SESION

( 3 )

OBJETIVOS GENERAL: 1 El Proceso administrativo 1 Principales lideres de la corriente Administrativa OBJETIVOS DE APRENDIZAJE: 1 Describir brevemente las fases de proceso administrativo 2 Trabajo en equipo CONTENIDOS TEMATICOS: Enuncie las fases de proceso administrativo Identificar las caractersticas e los grupos y el trabajo en equipo Bibliografa recomendada: Administracin Moderna; Agustn Reyes Ponce, Ed. Limusa. Pg. 151 - 176

PROCESO ADMINISTRATIVO Proceso: conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Lydall Urwik llama a estas Fases: Fase Mecnica y Fase Dinmica

FASE MECANICA
Comprende a la planeacin (trata ms o menos de que cosas se van a realizar en la empresa, se realizan planes, programas, presupuestos,

etc.) y la organizacin (de como se va a realizar y se cuenta con los organigramas, recursos, funciones...)

FASE DINAMICA
Aqu est la direccin que se encarga de ver que se realicen las tareas y para ello cuenta con la supervisin, liderazgo, comunicacin, y motivacin y por ltimo, encontramos al control que es el encargado de decir cmo se ha realizado, que se hizo, como se hizo, y compara los estudios. Fase mecnica: Previsin Planeacion Organizacin que puede hacerse Que se va a hacer Como se va a hacer

Fase Dinmica Integracin Direccin Control

con que y quien lo va a hacer? Ver que se haga Como se ha realizado

Fase Mecnica
ETAPAS PREVISION Objetivos Investigaciones y supuestos Alternativas Polticas Procedimientos Programas Presupuestos y pronsticos Estrategias y tcticas

PLANEACION

ORGANIZACIN

Funciones Jerarquas Obligaciones

Fase Dinmica
INTEGRACION Seleccin Introduccin Desarrollo Integracin de las cosas Autoridad Comunicacin Motivacin Delegacin Supervisin Su establecimiento Su operacin Su evaluacin

DIRECCION

CONTROL

_____________________________________________________

El proceso administrativo se debe conceptuar como algo dinmico, interactuante y cclico. 1) PLANEACION La planeacin se da en los tres niveles: Institucional: Planeacin estratgica Nivel medio: Planeacin tctica Nivel tcnico: Planeacin operacional TIPOS DE PLANES Plan: El paso intermedio en el proceso de planeacin, nos sirve para preveer, programar, coordinar la secuencia de los eventos en forma lgica. A travs del plan podemos responder qu vamos a hacer, cmo, cundo, dnde y quin. Procedimientos: Los planes que tienen qu ver con el mtodo del trabajo y se pueden representar a travs de grficas. Presupuestos: Planes estratgicos cuando cubren toda la empresa, planes tcticos cuando cubren en el departamento, planes operacionales(a corto plazo). Programas: Planes que tienen qu ver con el tiempo, y la actividad qu se va a realizar. Ej. Cronograma, Pert.

2) ORGANIZACION Organizacin: Es el acto de estructurar e integrar los recursos y establecer los rganos de la empresa, as como sus atribuciones y cmo deben relacionarse. ASPECTOS A CONTEMPLAR 1.- Determinar actividades 2.- Agrupar actividades 3.- Asignar actividades La organizacin se da en tres niveles: Institucional: Diseo organizacional (lineal, staff y funcional). Medio: Departamentalizacin Tcnico: Diseo de cargos y tareas (descripcin y especificacin).

3) DIRECCION Direccin: Decirle a la gente lo que esperamos de ella. Medios de influencia: Autoridad y poder. Poder: Potencial que una persona tiene para ejercer sobre otras.

Autoridad: Poder pero institucionalizado, el tener poder en la organizacin que proviene de la organizacin, es clave dentro del proceso administrativo. La direccin se da en tres niveles: Institucional: Direccin Medio: Gerencia Tcnico: Supervisin 4) CONTROL 1.-Funcin restrictiva y coercitiva(control social). 2.-Sistema automtico de regulacin. 3.-Funcin administrativa Propsito: Asegurar que los resultados que estamos logrando son congruentes con lo que planeamos. Verificacin: Actividad esencial del control. FASES DEL CONTROL 1.- Establecer estndares 2.- Observar el desempeo 3.- Comparar el desempeo con los estndares

El propsito del control es llevar una accin correctiva. Se aplica en los tres niveles: institucional, medio y tcnico

EL TRABAJO EN EQUIPO

Un equipo de trabajo es un conjunto de individuos que cooperen para lograr un solo resultado general. La divisin del esfuerzo se enlaza en un solo resultado coordinado, donde el total es ms y diferente, que la suma de sus partes individuales. * Es un conjunto de personas que deben colaborar hasta cierto grado para alcanzar las metas comunes. * Conjunto estructurado de relaciones en el que los integrantes tienen responsabilidades que deben cumplir juntos, un objetivo o, metas a fines productivos, etc. y en el que desde el principio se aclaran hasta cierto grado las relaciones de autoridad. CMO SURGE EL TRABAJO DE EQUIPO? Este nace como una necesidad de tener relaciones con otras personas, la cual es una de las ms fuertes y constantes. El desarrollo de equipos debe comenzar con el sentimiento de una firme necesidad de mejorar algunas condiciones o procesos bsicos que estn interfiriendo en el logro de las metas organizaciones. Cuando se agrupan las personas como un equipo, la rotacin disminuye y se realiza un trabajo mucho mejor.

Ciertos oficios los pueden realizar los trabajadores en forma aislada, pero el trabajo en grupo con frecuencia ocasiona una mejor motivacin individual y un ritmo ms rpido de trabajo. Hasta en las escuelas s esta experimentando con buen xito, con grupos de estudiantes que trabajen en equipo en lugar de dejar que cada alumno trabaja por su propia cuenta. Los miembros del grupo se ayudan los unos a los otros lo cual aumenta la velocidad de aprendizaje.

TIPOS DE EQUIPO Existen diferentes tipos de equipo: Equipos funcionales Equipos para resolver problemas y tomar decisiones Los Equipos Funcionales, pueden ser fuerzas especiales designadas para integrar esfuerzos y ejecutar una tarea extraordinaria. Un grupo funcional ms constante lo ejemplificara un equipo quirrgico en un hospital. Estos equipos tienen sus propios objetivos; por ejemplo, realizacin de ciertas funciones organizacionales . la

Entre los miembros del equipo existe una diferenciacin de funciones. Adems de las funciones de interaccin, los miembros del equipo funcional desempean labores funcionales como parte de sus propias responsabilidades organizacionales.

Los Equipos Permanentes, que estn juntos durante meses o aos.

Un Equipo Temporal es la relacin de individuos que trabajan interrelacionados entre s para lograr un objetivo durante un tiempo predeterminado de das, semanas o meses. Un ejemplo de Equipo Temporal, de este tipo seria la formacin de un equipo especial de promocin, creado por una empresa inmobiliaria, para anunciar y vender en una nueva subdivisin industrial.

CARACTERISTICAS DE LOS EQUIPOS Los equipos tambin son diferentes en cuando a su tamao, longevidad, (algunos perduran durante aos, mientras que otros, como las fuerzas de trabajo, pueden durar solo unos cuantos meses), la intensidad y frecuencia de la interaccin, la importancia del equipo de voluntarios para limpiar el barrio. Los equipos tienen metas y objetivos centrales, diferenciacin de funciones entre sus miembros, sistemas de valores estndar o normas de comportamiento, niveles de poder e influencia y grados de cohesin. Su formacin basada a partir de 2 o ms personas. Tambin por la influencia de un lder, ya sea, asignado por el equipo o surgido espontneamente para cubrir esa necesidad. TODOS LOS EQUIPOS DEBEN DE HACER LO SIGUIENTE: Establecer metas o prioridades. Analizar y decidir la manera de hacer el trabajo. Estudiar la manera en que un grupo est trabajando, sus procesos tales como normas, toma de decisiones, comunicaciones. Examinar las relaciones entre la gente que realiza el trabajo.

CONDICIONES GRUPO

ADECUADAS

PARA

LA INTERACCION DEL

Un objetivo comn, Valores personales homogneos. Estructura adecuada de recompensa. Autoridad y status similares. Condiciones para la objetividad y el criterio abierto. Un trabajo de grupo satisfactorio. Y otras condiciones tiles (etctera). INFLUENCIA DEL LIDER DENTRO DEL EQUIPO

EL LIDER Y EL DESEMPEO DEL EQUIPO. Todos los grupos funcionan mejor si algn individuo (individuos) desempea la funcin de lder (lideres) del grupo. El lder puede estar designado formalmente para desempear esta funcin, o puede surgir entre los participantes para satisfacer la necesidad de liderazgo. De hecho, puede haber ms de un lder en cada grupo. CARACTERISTICAS DE UN LIDER Contar con la confianza y respeto de los otros participantes, si quieren contribuir totalmente en el proceso grupal. Capaz de contar con un liderazgo situacional. Ser fuerte y dinmico para activar el inters y compromiso de los participantes. Silencioso y observador.

 Debe conocer antes que el grupo tanto la tarea como los objetivos perseguidos. El lder no deber de ser dominante si no que su funcin puede consistir en recibir informacin, facilitar la comunicacin entre los individuos, dar mensajes e integrar todas las proposiciones para que se d una respuesta nica, unificada.

CONFLICTOS EN UN EQUIPO DE TRABAJO Uno de los grandes problemas en el trabajo de equipo es el hecho de que no todos pueden pensar igual y que pueden surgir antagonismos y disensiones si se permite que los participantes tomen posiciones de ganar-Perder y de competencias y lucha. El equipo que ha trabajado junto durante algn tiempo a menudo tiene una serie de problemas o preocupaciones diferentes de los que tiene el equipo nuevo. Algunas veces, un grupo ha trabajado junto durante muchos aos, pero nunca se aclararon las asignaciones bsicas, o las condiciones han cambiado y las antiguas definiciones de los papeles ya no son adecuadas. La mayora de los equipos nunca han dedicado el tiempo adecuado para asegurarse de que todos los miembros entienden sus papeles y que se espera de ellos. COMO SOLUCIONAR LOS PROBLEMAS Para hacerle frente al conflicto, es necesario que las partes en conflicto lleguen a ciertos acuerdos:

1. Todas las partes deben ponerse de acuerdo para reunirse y trabajar para solucionar problemas. 2. Es de gran ayuda si la gente esta de acuerdo en que existen problemas, que estos problemas deben solucionarse y que todas las partes tienen alguna responsabilidad de trabajar en ellos. 3. Las personas pueden encontrar que es ms fcil hacer frente al conflicto si pueden aceptar que el resultado final de la sesin de formacin de equipo no es que la gente simpatice con otros si no que se comprendan unos a otros y sean capaces de trabajar juntos.