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EL PROCESO CONTABLE
Una vez tratada la Teora Contable, se proceder al estudio del Proceso Contable, culminando as el conocimiento de los dos conceptos que hacen de la Contadura Pblica una disciplina de carcter cientfico.
CONCEPTO GENERAL.

Las diversas disciplinas del conocimiento universal, estudian y aplican su teora a travs de la adopcin de un mtodo, que a la vez que facilita su anlisis y comprensin, les confiere, como ya se seal, carcter cientfico, pues "para cumplir su cometido, la mayora de los cientficos avanza mediante una serie de etapas sistemticas, a fin de ir dando solidez a su tarea" De esta suerte, se localizan en el estudio de diversas disciplinas cientficas, el reconocimiento de etapas o fases sucesivas que juegan cada una un papel, a la vez que independiente, solidarias en la consecucin de un fin determinado. Es as como suele orse hablar de procesos que persiguen objetivos especficos; por ejemplo: el proceso administrativo, el proceso econmico, el proceso histrico, el proceso de investigacin, etctera. Del mismo modo, la Contadura Pblica alcanza sus objetivos de obtencin y comprobacin de informacin financiera, a travs de una serie de fases que integran un proceso, al cual, por derecho natural llamaremos El Proceso Contable.
CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE

Debe entenderse por Proceso Contable, el conjunto de fases a travs de las cuales la Contadura Pblica obtiene y comprueba informacin financiera. De acuerdo con tal concepto, resulta sencillo inferir, que tanto la Contabilidad como la Auditoria alcanzan sus objetivos a travs del seguimiento de las mismas fases de un proceso. Sin embargo, es necesario aclarar que, mientras la Contabilidad observa las fases del Proceso Contable para obtener informacin financiera, la Auditoria sigue las mismas etapas pero, para comprobar la correccin del producto de la Contabilidad. Dicho en otras palabras, la Auditoria para cumplir su cometido, observa las mismas fases del proceso que revisa. El Proceso Contable surge en Contabilidad como consecuencia de reconocer una serie de funciones o actividades eslabonadas entre s, que desembocan en el objetivo de la propia Contabilidad, esto es, la obtencin de informacin financiera. Para obtener dicha informacin, es preciso inicialmente, establecer el sistema por medio del cual sea posible el tratamiento de los datos, desde su obtencin hasta su presentacin en trminos de informacin acabada. Dicha fase, la inicial del Proceso, constituye la Sistematizacin.
ORIGEN DEL PROCESO CONTABLE EN CONTABILIDAD

Posteriormente se requiere cuantificar los elementos que intervienen en las transacciones financieras en trminos de unidades monetarias, de acuerdo con reglas de cuantificacin contenidas en la Teora Contable. Dicha cuantificacin constituye una Valuacin trmino del que ha tomado su nombre la segunda etapa del Proceso que nos ocupa. Una vez valuados los datos financieros. es necesario someterlos a un tratamiento por medio de instrumentos especficos, con el fin de captarlos, clasificarlos, registrarlos, calcularlos y sintetizarlos de manera accesible para sus lectores. Esta fase del Proceso Contable recibe el nombre de Procesamiento. La informacin plasmada en estados financieros debe analizarse e interpretarse, con el objeto de conocer la influencia que las transacciones celebradas por la entidad econmica, tuvieron sobre su situacin financiera. Como consecuencia de dicho anlisis e interpretacin, se emite una calificacin sobre el efecto que las transacciones celebradas por la entidad econmica consignadas en estados financieros, tuvieron sobre la situacin financiera de dichas entidades, con el fin de darla a conocer a los responsables de tomar decisiones. A dicha etapa la hemos denominado Evaluacin. Finalmente, el proceso se cierra con la fase de Informacin a travs de la cual se comunica a los interesados en la marcha de la entidad econmica, la informacin financiera obtenida, como consecuencia de las transacciones celebradas por la propia entidad.

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Control de Inventario Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de stos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a travs de los distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronsticos de ventas y produccin hasta la operacin de un sistema de costo pro el departamento de contabilidad para la determinacin de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales son: Planeamiento, compra u obtencin, recepcin, almacenaje, produccin, embarques y contabilidad. Planeamiento La base para planear la produccin y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronostico de ventas. Este debe ser desarrollado por el departamento de ventas. Los programas de produccin, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrn alguna variacin con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades de produccin, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones actuales. Compra u Obtencin En la funcin de compra u obtencin se distinguen normalmente dos responsabilidades separadas: Control de produccin, que consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material. Recepcin Debe ser responsable de lo siguiente:

La aceptacin de los materiales recibidos, despus que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra. La prelacin de informes de recepcin para registrar y notificar la recepcin y aceptacin. La entrega o envo de las partidas recibidas, a los almacenes (depsitos) u otros lugares determinados. Como precaucin contra la apropiacin indebida de activos.

Almacenaje Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), as como los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento

de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente: a. Comprobacin de las cantidades que se reciben para determinar que son correcta. b. Facilitar almacenaje adecuado, como medida de proteccin contra los elementos y las extracciones no autorizadas. c. Extraccin de materiales contra la presentacin de autorizaciones de salida para produccin o embarque. Produccin Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control fsico, control interno de los inventarios, incluye lo siguiente: a. La informacin adecuada sobre el movimiento de la produccin y los inventarios. b. Notificacin rpida sobre desperdicios producidos, materiales daados, etc., de modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios. Puedan ser debidamente ajustados en los registros. La informacin rpida y precisa de parte de la fbrica, constituye una necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control de produccin. Embarques Todos los embarques, incluyndose aquellas partidas que no forman parte de los inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de rdenes de embarque, debidamente aprobadas y preparadas independientemente. Contabilidad Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a travs de los procesos de adquisicin, produccin y venta. Es decir la administracin del inventario se refiere a la determinacin de la cantidad de inventario que se debera mantener, la fecha en que se debern colocar las rdenes y la cantidad de unidades que se deber ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades. Tipos de Inventarios Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varia ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composicin de esta parte del activo es una gran variedad de artculos, y es pro eso que se han clasificado de acuerdo a su utilizacin en los siguientes tipos:

Inventarios de materia prima Inventarios de produccin en proceso

Inventarios de productos terminados Inventarios de materiales y suministros

Inventarios de materia prima Comprende los elementos bsicos o principales que entran en la elaboracin del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de articulos (materia prima) y materiales, los que sern sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la produccin se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artculos sometidos a un proceso de fabricacin que al final se convertir en un producto terminado. Inventarios de Productos en Proceso: El inventario de productos en proceso consiste en todos los artculos o elementos que se utilizan en el actual proceso de produccin. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de produccin y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de produccin en un momento dado. Una de las caractersticas del inventarios de producto en proceso es que va aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en le producto terminado como consecuencia del proceso de produccin. Inventarios de Productos Terminados: Comprende estos, los artculos transferidos por el departamento de produccin al almacn de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminacin total y que a la hora de la toma fsica de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todava no han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda. Inventarios de Materiales y Suministros En el inventario de materiales y suministros se incluye:

Materias primas secundarias, sus especificaciones varan segn el tipo de industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua. Artculos de consumo destinados para ser usados en la operacin de la industria, dentro de estos artculos de consumo los mas importantes son los destinados a las operaciones, y estn formados por los combustibles y lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia. Los artculos y materiales de reparacin y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, los artculos de reparacin por su gran volumen necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia de estos varan en relacin a sus necesidades.

Inventario de Seguridad Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupcin en el aprovisionamiento caudado por demoras en la entrega o pro el aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo est ligada al nivel de servicio, la fluctuacin de la demanda y la variacin de las demoras de la entrega. Costos de Inventarios Los negocios multiplican la cantidad de artculos de los inventarios por sus costos unitarios. La gestin de inventario es una actividad en la que coexisten tres tipos de costos:

Costos asociados a los Flujos Costos asociados a los Stocks Costos asociados a los Procesos

Costos Asociados a los Flujos Son los necesarios para la operacin normal en la consecucin del fin. Mientras que los asociados a la inversin son aquellos financieros relacionados con depreciacin y amortizacin. Dentro del mbito de los flujos habr que tener en cuenta los costos de los flujos de aprovisionamiento (transporte), aunque algunas veces sern por cuenta del proveedor, y en otros casos estarn incluidos en el propio precio de mercanca adquirida. Ser necesario tener en cuenta tanto los costos de operacin como los asociados a la inversin. Costos Asociados a los Stock: En este mbito debern incluirse todos los relacionados con inventarios. Estos serian entre otros costos de almacenamiento, deterioros y degradacin de mercancas almacenadas, entre ellos tambin tenemos los de rupturas de stocks, en este caso cuentan con una componente fundamental los costos financieros de las existencias, todo estos ya sern explicados mas adelante. Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de los inventarios habr que tener en cuenta todos los conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise calcular los costos, a los efectos de toma de decisiones, (por ejemplo para decidir el tamao optimo del pedido), ya que los costos no evitables, por propia definicin permanecern afuera sea cual fuere la decisin tomada. Costos Asociados a los Procesos Por ultimo, dentro del mbito de los procesos existen numerosos e importantes conceptos que deben imputarse de esta manera destacando los costos de las existencias que se clasificaran en: Costos de compras, de lanzamientos de pedidos y gestin de actividad. Un caso paradigmtico es el siguiente. En general, los costos de transporte se incorporan al precio de compras. Por qu no incorporan tambin los costos de almacenamiento, o de la gestin de los pedidos?, como consecuencia de que en la

mayora de los casos se trata de transporte por cuenta del proveedor incluidos de manera mas o menos tctica o explicita en le precio de adquisicin. Pero incluso cuando el transporte esta gestionado directamente por el comprador se mantiene esta practica, arenque muchas veces el precio del transporte no es directamente proporciona al volumen de mercancas adquiridas, sino que depende del volumen transportado en cada pedido. En estas circunstancias el costo del transporte se convierte tambin en parte del costo de lanzamiento del pedido. Mtodos de costeo de inventarios Los negocios multiplican la cantidad de artculos de los inventarios por sus costos unitarios para determinar el costo de los inventarios. Los mtodos de costeo de inventarios son: costo unitario especfico, costo promedio ponderado, costo de primeras entradas primeras salidas (PEPS), y costo de ltimas entradas primeras salidas (UEPS). Costo Unitario Especfico: Algunas empresas tratan con artculos de inventario que pueden identificarse de manera individual, como los automviles, joyas y bienes races. Estas empresas costean, por lo general, sus inventarios al costo unitario especfico de la unidad en particular. Por ejemplo, un concesionario de automviles tiene dos vehculos en exhibicin; un modelo "x" que cuesta $14,000 y un modelo "y" equipado que cuesta $17,000. Si el concesionario vende el modelo equipado en $19,700; el costo de mercanca vendida es de $17,000 el costo especfico de la unidad; el margen bruto en esta venta es de $2,700 ($19,700 - $17,000). Si el automvil "x" es el nico que queda en el inventario disponible al final del periodo, el inventario final es de $14,000. Costo Promedio Ponderado: El mtodo del costo promedio ponderado, llamado a menudo mtodo del costo promedio se basa en el costo promedio ponderado del inventario durante el perodo. Este mtodo pondera el costo por unidad como el costo unitario promedio durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante el periodo, se utiliza el promedio de estos costos. El costo promedio se determina de la manera siguiente: divida el costo de las mercancas disponibles para la venta (inventario inicial + compras) entre el nmero de unidades disponibles. Calcule el inventario final y el costo de mercancas vendidas, multiplicando el nmero de unidades por el costo promedio por unidad. Si el costo de mercancas disponibles para la venta es de $90,000 y estn disponible 60 unidades, el costo del promedio es de $1,500 por unidad. El inventario final de 20 unidades del mismo artculo tiene un costo promedio de $30,000 (20 x $1,500 = $ 30,000). El costo de mercancas vendidas (40 unidades) es de $60,000 (40 x $1,500 = $60,000). Costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS): Bajo el mtodo de primeras entradas, primeras salidas, la compaa debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad

utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancas vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancas vendidas, a eso se debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras ms recientes. Costo de ltimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS): El mtodo ltimas entradas, primeras salidas dependen tambin de los costos por compras de un inventario en particular. Bajo este mtodo, los ltimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancas vendidas. Este mtodo deja los costos ms antiguos (aquellos del inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el inventario final. Control Interno Sobre Inventarios: El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: 1. Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual sistema se utilice 2. Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque 3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao descomposicin. 4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables. 5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo unitario. 6. Comprar el inventario en cantidades econmicas. 7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo cual conduce a prdidas en ventas. 8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios. Con el transcurrir del tiempo, el avance tecnolgico y las exigencias empresariales los procesos y tcnicas contables han evolucionado. Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera ms simple y sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial.

http://www.monografias.com/trabajos10/inve/inve.shtml El inventario de mercanca se considera como uno de los activos mas importantes de la empresa de compraventa al detalle o mayoreo; este consta de artculos y materiales, entre otros, que se poseen y estn destinados a la venta; por lo general esta mercanca se convertir en efectivo en un periodo relativamente corto, por lo general se considera como un activo corriente. Conceptos La Norma Internacional de Informacin Financiera N-2, define los inventarios como activos o bienes que han sido: Posedos para ser vendidos en el curso normal de la operacin. En proceso de produccin con vistas a esa venta; o. En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de produccin o en la prestacin de servicios. El articulo del Decreto Ejecutivo No. 170 del 27 de octubre de 1993, define el inventario como: Los productos que un negocio posee para la venta en curso ordinario de sus operaciones. Los productos en la etapa de manufactura. Los productos o materia que directa o indirectamente sern utilizados en la produccin de mercanca para la venta. As mismo, Meigs Jonson define el inventario como "la mercanca adquirida o producida para la venta dentro del curso de las operaciones regulares de un negocio. Las mercancas con las cuales negocia una empresa". Sistemas de registros de inventarios Sistemas mediante los cuales se define como se anotaran en los registros de contabilidad (libros manuales o magnticos) las transacciones por la adquisicin de los bienes (mercanca) disponibles para la venta y los bienes vendidos. Existen dos sistemas de anotacin de inventarios: 1. Sistema fsico o peridico 2. Sistema perpetuo Sistema de inventario fsico o peridico Este sistema se emplea cuando las empresas no mantienen un control de la mercanca disponible para la venta, lo que obliga a practicar un recuento fsico en cada periodo de operaciones comerciales y aplicar los costos unitarios para determinar el valor del inventario final y el costo de los artculos vendidos. Este sistema debe reconocer una cuenta contable denominada Compras, la cual debe estar identificada en el codificador de cuenta o catalogo de cuenta contable, dependiendo de su naturaleza; adems, esta relacionada con el Impuesto sobre la Transferencia de Bienes Muebles y Prestaciones de Servicios (ITBMS) Sistema de inventario perpetuo

Segn Guajardo, este sistema "se utiliza para mantener dalos actualizados de la cuenta Inventario de Mercanca y el costo de las mercancas vendidas. Adems, se define como el sistema para registrar las adquisiciones (compras) y ventas (salidas) de mercancia en una forma continua y ordenada, lo que permite mantener actualizado el saldo de Inventario de Mercanca como el costo de la mercanca vendida (Costo de Venta). Objetivos del sistema de inventario perpetua Proporcionar un mejor control de las compras Responsabilizar al encargado del almacn o deposito. Mantener actualizados los costos. Permitir la realizacin de los ajustes necesarios. http://ayudinga.com/discussion/1022/que-es-el-inventario-de-mercancias/p1