Gestin econmica en Sneca.

Octubre 2006.

Curso de Gestin econmica en Sneca

El mdulo de Gestin econmica integrado en Sneca permite llevar a cabo todas las tareas exigidas por la vida econmica de los centros. Existe un manual de ayuda en el apartado Documentos de la aplicacin donde se describen todos los pasos a seguir para llevar de forma correcta la contabilidad a travs de Sneca. Tambin existe un curso interactivo al que puede accederse desde la pgina principal de Sneca pulsando en Conoce Sneca y accediendo al mdulo de Gestin econmica. Sin embargo, este guin pretende ser un complemento de dicho manual y en l se intenta dar respuesta a algunas de las preguntas ms frecuentes planteadas por los usuarios. Para acceder a este mdulo, se necesita un perfil especial denominado Responsable de la Gestin econmica, que es asignado de oficio a todos los que tienen el cargo de Secretario/a de los centros pblicos. Sin embargo, este perfil puede tenerlo ms de una persona en un mismo centro y corresponde al director o directora del mismo la asignacin de dicho perfil. A REALIZAR POR EL DIRECTOR DEL CENTRO: Nombramiento del responsable de la Gestin econmica y creacin de la cuenta del banco. Corresponde al Director del centro (slo al director, no vale otro cargo directivo del centro con perfil Direccin) el nombramiento del Responsable de la Gestin econmica (si se quiere nombrar a otra persona distinta del Secretario/a del Centro, que ya tiene asignado de oficio dicho perfil) y la creacin de la cuenta bancaria. En realidad lo que el director crea es un nuevo perfil de acceso a Sneca, llamado Responsable de la Gestin econmica, para la persona nombrada que le faculta a llevar todos los aspectos contables del
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centro. Esta persona puede ser personal del centro, personal de otro centro o incluso perteneciente a una empresa externa. Como fecha de inicio del puesto para el ejercicio econmico 2006/2007 habr que poner el 01/10/2006 y como fecha de fin el 30/09/2007, siempre que el nombramiento como personal del centro est incluido en el perodo anterior. Para la creacin de la cuenta bancaria lo nico que hay que hacer es introducir los 20 dgitos de nuestra cuenta, pero sta es una cuestin meramente informativa, pues aparecer en el documento de movimientos de cuenta corriente (anexo V). A REALIZAR POR EL RESPONSABLE DE LA GESTIN ECONMICA: APERTURA DEL EJERCICIO: Asiento de apertura. En los Remanentes hay que indicar los sobrantes del ejercicio econmico anterior y en Finanzas el dinero que qued en Caja y Banco. Por defecto aparecen creadas varias subcuentas de Remanentes agrupadas en: Remanentes de Recursos Propios, Remanentes de la Consejera de Educacin y Remanentes de Otras Entidades. Las subcuentas que cuelgan de stas corresponden al cuarto nivel que aparece en la estructura de subcuentas y que puede ser modificado por el usuario segn sus necesidades aadiendo ms subcuentas, como veremos ms adelante. Aqu ser donde podremos introducir las cantidades que nos han quedado como remanentes del curso anterior. A tener en cuenta: 9 Antes de empezar tendremos el ejercicio econmico pendiente de apertura:

Como lo primero que hay que hacer es abrir el ejercicio econmico, es conveniente incluir las cantidades oportunas tanto en Remanentes como en Finanzas y pulsar en el botn Aceptar; as nos saldr Estado del ejercicio. Abierto. Al darle al botn Aceptar obtenemos un aviso como el siguiente:

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Aceptamos el mensaje y obtenemos:

Tambin podemos abrir el ejercicio aunque estn todos los remanentes y finanzas a 0 e incluirlos posteriormente. 9 El total de remanentes tiene que coincidir con el total de finanzas. Si no fuera as, nos saldra una ventana de aviso como la siguiente:

Si a pesar de todo aceptamos, nos saldr en el Asiento de apertura una seal de aviso indicndonos que las cantidades totales de remanentes y Finanzas no coinciden.

9 Si en algn momento las cantidades incluidas en el asiento de apertura son errneas, pueden ser modificadas cambiando las cantidades por las correctas y pulsando sobre el botn Aceptar. Informacin del ejercicio anterior. Este apartado aparece para recuperar la informacin del ejercicio econmico anterior relativa a subcuentas, proveedores, carteras, asientos predefinidos y presupuestos. Si es el primer ejercicio econmico que usamos este mdulo, dicha aplicacin no tiene sentido usarse. Tendr sentido el prximo curso y as nos evitaremos tener que volver a crear de nuevo las subcuentas, carteras, asientos predefinidos, etc.

CONFIGURACIN: Parmetros de la gestin, Generales. Estos parmetros estn definidos independientemente del ejercicio econmico en el que estemos y pueden ser de dos mbitos: General y Centro. Los de mbito General no pueden ser modificados por los centros y son comunes a todos ellos, mientras que los de mbito
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Centro traen un valor inicial precargado en la aplicacin, aunque puede ser modificado por el centro. Estos parmetros indican fundamentalmente las configuraciones de los distintos anexos, el IVA que se aplica en las facturas, el importe del seguro escolar... Algunas recomendaciones en este apartado: 9 En todos los anexos es conveniente cambiar el contenido de Persona certifica y Persona V B por el nombre y apellidos del secretario/a y del director/a, respectivamente, ya que aparecern como pies de firma en dichos documentos.

9 En el parmetro Ao del ejercicio econmico aparece como valor inicial el ao 2005, que indica que estamos trabajando en el ejercicio econmico 2005/2006. Sin embargo, si queremos trabajar en el ejercicio 2006/2007, deberemos indicar en Valor definido por el Centro el ao 2006.

9 Es recomendable poner en Establecer fecha por defecto en asientos N (No) en valor definido por el centro, aunque en el valor inicial venga como S (Si), ya que pocas veces la fecha de inclusin del asiento en la aplicacin coincidir con la fecha real del asiento.

9 Podemos indicar que el programa nos genere de forma automtica los cdigos de los asientos y despreocuparnos de crearlos nosotros. Para ello, basta indicar S (Si) en Generar Cdigo de Asiento.

9 El parmetro Secuencia Cdigo Asiento, que viene predefinido como 0, puede ser modificado, indicando el nmero por el que queramos que empiece la numeracin de generacin de cdigos. Parmetros de la gestin, Del Ejercicio Econmico. Estos parmetros se refieren exclusivamente al ejercicio econmico en el que estamos trabajando. Aqu se podr indicar si se van a usar Justificaciones y/o Centros de coste en este ejercicio econmico.

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Las Justificaciones sern necesarias para indicar sobre qu cuentas recaen algunos gastos. En algunos casos se exigirn estas justificaciones; por ejemplo, si el Centro recibe fondos de algn proyecto europeo se ver obligado a justificar el gasto de estos fondos. Tambin lleva justificaciones el Programa de gratuidad de libros de textos (PGL) implantado en los centros de primaria este curso, as como la Formacin en Centros de Trabajo (FCT), ayudas para el transporte que se les da a los alumnos de Ciclos Formativos. Por tanto, es recomendable marcar la casilla de usar justificaciones porque probablemente tengamos que usar alguna durante el ejercicio econmico. El uso de los Centros de coste sirve para llevar una estructura distinta (y complementaria) a la de las subcuentas para realizar los asientos de gastos. Por ejemplo, pueden crearse Centros de coste para imputar los gastos a los distintos rganos del Centro que se muestre en la estructura de Centros de coste: Departamentos, Servicios del centro, AMPA, Biblioteca,... Esto permite llevar una contabilidad paralela de Subcuentas y de Centros de coste, aunque de forma nica. Estructura de subcuentas. En el ejercicio econmico 2006/2007 viene predefinida en la aplicacin toda la estructura de subcuentas, algo que no ocurra en el ejercicio anterior, donde venan predefinidas hasta el tercer nivel de subcuentas y, a partir del cuarto, era el propio centro quien tena que crear las subcuentas que necesitara. A partir de este cuarto nivel aparecern las llamadas subcuentas de centro, que sern a las que se les podrn asignar los asientos. Para crear una subcuenta nueva de centro, hay que pulsar sobre la subcuenta padre (de tercer nivel o superior) de la que colgar la subcuenta a crear y pulsar sobre Nueva.

En la pantalla que nos sale, habr que indicar el nombre de la subcuenta y un cdigo que haga referencia a la misma (este cdigo es de eleccin libre para cada Centro). Adems podr indicarse el orden que ocupa con respecto a las restantes subcuentas de su mismo nivel.

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A tener en cuenta: 9 Es importante destacar que cada Centro debe tener clara la estructura que necesita para llevar la contabilidad, creando todas las subcuentas donde se reflejarn los asientos posteriormente, teniendo en cuenta que ninguna de las subcuentas que aparecen precargadas en la aplicacin pueden ser borradas. 9 Slo se pueden crear subcuentas a partir del tercer nivel tanto en el Grupo de cuentas de ingresos (Ingresos y Remanentes), como en el Grupo de cuentas de gastos y pueden crearse tantas subcuentas y tantos niveles como se considere necesario. 9 Las subcuentas creadas en el cuarto nivel del grupo Remanentes sern sobre las que se podrn indicar cantidades en el asiento de apertura y sern las que habrn que cumplimentar para indicar las cantidades sobrantes del ejercicio anterior. Por ejemplo, una subcuenta de Remanentes de cuarto nivel es la que se llama Remanentes del Programa de Gratuidad de Libros, ah indicaremos el 80% ingresado en septiembre de 2006.

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Centros de coste. Como se ha indicado anteriormente, el uso de los Centros de coste permite llevar a los centros la contabilidad de forma paralela a la de subcuentas. El uso de los Centros de coste es totalmente voluntario para los centros y sirve para detallar de una forma ms precisa quin realiza los gastos, sobre todo para los centros que realicen muchos asientos y movimientos. Hay que tener en cuenta que a los Centros de coste slo pueden imputrseles gastos, ya que los ingresos provienen de los ingresos del centro. Para crear los Centros de coste, hay que elegir primero el Tipo de rgano al que hace referencia, que puede ser: Departamentos (los del Centro), Servicios del centro (Aula matinal, Comedor o Actividades extraescolares) u Otros (AMPA, Biblioteca,...). Una vez elegido el tipo de rgano, hay que pulsar el botn Nuevo para crear el Centro de coste; seguidamente habr que indicar el cdigo y la descripcin y darle al botn Aceptar. Existe tambin un botn llamado Alta masiva para crear los Centros de coste de forma masiva, aunque en estos momentos no se encuentra operativo. Justificaciones. Ya se ha indicado que algunas actividades realizadas por los centros han de llevar justificaciones. Para crear una nueva justificacin basta
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con pulsar en el botn Nuevo. En la siguiente pantalla habr que indicar el tipo de justificacin (Los tipos de Justificacin vendrn definidos en la aplicacin, por tanto no hay que consignar ningn dato a este respecto con anterioridad). Habr que indicar de forma obligatoria la subcuenta de ingreso asociada y de forma voluntaria la subcuenta de remanentes asociada (si hubiera algn importe asentado en el asiento de apertura correspondiente a dicha justificacin). Por ejemplo, para justificar el Programa de gratuidad de libros, habr que indicar que la subcuenta de remanentes asociada es Remanentes del PGL, ya que ah aparece el 80% ingresado en el ejercicio econmico anterior. Una vez creada la justificacin, habr que indicar los perodos de vigencia, que es la etapa en la que la justificacin estar disponible para su uso en los distintos movimientos econmicos que realice el centro. Este perodo no tienen porqu ser nico, sino que pueden crearse varios perodos para una misma justificacin. En el caso de la justificacin creada para el Programa de gratuidad de libros, el perodo de vigencia para el curso 2006/2007 debe tener como fecha de inicio el 01/09/2006 y como fecha de fin 31/08/2007.

Asientos predefinidos. Aqu se definen aquellos asientos que se usan de forma frecuente para no tener que introducir todos los datos de forma recurrente. Hay que entenderlo como una plantilla. En el caso de un asiento predefinido de una factura habr que introducir el concepto, los datos del proveedor, la subcuenta asociada, la justificacin (si la llevara), el tipo de IVA y el Centro de coste asociado (si se estn usando los Centros de coste). Para crear un asiento predefinido hay que seleccionar el Tipo de Asiento, que puede ser Facturas o Ingresos al centro, despus hay que pulsar en el botn Nuevo, y rellenar la pantalla que aparece.

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A tener en cuenta: 9 Los campos que aparecen con asterisco rojo son de obligada cumplimentacin. 9 Antes para poder crear un asiento predefinido era necesario crear previamente uno no predefinido para que el proveedor nos apareciera en nuestra lista de proveedores, pero esto ya no hay que hacerlo ya que al introducir el CIF/NIF del proveedor en el asiento predefinido ste debe aparecer automticamente. 9 El cdigo del asiento predefinido ha de ser creado por el centro y debe hacer referencia al asiento al que se refiere. Adems este cdigo es independiente de cada asiento predefinido que se introduzca posteriormente. Por ejemplo, podemos crear el cdigo TELEFONICA para la plantilla que vamos a crear para todas las facturas de Telefnica y cada una de estas facturas podr llevar de cdigo TELEFONICA01, TELEFONICA02... 9 Los asientos predefinidos pueden borrarse aunque ya los hayamos usado para crear algn asiento sin que stos se borren, ya que hay que entenderlos como plantillas.
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PRESUPUESTO: El presupuesto est formado por las previsiones de ingresos y gastos para el ejercicio econmico y tendr que ser aprobado por el Consejo escolar del centro en el mes de noviembre, segn indica la normativa. Como previsiones que son, representan cantidades aproximadas teniendo en cuenta los ingresos y gastos del ejercicio econmico anterior y los porcentajes de aumento correspondientes. Si el centro se ha decidido a usar los Centros de coste, aparecern dos submens: Por subcuenta y Por Centros de coste. Si no se usan los centros de coste, slo aparecer el submen Por subcuenta. Por subcuenta. Las cantidades que hay que incluir hay que ponerlas en las subcuentas de centro que sern las nicas casillas activas (las de cuarto nivel), mientras que en las subcuentas de niveles superiores aparecen los totales de las subcuentas que cuelgan de ellas. A tener en cuenta: 9 En la pantalla de Presupuesto a nivel de subcuentas slo aparece hasta el cuarto nivel de subcuentas, mientras que para ver a partir del quinto nivel (si lo hubiera) habr que pulsar en Desglose. Introducimos las cantidades correspondientes y pulsamos en el botn Recalcular

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9 A los ingresos presupuestados habr que aadirles los Remanentes que, aunque no aparezcan en la pantalla Presupuesto a nivel de subcuentas, s aparecen en el anexo I (Presupuesto de ingresos). Por tanto, ha de cumplirse que: Presupuesto de ingresos + Remanentes = Presupuesto de gastos. Por Centros de coste. Si el centro ha decidido el uso de los Centros de coste, aqu podr crear el presupuesto para cada uno de ellos. Hay que tener en cuenta que a los Centros de coste slo pueden imputrseles gastos ya que los ingresos se les hacen al Centro.

PAGOS EFECTUADOS AL CENTRO: Aqu aparecern los distintos pagos que la Consejera de Educacin efecta al centro. Son datos grabados por parte de la Consejera y, por tanto, los centros lo nico que tendrn que hacer es generar los apuntes de los documentos contables correspondientes a cada pago. Para generar el apunte de pago correspondiente basta con pulsar sobre el n de documento y pulsar en Generar apunte de pago. Estos documentos contables ya traen el cdigo definido y el concepto. Lo nico que habr que aadir ser la fecha y la subcuenta de ingreso asociada.

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A tener en cuenta: 9 En ocasiones los pagos efectuados al centro no aparecen en la aplicacin, a pesar de haber sido ingresados en el banco. El centro tendr que esperar que aparezca grabado en Sneca para generar el apunte correspondiente. En ningn caso los pagos de la Consejera tendrn que asentarse en Gestin de asientos. ACTIVIDAD ECONMICA. GESTIN DE ASIENTO: Asientos predefinidos. Desde aqu podrn incluirse nuevos asientos que ya han sido predefinidos. Para incluir uno nuevo se puede buscar por cdigo o por tipo del asiento predefinido. Si nos acordamos del cdigo que creamos en CONFIGURACIN / ASIENTOS PREDEFINIDOS, podemos introducirlo en el campo correspondiente y tras pulsar sobre el botn con el icono de los prismticos, aparecer en Descripcin el Asiento que le corresponde.

Si no nos acordamos del cdigo, podemos buscar por tipo de asiento, eligiendo si se trata de Factura o ingreso, y eligiendo el cdigo de asiento en el desplegable.

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En ambos casos, a continuacin hay que pulsar sobre el botn Nuevo y rellenar los campos vacos (cdigo, n de factura, importe y fecha de pago). Incluso pueden modificarse algunos campos ya rellenos como, por ejemplo, la descripcin. A tener en cuenta: 9 Si en CONFIGURACIN / PARMETROS DE LA GESTIN / GENERALES aparece como S el valor definido por el centro para Establecer fecha por defecto en asientos, en la fecha de la factura aparece por defecto la fecha actual, aunque bastar con borrarla y poner la fecha verdadera de la factura. Como pocas veces coincidir la fecha de la factura con la fecha actual, convendr establecer como No el valor definido por el centro. Asientos no predefinidos. Para incluir un asiento no predefinido habr que seleccionar primeramente el tipo de asiento, pulsar en el botn Nuevo y rellenar los campos que nos salen en la siguiente pantalla. Una vez rellenos los campos, pulsamos en el botn Aceptar y as completamos el asiento.

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Entre los tipos de asientos podemos destacar: 9 Abono en concepto de Seguro escolar. Este tipo de asiento est pensado para incluir los pagos del seguro escolar realizados por los alumnos de 3 de ESO en adelante. Pueden incluirse de dos formas: eligiendo los alumnos por cursos o de forma resumida, indicando el total de alumnos que lo han pagado. Hay que elegir el ao acadmico para el que realizamos el asiento y, tras pulsar el botn Nuevo, ponemos la fecha y elegimos los alumnos que han pagado el seguro escolar (si lo hacemos de la forma normal) o indicamos el nmero de alumnos que lo han abonado y el programa calcula la cantidad total (si lo hacemos de forma resumida). Una vez creado este asiento, se asocia de forma automtica a una subcuenta de ingresos por este concepto, llamada Seguro escolar que se encuentra dentro de Ingresos por Recursos Propios. 9 Liquidacin de seguro escolar. Cuando se realice el asiento de liquidacin de seguro escolar para la Seguridad Social, se deber indicar un perodo de liquidacin (correspondiente al abono o abonos en concepto de Seguro escolar asentados hasta ese momento) el importe a pagar, que ser la cantidad ingresada (1,12 x nmero de alumnos/as) menos la cantidad que el centro ingresa por premio de cobranza (es un porcentaje). Por ltimo habr que indicar la forma de pago. Este asiento aparecer en la subcuenta de gasto Seguro escolar que est dentro de Gastos diversos. 9 Devolucin. Hay que indicar un cdigo, la fecha, el concepto, la subcuenta de ingreso en la que estaba asociada la cantidad que se va a devolver y el importe. 9 Factura asociada al programa de gratuidad. Es de obligado cumplimiento por todos los colegios que se han acogido este curso al Programa de gratuidad de libros para todos los cursos de Primaria. Hay que rellenar todos los campos que tienen asterisco rojo y, en concreto, en la subcuenta de gasto habr que escoger la subcuenta Programa de Gratuidad de Libros creada dentro de la subcuenta Gastos diversos, tal y como se indican en las instrucciones del PGL. En el apartado Justificacin habr que escoger Justificacin Programa de Gratuidad de Libros, previamente creada en el apartado CONFIGURACIN / JUSTIFICACIONES. 9 Facturas/Justificantes de pago/Otros gastos justificados. Aqu es donde habr que incluir todas las facturas pagadas por el centro (menos las asociadas al Programa de gratuidad de libros). Hay que rellenar todos los campos de obligada cumplimentacin.
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Cada factura debe llevar un cdigo asociado que no puede ser repetido, aunque como ya se ha indicado, dicho cdigo lo puede asociar la aplicacin de forma automtica. Al introducir el CIF o NIF del proveedor, y tras pulsar en el botn de los prismticos, el nombre de ste debe aparecer automticamente en el campo Proveedor. Se introduce el importe total de la factura, eligiendo el tipo de IVA correspondiente (si en una misma factura aparecen distintos tipos de IVAs, habr que introducir asientos distintos, aunque todos con el mismo nmero de factura). La aplicacin calcula automticamente la base imponible y el IVA. Habr que indicar la subcuenta de gasto asociada a la factura (puede haber ms de una subcuenta asociada, cada una con una parte del importe total) y la forma y fecha de pago. En Informacin de pago, que es un campo de cumplimentacin voluntaria, puede indicarse el nmero de cheque, o el nmero de transferencia o no poner nada. Si se escogi el uso de Centros de coste, habr que incluir aquellos a los que se les imputa el gasto. A tener en cuenta: En casos excepcionales puede no indicarse el proveedor, aunque hay que tener en cuenta que, segn aparece en los parmetros generales actualmente, esta opcin est limitada por varios parmetros: tenemos un lmite de 1000 por ejercicio econmico o el 5% del presupuesto total de ingresos (la menor de las dos cantidades) para asentar facturas sin proveedor y adems cada factura sin indicar el proveedor no puede sobrepasar el total de 30 .

9 Factura a proveedor extranjero. Este tipo de asiento se ha incorporado para el ejercicio econmico 06/07 y est claro que sirve para asentar facturas de proveedores extranjeros. Algunos de estos proveedores aparecen en la lista de Proveedores y habr que seleccionarlos previamente para poder asignarles un asiento, a diferencia de lo que ocurre con los proveedores espaoles, que aparecen directamente al introducir su NIF/CIF. Si no estuviera en la lista de proveedores extranjeros podramos darle de alta para despus poder seleccionarlo en el asiento. 9 Ingresos al centro. Habr que indicar el cdigo, la fecha de ingreso, el concepto, la subcuenta de ingreso, el importe registrado y la forma de pago. Los ingresos hechos al centro por parte de la Consejera no habr que reflejarlos aqu, sino en Pagos efectuados al Centro, como se indic anteriormente. Por

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tanto, aqu se reflejarn los ingresos por recursos propios y por otras entidades. 9 Movimientos entre Caja y Banco. Aqu se indican los traspasos que se hacen de Banco a Caja o de Caja a Banco. Como siempre, habr que asignar un cdigo o que la aplicacin lo ponga de forma automtica. Tambin hay que rellenar la fecha del movimiento, el concepto y el importe. 9 Pago a un miembro de la comunidad educativa. Aqu se asientan los pagos efectuados a cualquier alumno/a, padre/madre o empleado/a del centro. Se puede asentar el pago hecho a toda persona que aparezca cargada en Sneca. Basta con introducir el DNI o pasaporte de la persona en cuestin, aparecer su nombre y se completan los campos. Este tipo de asiento puede usarse, por ejemplo, para asentar los desplazamientos del equipo directivo por cuestiones oficiales, el pago de ayudas de transporte a alumnos (si stos no tuvieran DNI, podramos asentarle el pago a su madre o a su padre)... 9 Prestacin de Servicio sujeto a I.R.P.F. Aqu hay que indicar, aparte de los datos obligatorios de siempre, los datos del prestador del servicio, eligiendo la procedencia del mismo (si es un empleado dependiente de la Consejera de Educacin o no), e introduciendo su NIF debe aparecer automticamente su nombre y apellidos. Al introducir el importe, el programa calcula la cantidad correspondiente a la base imponible, a la retencin del IRPF (15%) y al IVA, si lo tuviera de algn tipo. 9 Liquidacin en concepto de I.R.P.F. Este asiento es el que hay que usar para hacer la liquidacin trimestral a la Hacienda pblica de los pagos realizados sujetos a I.R.P.F. 9 Pago entre centros. Es otro de los tipos de asiento de reciente creacin y se usa para asentar los pagos que un centro le realiza a otro, bien porque dependa de l o por cualquier otra circunstancia. Habr que indicar el importe registrado, la subcuenta de gasto, el centro al que se destina el pago y la informacin del pago. 9 Recibos de Servicios del centro. Tambin aparece de dos formas: normal y resumido. Se trata de asentar los recibos pagados por los alumnos por el uso de los Servicios ofertados por el centro: Aula matinal, Comedor y Actividades extraescolares. Cada uno de estos asientos se asignar de forma automtica a la subcuenta correspondiente (cada servicio tiene una subcuenta de ingreso asociada).
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Consulta de asientos. Una vez creados los asientos, bien sean predefinidos o no predefinidos, se les asigna un nmero de asiento que lo pone automticamente la aplicacin (no confundir el nmero del asiento con el cdigo del asiento). Pero, cmo pueden consultarse los asientos ya introducidos en la aplicacin? Para ello usamos la Consulta de asientos.

En esta pantalla podremos seleccionar distintos filtros para que nos salgan por pantalla los asientos introducidos en la aplicacin segn los criterios de bsqueda fijados. Por ejemplo, si nos interesa buscar todos los asientos del mes de octubre, pondremos en Fecha de alta desde: 01/10/2006 y en Fecha de alta hasta: 31/10/2006, dejamos los dems campos en blanco y pulsamos en Aceptar. Otro ejemplo: si queremos ver todas las facturas asentadas de Endesa, bastar con seleccionar en el campo Subcuentas: la subcuenta donde hemos incluido todas nuestras facturas de luz, que se llama Energa elctrica y est dentro de Suministros, pulsamos en Aceptar y nos saldrn. En definitiva, se pueden utilizar los criterios de bsqueda que uno quiera (y pueden ser varios a la vez) para obtener por pantalla los asientos que cumplan los criterios de bsqueda especificados. Una vez que tengamos en pantalla los asientos que cumplen los criterios de bsqueda, pulsando sobre el nmero del asiento, podremos ver el que nos interese e incluso modificar lo que consideremos necesario, incluso podremos hacer una rectificacin de la factura. Consulta de Apuntes. Cada asiento que introduzcamos genera, de manera automtica, una serie de apuntes que nos muestra el recorrido que hace el dinero entre las cuentas de ingresos y las de gastos y su reflejo en el Banco y Caja, que es donde realmente se encuentra el dinero. Los criterios de
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bsqueda de apuntes son: Fecha de alta desde, Fecha de alta hasta, Importe desde, Importe hasta, Subcuenta y Proveedor. Los apuntes hacen referencia a aspectos puramente contables y no es recomendable usar este tipo de consulta. Para buscar y consultar asientos es mucho ms recomendable usar la consulta de asientos.

PROVEEDORES: Proveedores. Los proveedores eran antes de dos tipos: Autnomo y Empresa. Ahora se han aadido los proveedores extranjeros y el tipo de proveedor Centro asociados respectivamente a los tipos de asientos Factura a proveedor extranjero y Pago entre centros. En los tipos de proveedor autnomo y empresa aparecern todos los proveedores a los que se les haya cargado alguna factura en la Gestin de asientos; en proveedor extranjero aparecen los que hayamos seleccionado o hayamos dado de alta en una lista de proveedores precargados y que podremos seleccionar para asignarles facturas y en el tipo Centro aparecern los centros educativos a los que se les haya hecho algn pago.

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Pulsando sobre cada proveedor tendremos acceso al detalle del mismo (donde podremos ver su direccin), a los asientos de dicho proveedor, a los apuntes y hojas de pedidos relacionados con l e incluso podemos crear una nueva factura tal y como haramos desde la Gestin de asientos, donde aparecera automticamente el proveedor cargado. Otra cosa que podemos aadir es la cuenta corriente del proveedor por si hay que ordenar alguna transferencia bancaria. A tener en cuenta: 9 Los proveedores que aparezcan en esta lista no pueden ser borrados por el centro. 9 Recordamos que los centros no pueden dar de alta a los proveedores (salvo a los proveedores extranjeros), sino que stos van apareciendo en esta lista de forma automtica cada vez que se les asocie un asiento. Hojas de pedido. Se pueden cumplimentar hojas de pedido en la aplicacin. Para ello, primeramente hay que seleccionar al proveedor al que se le har el pedido que, evidentemente, debe estar en la lista de proveedores del centro. Pulsamos en el botn Nuevo y habr que rellenar el formulario que nos aparece a continuacin: Fecha, Concepto, Nmero de artculos que se piden, unidades y precio por unidad. El programa calcular automticamente los totales. Cuadernos de transferencia. Con esta opcin se puede gestionar el pago de las facturas a proveedores a travs de nuestra entidad bancaria. Al crear un cuaderno de transferencia en Sneca lo que generaremos ser un fichero de texto con la informacin de facturas que estn pendientes de abono, para que, una vez entregado dicho fichero en nuestro banco, ste proceda al pago de las mismas. Para crear un cuaderno de transferencia, pulsamos en el botn Nuevo y se nos abre una nueva pantalla en la que tendremos que poner el
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ordenante, que puede ser cualquier usuario que tenga el perfil de responsable de la gestin econmica, el nombre del fichero (con extensin txt) que nos crear, la fecha de abono (que indicar cundo queremos que sea abonado por parte del banco) y la descripcin.

Tras pulsar en el botn Aceptar, se nos ofrece las facturas que an estn sin abonar por parte del centro y que pueden formar parte de nuestro cuaderno de transferencia. Elegimos las facturas que consideremos oportuno y volvemos a pulsar en el botn Aceptar.

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Ya slo nos falta generar el cuaderno de transferencia y, para ello, pulsamos sobre la fecha de generacin y sobre Generar cuaderno. Nos saldr una ventana en la que nos pide que confirmemos si queremos abrir o guardar el archivo. Elegimos guardarlo en nuestro disco duro y as terminamos el proceso de generacin.

ESTADO DE CUENTAS: A nivel de subcuentas. En esta pantalla se nos muestra el estado de la actividad econmica a nivel de subcuentas y est separado en tres grupos: Ingresos, Compras y Gastos y Cuentas financieras.

En el grupo de ingresos aparecen las tres columnas siguientes: Presupuesto, Ingresos y Desviacin. En la columna Presupuesto aparecen las cantidades presupuestadas por subcuentas; en Ingresos, las cantidades efectivas asentadas como ingresos hasta este momento
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y en Desviacin hace la resta entre la cantidad presupuestada y la cantidad ingresada realmente. Algo parecido ocurre en el grupo de Compras y Gastos, solo que en la segunda columna aparecen las cantidades que se van asentando como gastos por parte del centro. Adems en este grupo podemos escoger que se nos muestre por pantalla todos los gastos realizados o slo los pagados o slo los no pagados.

A tener en cuenta: 9 La columna Desviacin en las subcuentas de Remanentes siempre aparecer con nmeros en negativo y en rojo, pues los remanentes no son cantidades que se presupuestan y, por tanto, no aparecern en los presupuestos. 9 Hay que recordar que los presupuestos son precisamente eso: cantidades que se prevn ingresar y gastar durante el ejercicio econmico y que debe ser aprobado por el Consejo escolar en el mes de noviembre segn la normativa, por lo que las cantidades presupuestadas deben ser cantidades redondeadas y no deben ser modificadas a lo largo del ejercicio econmico, a no ser que el Consejo escolar vuelva a aprobar el nuevo presupuesto.

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En el grupo Cuentas financieras se nos muestran los saldos disponibles en este momento de Caja y Banco.

A nivel de Centros de coste. Si el centro se ha decidido por el uso de los Centros de coste, en esta pantalla le aparecer el estado de cuentas de los mismos, indicando la cantidad presupuestada, el gasto acumulado y la diferencia entre ambos.

CIERRE DEL EJERCICIO ECONMICO: Al final del ejercicio econmico, ste debe ser cerrado. Para ello habr que pulsar en el botn con forma de candado, que aparecer abierto, para cerrarlo. Una vez cerrado, se dejarn inactivas todas las operaciones relativas a la actividad econmica de este ejercicio econmico. Adems en esta pantalla aparecer un resumen de los saldos en Caja y Banco y la nica operacin permitida a partir del cierre del ejercicio econmico es la generacin de los anexos X y XI en Documentos.

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DOCUMENTOS DE LA GESTIN ECONMICA:

Pulsando en Documentos, pueden pedirse los siguientes documentos relacionados con la gestin econmica: Anexos. Anexo I: Presupuesto de ingresos. Aparecen las cantidades presupuestadas como ingresos en la pantalla Presupuestos ms los Remanentes incluidos en el Asiento de apertura. Anexo II: Presupuesto de gastos. Aparecen las presupuestadas como gastos en la pantalla Presupuestos. cantidades

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Anexo III: Estructura de cuentas. En este documento obtenemos la estructura de subcuentas creada por el centro en CONFIGURACIN / ESTRUCTURA DE SUBCUENTAS. Aparece el grupo de cuentas de ingresos y el grupo de cuentas de gastos. Anexo IV: Registro de ingresos. Nos listan los ingresos obtenidos por el centro y que se han incluido en la aplicacin. Adems aparecen los reintegros que se hayan hecho. Anexo V: Registro de movimientos en cuenta corriente. Obtenemos ordenados por fecha los asientos registrados en la aplicacin que han generado algn movimiento en la cuenta corriente. Anexo VI: Registro de movimientos de caja. Obtenemos ordenados por fecha los asientos registrados en la aplicacin que han generado algn movimiento en Caja. Anexo VII: Registro de gastos. Nos lista por subcuenta todos los gastos grabados en la aplicacin. Anexos X y XI. Actualmente no aparecen en la lista de documentos que pueden ser solicitados, aunque aparecern a final de curso para poder certificar el cierre del ejercicio econmico. Otros anexos. Tambin se pueden obtener los anexos XII (Modelo de conciliacin bancaria), XII bis (Anexo al modelo de conciliacin) y XIII (Acta de arqueo). Programa de Gratuidad de Libros de texto. Los documentos que pueden obtenerse asociados al programa de gratuidad son: Registro de ingresos (Anexo IV), Registro de gastos (Anexo VII) y Estado de cuentas del centro para la adquisicin de libros de texto (Anexo X). Justificaciones. Para cualquier justificacin creada en el mdulo pueden obtenerse los siguientes documentos asociados a dicha justificacin: Registro de ingresos, Registro de gastos y Estado de cuentas. Centros de coste. Si el centro se ha decidido a usar los Centros de coste, los documentos que pueden obtenerse para cada uno de ellos son: Presupuesto, Registro de gastos y Estado de cuentas. Otros documentos. Proveedores: Obtenemos la lista de todos los proveedores de los que hemos introducido algn asiento en la gestin econmica del ejercicio elegido. Aparecen ordenados por orden alfabtico y en la lista aparece
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el nombre del proveedor, el tipo (empresa, autnomo, extranjero o centro) y el CIF o NIF. Facturas por proveedor y fecha: Indicando un ejercicio econmico, un proveedor y un rango de fechas, obtendremos todas las facturas de dicho proveedor en dicho rango de fechas. Facturas: Podemos obtener un listado de todas las facturas, de las facturas pagadas o de las que estn pendientes de pago. Proveedores y facturas: Es una combinacin de los dos documentos anteriores. Podemos obtener de un determinado proveedor un listado de todas las facturas, de las facturas pagadas o de las que estn pendientes de pago en un rango de fechas. Resumen de pago a proveedores. Ao 2005: Obtenemos el listado de los pagos a proveedores durante el ao 2005 cargados en Sneca. Hay que destacar que aparecen tanto las cantidades no registradas en el mdulo de gestin econmica y, por tanto, introducidas manualmente o cargadas desde GECO, como las cantidades registradas en el mdulo a travs de los asientos. Adems aparece el total que suman ambas cantidades. Estadsticas de ingresos y gastos: Nos salen el total de ingresos y gastos de las distintas subcuentas y el porcentaje que representa con respecto a los totales respectivos. Listado de rdenes de pago: Aqu obtendremos un listado de todos los pagos efectuados al centro por parte de la Consejera, en el que aparece el n de documento, el desglose por concepto, las fechas propuestas y de pago y las cantidades correspondientes. Utilidades. En este men podemos encontrar los manuales de ayuda para el mdulo de Gestin econmica; en concreto, aparecen: Manual de gestin econmica en Sneca: Es el manual que explica de forma general el funcionamiento del mdulo de gestin econmica, aunque en estos momentos no aparece actualizado con las ltimas novedades incluidas en el mdulo. Instrucciones sobre seguimiento y justificacin del PGL. Manual de ayuda para plasmar el Programa de Gratuidad de Libros en el mdulo de Gestin econmica. Pago a proveedores 2005 (ya finalizado el plazo):

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Notas e Instrucciones Proveedores 2005. Documento de ayuda para la integracin en Sneca del pago a proveedores correspondiente al ao 2005 (Documento 347). Instruccin conjunta Consejeras de Hacienda y Educacin. En este documento se explica el procedimiento a seguir para hacer llegar la informacin a la Consejera de Hacienda de los pagos a proveedores hechos por los centros durante el ao 2005. Instrucciones de descarga e instalacin y programa GECO (versin del 25/01/2006). ltima versin del programa GECO (3.20) que funciona en Windows XP e instrucciones de instalacin. NOTA FINAL: Este documento ha sido elaborado por la Unidad de Procesos de Datos de la Delegacin Provincial de Educacin de Sevilla en octubre de 2006, modificando versiones anteriores tras las ltimas novedades incluidas en el mdulo y basndonos en los manuales oficiales de ayuda de la aplicacin. Se han tenido en cuenta las preguntas ms frecuentes de los usuarios. Todo lo que aqu se recoge hace referencia al funcionamiento actual del mdulo de gestin econmica; las posibles modificaciones que se vayan incorporando a la aplicacin, harn que este documento se vaya actualizando en la medida de lo posible. Aparte de los manuales de ayuda que se han reseado en el apartado anterior y que pueden descargarse desde Sneca, pueden resolverse dudas a travs del CAU (Centro de Atencin a Usuarios), llamando al telfono 955064059 (364059), o entrando en la web: https://www.juntadeandalucia.es/educacion/cau Para entrar en dicha pgina hay que introducir el mismo nombre de usuario y clave que se usa para entrar en Sneca. Pulsamos en Enviar incidencia y rellenamos el cuadro de texto para enviar la incidencia. Tambin desde la Delegacin Provincial de Sevilla damos soporte de ayuda de uso de Sneca. Para ponerse en contacto con nosotros pueden usar los siguientes telfonos y direcciones de correo electrnico: Jos Antonio Caldern Juan Manuel Daz 955034271 (334271) 955034269 (334269)
jantonio.calderon.ext@juntadeandalucia.es juanm.diaz.ext@juntadeandalucia.es

Si la consulta es referida a aspectos meramente contables, puede ponerse en contacto con la Unidad de Gestin econmica de la Delegacin Provincial de Educacin.
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Para consultar la normativa, puede consultarse el BOJA n 99 de 2006 de fecha 25 de mayo donde aparece la Orden de 10 de mayo de 2006, conjunta de las Consejeras de Economa y Hacienda y de Educacin, por la que se dictan instrucciones para la gestin econmica de los centros docentes pblicos dependientes de la Consejera de Educacin y se delegan competencias en los Directores y Directoras de los mismos. As mismo podemos encontrar la Orden de 11 de mayo de 2006, conjunta de las Consejeras de Economa y Hacienda y de Educacin, por la que se regula la gestin econmica de los fondos con destino a inversiones que perciban con cargo al presupuesto de la Consejera de Educacin los centros docentes pblicos de educacin secundaria, de enseanzas de rgimen especial a excepcin de los Conservatorios Elementales de Msica, y las Residencias Escolares, dependientes de la Consejera de Educacin. Esta documentacin se complementa con dos anexos: Anexo I: Estructura de subcuentas predefinida para el curso 2006/2007. Anexo II: Ejercicios de Gestin econmica en Sneca.

Sevilla, octubre de 2006. Unidad de Procesos de Datos Delegacin Provincial de Educacin

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Anexo I: Estructura de subcuentas predefinida para el curso 2006/2007.

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Anexo I: Estructura de subcuentas predefinida para el curso 2006/2007.

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Anexo II: Ejercicios de Gestin econmica en Sneca.

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Ejercicios del curso de Gestin econmica en Sneca

IMPORTANTE: Todos los ejercicios que aqu se proponen deben ser realizados en el modo pruebas de Sneca para no interferir en las cuentas reales de vuestros respectivos centros. Para ello, en la pgina principal de Sneca, pulsamos en Comenzar en modo de pruebas, introducimos nuestro usuario y clave y ya podemos empezar. Ejercicio 1: Asiento de apertura. Abre el ejercicio econmico, introduciendo cantidades ficticias en todas las subcuentas de remanentes en las que puedas escribir. Introduce tambin cantidades en las subcuentas Caja y Banco. Atencin: Recuerda que las cantidades totales de remanentes y las de finanzas han de coincidir. Ejercicio 2: Configuracin de los parmetros generales. Configura en todos los anexos los nombres de la persona que certifica y la que da el visto bueno poniendo el nombre del secretario/a y director/a del centro, respectivamente. Si el cargo est ocupado por una mujer, cambia EL SECRETARIO... por LA SECRETARIA... y EL PRESIDENTE por LA PRESIDENTA. Otros parmetros que convienen cambiar son: Establecer fecha por defecto en asientos, que seleccionamos N (No) y Generar cdigo de asiento que lo seleccionamos como S (S). Ejercicio 3: Estructura de subcuentas. Crea en el ejercicio econmico 2005/2006 la estructura de subcuentas necesaria para llevar la contabilidad de tu centro. Como ejemplo, puedes construir la estructura de subcuentas que aparece precargada en la aplicacin para el ejercicio econmico 2006/2007 que aparece como Anexo I. Ejercicio 4: Creacin de centros de coste. En los parmetros del ejercicio econmico selecciona que vas a usar los centros de coste. Sal de Sneca y vuelve a entrar para comprobar que en Configuracin ya aparece la posibilidad de seleccionar Centros de coste. Ahora debes crear tres centros de coste distinto, uno para cada tipo de rgano, por ejemplo, Departamento de Matemticas para Departamentos, Comedor para Servicios del Centro y Biblioteca para Otros. Ejercicio 5: Justificaciones. Crea dos justificaciones distintas con sus correspondientes perodos de vigencia. Hay que tener en cuenta que las subcuentas de ingresos asociadas a dichas justificaciones han de existir en la estructura de
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subcuentas. Si no fuera subcuentas de centro.

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Ejercicio 6: Asientos predefinidos. Crea un asiento predefinido para el proveedor Vodafone cuyo CIF es A80907397 que nos sirva de plantilla para incluir todas las facturas de Vodafone. Ejercicio 7: Presupuesto por subcuentas. Crea un presupuesto ficticio de ingresos y gastos para tu centro, incluyendo cantidades en todas las subcuentas de centro. Recuerda que ha de cumplirse que Remanentes + Presupuesto de ingresos = Presupuesto de gastos. Ejercicio 8: Pagos efectuados al centro. Asienta todos los pagos efectuados al centro por parte de la Consejera y comprueba que los asientos se han quedado grabados en la aplicacin. Ejercicio 9: Asentar una factura como asiento predefinido. Asienta una factura ficticia de Vodafone del mes de octubre por un valor de 7,50 , usando el asiento predefinido creado en el ejercicio 6. Una vez creado el asiento, usando la consulta de asientos, comprueba que ha quedado grabado en la aplicacin. Ejercicio 10: Asentar una factura como asiento no predefinido. Asienta una factura ficticia de Telefnica (CIF A82018474) del mes de octubre por un valor de 25,50 . Una vez creado el asiento, usando la consulta de asientos, comprueba que ha quedado grabado en la aplicacin. Ejercicio 11: Asiento del seguro escolar o de una factura del programa de gratuidad de libros. Para los IES: Asienta dos abonos de seguro escolar con dos fechas distintas y la liquidacin correspondiente que englobe a ambos asientos. Comprueba con consulta de asientos que se ha grabado en la aplicacin. Para los CEIP: Asienta una factura ficticia del programa de gratuidad de libros, asignndole la justificacin correspondiente y comprueba con consulta de asientos que se ha grabado en la aplicacin. Puedes usar como proveedor el siguiente CIF: A28017895. Recuerda que el IVA de los libros es el 4%. Ejercicio 12: Asiento de una devolucin. Asienta una devolucin que se hace a la Consejera por valor de 150 y que pertenece a la subcuenta de ingreso Dotacin para gastos de funcionamiento.
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Ejercicio 13: Asiento de una factura a un proveedor extranjero. Asienta una factura de 225 del Hotel Anna de Munich (Alemania). Recuerda que previamente debes seleccionar a este proveedor de la lista de proveedores extranjeros. Ejercicio 14: Asiento de un ingreso al centro. Asienta un ingreso que hace al centro la Asociacin de Padres y Madres por valor de 550 . Ejercicio 15: Asiento de un movimiento entre Caja y Banco. Asienta 200 que sacamos del Banco para tenerlos en Caja. Ejercicio 16: Pago a un miembro de la comunidad educativa. Entra en Sneca con el perfil Direccin y encuentra el DNI del director/a de tu centro y el de un alumno o un padre cualquiera. Antalos, sal de Sneca y vuelve a entrar con el perfil de Gestin econmica. Asienta el pago de un desplazamiento a la Delegacin del Director por valor de 12 y el pago de una ayuda al transporte al alumno por valor de 110. Ejercicio 17: Consulta de asientos. Realiza diversas consultas usando distintos criterios de bsqueda para encontrar los asientos que has hecho. Ejercicio 18: Rectificacin de una factura. La factura que hemos asentado de telefnica resulta que es errnea y ahora nos hace un abono por valor de 5 que se han cobrado de ms, ya que la factura correcta era de 20,50 y no 25,50 como asentamos. Haz una rectificacin de dicha factura para asentar los 5 que nos devuelven. Ejercicio 19: Datos de un proveedor. Comprueba los datos del proveedor Telefnica e introdcele un nmero de cuenta corriente ficticia. Desde la lista de proveedores asienta una nueva factura de Telefnica por valor de 28,25 , aunque dicha factura no se ha pagado an, por lo que no debes marcar la opcin de Factura pagada. Ejercicio 20: Hoja de pedido. Asienta una factura ficticia del proveedor Al Andalus Educacional (CIF B41780180) para que nos aparezca en nuestra lista de proveedores. Posteriormente, haz un pedido a dicho proveedor consistente en: 20 cajas de folios a 14,50 cada una. 2 tner para impresora a 61,25 cada uno.
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3 cajas de bolgrafos a 9,75 cada una. 1 caja de lpices a 8,15 . 4 grapadoras a 2,50 cada una.

Ejercicio 21: Cuaderno de transferencia. Crea un cuaderno de transferencia para indicar que la factura que tenemos pendiente de Telefnica deber ser abonada por el banco el 15/12/2006. Ejercicio 22: Estado de cuentas. Comprueba que el estado de cuentas a nivel de subcuentas se corresponde con lo que hemos asentado en el programa, tanto a nivel de ingresos, como de gastos, como de finanzas. Elimina algn asiento y comprueba que el estado de cuentas cambia. Ejercicio 23: Documentos. Genera todos los documentos que te permita la aplicacin (anexos, proveedores, facturas, rdenes de pago...) y comprueba que se corresponden con lo que has asentado en la aplicacin. Ejercicio final: Gestin econmica en modo real. Si has hecho todos los ejercicios que se han propuesto anteriormente en modo pruebas, se trata que ahora empieces a trabajar ya en modo real, llevando la contabilidad de tu centro a travs del programa Sneca. Para ello, puedes seguir el mismo guin que aqu se ha propuesto en los ejercicios: abrir el ejercicio econmico y crear el asiento de apertura, configurar los parmetros de la aplicacin, modificar la estructura de subcuentas si es necesario-, generar los asientos de pagos efectuados al centro por parte de la Consejera, introducir asientos segn del tipo que sea (facturas, ingresos al centro, seguro escolar, pago a un miembro de la comunidad educativa...), hacer consultas de los asientos, generar documentos....

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