 3164 de 2003 del Ministerio de Minas y Energa), obras civiles, actividades de riesgo 3 a 5 segn el Decreto 1607 de 2002 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y/o las contenidas en el Decreto 2090 de 2003 del Ministerio de la Proteccin Social, debern tener implementado y en funcionamiento un sistema de gestin en HSEQ con base en los requisitos del RUC operado por el Consejo Colombiano de Seguridad. El puntaje que tenga el CONTRATISTA en RUC podr ser un factor de seleccin de CONTRATISTAS y en ningn caso podr ser inferior al 85% del puntaje total. En caso de no contar con el RUC, el CONTRATISTA podr remplazar este requisito por la certificacin de su sistema de gestin en HSE bajo las dos Normas Tcnicas Colombianas NTC-OHSAS 18001 y NTC-ISO 14001 vigentes. LA COMPAA podr hacer exigible la implementacin y certificacin de sus sistemas de Gestin NTC-OHSAS 18001 y NTC-ISO 14001 desde los trminos de referencia y asignacin del Contrato, o cuando el alcance del Contrato lo amerite. Aquellas empresas con riesgo 1 y 2 deben presentar el programa de salud ocupacional diseado y actualizado de acuerdo a la Resolucin 1016 de 1989 o con cualquiera de las normas que la modifiquen.. 2.2.3. Cambios y/o desviaciones a las Obligaciones en HSEQ

Cualquier cambio de los compromisos contractuales del CONTRATISTA en materia de HSEQ debe ser previamente aprobado por LA COMPAA y debidamente documentados, antes de iniciar cualquier actividad.

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LA COMPAA no asume ninguna responsabilidad y no reconocer mayores costos causados por omisiones del CONTRATISTA en su oferta en cuanto a HSEQ. En caso de incumplimiento o desviacin de los requisitos de HSEQ establecidos en el presente anexo, trminos de referencia, Contrato u Orden, LA COMPAA podr suspender la ejecucin del Contrato hasta tanto se acredite su adecuado cumplimiento. El ejercicio de esta facultad no generar modificacin alguna a los plazos de ejecucin pactados. Tampoco generar suma alguna a cargo de LA COMPAA por concepto de tarifas Stand by o indemnizaciones a cualquier ttulo. 2.2.4. Cumplimiento ambiental

Segn aplique al Objeto del Contrato u Orden, las normas y guas de accin ambientales deben ser aplicadas por el CONTRATISTA, sus empleados, sus Subcontratistas, los empleados de stos y en general por todas las personas naturales o jurdicas que directa o indirectamente dependan del CONTRATISTA. El CONTRATISTA est obligado a respetar y cumplir estrictamente con toda la legislacin ambiental aplicable a su organizacin as como todos los requerimientos ambientales 1 establecidos por las Autoridades Ambientales , tales como la Licencia Ambiental y sus modificaciones, incluyendo las autorizaciones y restricciones as como los Planes de Manejo Ambiental (PMA) aprobados y/o presentados a stas. El CONTRATISTA deber identificar el manejo que dar a cada aspecto, segn aplique, con un plan de accin y cumplimiento ambiental PACA. Este plan de accin ser revisado por el departamento HSEQ de LA COMPAA para su respectiva aprobacin antes de dar inicio a cualquier actividad. El PACA se elaborar utilizando el cuadro suministrado por LA COMPAA. Para aquellos servicios u obras con alto impacto ambiental y cuyas actividades se lleven a cabo fuera de las instalaciones y/o control de LA COMPAA, el CONTRATISTA asumir su propia responsabilidad ambiental en el sitio donde desarrolle los servicios u obras. LA COMPAA podr solicitar dentro del alcance del Contrato un profesional que cumpla con los requisitos establecidos por LA COMPAA en el presente anexo, con el fin de que realice el monitoreo y supervisin ambiental. En relacin con la proteccin de los recursos histricos y culturales, el CONTRATISTA est obligado a respetar y cumplir la Ley 397 de 1997 de Patrimonio Cultural de la Nacin, modificada por la Ley 1185 de 2008, atendiendo las siguientes recomendaciones: (i) si en el rea donde se realizan las actividades contratadas se encuentra un hallazgo arqueolgico fortuito no se debe permitir la destruccin de restos y artefactos, (ii) se debe evitar la publicidad para prevenir el saqueo o alteracin del sitio, (iii) debe suspender temporalmente los trabajos y comunicarse de inmediato con LA COMPAA, que guiar el procedimiento a seguir de acuerdo con el Manual de Procedimientos para la Conservacin del Patrimonio Arqueolgico del Instituto Colombiano de Antropologa e Historia (ICANH). En relacin con el manejo y disposicin de los residuos slidos el CONTRATISTA debe acogerse a la clasificacin de los cdigos de color de LA COMPAA y contar con reas seleccionadas para su almacenamiento que cumplan con lo estipulado en el Artculo 1 del Decreto 1140 de 2003 y que garantice el 100% de almacenamiento de los residuos segn la logstica de evacuacin que establezcan. El CONTRATISTA es responsable de manejar y disponer todos los residuos producto de su operacin de acuerdo a lo establecido en la legislacin colombiana. Se debe acordar con LA COMPAA la recepcin de los residuos
1

Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, Corporaciones Autnomas Regionales

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domsticos para su incineracin en los campos que aplique, en tal caso El CONTRATISTA es responsable del traslado de los residuos debidamente clasificados al rea del incinerador y/o relleno sanitario. EL CONTRATISTA debe presentar y conservar los certificados de la disposicin adecuada de los residuos especificando las cantidades, tratamiento y disposicin final de los mismos y las licencias vigentes de los gestores utilizados. El Poliestireno expandido, (styrofoam o foam en ingls o icopor en Colombia), no ser recibido por LA COMPAA como residuo domstico incinerable y El CONTRATISTA debe desestimular el uso de este material dentro de las instalaciones de LA COMPAA. Aquellos servicios o actividades que requieran uso o aprovechamiento de recursos naturales, deben solicitar la autorizacin a LA COMPAA, entregar los registros oportunamente y en los medios fijados por esta. El desarrollo de los proyectos de LA COMPAA est regulado, entre otros, por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, y las Corporaciones Autnomas Regionales, por medio de las diferentes resoluciones que aprueban las licencias ambientales y los planes de manejo ambiental (PMA) de LA COMPAIA aprobados para cada proyecto, lo anterior exige que LA COMPAA evidencie el cumplimento de las obligaciones adquiridas a travs de los Informes de Cumplimiento Ambiental ICA. Cuando se requiera El CONTRATISTA deber entregar los registros correspondientes a su gestin ambiental bajo los criterios de calidad establecidos por la COMPAA Entre las obligaciones ms importantes que se derivan de los mencionados Planes de Manejo Ambiental, se encuentran las siguientes: a. Estrategia de Informacin y Comunicacin - Socializacin de Proyectos El CONTRATISTA y/o Subcontratistas participarn a solicitud de LA COMPAA en las actividades de socializacin del proyecto y/o Contrato dirigidas a la comunidad y/o autoridades locales con base en previo requerimiento. EL CONTRATISTA y/o Subcontratista debe atender y dar respuesta oportuna a las comunicaciones, solicitudes, quejas y/o reclamos que eventualmente se puedan presentar de parte de algn miembro de la comunidad y/o autoridades y que se encuentren relacionadas con la ejecucin del Objeto del Contrato. Dejando los debidos soportes que demuestren su realizacin. b. Estrategia de Induccin a los trabajadores Dar a todas las personas vinculadas directamente con el Contrato informacin suficiente y amplia sobre: las caractersticas del proyecto, plan de manejo ambiental, el enfoque social del proyecto y/o Contrato, el comportamiento durante la obra y con la comunidad,dejando los debidos soportes que demuestren su realizacin. c. Fortalecimiento Institucional Es fundamental para el cumplimiento de los propsitos del Contrato, la definicin de unas ptimas relaciones con las autoridades del orden municipal, regional y nacional. Esto supone no solo el cumplimiento estricto de las normas legales vigentes, sino que determina el establecimiento de unas pautas de cooperacin, convivencia armnica y ayuda mutua.

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d. Uso de Fibras Naturales En relacin a lo establecido en la Resolucin 1083 del 4 de Octubre de 1996 el CONTRASTISTA deber hacer uso de fibras naturales donde su uso sea tcnicamente viable o en caso de ejecutarse actividades como: *sacos suelos para rellenos; obras de revegetalizacin y/o empradizacin, obras de geotecnia; soporte para construccin de troncales y lneas de flujo, estabilizacin, proteccin y recuperacin de suelos, estructuras para manejo de aguas y las que estn determinadas por la licencia ambiental. e. Flora y fauna Dentro de los campos de LA COMPAA, EL CONTRATISTA debe abstenerse de cazar o comercializar fauna o flora silvestre de conformidad con lo establecido por el Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial (MAVDT), en la ley 99 de 1993. f. Establecimiento de Diques de contencin

EL CONTRATISTA y/o Subcontratista ser responsable de construir los sistemas de contencin para tanques de combustible, generadores de energa, almacenamiento temporal de combustibles y dems sustancias liquidas que puedan generar impactos negativos al ambiente. Los diques debern cumplir con la normatividad colombiana vigente y la norma NFPA 2.3. REQUISITOS DE GESTIN 2.3.1. Objetivos

EL CONTRATISTA debe establecer, implementar y mantener documentados los objetivos de HSEQ en las funciones y niveles pertinentes dentro la ejecucin de cualquier negocio con LA COMPAA. Los objetivos deben ser medibles, cuando sea factible, y consistentes con la Poltica de HSEQ de LA COMPAA, incluidos los compromisos con la prevencin de lesiones y enfermedades profesionales, la proteccin del medio ambiente el cumplimiento de los requisitos legales y la mejora continua. 2.3.2. Programa(s) de Gestin

El CONTRATISTA debe establecer, implementar y mantener documentados un(os) programa(s) de gestin para lograr sus objetivos de HSEQ establecidos dentro la ejecucin del Contrato. El (los) programa(s) debe(n) incluir como mnimo: La asignacin de responsabilidades y autoridad para lograr los objetivos en las funciones y niveles pertinentes dentro de la ejecucin del Contrato y las actividades y cronograma establecido para el logro de los objetivos de HSEQ. 2.3.3. Evaluaciones Mdicas Ocupacionales (Ingreso, Peridicas, Retiro, Pos Incapacidad)

Deben realizarse a todo el personal, dando cumplimiento a la ley, en especial la Resolucin 2346 de 2007 del Ministerio de la Proteccin Social. EL CONTRATISTA y sus Subcontratistas deber mantener disponibles los certificados mdicos y el listado de recomendaciones y

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restricciones de sus trabajadores, con sus programas de vigilancia y monitoreo cuando lo ameriten. EL CONTRATISTA y sus Subcontratistas tambin debern mantener disponibles los certificados mdicos de trabajo en altura donde especifique la valoracin de acuerdo al reglamento tcnico Resolucin 3673 de 2008. Exmenes de Ingreso y Egreso: Deben practicarse a todas las personas que se asignen para la ejecucin del Objeto del Contrato, incluyendo CONTRATISTAS y Subcontratistas sin importar el tiempo de duracin del Contrato. Vacunacin: El CONTRATISTA y sus Subcontratistas debern aplicar los esquemas necesarios de acuerdo a los riesgos de enfermedad endmica y salud pblica de la regin del Lugar de Ejecucin del Objeto del Contrato u Orden. En vacunacin, como mnimo, a todas las personas que ingresen a alguno de los campos se les deben aplicar las vacunas contra la fiebre amarilla y el ttanos (cobertura e inmunizacin de acuerdo a los protocolos). Para el personal de salud y personas que tengan contacto con alimentos o residuos biolgicos, adems de las anteriores, se requiere la vacuna contra la Hepatitis B (esquema completo). Exmenes Peridicos: Se debe hacer un monitoreo peridico de los efectos sobre la salud de acuerdo con los factores de riesgo identificados para cada persona. EL CONTRATISTA y sus Subcontratistas debern exponer los programas establecidos de acuerdo al diagnstico de salud de su poblacin trabajadora y a su Panorama de Riesgos, segn lo establecido en el artculo 18 de la Resolucin 2346 de 2007 del Ministerio de la Proteccin Social El CONTRATISTA se obliga a dar a toda la informacin mdica el tratamiento de confidencialidad que exigen las normas legales vigentes. 2.3.4. Salud Pblica en la Regin

El CONTRATISTA debe tener un plan para la prevencin y control de las enfermedades endmicas propias de la regin del lugar de los trabajos de acuerdo con la Resolucin 1016 de 1989 de Ministerio de la Proteccin Social y los requerimientos del RUC. El CONTRATISTA debe ampliar y mantener actualizada la informacin sobre enfermedades y epidemias y ajustar sus planes de salud. Sobre los riesgos relacionados con la regin se debe contemplar la prevencin, el diagnstico y tratamiento de enfermedades y lesiones relevantes. Se debe incluir la prevencin como parte de la induccin y definir acciones para deteccin y tratamiento oportuno. 2.3.5. Estndar de Seguridad Vial

El CONTRATISTA y los Subcontratistas que para la realizacin de sus actividades contractuales tenga que usar vehculos ya sea para la ejecucin del Objeto del Contrato o transportar sus trabajadores, en vehculos propios o alquilados, deben cumplir, adems de todas las normas legales que regulan este servicio, con los requisitos y exigencias del estndar de seguridad vial de LA COMPAA, el cual contempla de manera general los siguientes aspectos: Las empresas de transporte deben dar cumplimiento a lo establecido en el estatuto nacional de transporte (Ley 336 de 1996), Cdigo Nacional de Trnsito Terrestre (Ley 1383 de 2010), la

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reglamentacin sobre las condiciones de operacin del aseguramiento de los riesgos derivados de daos corporales causados a las personas en accidentes de trnsito y de las condiciones generales del SOAT (Decreto 3990 de 1997) y todas las dems disposiciones que se establezcan para este tipo de empresas. Permiso para conducir: Personal del CONTRATISTA o del Subcontratista que requiera conducir vehculos, debe dirigirse al rea de HSEQ y presentar los siguientes documentos: (i) certificado de curso de manejo defensivo no mayor a dos (2) aos de haberse realizado, (ii) licencia de conduccin, para vehculos de servicio pblico esta se debe encontrar vigente y (iii) certificacin de registro de la licencia expedida por el Ministerio de Transporte (reporte de internet). Despus de verificar todo lo anterior, el rea de HSEQ de LA COMPAA podr expedir, si as lo considera, un carn que lo acredita como AUTORIZADO para conducir en las operaciones de LA COMPAA. El uso y porte de este carn es necesario para conducir vehculos en campos operados por LA COMPAA. Requerimientos para vehculos: Todo vehculo usado por o en beneficio del CONTRATISTA y sus Subcontratistas, debe cumplir con lo dispuesto en los artculos 28 al 32, 50 al 54 de la Ley 769 de 2002 modificada parcialmente por la Ley 1383 de 2010, en lo referente a las condiciones Tcnico Mecnicas y el Medio Ambiente, las dems normas estipuladas y lo establecido en el Estndar de Seguridad Vial de LA COMPAA. Los vehculos que requieran ingresar a facilidades deben ser diesel. Los vehculos debern cumplir, entre otros, con las siguientes especificaciones: Camperos y camionetas: Antigedad no mayor a 5 aos, dispositivo de monitoreo vehicular, pito o alarma de reversa, barra antivuelco, cinturn de seguridad en todos los asientos. Microbuses, buses y busetas: Antigedad no mayor a 5 aos, no debe tener ms asientos que los permitidos por la licencia de trnsito, esto incluye al conductor, pasamanos firmes, puertas de acceso amplias y en buen estado de funcionamiento, salidas de emergencia, debidamente ubicadas y sealizadas. Camiones rgidos, volquetas, carro-tanque y vehculos articulados: Antigedad no mayor a 8 aos. Para vehculos re-potenciados se deber solicitar aprobacin a la Gerencia HSEQ de LA COMPAIA quien se reservar el derecho de aceptacin. 2.3.6. Mantenimiento, Uso e Inspeccin de Maquinaria, Equipos, Herramientas y Vehculos.

La maquinaria, los equipos, herramientas y vehculos a ser utilizados para la ejecucin del Objeto del Contrato por parte del CONTRATISTA debern tener un programa de mantenimiento e inspeccin que asegure permanentemente las buenas condiciones de los mismos. Igualmente, deber tener un sistema que asegure el rechazo de la maquinaria, equipos y herramientas defectuosas. Adicionalmente el CONTRATISTA debe aplicar un proceso de certificacin de la herramienta menor y de la maquinaria y los equipos, que debe incluir las mangueras de los sistemas hidrulicos y aditamentos crticos de dichos equipos. El CONTRATISTA deber tener el programa de mantenimiento de todos sus vehculos, en el que se incluya la frecuencia de dicha operacin y estar sujeto a programas de inspecciones y auditoras realizadas por parte de LA COMPAA. La maquinaria y los vehculos debern contar con sistemas porttiles de contencin y equipo de manejo de derrames acordes a lo solicitado por LA COMPAA.

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2.3.7.

Sistema de Calidad

El CONTRATISTA debe contar con un sistema de gestin de calidad alineado a los estndares de la NTC ISO 9001 vigente. LA COMPAA podr hacer exigible la certificacin del sistema de Gestin de calidad, acorde con el alcance del contrato desde los trminos de referencia y asignacin del contrato, o cuando el alcance del contrato lo amerite. EL CONTRATISTA debe gestionar de acuerdo a su sistema las No Conformidades generadas por LA COMPAA, conservando los registros y evidencias del cierre cumpliendo los plazos acordados. 2.3.8. Plan de Calidad del CONTRATISTA

EL CONTRATISTA presentar un plan de calidad basado en la norma NTC-ISO-10005 antes del inicio de las actividades, enunciando los roles y responsabilidades de los ejecutores del contrato, este debe incluir diseo, la fabricacin, la compra, los procesos de inspeccin, prueba y los procedimientos relevantes que defina LA COMPAA. 3. RECURSOS, IMPLEMENTACIN Y OPERACIN DE HSEQ 3.1. RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDADES, Y AUTORIDAD 3.1.1. Recursos bsicos en los sitios de trabajo

Botiquines y camillas Los botiquines se mantendrn dotados de suministros para la atencin de incidentes conforme al panorama de riesgos (matriz de peligros) y disponibles en todo momento, igualmente se deben dotar los frentes de trabajo y de habitacin con camillas para el transporte de lesionados. El CONTRATISTA se obliga a garantizar a LA COMPAIA, el ejercicio de la facultad aqu considerada respecto de sus Subcontratistas. Extintores Cada rea habitada y frente de trabajo deber mantener un nmero de extintores adecuado para proteger las instalaciones en caso de incendio. Agua Potable y de uso domstico El CONTRATISTA deber suministrar agua potable para consumo humano a sus trabajadores y subcontratistas, y deber verificar como mnimo trimestralmente la calidad de la misma, cumpliendo con el Decreto 1575 de 2007 y con la resolucin 2115 de ese mismo ao, expedidos por el Ministerio de Proteccin Social. Con respecto al agua para uso domstico, esta debe ser tomada de los sitios de captacin licenciados en cada rea, de acuerdo a los volmenes solicitados y aprobados en el PACA. En ningn caso esta agua debe emplearse para consumo humano ni para la preparacin de alimentos.

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ANEXO HSEQ PARA CONTRATISTAS

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Casinos y Campamentos El personal del CONTRATISTA y sus Subcontratistas deben cumplir con las normas higinicosanitarias establecidas en los campamentos, los comedores y frentes de trabajo y cumplir con la resolucin 2400 de 1979 (Estatuto de seguridad industrial). La infraestructura de alojamiento tanto temporal como permanente, debe contar con espacios habitacionales separados para hombres y mujeres y con condiciones sanitarias bsicas. Dichas instalaciones deben cumplir toda la normatividad aplicable al tema de campamentos y con los requisitos establecidos por LA COMPAA en el estndar para diseo e instalacin de campamentos en proyectos de Pacific Rubiales Energy. 3.1.2. Roles y Responsabilidades

La responsabilidad por el desempeo en HSEQ ser de la alta gerencia del CONTRATISTA y Administradores de Contrato de la COMPAA. Antes de iniciar actividades, el CONTRATISTA debe presentar al Administrador del Contrato de LA COMPAA una relacin completa de los cargos indicando las funciones, responsabilidades y decisiones que puede tomar en cuanto a HSEQ. LA COMPAA tendr la potestad de verificar los requisitos de personal y podr solicitar cambio cuando no se llenen los requisitos. Esta misma potestad ser garantizada por el CONTRATISTA respecto de sus Subcontratistas cuando le sea autorizado subcontratar. 3.1.3. Personal de HSEQ

El CONTRATISTA debe garantizar una estructura de soporte en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Ambiental de acuerdo con el nmero de empleados, lugar donde preste los servicios, frentes de trabajo, tipo de actividad a desarrollar y magnitud y riesgo de la actividad. Durante el desarrollo del Contrato, LA COMPAA podr solicitar ajustes a la nmina, con el fin de garantizar un apropiado cubrimiento de los requerimientos HSEQ. La competencia mnima del personal de HSEQ para campo es la siguiente: Coordinador HSEQ: Profesional con experiencia comprobada de 5 aos como responsable HSEQ en el sector hidrocarburos, el coordinador del Programa de Salud Ocupacional deber tener licencia en salud ocupacional conforme a lo exigido por la ley Colombiana.

Supervisor HSEQ: Ingeniero con 3 aos de experiencia especifica en supervisin HSEQ en actividades propias del sector hidrocarburos Tcnico o Tecnlogo con 5 aos, de experiencia especfica como encargado o responsable HSEQ en proyectos del sector de hidrocarburos.

Ingeniero Ambiental: Ingeniero ambiental o de profesiones afines, con experiencia especfica de 3 aos como interventor o supervisor ambiental en proyectos del sector de hidrocarburos.

Mdico:

Cdigo: D-COM-003 Fecha: Febrero 2012

Versin: 6

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ANEXO HSEQ PARA CONTRATISTAS

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Mdico Cirujano con ttulo debidamente registrado en Colombia, cursos vigentes de atencin de urgencias (BLS y ACLS, ATLS, CRUC, o Curso de Cruz Roja para Manejo de urgencias dirigido a mdicos) con mnimo 4 aos de experiencia en atencin de servicios de urgencias certificadas por la entidad donde labor. Enfermero: Enfermero profesional con al menos 4 aos de experiencia de atencin en urgencias o al menos 1 ao en taladro, con cursos vigentes de BLS y Cursos avanzados de atencin de urgencias (ACLS, ATLS, CRUC o de Cruz Roja Colombiana)

Cdigo: D-COM-003 Fecha: Febrero 2012

Versin: 6

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ANEXO HSEQ PARA CONTRATISTAS

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Los recursos HSE a asignar por EL CONTRATISTA sern acordes a la siguiente tabla:

Nmero de personas

Personal de salud
Dentro del personal debe haber un brigadista que conozca y active el Plan de Emergencias en caso de requerirse. 1 Enfermero

Infraestructura

Personal HSEQ

Personal Ambiental

Hasta 15

Botiqun, camilla e inmovilizador

Por nmero total de trabajadores en campo

De 16 a 50

1 Mdico en campo De 51 a 200 1 Consultorio 1 Enfermero por frentes de trabajo 1 Mdico en De 201 en 1 Consultorio y 1 campo y un adelante Ambulancia TAB Enfermero A partir de 4 supervisores HSE debe contarse con 1 Coordinador HSE en campo Dentro del personal debe haber un brigadista que conozca y active el Plan de Emergencias en caso de requerirse. 1 Enfermero 1 mdico

Un Ingeniero Ambiental para aquellos trabajos que implican uso de los permisos de 1 Supervisor HSE aprovechamiento en campo de los recursos naturales consignados en la 1 Supervisor HSE licencia ambiental. por cada 50 trabajadores

Plan de Visitas a campo por parte de la Gerencia o responsable HSEQ

Por nmero de trabajadores en cada frente 3 trabajo

Hasta 30

De 30 a 50 Taladro de perforacin workover Por taladro

Un Ingeniero Ambiental para aquellos trabajos El lder del grupo que implican uso Botiqun, camilla es el responsable de los permisos de e inmovilizador del seguimiento aprovechamiento HSE de los recursos naturales consignados en la licencia ambiental. 1 Supervisor HSE 1 Consultorio y 1 Ambulancia TAB 1 Supervisor HSE

Los recursos en HSE que tenga EL CONTRATISTA en sus frentes de trabajo tambin forman parte de lo requerido por nmero total de trabajadores en campo. En ningn caso EL CONTRATISTA podr contar con menos recursos en HSE de los solicitados por nmero total de trabajadores en campo.

Para frentes distantes EL CONTRATISTA debe aplicar lo contemplado en el cuadro Por nmero total de trabajadores en campo.
3

Frente de trabajo: Grupo de trabajo simultneo en un sitio de operacin o proyecto.

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La COMPAA podr solicitar al CONTRATISTA personal HSEQ permanente en campo adicional al mencionado en el cuadro si considera que los riesgos de la tarea a realizar lo ameritan y este tendr que ser suministrado de manera inmediata. En todos los casos se presentar la hoja de vida con los respetivos soportes para aprobacin de la gerencia de HSEQ de LA COMPAA, previo al inicio de la ejecucin del Contrato. A LOS CONTRATISTAS obligados a tener personal HSEQ de forma permanente en campo no se les permitir el desarrollo de actividades sin su presencia, por lo que se debern considerar los respectivos relevos que garanticen el acompaamiento permanente de HSEQ. Para aquellos trabajos que implican uso de los permisos de aprovechamiento de los recursos naturales consignados en la licencia ambiental, LA COMPAA podr solicitar la presencia permanente de un Ingeniero Ambiental a cargo del CONTRATISTA. Los consultorios deben estar dotados de los elementos bsicos requeridos para que este preste sus servicios conforme a la normas

Si EL CONTRATISTA tiene ms de 2 mdicos en campo, debe contar con un mdico coordinador especialista en salud ocupacional (No se requiere que est en campo) Tanto los enfermeros como los mdicos deben estar inscritos en la Secretara de Salud Departamental del sitio donde se adelante el proyecto. Cuando EL CONTRATISTA cuente con multiplicidad de contratos en campo, LA COMPAA definir el esquema de optimizacin de recursos. 3.1.4. Personal asesor de HSEQ del CONTRATISTA

Para todo tipo de Contrato u Orden el CONTRATISTA debe garantizar la existencia de personal asesor de HSEQ en forma permanente y exclusiva. En su Oferta, el CONTRATISTA debe anexar la organizacin que tiene el CONTRATISTA para cumplir con este requisito y presentar la(s) hoja(s) de vida. En todo caso, el CONTRATISTA siempre deber contar con un responsable del cumplimiento de las obligaciones en materia de HSEQ y que sea el contacto administrativo para la gestin gerencial HSEQ. 3.2. COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA, INDUCCIN Y FORMACIN

El CONTRATISTA se asegurar de que el personal asignado para ejecutar los trabajos sea competente, en funcin de su educacin, formacin, experiencia y habilidades para las funciones que va a desempear. Estas competencias deben incluir las relacionadas con HSEQ. Antes del inicio de la ejecucin del Contrato, el CONTRATISTA presentar a LA COMPAA la matriz de competencias y formacin especfica para los cargos establecidos en el Contrato. En caso de iniciarse trabajos sin el cumplimiento de estos requisitos, LA COMPAA podr suspenderlos o terminarlos, segn considere. El CONTRATISTA realizar una induccin previa bsica en HSEQ a todos sus trabajadores y Subcontratistas, donde dar a conocer a los empleados los requisitos indispensables para trabajar en las reas de LA COMPAA. EL CONTRATISTA deber mantener los registros de

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asistencia a la induccin HSEQ. EL CONTRATISTA debe asegurar que su personal est capacitado en los programas institucionales: Sistema de observacin para la identificacin de actos y condiciones sub-estndar /inseguras (todos los trabajadores). Autoridad de rea- permisos de trabajo (Quien aplique). Seguridad vial (Quien aplique). Los dems programas que a lo largo de la prestacin del servicio defina LA COMPAA.

El CONTRATISTA y sus Subcontratistas debern contar con programas de induccin y entrenamiento para su personal y estos deben estar alineados con el programa de entrenamiento bsico en HSEQ de LA COMPAA. El CONTRATISTA mantendr disponibles en caso de ser requeridos por LA COMPAA los registros de asistencia del personal a la induccin. En adicin, el CONTRATISTA deber planear y ejecutar charlas y capacitaciones diarias de seguridad industrial, reuniones semanales de salud, seguridad, medio ambiente y calidad, convivencia y responsabilidad laboral en las cuales se discutirn las normas especficas de los trabajos a ejecutar, las situaciones inseguras identificadas, los incidentes ocurridos y las lecciones aprendidas entre otros. 3.3. DOCUMENTACIN

El CONTRATISTA y/o Subcontratista establecer un sistema del control y de gestin de registros y documentos de acuerdo con los estndares de LA COMPAA. La elaboracin de planos y documentos tcnicos debe atender a los trminos de referencia y obligaciones contractuales establecidas por LA COMPAA. 3.4. CONTROL OPERACIONAL 3.4.1. Sub-Contratos

Toda subcontratacin debe siempre deber contar con autorizacin por escrito por parte del administrador de contrato. El CONTRATISTA es el nico responsable ante LA COMPAA por el cumplimiento de los requisitos de HSEQ. Los requisitos y responsabilidades contenidas en la Invitacin a Proponer, Solicitud de Oferta el Contrato y/o la respectiva Orden deben ser extendidos y ser cumplidos por los respectivos Subcontratistas, por lo cual, en cualquier subcontrato se deben incluir y cumplir los mismos requisitos y compromisos en materia de HSEQ contenidas en la Invitacin a Proponer, Solicitud de Oferta el Contrato y/o la respectiva Orden. Todo CONTRATISTA es responsable por cualquier incumplimiento de HSEQ de sus Subcontratistas. El CONTRATISTA seleccionar Subcontratistas con sistemas de gestin HSEQ implementados. Si hay excepciones a esto, el CONTRATISTA proporcionar una justificacin a LA COMPAA. El CONTRATISTA se asegurar de que los requisitos de este documento se extiendan e implementen en las actividades de sus Subcontratistas. El CONTRATISTA asegurar por medio de su plan de calidad y HSEQ que cada Subcontratista cumple los requisitos de este anexo.

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3.4.2.

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Sistema de Observacin para la Identificacin de Actos y Condiciones Sub-estndar / Inseguras

El CONTRATISTA debe tener un sistema para la identificacin y comunicacin de actos y condiciones inseguras que se puedan presentar en su lugar de trabajo. Todo el personal del CONTRATISTA debe estar en capacidad de observar, identificar, intervenir y reportar actos y condiciones sub-estndar / inseguras. El CONTRATISTA brindar el entrenamiento necesario para garantizar un buen nivel de aplicacin del sistema de observacin. El CONTRATISTA debe reportar de manera obligatoria a LA COMPAA la estadstica de actos y condiciones observados durante todos los meses. Adicionalmente, siempre que sea requerido, deber informar el seguimiento realizado a los hallazgos provenientes de las observaciones. 3.4.3. Procedimientos Seguros de Trabajo

El CONTRATISTA debe tener Procedimientos Seguros de Trabajo, para la ejecucin de las actividades contratadas. Estos documentos deben estar alineados con los estndares establecidos por LA COMPAA: Estndar de seguridad vial Estndar de seguridad de Elementos de Proteccin Personal EPP. Estndar de seguridad de trabajo en alturas Estndar de seguridad para trabajos de corte y soldadura Estndar de seguridad para manejo de sustancias qumicas Estndar de seguridad para trabajos con energa elctrica Estndar de seguridad para el izaje de cargas Estndar de seguridad para trabajo en espacios confinados Estndar para diseo e instalacin de campamentos en proyectos de Pacific Rubiales Energy 3.4.4. Procedimiento de Permisos de Trabajo

El CONTRATISTA est obligado a cumplir con el Procedimiento de Permisos de Trabajo de LA COMPAA. El CONTRATISTA debe establecer claramente la asignacin de roles y responsabilidades de la totalidad de sus trabajadores dentro del esquema de permisos de trabajo (p.ej. supervisores de rea, operador de rea especfica, inspector de atmsferas, ejecutor) y seguir los procedimientos diseados para el trabajo seguro. En caso que el CONTRATISTA posea un sistema de permisos de trabajo, previo al inicio del Contrato y siempre que LA COMPAA lo solicite, se evaluar la aplicacin del mismo en la labor contratada. 3.4.5. Trabajo en Alturas

De conformidad con la Resolucin 3673 del 26 de septiembre de 2008 y dems normas asociadas, todo CONTRATISTA que desarrolle trabajos en altura debe contar con un programa de proteccin contra cadas que incluya la disponibilidad en sitio de los elementos y sistemas de proteccin, el Plan de Rescate y la competencia certificada del personal que desarrolla dichas actividades.

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ANEXO HSEQ PARA CONTRATISTAS


3.4.6. Equipo de Proteccin Personal

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El CONTRATISTA debe contar un plan de suministro, control de uso, mantenimiento y reposicin de los elementos de proteccin personal, para la totalidad de sus trabajadores presentes en el sitio de trabajo y de conformidad con los riesgos identificados en el panorama de riesgos (matriz de peligros). EL CONTRATISTA debe tener una matriz que contemple los riesgos asociados al cargo, y los EPP necesarios. El CONTRATISTA o Subcontratista que est en el Lugar de Ejecucin sin portar o usar los elementos de proteccin personal y la ropa de trabajo adecuados, ser retirado del rea hasta tanto el CONTRATISTA subsane la deficiencia. La ropa de trabajo deber ser adecuada a la labor, condiciones de clima y gnero del empleado. La ropa de trabajo y los elementos de proteccin personal deteriorados, daados o en mal estado sern reemplazados cada vez que sea necesario, sin importar el tiempo de uso del mismo. El control de este proceso es responsabilidad del CONTRATISTA, as como la disposicin final de los elementos de proteccin personal en desuso. 3.4.7. Manejo de Qumicos y Materiales Peligrosos

El CONTRATISTA debe tener un procedimiento de manejo de productos qumicos, el cual deber incluir y mantener actualizado durante todo el tiempo de la ejecucin del Objeto del Contrato. EL CONTRATISTA debe mantener en los lugares de uso las hojas de seguridad (MSDS) correspondientes a cada una de las sustancias qumicas utilizadas en la operacin. EL CONTATISTA debe presentar la informacin bsica sobre materiales peligrosos con respecto a inventarios, sistemas de identificacin y clasificacin, etiquetado, EPP, hojas de datos de seguridad del material y tarjetas de emergencia para el transporte. Igualmente, deber cumplir con los procedimientos establecidos por las normas legales vigentes aplicables y por LA COMPAA para la compra e ingresos de materiales peligrosos, transporte, almacenamiento, uso, manipulacin, disposicin de residuos y respuesta a emergencias. El personal del CONTRATISTA que usa y manipula estos materiales deber ser incluido en los programas de entrenamiento y competencia especficos que debe llevar a cabo el CONTRATISTA. Todas las actividades y operaciones deben quedar incluidas en los procedimientos correspondientes. 3.4.8. Transporte de Mercancas Peligrosas

El CONTRATISTA y sus Subcontratistas deben cumplir estrictamente el Decreto 1609 de 2002 establecido por el Ministerio de Transporte o la norma legal que lo sustituya, por el cual se reglamenta el manejo de transporte terrestre automotor de mercancas peligrosas, los cuales comprenden todas las operaciones y condiciones relacionados con la movilizacin de estos productos, la seguridad en los envases y embalajes, la preparacin, envo, carga, segregacin, trasbordo, trasiego, almacenamiento en trnsito, descarga y recepcin en el destino final. 3.4.9. Exposicin a Radiaciones Ionizantes

La manipulacin de fuentes de radiaciones ionizantes deber ser realizada tan solo por personal certificado y los equipos generadores de radiaciones ionizantes contarn con protocolos para su almacenamiento, transporte e inspeccin, mantenimiento y uso.

Cdigo: D-COM-003 Fecha: Febrero 2012

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ANEXO HSEQ PARA CONTRATISTAS

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El CONTRATISTA debe asegurar el estricto cumplimiento de las normas nacionales e internacionales sobre proteccin radiolgica que apliquen al tipo de fuente que utilice. Todos los empleados del CONTRATISTA que estn ocupacionalmente expuestos a radiaciones ionizantes debern contar con dosmetro personal. Los reportes de la lectura de los dosmetros estarn disponibles para inspeccin por parte de LA COMPAA en cualquier momento. La gestin de residuos radiactivos se debe hacer de acuerdo a lo estipulado en la Resolucin 180005 del 5 de enero de 2010 o con la norma que la modifique.

3.4.10. Aislamientos de Proceso y/o Energa Bloqueo y etiquetado (Lock Out / Tag Out) Las fuentes de energa deben aislarse cuando se realice mantenimiento de maquinaria o equipos donde se pueda producir arranques/encendido, o liberacin de energa que pueda causar daos a las personas. Cualquier aislamiento de sistemas de energa mecnico, elctrico, de proceso, hidrulico, neumtico, trmico, etc. deber ser ejecutado por personal competente y se utilizar el sistema de bloqueo y etiquetado. Todas las transmisiones que hagan uso de bandas o correas deben contar con guardas que impidan la entrada de objetos o alguna parte del cuerpo de forma accidental. 3.4.11. Uso de equipos de comunicacin, fotografa y video El uso de telfonos celulares y equipos de comunicacin est restringida en reas de produccin, donde se procesa o transporta crudo de cualquier calidad API o GAS, al igual que en reas de almacenamiento de productos qumicos. Los radios de comunicacin en reas donde se pueda presentar riesgo de explosin debern permanecer apagados a menos que sean a prueba de explosin. El uso de cmaras de video y fotografa debe contar con previa autorizacin de la autoridad de rea correspondiente. 3.5. PREPARACIN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS 3.5.1. Plan general y coordinacin de respuesta a emergencias.

El CONTRATISTA deber presentar, previo al inicio de la ejecucin del Contrato u Orden, un plan de manejo de las emergencias que se pueden generar como consecuencia propia de su trabajo. El personal del CONTRATISTA deber estar organizado y vinculado a los planes de emergencia de LA COMPAA en el sitio y dispuesto a trabajar en las brigadas de respuesta de ste, si es necesario. 3.5.2. Atencin de Urgencias

El CONTRATISTA debe presentar un esquema del plan de emergencias mdicas MEDEVAC alineado con el de LA COMPAA, que incluya las personas contacto en la empresa, recursos disponibles para traslado, centros de referencia en el rea de influencia del Contrato el cual ser presentado en la primera semana de ingreso al rea de HSEQ correspondiente para su

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ANEXO HSEQ PARA CONTRATISTAS

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aval y archivo. Las urgencias sern atendidas en conjunto con LA COMPAA, pero es el CONTRATISTA quien asume los costos y la exclusiva responsabilidad de dicha atencin. Toda emergencia y evacuacin debe ser informada de inmediato a la ARP o EPS, al mdico de campo y al rea de HSEQ de LA COMPAA en Bogot. El CONTRATISTA es responsable de informar a LA COMPAA y a las autoridades locales de salud sobre todos los casos de reporte obligatorio y debe cumplir con todos los procedimientos legales en el evento de levantamiento y transporte de cadveres, informando al Administrador del Contrato de LA COMPAA y este a su vez avisar al rea de HSEQ de LA COMPAA.

4. VERIFICACIN DE HSEQ 4.1. MEDICIN Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEO

El CONTRATISTA se obliga a suministrar la informacin necesaria para evidenciar el cumplimiento de los requisitos de HSEQ, en los plazos que seale LA COMPAA. Esto ser parte de la evaluacin del desempeo en HSEQ 4.1.1. Informes

El CONTRATISTA reportar al departamento de HSEQ la siguiente informacin: Reporte semanal de estadsticas de incidentalidad incluyendo las horas hombre trabajadas (personal del CONTRATISTA y Subcontratistas). Nmero de incidentes, kilmetros recorridos e indicadores de gestin. Seguridad vial: listado consolidado de conductores, vehculos (Livianos & Pesados), y reporte mensual consolidado de desempeo de conductores extractado de la informacin que se obtiene de de los dispositivos de monitoreo de velocidad. Reportes mensuales de gestin va internet por campo dentro de los 5 primeros das de cada mes. La informacin aplicable depender del objeto del contrato. La creacin del usuario y los flujos a reportar sern acordados entre el departamento de HSEQ de LA COMPAA y EL CONTRATISTA. Reporte trimestral (Certificado) emitido por la ARP del CONTRATISTA y sus Subcontratistas sobre los eventos reportados en ese periodo de tiempo y paz y salvo de pagos y aportes a la ARP RESIDUOS: Todos los CONTRATISTAS que en sus actividades generen residuos o desechos peligrosos debern reportar la gestin de sus residuos en cumplimiento a lo establecido en el Decreto No. 4741 del 30 de Diciembre de 2005 y la Resolucin No. 1362 del 2 de Agosto de 2007 del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial y la Resolucin No. 043 del 14 de Marzo de 2.007 LA COMPAA podr solicitar cualquier otro reporte que se necesite para verificar la gestin HSEQ del CONTRATISTA.

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ANEXO HSEQ PARA CONTRATISTAS

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4.2.

INVESTIGACIN Y REPORTE DE INCIDENTES

El CONTRATISTA debe contar con un procedimiento de investigacin y reporte de incidentes (accidentes, casi accidentes) de acuerdo con la Resolucin 1401 de 2007 del Ministerio de la Proteccin Social y contar con personal capacitado en investigacin de Incidentes, adems deber cumplir con los siguientes requisitos: Cualquier incidente que involucre a personal, medio ambiente, equipos o patrimonio de LA COMPAA, o del CONTRATISTA o de terceros se deber reportar inmediatamente al departamento de HSEQ de LA COMPAA y presentar la investigacin, los planes de accin y la leccin aprendida segn los trminos del procedimiento Investigacin y Anlisis de Incidentes. Todos los eventos reportados a las ARPs por parte del CONTRATISTA o sus Subcontratistas debern ser reportados oportunamente a LA COMPAA. En todos los casos de accidente el CONTRATISTA y sus Subcontratistas debern comunicar inmediatamente su ocurrencia al Administrador del Contrato de LA COMPAIA, al departamento de HSEQ y a las autoridades competentes para las providencias legales (ver flujograma de comunicacin en el Investigacin y Anlisis de Incidentes). Una vez adjudicado el Contrato, el CONTRATISTA solicitar y utilizar el formato de Reporte de Incidentes y cumplir con los trminos establecidos por LA COMPAA en el procedimiento de reporte, investigacin y anlisis de incidentes de seguridad, salud ocupacional y ambiente. LA COMPAA podr intervenir en las investigaciones que determine convenientes con base en la potencialidad y/o consecuencias del incidente. AUDITORIAS.

4.3.

LA COMPAA, podr efectuar auditoras al CONTRATISTA de acuerdo con el procedimiento del sistema de gestin HSEQ de LA COMPAA. El CONTRATISTA autoriza a LA COMPAA a auditar e inspeccionar en cualquier momento los equipos, sitios de trabajo, personal, sistema de permiso de trabajo, anlisis de riesgos, herramientas, elementos de proteccin personal, requisitos legales y documentos que sean necesarios para evaluar el cumplimiento y aplicacin de las normas del presente anexo, y de cumplimiento y aplicacin de las normas de Seguridad Social, Salud Ocupacional y de Proteccin del Ambiente. Dependiendo del tiempo de vigencia del Contrato, a su finalizacin o con la periodicidad que defina LA COMPAA, el interventor o administrador del Contrato evaluar la competencia y mejora continua del CONTRATISTA. Dicha evaluacin incluir: Capacidad tcnica, desempeo del personal del CONTRATISTA, nivel de servicio, equipos utilizados, cumplimiento de los requisitos de HSEQ, gestin administrativa y servicios subcontratados. Este reporte se informar a la gerencia de compras y contratos de LA COMPAA y sus resultados permitirn definir la viabilidad para invitacin a futuras ofertas. El incumplimiento de los Subcontratistas afectar directamente la evaluacin del CONTRATISTA. Para todos los efectos, la conducta de los Subcontratistas ser tenido como conducta atribuible directamente al CONTRATISTA.

Cdigo: D-COM-003 Fecha: Febrero 2012

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ANEXO HSEQ PARA CONTRATISTAS

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Las auditoras realizadas identificarn No Conformidades u oportunidades de mejora, todas ellas sern plasmadas en un plan de accin correctivo o preventivo, del cual el CONTRATISTA realizar seguimiento y reportara peridicamente de manera escrita, el avance al cierre al plan de accin. Si el plan de accin no se implementa por el CONTRATISTA en los plazos establecidos con el administrador de contrato, la COMPAA proceder a implementar las acciones que aseguren el cierre de la no conformidad u oportunidad de mejora, realizando el correspondiente descuento a la siguiente factura presentada por el CONTRATISTA LA COMPAA ha diseado este anexo para que sea aplicado por el CONTRATISTA de forma estricta con el fin de asegurar que las operaciones vayan acordes a su poltica corporativa de HSEQ en donde la proteccin de las personas y el ambiente son su prioridad, en concordancia con ella. Al final de este documento se encuentra la lista de documentacin que ser exigida por LA COMPAA durante las diferentes etapas contractuales. Estas evidencias deben presentarse y consolidarse en un Dossier el cual debe mantener actualizado y disponible para su verificacin en los momentos que determine LA COMPAA.

Cdigo: D-COM-003 Fecha: Febrero 2012

Versin: 6

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ANEXO HSEQ PARA CONTRATISTAS


LISTA DE CONTROL DE DOCUMENTACIN PARA INICIO Y SEGUIMIENTO DE CONTRATOS

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..

NOMBRE DE LA FIRMA CONTRATISTA NOMBRE DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO POR PARTE DEL CONTRATISTA NOMBRE DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO POR PARTE DE LA COMPAA. FECHA.
EVALUACIN DEL CUMPLIMIENTO SI NO N.A

REQUISITOS HSEQ

OBSERVACIN

Requisitos a cumplir despus de 30 das de iniciado el proyecto Se conoce y divulg la Poltica de HSEQ de LA COMPAA? Se conoce y divulg la poltica de alcohol y drogas de LA COMPAA? Tiene definidos los objetivos HSEQ especficos para el Contrato? Present la matriz de peligros para el proyecto? Present certificacin RUC mnimo 85% o certificaciones en OHSAS 18001 e ISO 14001? Se conoce y divulg los trminos de la licencia ambiental de LA COMPAA? Se Present el PACA a LA COMPAA? El CONTRATISTA present la estructura de cargos y responsabilidades en HSEQ especficos para el Contrato segn el anexo HSEQ Se tiene un programa de capacitacin y cronogram a en HSEQ? Se cuenta con un procedimiento para el manejo de sustancias qumicas? (Se tienen las MSDS) Se present un plan de emergencias para el campo que incluya contingencias y MEDEVAC? Se cuenta con una matriz de EPP segn los riesgos? Requisitos a cumplir durante el desarrollo de actividades Tiene un sistema de identificacin continuo de los peligros? (inspecciones, etc.). Se tiene un sistema de Permisos De Trabajo para tareas crticas validado por LA COMPAA? Aplican los estndares definidos por LA COMPAA para tareas crticas? Se tiene al da los pagos al SGSS y parafiscales? Realizan las evaluaciones mdicas de ingreso egreso y peridicas? Cuenta con el certificado mdico del personal que trabaja en alturas? Se cuenta con el plan de accin de Salud Pblica? Se conoce y aplica el Programa de seguridad vial de LA COMPAA? Tiene implementado un programa de inspeccin y mantenimiento de equipos y herramientas? El relevo del personal se hace bajo los turnos establecidos? Se tiene un programa de observacin de actos y condiciones inseguras? Se tiene un sistema de bloqueo y etiquetado implementado? Se presenta mensualmente el listado de conductores de campo?, estn certificados? Se presenta mensualmente el listado de vehculos pesados y livianos en campo? Reporta mensualmente los flujos de gestin HSEQ que le corresponden? Ha reportado a la Compaa sus incidentes?

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