LIBROS Cules son los libros necesarios en una cooperativa?

Como toda empresa, la cooperativa debe llevar unos libros en donde se registren todas sus actividades: Asambleas, reuniones de los Consejos y Comits, asociados, contabilidad, etc. Cooperativas son necesarios los siguientes Libros:

Libro de Asistencia a Asamblea. Libro de Actas de Asamblea. Libro de Actas del Consejo de Administracin. Libro de Actas del Consejo de Vigilancia. Libros de Actas de cada uno de los Comits. Libro de Registro de Asociados. Libro de Contabilidad Diario. Libro de Contabilidad Mayor. Libro de Inventario.

Quin autoriza los libros? Los libros debern ser autorizados por la Superintendencia Nacional de Cooperativas o por los Coordinadores Regionales de la Superintendencia en cuyo mbito tenga su domicilio la cooperativa. Tambin podr ser autorizados por el juzgado, Notara o Registro de la localidad que haya expedido la copia del Acta Constitutiva. Si los libros no estn autorizados, los registros que ellos contengan no tiene validez. Qu es Autorizar un libro? Autorizar un Libro es facultar, dar el consentimiento para que la cooperativa realice sus registros en l o en ellos.

Dnde se guardan los libros? Los libros no deben salir de las oficinas o instalaciones de la cooperativa, deben ser tratados con cuidado, guardados en lugar seguro y deben estar bajo la responsabilidad del directivo que le compete. Por ejemplo, los Libros de Actas de Asamblea deben estar bajo la responsabilidad del Secretario, los Libros de Contabilidad deben ser responsabilidad del Tesorero. Los Libros slo salen de la cooperativa slo en caso de Liquidacin. Qu requisitos deben llenar todos los libros? Todos los libros deben ser empastados, numerados, foliados y sellados Adems deben estar autorizados tal como se seala en las preguntas anteriores. No tienen validez los registros a actas que se levanten en libros no autorizados (Art. 94 del Reglamento de la Ley). Qu debe contener el libro de registro de asociados? 1. Nombres y apellidos del asociados. 2. nmero de asociado (de inscripcin o matrcula) 3. Domicilio, direccin y telfono del asociado. 4. Nacionalidad. 5. Edad. 6. Nmero de la Cdula de Identidad. 7. Fecha de Nacimiento. 8. Nmero de Certificados que haya suscrito y la cantidad pagada.

9. Representante legal en caso de que el asociado sea menor de edad o sea una persona jurdica. 10. Fecha de admisin en la cooperativa. Qu debe contener el libro de asistencia de Asambleas? Este libro debe contener por cada una de las Asambleas que la cooperativa realice los siguientes: 1. Nmero de la Asamblea. 2. Si la Asamblea es Ordinaria o Extraordinaria. 3. Lugar y fecha de la Asamblea. 4. Nmero total de asociados activos de la cooperativa. 5. Nombres y apellidos de los asociados asistentes. 6. Nmero de asociado de los asistentes. 7. Cdula de Identidad de los asistentes. 8. Firma autgrafa de cada uno. 9. Listado de asociados que tienen poderes para representar a asociados no asistentes y a quin representan. 10. Listado de otras personas invitadas o presentes en la Asamblea. Qu debe contener el libro de Actas de Asambleas? En el libro de Actas de Asambleas debe registrase todo lo acordado y tratado, no lo dicho, en cada una de las Asambleas, sean estas Ordinarias o Extraordinarias. Estas Actas de Asambleas debe tener adems las siguientes caractersticas: 1. Debe ser numeradas consecutivamente. 2. Deben indicar si la Asamblea es ordinaria o extraordinaria. 3. llevan la hora, el lugar y fecha de celebracin de la Asamblea. 4. Se registran las personas presentes y el nmero total de

asociados a la fecha de la Asamblea. 5. Deben registrarse hechos ciertos con objetividad, concrecin y sntesis. 6. Al final deben ser firmadas por el Secretario y el Presidente del Consejo de Administracin. Qu deben contener los Libros de Actas de los Consejos y Comits? Cada uno de los consejos: Administracin y Vigilancia, y cada uno de los comits deben llevar por separado su correspondiente Libro de Actas con las siguientes caractersticas: 1. 2. Deben Fecha estar de numeradas reuniones y y llevarse lugar sucesivamente. de celebracin. las

3. Hora de inicio de la reunin y hora de trmino. 4. Debe indicarse los consejeros o miembros del comit presentes en cada reunin. 5. Debe indicarse si fue una reunin ordinaria o especial. 6. Se registrarn las resoluciones o decisiones tomadas. 7. En cada decisin deber indicarse los votos a favor: en contra y los votos salvados, a menos que se tome por unanimidad. 8. Cada Acata debe ser firmada por el Presidente y Secretario del Consejo de Administracin o de Vigilancia, y por el Coordinador o Comisionado en los Comits. Cul es la importancia de las Actas? Las actas son escritos que recogen acuerdos de los Comits, Consejos o de las Asambleas constituidos legalmente. Al estar asentadas en los Libros de Actas adquieren valor jurdico.

Qu se recomienda para llevar correctamente las Actas? En primer lugar, se recuerda que los Libros de Actas y las Actas son responsabilidad del Secretario de ese Consejo o Comit. Las Actas debern ser un registro de lo tratado y acordado, no de lo dicho. Por otra parte, deben tener como caracterstica la objetividad, es decir, que el Secretario escriba lo que pas y no lo que l cree que pas; y la concrecin, es decir, que se debe escribir en forma precisa, sin divagaciones y razonablemente corto (sin que sea un esquema, pero tampoco un tratado). Adems se recomienda lo siguiente: 1. Se deben dejar mrgenes de dos (2) centmetros a ambos lados de las pginas y en cada pgina del Libro. El margen se debe trazar con bolgrafo o pluma. 2. las actas deben ser sucesivas, numeradas y escritas una a continuacin de la otra. Se propone una numeracin doble. El primer nmero indica el total de Actas realizadas por ese Consejo o Comit desde que se cre y el segundo nmero indica el nmero de Actas del Consejo o Comit Actual. Por ejemplo: El Acta N 167-28 del Consejo de Administracin de la Cooperativa "Bicentenario" indica que ha habido un total de 167 reuniones del Consejo de Administracin. Tambin nos indica que el Consejo Actual se ha reunido 28 veces. La siguiente Acta ser la 168-29. En las Asambleas la numeracin se simplifica colocando nmeros consecutivos. 3. Se deben escribir preferiblemente con bolgrafo, siempre del mismo color, sugiriendo el azul. 4. Las pginas y Actas no pueden contener espacios en blanco, ni enmiendas o borrones, cuando el Secretario pone una palabra por otra y se da cuenta en el momento, la puede poner entre parntesis ( ) y a continuacin poner la palabra correcta. Si se da cuenta posteriormente, debe esperar que esa Acta se lea en la prxima

reunin y anotar el error como correccin al Acta anterior. Por ejemplo: "En el Acta N 53-3 de fecha 03-09-87, en la pgina 62 donde dice Cooperativa debe decir Cooperativistas". En caso de que Secretarios anteriores hayan dejado espacios en blanco, se deben inutilizar, pasndoles una raya en diagonal utilizando una regla. 5. Las Actas deben contener el lugar, la fecha, la hora de inicio y la finalizacin y los asistentes (esto ltimo en las reuniones de grupos pequeos, tales como la de los Consejos y Comits). Si algn directivo o asociado falta a la reunin y se presenta una justificacin en ese momento, hay que anotarlo en el Acta. 6. En las Actas deben registrarse todas las mociones (propuestas, objeciones, etc.) principales y quien las hizo. Si algn directivo o asociado expresase que salva su voto en un determinado punto hay que hacerlo constar en el Acta, de lo contrario todos los presentes son solidarios de los acuerdos que se tomen, de los actos que se realicen y los perjuicios que ocasionen por negligencia (Art. 41 de la Ley). 7. Todas las Actas deben contener el Orden del Da y el desarrollo debe hacerse de acuerdo con el mismo. 8. Las Actas se firman una vez pasadas a los Libros debidamente autorizados en seal de conformidad, si el Acta es de un Consejo la firmarn el Presidente y el Secretario de ese Consejo; si el Acta es de un Comit la firmarn el Presidente y el Secretario de ese Consejo; si el Acta es de un Comit la firmarn el Coordinador o Comisionado y el Secretario de ese Comit; si el Acta es de una Asamblea, la firmarn el Presidente y el Secretario del Consejo de Administracin. Si por ejemplo, el Presidente del Consejo no estuvo en la reunin de la cual se est leyendo el Acta, no puede firmar pues no le consta realmente si se dijo lo que all se recoge. En su lugar, debe firmar el suplente o el vicepresidente si estuvo en esa reunin. Lo mismo sucede con el

Secretario; si falta a la reunin y otro compaero toma el Acta, ste debe firmarla como secretario accidental. 9. Cada Acta debe ser sometida a consideracin en la prxima reunin y la aprobacin, importacin o modificacin debe constar en el Acta de esa siguiente reunin.

BIBLIOGRAFA Funciones de la Superintendencia Nacional de Cooperativas www.sunacoop.gov.ve Decreto con fuerza de Ley especial de asociaciones cooperativas Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela N 37.285 del 18 de4 septiembre de 2001. Ediciones La Piedra.

Cartelera Informativa http://www.gobiernoenlinea.ve/cartelera/cooperativas13.html