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ADMINISTRACIN PROFESIONAL DE PROYECTOS

Enfoque En nuestro medio es poco comn concebir proyectos terminados a tiempo, dentro de presupuesto y con la calidad esperada; comnmente cumplimos uno o dos de estos requerimientos a un alto nivel de desgaste. Hoy en da, un proyecto exitoso es aquel que se concluye en el tiempo establecido, dentro del presupuesto, cumpliendo los requerimientos de calidad estipulados, y sobre todo a satisfaccin de nuestros clientes y desarrollando relaciones a largo plazo con proveedores. La administracin emprica, intuitiva, no provee las bases necesarias para cumplir el objetivo y tenemos que recurrir a procedimientos, tcnicas y herramientas ms efectivas que logren hacer predecibles los resultados en nuestros proyectos. Comparacin entre Administracin Tradicional vs. Administracin Profesional Administracin Profesional Prevencin Desarrollo de estrategias en equipo - Estandarizacin de Improvisacin Enfoque emprico, principalmente intuitivo procedimientos - orden Integracin del equipo y compromiso de todos los involucrados en el El proyecto depende principalmente de una persona proyecto Manejo parcial del alcance del proyecto enfoque hacia la ejecucin Visin completa que asegura cumplir los requerimientos del cliente Integracin del equipo - distribucin efectiva de recursos, roles y Duplicacin u omisin de recursos y funciones funciones Alto nivel de desgaste Calidad de vida Cada quien se lleva en su memoria los aprendizajes cuando el Capitalizacin de Aprendizajes Documentacin de lecciones proyecto termina aprendidas Deficiencias en la documentacin; decisiones y rdenes informales Toma de decisiones soportada Cambios no documentados, verbales y sin control Sistema de control global de cambios Riesgos de alto impacto sin identificar Identificacin, y plan de respuesta a riesgos Proyecto fuera de presupuesto Ahorro en costos y controles probados Calidad deficiente Mejoras en la calidad Proyecto fuera de programa y/o presupuesto Resultados predecibles Comunicacin efectiva e informacin concreta, relevante, veraz y Comunicacin informal, deficiente - burocracia oportuna El Project Management Institute, organizacin lder en administracin de proyectos a nivel mundial, establece que: La administracin profesional es la aplicacin de conocimientos, habilidades, tcnicas y herramientas a las actividades de un proyecto con el fin de cumplir y superar las necesidades y expectativas de los involucrados. PLANIFICACION Integramos un Plan del Proyecto tomando en cuenta 9 reas que afectan todo proyecto residencial: Administracin Tradicional

1. Alcance Definicin de lo que incluye el proyecto. Coordinacin del programa de necesidades. Relacin de reas, espacios, equipamiento, y dems caractersticas que aclaran el alcance del proyecto Coordinacin del proyecto arquitectnico e ingenieras Asesora en el diseo conceptual para confirmar que cumpla con las necesidades y expectativas del cliente, as como el aseguramiento de que el diseo cumpla con los requerimientos del municipio. Revisin de planos y programas de diseo; arquitectnico e ingenieras Coordinacin de trmites, permisos y factibilidades Ingeniera de valor / anlisis de sistemas constructivos y materiales en pro de lograr el mayor valor por el menor costo ahorros potenciales

2. Tiempo Calendario o programa Elaboracin de programas conceptuales y a detalle Prediseo / diseo e ingenieras / trmites, permisos y factibilidades / concursos y cotizaciones / construccin / cierres Procedimientos para el control del programa 3. Costo Presupuesto y programa de erogaciones Elaboracin de estimados de costos y presupuestos Procedimientos para el control presupuestal 4. Calidad Estndares relevantes y cmo satisfacerlos Definicin de elementos clave y criterios de aceptacin Estrategias para mantener la obra ordenada y limpia

Procedimientos para el aseguramiento de la calidad Establecer benchmarking y evaluar muestras fsicas y < sistemas ms importantes 5. Recursos Humanos Equipo en el proyecto, tanto interno como externo, y roles y funciones de cada quin Manejo de juntas del proyecto Integracin de compromisos 6. Comunicacin Qu informacin requiere cada quin, con qu frecuencia, y qu medio ser utilizado? Elaboracin del plan de comunicacin Elaboracin y distribucin de reportes de avance Documentacin del proyecto; agendas, archivos, etc. 7. Riesgo Cules son las amenazas a controlar y planes de contingencia? Identificacin y cuantificacin de riesgos Revisin de los riesgos en cuanto a efectos naturales que pudiesen reflejarse en el terreno, que el proyecto sea diseado para problemas de lluvias, deslaves, veneros,etc. Elaboracin del plan de manejo de riesgos

8. Abastecimientos Qu estrategias de contratacin usaremos, cmo manejaremos los concursos, cotizaciones y contratos? Definicin de catlogo de cuentas Definicin de estrategias de contratacin, tipos de contrato y formas de pago Diseo construccin / contratista general / paquetes por especialidades / otros Pagos en base a % de avance / precios unitarios / entregables Definicin de alcances de asesores y proveedores Preseleccin de empresas Administracin de concursos, cotizaciones y negociaciones Administracin de contratos y representacin en campo 9. Integracin Administracin de cambios Procedimientos para administracin de cambios de tal forma que: Aadan valor al proyecto Que sean autorizados antes de su ejecucin; tanto los cambios como sus impactos en alcance, tiempo, costo, calidad y riesgo Que se actualicen los documentos afectados Documentacin de lecciones aprendidas Procedimientos para actualizar el plan del proyecto

El Plan del Proyecto funciona como un plan de vuelo o navegacin, contra el cual comparamos el avance para evaluar el desempeo del proyecto. En otras palabras, nos sirve para guiar la ejecucin y el control del proyecto Beneficios de la Planificacin Mayor cumplimiento de expectativas, Mejor prediccin de resultados / mejor manejo de riesgos, Relaciones con involucrados a largo plazo, Informacin veraz y oportuna, Estandarizacin de procedimientos en varios departamentos y proyectos, Capitalizacin de aprendizajes / documentacin de lecciones aprendidas Menor tiempo de respuesta, Menor tiempo de induccin a nuevos miembros del equipo, Mejoras en la calidad, Menor burocracia, Habilidades que requiere un gerente de proyectos Liderazgo - Establecer direccin - Alinear al equipo - Crear un ambiente que motive e inspire Comunicacin - Escrita y oral - Saber escuchar y hablar - Interna y externa - Vertical y horizontal - Estilos de escritura

Mayor integracin de equipos, Menor tiempo de ejecucin, Ahorros en costo, Distribucin efectiva de roles y funciones. Reportes ejecutivos (concretos, especficos, relevantes, a tiempo). Facilidad de adaptacin a cualquier tipo de proyecto, industria y empresa Orden Entre otros. - Problemas actuales vrs. Potenciales Hacer que las cosas sucedan - Influenciar la organizacin - Venta de ideas - Entendimiento de la poltica organizacional en su sentido positivo - Entendimiento de estructuras formales e informales

- Tcnicas de presentacin - Tcnicas para el manejo de juntas Negociacin - Ganar/ganar - Objetivos del proyecto - Control de cambios - Contratos - Asignaciones - Otros Solucin a problemas - Definicin de problemas - causas vrs. Sntomas - Toma de decisiones

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