Tipos de Documentos

1) Conceito de Documentao
Documento toda informao registrada em suporte material, suscetvel de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada poca ou lugar.

Documentos de arquivo so todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informao. Formam um conjunto orgnico, refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores pelos quais so produzidos, determinando a sua condio de documento de arquivo e no a natureza do suporte ou formato.

2) Classificao de Documentos
Os documentos de um arquivo apresentam caractersticas, contedo e formas diferentes; so classificados em dois grupos: quanto ao gnero e quanto natureza do assunto. a) Ao gnero; b) espcie; e c) natureza do assunto. I. Quanto ao gnero (caractersticas) Quanto ao gnero, os documentos so classificados segundo a forma em que a informao foi registrada no mesmo (2) Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representao nos diferentes suportes (3) Podem ser: escritos ou textuais, cartogrficos (mapas e plantas), iconogrficos (fotografias, desenhos, gravuras), filmogrficos (filmes e fitas videomagnticas), sonoros (discos e fitas audiomagnticas), microgrficos (rolo, microficha, jaqueta), informticos (disquetes, HD, CD-ROM). 1. Textuais: so os documentos manuscritos, datilografados, digitados ou impressos (2) Documentos cuja informao esteja em forma escrita ou textual. Exemplos: contratos, atas, relatrios, certides.

2. Cartogrficos: so os documentos em formatos e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia (2) Documentos que representem, de forma reduzida, uma rea maior. Exemplos: mapas, plantas e atlas. 3. Iconogrficos: so os documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo imagens estticas (2) Documentos cuja informao esteja em forma de imagem esttica. Exemplos: fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentos fotogrficos), negativos, dispositivos (slides), desenhos, gravuras, cartazes. 4. Audiovisuais: documentos cuja informao esteja em forma de som e/ou imagem em movimento. Exemplos:

Filmes, registro sonoro em fita cassete . Neste tipo de documento encontram-se os documentos sonoros (cuja informao est em forma de som); e os Filmogrficos (cuja informao est representada por um filme). Filmogrficos: so os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagem (types), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento.
5. Informticos ou digitais: so os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador (2) documentos que necessitem do computador para que sejam lidos. Exemplos: Arquivo em MP3, arquivo do Word, etc.. 6. Sonoros: so os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fotogrficos. 7. Microgrficos: so os documentos em suporte flmico resultante da microreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas (2) Documentos em microformas. Exemplos: microfilmes e microfichas. importante destacar que o fato de um documento estar inserido em um dos tipos acima no exclui a possibilidade de o mesmo estar inserido em outro tipo. Alguns documentos possuem caractersticas que lhe permitem figurar em dois ou mais tipos de documentos. Uma fotografia gravada em um CD-ROM, por exemplo, ao mesmo tempo em que um documento digital, tambm um documento fotogrfico e, ainda, um documento iconogrfico.

II.

Quanto natureza do assunto

Quanto natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos.

Ostensivo o documento cuja divulgao no prejudica a administrao. Exemplos: notas

fiscais de uma loja, escala de planto de uma imobiliria.

Sigilosos so documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua custdia e divulgao (2) Sigiloso de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgao e custdia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias (ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado), tendo em vista o grau necessrio de sigilo e at onde eles podem circular.
o

Ultra-secreto seu assunto requer excepcional grau de segurana que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: documentos relacionados poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado (descobertas e experincias de grande valor cientfico; negociaes para alianas militares e polticas; planos de guerra; informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel). Secreto seu assunto exige alto grau de segurana, mas pode ser do conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas para tal, ainda que no estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extrados de matria ultrasecreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difuso (planos ou detalhes de operaes militares); planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras; projetos de aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes; dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros, e tambm, os meios e processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos (escritos em cifras ou cdigos) importantes e sem classificao anterior. Confidencial seu assunto, embora no requeira alto grau de segurana, s deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas, para no prejudicar um individuo ou criar embaraos administrativos. Exemplos: informaes relativas a pessoal, finanas e material de uma entidade ou um individuo, cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes; radiofreqncia de importncia especial ou aquelas que so usualmente trocadas; cartas, fotografias, areas e negativos que indiquem instalaes importantes para a segurana nacional. Reservado seu assunto no deve ser do conhecimento do pblico em geral. Exemplos: partes de planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e

execuo; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes.

Em nossa legislao, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159 estabelecem:

Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo. Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. A regulamentao do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto n 2.134 de 24 de janeiro de 1.997, que est reproduzido em seu inteiro teor no apndice I.

ARQUIVO
1. Conceito de Arquivo
Segundo Solon Buck, ex-arquivista dos Estados Unidos: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Segundo a Lei n 8159, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos .

Depsito de documentos e papis de qualquer espcie, tendo sempre relao com direitos das instituies ou indivduos. Os documentos servem apenas para estabelecer ou reinvindicar direitos. (Marilena Leite Paes) Arquivo a concentrao de documentos de todas as espcies e categorias que so importantes para qualquer deciso na empresa, instituio ou ate mesmo no ambiente familiar. (Professor Francisco Carlos)

2. Importncia do Arquivo
Os homens quando passaram a um estgio de vida social mais organizados compreenderam o valor dos documentos e comearam a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resumo de suas atividades polticas, sociais, econmicas, religiosas e at mesmo em suas vidas particulares. Assim surgiram os arquivos destinados no s guarda dos tesouros culturais da poca, mas tambm com a finalidade de proteger a integridade dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimnios, bem como daqueles que contavam a histria de sua grandeza. Em uma empresa, as informaes existentes devem estar devidamente organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critrios de prioridade quanto a sua manipulao para decidir o que fazer no momento exato. Tudo isso s pode acontecer se existir um arquivo seja ele convencional, microgrfico ou automatizado, com objetivo de fornecer informaes vitais para a manuteno das necessidades empresariais ou de quaisquer outras.

3. Finalidade dos Arquivos

Servir administrao, constituindo-se, conseqentemente, em base do conhecimento da histria. (2) Servir administrao que o possui atendendo s necessidades de informaes atuais e passadas. A principal finalidade dos arquivos servir administrao, constituindo-se com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. (3) O arquivo tem dois objetivos principais: preservar o material e torn-lo til.

4. Funo
Guarda e conservao dos documentos, visando a sua utilizao. (2) Guarda e conservao para obteno e recuperao das informaes. A funo bsica do arquivo tornar disponveis as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda.

5. Tipos de Arquivamento
A posio em que so dispostos fichas e documentos, e no a forma dos mveis distinguir os tipos de arquivamento. So eles: horizontal e vertical. a) Horizontal os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso desaconselhvel nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar quaisquer documentos necessrio retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localizao da informao. (2) Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. b) Vertical os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas. (2) Ser vertical se os documentos ou fichas estiverem dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha.

6. Classificao ou Tipos de Arquivos

Os arquivos so classificados em quatro grupos assim especificados:

6.1. Extenso ou Abrangncia de sua Atuao

Quanto abrangncia de sua atuao, os arquivos podem ser: setoriais e gerais ou centrais. a) Arquivos Setoriais so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. b) Arquivos Gerais ou Centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.

6.2. Natureza dos documentos

a) Arquivos Especiais so aqueles que tm sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas, tais como: fotografias, discos, fitas, clichs, slides, microformas, disquetes, CD-ROM, e que por esta razo, merecem tratamento

especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm no registro, acondicionamento, controle, conservao, etc.
b) Arquivos Especializados so aqueles que tm sob custdia os documentos resultantes da experincia humana num campo cientfico, independentemente da forma fsica apresentada, como, por exemplo, os arquivos mdicos, hospitalares, os arquivos de imprensa, engenharia, TRE e assim por diante. Esses arquivos so tambm chamados, impropriamente, de arquivos tcnicos.

6.3. Entidades Mantenedoras

a) Pblicas Federal, Estadual e Municipal. b) Institucionais instituies educacionais, igrejas, associaes, corporaes no lucrativas (ONGS), cooperativas. c) Comerciais firmas, corporaes, companhias. d) Filiais ou Pessoais.

6.4. Estgios de Evoluo

Para que a recuperao da informao seja rpida e eficaz, necessrio que se adote, em relao aos documentos, uma metodologia de organizao e guarda. Para isso, foram definidas as trs idades dos arquivos. Essas fases so estabelecidas por Jean Jacques Valentte (1973) com as trs idades dos arquivos: corrente, intermediria e permanente. a) Arquivo Corrente ou Primeira Idade constitudo de documentos de uso freqente, normalmente nas prprias unidades que os receberam ou produziram. Nesta fase os documentos so analisados, organizados, classificados e arquivados at que cumpram seu tempo de vida til especificado na tabela de temporalidade. Possui documentos que se encontram em estudo. b) Arquivo Intermedirio ou Segunda Idade constitudo de documentos que deixaram de ser consultados freqentemente, mas que ainda podem ser solicitados (virtualmente transferidos dos arquivos correntes) como tambm de documentos que aguardam o cumprimento do prazo que antecede a microfilmagem ou reproduo em CD-ROM.

c) Arquivo Permanente ou Terceira Idade constitudo de documentos que perderam seu valor administrativo e que so conservados por seu valor legal s/ou histrico. Normalmente so guardados distante do local de trabalho e acondicionados em outras mdias visando o racionamento espao. Possui documentos processados, estudados ou assuntos resolvidos.

G. MTODOS DE ARQUIVAMENTO
A finalidade do arquivo servir administrao. Neste sentido, deve propiciar o acesso imediato a informao desejada, de modo eficiente e eficaz, facilitando a tomada de deciso; a escolha do mtodo de arquivamento tem que ser determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da Organizao. Os mtodos pertencem a dois grandes sistemas:

Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em bsicos e padronizados:

BSICOS

A. Mtodo Alfabtico

 o mais simples. O elemento principal a ser considerado o nome das pessoas fsicas ou jurdicas. Neste mtodo, as fichas ou pastas so colocadas rigorosamente na ordem alfabtica, respeitando-se as regras de alfabetao.

REGRAS DE ALFABETAO
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras , chamadas regras de alfabetao, e que so as seguintes: 1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Exemplo: Joo Barbosa Pedro lvares Cabral Paulo Santos Maria Lusa Vasconcelos Arquivam-se: Barbosa, Joo Cabral, Pedro lvares Santos, Paulo Vasconcelos, Maria Lusa Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Exemplo: Anbal Teixeira

Marilda Teixeira Paulo Teixeira Vitor Teixeira Arquivam-se: Teixeira, Anbal Teixeira, Marilda Teixeira, Paulo Teixeira, Vitor 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Exemplo: Waldemar Santa Rita Luciano Santo Cristo Carlos So Paulo Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar Santo Cristo, Luciano So Paulo, Carlos 4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de

sobrenomes iguais. Exemplo: J. Vieira Jonas Vieira Jos Vieira Arquivam-se: Vieira, J. Vieira, Jonas Vieira Jos

5. Os artigos e preposies, tais com a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm regra n 9) Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo dAndrade Lcia da Cmara Arnaldo do Couto Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Cmara, Lcia da Couto, Arnaldo do 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho so consideradas parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Exemplo: Antnio Almeida Filha Paulo Ribeiro Jnior Joaquim Vasconcelos Sobrinho Henrique Viana Neto Arquivam-se: Almeida Filho, Antnio Ribeiro Jnior, Paulo

Vasconcelos Sobrinho, Joaquim Viana Neto, Henrique

Obs.: Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quando servirem de elemento de distino. Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho Jorge de Abreu Neto Jorge de Abreu Filho

Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge Abreu Sobrinho, Jorge Abreu Neto, Jorge 7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses. Exemplo: Ministro Milton Campos Professor Andr Ferreira General Paulo Pereira Dr. Pedro Teixeira

Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) Ferreira, Andr (Professor) Pereira, Paulo (General) Teixeira, Pedro (Dr.) 8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11). Exemplo: Georges Aubert Winston Churchill Paul Mller Jorge Schmidt Arquivam-se: Aubert, Georges Churchill, Winston Mller, Paul Schmidt, Jorge 9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome quando escritas com letras maiscula. Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo

Charles Du Pont John Mac Adam Gordon OBrien Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Chales Du Pont, Chales Mac Adam, John OBrien, Gordon

10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Exemplo: Jos de Oviedo y Baos Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Antonio de los Ros Arquivam-se: Arco y Molinero, Andel del Oviedo y Baos, Jos de Pina de Mello, Francisco

Rios, Antonio de los 11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Exemplo: Al Bem-Hur Li Yutang Arquivam-se: Al Bem-Hur Li Yutang 12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome. Exemplo: Embratel lvaro Ramos & Cia. Fundao Getulio Vargas A Colegial The Library of Congress Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda. Arquivam-se: lvaro Ramos & Cia.

Barbosa Santos Ltda. Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara Embratel Fundao Getulio Vargas Library of Congress (The) 13. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: II Conferncia de Pintura Moderna Quino Congresso de Geografia 3 Congresso de Geologia Aquivam-se: Conferncia de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3)

Estas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras.

Exemplo: Jos Peregrino da Rocha Fagundes Jnior Jos Flix Alves Pacheco

Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos: Peregrino Jnior, Jos Felix Pacheco, Jos

Colocam-se remissivas em: Fagundes Jnior, Jos Peregrino da Rocha Pacheco, Jos Felix Alves

a. 9.2 - MTODO NUMRICO

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o nmero, devemos adotar os seguintes mtodos: numrico simples ou numrico cronolgico.

b. 9.2.1. Numrico Simples

Atribui-se um nmero para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de quem recebemos correspondncias, sejam de pessoa fsica ou jurdica.

c. 9.2.2. Numrico Cronolgico

Neste mtodo os documentos so numerados em ordem cronolgica de emisso. Assim, alm da ordem numrica, observa-se tambm a data. adotado em quase todas as reparties pblicas. Numera-se o documento e no a pasta. O documento depois de autuado colocado numa capa cartolina, onde alm do nmero de protocolo so transcritas outras informaes, em geral, passa a ser denominado de processo. Alm da ficha numrica, tambm chamada ficha de protocolo, devem ser preparados ndices auxiliares (em fichas) alfabtico-onomstico, de precedncia e de assunto para facilitar a recuperao da documentao.

d. 9.3 - MTODO IDEOGRFICO (ASSUNTO)

No um mtodo de fcil execuo por ser necessrio que o arquivista, para elaborar a tabela de classificao de assunto, conhea bem a organizao da instituio, alm de ter que possuir a capacidade de interpretao dos documentos a serem analisados. aconselhado nos casos de grandes massa de documentais. Podem ser adotados dois mtodos no arquivamento por assunto: o alfabtico e o numrico. O alfabtico pode ser dividido em ordem dicionria e ordem enciclopdica.

9.3.1. Alfabtico a. Dicionrio Como no dicionrio, os assuntos isolados so colocados em rigorosa ordem alfabtica.

b. Enciclopdico Os assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e ordenados alfabeticamente.

9.3.2. Numrico O numrico pode ser subdividido em: decimal e duplex.

a. Decimal A diviso dos assuntos parte do geral para o particular. As 10 primeiras divises so denominadas classes; as 10 seguintes, subclasses, e, a seguir, diviso, grupos, subgrupos, subsees etc. A tabela com a classificao adotada, tem o nome de classificador ou cdigo. necessrio a organizao de um ndice alfabtico. b. Duplex Neste mtodo, a documentao dividida em clases, conforme os assuntos, partindo-se do gnero para a espcie e desta para a minscula. A quantidade de classes a ser aberta ilimitada, por isso, exige-se muito cuidado para no serem abertas pastas para assuntos, como primrias, de assuntos j incluidos em subclasses. preferido ao decimal por possibilitar a abertura ilimitada de classes.

e. 9.4 - MTODO GEOGRFICO

O mtodo geogrfico do sistema direto. a busca feita diretamente ao documento. Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a PROCEDNCIA ou LOCAL. As melhores ordenaes geogrficas so: a. Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabtica em relao s demais cidades, que devero estar dispostas aps as capitais. Exemplo: ESTADO Amazonas Amazonas Rio de Janeiro Rio de Janeiro So Paulo So Paulo CIDADE Manaus (capital) Itacoatiara Rio de Janeiro (capital) Campos So Paulo (capital) Lorena CORRESPONDENTE Sobreira, Lusa Santos, Antnio J. Rodrigues, Isa Almeida, Jos de Corra, Gilson Silva, Alberto

b. Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento de identificao a cidade e no o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabtica por cidade, no havendo destaque para as capitais.

Exemplo: CIDADE Campos Itacoatiara Lorena Manaus Rio de Janeiro So Paulo ESTADO Rio de Janeiro Amazonas So Paulo Amazonas Rio de Janeiro So Paulo CORRESPONDENTE Almeida, Jos de Santos, Antnio J. Silva, Alberto Sobreira, Lusa Rodrigues, Isa Corra, Gilson

No necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes aos estados, pois as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela cidade. imprescindvel, porm, que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo em diferentes estados.

Exemplo: Braslia (Distrito Federal) Braslia (Minas Gerais) Itabaiana (Paraba) Itabaiana (Sergipe)

Correspondncias de outros pases alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguindo da capital e do correspondente. As demais cidades sero alfabetadas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem. Exemplo: PAS Frana Frana Portugal Portugal Portugal CIDADE Paris (capital) Lorena Lisboa (capital) Coimbra Porto CORRESPONDENTE Unesco Vadim, Roger Pereira, Jos Albuquerque, Maria Ferreira, Antnio

VANTAGEM Busca direta. Fcil manuseio.

DESVANTAGEM Exige duas classificaes local e nome do correspondente.

TERMINOLOGIA

ACERVO totalidade dos documentos conservados num arquivo

ANLISE confirmao ou no da codificao adotada pelo protocolo (se o documento chegar ao arquivo corrente sem classificao, este o momento de classific-lo); complementao da classificao por outros mtodos de arquivamento (nome, local, data), se necessria; estabelecimento de referncias cruzadas.

ARQUIVAMENTO - insero do documento na unidade de arquivamento prestabelecida, utilizando pastas adequadas e sinalizao visvel (projees, etiquetas etc).

ARQUIVOLOGIA disciplina que tem por objeto o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, mtodos e tcnicas a serem observados na sua constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao.

ATIVIDADE-FIM conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para o desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na acumulao de documentos de carter substantivo para o seu funcionamento.

ATIVIDADE-MEIO conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na acumulao de documentos de carter instrumental e acessrio.

AVALIAO processo de anlise de documentos, visando a estabelecer sua destinao de acordo com os valores que lhes forem atribudos.

CLASSIFICAO: paralelo ao estudo, fazemos a classificao que a interpretao do documento com base num cdigo adotado;

CODIFICAO: colocao de smbolos correspondentes ao mtodo de arquivamento adotado;

DESTINAO encaminhamento dos documentos, em decorrncia da avaliao, guarda temporria ou permanente, eliminao e/ou mudana de suporte.

DOCUMENTO: Unidade de registro de informao, qualquer que seja o suporte utilizado.

ELIMINAO: Destruio de documentao que, na avaliao, foram considerados sem valor peranente. Tambm chamada expurgo de documentos.

ESTUDO: leitura minuciosa de cada documentos para verificarmos qual a entrada (assunto) que vai ter, se existe algum antecedente (dossi);

FUNDO o acervo arquivstico produzido, recebido e acumulado em processo natural por uma mesma instituio, entidade ou pessoa.

- principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos permanentes, constituda dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos. - a principal unidade de arranjo funcional nos arquivos permanentes, constituda dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo reunidas pela semelhana de suas atividades, mantido o princpio da provenincia.

INSPEO: feita para sabermos se os documentos se destinam ao arquivo, ou apenas para informao; verificao no s da presena do competente despacho de arquivamento, como tambm da existncia de antecedentes, providenciando-se a devida reunio, se for o caso.

ORDENAO: dispor os documentos de acordo com a classificao e a codificao dada.

OPERAES EM ARQUIVAMENTO: Para que tenhamos um bom desempenho no arquivo, a documentao passa por uma srie de fases at o arquivamento, a consulta e o emprstimo.

SELEO: Separao de documentos de valor permanente daqueles passveis de eliminao, mediante critrio e tcnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade.

AULA 4 Classificao dos arquivos Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles podem ser classificados segundo: as entidades mantenedoras (pblicos ou privados); a natureza dos documentos (especial ou especializado); aos estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente) ; extenso de sua atuao (seto

1 Material sobre o qual as informaes so registradas.