No Conforme Procedimiento

PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
Cdigo : PSE.03 Versin : 04 Pgina 1 de 25
PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

Revis: Directora de Control Interno y Evaluacin de Gestin Aprob Vicerrector Administrativo Vicerrector Administrativo
Fecha de aprobacin: Noviembre 19 de 2007 Resolucin N 1736
OBJETIVO
ALCANCE
Asegurar que los productos o servicios no conformes presentados, se identifiquen y controlen para prevenir su uso o entrega no intencional, as como establecer las responsabilidades y autoridades relacionadas con su tratamiento.
Este procedimiento aplica a todos los procesos/subprocesos o actividades desarrolladas en cumplimiento de la misin institucional, que han adoptado un Sistema de Gestin en la Universidad Industrial de Santander.
NORMATIVIDAD
Norma NTC GP 1000:2009 Norma NTC ISO 9001:2008
Norma NTC ISO 14001:2004 Norma NTC OHSAS 18001:2007

DEFINICIONES
- Producto/ Servicio No Conforme: Corresponde a un producto o servicio que no cumple con los requisitos del beneficiario y permite dar tratamiento inmediato, que puede ser: Reproceso, reparacin, correccin, reclasificacin, concesin, desecho o permiso de desviacin. - Reproceso: Volverlo a hacer. - Reparacin/Correccin: Cambio de una parte del producto o servicio para que funcione o cumpla con su propsito. - Reclasificacin: Cambiar la tipologa de un producto o servicio - Concesin: Acuerdo con el cliente para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto despus de su realizacin. - Desecharlo: Eliminacin del producto o servicio. - Permiso de Desviacin: Autorizacin para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto antes de su realizacin. -Tratamiento de una No conformidad: La accin emprendida respecto a una no conformidad. - Verificacin: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que ha cumplido los requisitos especificados.
CONSIDERACIONES
Formas de dar tratamiento al producto o servicio no conforme: Reproceso, Reparacin, Concesin, Desecharlo, Permiso de Desviacin y/o Reclasificacin. La actualizacin del anexo que hace parte integral de este documento no implica cambio de versin ni descripcin de los cambios realizados del documento dado que su contenido son ejemplos que no son restrictivos en su seleccin. Si el producto o servicio no conforme identificado, corresponde a otro proceso/subproceso/rea, quien lo identifica debe informarlo oportunamente al lder para que proceda a dar el tratamiento correspondiente.
Inicio/Fin
Actividad
Decisin
Documento
Procesamiento en S.F. o intranet
Procedimiento predefinido
Conector
Conector de pgina
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INICIO
1. Identifica el producto o servicio no conforme e informa al Lder.
1. Identifica el producto o servicio no conforme tomando como referente inicial los ejemplos del Listado de Productos o Servicios No conformes (Anexo 1), e informa al Lder para que evale su pertinencia. Nota: Si el producto o servicio no conforme es repetitivo se requiere aplicar una accin correctiva, empleando el Procedimiento Acciones Preventivas/Correctivas PSE.02. 2. Registra el producto o servicio no conforme en el respectivo formato. 3. De acuerdo a las caractersticas del producto o servicio no conforme, define el tratamiento a seguir: Reproceso, Reclasificacin, Reparacin, Concesin, Desecho, Permiso de Desviacin. asignando responsable y fecha lmite.
Personal involucrado en el Sistema de Gestin, Beneficiarios o partes interesadas
2. Registra el producto o Servicio no conforme.
Personal asignado
FSE.09 Producto o servicio no conforme.
3. Define tratamiento a seguir.
Lder del proceso/ subproceso
4. Describe y ejecuta acciones para darle tratamiento al producto o servicio no conforme.
4. Describe y ejecuta acciones para darle tratamiento al producto o servicio no conforme
Personal asignado
5. Verifica el resultado obtenido.
5. Verifica el resultado obtenido de las actividades ejecutadas.
Lder del proceso/ subproceso.

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6. Reporta peridicamente el estado de los productos o servicios no conformes.
6. Reporta peridicamente el estado de los productos o servicios no conformes a la Direccin de Control Interno y Evaluacin de Gestin .
Lder del proceso/ subproceso.
FSE.10 Informe de Desempeo de los Procesos.
7. Consolida y presenta informe a la Alta Direccion.
7. Consolida el Informe de Desempeo y lo presenta a la Alta Direccin.
Lder del Proceso Seguimiento Institucional.
FIN
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN
FECHA DE APROBACIN
DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS
01
Noviembre 19 de 2007 Creacin del Documento Cambio de la Norma de Referencia NTC ISO 9001:2000 a la NTC GP1000:2004 y ampliacin Octubre 03 de 2008 del alcance a todos los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad de la Universidad Industrial de Santander Marzo 11 de 2009 Modificacin de las consideraciones, cambio del nombre del procedimiento Inclusin de las Normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2008, NTC OHSAS 18001:2007, actualizacin de la Norma NTC GP 1000:2009. Ajuste del alcance con la inclusin de los subprocesos. Ajustes en las Actividades No. 1, 3, 4, 5,6 y 7. En las Actividades No. 1, 2, 3, 5 y 6 inclusin como responsable del lder de subproceso.
02
03
04
Febrero 16 de 2012
ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO ADMINISTRACIN Y REGISTRO ACADMICO PNC Error al generar carns Control Revisin por parte del Auxiliar Administrativo encargado Tratamiento Reproceso
Error al reportar la informacin de grados a Secretara General
Revisin por parte del Auxiliar Administrativo encargado
Reproceso / Reparacin
Errores de digitacin al ingresar la informacin al Sistema.
Revisin por parte del Auxiliar Administrativo encargado

ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL

PNC Control Tratamiento
Impuntualidad en la atencin de estudiantes al inicio de la Solicitar al profesional el cumplimiento del horario de REPARACIN jornada por parte del profesional de Salud. atencin a los estudiantes. Recordar la importancia de cumplir con las actividades de los Programas Educativo-Preventivos. Incumplimiento de actividades contempladas en REPARACIN Solicitar a los responsables de las actividades masivas que cronograma de actividades masivas. los cambios en la programacin sea concertados con la Coordinacin de Programas Educativo-Preventivos. Resocializar la documentacin pertinente. Falta de rotulacin o rotulacin inadecuada. REPARACIN Definir responsables de rotulacin. Solicitar la correccin respectiva al personal encargado del Diligenciamiento incorrecto de formatos. REPROCESO diligenciamiento del formato. Resocializar las normas de limpieza, desinfeccin y Incumplimiento de las normas de limpieza, desinfeccin y REPROCESO esterilizacin. esterilizacin. Realizar pruebas microbiolgicas, si es el caso. Omisin del diligenciamiento de formatos requeridos en Recordar al responsable el diligenciamiento de los formatos REPROCESO el proceso. respectivos. Incumplimiento en la calidad de los productos de Cambiar el producto al cliente. REPARACIN lonchera ofrecidos en Cafetera (adquiridos a Enviar carta al proveedor informando el hecho y exigiendo proveedores externos). control en la calidad de los productos. Preparar nuevamente la bebida. Incumplimiento en la calidad de las bebidas ofrecidas en Analizar el caso y realizar los ajustes que se consideren REPROCESO y REPARACIN Cafetera (elaboradas en Cafetera). pertinentes para la preparacin de las bebidas.

ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL

PNC Control Tratamiento Revisar y reprogramar las minutas. Resocializar la documentacin pertinente al personal del REPROCESO y REPARACIN Incumplimiento en los requisitos de calidad esperados servicio. por los clientes en los almuerzos de Cafetera. Enviar carta al proveedor exigiendo control en la calidad de los alimentos, si es el caso. Comunicar al profesional de Odontologa la situacin Inconformidad por parte del beneficiario por el servicio presentada. REPROCESO de odontologa recibido. Ofrecer al estudiante una alternativa para su situacin de salud. Socializar la situacin presentada con el personal de Incumplimiento del requisito de atencin amable y cordial Cafetera que incumple el requisito, recordndole la atencin REPROCESO en el servicio de Cafetera. amable y cordial en el servicio. Incumplimiento en el horario de entrega en los servicios Tomar los correctivos para mejorar la prestacin del REPARACIN de alimentacin especial. servicio. Publicacin a travs de carteles de informacin Solicitar al profesional responsable del programa la incompleta con respecto a las actividades del Programa verificacin de la informacin a publicar acerca de las REPROCESO de Salud Mental. actividades del programa. Incumplimiento por parte del proveedor en la calidad y Recordar al proveedor el cumplimiento de las condiciones REPARACIN, PERMISO DE oportunidad de los pedidos para los servicios de de entrega de los pedidos ya sea en cuanto a calidad, DESVIACIN alimentacin. cantidad u horario de entrega, segn el caso. Revisar oportunamente los resultados de las encuestas de Errores en la tabulacin de las encuestas de satisfaccin. satisfaccin con el fin de verificar la correcta tabulacin de REPROCESO las mismas. Solicitar el recibido de las cuentas de cobro por parte de las Inconvenientes en el cobro de servicios prestados por la REPARACIN UAA a la persona responsable de esta gestin. Seccin de Comedores y Cafetera. Realizar la gestin de cobro a la mayor brevedad.
ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO BIBLIOTECA
PNC
Control
Tratamiento
Rev isin del cdigo de barras del libro Error en la entrega, prstamo o renov acin de Material Bibliogrfico Reparacin Socializacin de lo ocurrido con los auxiliares de prstamo
I mposibilidad de consulta en sala o prstamo a domicilio por deterioro fsico del material bibliogrfico
Mantenimiento primario prev entiv o
Reparacin
Error en el proceso fsico del material Verificar la coincidencia del nmero de bibliogrfico (Colocacin del cdigo inv entario del libro y el cdigo de de barras en un libro diferente) barras Dificultad en el fotocopiado de material bibliogrfico de colecciones especiales Mantenimiento prev entiv o por parte del prov eedor del serv icio
Reparacin
Reparacin
ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO COMUNICACIN INSTITUCIONAL PNC Incumplimiento en el tiempo de entrega del producto o servicio. Error en la informacin difundida. Control Registro en los libretos Socializacin en las fuentes la entrega oportuna de la informacin Tratamiento Reproceso
Fallas tcnicas, debido a la cada de la seal.
Visitas peridicas de los ingenieros a las torres y consolas. Plan de mantenimiento tecnolgico
ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO DE CONTRATACIN
Producto No Conforme No realizar oportunamente el registro presupuestal de un contrato en el sistema de informacin financiero de la Universidad. No elaborar algunas de las actas contractuales establecidas en la minuta del contrato dentro de los trminos establecidos. Falta de alguno de los documentos establecidos para el perfeccionamiento y legalizacin de un contrato. Falta de alguna de las firmas de evaluadores de los documentos de evaluacin de las licitaciones o de convocatorias
Control Revisin listado de contratos Vs Registro presupuestal en el Sistema Financiero.
Tratamiento
Concesin Visitas de control selectivo de rdenes de contratacin menores a 50 SMLMV. Manual de Interventora. Concesin Revisin de Informes de Interventora. No realizar ningun pago hasta que no este perfeccionado y legalizado el contrato. Lista de Chequeo. Publicar la evaluacin de las Licitaciones y Convocatorias ya firmadas o con la previa aprobacin de los evaluadores. Concesin
Concesin
ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO EXTENSIN PNC Publicacin de informacin errnea en el portafolio de programas de apoyo para Investigacin y Extensin. El incumplimiento parcial o total de los contratos o convenios para desarrollo de proyectos de Investigacin y Extensin. Control Revisin y socializacin con el equipo de la VIE. Tratamiento
Reproceso
Revisin de los informes parciales y finales antes de ser enviados al ente financiador.
Concesin
La ejecucin de los recursos sin contar con la Revisin del presupuesto aprobado previo aprobacin del ente financiador. a la compra o servicio a contratar.
Reparacin/ Concesin
ANEXOS
C O N T R O L D E P R O D U C T O O S E R V IC IO N O C O N FO R M E P R O C E S O FIN A N C IE R O PN C Info r m e no o p o r tuno al b anc o d el v alo r d e p ag o s q ue s e r ealiz an m ed iante PIN Control Rev is i n p o r p ar te d e la Jefe d e T eso r er a d el v alo r d e lo s p ag o s q ue se r ealiz an m ed iante PIN y r ep o r te o p o r tuno p o r p ar te la S ec c i n d e T es o r er a y al B anc o , d e lo s c am b io s en las tar ifas . Rev is i n p o r p ar te d e la Jefe d e T es o r er a y las U A A c o r r es p o nd ientes, d e la ac tualiz ac i n anual d e las tar ifas p ar a el p ag o d e insc r ip c io nes , c er tific ad o s , c ar ns , h ab ilitac io nes, exam en d e v alid ac i n, d er ec h o s d e g r ad o y r eg is tr o d e d ip lo m as, en las c ajas d e la U niv er sid ad , s eg n Ac uer d o N o .0 0 5 d e 2 0 0 3 d el C o nsejo Sup er io r . D efinic i n d el lineam iento d e m antener un v alo r b ase en senc illo tanto p ar a la c aja p r inc ip al d e la U niv er s id ad c o m o p ar a la c aja d e la F ac ultad d e Salud , y s o c ializ ac i n a lo s c ajer o s . C o m unic ac i n a lo s ac to r es q ue inter v ienen en el p r o c es o p ar a q ue r ed uz c an s us tiem p o s d e r esp ues ta So c ializ ac i n a lo s es tud iantes d e la entr eg a o p o r tuna d e lo s d o c um ento s nec esar io s p ar a la ap lic ac i n d e d es c uento s en las liq uid ac io nes y c o m unic ac i n a las unid ad es q ue d eb en r ep o r tar la info r m ac i n p ar a d es c uento s a estud iantes . Seg uim iento a tr av s d e ind ic ad o r d el tiem p o p r o m ed io d el to tal d e la c uenta en el Sistem a d e Info r m ac i n F inanc ier o E nv i auto m tic o al c o r r eo d e c uentas p end ientes p o r auto r iz ar al c o r r eo d e lo s o r d enad o r es d el g asto . C o m unic ac i n a lo s ac to r es q ue inter v ienen en el p r o c eso p ar a q ue lo s d o c um ento s entr eg ad o s sean leg ib les , r es altand o la r esp o nsab ilid ad d e lo s O r d enad o r es d el G as to r ealic en una v er ific ac i n en el SIF . T ra ta m ie nto Rep ar ac i n
Er r o r en las tar ifas p ar a el p ag o d e ins c r ip c io nes , c er tific ad o s , c ar ns , h ab ilitac io nes , exam en d e v alid ac i n, d er ec h o s d e g r ad o y r eg is tr o d e d ip lo m as , en las c ajas d e la U niv er s id ad .
Rep ar ac i n
A usenc ia d e senc illo en la c aja p r inc ip al d e la U niv er sid ad . D em o r as en el p r o c es o d e s ub as ta d e lo s b ienes d ad o s d e b aja L iq uid ac io nes g ener ad as q ue no inc luy er o n lo s d esc uento s
Rep ar ac i n
Rep ar ac i n
Rep r o c eso
D em o r a en el tr m ite d e c uentas d el p r o c es o financ ier o Retr aso s en el p ag o d e las c uentas p o r d em o r as en la auto r iz ac i n d el o r d enad o r d el g as to Er r o r es en el r eg istr o d e la info r m ac i n d e lo s d o c um ento s d e c o ntr atac i n en el S IF p o r p ar te d e las U A A .
C o nc es i n
C o nc es i n
Rep ar ac i n
ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO FORMACIN PNC Control Tratamiento El Director de la Unidad Acadmica debe solicitar al profesor la elaboracin y publicacin del programa de la asignatura que va a ofrecer (pgina web, cartelera, etc.). Sensibilizacin a los profesores que incumplieron la planeacin para evitar que esta situacin se repita. El Director de Admisiones y Registro Acadmico informa a la Unidades Acadmicas las asignaturas no programadas. La Unidad Acadmica debe programar o justificar la no programacin de las asignaturas. Reparacin/concesin: El tratamiento depende del recurso con el cual se tuvo el inconveniente, se estudia la necesidad y se informa a las dependencias responsables para dar respuesta.
No publicacin o entrega del programa de las asignaturas.
Entrega de los programas de las asignaturas en la Direccin de la Unidad Acadmica por parte de los profesores antes de iniciar las clases.
No programacin en el perodo acadmico de las asignaturas obligatorias de un plan de estudios.
Sensibilizacin a los Directores de las Unidades Acadmicas sobre la importancia de la programacin de las asignaturas obligatorias del PEP en los tiempos previstos en el calendario. Programacin de las asignaturas.
No disponibilidad de recursos necesarios para el adecuado desarrollo de las asignaturas.
Planeacin de matrcula.
Para equivocaciones en el registro de la informacin en el sistema dentro del perodo de registro establecido por sta Institucin, se debe ingresar al sistema y realizar la Los detalles del proceso son publicados en la pgina web correccin de la informacin. Equivocaciones en la informacin registrada o de los estudiantes y durante el proceso se brinda asesora En el caso que el sistema del ICFES no lo permita, la inconvenientes con la ejecucin de las actividades a las personas que lo requieran. Vicerrectora Acadmica enviar el reporte por escrito al en los plazos establecidos por la UIS para la ICFES, solicitando el cambio en la informacin. presentacin del examen SABER-PRO. Capacitacin peridica a los encargados del proceso en las Para inconvenientes con la ejecucin de las actividades en unidades acadmicas. los plazos establecidos, se debe dar el acompaamiento necesario para solucionarlos, antes de finalizar el perodo de registro dado por ICFES.
ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO GESTIN DE LA CALIDAD ACADMICA
PNC
Control
Tratamiento
Revisin de la informacin por los diferentes Informacin para solicitar registro Consejo, as como por Planeacin, CEDEDUIS calificado o su renovacin que no cumplen y Vicerrectora Acadmica, de acuerdo a la con la normatividad nacional o institucional competencia de cada una de las instancias Informe de autoevaluacin que no cumplen con los lineamientos para la acreditacin de programas del CNA Revisin del informe por la Vicerrectora Acadmica y los pares internos
Reproceso
Reproceso
ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO GESTIN CULTURAL
PNC
Control
Tratamiento
Alteraciones en la programacin cultural por factores internos al proceso
Lista de chequeo de eventos
Reproceso /Desecharlo
Informacin publicitario
errada
en
el
material
Revisin del contenido por parte del Lider del proceso previo a la divulgacin
Reparacin /reproceso/
ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO GESTIN DOCUMENTAL PNC Control

Se lleva un registro de los documentos no entregados por la DCGD y firmado por la persona que lleva el documento. Los documentos recomendados se entregan a la mano y se firma el recibido, en el formato FGD.06. Los documentos enviados a presupuesto se relacionan en la planilla FGD.11. La correspondencia externa devuelta por las empresas de mensajera se registran en el formato FGD.25. La entrega de correspondencia se registra en el formato FGD.27. La entrega de correspondencia a las empresas de mensajera externa se registra en el formato FHGD.29. Lo enviado por Adpostal se registra en el formato FGD.32. La correspondencia recibida por DCGD se registra en el formato FGD.33 La correspondencia externa devuelta por las empresas de mensajera se registran en el formato FGD.25. La entrega de correspondencia se registra en el formato FGD.27. La entrega de correspondencia a las empresas de mensajera externa se registra en el formato FHGD.29. Lo enviado por Adpostal se registra en el formato FGD.32. La correspondencia recibida por DCGD se registra en el formato FGD.33 El operador microfilma el simbolo 0080 imagen repetida para asegurar su legibilidad y nuevamente microfilma el documento. Cuando un rollo microfilmado posee imagenes mutiladas, se realiza un apendice al mismo rollo, es decir se microfilman nuevamente los documentos entre las actas comienzo y final de apendice. Una vez revelado el rollo original si poseen muchos errores nuevamente se repite el proceso de microfilmar toda la informacin de ese rollo y se revela. Para los rollos duplicados si poseen errores nuevamente se duplica. Si es correspondencia recibida se corrige cuidadosamente y se da la numeracin correcta. Si es correspondencia despachada y no se puede corregir se solicita a la UAA que nuevamente elabore eldocumento.
Tratamiento
Documento Extraviado
Reproceso
Correspondecia entregada destinatario equivocado
al
Reproceso
Documento mal microfilmado
Reproceso
Duplicado y revelado de rollos con errores. Radicacin errada de un documento
Reproceso
Reproceso
ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO INVESTIGACIN PNC Publicacin de informacin errnea en el portafolio de programas de apoyo para Investigacin y Extensin. El incumplimiento parcial o total de los contratos o convenios para desarrollo de proyectos de Investigacin y Extensin. Control Revisin y socializacin con el equipo de la VIE. Tratamiento
Reproceso
Revisin de los informes parciales y finales antes de ser enviados al ente financiador.
Concesin
La ejecucin de los recursos sin contar con la Revisin del presupuesto aprobado previo aprobacin del ente financiador. a la compra o servicio a contratar.
Reparacin/ Concesin
ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO JURDICO
PNC
Control Actualizacin base de datos - Capacitaciones a los abogados sobre Reglamentacin y Normatividad
Tratamiento
Productos que no cumplen con la reglamentacin y normatividad vigente.
Reproceso
Entregas del producto fuera del tiempo establecido para su trmite.
Formato de control de correspondencia FJU.01
Desecharlo / Permiso de Desviacin
ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO PLANEACIN INSTITUCIONAL PNC

Errores en el diligenciamiento de los formatos del proceso
Control
Socializacin de los formatos una vez aprobados
Tratamiento
Reproceso / Desecharlo / Permiso de Desviacin
Seguimiento de la fecha establecida para el reporte. Para el caso en que la informacin a reportar deba ser Incumplimiento en las fechas solicitada a otra unidad, la fecha solicitada de reporte establecidas para entrega de informes a deber ser de aproximadamente 8 das antes de la fecha de Entes Externos reporte al ente externo siempre y cuando el periodo entre la recepcin de la solicitud y la fecha de reporte lo permita Mantener Informacin desactualizada en Intranet, referente al Proceso Copias de seguridad no realizadas o incompletas Revisin de la informacin al menos una vez cada 3 meses Establecimiento de fechas para realizacin de copias de seguridad y revisin de la informacin copiada
Concesin / Permiso de Desviacin
Reparacin
Envo de observaciones de PAG a UAA Control de observaciones en una copia diferente al sistema errnea donde se registran
Reparacin
ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO RECURSOS FSICOS PNC Control Incumplimiento de requisitos en los servicios Definicin previa de los requisitos con el de mantenimiento beneficiario en la Visita de Diagnstico Planes de distribucin del personal. Establecimiento de lineamientos especficos en los turnos, porteras y puntos de vigilancia. Error en la ejecucin del servicio de seguridad Planes de seguridad para el trnsito de personas, y vigilancia bienes y vehculos dentro de las instalaciones de la Universidad. Tcticas de seguridad en caso de situaciones especiales. Incumplimiento de requisitos en la fabricacin Definicin previa de los requisitos con el de bienes. beneficiario en la Visita de Diagnstico. Definicin previa de los requisitos con el beneficiario en la Visita de Diagnstico. Revisin del cumplimiento de requisitos y especificaciones del diseo y presupuesto por Incumplimiento de requisitos y parte del Profesional asignado. especificaciones en el diseo y/o ejecucin de Verificacin del cumplimiento de requisitos y obras especificaciones del diseo y presupuesto por parte del Jefe de Planta Fsica. Validacin del diseo y presupuesto por parte del Jefe de la Unidad solicitante Planes de mantenimiento preventivo y Fallas en el suministro de los servicios correctivo a las instalaciones elctricas e pblicos. hidrosanitarias. Programacin de las rdenes de trabajo por rea. Incumplimiento en la prestacin del servicio. Seguimiento a la ejecucin de las rdenes de trabajo por parte de los supervisores de grupo. Reparacin Tratamiento Reproceso / Reparacin / Concesin
Reclasificacin
Reproceso / Reparacin / Concesin
Reproceso / Reparacin / Concesin
Reparacin
ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO RECURSOS TECNOLGICOS PNC Control Diligenciamiento del formato FRT01 por parte del auxiliar de bodega de la DMT para el control y registro de la entrada de los equipos donde se reporta las condiciones de entrega de los equipos y sus accesorios. Ejecucin de las solicitudes de servicios conforme a la fecha de su registro. Establecimiento de un canal de comunicacin directo con el usuario para notificar las posibles causas en la demora de la prestacin del servicio de mantenimiento Revisin diaria y registro de los conceptos tcnicos de compra solcitados por las UAA y control continuo por medio del formato FRT07 Establecimiento de un canal de comunicacin directo con el ususario para elaborar el plan de trabajo de mantenimiento preventivo en la UAA solicitantes mediante el registro en el formato FRT04 Control en la adquisicin de repuestos realizando su compra deacuerdo a la marca y modelo de los equipos atendidos en las solcitudes de mantenimiento Tratamiento
Registro incompleto de entrada de equipos a la Divisin de Mantenimiento Tecnolgico
Reproceso
Demora en la prestacin de servicios de mantenimiento
Concesin
Demora en la entrega de los conceptos tcnicos de compra segn el tiempo establecido Demora en la realizacin del mantenimiento preventivo a un equipo aprobado dentro del plan de trabajo
Concesin
Concesin
Adquisicin de repuestos que no cumplen las especificaciones de compra
Reparacin
Emisin del concepto de baja de equipos conforme a la fecha de su solicitud. Realizacin de los registros de Demora en la emisin del concepto tcnico conceptos tcnicos de baja mediante los formatos FRT02 de baja y FRT06. Entrega de copia del concepto tcnico de baja al usuario solicitante.
Permiso de desviacin
ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO RELACIONES INTERINSTITUCIONALES DE INTERCAMBIO ACADMICO
PNC
Control
Tratamiento
Incumplimiento de la programacin de las convocatorias establecidas. Informacin incorrecta respecto movilidad y subcripcin de convenios suministrada a los beneficiarios. Direccionamiento incorrecto a las UAA del proyecto de convenio Mal diligenciamiento de los formatos del proceso.
Seguimiento al cumplimiento del cronograma de las convocatorias Verificacin de la informacin suministrada. Seguimiento al cumplimiento de cronograma. Asesora constante del procedimiento PRI 01 y el formato FRI 12 Planeacin y Seguimiento de Convenios. Capacitacin
Permiso de Desviacin/ Concesin
Reparacin
Reproceso
Reparacin / Reproceso
ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PNC Control Tratamiento Reparacin / Concesin
Incumplimiento en el seguimiento peridico Cronograma de Seguimientos a los Planes de a los Planes de Mejoramiento y Planes de Mejoramiento Accin formulados por las UAA Devolucin repetitiva (ms de dos veces) Asesora y acompaamiento a las UAA, previa de los Planes de Mejoramiento formulados construccin del PM por las UAA Errores en el diligenciamiento formatos del proceso de los Socializacin de los formatos una vez aprobados
Reparacin / Concesin Reproceso / Desecharlo / Permiso de Desviacin
Reunin de Apertura No comunicacin a la UAA auditada, de los Agendas de Trabajo concertadas con la UAA a Concesin / Permiso de Desviacin cambios en el cronograma de auditoras auditar Incumplimiento en las fechas establecidas para entrega de informes a Entes Externos Matrz de Informes a Entes Externos Plan 3A Concesin
Socializacin del Plan de Auditoras a las partes interesadas Incumplimiento en la ejecucin del Plan de Agendas de Trabajo de los Auditores Internos Auditoras Carta de Notificacin a las UAA, procesos o laboratorios a auditar Asignar responsables de revisar y mantener Mantener Informacin desactualizada en el actualizada la informacin Portal Web y/o en Intranet, referente al Comunicar oportunamente los cambios en la Proceso informacin No atender solicitudes presentadas ante la Direccin de Control Interno y Evaluacin de Gestin Control Correspondecia DCIEG Delegacin de la atencin a la solicitud
Permiso de Desviacin
Reparacin
Se define segn el caso
ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO SERVICIOS INFORMTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES

PNC Control Realizacin de las copias de seguridad segn la Gua para la realizacin de Backup GSI.02 y diligenciamiento de los formatos: FSI.20 Entrega de Backup al Bucarica FSI.21 Control de Backup DSI Nivel 0 FSI.22 Control de Backup DSI Nivel 1 Tratamiento Permiso de desviacin (a cargo del Lder del subproceso Administracin de Servidores y Base de Datos Institucional)
Copias de seguridad programadas, realizadas en fechas no establecidas.
Ejecucin de las actividades segn el PSI.01 Procedimiento para la Elaboracin de un No cumplimiento del tiempo de entrega en Diseo de Red de Datos LAN y registro de los la instalacin de puntos de red. resultados en el formato FSI.01 Solicitud para la Elaboracin de un Diseo de Red de Datos LAN Enlaces errneos en el Portal Web con informacin enviada a la DSI para su publicacin en el servidor web institucional (se excluyen enlaces a servidores externos a la DSI). Atencin de un soporte a usuarios fuera del tiempo estipulado.
Revisin por parte del Lder del rea Web y su equipo. Realizacin de las actividades segn el PSI.02 Procedimiento Soporte a Usuarios y diligenciamiento del formato FSI.02 Solicitud de Soporte
Reproceso
Cumplimiento de los procedimientos PSI.06 Elaboracin de Software y No cumplimiento del tiempo de entrega de PSI,07 Mantenimiento de Software y registro en un mantenimiento o de un nuevo software. los formatos FSI.05 Elementos de Entrada y FSI.10 Solicitud de Mantenimiento de Software
Concesin o Permiso de desviacin
ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO TALENTO HUMANO PNC Control Error en la informacin digitalizada en el Sistema Verificacin de la informacin digitada antes de de Informacin de Recursos Humanos guardar los cambios en el SIRH Error en el procedimiento de liquidacin Aplicacin de la lista de chequeo para la revisin de individual de devengados, aportes, deducidos y la liquidacin de nminas novedades de los mismos. Revisin de la proforma del contrato antes de la Error en el contrato de vinculacin de docentes impresin en cuanto al tipo de docente a contratar y ctedra la reglamentacin vigente Error en el puntaje registrado en la resolucin de Revisin detallada y comparativa del proyecto de otorgamiento de puntaje. resolucin con respecto a lo consignado en el acta Error en la resolucin de otorgamiento de Revisin detallada y comparativa del proyecto de puntaje por no inclusin de algn docente o algn resolucin con respecto a lo consignado en el acta trabajo de productividad. Revisin minuciosa del documento previo envo a su Error en resoluciones de asuntos administrativos trmite. Revisin detallada de la cuenta de cobro antes de Error en las cuentas de cobro tramitar las firmas correspondientes Solicitud al operador externo de la programacin del Actividad de formacin impartida no coherente curso a impartir acorde a lo programado en el plan con el contenido propuesto de formacin Error en el resultado de informes de formacin Verificacin de los resultados incluidos para el clculo de personal (Aprendizaje, reaccin e in situ) Solicitud a los formadores que cualquier desviacin Incumplimiento en el inicio de una actividad de en el horario pactado sea informado con anticipacin formacin programada al Subproceso FP Verificacin de la categora y el sueldo previa elaboracin de la constancias. Error en constancias o certificados Revisin del certificado antes de entregarlo al Jefe de la DRH para su firma. Tratamiento Reparacin Reparacin
Reproceso Reproceso Reproceso Reproceso Reproceso Permiso de desviacin Reproceso Permiso de desviacin
Reproceso

No Conforme Procedimiento

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

No Conforme Procedimiento

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL

Cdigo : PSE.03 Versin : 04 Pgina 1 de 25

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

Fecha de aprobacin: Noviembre 19 de 2007 Resolucin N 1736

Norma NTC GP 1000:2009 Norma NTC ISO 9001:2008

Norma NTC ISO 14001:2004 Norma NTC OHSAS 18001:2007

PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL

Cdigo : PSE.03 Versin : 04 Pgina 2 de 25

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

Procesamiento en S.F. o intranet

1. Identifica el producto o servicio no conforme e informa al Lder.

Personal involucrado en el Sistema de Gestin, Beneficiarios o partes interesadas

2. Registra el producto o Servicio no conforme.

FSE.09 Producto o servicio no conforme.

3. Define tratamiento a seguir.

Lder del proceso/ subproceso

FSE.09 Producto o servicio no conforme.

4. Describe y ejecuta acciones para darle tratamiento al producto o servicio no conforme.

4. Describe y ejecuta acciones para darle tratamiento al producto o servicio no conforme

FSE.09 Producto o servicio no conforme.

5. Verifica el resultado obtenido.

5. Verifica el resultado obtenido de las actividades ejecutadas.

Lder del proceso/ subproceso.

FSE.09 Producto o servicio no conforme.

PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL

Cdigo : PSE.03 Versin : 04 Pgina 3 de 25

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

6. Reporta peridicamente el estado de los productos o servicios no conformes.

Lder del proceso/ subproceso.

FSE.10 Informe de Desempeo de los Procesos.

7. Consolida y presenta informe a la Alta Direccion.

7. Consolida el Informe de Desempeo y lo presenta a la Alta Direccin.

Lder del Proceso Seguimiento Institucional.

PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL

Cdigo : PSE.03 Versin : 04 Pgina 4 de 25

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS

PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL

Cdigo : PSE.03 Versin : 04 Pgina 5 de 25

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

Error al reportar la informacin de grados a Secretara General

Revisin por parte del Auxiliar Administrativo encargado

Errores de digitacin al ingresar la informacin al Sistema.

Revisin por parte del Auxiliar Administrativo encargado

PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL

Cdigo : PSE.03 Versin : 04 Pgina 6 de 25

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL

PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL

Cdigo : PSE.03 Versin : 04 Pgina 7 de 25

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL

PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL

Cdigo : PSE.03 Versin : 04 Pgina 8 de 25

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO BIBLIOTECA

Mantenimiento primario prev entiv o

PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL

Cdigo : PSE.03 Versin : 04 Pgina 9 de 25

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

Fallas tcnicas, debido a la cada de la seal.

PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL

Cdigo : PSE.03 Versin : 04 Pgina 10 de 25

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME