Plan Estratgico de Tecnologa Informtica para una empresa del sector alimentos

Oscar David Ruz Correa Ingeniera de Sistemas e Informtica Universidad Pontificia Bolivariana oscardavid.ruiz@alfa.upb.edu.co Medelln, 2012
Resumen En este artculo se presenta una

mundo.

descripcin general del estado de las TIC en una empresa del sector de alimentos y se propone un plan estratgico de tecnologa informtica de acuerdo con los propsitos corporativos.
Palabras Claves: Gestin de Tecnologa; Estrategia de TI; Plan de TI

I.

Introduccin

En una poca en la que cada vez se depende ms de la tecnologa, en este caso Tecnologa Informtica, y que se hacen ms importantes y preocupantes los asuntos relacionados con la eficiencia de los procesos y los resultados de la organizacin, es necesario que el cuidado de los procesos tecnolgicos sea una prioridad tanto para los dirigentes y administradores de nuevas tecnologas como para las empresas, ya que de ello dependen los resultados que se puedan obtener. Este proceso de sensibilizacin y consentimiento para emprender un plan estratgico de tecnologa informtica que mejore los procesos de todos los puestos de trabajo de la organizacin, ha sido abordado con negligencia, en parte, por los montos de inversiones que deben destinar las organizaciones en el momento de desarrollarlo. El rumbo imparable de las Tecnologas de Informacin y Comunicacin (TIC) las hace verstiles y eficientes, convirtindolas en un abanico de soluciones para afrontar nuevos retos y prepararse para competir apropiadamente en el mercado. La Figura 1 muestra la manera como las TIC se han convertido en un componente importante para el funcionamiento de una organizacin en cualquier mbito y desde cualquier lugar en el

Figura 1. Las TIC en el mundo Fuente: [1]

II.

PETI

La metodologa de Planeacin Estratgica de Tecnologas de Informacin (PETI) define y promueve el uso de tecnologas de informacin de la manera ms eficiente y optimizada posible en la organizacin, de manera que su utilizacin contribuya a gestionar los costos de operacin, buscando soluciones que ayuden a controlar y operar de una manera ms confiable los diferentes sectores productivos y organizacionales de la empresa. La metodologa PETI se enfoca en soportar la satisfaccin de las necesidades de la generacin presente sin comprometer la capacidad de la generacin empresarial productiva futura para satisfacer las necesidades y los requerimientos tecnolgicos informticos, en otras palabras, en la sostenibilidad productiva y eficiente que requiere una organizacin

2
resultado con el PETI. La industria de las TIC es responsable de la necesidad que genera en las organizaciones para que cuenten con tecnologa informtica adecuada para su normal y buen funcionamiento. Esta dependencia tecnolgica es cada vez mayor en un mundo globalizado, en el que su nmero de usuarios aumenta muy rpidamente con la perspectiva de alcanzar un mejor rendimiento y control sobre las diferentes reas en las que las TIC tienen un espacio importante dentro de la organizacin. La muestra de ello se observa en las empresas que crecen organizacionalmente y buscan apoyo en las TIC para controlar los procesos de modo que sean ms eficientes, confiables y menos vulnerables a errores. La Figura 2 muestra el mapa de organizacin estudiada para metodologa PETI, generando coherente con las necesidades empresariales [2]. procesos de la desarrollar la una estrategia y las metas Las empresas que habitualmente enfrentan este tipo de problemas, han necesitado de cambios drsticos de su plataforma tecnolgica atrasada, lo que hace que con el proyecto se enfrenten retos de implementaciones nuevas, quiz nunca antes realizadas en la organizacin. Con el repaso por la infraestructura organizacional, se podrn tambin determinar los posibles cambios en los conductos regulares de comunicacin que pueden ofrecer un fortalecimiento adecuado para la organizacin y, ubicando adicionalmente un mapa de procesos, se podr determinar la influencia de cada uno de ellos al propsito organizacional requerido por la empresa. Con base en esta informacin se procede a realizar un inventario de las diferentes tecnologas con las que cuenta la organizacin y se clasifican dependiendo de si son de informtica, telecomunicaciones o de cualquier otro tipo, clasificndolas por reas, puestos de trabajo, etc. As se cuenta con informacin confiable de la situacin actual de la organizacin.

IV.

Infraestructura TIC

En la actualidad la empresa cuenta con infraestructura tecnolgica bsica para las funciones que debe realizar dada la cantidad de informacin y la infraestructura fsica con la que cuenta.
Figura 2. Mapa de procesos de la empresa Fuente: Organizacin

III.

Sobre la organizacin

Luego de pasar por un momento crtico en su historia, el manejo que se ha tenido en los ltimos aos en el uso de la tecnologa informtica en la organizacin ha trado consigo deficiencias y el atraso de infraestructuras de telecomunicaciones. Sin embargo, se espera que el nmero de conexiones de banda ancha aumente considerablemente en la organizacin para as afrontar los propsitos corporativos logrando, incluso, que las lneas de mando sean tambin auditadas de manera tecnolgica. De igual manera, se espera que las lneas de telfono convencional con las que cuenta la organizacin se reduzcan hasta en un 80% en el mismo perodo de tiempo del desarrollo del PETI. A medida que crecen las necesidades desde los diferentes propsitos organizacionales y con base

Para iniciar con el plan estratgico de tecnologa informtica es necesario conocer acerca del uso de TI en la organizacin para, as, tener una base prctica de cmo fueron crendose las necesidades de tecnologa informtica para el control y mejoramiento de los procesos de la empresa. La organizacin cuenta actualmente con una tecnologa informtica bsica pero es necesario que se tenga informacin clara y concisa acerca de cada uno de los equipos y procesos, tanto de TI como de cualquier otro tipo de tecnologa, ya que es una base fundamental para obtener un buen

3
en la visin en la que la tecnologa informtica y las telecomunicaciones son necesarias, resulta inevitable que surja la necesidad de construir una infraestructura que respalde los procesos organizacionales. Este crecimiento no se debe slo al aumento de procesos sino a al aumento de controles y de produccin empresarial. Una parte importante del plan estratgico de tecnologa informtica procede de los elementos que configuran el puesto de trabajo: computadores, monitores, impresoras, etc. Estos elementos constituyen una importante parte del plan estratgico a los que ser necesario realizar algn tipo de modificaciones, cambios o actualizaciones para que, como resultado, se tenga una infraestructura tecnolgica ms eficiente y confiable. Este efecto se ve acentuado por los cada vez ms necesarios equipos de TI y los ciclos de vida de los dispositivos. La metodologa lleva a analizar el rea de TI en la organizacin con el fin de realizar mejoras considerables a la que hay asociadas inversiones acorde a las necesidades. Se prev que hacia el ao 2017 la organizacin cuente con una infraestructura tecnolgica adecuada para su operacin y crecimiento organizacional. Sus sistemas de control y de engranaje de procesos alcanzarn una penetracin importante en el proceso general con ayuda de las TIC. estratgico y organizacional que sirven para determinar los requerimientos de TI de la empresa (Ver Figura 3).

Figura 3. Modelo empresarial Fuente: [3]

La arquitectura empresarial debe estar alineada con el modelo operativo, definiendo una estructura lgica de ejecucin de la estrategia. Los requerimientos que debe satisfacer un modelo de arquitectura empresarial vienen dados por los objetivos estratgicos del negocio [3].

Modelo operativo
Se basa en los propsitos y objetivos de la organizacin y sirve para identificar las falencias de los procesos y realizar su respectivo estudio y anlisis. De esta manera se puede proponer su reingeniera y adecuacin segn las mejores metodologas de tecnologa adaptadas a un mejoramiento continuo.

V.

Modelo de empresa

La metodologa usada solicita realizar un modelo de empresa que corresponda con las adecuaciones propias del funcionamiento en cada una de las reas, sin importar la existencia de tecnologas informticas. Para ello se realiza un anlisis del estado actual de la organizacin con base en las oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades propias de cada una de las reas o procesos de la organizacin, identificando sus puntos crticos de manera que se puedan tener en cuenta en el transcurso del estudio. Posteriormente se construye un modelo de empresa desde la perspectiva de ingeniera para que, con el acompaamiento de la TI, se pueda conformar una empresa ms estable en sus procesos. Este modelo de empresa se clasifica segn tres aspectos: operativo, estructural y estratgico para plantear los modelos operativo,

Modelo estratgico
La estrategia de la organizacin debe continuar siendo la misma de base, como se describi arriba, y se ha de plantear y buscar desde sus inicios en la misin y visin vigentes hasta llegar a cumplir con cada uno de los objetivos corporativos planteados en cada periodo presupuestal. Esta estrategia debe ser apoyada, en un alto porcentaje, por la tecnologa informtica, que es una base indispensable para cualquier organizacin contempornea y que le puede dar mucho mayor control y calidad de procesos.

Modelo organizacional
Se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organizacin en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los

4
empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados. Los departamentos de una organizacin se pueden estructurar en tres formas bsicas: por funcin, por producto/mercado o en forma de matriz [4]. Un punto interesante para desarrollar la arquitectura, consiste en la identificacin de servicios comunes. En este sentido hay solo dos alternativas prcticas: (a) plantear un conjunto de servicios de acuerdo con el conocimiento de la empresa y (b) tomar los servicios de un conjunto pequeo (4, a lo sumo 5) procesos de gran valor para la compaa e identificar los servicios compartidos. De ah en adelante identificar los procesos de negocio y verificar si hay oportunidad de reutilizacin [5]. a partir del negocio en que acta, se identifica una plataforma de TIC que soporte la documentacin e informacin de una manera confiable y gil en todo momento, contando con centralizacin de informacin y disponibilidad total 7 das a la semana las 24 horas.

Arquitectura de TI
La estructura adecuada para la organizacin se debe basar en los equipos de misin crtica que, si se generase algn problema de tipo tcnico, afectaran a una gran parte de la organizacin. De acuerdo con esto se puede identificar de manera segura cuales son los equipos ms delicados en cuanto al nivel de misin critica que tienen en la empresa.

Arquitectura de informacin
La arquitectura de la informacin consiste en establecer los mecanismos y la mejor estrategia de cmo sostener a travs del tiempo la informacin fsica y lgica que crea constantemente la organizacin, dando un sentido coherente de almacenamiento y una ptima manera de ubicacin.

Modelo operativo de TI
Se propone un modelo operativo para la organizacin que cuente con controles establecidos en cada una de las reas. En este momento la organizacin no cuenta con controles estrictos de inventarios, materias primas y dems, por tal motivo no se tiene controlada la organizacin en su totalidad. Por lo tanto se debe llegar a realizar una nueva restructuracin del modelo operativo de la organizacin basado en sistemas de informacin que permitan tener un debido control en cada uno de los procesos.

VI.

Modelo de TI

En este apartado se hace, con base en la informacin y los anlisis de las fases anteriores, un Modelo de TI que apoye la estrategia de la empresa con base en una estrategia de TI. De esta manera se define las arquitecturas de TI y de sistemas de informacin como marco para la especificacin de las aplicaciones y la integracin de la informacin, definiendo los elementos y las caractersticas claves y esenciales de los componentes de hardware y software requerido. Posteriormente se construye el modelo operativo y organizativo de TI que describen cmo se operar y funcionar el rea de informtica, con definiciones puntuales de la estructura de la organizacin de TI.

Modelo organizativo de TI
La estructura de TI en la organizacin debe estar en cabeza de un ingeniero de implementacin que constantemente est investigando, creando e innovando mejores opciones para las necesidades de la organizacin. Se debe contar con personal tcnico especializado en diferentes reas para las diferentes tareas de campo, dirigidos por el mismo encargado de la gestin de TIC en la organizacin.

VII.

Planificacin de TI

Estrategia de TI
De acuerdo con la informacin del modelo de empresa, en el que se define una nueva arquitectura de organizacin, se define tambin la arquitectura de informacin de la organizacin y,

En este apartado se hace una planificacin de TI teniendo en cuenta el Modelo de TI definido antes. Primero se determinan las prioridades y luego se define el plan de implementacin. Posteriormente se hace un estudio financiero bsico para finalizar con una revisin de la gestin del riesgo en la que se identifican las amenazas que pueden poner en peligro el xito del plan estratgico de TI en la empresa.

5
discriminada la cantidad de equipos y mano de obra necesarios para que la organizacin desarrolle el plan estratgico de TI aqu planteado. Por una parte, se clasifica todo lo que tiene que ver con lo que har parte de los activo fijos de la organizacin y se especifica en cada uno un valor aproximado con base en consultas del valor de mercado vigente y, por otra, se analizan los costos de implementacin y esfuerzo humano.

Aspectos generales
En trminos generales de implementacin, se sugiere que se disee una inversin que se ejecute en un plazo mximo inicial de 12 meses, pero de igual manera que pueda generar una plataforma para el beneficio constante de productividad, calidad y competencia para un perodo de hasta 5 aos. De esta manera, en el corto plazo para la implementacin, se busca hacer la realidad la seleccin, compra y puesta en marcha de las TIC correspondientes y, posteriormente, hacer la gestin adecuada durante un perodo de entre 3 y 5 aos para que se obtenga provecho de ellas recuperando la inversin.

Tabla 2. Cronograma del proyecto Fuente: Autor

Prioridades de implantacin
La organizacin debe realizar inversiones e implementaciones esenciales para el desarrollo corporativo. Del apoyo que el rea TIC le d a la organizacin depender el apropiado desempeo de los sistemas de informacin y de las tecnologas informticas en general. De acuerdo con lo estudiado en este trabajo se construye la Tabla 1 que hace una relacin, de mayor a menor importancia para la organizacin, de las implementaciones que se deben tener en cuenta para el desarrollo del plan estratgico de TI.

CAPEX
El Capital Expense (CAPEX) lo utiliza una compaa para conocer el costo nominal de adquirir o mejorar los activos fijos tales como equipamientos, propiedades o edificios industriales sin tener en cuenta el valor de su operacin, soporte o mantenimiento [6]. De esta manera se hace el estudio de costos en los que debe incurrir la organizacin para la negociacin y compra de los activos necesarios para el plan estratgico de TI.

Tabla 1. Prioridades de implementacin Fuente: Autor.

Plan de implantacin
Se propone desarrollar un plan de implantacin de los diferentes componentes expuestos arriba segn en el orden en el que se presentaron. En la Tabla 2 se muestra un cronograma general al respecto.

OPEX
El Operational Expense (OPEX) es el relacionado con los gastos operativos para la gerencia de Servicios Tcnicos [7]. Corresponden a lo que costar en temas de mano de obra la puesta en marcha, operacin, mantenimiento y soporte del proyecto, luego de haber negociado los equipos necesarios para llevarlo a cabo.

Plan de inversin
En el plan de inversin se visualiza de manera

6 CTP
El Costo Total de Propiedad (CTP) de un componente del plan estratgico de TI es igual a la suma de las cantidades correspondientes al CAPEX y OPEX para el perodo de tiempo que durar la inversin, en este caso, un perodo de hasta 36 meses organizacin. Para ello se enumeran en la Tabla 3 los principales riesgos en los que puede incurrir la organizacin si decide realizar la inversin que se recomienda en cada una de las fases del proyecto.

VIII.

Conclusiones

Formas de pago y financiacin

La sugerencia general es que las inversiones se hagan de contado a medida que se vaya realizando la implementacin de los diferentes componentes del proyecto. De esta manera se ahorran los intereses que puedan causar los diferentes tipos de financiacin disponibles en el mercado. Aunque de esta forma se requiere de una inyeccin importante de dinero inicialmente, la organizacin controla mejor su flujo de caja pues en su situacin actual no cuenta con la posibilidad de realizar crditos o leasing.

El proyecto cuenta con razones validas para su implementacin, rene las falencias detectadas durante el anlisis de la organizacin que sern suplidas con la instalacin de nuevas tecnologas informticas a partir de la seleccin de las mejores alternativas disponibles en el mercado. La implementacin del plan estratgico de tecnologa informtica desarrollado en este proyecto brindar a la organizacin un mayor nivel de confianza en la informacin que genera y necesita para su administracin. Gracias a las implementaciones sugeridas se podr contar con informacin en tiempo real y, adicionalmente, estar centralizada, protegida y respaldada. La inversin, aparte de habilitar un beneficio administrativo y de control a la productividad, generar un beneficio econmico a partir de la reduccin de costos de mantenimiento de los procesos actuales. Ser una organizacin competitiva en el mercado que podr enfrentar mejor los retos comerciales y tecnolgicos tanto a corto como a mediano plazo, lo que permitir que se puedan desarrollar a largo plazo mejoras a los procesos con el fin de obtener una organizacin ms eficaz y competitiva. El proyecto determina una orientacin de las TIC con base en las necesidades generales y particulares propias de la organizacin. El proyecto ser mejor mientras se mantenga esta disciplina de gestin. Debido a la implementacin del plan estratgico de tecnologa informtica para la organizacin se tendr un cambio considerable en el campo en comparacin con el estado actual de la organizacin con los procesos y basados en procesos actuales, poder identificar las mejoras en cada uno de ellos. La ejecucin del proyecto contiene el anlisis de procesos y objetivos claros en cada una de las reas en las cuales se har correcciones, mejoras e implementaciones nuevas de tecnologa que operaran de mejor manera para obtener una

Tabla 3. Riesgos del proyecto Fuente: Autor.

Gestin del riesgo

En este numeral se identifican las vulnerabilidades que se pueden presentar en la puesta en marcha del proyecto a partir de una primera valoracin subjetiva del impacto operativo y financiero en la

7
eficiencia mejor a la implementada por la organizacin actualmente. La elaboracin del proyecto podr ofrecer a la organizacin informacin clara de cmo poder continuar realizando planes estratgicos en diferentes reas de la organizacin. El proyecto de construir el plan estratgico de TI, el cual sigue los pasos de una metodologa ya probada, dar a la organizacin confianza y seguridad de que se elabora un trabajo de implementacin tecnolgica informtica de calidad siguiendo pasos necesarios para obtener el mejor xito en el desarrollo del proyecto. El plan estratgico de tecnologa informtica le proporciona infraestructura tecnolgica apropiada a la organizacin para cada uno de las reas de operacin y administracin obteniendo el mejor rendimiento y haciendo un mejor uso de los recursos tecnolgicos implementados en la Prctica, 06 Febrero 2007. [En lnea]. Available: http://dia10.blogspot.com/2007/02/arquitectur a-empresarial-en-la-prctica.html. [ltimo acceso: 14 Noviembre 2011]. [6] Wikipedia, CAPEX, 13 1 2012. [En lnea]. Available: http://es.wikipedia.org/wiki/Capex. [ltimo acceso: 22 2 2012]. [7] Wikipedia, OPEX, 15 Enero 2012. [En lnea]. Available: http://es.wikipedia.org/wiki/Opex. [ltimo acceso: 22 2 2012].

IX.

Bibliografa

[1] Negocios y Publicaciones, La tecnologa, el mejor aliado de nuestro negocio, 6 Julio 2011. [En lnea]. Available: http://americapublicaciones.com/tag/cienciasy-tecnologia. [2] J. C. Daccacht, Metodologa de Planeacin Estratgica de Tecnologa Informtica, 2010. [En lnea]. Available: http://www.deltaasesores.com/recursos/videos /68-cursos/4808-metodologia-de-planeacionestrategica-de-tecnologia-informatica. [ltimo acceso: Marzo 2011]. [3] J. C. Ramos, Modelo Operativo de Arquitectura Empresarial, 14 Julio 2011. [En lnea]. Available: http://jcrsenin.wordpress.com/2011/07/14/fullpaper-modelo-operativo-de-arquitecturaempresarial/. [ltimo acceso: 13 Noviembre 2011]. [4] A. Canon, Definicin de estructura organizacional, 17 Abril 2010. [En lnea]. Available: http://www.buenastareas.com/ensayos/Definic i%C3%B3n-De-EstructuraOrganizacional/231438.html. [ltimo acceso: 14 Noviembre 2011]. [5] A. C. Bustamante, Arquitectura Empresarial