Manual de Organizacin y Gestin de las Juntas Administradoras de Servicios de Saneamiento SER

FONDO DE LAS AMRICAS

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Asociacin SER Tuvieron a su cargo la elaboracin de este manual: Roger Agero P. Rosa Montalvo R. Martn Montes C. Rosa Mara Valle V. Nicanor Vidaln Q. Arte y diagramacin: Walter Erazo T. Dibujos: Enrique Niquin C. Primera Edicin, 2003. Esta publicacin fue posible gracias al apoyo brindado por el Fondo de las Amricas del Per. Segunda Edicin, Mayo 2005. Asociacin SER Lima, Per

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AOS FONDO DE LAS AMRICAS
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ASOCIACIN SER Jr. Pezet y Monel N 1870 - Lima 14 Per Telef: 472-7950 / 472-7937 E-mail: postmast@ser.org.pe www.ser.org.pe

NDICE
Presentacin La Junta Administradora de Servicios de Saneamiento Asamblea General Consejo Directivo Funciones de los Miembros del Consejo Directivo y del Fiscal Constitucin de la JASS Organizacin y Conduccin de una Asamblea y Manejo de Libro de Actas Instrumentos para Apoyar las Funciones del Consejo Directivo de la JASS 5 7 9 12 22 26 30 32

E
RESENTACIN

n los Programas de Agua y Saneamiento, es importante la capacitacin de las Juntas Administradoras de Servicios de Saneamiento (JASS), la que se realiza con el propsito de que puedan administrar, operar y mantener en forma sostenible sus servicios bsicos de saneamiento. Para contribuir a mejorar la gestin de las JASS, el Programa de Agua y Saneamiento de la Asociacin Servicios Educativos Rurales (SER) ha elaborado una propuesta para su organizacin y gestin; la misma que incorpora la directiva sobre organizacin y funcionamiento de Juntas Administradoras de Servicios de Saneamiento aprobada por la Superintendencia Nacional de Servicios de Saneamiento (SUNASS). El presente manual forma parte de una propuesta de capacitacin sobre servicios de saneamiento que SER viene implementando con las JASS en las poblaciones rurales con las que trabaja. Esperamos que esta publicacin aporte a que todas las poblaciones rurales cuenten con las condiciones para administrar los servicios de saneamiento y lograr su sostenibilidad, mejorando de esta manera su calidad de vida a corto y largo plazo.

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LA JUNTA ADMINISTRADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO (JASS)
MBLEA DE JASS

QU ES LA JASS?
Es una Asociacin que se encarga de la prestacin de los servicios de saneamiento en los centros poblados y comunidades rurales. QUE SON SERVICIOS DE SANEAMIENTO? Se llama servicios de saneamiento a los servicios de agua potable, disposicin de excretas (letrina biodigestores) y eliminacin de basura (pozo de relleno), alcantarillado POR QU ES IMPORTANTE LA JASS? sanitario y alcantarillado pluvial. Porque permite la participacin de toda la poblacin de una localidad y promueve las relaciones interinstitucionales para el abastecimiento de agua segura, es decir, con la cobertura, cantidad, calidad y con tinuidad deseadas. Si se cuenta con una JASS bien organizada se administra, opera y mantienen eficientemente los servicios de agua y saneamiento y as se contribuye a mejorar la calidad de vida en la localidad.

ASA

ORGANIZACIN DE LA JASS Asamblea General

Ahora presentamos, grficamente, las instancias que la ley reconoce cuando se organiza la JASS. Es el mximo rgano de decisin y autoridad de la organizacin comunal est integrada por todos los asociados inscritos en el Libro padrn de Asociados(as).

Fiscal Consejo Directivo

Es la persona quien se encarga de supervisar y fiscaliza la labor del Consejo Directivo de la JASS.

Es el grupo de personas elegidas por la Asamblea General que representa a la JASS tiene la finalidad de asegurar la calidad de los servicios y una buena gestin ya administracin de la Organizacin Comunal de los SAS.

La Asamblea General est integrada por todos los asociados(as) inscritos(as) en el Libro de Padrn de la JASS y se encargan de representar a cada usuario de una propiedad o predio en el que viven.

FUNCIONES DE LA ASAMBLEA GENERAL

ASAMBLEA GENERAL

-Discutir, aprobar o modificar el plan operativo anual (POA), el presupuesto anual, la cuota de inscripcin, cuota familiar y cuota extraordinaria. 9

- Discutir, aprobar o modificar el estatuto, reglamento interno de la Organizacin Comunal y sus modificaciones.

- Supervisar y evaluar las actividades realizadas por el Consejo Directivo. - Convocar a sesin del Consejo Directivo cuando lo consideren conveniente. - Resolver y sancionar casos de denuncias a miembros del Consejo Directivo y/o usuarios(as). - Aprobar las sanciones a los usuarios de los servicios de saneamiento propuestos por el Consejo Directivo.

-Elegir a los miembros del Consejo Directivo y ala fiscal, y saneamiento y sancionarlos en caso
incurran en alguna accin u omisin que se calificada como falta por la Asamblea General.

- Elegir o nombrar al operador quien realizara actividades de operacin y mantenimiento en el sistema de agua Potable y saneamiento.

- Otras que estn relacionadas con la prestacin de servicios de saneamiento en el mbito rural. La Asamblea General sesionar obligatoriamente de manera ordinaria, por lo menos cuatro (04) veces al ao, y al menos una (01) vez cada trimestre, y de manera extraordinaria en cualquier momento cuando sea necesario. La sesin se llevar a cabo con la presencia de la mitad ms uno de los asociados hbiles en primera convocatoria siempre que estn hbiles. Las decisiones debern ser tomadas, como minimos, con la mitad mas uno de los asociados presentes. Las citaciones a sesiones ordinarias se realizarn con no menos de siete (07) das calendario (incluyendo sbados, domingos y feriados) de anticipacin a su celebracin, indicando los temas a tratar, lugar, fecha y hora de su realizacin, utilizando para ello el medio de difusin regularmente empleado en la localidad.
ASAMBLEA GENERAL

-Resolver los reclamos presentados por los usuarios o asociados sobre los resueltos por el Consejo Directivo.

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QUINES SON LOS ASOCIADOS (AS) DEL AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO?

Son personas que representan a los usuarios de una propiedad o predio que viven que estn inscritos en el libro padrn de asociados de la organizacin comunal. Por cada conexin de agua deber haber un asociado responsable de sta. Asimismo se trata de comuneros(as) que participarn en las faenas de construccin del sistema y aquellos que han participado en las faenas y han pagado su cuota de inscripcin. Cada vivienda tiene derecho a un punto de agua y solo puede inscribir en el Libro Padrn de usuarios de la JASS

DERECHOS, OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES DEL USUARIO(A)

DERECHOS OBLIGACIONES Elegir y ser elegido(a) como miembro del Consejo Directivo. Tener voz y voto en la Asamblea General. Representar y hacerse representar en la Asamblea General. Controlar la gestin del Consejo Directivo Gozar de todos los beneficios que

pueda producir la JASS. Recibir aviso oportuno de las interrupciones del servicio. Ser atendido(a) en sus reclamos. Estar informado(a) sobre el estado de los servicios de saneamiento. Al acceso y distribucin igualitario del
agua en cantidad suficiente para consumo humano e higiene personal.

Participar en las asambleas ordinarias y extraordinarias. Participar en los trabajos comunales convocados por la JASS. Cumplir con el pago mensual de la cuota familiar en forma oportuna u otro tipo de aporte aprobado en asamblea. Informar a la JASS de las averas que afectan el servicio. Cuidar, usar y mantener operativo los servicios de saneamiento. Participar activamente en las actividades de la JASS. Cumplir con las normas establecidas en el estatuto y el reglamento interno de la JASS. Acatar las decisiones de la asamblea General y del Consejo Directivo. Utilizar el agua exclusivamente para consumo humano y para todo uso domstico.

PROHIBICIONES Usar el agua potable para regar o cualquier otra actividad diferente a la del consumo humano. Efectuar conexiones clandestinas. Manipular cualquier parte de la infraestructura del servicio de saneamiento sin autorizacin del Consejo Directivo de la JASS. 11

QUINES LO INTEGRAN?

CONSEJO DIRECTIVO
REQUISITOS PARA SER ELEGIDOS(AS) MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO
Es la instancia responsable de la administracin de la JASS. Tiene la finalidad de asegurar la calidad del servicio abasteciendo agua segura para consumo humano a travs de una gestin eficiente. Sus miembros son elegidos(as) por la Asamblea General por un perodo de 2 aos y son responsables de manera conjunta de las decisiones que toman. La Asamblea General deber procurar que por lo menos dos (02) de los miembros del Consejo Directivo sean mujeres.

Los miembros del Consejo Directivo son cinco: 1. Presidente(a) 2. Secretario(a) 3. Tesorero(a) 4. Dos vocales Para ser elegido(a) miembro del Consejo Directivo o fiscal hay que cumplir con ciertos requisitos. 1. Ser asociado(a) de la Organizacin Comunal o cnyuge del inscrito en el Libro Padrn. 2. Ser mayor de edad y contar con documento nacional de identidad. 3. Residir en la jurisdiccin de la JASS. 4. Ser responsable y honrado(a). 5. No haber sido sentenciado por delito fraudulento. 6. Estar al da en sus aportaciones a la JASS. 7. Tener voluntad de servicio. 8. Mostrar capacidad de trabajo y gestin comunal En el Consejo Directivo deben reunirse por lo menos una vez al mes para tratar los asuntos relacionados con la conduccin de la JASS. 12

FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO a) Administrar operar y mantener el servicio de saneamiento

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Es la funcin ms importante del Consejo Directivo para garantizar un buen servicio de saneamiento bsico. Para ello sus miembros planifican, ejecutan, supervisan y evalan las actividades acordadas en el plan de operativo anual (POA)

El Consejo Directivo tiene la funcin de elaborar el plan operativo anual, el Presupuesto, la propuesta de la cuota familiar, los reajuste que hubiera y presentarlos a la Asamblea para su aprobacin. Para cumplir esta funcin existen algunos procedimientos que

b) Elaborar y evaluar el plan operativo anual, el Presupuesto, la propuesta de cuota familiar y sus reajustes, as como la propuesta de la cuota de inscripcin y extraordinaria que deber ejecutar la Organizacin Comunal.

c) Velar por el patrimonio de la Organizacin Comunal de la JASS.

Mediante esta funcin, el Consejo Directivo de la JASS busca proteger y asegurar el uso de los recursos econmicos y materiales (dinero, bienes o equipos y materiales) en el funcionamiento y operatividad de los servicios de saneamiento. a continuacin presentamos: Control de pagos y libro de caja Es muy importante para el manejo ordenado del dinero. El control de pagos es una actividad indispensable para garantizar que se cuenta con los recursos econmicos necesarios para el cumplimiento del plan de trabajo y asegurar as la adecuada operacin y mantenimiento del sistema. Hay cuatro instrumentos o herramientas que te van a permitir el control de pagos: 1. Talonario de recibos. 2. Cuaderno de control de pagos. 3. Cuaderno diario de movimiento de caja. 4. El libro de caja. 5. Cuaderno de registro de recibos, facturas, declaraciones juradas, etc.

La elaboracin y actualizacin del libro de caja es responsabilidad del tesorero(a) de la JASS, siendo supervisado por el Presidente(a). 14

Elaboracin de inventarios de bienes Para resguardar los bienes, equipos y materiales de la JASS, sugerimos que se elabore un inventario. Un inventario tiene por finalidad registrar todos los bienes muebles e inmuebles como: (equipos, materiales, herramientas, terreno, etc.) que son propiedad de la JASS ya sea comprados u obtenidos por contribucin de los usuarios(as) o que fueron donados por alguna institucin. Mediante esta funcin, el Consejo Directivo de Ia JASS busca que todos los comuneros y comuneras se beneficien de los servicios de saneamiento bsico, por ello promueve el ingreso de nuevos socios(as) y evala si renen las condiciones para ingresar a la Junta. Para cumplir esta funcin a continuacin te presentaremos algunos procedimientos importantes:
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d) Aprobar la solicitud de inscripcin de nuevos asociado(as) previo cumplimiento de los requisitos correspondientes.

Inscripcin de usuarios(as)
Para ser inscrito como asociado(a), se debe cumplir con los siguientes requisitos: La condicin de usuario(a) se pierde por los siguientes causales: Renuncia voluntaria. - Haber participado en la ejecucin del sistema de agua potable y saneamiento, faenas comunales y en asambleas. - Entregar el aporte econmico, previamente acordado en la Asamblea General de asociados(as), para la construccin de una Obra de saneamiento. - Pagar el derecho de inscripcin vigente aprobado por la Asamblea General. Muerte. Decisin de la Asamblea General. Quedarse sin vivienda ubicada en el mbito territorial de la JASS. Se puede recuperar la condicin de asociado(a) mediante la solicitud de inscripcin y evaluacin de la Asamblea General. Mediante esta funcin, el Consejo Directivo promueve el cumplimiento de obligaciones y de prohibiciones que todo asociado(a) debe conocer. 16

e) Aplicar sanciones a los asociados(as) de los servicios de saneamiento.

El Consejo Directivo puede aplicar sanciones a los usuarios(as) suspendiendo temporalmente el servicio en los siguientes casos: Estar atrasado en el pago de ms de 2 cuotas familiares. Comercializar o suministrar a otros el agua potable sin autorizacin. Manipular la caja de conexin de agua. Hacer derivaciones o conexiones de la tubera de una vivienda a otra. Rehabilitar un servicio cerrado sin autorizacin de la JASS. Cometer cualquier acto doloso que de alguna manera obstruya, interrumpa o destruya tuberas, instalaciones de saneamiento al interior o exterior de la conexin. Hacer uso irracional e inadecuado del agua potable que signifique su desperdicio. Utilizar el agua potable para usos distintos al domstico o al autorizado. No cuidar, operar y/o mantener los servicios de mantenimiento en su propiedad. Cualquier otra causal, que segn criterios definidos por la asamblea general a propuesta del Consejo Directivo, justifique esta medida. Puede cerrarse totalmente el servicio en caso de: Tener deudas mayores a nueve meses por concepto de pago de la cuota familiar. Presentar una solicitud de clausura a la JASS. Terminar el contrato de abastecimiento de agua. El contrato de servicios se realiza cuando los miembros de la JASS no pueden ejecutar directamente las actividades de operacin, mantenimiento del sistema, facturacin y cobranza. Es una funcin del Consejo Directivo de la JASS reconocida por la ley N 26338 Ley General de Servicios de Saneamiento (SUNASS).

g). EL OPERADOR(A)

f)

Es la persona contratada por el consejo directivo de la JASS y/o elegida en asamblea general de usuarios, Se debe tener en cuenta la capacidad de pago de Ia JASS al momento de tomar decisiones de contratos de servicios. Pasos para hacer un contrato Un contrato debe consignar claramente: 1. El nombre del contratado(a). 2. Las funciones y actividades que debe realizar. 3. El monto de pago. El monto de pago es propuesto por el Consejo Directivo y debe ser aprobado por la Asamblea General.

Contratacin de personal
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g) Supervisin de las obras y mejoramiento del servicio

La supervisin incluye: Supervisin de las obras de ampliacin y/o mejoramiento del servicio Se refiere a la vigilancia del trabajo durante la ampliacin del sistema y/o mejoramiento del servicio. Es importante contar con un cuaderno de supervisin donde se registrar el resultado de las actividades. Supervisin de las instalaciones de conexiones domiciliarias de agua y saneamiento. Es la actividad que permite relacionarnos con los usuarios(as) del sistema y verificar el uso adecuado del lavadero, de la letrina familiar y del pozo de relleno para la basura. Es una Oportunidad para sensibilizar al asociado(a) y su familia sobre sus derechos, obligaciones y prohibiciones. 18

h) Coordinacin con diversas instituciones

El Consejo Directivo de la JASS tambin tiene la funcin de coordinar con diversas Instituciones. Veamos quienes pueden ser: Superintendencia Nacional de Servicios de Saneamiento (SUNASS): Establece las normas y los alcances de la JASS. Municipalidad y Empresas Municipales de Saneamiento: Es deber de las Municipalidades distritales y provinciales apoyar a las JASS para la conservacin, mejoramiento e incluso ampliacin de los servicios de saneamiento a partir de la supervisin del responsable de la UTM quien debe dar seguimiento al cumplimiento de las diferentes actividades de Administracin Operacin y Mantenimiento del SAP. Ministerio de Salud: Brinda asesora para la desinfeccin y conservacin de los servicios de saneamiento. Es deber del Sector Salud a travs de las Oficinas de Salud Ambiental, prestar la asesora para la cloracin, desinfeccin del SAP y cumpla con el control de calidad del agua a fin de prevenir las enfermedades contagiosas ligadas al medio ambiente.

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-Organismos No Gubernamentales: Es importante establecer convenios de Cooperacin con los organismos no gubernamentales existentes en la zona para fines de asesora, capacitacin y a veces mejoramiento de los servicios de Saneamiento. Conocer el rol de las instituciones con las que se podra coordinar algunas actividades a futuro y lograr identificar los aliados que fortalecern a la JASS.

i) Elaborar el informe anual

El Consejo Directivo tiene el deber de informar a los asociados(as) sobre las actividades, el estado de las cuentas, los logros y las dificultades en la gestin de la JASS. La Asamblea General es el espacio indicado para informar. Un aspecto del informe lo constituyen los informes econmicos mensuales y anuales. Por ello es importante que el libro de caja, aquel donde se registran los ingresos y los egresos, se mantenga actualizado permanentemente elaborando un informe mensual. De esta manera resultar mucho ms sencillo hacer el informe de todo un ao. Para elaborar el informe econmico mensual, recomendamos los siguientes pasos: 1. Sumar el total de ingresos consignando la fuente de ingreso (por ejemplo por cuotas familiares, por alguna donacin, etc.). 2. Sumar los egresos o gastos consignando el concepto del gasto (por ejemplo por compra de materiales para mantenimiento, pago a operador, etc.). 3. Restar los ingresos y egresos para saber si hay dficit (ms gastos) o supervit (ms ingresos). Para hacer el informe anual se suman los ingresos, egresos y saldos de todos los meses y luego se resta los ingresos y egresos para saber si hay dficit (ms gastos) o supervit (ms ingresos) al finalizar el ao. El informe econmico mensual y anual lo elabora el tesorero, lo revisa el presidente y luego es presentado y aprobado en la Asamblea General. 20

A continuacin se muestra un modelo para elaborar el informe econmico anual. Informe Econmico del Ao MESES DEL AO INGRESOS (S/.) EGRESOS (S/.) SALDO (S/.) (Favor o en contra)

j) Organizar las campaas de limpieza comunal y otras funciones.

Tambin es funcin del Consejo Directivo de la JASS promover el cuidado del medio ambiente. Es importante la participacin de toda la comunidad en campaas de limpieza comunal para evitar la contaminacin. Asimismo, realizarn otras funciones Saldo del mes anterior Enero Febrero ................... Diciembre TOTAL que le designe la Asamblea General. 21

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a)
-

FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO Y DEL FISCAL

FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO Funciones del Presidente(a):
Representar legalmente a la JASS e informar de las actividades de la Organizacin Comunal. Convocar y presidir las reuniones de la Asamblea General y del Consejo Directivo. Controlar el manejo adecuado de los recursos econmicos. Abrir de ser el caso, en forma mancomunada una cuenta de ahorro con el tesorero los depsitos realizados en la cuenta de ahorros de la Organizacin Comunal. Autorizar gastos y aprobar la rendicin de cuentas que presenta el tesorero(a). Dar cuenta en forma conjunta con el tesorero(a) sobre la marcha del servicio ante el Consejo Directivo y la Asamblea General en aspectos tcnicos y econmicos. Supervisar permanentemente la marcha del plan operativo anual (POA) y la calidad del servicio. Otras funciones que le asigne la Asamblea General.

b) Funciones del Secretario(a):

- Llevar el libro de actas de las sesiones de la Asamblea General y del Consejo Directivo. - Llevar el padrn de asociados(as) actualizado. - Dirigir y controlar el trabajo del operador. - Guardar y cuidar los archivos de las JASS. - Reemplazar al Presidente(a) en caso de ausencia. - Inscribir a nuevos asociados(as). - Apoyar al Presidente(a) para la formulacin y control del plan operativo anual de trabajo. -Llevar un control detallado de los reclamos presentados por los usuarios y/o asociados y encargarse de su tramitacin. - Otras funciones que le asigne el Presidente(a). 22

c) Funciones del Tesorero(a):

- Cobrar las cuotas familiares que fije la asamblea general y dems ingresos de la organizacin de la JASS. - Hacer las compras y pagos necesarios para la marcha del servicio, debiendo contar con el visto bueno del Presidente(a). - Anotar los ingresos y egresos en el libro de caja de la JASS y mantenerlo actualizado. - Presentar mensualmente el informe del estado de cuentas debidamente documentado para su aprobacin por el Consejo directivo y el informe final anual con la correspondiente aprobacin del Presidente(a). - Cuidar los fondos y otros valores materiales de la JASS. - Apoyar al Presidente(a) para la elaboracin y control del Plan Operativo Anual (POA). - Llevar el Padrn de los Asociados(as) con el registro de las aportaciones u otras Cobranzas debidamente actualizadas. - Llevar el libro de inventario actualizado. - Otras funciones que le asigne el Presidente(a). 23

d) Funciones de los Vocales:

- Apoyar a los miembros del Consejo Directivo a fin de que las funciones se cumplan con la mayor eficiencia. - Apoyar en la convocatoria a las asambleas el que significara coordinacin entre los dos vocales. - Asumir las funciones de algn miembro ausente en forma temporal. - Otras funciones que el Consejo Directivo crea conveniente. DESTITUCIN DE LOS MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO Las causales de destitucin de los miembros del Consejo Directivo son las siguientes: -Fallecimiento -Renuncia Aprovechar el cargo para obtener ventajas personales. - Ausentarse injustificadamente de 3 reuniones seguidas del Consejo Directivo o 5 alternadas en un semestre, o de 2 sesiones de la Asamblea General en el ao. - Incapacidad debidamente comprobada para desempear el cargo. - Ser condenado a pena privativa de la libertad. - Haber perdido la condicin de asociado(a). - Incumplir reiteradamente las funciones que le son asignadas. -Otras que la Asamblea General defina 24

FUNCIONES DEL FISCAL

El Fiscal es aquel miembro elegido por la Asamblea General para defender los intereses por un perodo de dos aos, deben cumplir los mismos requisitos de los miembros del Consejo Directivo de la JASS, no podrn asumir el cargo de fiscal los parientes directos de los miembros del Consejo Directivo, es decir, padres, hijos, hermanos, primos, tos, cnyuges y/o convivientes, ejerciendo el cargo por un periodo de tres (3) aos.
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- Tiene como funciones los siguientes: -Supervisar y fiscalizar la labor del Consejo Directivo de la JASS. -Estar presente en las sesiones del Consejo Directivo con derecho a voz pero sin voto - Resguardar el cumplimiento de los acuerdos de la Asamblea General. - Convocar a la Asamblea cuando lo solicite por lo menos el 20% de los usuario(a) y el Presidente(a) no cumpla en hacerlo en un plazo de 15 das. Incluir en la asamblea general ordinaria o extraordinaria, algn tema que considere necesario y relevante para los intereses de la Organizacin. - Recoger propuestas de nuevas formas de trabajo para mejorar la organizacin. - Informar a la asamblea sobre el cumplimiento de la gestin del Consejo Directivo de la JASS.

Adems: - Debe saber escuchar. - Debe tener voluntad de ensear lo que sabe. - Debe observar con el nimo de identificar las dificultades para corregir de inmediato. - Debe ensear con el ejemplo.

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CONSTITUCIN DE LA JASS
COMO FORMAR UNA JASS?
Para formar una JASS en una localidad se recomienda seguir los siguientes pasos: 1. Las autoridades tales como: Teniente Gobernador, Agente Municipal, etc., convocan a los miembros de la comunidad a una Asamblea General. 2. Explicar la razn por la que se debe organizar y constituir una JASS. 3. La Asamblea General debe nombrar al Comit Electoral que ser responsable de organizar el proceso de eleccin del Consejo Directivo de la JASS. 4. Convocar a la Asamblea General para la eleccin del Consejo Directivo de la JASS. 5. Eleccin de la JASS. 6. Oficializar la designacin del Consejo Directivo, levantando el acta de constitucin de la JASS. 26 A continuacin presentamos los procedimientos para formar y constituir una JASS.

PASOS PARA ELEGIR AL CONSEJO DIRECTIVO DE LA JASS

Para elegir el Consejo Directivo de la JASS y al fiscal se formar un Comit Electoral elegido en Asamblea General; siendo su funcin principal llevar a cabo el proceso de eleccin de la nueva Junta Directiva de la JASS a travs de una asamblea de usuarios(as). Est conformado por: Un(a) Presidente(a). Un(a) Secretario(a) Un Vocal. Las funciones del Comit Electoral son las siguientes: Elaborar un reglamento de elecciones, el mismo que debe ser aprobado en Asamblea General. Finalizada la votacin, debe proclamar a los ganadores y elaborar el acta correspondiente firmada por los asistentes como testigos. Los pasos para organizar un proceso de elecciones:

a) Antes de las elecciones:

1. Decidir la fecha de las elecciones en Asamblea General. 2. Elegir un Comit Electoral, conformado por 3 personas: Presidente(a), Secretario(a) y vocal. 3. Elaborar el Reglamento Electoral, en el cual debe figurar: Quienes pueden ser candidatos. Quienes estn facultados para votar. Como se realizar la eleccin del Consejo Directivo. Difusin de las elecciones. 4. El reglamento de elecciones, debe ser aprobado en Asamblea General. 27

b) El mismo da de las elecciones:

1. 2. 3. 4. 5. 6. Registrar la asistencia de los asociados, segn el padrn. Presentar las listas de candidatos para el Consejo Directivo a la Asamblea General. Proceder a la eleccin. Elaborar el Acta electoral. Publicar una copia del Acta electoral. Finalizada la votacin, el Comit Electoral debe proclamar a los ganadores y elaborar el acta correspondiente firmada por los asistentes como testigos. La Ley General de Servicios de Saneamiento N 26338 reconoce el derecho de la JASS para

Recuerda: . Los miembros del Comit Electoral no pueden ser candidatos en las elecciones que estn a su cargo, asimismo no deben ser parientes directos de los candidatos (padres, hijos, hermanos, primos, tos, cnyuges y/o convivientes). . El Consejo Directivo saliente debe entregar a la nueva directiva los documentos y pertenencias de las JASS en Asamblea General.

INSCRIPCIN DE LA JASS EN EL LIBRO DE ORGANIZACIONES MUNICIPIO

constituirse como asociacin civil lo que le permitira hacer convenios de cooperacin, contratos, prstamos con otras instituciones. Con la finalidad de obtener su personera jurdica, la JASS presentar a Registros Pblicos su acta de constitucin, estatuto y reglamento. Para la inscripcin en el Directorio Nacional de JASS de la Superintendencia Nacional de Servicios de Saneamiento (SUNASS) se tendrn que presentar los siguientes documentos: Solicitud de inscripcin. Acta de constitucin o adecuacin de la JASS. Constancia de inscripcin en los Registros Pblicos para obtener la personera jurdica. Ficha resumen de informacin bsica llenada segn formato. 28

En un plazo no mayor de 30 das calendarios de recibida la solicitud, la SUNASS emitir el certificado de inscripcin en el Directorio Nacional de la JASS. Los Municipios Distritales tienen la atribucin de registrar y reconocer a las JASS como organizaciones comunales de su jurisdiccin para ello cuenta con un libro padrn de registro de organizaciones.

A continuacin te presentamos un modelo de acta de constitucin de la JASS MODELO DE ACTA DE CONSTITUCIN DE JASS CONSTITUCIN DE LA JASS DEL DISTRITO DE ............................................., PROVINCIA DE ........................................................., DEPARTAMENTO DE .......................................... siendo las ........ del da ................ de .............. 2011.......... en el lugar de ............................ los abajo firmantes, usuarios del servicio de saneamiento la localidad de ............................................ reunidos con el propsito de constituir la Junta Administradora de Servicios de Saneamiento de acuerdo a la Directiva de Organizacin y Funcionamiento de Juntas Administradoras de Servicios de Saneamiento, aprobada por Resolucin de Superintendencia N........; Acordamos lo siguiente: l. Elegir como presidente(a) y secretario(a) de la Asamblea de Constitucin a los Seores(as) : Presidente(a) : Secretario(a) : 2. Constituir la Junta Administradora de Servicios de Saneamiento (JASS) de la localidad de .................., distrito de ........................, provincia de ........................, Departamento de..........................., que se denominar......................................... 3. Aprobar el estatuto y anexos al presente documento. 4. De conformidad con los procedimientos y condiciones contemplados en el estatuto y reglamento, se nombran a las siguientes personas como integrantes del Consejo Directivo de la entidad: Presidente(a) : Tesorero(a) : Secretario(a) : Vocal: Vocal: En seal de conformidad todos los presentes suscriben la siguiente acta: PRESIDENTE(A) ASAMBLEA DE CONSTITUCIN Nombre: DNI. PRESIDENTE(A) DE LA JASS Nombre: DNI. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------29 SECRETARIO(A) ASAMBLEA DE CONSTITUCIN Nombre: DNI. SECRETARIO(A) DE LA JASS Nombre: DNI. DNI --------------------------------Firma -----------------------------------------------------------

Usuarios(as): Nombre

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a)

ORGANIZACIN Y CONDUCCIN DE UNA ASAMBLEA Y MANEJO DEL LIBRO DE ACTAS

ORGANIZACIN Y CONDUCCIN DE UNA ASAMBLEA Antes de la asamblea
- Convocar e informar a todos los Asociados(as), cuando y donde se realizar la asamblea, los objetivos y la agenda. Para ello utiliza el medio adecuado para la convocatoria. Por ejemplo carteles en lugares visibles, campana, parlante, etc. - Especificar y difundir con claridad las sanciones por inasistencia consideradas en el reglamento de la JASS. - Preparar los materiales necesarios para la asamblea: necesitamos asegurar una mesa, bancas, tal vez un petromax, etc.

b) Durante la asamblea
- Distribuir las tareas en la conduccin de la asamblea entre los miembros del Consejo Directivo. Por ejemplo: -El registro de la asistencia. -El registro en el libro de actas. - Presentar la agenda a consideracin de la asamblea. Se agregan puntos si la asamblea lo solicita. - Al desarrollar cada tema de la agenda es importante llegar a acuerdos concretos. - Finalmente se elabora el acta, se lee y los asistentes firman el acta. 30

MANEJO DEL LIBRO DE ACTAS (El formato esta por separado digitado ya que este el doc. no se ajusta al modelo.
A continuacin se presenta un modelo de acta de una Asamblea General:

El secretario(a) es el responsable del Libro de Actas y debe utilizarlo en cada reunin del Consejo Directivo y en la Asamblea de Asociados(as). En la localidad de............................................., del Distrito de ..de la Provincia de.del departamento de siendo las horas.. del da .......dedel ao .............siendo las horas del da .de..del ao.,se reuniern los pobladores para realizar una asamblea, con la MODELO DE ACTA presencia del personal de Agualimpia seores (Srtas.) AGENDA: 1. 2. 3. Acuerdos o conclusiones Firmas:

1. 2. 3. No habiendo ms puntos que tratar, se ley el acta y se dio por terminada la Asamblea General, siendo las................ horas del mismo da y firmando todos los presentes en seal de conformidad. Presidente(a) JASS Vocal 1 JASS Secretario(a) JASS Vocal 2 JASS Tesorero(a) JASS Fiscal JASS __________ __________ Asociados(as) ___________ ___________ _____________ _____________ 31

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INSTRUMENTOS PARA APOYAR LAS FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO DE LA JASS
CMO HACER UN PLAN ANUAL DE TRABAJO?
El Plan anual de trabajo nos seala el camino por donde debemos seguir para alcanzar el resultado que queremos. Nos permite identificar todo lo que necesitamos: los materiales, el dinero que se requiere y las personas responsables de las actividades. Tambin nos permite distribuirnos las responsabilidades y determinar el tiempo para hacerlo.
QU QUEREMOS LOGRAR? QU HAREMOS? QU NECESITAMOS? OBJETIVO ACTIVIDADES RECURSOS

Todas las personas siempre estamos planificando nuestras actividades. Las siguientes preguntas nos ayudaran a nuestra planificacin: Qu queremos lograr?............................................ OBJETIVO Qu haremos?........................................................ ACTIVIDADES Qu necesitamos? ................................................. RECURSOS Cuntas veces lo haremos?.................................... FRECUENCIA Quines lo harn?.................................................. RESPONSABLES 32

A continuacin te presentamos un cuadro o matriz que pretende ayudarte a ordenar mejor el proceso de planificacin en la JASS. PLAN ANUAL DE TRABAJO DE LA JASS
ACTIVIDADES RECURSOS FRECUENCIA

(N de Actividades por ao)

RESPONSABLES 1. Asambleas Generales: Libro de actas Libro de caja, etc.

- Elaboracin de la propuesta del plan anual de trabajo

1 reunin 1 reunin 1 reunin 1 reunin 1 reunin Consejo Directivo Consejo Directivo Asamblea General Consejo Directivo Asamblea General - Propuesta de la cuota familiar - Aprobacin del plan anual de trabajo y de la cuota familiar - Elaboracin del informe anual (gestin de la JASS) e informe econmico - Aprobacin del informe anual e informe econmico 2. Elecciones del Consejo Directivo: - Formar el Comit Electoral - Elecciones del Consejo Directivo 3. Reuniones del Consejo Directivo 4. Cobranza de las cuotas familiares 5. Visitas domiciliarias para el control de: - Buen uso del agua potable - Buen uso de letrinas - Correcta eliminacin de la basura inorgnica 6. Mantenimiento del sistema de agua potable: - Revisin de tuberas, limpieza y operacin de vlvulas del sistema de agua potable - Mantenimiento y operacin de los componentes del sistema - Desinfeccin de los componentes del sistema 7. Actividades comunales: - Trabajos de limpieza comunal - Difusin de las actividades de la JASS Reglamento de Elecciones Libro de actas Talonario de recibo Cuaderno de supervisin Cada 2 aos Comit Electoral, Asamblea General Consejo Directivo y Fiscal Consejo Directivo y Fiscal Consejo Directivo y Fiscal Mensual Mensual Mensual Mdulo de herramientas, materiales y accesorios Mensual

Operadores Trimestral Semestral Materiales de limpieza (escobas, palanas, etc.) Operadores Operadores Mensual Consejo Directivo y Asociados

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CMO ELABORAR EL PRESUPUESTO?

El presupuesto es la cantidad de dinero que necesitamos para realizar las actividades programadas en el plan de trabajo de las JASS. Para hacer el presupuesto se deben tener en cuenta 2 tipos de gastos.

a) Gastos Fijos:

Son aquellos gastos que siempre vas a realizar. Por ejemplo los gastos de operacin y mantenimiento como: pago a operadores, compra de herramientas y los gastos de administracin y cobranza (libros, recibos, servicios, etc.).

B) Gastos Temporales:
Son aquellos gastos que vas a realizar eventualmente. Por ejemplo los gastos de reparacin que incluye la compra de pegamento, tuberas, accesorios, vlvulas, hipoclorito, etc. Ahora, te mostraremos un ejemplo de cmo ordenar los gastos de algunas de las actividades de la J ASS.

Gastos fijos:

Actividad que se realiza 1. Compra de 2. Administracin Descripcin en qu se gastar Mdulo de Herramientas - Libro de caja, libro de actas, cuaderno de inventarios, tiles de escritorios, talonarios de recibos - Mantenimiento de local transporte y movilidad - Compra de materiales e insumos Unidad Varios Varios Cantidad 1.00 1.00 Costo unit. Costo total (S/.)(S/.) 100.00 114.00 100.00 114.00 Varios 1.00 240.00 240.00 3. Operacin, mantenimiento y desinfeccin del sistema Varios Varios 1.00 1.00 442.00 960.00 442.00 960.00 Total gastos fijos (S/.) 1,856.00

Gastos temporales:
Actividad que se realiza
1. Reparaciones o refacciones Descripcin - Compra de materiales e insumos

- Hipoclorito de calcio Unidad Varios Cantidad 1.00 Costo unit. Costo total (S/.)(S/.) 270.00 270.00 Varios 1.00 82.00 82.00 352.00 2,208.00 Total gastos temporales (S/.) GASTO TOTAL (Gastos fijos ms gastos temporales)

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CMO CALCULAR LA CUOTA FAMILIAR?

Para calcular la cuota familiar es necesario seguir los siguientes pasos: 1) Obtener el gasto total El gasto total se obtiene sumando los gastos fijos y los gastos temporales. Gasto total = Total gastos fijos + Total gastos temporales Si nos fijamos en los cuadros anteriores, tenemos que: Gasto total = 1856.00 + 352.00 = 2,208.00 2) El gasto mensual resulta de dividir el gasto total entre 12 que son los meses del ao. Gasto Mensual = Gasto Total 12 meses del ao Gasto Mensual = 2,208.00 12 = 184.00 3) Finalmente para calcular la cuota familiar se divide el gasto mensual entre el nmero de familias. Cuota familiar = Gasto Mensual N de Familias Cuota familiar = S/. 184.00 80 familias = S/. 2.30 35

RECIBOS Y LIBRO DE CAJA

a) Recibos
Los ingresos deben sustentarse con recibos numerados sellados por la JASS y los egresos con boletas de venta o recibos.

b) Libro de caja
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se optara por los recibos de egreso de la JASS detallando los datos de la persona a quien se paga. El control de pagos de los usuarios(as) se realiza en base de los talonarios Aqu deben hir los recibos de ingreso y egreso digitados

Es el libro donde se anotan mensualmente, los ingresos o cobros y los gastos que se hacen para el mantenimiento del sistema o gestin de las JASS, y debe ser legalizado por un notario pblico, juzgado civil o Juez de paz letrado de la localidad. El libro tiene las siguientes partes y el tesorero(a) debe anotar en cada una de ellas lo siguiente: De la operacin -Se registran el N correlativo segn los cdigos de la SUNAT -Fecha de cobro -Nmero de personas que pagan y tipo de cobro

El libro de Caja es como el modelo siguiente:

Para registrar los cobros debemos contar con un TALONARIO DE RECIBOS donde se anotan todos los ingresos que tuviera la JASS por cualquier concepto que haya recibido (Cobro de cuota familiar, cobro por multas, por inscripcin de usuarios nuevos, etc.), asimismo se deben registrar los recibos de egresos de todos los gastos que la JASS ha efectuado. Estos registros permitirn al consejo directivo manejar, registrar y conservar ordenadamente los ingresos y gastos que tuviera la JASS durante el mes (compra de materiales, herramientas, pago a operador, etc.) Estos registros permitirn al consejo directivo manejar, registrar y conservar ordenadamente los ingresos y gastos que tuviera la JASS. Estos talonario debe ser llenado en su totalidad, retenindose para la JASS las copia calcable de ambos (recibos de ingreso y egreso), y entregndolo al usuario(a) la parte desglosable. Todo usuario(a) que haga un pago tiene derecho a recibir su recibo y todo gasto que haga la JASS debe acceder a sus respectivas boletas, facturas y/o en caso no tuviera entonces

Cuenta contable asociado -Costo unitario Movimiento y saldos en efectivo -Numero de recibos o boletas -Monto de ingreso -Monto de gasto aqu va el modelo de libro de caja el que ya esta tipeado

EJEMPLO DE COMO LLEVAR EL LIBRO DE CAJA

DEBE ( INGRESOS)
4
N de Recibos o Boletas

HABER ( EGRESOS)
5 6 7 8 9 1 2 3 10
N de personas que pagan

Gasto unitario 1 228 300 000 Fecha 12 03 0123 03 0130 03 01 1 2 0 0 02 5 01 2 2 5 0 Fecha 20 03 0125 03 0128 03 01 00200010030 Tipo de gasto 20 kilos de hipoclorito de calcio Pago a operador 1 jornal 2 baldes de pintura Tipo de cobro Inscrip. Nuevos asociados Faltas a asamblea Cuota familiar 21035 Costo unitario 6 0 0 01 0 03 5 0 Gasto total 4 61 21 6 0 00 00 0 24500 21 747 451 000 000

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021 03 57150 0005 0000 1 781 02 2 1000 0005 0000 01152330 04040404 01010101 2 picos1 lampa 1 unin SP pegamento 45. 0 x 0.12gln. 0010001000250040 43 0055 0004 0000 154 83 0055 275 010 0004 456 0000 000 01152330 04040404 01010101 Saldo anterior Activ. Pro- fondos Faltas a faenasCuota familiar 0401063

El SALDO que queda es el resultado de restar los GASTOS a los INGRESOS Se debe considerar lo siguiente: - Despus de registrar los ingresos y egresos mensualmente, el Libro de Caja debe ser firmado por el Consejo Directivo y el fiscal en seal de conformidad. - Esta informacin se debe presentar en asamblea general de usuarios.

INVENTARIO DE BIENES

Para la elaboracin del inventario se recomienda seguir los siguientes pasos: 1. Enumerar y etiquetar los equipos y materiales que se quieren inventariar. 2. Anotar el nmero del equipo o material. 3. Anotar la fecha de ingreso a la JASS, es decir, la fecha en que el equipo pasa a ser propiedad de Ia JASS. 4. Anotar el nombre del equipo o material. 5. Describir caractersticas ms importantes. Por ejemplo la marca del equipo, modelo, color u otra caracterstica que se considere importante. 6. Cuando un bien ya no se utilice y/o est deteriorado, previo acuerdo con la asamblea, se le dar de baja y se anotar la fecha de salida. A continuacin se presenta un modelo de inventario que puede ser utilizado por la JASS:
Nmero

Fecha 20/02/11 20/02/11 Cantidad 30 1/4 Unidad Unidad Galn Nombre del equipo/ material Tubos Pegamento Caractersticas Observaciones

Tubos de PVC de pulgada Usado de clase 10 01 02 Pegamento PVC Nuevo

El padrn de Asociados(as) es el libro legalizado donde se inscribe a los usuarios(as). Ayuda a conocer el nmero de familias que participan en la JASS y a controlar la asistencia en las asambleas. La elaboracin y actualizacin del padrn de asociados es responsabilidad del Secretario(a) de la JASS. 38

EL PADRN DE ASOCIADOS(AS)

INSCRIPCIN DE LOS ASOCIADOS(AS)

A continuacin se presentan los pasos para inscribir a un asociado(a): 1. 2. Registra primero al asociado(a) cuya fecha de inscripcin sea la ms antigua. Anota el nombre del asociado(a). Recuerda que por cada vivienda debe haber slo un Asociado(a) inscrito(a). Los miembros de la familia que viven en cada vivienda eligen a quien los representa ante la JASS. Registra si el asociado(a) pag su monto de inscripcin. Recuerda que si el usuario(a) ha participado en la faena de construccin de las obras de saneamiento est exonerado del pago de inscripcin. 3. Para inscribir a nuevos asociados(as), se tiene que aprobar en reunin de Consejo Directivo la incorporacin.
N 1 2 3 Fecha de inscripcin 04/01/03 04/02/03 04/02/03 Apellidos y nombre del asociado (a) Julin Quispe L. Marcial Choque N. Marina Valdivia Q. S/. 300.00 Monto de inscripcin S/. 300.00 Observaciones No particip en la faena Particip en la faena No particip en la faena

MODELO DE NOTIFICACIN

Cuando hay problemas con un asociado(a) por incumplimiento de sus deberes o por haber participado en hechos prohibidos por la JASS, se recomienda notificar por escrito a dicho Usuario(a). En caso de que el usuario(a) no sepa leer, el Secretario le leer el comunicado personalmente. Te sugerimos que la sancin se aplique despus de notificar al asociado(a). Recomendamos el siguiente modelo:
NOTIFICACIN Seor(a) Asociado(a):......................................................................................................... Se le notifica por el siguiente motivo: ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... Se le suspender el servicio. De no asumir sus deberes, perder la condicin de asociado(a). PRESIDENTE(A) SECRETARIO(A)

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MODELO DE REGISTRO DE LAS VISITAS DE SUPERVISIN

Es importante contar con un cuaderno de supervisin donde se registra el resultado de la actividad de la supervisin que realiza el Consejo Directivo de la JASS.

a) Caso de la supervisin a las obras:

Informe de visita de supervisin

Fecha de la visita: ............................................ Actividad Supervisada: .............................................................................................................. Dificultades encontradas: .......................................................................................................... Soluciones o alternativas propuestas: ......................................................................................... Nombre del supervisado(a):......................................................................................................... Firma del Supervisor(a)

b) En el caso de supervisin a los usuarios(as):

Informe de visita de supervisin Fecha de la visita:............................................ Nombre del asociado(a): ............................................................................................................. Dificultades encontradas: ........................................................................................................... Soluciones o alternativas propuestas: ......................................................................................... Nombre del Supervisor(a): ............................................................................................................. Firma del Supervisor(a) Firma del Asociado(a)

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