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ACTAS DE ENTREGA DE LOS RGANOS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA Y DE SUS RESPECTIVAS OFICINAS O DEPENDENCIAS

Facilitadora Lcda. Gloria Rondn


Septiembre 2011

BASAMENTO LEGAL
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (GORBV N 5.908 del 19/02/2009) (Art. 141) Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Publicada en Gaceta Oficial N 6.013 Ext. del 23/12/2010. (Artculos 51, 52 y 53 ) Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal. (GORBV N 39.240 del 12/08/2009) (Art. 83) Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, sobre el Sistema Presupuestario. (GORBV N 5.781 del 12/08/2005) (Art. 53 y 54) Normas para Regular la Entrega de los rganos de la Administracin Pblica y de sus Respectivas Oficinas o Dependencias. (GORBV N 39.229 del 28/07/2009)

BASAMENTO LEGAL
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (Art. 141) La Administracin Pblica est al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participacin, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendicin de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la funcin pblica, con sometimiento pleno a la ley y al derecho. (resaltado nuestro)

BASAMENTO LEGAL
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal (Art. 51) Quienes administren, manejan o custodien recursos de los entes y organismos sealados en el artculo 9 numeral 1 al 11 de esta Ley, estarn obligados a formar y rendir cuenta de las operaciones y resultados de su gestin, en la forma, oportunidad y ante el rgano de control fiscal que determine la Contralora General de la Repblica, mediante Resolucin que se publicar en la Gaceta Oficial de la Repblica de Bolivariana de Venezuela. Tiene igual obligacin quienes administren o custodien, por cuenta y orden de los referidos entes y organismos, recursos pertenecientes a terceros. La rendicin de cuentas implica la obligacin de demostrar formal y materialmente la correccin de la administracin, manejo o custodia de los recursos. (resaltado nuestro)

BASAMENTO LEGAL
LOCGRSNCF (Art. 52) Quienes administren, manejen o custodien recursos de cualquier tipo afectados al cumplimiento de finalidades de inters pblico proveniente de los entes y organismos sealados en el artculo 9, numeral 1 al 11, de esta Ley, en la forma de transferencia, subsidios, aportes, contribuciones o alguna otra modalidad similar, estn obligados a establecer un sistema de control interno y a rendir cuenta de las operaciones y resultados de su gestin (omissis) (resaltado nuestro)

BASAMENTO LEGAL
LOCGRSNCF (Art. 53) El cuentadante que cese en sus funciones antes de la oportunidad fijada para la formacin y rendicin de cuentas, previo a la separacin del cargo, est igualmente obligado a formarla y rendirla, de conformidad con lo previsto en el art. 51 de esta Ley.

BASAMENTO LEGAL
Reglamento LOCGRSNCF. (Art. 83) A los efectos de la formacin de reparos se considerar que existen daos al patrimonio pblico, salvo prueba en contrario, cuando quienes administren, manejen o custodien los recursos a que se refiere los artculos 51 y 52 de la Ley, omitan presentar los comprobantes de la inversin de tales recursos a los rganos de control fiscal competentes. Las personas que ejerzan las funciones a que se refieren el prrafo anterior, antes de la separacin del cargo, elaborarn una relacin detallada de todos los comprobantes que demuestren la inversin de los mencionados recursos durante su gestin, conservarn una copia certificada de dicha relacin y entregaran el original a quien deba sustituirlo en el ejercicio de sus funciones. Si se demuestra que los comprobantes omitidos fueron entregados al sustituto, el reparo se formular a cargo de este ltimo. (resaltado nuestro)

CONCEPTO
Es un instrumento administrativo mediante el cual el servidor pblico que se separa de su empleo, cargo o funcin, deja constancia del estado en que se encuentran los asuntos, bienes y recursos asignados y en resguardo de la limitacin de responsabilidades del servidor pblico que recibe como del que hace entrega.

Deber de hacer entrega: (Art. 3 NRE)


Todo servidor pblico que administre, maneje o custodie recursos o bienes pblicos, al cesar en su empleo, cargo o funcin, deber entregar formalmente el rgano, entidad, oficina o dependencia de la cual sea responsable.

Objetivo del Acta


Que el servidor pblico cuando se retira, proporcione a quien lo sustituya en el cargo, los elementos necesarios que le permitan cumplir con las tareas y compromisos inherentes al desempeo del cargo. Permite constatar el resultado de la gestin y de los objetivos propuestos. Delimitacin de responsabilidades.

Materializacin de la entrega (Art. 4 NRE).


La entrega se efecta en la fecha en que el servidor pblico que lo sustituya en sus funciones tome posesin del cargo, o en un plazo que no exceder de tres (03) das hbiles contados a partir de la toma de posesin. Entrega al funcionario pblico que la mxima autoridad jerrquica del respectivo ente u organismo designe para tal efecto.

Materializacin de la entrega Por lo que es responsabilidad de quien entrega, mantener permanentemente actualizados los registros, controles, archivos y dems documentacin a fin de hacer posible la entrega oportuna.

mbito subjetivo de aplicacin: (Art. 5 NRE)


Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico Nacional. Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico Estadal. Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico en los distritos y distritos metropolitanos. Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico Municipal. Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico en los territorios federales y dependencias federales. Los institutos autnomos nacionales, estadales, distritales y municipales.

mbito subjetivo de aplicacin:


El Banco Central de Venezuela. Las Universidades Pblicas. Las dems personas de Derecho Pblico nacionales, estadales, distritales y municipales. Las sociedades de cualquier naturaleza en las cuales las personas a que se refieren los numerales anteriores tengan participacin en su capital social, as como las que se constituyan con la participacin de aquellas. Las fundaciones y asociaciones civiles y dems instituciones creadas con fondos pblicos, o que sean dirigidas por las personas a que se refieren los numerales anteriores ()

Autoridades responsables de la entrega:


(Art. 6 NRE)

Los Presidentes de Juntas Directivas, Junta Administradora, Consejo Directivo u rgano similar. Los Gerentes o Directores. Jefes Autoridades administrativas de cada departamento, seccin o cuadro organizativo especfico.

Responsables de elaborar y suscribir el acta:


(Art. 8 NRE)

Servidor pblico saliente, elabora, suscribe la respectiva acta de entrega.

presenta

Omisin de la entrega formal (Art.9 NRE) Servidor pblico entrante o la persona designada por la mxima autoridad jerrquica, levanta acta detallada, con asistencia de dos testigos, y del auditor interno del organismo entidad, dejar constancia del estado en que encuentre los asuntos, bienes y recursos asignados, y se especificaran errores, deficiencias u omisiones que se advirtieren, u otra situacin que sea necesario sealar.

Contenido del Acta: (Art. 10 NRE)


Lugar y fecha de la suscripcin del Acta Identificacin del rgano, entidad, oficina o dependencia que se entrega. Identificacin de quien entrega y de quien recibe. Motivo de la entrega y su fundamentacin legal. Relacin de los anexos que acompaan al acta y que se mencionan en los Artculos 11 al 17 de las presentes Normas, segn sea el caso, con mencin expresa de que forman parte integrante del acta. Suscripcin del acta por parte de quien entrega y de quien recibe

Anexos del Acta (Art. 11 NRE)


Estado de las cuentas que refleje la situacin presupuestaria, financiera y patrimonial, cuando sea aplicable. Mencin del nmero de cargos existentes (empleados, obreros, fijos, contratados, jubilados y pensionados) Inventario de bienes muebles e inmuebles Situacin de la ejecucin del plan operativo de conformidad con los objetivos propuestos y las metas fijadas en el presupuesto. ndice general del archivo Cualquier otra informacin o documentacin necesaria.

Otros anexos del Acta:


Unidades Administradoras (Art. Reglamento N 1 de LOAFSP): 53

Monto de los fondos de bienes asignados a la respectiva unidad administradora. Saldo en efectivo de dichos fondos a la fecha de entrega de la gestin Estados bancarios actualizados y conciliados. Lista de comprobantes de gastos. Cheques emitidos pendiente de cobro.

Otros anexos del Acta:


rganos o entidades que manejan ramos especficos (Art. 13 NRE) Detalle de lo liquidado y recaudado por los rubros respectivos, y de los derechos pendientes de recaudacin de aos anteriores. rganos de control fiscal (Art. 14 NRE) Relacin de los expedientes abiertos con ocasin del ejercicio de la potestad de investigacin. Procedimientos administrativos para la determinacin de responsabilidades, con indicacin del estado en que se encuentran.

Otros anexos del Acta:


Ministerio de Finanzas (Art. 15 NRE) Situacin del Tesoro Estadal. Informacin de la Ejecucin del presupuesto nacional de ingresos y egresos del ejercicio presupuestario en curso y de los derechos pendientes de recaudacin de aos anteriores. Monto de la deuda pblica nacional interna y externa. Situacin de las cuentas de la Nacin.

Otros anexos del Acta:


Gobernaciones, oficinas o dependencias de hacienda estadal (Art. 16 NRE) Situacin del Tesoro Estadal. Informacin de la ejecucin del presupuesto estadal de ingresos y egresos del ejercicio presupuestario en curso y de los derechos pendientes de recaudacin de aos anteriores. Situacin de las cuentas del respectivo estado.

Otros anexos del Acta:


Alcaldas, direccin de hacienda distrital o municipal
(Art. 17 NRE)

Situacin del Tesoro Distrital o Municipal. Informacin de la Ejecucin del presupuesto distrital o municipal de ingresos y egresos del ejercicio presupuestario en curso y de los derechos pendientes de recaudacin de aos anteriores. Situacin de las cuentas distritales o municipales. Inventario detallado de los terrenos ejidos y de los terrenos propios distritales o municipales. Relacin de ingresos producto de las ventas de terrenos ejidos o terrenos propios distritales o municipales.

Datos e informacin que debe incluirse en el Acta


Los anexos del acta de entrega debern incluir datos e informacin, con fecha de corte al momento del cese del servidor pblico que entrega. Es responsabilidad de quien entrega, la exactitud del acta y sus anexos tanto cualitativa como cuantitativamente. (Art. 18 NRE) En caso de no existir informacin o los documentos requeridos para el acta y sus anexos, se dejar constancia de tal condicin y de los motivos que impidieron su entrega. (Art. 19 NRE) Especificar los errores, deficiencias u omisiones que se advirtieren en el levantamiento de la misma, as como cualquier otra situacin que sea necesario sealar. (Art. 20 NRE)

Original y copias del acta y sus anexos:

El acta de entrega y sus anexos se elaborarn en original y tres copias certificadas. (Art. 21 NRE) Original se archiva en el despacho de la mxima autoridad jerrquica, o en la oficina o dependencia que se entrega. Una (1) copia certificada se entregar al servidor pblico que recibe. Una (1) copia certificada se entregar al servidor pblico que entrega. Una (1) copia certificada se entregar a la Unidad de Auditora Interna del rgano o entidad, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes de la fecha de suscripcin del acta.

Acta de entrega de los rganos de control fiscal:


Unidad de Auditora Interna remitir copia certificada del acta y sus anexos al rgano de control fiscal competente. Contralora General de la Fuerza Armada Nacional remitir copia certificada del acta y sus anexos a la Contralora General de la Repblica rganos de Control fiscal externo remitirn copia certificada del acta y sus anexos a la Contralora General de la Repblica Si no existe unidad de auditora interna, debe remitirse el acta de entrega a la unidad de auditora interna del rgano de adscripcin. (Art. 26 LOCGRSNCF)

De las Observaciones al Acta de Entrega y de su verificacin


Observaciones al acta por el servidor pblico que recibe
(Art. 22 NRE)

El servidor pblico que recibe, que con posterioridad a la suscripcin del acta de entrega, tenga observaciones sobre el contenido de la misma, que pudieran dar lugar al ejercicio de la potestad de investigacin y, de ser el caso, al inicio del procedimiento administrativo para la determinacin de responsabilidades, las informar por escrito al rgano de control fiscal competente dentro de los ciento veinte (120) das hbiles siguientes a la fecha de la referida suscripcin.

De las Observaciones al Acta de Entrega y de su verificacin


Verificacin del Acta (Art. 23 NRE) Unidad de Auditora Interna: verificacin de la sinceridad, exactitud y observaciones que se formulen al acta de entrega. Resultados de la Verificacin: Un Informe Un ejemplar al servidor pblico saliente Un ejemplar al servidor pblico entrante

Prdida, deterioro o menoscabo del patrimonio pblico. (Art. 24 NRE)


De determinarse actos, hechos o situaciones que pongan en peligro de prdida, deterioro o menoscabo el patrimonio pblico, el titular del rgano de control fiscal competente informar a las autoridades administrativas correspondientes, a fin de que se ejerzan las acciones correctivas. En caso de existir mritos suficientes que permitan presumir la ocurrencia de actos, hechos u omisiones contrarios a una disposicin legal o sublegal, daos causados al patrimonio pblico o la procedencia de acciones fiscales, se ejercer la potestad de investigacin (Art. 77 LOCGRSNCF) y de ser el caso la determinacin de responsabilidades.

Sanciones por incumplimiento (Art. 26


NRE)

De conformidad con la LOCGRSNCF

Oficio Circular N 01-00-000871 de fecha 27/10/2010 de la CGR


La funcin de control que ejecuta la UAI va ms all de la revisin de los elementos e informaciones contenidos en el acta, ya que se extiende a la comprobacin de los datos contenidos en la misma, con el objeto de comprobar la veracidad de la informacin presentada, la fiabilidad de su contenido, as como la verificacin de las observaciones realizadas por el servidor pblico entrante. La norma no restringe el anlisis y elaboracin del informe, slo a aquellas actas de entrega que hayan sido objeto de observaciones por parte del servidor pblico que recibe, por el contrario la verificacin y elaboracin del informe respectivo , se extiende a todos los casos de entrega de dependencias. La actividad del rgano de control fiscal estar sujeta a un planificacin que debe realizar utilizando criterios de selectividad, economa, objetividad, oportunidad y de relevancia material.

ACTA DE ENTREGA
En la ciudad de ______siendo el da ____ del mes de ____ de ___, reunidos en la ___________, el ciudadano _________, titular de la cdula de identidad N _____, en su carcter de ______saliente, designado mediante Resolucin N___, publicada en Gaceta Oficial del ____ N ___ de fecha ___, y el ciudadano __________, titular de la cdula de identidad N ____, en su carcter de ____ entrante, designado mediante Resolucin N ___, publicada en Gaceta Oficial N ___ de fecha ___, para realizar el acto de entrega formal de la Oficina/Gerencia/Divisin, motivado a la __, de conformidad con lo previsto en las Normas para Regular la entrega de los rganos y Entidades de la Administracin Pblica y de sus respectivas Oficinas o Dependencias, prescrita en la Resolucin de la Contralora General de la Repblica N 01-00-000162, publicada en la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 39.229, de fecha 28 de julio de 2009,

ACTA DE ENTREGA
Acto seguido se deja constancia de los siguientes aspectos: Estado de las cuentas que refleja la situacin presupuestaria, financiera y patrimonial, cuando sea aplicable; Anexo N 1. Nmero de cargos existente, con sealamiento de si son empleados u obreros, fijos o contratados, as como el nmero de jubilados y pensionados de ser el caso; Anexo N 2. Inventario de los bienes muebles e inmuebles; Anexo N 3. Situacin de la ejecucin del plan operativo de conformidad con los objetivos propuestos y las metas fijadas en el presupuesto correspondiente; Anexo N 4. ndice general del archivo; Anexo N 5. Cualquier otra informacin o documentacin que se considere necesaria; Anexo N 6; Monto de los fondos y bienes asignados a la respectiva unidad administradora; Anexo N 7. Saldo en efectivo de dichos fondos a la fecha de entrega de la gestin; Anexo N 8. Estados bancarios actualizados y conciliados; Anexo N 9. Lista de comprobantes de gastos; Anexo N 10. Cheques emitidos pendientes de cobros; Anexo N 11. Queda entendido que los anexos anteriormente descritos forman parte integrante de la presente acta.

ACTA DE ENTREGA
De conformidad con lo previsto en el artculo 22 de la Resolucin N 01-00000162, emanada de la Contralora General de la Repblica, se dispone de un lapso de ciento veinte (120) das hbiles siguientes a la fecha de la referida suscripcin para que el ___________________________ entrante, haga las observaciones a que haya lugar ante el rgano de Control fiscal competente. Se levanta la presente acta en cuatro (4) ejemplares de un mismo tenor y a un slo efecto, para ser distribuidas: original al despacho de la autoridad jerrquica que realiza la entrega, una (1) copia certificada al servidor pblico que recibe, una (1) copia certificada al servidor pblico que entrega y una (1) a la unidad de auditora interna, dentro de los cinco das hbiles siguientes a la fecha de suscripcin de la mencionada acta. Luego de leda la presente acta, conforme firman. Quien Entrega, _______________________ . Quien Recibe, _________________________

Facilitador: Lcda. Gloria Rondn Contralora del estado Mrida Unidad de Auditora Interna. Telfonos: 0274 263 4936 / 5076 Ext. 109 Correos Electrnicos: contraloriaestadomerida@gmail.com webmaster@contraloriaestadomerida Twitter: @ControlMerida Pgina Web: http://contraloriaestadomerida.gob.ve

Muchsimas gracias por su atencin

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