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AUDITORIA PASO A PASO

SENA: CONOCIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS

FASE: PLANEACIN

PROGRAMA GENERAL DE AUDITORIAS 2011


PROCESO INNOVACION VALOR APOYO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

Desde la Direccin General, la Oficina de Control Interno, con el apoyo del Grupo de Mejora Continua de la Gestin Institucional de la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo, formula el Programa de las auditorias internas de calidad o de gestin para cada vigencia.

FASE: PREPARACION

A partir del programa, es necesario elaborar y comunicar el plan de auditorias. El auditor lder debe elaborar el plan de auditorias internas, el cual contiene el detalle de las actividades a desarrollar. Este plan debe ser concertado con el personal a auditar y dado a conocer 8 das antes de la realizacin de la auditoria in situ.

Plan de auditora Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora

FASE: PREPARACION

El equipo auditor debe preparar las listas para la verificacin de los procesos a auditar y los documentos para registro de la informacin. Para la auditoria se podrn utilizar tcnicas como la observacin, inspeccin, entrevistas u otras tcnicas conocidas por el equipo auditor. Para las auditorias internas de calidad el equipo auditor debe utilizar todos los documentos del Modelo de Mejora Continua y los requeridos para verificar los resultados deseables del proceso a auditar, la informacin que considere necesaria y tener en cuenta el ciclo PHVA.

FASE: PREPARACION Se efecta la reunin de apertura en la que el auditor lder presenta el objetivo y alcance de la auditoria, los participantes, y confirmar la programacin descrita en el plan de auditoria, la fecha de cierre de la auditoria, criterios para auditoria y documentacin necesaria. Durante la auditoria el lder del equipo comunica peridicamente los progresos e inquietudes al auditado y, cuando sea apropiado, al Subdirector, Director Regional, Director de rea o Jefe de oficina y en caso de presentarse algn inconveniente para la ejecucin de una de las actividades planificadas, se deben realizar y aprobar los ajustes correspondientes.

FASE: EJECUCIN Criterios de auditora


Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos.

Evidencia de la auditora
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables. NOTA La evidencia de la auditora puede ser cualitativa o cuantitativa

vs

Hallazgos de la auditora Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora .
NOTA Los hallazgos de la auditora pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditora como oportunidades de mejora.

En la ejecucin de la auditoria, los auditores internos recolectan las evidencias que demuestran la conformidad del Modelo de Mejora Continua o de la gestin institucional frente al proceso, programa o proyecto auditado y documentan los hallazgos (aspectos por mejorar, aspectos relevantes o no conformidades) en los documentos de trabajo elaborados

FASE: EJECUCIN

Se procede a notificar las oportunidades de mejora, fortalezas, no conformidades u otras situaciones que afecten la calidad del servicio para su anlisis, para lo cual el equipo se consulta peridicamente entre si, e intercambian informacin para evaluar el progreso de la auditoria y la reasignacin de tareas si es necesario. Las no conformidades o situaciones que afecten la calidad del servicio deben ser informadas al auditado para realizar el anlisis de las causas y establecer las acciones de mejora correspondientes en el formato Accin Correctiva y Preventiva.

FASE: CIERRE El equipo auditor se rene antes de la reunin de cierre para revisar los hallazgos e informacin recopilada frente a los objetivos de la auditoria, acordar las conclusiones y preparar las recomendaciones a travs de la elaboracin y presentacin del informe de auditoria interna de calidad o de gestin. En esta fase se realiza la reunin de cierre y se concerta el intervalo de tiempo que requiere el auditado para presentar el plan de acciones preventivas y correctivas. Cualquier opinin divergente relativa a los hallazgos de la auditoria o a las conclusiones de la misma entre el equipo auditor y el auditado deben ser argumentadas por ambas partes y en lo posible solucionarse, si no se resuelven las opiniones deben registrarse en el informe.

FASE: CIERRE El informe de las auditorias, es entregado mximo 15 das despus de la auditoria y se presenta por el auditor lder al directivo correspondiente para su revisin y aprobacin. Una vez aprobado, este informe se remite copia al Grupo de Mejora Continua, en el caso de las auditorias al Modelo de Mejora Continua o a la Oficina de Control Interno, en caso de las auditorias de gestin, y debe contener los hallazgos encontrados durante las auditorias, as como las fortalezas y debilidades para el funcionamiento eficaz del Modelo de Mejora Continua o de la gestin institucional y las dificultades y/o conclusiones en el proceso de realizacin de las auditorias.

FASE: SEGUIMIENTO

Posterior a la auditoria es necesario realizar actividades de seguimiento cuando se haya identificado la necesidad que el auditado emprenda acciones preventivas, correctivas o de mejora. En este caso el equipo auditor realiza el seguimiento a la implementacin de acciones y verifica la eficacia de las mismas segn las fechas acordadas y asegurando la eliminacin de las causas de No Conformidades o situaciones que afecten la calidad del servicio registradas en el formato Accin Preventiva y Correctiva.
En caso de no registrarse avance en la implementacin de las acciones propuestas, se informa por escrito al Subdirector de Centro, Director Regional o Director de rea para que tome las medidas pertinentes.

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