Asambleas y reuniones

Mtodos de autoorganizacin

ndice
1. 2. 3. 4. 5. Introduccin Preparacin Tipos de reuniones Moderacin Autoevaluacin
Presentacin basada en el libro de ANA ROSA LORENZO VILA y MIGUEL NGEL MARTNEZ LPEZ

1 - Introduccin
Tcnicas, objetivos

1.1 Tcnicas
Dependiendo del colectivo hacen falta tcnicas para frenar y ordenar la participacin o para propiciarla Estas tienen que responder de forma flexible y creativa a los condicionantes del grupo y las contingencias externas Cuando aparecen conflictos no resueltos es recomendable:
a. Moverlos a una reunin aparte b. Montar una comisin o similar para tratarlos

1.2 Objetivos
1. Eficacia
Abordar todos los temas y decisiones incluidos en el orden del da en el tiempo fijado

2. Participacin
a. Informacin: completa, comprensible y entendible b. Opinin: escuchar y fomentar las aportaciones c. Consenso: si no es posible, aplicar una frmula de mayora bien explicada antes de cualquier votacin

3. Buen clima grupal

Respeto mtuo, sin interrupciones ni debates t a t, con turnos de palabra limitados, sin imposiciones

2 - Preparacin
Convocatoria, orden del da, tamao del grupo, organizacin del espacio

2.1 Convocatoria
Convocar con antelacin: 1. Cundo y dnde es la reunin 2. Duracin total 3. Tareas previas (lecturas, obtener info, etc) 4. Orden del da Para evitar el cansancio que deriva en crispacin y desmotivacin es recomendable aadir descansos en la planificacin inicial y evitar reuniones de ms de 2 - 3 horas

2.2 Orden del da (1/2)

Planificacin inicial de la reunin
a. Rueda de presentaciones b. Empezar por un tema sencillo c. Dejar los temas gordos y complicados en medio Dividir un tema en varias partes (opcional) Tratarlo en grupos pequeos (opcional) Tratarlo en plenaria conjunta d. Acabar con otro tema sencillo e. Tiempo para informaciones breves f. Evaluacin del grado de satisfaccin con el cumplimiento de los objetivos iniciales (aprendizaje) g. Acordar la siguiente convocatoria si procede

2.2 Orden del da (2/2)

Abierto a temas nuevos o urgentes
a. Dejar margen de tiempo (un punto al final p. ej.) b. Decidir si todos los temas se pueden abordar ese mismo da o se posponen

Detallado, cada punto contiene...

a. b. c. d. Tiempo estimado Objetivo (informar, decidir, sondeo, etc) Mtodo que se va a aplicar Prioridad

2.3 Tamao del grupo (1/2)

Entre 5 y 10 participantes (nivel ptimo) Se favorece la discusin Existe proclividad al consenso Menos de 5 participantes Dependencia de la influencia individual Tendencia a dobles emparejamientos Ms argumentacin para cada cuestin

2.3 Tamao del grupo (2/2)

Ms de 10 participantes Tendencia a fraccionamiento en subgrupos Necesidad de una moderacin Es recomendable divividirse en subgrupos que acten como unidades dentro del grupo

2.4 Organizacin del espacio (1/3)

La organizacin del espacio repercute en: La comunicacin (corrillos p. ej.) La autoridad simblica (tarimas p. ej.) Se tiene que valorar favorablemente aquellos espacios con un mobiliario que permite variaciones para adaptarse al tamao del grupo (sillas movibles, mesas no ancladas, etc)

2.4 Organizacin del espacio (2/3)

Modelo unidireccional o individualizador Toda la gente orientada hacia unas pocas Apropiado para reuniones muy numerosas Modelo multidireccional o participativo En forma de crculo, elipse o pentgono Promueve la participacin por igual Evita la formacin de subgrupos

2.4 Organizacin del espacio (3/3)

Mesas
S: estamos potenciando el grupo de trabajo, ideal para temas ms arduos y formales No: estamos favoreciendo la cercana del grupo y el intercambio de emociones Es bueno ir variando segn la actividad de la reunin

Sillas
Rgida: recuerda la obligacin de trabajar Cmoda: para reuniones largas Es importante que las sillas sean simblicamente iguales

3 - Tipos de reuniones
De informacin, creatividad, discusin, coordinacin, toma de decisiones

3.1 De informacin
Exponer aspectos formales e informales Nivel de lenguaje comprensible para todos
Soportes visuales (pizarra, proyector, etc) Soportes escritos (sumario, resumen, etc)

Espacio para preguntas o aclaraciones

Ms constantes en reuniones pequeas Ms limitados en reuniones muy grandes

Dinamizacin / moderacin
Turnos de palabra de los ponentes y del pblico Evitar el monopolio de la palabra

3.2 De generacin de ideas

Exponer el problema a solucionar
Tiene que estar muy bien delimitado Si es complejo, subdividirlo primero

Lluvia de ideas, sin crticas ni censura

Nuevas ideas Asociacin de ideas

Dinamizacin / moderacin
Turnos de palabra (una idea cada vez) Clasificacin de ideas Priorizar las ideas por asociacin

3.3 De discusin
Bsqueda de confrontacin
Sondeo inicial de opiniones Identificacin de posiciones y creacin de grupos Bsqueda de argumentos dentro de cada grupo Discusin en grupos mixtos formados por una persona de cada opinin / posicin Vuelta a los grupos iniciales para producir los argumentos perfeccionados y definitivos Discusin entre portavoces de cada grupo

Dinamizacin / moderacin
Propiciar una escucha activa y discusin ordenada Profundizar en el anlisis de las distintas posturas

3.4 De coordinacin
Eleccin de representantes o portavoces
No participan a nivel individual, son la referencia de su grupo y han de evitar opiniones personales Rotacin y transmisin de conocimientos

Intercambio informativo
Potencialidades de cada grupo Actividades relevantes y debates internos Avances y obstculos respectivos

Toma de decisiones democrtica

Consenso, votacin o creacin de comisiones / GTs (Aprobacin en la asamblea general de cada grupo)

3.5 De toma de decisiones

Delimitar bien cul es la cuestin sobre la que hay que tomar una decisin
Conocimiento sobre la situacin y las diferentes alternativas ya adquirido en fases anteriores (!!!)

Repercusin del acuerdo

Bsqueda de soluciones eficaces y abordables Asumir tareas y responsabilidades derivadas

Dinamizacin / moderacin
Hacer sntesis de las posturas expresadas Integracin, ni perdedores ni ganadores (flexibilidad) Evitar que el proceso deje conflictos no resueltos

3.5.1 Proceso de decisin

1. 2. 3. 4. Definicin del problema Creacin de posibles soluciones Seleccin y sntesis de las propuestas Eleccin y grado de acuerdo
a. b. c. d. "Estoy de acuerdo" 5 "No es perfecta, pero vale" 4.1 ENMIENDAS "No me opongo pero no me implico" "Me opongo" 4.2 VETO

5. Aspectos prcticos y responsabilidades 6. Evaluacin de resultados

3.5.2 Votaciones
1. Aclarar muy bien las alternativas a votar
a. Evitar personalismos, enfatizar el contenido b. Usar soportes visuales

2. Reducir al mximo el nmero de opciones

a. Englobar propuestas si es posible y hay acuerdo b. Hacer una segunda vuelta (para las englobadas)

3. Dejar claro el procedimiento

a. Exponer la mayora necesaria (simple, , , etc) b. Resolver dudas antes de votar

4. Recuento de votos (bien visible) 5. Enunciar la decisin mayoritaria

3.7 Ejemplos (1/2)

1. Reunin monotemtica (de un solo tipo)
Aprobacin de los presupuestos anuales

2. Varios puntos de distintos tipos

Informe sobre cambios legales Bsqueda de ideas para mejorar la organizacin Decidir sobre la participacin en la copa de verano

3. Distintos tipos en un mismo punto

Mejorar la organizacin interna del equipo Recordatorio del sistema actual: 10 min Generar ideas de cambio: 20 min Discutirlas: 30 min Tomar una decisin: 15 min

3.7 Ejemplos (2/2)

Proceso completo del ejemplo 3 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Informar del objetivo Generar y recoger ideas Argumentar puntos positivos y negativos Decidir cules se van a desarrollar Priorizar las ideas elegidas Distribuir las tareas a realizar Establecer grupos de trabajo Establecer mtodo de coordinacin

4 - Moderacin
Dinamizacin, turnos de palabra, actas

4.1 Moderar
Moderar no es liderar ni dirigir, es facilitar y dinamizar, es responsabilizarse de ayudar al grupo a cumplir los objetivos de la reunin 1. Abordar todos los puntos del orden del da 2. Hacerlo en el tiempo prefijado 3. Para cada punto, atender a los tres niveles
a. Eficacia b. Participacin democrtica c. Relaciones cordiales y cooperativas

4.2 Quin modera? (1/2)

Eleccin basada en dos criterios: Capacidad tcnica y social
Saber aplicar las diferentes tcnicas asamblearias Intervenciones oportunas con amabilidad y respeto Reconocimiento del colectivo

Rotacin (recomendable)
Si todos los participantes aprenden la prctica de la moderacin, tendrn ms capacidades para autorregularse y reconocer el trabajo asociado

4.2 Quin modera? (2/2)

Se recomienda una persona para cada rol 1. Moderador de la reunin 2. Tomador de turnos de palabra 3. Apuntador (acta de la reunin)

4.3 Responsabilidades (1/2)

Presentacin de los asistentes (si procede) Componer o modificar el orden del da
Corresponsabilizacin del grupo con los objetivos

Exponer contenidos y mtodos

Presentaciones aclaradoras (propias o ajenas)

Recoger todas las opiniones

Evitar discusiones reiteradas, la monopolizacin de la palabra y la repeticin de opiniones o argumentos

Buscar la unanimidad de los presentes

4.3 Responsabilidades (2/2)

Aclarar el consenso
Recoger las ideas, posiciones o anlisis Realizar sntesis de lo expresado Buscar puntos de acuerdo Animar a la toma de decisiones Confirmar compromisos asumidos

Control del tiempo

Planificar descansos

Renunciar momentneamente a moderar, delegando a otra persona, para intervenir

4.4 Tomando actas

Es importante plasmar el resultado del trabajo de la reunin en un acta porque ayuda a: 1. 2. 3. 4. 5. Cumplir los compromisos tomados Conocer y recordar los temas tratados Asumir decisiones viejas, tomar nuevas Revisar la evolucin del colectivo Facilitar datos a los no asistentes

5 - Autoevaluacin
Objetivos, mtodos

5.1 Objetivos
1. Identificar las carencias, los aciertos y las mejoras respecto a otras ocasiones 2. Poner en comn y contrastar las distintas percepciones de todo el grupo 3. Hacer de espejo para ver cmo nos comportamos en las reuniones Reflexiones crticas >>> Propuestas concretas

5.2 Mtodos
Cuestionario de evaluacin dinmica
Preguntas de S o No

Rueda de lo mejor y lo peor

Participacin concisa de todos

Crnica periodstica
Redaccin en grupos de tres Texto y tiempo limitados (3-4 prrafos en 10 min)

Auto-observacin
Roles y comportamientos Actitudes y normas (explcitas e implcitas)