Implementando o Programa 10S nas empresas

Quando no Brasil se comeou a praticar uma poltica mais agressiva de abertura da economia, no incio da dcada de 1990, algumas propostas de modernizao de sistemas de gesto j estavam em andamento, por iniciativas de abnegados professores, que vinham estudando novas metodologias, ferramentas e tcnicas. A Fundao Carlos Alberto Vanzolini da Universidade de So Paulo, o Instituto Brasileiro de Qualidade Nuclear do Rio de Janeiro e a Fundao Christiano Ottoni da Universidade Federal de Minas Gerais, dentre outras organizaes, tinham programas de intercmbio com centros de excelncia do exterior, produzindo resultados excepcionais.

Executivos, consultores, professores e empresrios foram assim iniciados em novas formas de gesto, que praticadas trouxeram grandes resultados para a qualidade e produtividade das empresas brasileiras, aumentando a competitividade de nossos produtos no mercado interno e externo. Alguns foram refratrios s novas metodologias, outros no conseguiram entender o que se passava e poucos, felizmente, foram claramente hostis s novas propostas. Vieram novas propostas da Europa, Estados Unidos e da sia, notadamente do Japo. A chamada "invaso" de mtodos gerenciais japoneses, de comprovado sucesso em seu pas de origem, provocou as mais diversas polmicas, no sentido de se avaliar se produziriam ou

no no Brasil os mesmos resultados .

O que pretendemos neste artigo demonstrar a capacidade dos brasileiros de assimilar, utilizar, complementar, ampliar e at melhorar o que aprendem. O Programa 5S j fez e continua fazendo enorme diferena nas organizaes que o implantaram. Vamos ver se o 10S pode fazer mais ainda, principalmente no tocante ao aprendizado, treinamento, unio, determinao, combate ao desperdcio, tica, moral e responsabilidade social.

Do 5S ao 10S

A utilizao de ferramentas e mtodos de gesto oriundos do Japo j foi muito maior do que hoje, tanto no Brasil quanto em outras partes do mundo. Isto est acontecendo porque as metodologias de gesto evoluem e, com novas abordagens, produzem resultados melhores. Nas academias os professores freqentemente conduzem pesquisas sobre mtodos de gesto para suas teses de mestrado ou doutorado, que muito contribuem para a abertura das fronteiras do conhecimento.

Os consultores ao realizarem seus trabalhos se deparam com situaes novas, que exigem adaptaes metodolgicas. Os executivos e empresrios buscam, na prtica, combinaes de ferramentas e tcnicas que otimizem os resultados que precisam apresentar para garantir a sobrevivncia de suas organizaes. Domnico de Masi, o

italiano revolucionrio das idias sobre cio criativo e produtividade, j afirmou que a gesto a rea de conhecimento que, nos ltimos anos, mais tem contribudo para o avano da humanidade. (1)

O empresrio Jorge Gerdau, certamente um dos homens de negcio que melhor compreende, utiliza e divulga a importncia dos mtodos de gesto, no lanamento do Compete-ES, se dirigiu platia presente no salo nobre do Palcio Anchieta, em Vitria (ES), composta em sua maioria de polticos, empresrios, professores e executivos, alertando para a necessidade do uso adequado de metodologias para garantir o crescimento das organizaes. no mnimo prudente seguir o conselho de quem dirige um grupo empresarial que teve enorme crescimento nos ltimos tempos. Estudos e pesquisas foram realizadas sobre o Quadro de Indicadores Balanceados, o "Balanced Scorecard" (BSC), metodologia de gesto oriunda de Harvard, que levou fama os professores e consultores Robert Kaplan e David Norton. (2) Foi identificado forte correlao do BSC com o Gerenciamento pelas Diretrizes, no Japo chamado de "Hoshin Kanri". (3)

A reengenharia, de tanta repercusso no passado, no deixa de ser, no fundo, a tcnica "Kaikaku" (inovao), que os japoneses utilizam complementarmente s melhorias "Kaizen" (sem investimentos) e "Kairyo" (com investimentos). (4) O benchmark pode ser entendido como um placar dos melhores resultados empresariais e o benchmarking

como o processo utilizado para ser o melhor dos melhores, que seguramente o "Dantotsu", que vem a ser a essncia do processo japons de estabelecimento de vantagem competitiva. (5) Um conceito complementar utilizado no Japo o de emprstimo de empregados para que aprendam em outras indstrias, chamado "shukko".

Willian Conway com o seu GIQ - Gesto Integral da Qualidade (6), talvez at sem saber, aperfeioou o conceito dos 3 Mu: Muda (desperdcio), Muri (insuficincia) e Mura (inconsistncia). E no Brasil tambm j adotamos muito bem algumas tcnicas gerenciais japonesas, que so muito bem-aceitas. Uma o "Shimboku", outro o "Nomiai".

A tcnica do "Shimboku" uma ocasio de confraternizao, quando os chefes aproveitam para iniciar conversas com os empregados sobre assuntos que normalmente no seriam abordados no trabalho. equivalente aos nossos churrascos de fins de semana com o pessoal da empresa e familiares. A tcnica do "Nomiai" ainda mais difundida no Brasil: a famosa "Happy-Hour", quando os empregados podem at dizer aos chefes certas coisas que no teriam coragem de dizer no trabalho.

O "Housekeeping" (limpeza) tem certamente muito a ver com o 5S japons, que no entanto muito mais do que aparenta numa leitura superficial. O professor Falconi (7) nos conta que certa ocasio fez

ao Mestre Ishikawa a famosa pergunta: "Como se comea a implantao da Gesto pela Qualidade Total? (Total Quality Control - TQC no Japo e TQM - Total Quality Management nos pases de lngua inglesa). A resposta do senhor Kaoru Ishikawa: "Algumas vezes, varrendo!". Uma tcnica da qual freqentemente os executivos lanam mo o "KKD" (Keiken, Kan, Dokyo), que vem a ser a Experincia, Intuio e Coragem. O famoso 5S japons visa mudar a maneira de pensar e agir das pessoas na direo de um melhor comportamento para toda a vida, segundo o professor Falconi. lgico ento que seja evolutivo, devendo se adequar realidade da cultura da organizao ou do pas onde ser empregado. O 5S um programa amplo, para todos em todas as organizaes. Em portugus utilizamos a palavra Senso para manter a identificao original.

Dessa maneira tnhamos: 1 S) Seiri (Senso de Utilizao), 2 S) Seiton (Senso de Arrumao), 3 S) Seisoh (Senso de Limpeza), 4 S) Seiketsu (Senso de Sade e Higiene ), 5 S) Shitsuke (Senso de Autodisciplina). (8)

Na linha do aperfeioamento e complementao surgiram o 6 S) Shikari Yaro (Senso de Determinao e Unio), 7 S) Shido (Senso de Treinamento) e o 8 S) Setsuyaku (Senso de Economia e Combate ao Desperdcio), j amplamente divulgados em livros e revistas. (9)

Em um interessante e original artigo, apareceu a proposio de um

tema complementar muito apropriado aos tempos em que vivemos: Shisei Rinri (Senso de tica e Moral), chegando-se assim ao 9 S. Pode-se interpretar os sensos como um conjunto conceitual, que devidamente explorado produz grandes resultados. A seqncia padro de implantao conduz a melhorias rpidas. A manuteno, com suas liturgias e ferramentas, um pouco mais difcil.

Revendo o conjunto dos temas, a TQM - Tcnicas de Qualidade e Marketing Ltda. - identificou o que ainda poderia ser acrescentado, luz do estado da arte da gesto. Chegou concluso de que um tema muito importante, em moda atualmente, poderia ser o 10 S: Senso de Responsabilidade Social. Na lngua portuguesa tinha-se, portanto, chegado ao Programa 10S. Mas em japons teria ainda que ser encontrada uma palavra que comeasse com a letra S. Depois de muitas tentativas foi encontrada a resposta.

As palavras sugeridas para o 10 S foram: Sekinin Shakai. Caso haja alguma correo, ainda h tempo. Mas em bom portugus, a Responsabilidade Social pode ser o 10 mandamento para as empresas participarem da criao de um Brasil melhor. (10)

Temos ento 10 SENSOS, que so:

SEIRI - Senso de Utilizao SEITON - Senso de Ordenao

SEISOH - Senso de Limpeza SEIKETSU - Senso de Sade e Higiene SHITSUKE - Senso de Autodisciplina SHIKARI YARO - Senso de Determinao e Unio SHIDO - Senso de Treinamento SETSUYAKU - Senso de Economia e Combate aos Desperdcios SHISEI RINRI - Senso dos Princpios Morais e ticos SEKININ SHAKAI - Senso de Responsabilidade Social

Apresentao do programa 10S

O programa 10S uma proposta que visa reeducar as pessoas, recuperar valores, buscar a melhoria nos ambientes, aumentar a produtividade, no descuidar da sade e segurana, modernizar as organizaes e, acima de tudo, buscar a conscientizao das pessoas para prticas de cidadania. Com resultados comprovados por organizaes que adotaram as prticas, inicialmente dos 5S, tem-se o fortalecimento do esprito de equipe dentro das mesmas, to difundido para a busca de resultados, levando as pessoas envolvidas a ter mais iniciativas e participar mais do dia-a-dia da organizao, implementando a melhoria contnua em seus processos.

A proposta de implantao dos outros S (de 5 para 10) justamente de conscientizar a todos de que possvel contribuir com aes diversas, para que se tenha uma sociedade mais digna e justa, que

o S da Responsabilidade Social, onde o comprometimento das pessoas fundamental para o sucesso no s profissional, mas tambm pessoal e humano. Aquelas organizaes que estiverem interessadas em melhorar seu ambiente de trabalho em todos os aspectos citados anteriormente, podero iniciar pelos 5S, que uma espcie de arrumao da casa. Quando as pessoas estiverem adaptadas com o sistema, pode-se acrescentar os outros S. Ou podem optar por iniciar implantando os 10S.

Para aquelas organizaes onde o programa j foi iniciado, tem-se a opo de implement-lo acrescentando os novos S. Qualquer opo vlida, desde que a alta administrao da organizao se comprometa em dar o apoio necessrio para o sucesso do programa.

Para saber se o programa tem eficcia ou no, preciso realizar uma avaliao, acompanhando os critrios definidos para cada S. Na avaliao dos 10S so verificados em torno de 50 itens, com pontuaes que variam de 0 a 10, realizada por dois avaliadores, um da prpria rea que est sendo avaliada e um outro externo quele ambiente de trabalho, sendo que os dois devem ser treinados para executar a avaliao. A avaliao pode ser realizada a cada trs meses, ou seis meses ou uma vez por ano.

O resultado de cada S demonstrado por meio de um grfico "Radar 10S", que deve ser colocado no mural da rea avaliada. O objetivo de

colocar a avaliao no mural para que todos saibam como se encontra a situao dos 10S naquele ambiente de trabalho. Uma forma transparente de fazer Qualidade.

Prtica do programa 10S

1 - Senso de Utilizao (SEIRI) O sentido de SEIRI "separar por grau, tipo ou tamanho". O ponto inicial do 1 Senso saber o que essencial estar presente no ambiente de trabalho, eliminando tudo que no agregue valor, utilizando os recursos disponveis de acordo com as necessidades e adequao, evitando excessos, desperdcios e m utilizao. Saber utilizar , antes de qualquer coisa, saber arrumar, separando o que bom dos materiais que no servem mais para utilizao, lembrando sempre de que aquilo que no serve para voc pode ser til para outros.

Benefcios:

-maior senso de organizao e economia, reaproveitando os recursos disponveis (mesas, mquinas e equipamentos que no servem para voc, mas podem servir para outras pessoas); -liberao de espao para diversos fins; -aumento da produtividade das pessoas envolvidas; -menos riscos de acidentes no local de trabalho;

-evitar compras desnecessrias; -combater a burocracia.

2 - Senso de Ordenao (SEITON)

O 2 Senso significa determinar o local para se achar com facilidade algum documento, material ou equipamento necessrio. Ordenar a conseqncia natural de arrumar aquilo que se utiliza, colocando etiquetas brancas ou coloridas, rtulos, palavras-chaves etc. Ter o que necessrio, na quantidade certa, na hora e lugar adequados. preciso descobrir formas para que todos possam achar as coisas com facilidade, us-las e guard-las em seus devidos lugares.

Benefcios:

-reduzir o tempo de busca do que se precisa usar; -diminuir a necessidade de controle de estoques; -facilitar a movimentao interna; -evitar compras desnecessrias e danos aos objetos estocados; -aumentar a produtividade, racionalizar o trabalho e diminuir o cansao fsico e mental; -evacuao rpida em caso de perigo.

3 - Senso de Limpeza (SEISOH)

0 3 Senso significa deixar tudo limpo, com o cuidado de no varrer s por varrer, espanar s por espanar. A melhor interpretao para o senso de limpeza : no basta varrer tirando o p e a sujeira, importante que cada um, aps utilizar determinado instrumento de medio, veculo, mquina ou ferramenta os deixe limpos nas melhores condies de uso possvel.

Exercer o Senso de Limpeza ter carinho com as coisas que usamos: no forar os equipamentos e no desperdiar materiais, enfim, ter senso de limpeza zelar pela conservao de tudo que est sob nossa responsabilidade. Importante tambm incentivar os colegas a manter o ambiente limpo, arrumado e ordenado.

Benefcios:

-ambiente mais agradvel e sadio; -ajudar na preveno de acidentes; -melhoria e preservao dos equipamentos, proporcionando maior vida til; -diminuio do desperdcio; -preveno da poluio; -melhoria da imagem interna e externa da empresa.

4 - Senso de Sade e Higiene (SEIKETSU)

O 4 Senso significa verificar se o pensamento, se o esprito do programa est sendo absorvido, isto , checar o resultado parcial em toda empresa at esta 4 etapa do processo.

verificar, por exemplo, o estado dos banheiros, sanitrios, refeitrios, oficinas, reas operacionais etc. Se todos esses locais estiverem em perfeita ordem, pode-se dizer que o programa est sendo cumprido satisfatoriamente. um senso que busca, tambm, a questo da higiene mental: necessria a existncia de um bom clima de trabalho, com conforto, segurana e com relaes saudveis entre todos os setores da organizao, para que o programa possa ser plenamente desenvolvido.

Alm de exercer e manter os trs primeiros sensos como forma de melhorar continuamente o ambiente fsico de trabalho, devemos ter plena conscincia dos aspectos que afetam nossa sade e agir sobre eles.

Benefcios:

-preveno de acidentes; -elevao dos nveis de satisfao e motivao pessoal; -preveno e controle do estresse; -melhoria da qualidade de vida. -economia em combate a doenas (enfoque preventivo).

5 - Senso de Autodisciplina (SHITSUKE)

O 5 Senso significa cumprir os procedimentos operacionais, a tica e padres estabelecidos pela empresa. Este o S mais complexo de todos, porque o momento em que os empregados j devem executar as tarefas como hbito, sem achar que est tudo funcionando perfeitamente ou que no h mais nada para evoluir. Ao contrrio, a autodisciplina requer constante aperfeioamento: se est bom pode ficar ainda melhor. A criao de um ambiente de trabalho disciplinado a medida mais importante para garantir a Qualidade.

Benefcios:

-conscientizao da responsabilidade em todas as tarefas, por mais simples que sejam; -cumprimento das regras e procedimentos estabelecidos; -servios executados dentro dos requisitos da Qualidade; -desenvolvimento pessoal e profissional; -aumentar a possibilidade de resultados de acordo com o planejado; -incrementar a qualidade geral dos servios e das relaes interpessoais.

6 - Senso de Determinao de Unio (SHIKARI YARO)

Prega a participao determinada dos gestores em parceria com a unio de todos os empregados. O exemplo vem de cima. Motivao, liderana e comunicao so as chaves do Senso.

No ambiente da Qualidade, um ponto fundamental a transparncia na conduo da gesto, para que se tenha um bom trabalho em equipe, buscando assim o comprometimento de todos, para alcanar os resultados almejados. Os gestores devem definir formas para que todos se engajem no processo, estimulando e motivando as pessoas para as prticas estabelecidas. Desenvolver a prtica do trabalho em equipe em todas as esferas da organizao o verdadeiro sentido do 6 S.

Benefcios:

-aumento da confiana dos empregados perante a organizao; -maior compromisso dos empregados na busca de resultados; -melhora nas relaes interpessoais; -reter talentos.

7 - Senso de Treinamento (SHIDO)

Prega o treinamento do profissional e a educao do ser humano. Essas aes qualificam o profissional e engrandecem o ser humano, que passa a ter maior empregabilidade, essencial no cenrio atual.

Nas prticas da administrao moderna, o ser humano tem de ser considerado o maior valor, pois por meio dele que se obtm os resultados almejados. No atual cenrio, no s o treinamento de tarefas repetitivas importante, mas a organizao tem de desenvolver as pessoas para que elas tenham a oportunidade de tornarse empregveis e competitivas, dando a elas qualificao profissional constante. Criar o ambiente do conhecimento e desenvolver talentos uma das propostas do 7 S.

Benefcios:

-maior empregabilidade; -desenvolvimento de talentos; -aumento da produtividade e resultados.

8 - Senso de Economia e Combate aos Desperdcios (SETSUYAKU) Modificaes e melhorias que combatem os desperdcios, reduzindo os custos e aumentando a produtividade.

Combater o desperdcio no ambiente de trabalho fundamental para ajudar nos resultados da empresa. Deve-se estimular os empregados para que criem alternativas de reduo de perdas de materiais e servios, conscientizando-os da realizao do trabalho com qualidade e, estimular tambm, a prtica da reciclagem, contribuindo assim com

a no degradao do meio ambiente.

Benefcios:

-economia para a empresa com a reduo dos desperdcios de materiais e servios; -reduo de horas extras; -reeducao das prticas de aquisio de materiais; -preservao do meio ambiente.

9 - Senso dos Princpios Morais e ticos (SHISEI RINRI)

Ser tico , alm de outros fatores, ser capaz de voltar esforos de gesto para objetivos mais nobres, como o de aumentar a produtividade, a eficincia e a qualidade de um produto ou servio. A empresa deve definir padres de conduta para seus empregados, criando compromisso dos mesmos com suas atitudes e comportamento. Cada empregado tem de saber avaliar o que pode ou no fazer no exerccio da sua funo, procurando sempre ser leal com os clientes e com a prpria empresa.

Benefcios:

-empregados mais compromissados com os resultados da empresa, com atitudes ticas perante os clientes, acionistas, fornecedores e com

as equipes de trabalho da qual fazem parte.

10 - Senso de Responsabilidade Social (SEKININ SHAKAI)

Compromisso que a organizao e as pessoas que dela fazem parte devem ter para com a sociedade. Toda e qualquer ao que possa contribuir para a melhoria da qualidade de vida da sociedade.

O 10 Senso tem a finalidade de disseminar na organizao a importncia da prtica da Responsabilidade Social, no s como obrigao da empresa em desenvolver aes sociais, mas como incentivo e motivao de seus prprios empregados para a realizao de trabalhos voluntrios para atender s carncias da sociedade. As prticas de Responsabilidade Social vo alm dos pagamentos de impostos, tributos e cumprimento da legislao trabalhista e ambiental.

Benefcios:

-melhoria da imagem perante a sociedade e rgos governamentais; -maior produtividade dos empregados; -transparncia nas aes com os clientes, empregados, acionistas, fornecedores e a sociedade; -participao do crescimento socioeconmico da populao; -preservao do meio ambiente.

Do ponto de vista organizacional, essa filosofia deve ser praticada com o objetivo de melhorar as condies de trabalho, criando um ambiente de motivao, onde as pessoas possam transformar seus potenciais em realizaes.

Bannas Qualidade - outubro de 2004