Administracin

dcima edicin

Stephen P. Robbins

Mary Coulter

Captulo

Fundamentos de la planeacin
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7.1 Qu es la planeacin?
! Planeacin
!!Una actividad gerencial primordial que implica:
"! Definir

los objetivos de la organizacin. "! Establecer una estrategia general para lograr dichos objetivos. "! Desarrollar planes para las actividades del trabajo organizacional.

!!Planeacin formal:
"! Objetivos

especficos durante un periodo especfico. "! Se plantean por escrito y se comparten con los miembros de la organizacin.

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Por qu los gerentes planean?

! Propsitos de la planeacin
!!Proporciona direccin. !!Reduce la incertidumbre. !!Minimiza el desperdicio y la redundancia. !!Establece los objetivos o los estndares para controlar.

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Planeacin y desempeo
! Relacin entre planeacin y desempeo
!!La planeacin formal se asocia con:
"! Utilidades

y rendimiento de activos ms altos. "! Resultados financieros positivos.

!!La calidad de la planeacin y de la implementacin afecta ms al desempeo que cunta planeacin se haya hecho. !!El entorno externo puede reducir el impacto de la planeacin en el desempeo. !!La planeacin formal debe usarse durante varios aos antes de que comience a afectar al desempeo.

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7.2 Cmo planean los gerentes?

! Elementos de la planeacin
!!Objetivos (metas)
"! Resultados

deseados para los individuos, grupos u organizaciones enteras. direccin y criterios para la evaluacin del desempeo.

"! Proporcionan

!!Planes
"! Documentos "! Describen

que describen cmo se lograrn los objetivos.

las asignaciones de los recursos y establecen los programas de actividades.

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Tipos de objetivos
! Objetivos financieros
!!Se relacionan con el desempeo financiero interno que se espera de la organizacin.

! Objetivos estratgicos
!!Se relacionan con el desempeo de la empresa con relacin a los factores de su ambiente externo (como competidores).

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Tipos de objetivos

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Tipos de objetivos
! Objetivos establecidos frente a objetivos reales
!!Las declaraciones oficiales ampliamente difundidas de la organizacin (dirigidas al pblico en general) que pueden ser irrelevantes para sus objetivos reales (lo que en realidad ocurre en la organizacin).

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Figura 7-1

Tipos de planes

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Tipos de planes
! Planes estratgicos
!!Aplican a toda la organizacin. !!Establecen los objetivos generales de la organizacin. !!Buscan posicionar a la organizacin en su entorno. !!Abarcan periodos largos.

! Planes operacionales
!!Especifican los detalles de cmo lograr los objetivos generales. !!Abarcan periodos ms cortos.

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Tipos de planes
! Planes de largo plazo
!!Planes con un periodo mayor a tres aos.

! Planes de corto plazo

!!Planes que abarcan un ao o menos.

! Planes especficos
!!Planes claramente definidos y que no dan lugar a interpretaciones.

! Planes direccionales
!!Planes flexibles que exponen pautas generales y proporcionan enfoque, pero permiten la discrecin en su implementacin.
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Tipos de planes
! Plan nico
!!Un plan para una vez, el cual se disea especficamente para satisfacer las necesidades de una situacin.

! Planes permanentes
!!Planes continuos que proporcionan una gua para las actividades que se realizan repetidamente.

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7.3 Cmo establecer objetivos y desarrollar planes

! Establecimiento tradicional de objetivos
!! Los objetivos generales se establecen en los niveles altos de la organizacin. !! Luego, los objetivos se convierten en subobjetivos para cada nivel de la organizacin. !! Los niveles altos de la administracin saben qu es lo mejor debido a que pueden ver la perspectiva general. !! Los objetivos tienen la intencin de guiar y obligar desde los niveles superiores. !! Los objetivos pierden claridad y enfoque conforme los gerentes de nivel inferior intentan definir los objetivos para sus propias reas de responsabilidad.

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Figura 7-2

Los inconvenientes del establecimiento tradicional de objetivos

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Cmo establecer objetivos y desarrollar planes (cont.)

! Mantener la jerarqua de los objetivos
!!Cadena de medios y fines:
"! Red

integrada de objetivos que resulta de establecer una jerarqua claramente definida de los objetivos de la organizacin. "! El cumplimiento de los objetivos de los niveles inferiores es el medio para lograr los objetivos de los niveles superiores (fines).

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Cmo establecer objetivos y desarrollar planes (cont.)

! Administracin por objetivos (APO)
!!Los empleados y los gerentes determinan conjuntamente los objetivos especficos de desempeo. !!Se revisa peridicamente el progreso hacia el cumplimiento de los objetivos. !!Las recompensas se asignan basadas en los objetivos. !!Elementos clave de la APO:
"! Especificidad

de los objetivos, toma de decisiones participativa, periodo explcito de evaluacin/desempeo, retroalimentacin.

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Figura 7-3

Pasos de un programa tpico de APO

1.! Se formulan los objetivos generales y estrategias de la organizacin. 2.! Los objetivos principales se asignan a las unidades divisionales y departamentales. 3.! Los gerentes de unidades establecen objetivos especficos para sus unidades en colaboracin con sus gerentes. 4.! Los objetivos especficos son establecidos en colaboracin con todos los miembros del departamento. 5.! Los gerentes y los empleados especifican y acuerdan planes de accin que definen cmo lograrn los objetivos. 6.! Se implementan los planes de accin. 7.! El progreso hacia los objetivos se revisa peridicamente, y se da retroalimentacin. 8.! Se refuerza el logro exitoso de los objetivos mediante recompensas basadas en el desempeo.

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La APO funciona?
! Razn del xito de la APO
!!El compromiso y la participacin de la gerencia.

! Problemas potenciales con los programas de APO

!!No son tan eficaces en los entornos dinmicos, por lo que se requiere volver a establecer objetivos constantemente. !!El nfasis excesivo en el logro individual puede generar problemas con el trabajo en equipo. !!Dejar que el programa APO llegue a ser una baraja anual de trabajo administrativo.

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Figura 7-4

Objetivos bien escritos

! Son desafiantes pero posibles !! Los objetivos no ambiciosos no motivan. !! Los objetivos muy ambiciosos motivan si son posibles de lograr. ! Estn por escrito !! Enfocan, definen y hacen que los objetivos sean visibles. ! Se comunican a todos los miembros de la organizacin que deban saberlos !! Ponen a todo el mundo en la misma sintona.
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! Estn escritos en trminos de resultados, en lugar de acciones !! Se enfocan en los fines, en lugar de en los medios. ! Son mensurables y cuantificables !! Definen especficamente cmo se va a medir el resultado y cunto se espera de ellos. ! Son claros respecto de un periodo !! Cunto tiempo deber transcurrir antes de medir el logro.
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Pasos para establecer objetivos

1.! Revisar la declaracin de misin de la organizacin. Los objetivos reflejan la misin? 2.! Evaluar los recursos disponibles. Hay recursos suficientes para lograr la misin? 3.! Determinar los objetivos individualmente o con otros. Los objetivos son especficos, mensurables y oportunos? 4.! Escribir los objetivos y comunicarlos. Est todo el mundo en la misma sintona? 5.! Revisar los resultados y si los objetivos se estn cumpliendo. Qu cambios se necesitan en la misin, los recursos o los objetivos?

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Desarrollo de planes
! Factores de contingencia en la planeacin que hace un gerente
!!Nivel del gerente en la organizacin:
"! Planes "! Planes

estratgicos en los niveles superiores. operacionales en los niveles inferiores. estable: planes especficos. dinmico: planes especficos pero flexibles.

!!Grado de incertidumbre ambiental:

"! Entorno "! Entorno

!!Duracin de compromisos futuros:

"! Concepto

de compromiso: los planes actuales que afecten compromisos futuros deben ser considerados a un plazo lo suficientemente largo para cumplirlos.

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Figura 7-5

Planeacin y nivel organizacional en la jerarqua de las organizaciones

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Mtodos de planeacin
! Establecimiento de un departamento de planeacin formal
!!Un grupo de especialistas en planeacin que ayudan a los gerentes a escribir los planes organizacionales. !!Planear es una funcin de los gerentes; nunca debe convertirse en la nica responsabilidad de los planeadores.

! Involucrar en el proceso a ms miembros de la organizacin

!!Los miembros de las unidades de diferentes niveles desarrollan los planes y luego son coordinados con otras unidades de la organizacin.
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7.4 Temas contemporneos de planeacin

! Crticas a la planeacin
!! La planeacin puede generar rigidez. !! No es posible desarrollar planes para un entorno dinmico. !! Los planes formales no pueden sustituir la intuicin y la creatividad. !! La planeacin centra la atencin de los gerentes en la competencia actual y no en la supervivencia a futuro. !! La planeacin formal refuerza el xito, lo que puede llevar al fracaso. !! Slo planear no es suficiente.

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Temas contemporneos de planeacin (cont.)

! Planeacin eficaz en entornos dinmicos
!!Desarrollar planes que sean especficos pero flexibles. !!Entender que la planeacin es un proceso continuo. !!Cambiar los planes cuando las condiciones lo justifiquen. !!Persistir en la planeacin finalmente vale la pena. !!Favorecer la jerarqua de la organizacin para fomentar el desarrollo de las habilidades de planeacin en todos los niveles de la organizacin.

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