GRUPO COMERCIAL CONTROL, S.A. DE C.V.

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Pgina OBJETIVO QU ES EL ASN? 1. ACCESO A LA PGINA DE B2B 2. ACCESO A LA APLICACIN ASN 3. CREAR UN ASN 4. CAPTURA DE DATOS DEL PEDIDO EN TRANSBORDO 4.1. Condiciones para Captura de Datos 4.2. Opciones para Captura de Datos 4.2.1. Captura de Datos Manual 4.2.2. Captura de Datos Va Archivo 5. CONSULTA DE LOS DATOS CAPTURADOS 5.1. Consultar Reporte en Sistema 5.2. Consultar Reporte en Formato PDF 5.3. Consultar Etiquetas Generadas 5.4. Modificar o Cancelar ASN 5.4.1. Modificar ASN 5.4.2. Cancelar ASN 6. GENERACIN DE ENTREGA DEL PEDIDO 6.1. Consulta del Folio de Entrega a Cedis 7. MODULO DE MANTENIMIENTO 7.1. Eliminar Camin NOTAS RECORDATORIAS 16 18 19 21 22 23 25 3 3 4 4 5 6 7 7 8 12 13 13 13

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Capacitar a nuestros proveedores para que puedan operar en el nuevo esquema de ASN diseado para Grupo Comercial Control.

Advanced Shipment Notice Es el Aviso Anticipado de Embarque o aviso de expedicin; por medio del cual el proveedor notifica al cliente va comunicacin electrnica, el detalle de la mercanca que le ha sido embarcada. De esta forma, el cliente ya conoce de manera precisa y previa a la recepcin, qu mercanca es la que realmente va a recibir de cada pedido.

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1. ACCESO A LA PGINA DE B2B: Escriba su login y password; de clic en Aceptar.

Fig. 1 Pantalla de Acceso a la Pgina de B2B

2. ACCESO A LA APLICACIN ASN: Coloque el cursor sobre el botn Men de Documentos, posicionado en la parte superior derecha, y de clic en Opciones ASN.

Fig. 2 Pantalla Inicial de B2B

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Aparecer la pantalla del Men Principal de ASN.

Fig. 3 Pantalla del Men Principal de Opciones ASN

Esta pantalla le muestra las siguientes opciones: 1. Nuevo/Modificar/Cancelar ASN: Esta opcin le permite crear, modificar o inclusive cancelar los datos capturados en el ASN. 2. Consultar/Generar Reportes ASN: En este apartado puede consultar los Folios ASN que ha capturado para sus pedidos, las etiquetas y/o el reporte que se generaron y los N de Camin asignados. 3. Generar entrega a CEDIS: Aqu se genera el nmero de camin que va a entregar al CEDIS, mismo que deber proporcionar en el momento que agenda su cita. 4. Consultar Pedidos: Esta opcin le da la oportunidad de consultar de manera rpida, todos sus pedidos generados (Vigentes, Vencidos); as como el status que tienen en la Aplicacin de ASN (Nuevo, Totalizado). 5. Mdulo de Mantenimiento: Permite Eliminar Camiones generados, y borra toda la informacin capturada.

3. CREAR UN ASN
a) De clic en la Opcin Nuevo/Modificar/Cancelar ASN del Men Principal de Opciones ASN. Le mostrar todos los pedidos que estn vigentes.

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Fig. 4 Pantalla de Seleccin de Pedido para Captura de ASN

b) De clic en la Accin Nuevo para pasar a la pantalla de Captura de Datos. 4. CAPTURA DE DATOS DEL PEDIDO EN TRASBORDO

Fig. 5 Pantalla para Captura de Datos en Trasbordo

Nota Importante: Esta pantalla es distinta para cada tipo de entrega: Flujo Continuo, Separado por Tienda o Trasbordo, y le muestra informacin diferente. Cabe destacar que al momento en que el proveedor elige un pedido para capturar su ASN, el sistema en automtico le desplegar la pantalla que corresponde segn el Esquema de Entrega solicitado.

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4.1. Condiciones para Captura de Datos a) El Sistema le da la oportunidad de entregar PARCIALIDADES; es decir, puede generar uno o ms Folios ASN para un solo pedido, siempre y cuando su Pedido est Vigente. b) El Sistema NO permite capturar cantidades mayores a las solicitadas en su Pedido; en el momento que suceda, enviar un Mensaje de Error y le impedir Guardar su ASN. c) El Sistema le da la oportunidad de Modificar o Cancelar los datos capturados; slo si no ha generado Entrega a Cedis. 4.2. Opciones para Captura de Datos: El proveedor tiene la oportunidad de realizar la Captura de Datos de dos maneras: Manual o a travs de una Plantilla de Excel. Dichos Mtodos se describen a continuacin. 4.2.1. Captura de Datos Manual: Capture la cantidad de bultos que va a entregar por cada Tienda segn la cantidad solicitada, directamente en la Pantalla en la Columna Cantidad x Entregar.

Fig. 6 Pantalla Captura de Datos Manual

Pulse el botn Guardar/Actualizar. Le aparecer un mensaje de ASN Almacenado correctamente. De clic en Aceptar.

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Fig. 7 Pantalla de confirmacin ASN Almacenado correctamente

4.2.2. Captura de Datos Va Archivo: a) Pulse la opcin Descargar Plantilla Excel, que se encuentra en la parte superior derecha de la pgina.

Fig. 8 Opcin Descargar Plantilla Excel

El Sistema le descargar su pedido en formato Excel. La Plantilla que le descarga el Sistema, es de todo el Pedido con el Total de las Tiendas que solicitan el material.

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Fig.9 Pedido en Excel para captura de datos

b) Capture en la Columna de CANTIDAD el total de bultos que entregar para cada Tienda, de acuerdo a lo solicitado. c) Si no desea entregar mercanca para alguna Tienda, debe eliminar la Partida del Archivo. d) Guarde su Archivo con la informacin capturada. Nota: Para el caso de Trasbordo, los Campos de Material, EAN y Caja se dejan en blanco. Adems, es importante mencionar que NO se debe ALTERAR el FORMATO del Archivo (centrar, justificar, negritas, frmulas, ni borde a la tabla). e) Regrese a la pantalla de CAPTURA DE DATOS DEL PEDIDO, y de clic en Capturar Datos Va Archivo.

Fig. 10 Opcin Captura de Datos Va Archivo

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El Sistema le enviar a la siguiente pantalla, en la que le permitir adjuntar su archivo de Excel. f) Pulse el botn Seleccionar para indicar la ruta del archivo que se va a subir, y seleccione su archivo de Excel que guard con la informacin solicitada.

Fig. 11 Pantalla para adjuntar Archivo de Excel

g) Seleccione la opcin Subir Archivo y despus, pulse Proceder a Validacin del Archivo.

Fig. 12 Pantalla para Validacin de Archivo

Si las cantidades capturadas no superan las solicitadas, y si el formato del Archivo no ha sido alterado; el Sistema enviar el mensaje: Se subi la

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informacin correctamente. De lo contrario, enviar una Lista de Errores que tendrn que corregirse. De clic en Regresar.

Fig. 13 Pantalla que confirma Archivo Correcto

El Sistema en automtico cargar la informacin de acuerdo a lo que captur en su Archivo de Excel.

Fig. 14 Pantalla que muestra datos capturados

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5. CONSULTA

DE LOS DATOS CAPTURADOS

a) Posicionarse en la pantalla del Men Principal de Opciones ASN.

Fig. 15 Pantalla del Men Principal de Opciones ASN

b) De clic en la Opcin Consultar/Generar Reportes ASN. c) Seleccione el Rango de Tiempo en que desea realizar su Consulta. De clic en Consultar ASN.

Fig. 16 Pantalla para Seleccionar Rango de Tiempo en Consulta

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El Sistema le mostrar la siguiente pantalla:

Fig. 17 Pantalla para Seleccionar la Accin

sta Pantalla le muestra los ASN capturados en el periodo de Tiempo que seleccion. Adems le permite realizar 2 Acciones: Consultar y Generar Reporte. 5.1. Consultar Reporte en Sistema: De clic en la Accin Consultar, y el Sistema le mostrar en pantalla el detalle de lo que ha capturado en su ASN.

Fig. 18 Pantalla de Consulta en Sistema

5.2. Consultar Reporte en Formato PDF: De clic en la Accin Generar Etiquetas. El Sistema le mostrar la siguiente pantalla.

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Fig. 19 Pantalla de Consulta Reporte y Etiquetas en formato PDF

De clic en la opcin Descargar Reporte PDF de ASN. El Sistema le proporcionar un reporte en formato PDF, en el que visualizar la informacin que ha capturado en su ASN. De sta forma, podr revisar si los datos capturados son los correctos; de lo contrario, tendr la oportunidad de hacer las modificaciones que sean necesarias.

Fig. 20 Reporte de Consulta en formato PDF

Nota Importante: Valide la informacin contenida en dicho Reporte. Una vez que haya corroborado los datos, y que todo est correcto, imprima el Reporte, pues deber enviarlo el da de la entrega.

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5.3. Consultar Etiquetas generadas a) De clic en el botn Descargar Reporte de Etiquetas. El Sistema le proporcionar un reporte en formato PDF, en el que visualizar las etiquetas que se han generado para cada una de las cajas.

Fig. 21 Reporte de Etiquetas generadas en formato PDF

Nota Importante: La Generacin de Etiquetas, aplica nica y exclusivamente para el Esquema de Entrega de Separado por Tienda y Trasbordo. b) Valide la informacin contenida en cada una de las etiquetas. c) Verifique la cantidad de etiquetas generadas; ya que cada caja que enve fsicamente, deber estar identificada con una etiqueta distinta. d) Imprima sus etiquetas.

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5.4. Modificar o Cancelar ASN: Si al revisar su Reporte, se percata de que la informacin capturada no es la correcta, podr realizar las modificaciones que sean necesarias, o definitivamente Cancelar el ASN. 5.4.1. Modificar ASN a) Posicionarse en el Men Principal de Opciones ASN.

Fig. 22 Pantalla del Men Principal de Opciones ASN

b) De clic en la Opcin Nuevo/Modificar/Cancelar ASN.

Fig. 23 Pantalla que muestra la Opcin Modificar

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e) Identifique el Folio ASN que desea cambiar, y seleccione la Opcin Modificar. El Sistema le enviar nuevamente a la pantalla de Captura de Datos del Pedido.

Fig. 24 Pantalla para Modificar Datos

f) Corrija los datos que sean necesarios y de clic en el botn Guardar/Actualizar.

5.4.2. Cancelar ASN: El completamente el ASN capturado.

Sistema

tambin

le

permite

eliminar

a) Posicionarse en el Men Principal de Opciones ASN.

Fig. 25 Pantalla del Men Principal de Opciones ASN

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b) De clic en la Opcin Nuevo/Modificar/Cancelar ASN.

Fig. 26 Pantalla que muestra la Opcin Cancelar

e) Identifique el Folio ASN que desea eliminar, y seleccione la Opcin Cancelar. Le aparecer un mensaje en la pantalla Est seguro que desea Cancelar este ASN. Folio: 0000? De clic en Aceptar.

Fig. 27 Pantalla que muestra la Cancelacin de Folio ASN

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6. GENERACIN DE ENTREGA DEL PEDIDO: La generacin de entrega la debe hacer cuando est seguro que no har ningn cambio, ya que cuando se genere la entrega, no se podr modificar, cancelar, incluir o eliminar ningn ASN de los seleccionados para entregarse. a) Posicionarse en la pantalla del Men Principal de Opciones ASN.

Fig. 28 Pantalla del Men Principal de Opciones ASN

b) Seleccione la opcin Generar entrega a CEDIS. Aparecer la siguiente pantalla mostrando todos los ASN que ha capturado y no se les ha generado una entrega a CEDIS.

Fig. 29 Pantalla para Generar Entrega

c) Seleccione los Folios ASN que tenga planeado entregar. Es importante mencionar que el Folio de entrega que genere es por Unidad de Transporte; es decir, un Folio de Entrega a Cedis por camin.

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Ejemplos: 1. Si un Pedido es muy grande, y tiene la necesidad de enviarlo en dos o ms transportes, deber crear tantos Folios de ASN sean necesarios. Finalmente, seleccionar Folio por Folio y generar un Nmero de Camin distinto para cada uno. 2. Si desea entregar dos o ms pedidos en un solo transporte, deber realizar la captura de cada uno de los pedidos. Finalmente, seleccionarlos todos y generar un solo Nmero de Camin. 3. Si va a enviar varios pedidos, uno en cada transporte, deber realizar la captura de cada uno de los pedidos. Finalmente, seleccionar Pedido por Pedido y generar un Nmero de Camin distinto para cada uno.

Fig. 30 Pantalla que muestra Ejemplo de seleccin de Folios ASN

d) De clic en el botn Generar entrega a CEDIS de ASNS Seleccionados. Le aparecer un mensaje en la pantalla Est seguro que desea Generar la Entrega a Cedis para los ASNS seleccionados?

Fig. 31 Pantalla de confirmacin de Entrega

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e) De clic en Aceptar. Le aparecer en la pantalla un nuevo mensaje con el Folio de Entrega a CEDIS.

Fig. 32 Pantalla que muestra el Folio de Entrega a CEDIS

Nota Importante: Es indispensable que anote este Folio en su pedido, pues deber proporcionarlo al momento de sacar su cita para entregar mercanca. Dicho Folio tambin podr consultarlo en el Sistema. 6.1. Consulta del Folio de Entrega a Cedis: El Sistema le permite consultar los Folios de Entrega que ha generado para sus ASN. a) Posicionarse en el Men Principal de Opciones ASN. b) Seleccione la Opcin Consultar/Generacin de Etiquetas ASN. c) Indique el rango de tiempo en el que desea hacer su consulta. De clic en el botn Consultar ASN. El Sistema le mostrar la pantalla de Consulta y le aparecern los Nmeros de Camin que haya generado.

Fig. 33 Pantalla de consulta del Folio de Entrega a CEDIS

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7. Modulo de Mantenimiento: Sirve para eliminar la captura del numero de camin que dese modificar a causa de una mala captura. Si al revisar su Numero De Camin en (Opciones de Men, Consultar) se percata de que: Tiene cantidades errneas Capturado vs Facturado. Si necesita agregar o quitar uno o ms pedidos de la entrega. Si la mercanca no cabe en su unidad y necesita meterla en otra.

Esta opcin le da la oportunidad de corregir esos errores. 7.1. Eliminar un Camin. a) Posicionarse en el Men Principal de Opciones ASN.

Fig. 35 Pantalla del Men Principal de Opciones ASN

b) De clic en la Opcin Modulo de Mantenimiento.

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Fig. 36 Pantalla del Mdulo de Mantenimiento para eliminar camin.

c) De clic en la Opcin Eliminar Camin.

Fig. 37 Pantalla del Men Principal de Opciones ASN

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d) Introduce el Nmero de Camin que necesita eliminar en los 2 recuadros Camin y Confirmar Camin.

Fig. 38 Pantalla del Men Principal de Opciones ASN

e) Le aparecer una ventana preguntando si el camin que se ha introducido es el correcto, corroborando este dato damos un click en Confirmar eliminacin.

Nota Importante: Recuerde que al eliminar un numero de Camin se elimina cualquier pedido e informacin incluida en el mismo y regresa a su estado de captura para crear un ASN nuevo, por lo cual debe cambiar etiquetas generadas anteriormente.

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NOTAS RECORDATORIAS 1. Cuando exista algn error en la informacin que ha capturado, puede Modificar los datos, slo si no se ha Generado Entrega a Cedis.

2. El Sistema le permite entregar PARCIALIDADES, por lo que podr generar uno o ms ASN para un Pedido, siempre y cuando ste siga vigente.

3. Al momento en que el proveedor elige un pedido para capturar su ASN, el sistema en automtico le desplegar la pantalla que corresponde segn el esquema de entrega: Flujo Continuo, Separado por Tienda o Transbordo.

4. El Sistema NO permite capturar cantidades mayores a las solicitadas.

5. La Generacin de Entrega a Cedis, la hace cuando ya est seguro que no har ningn cambio en el ASN, ya que cuando se genera la entrega, no se puede modificar, ni cancelar el ASN.

6. Es importante que valide e imprima el Reporte de la relacin de Material que arroja el Sistema, pues deber enviarlo el da de la entrega, y su mercanca se recibir conforme lo que haya capturado en ASN.

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